BỘ MÔN KIỂM TOÁN - BÀI GIẢNG KIỂM TOÁN TÀI CHÍNH CHƯƠNG THỨ 8 KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN I. NGHIỆP VỤ MUA SẮM VÀ THANH TOÁN VỚI VẤN ĐỀ KIỂM TOÁN 1. Bản chất của chu trình mua hàng và thanh toán - Chu trình mua hàng và thanh toán gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hoá và dịch vụ cho quá trình hoạt động của đơn vị. - Chu trình nghiệp vụ mua hàng và thanh toán cho hàng hoá và dịch vụ của nhà cung cấp bao gồm những khoản mục như nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, vật tư, điện nước, sửa chữa và bảo trì Chu trình này không bao gồm quá trình mua và thanh toán các dịch vụ lao động hoặc những sự chuyển nhượng và phân bổ của chi phí ở bên trong tổ chức. - Chu trình thường được bắt đầu bằng sự khởi xướng của 1 đơn đặt mua của người có trách nhiệm cần hàng hoá hay dịch vụ đó và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hoá hay dịch vụ nhận được. 2. Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán Các chức năng và dòng vận động của chứng từ trong chu trình mua hàng và thanh toán được (thể hiện trong Sơ đồ 9.1) bao gồm 4 chức năng sau: - Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ. - Nhận hàng hoá hay dịch vụ - Ghi nhận các khoản nợ người bán - Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán. a. Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ - Bản yêu cầu sản phẩm hoặc dịch vụ được lập bởi công ty khách hàng là điểm khởi đầu của chu kỳ. Mẫu chính xác của bản yêu cầu và sự phê chuẩn qui định phụ thuộc vào bản chất của hàng hoá dịch vụ và chính sách của công ty. - Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vu mua hàng là phần chính của chức năng này vì nó bảo đảm hàng hoá và dịch vụ được mua theo các mục đích đã được phê 1 BỘ MÔN KIỂM TOÁN - BÀI GIẢNG KIỂM TOÁN TÀI CHÍNH chuẩn của công ty và nó tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết. Hầu hết các công ty cho phép một sự phê chuẩn chung cho việc mua các nhu cầu hoạt động thường xuyên như hàng tồn kho ở mức này và mua các tái sản vốn hoặc các mục tương tự ở một mức khác. - Thí dụ: các lần mua tài sản thường xuyên vượt quá một giới hạn tiền nhát định nào đó có thể yêu cầu sự phê chuẩn của HĐQT; các mặt hàng được mua tương đối không thường xuyên (như các chế độ bảo hiểm và các hợp đồng dịch vụ dài hạn) thì được phê chuẩn bằng các viên chức nhất định; vật tư và những dịch vụ có giá trị thấp hơn giá trị quy định thì được phê chuẩn bởi đốc công và trưởng phòng, - Sau khi việc mua đã được phê chuẩn thì phải có đơn để đặt mua hàng hoá hoặc dịch vụ. Một đơn đặt hàng được gửi cho người bán ghi rõ mặt hàng cụ thể ở một mức giá nhất định, được giao vào một ngày qui định. Đơn đặt hàng là một chứng từ hợp pháp nó được xem như một đề nghị để mua. Đối với hầu hết các mặt hàng thông thường, đơn đặt mua được dùng để chỉ rõ lời đề nghị này. b. Nhận hàng hoá hay dịch vụ - Việc nhận hàng hoá của công ty từ người bán là một điểm quyết định trong chu kỳ vì đây là điểm mà tại đó hầu hết công ty thừa nhận lần đầu khoản nợ liên quan trên sổ sách của họ. Khi hàng hoá nhận được, quá trình kiểm soát thích hợp đòi hỏi sự kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian đến và điều kiện. - Hầu hết các công ty có phòng tiếp nhận để đưa ra một báo cáo nhận hàng như một bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá. Một bản sao thường được gửi cho thủ kho và một bản khác gửi cho kế toán các khoản phải trả để thông báo thông tin cần thiết.( Để ngăn ngừa sự ăn cắp và sự lạm dụng thì điều quan trọng là hàng hoá phải được kiểm soát một cách chặt chẽ từ lúc nhận chúng cho đến khi chúng được chuyển đi. Nhân viên trong phòng tiếp nhận phải độc lập với nhân viên kho và phòng kế toán. Cuối cùng, sổ sách kế toán sẽ phải chuyển trách nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá được chuyển từ phòng tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất). 2 BỘ MÔN KIỂM TOÁN - BÀI GIẢNG KIỂM TOÁN TÀI CHÍNH c. Ghi nhận các khoản nợ người bán - Sự ghi nhận đúng đắn kkhoản nợ của hàng hoá và dịch vụ nhận được đòi hỏi việc ghi sổ chính xác và nhanh chóng. - Kế toán các khoản phải trả thường có trách nhiệm kiểm tra tính đúng mực của các lần mua vào và ghi chúng vào sổ biên lai hoặc sổ nhật ký Các khoản phải trả. (Khi kế toán Các khoản phải trả nhận được hoá đơn của người bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức và chi phí vận chuyển ghi trên hoá đơn với thông tin trên đơn đặt mua và khi nào áp dụng được, với báo cáo nhận hàng. Thường thì các phép nhân và các phép cộng tổng được kiểm tra và được ghi vào hoá đơn). d.Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán - Đối với hầu hết các công ty, các biên lai do kế toán Các khoản phải trả lưu giữ cho đến khi thanh toán.( Thanh toán thường được thực hiện bằng uỷ nhiệm chi hoặc phiếu chi làm thành nhiều bản mà bản gốc gưỉ cho người được thanh toán, một bản sao được lưu lại trong hồ sơ theo người được thanh toán. Trong hầu hết các trường hợp, các ngân phiếu thanh toán được ghi vào sổ nhật ký chi tiền mặt, nhưng đôi khi ghi một hồ sơ bằng số của các phiếu chi được lưu trữ có tác dụng như một sổ nhật ký chi tiền mặt). 3. Chứng từ, sổ sách và các tài khoản liên quan đến chu trình - Trong chu trình mua hàng và thanh toán, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng các loại chứng từ sổ sách sau: Yêu cầu mua: tài liệu được lập bởi bộ phận sử dụng (như bộ phận sản xuất) để đề nghị mua hàng hoá và dịch vụ. Lệnh mua: lặp lại các chi tiết có trong đề nghị mua, được gửi cho người cung cấp hàng để báo cho họ biết khách hàng sẵn sàng mua hàng hay dịch vụ để đề xuất. Phiếu giao hàng: tài liệu được chẩn bị bởi người cung cấp hàng. Phiếu giao nhận thường được ký nhận bởi khách hàng để chỉ ra hàng hoá đã được nhận. 3 BỘ MÔN KIỂM TOÁN - BÀI GIẢNG KIỂM TOÁN TÀI CHÍNH Phiếu nhận hàng: tài liệu nhận được của người cung cấp hàng, đề nghị thanh toán cho các hàng hoá dịch vụ đã được chuyển giao. Một hoá đơn mua phải bao gồm các chi tiêt tiết sau: • Miêu tả các mặt hàng mua. • Số lượng các mặt hàng. • Giá đơn vị. • Thành tiền . • Giảm giá (nếu có). • Ngày và các điều kiện thanh toán. • Thuế VAT và các loại thuế khác. Nhật ký mua: đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán để ghi li các khoản mua. Nhật ký phải liệt kê dánh sách các hoá đơn, từng cái một, cùng với việc chỉ ra tên người cung cấp hàng, ngày của hoá đơn và khoản tiền của các hoá đơn đó. Sổ cái người cung cấp hàng: danh sách các khoản tiền phải trả cho mỗi người cung cấp hàng. Tổng số của tài khoản người cung cấp hàng trong sổ cái phải bằng khoản tiền ghi ở dòng người cung cấp trong sổ cái chung. Trích tài khoản người cung cấp hàng: báo cáo nhận được của nhà cung cấp hàng (thường là hàng tháng) chỉ ra các hoá đơn chưa thanh toán vào một ngày đặc biệt. - Thông tin, số liệu vận động từ các chứng từ vào sổ sách kế toán thông qua hệ thống tài khoản: tài khoản tiền, tài khoản hàng tồn kho, tài khoản tài sản cố định, nợ phải trả, tài khoản chi phí, (Qui trình tổ chức chứng từ mua vào và thanh toán Sơ đồ ) 4. Mục tiêu kiểm toán mua hàng và thanh toán - Kiểm toán chu trình mua vào và thanh toán là một bộ phận cơ bản trong kiểm toán bảng khai tài chính. - Mục đích của kiểm toán bảng khai tài chính là xác minh và bày tỏ ý kiến về độ tin cậy của các thông tin về tính tuân thu nguyên tắc. Do vậy mục đích 4 BỘ MÔN KIỂM TOÁN - BÀI GIẢNG KIỂM TOÁN TÀI CHÍNH chung của kiểm toán chu trình mua vào và thanh toán là đánh giá xem liệu các số dư tài khoản có bị ảnh hưởng bởi chu trình này, có được trình bày trung thực và phù hợp với các nguyên tắc kế toán được thừa nhận hay không. - Mục tiêu đặc thù của chu trình kiểm toán mua hàng và thanh toán bao gồm các mục tiêu sau: + Tính có thực: hàng hoá và dịch vụ mua ghi sổ phải được đảm bảo bằng sự tồn tại. + Tính trọn vẹn: thông tin phản ánh trên sổ về hàng hoá và dịch vụ mua vào không bị bỏ sót. + Tính đúng đắn của việc tính giá: theo giá thực tế + Quyền và nghĩa vụ: tài sản mua vào phản ánh trên báo cáo thuộc quyền sở hữu của DN, nợ phải trả thể hiện đúng nghĩa vụ. + Phân lọai và trình bày: Tuân thủ theo cá qui định trong việc phân loại TS, công nợ. + Chính xác cơ học: tính toán, cộng dồn, chuyển sổ chính xác đối với các nghiệp vụ mua hàng. II- QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ THỬ NGHIỆM KIỂM SOÁT ĐỐI VỚI CHU TRÌNH • Các trắc nghiệm đối với chu trình mua hàng và thanh toán được chia thành 2 phần hành cơ bản: - Trắc nghiệm đối với nghiệp vụ mua hàng: quan tâm đến 3 trong 4 chức năng của chu trình được đề cập ở mục trên: Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ, nhận hàng hoá hay dịch vụ, ghi nhận các khoản nợ người bán. - Các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ thanh toán quan tâm đến chức năng thứ 4: xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán. III- KIỂM TRA CHI TIẾT NỢ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN • Nợ phải trả người bán là những món nợ chưa thanh toán về hàng hoá và dịch vụ nhận được trong tiến trình kinh doanh bình thường. 5 BỘ MÔN KIỂM TOÁN - BÀI GIẢNG KIỂM TOÁN TÀI CHÍNH • Nợ phải trả người bán bao gồm các món nợ của việc mua vào nguyên vật liệu, thiết bị, điện nước, sửa chữa và rất nhiều sản phẩm, dịch vụ khác doanh nghiệp nhận được trước ngày kết thúc năm. • Khả năng sai phạm có liên quan: cố tình ghi giảm nợ phải trả, làm tăng giả tạo khả năng thanh toán của DN, nợ phải trả không có thực, phân loại không đúng, 6 . 8 KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN I. NGHIỆP VỤ MUA SẮM VÀ THANH TOÁN VỚI VẤN ĐỀ KIỂM TOÁN 1. Bản chất của chu trình mua hàng và thanh toán - Chu trình mua hàng và thanh toán gồm các. khoản chi phí, (Qui trình tổ chức chứng từ mua vào và thanh toán Sơ đồ ) 4. Mục tiêu kiểm toán mua hàng và thanh toán - Kiểm toán chu trình mua vào và thanh toán là một bộ phận cơ bản trong kiểm toán. việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hoá hay dịch vụ nhận được. 2. Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán Các chức năng và dòng vận động của chứng từ trong chu trình mua hàng và thanh