Đang tải... (xem toàn văn)
Xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp , phân xưởng, tổ sản xuất của công ty in công đoàn Việt Nam
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Lời nói đầu Sau nhiều năm chuyển sang nền kinh tế thị trờng, đất nớc đang trên đà phát triển với những bớc thay đổi ngày càng lớn. Cùng chung với sự thay đổi đó của đất nớc, các doanh nghiệp hiên nay không ngừng đổi mới, tự hoàn thiện mình để phù hợp vời điều kiện mới. Từ đó tạo đợc những chuyển biến tích cực mà một trong những điều phải kể đến là quá trình đổi mới là hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp ngày càng gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả và thích nghi hơn với những thách thức, khó khăn ngày càng nhiều của nền kinh tế hiện nay. Để từ đó đa doanh nghiệp vợt qua những khó khăn và không chỉ tồn tại mà còn làm ăn có hiệu quả góp phần chung vào quá trình phát triển của nền kinh tế xã hội. Nhng bên cạnh đó cũng còn rất nhiều doanh nghiệp không thích nghi đợc với điều kiện và thách thức mới từ đó làm ăn thua lỗ và kém hiệu quả. Vì vậy để đảm bảo cho sự ổn định và phát triển của doanh nghiệp đợc lâu dài đòi hỏi doanh nghiệp phải luôn xây dựng và hoàn thiện bộ máy tổ chức của mình. Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn đó và qua thời gian thực tập tại công ty in công đoàn việt nam, tôi đã có dịp tìm hiểu sâu hơn về cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty. Nhận đợc sự giúp đỡ của các thầy cô giáo, đặc biệt là thầy: Hoàng Văn Liêu cũng nh của các cô chú cán bộ công nhân viên trong ban giám đốc và phòng tổ chức của công ty tôi đã quyết định chọn đề tài: xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, phân xởng, tổ sản xuất của công ty in công đoàn việt nam làm nội dung nghiên cứu. Đề tài này đợc chia làm ba phần: Phần I : xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là động lực thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp 1 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Phần II : phân tích thực trạng cơ cấu bộ máy quản lý ở công ty in công đoàn việt nam Phần III : Một số ý kiến nhằm góp phần xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty in công đoàn việt nam. Để hoàn thiện chuyên đề này tôi xin chân thành cảm ơn tới: - Thầy giáo Hoàng Văn Liêu Trởng khoa QTKD ngời đã trực tiếp h- ờng dẫn và giúp đỡ trong quá trình nghiên cứu và hoàn thiện chuyên đề. - Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của ban giám đốc, phòng tổ chức - hành chính, và một số phòng ban khác cùng cán bộ công nhân viên trong công ty đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành chuyên đề này 2 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Phần I Xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là động lực thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. I- Quan niệm về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp, phân xởng, tổ sản xuất: Nhìn chung doanh nghiệp là các chủ thể kinh doanh có mức vốn không thấp hơn mức vốn pháp định, là nơi tổng hợp các yếu tố của sản xuất, là nơi thực thi việc sản xuất để để tạo ra sản phẩm, dịch vụ đem bán trên thị trờng và nơi tìm kiếm lợi nhuận, phân chia lợi nhuận. Bộ máy doanh nghiệp là một nhóm ngời có tổ chức, có cấp bậc đợc phận chia theo từng chức năng nhiệm vụ khác nhau, phối hợp với nhau để hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả. Quản lý là sự tác động liên tục có tổ chức, có hờng đích của chủ thể lên đồi tợng để quản lý nhằm duy trì tính trồi của hệ thống sử dụng một cách tốt nhất, có hiệu quả nhất các tiềm năng, các cơ hội của hệ thống để đa hệ thống đạt đến mục tiêu đã định trong điều kiện môi trờng luôn biến động. Tổ chức bộ máy quản lý là một trong những điều kiện cơ bản cho sự sống còn của doanh nghiệp, nhằm giúp cho mọi ngời, mọi thành viên của bộ máy phồi hợp làm việc với nhau một cách có hiệu quả nhất trong việc hoàn thành các mục tiêu đề ra. Bởi vậy cần phải xây dựng và không ngừng hoàn thiện một cơ cấu nhất định về vai trò, nhiệm vụ cũng nh vị trí công tác cho phép mỗi bộ phận gắn bó và tham gia có hiệu quả vào những mục đích, kế hoach đã đặt ra của doanh nghiệp. Nói cách khác để mỗi bộ phận phối hợp, hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau trong hoạt động một cách có hiệu quả nhất thì chúng ta cần phải đợc bố trí sắp xếp một cách trật tự hớng đích. Cơ cấu tổ chức tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá và có những trách nhiệm quyền hạn nhất định, đợc bố trí theo những khâu khác nhau, nhằm 3 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 - Tính tin cậy: Hiện nay thời đại bùng nổ thông tin, lợng thông tin phát ra và thu về rất đa dạng, phong phú cho nên cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị phải đảm bảo tính chính xác của tất cả thông tin đợc sử dụng trong doanh nghiệp, có nh thế mới bảo đảm đợc sự phối hợp các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp. - Tính kinh tế: Không còn thời là thời kỳ bao cấp nữa, các doanh nghiệp hiện đều phải tự hạch toán kinh doanh độc lập, do đó đòi hỏi làm ăn kinh doanh phải có lãi. Muốn làm đợc nh vậy thì phải sử dụng chi phí nh thế nào đó để đạt hiệu quả cao nhất. Hay nói rõ hơn là: cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị phải sử dụng chi phí đạt hiệu quả cao nhất. Tiêu chuẩn để xem xét yêu cầu này là mối t- ơng quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả sẽ thu về. Đảm bảo thực hiện chế độ một thủ trởng. III- Các nhân tố ảnh huởng đến việc xây dựng và hoàn thiện bộ máy cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, phân xởng, tổ sản xuất: Khi xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp, phân xởng, tổ sản xuất không phải chỉ dừng lại ở những yêu cầu xuất phát đã xét ở trên mà còn một vấn đề quan trọng và khó khăn nhất là quán triệt những yêu cầu đó vào những điều kiện, hoàn cảnh, tình huống cụ thể nhất định. Nói rõ hơn là cần tính đến những nhân tố ảnh hởng trực tiếp và gián tiếp của việc hình thành, phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. Có thể quy định thành 2 nhóm nhân tố ảnh hởng đến cơ cấu bộ máy quản trị doanh nghiệp đó là: - Nhóm nhân tố thuộc cơ chế quản lý vĩ mô của nhà nớc: Nhóm này chỉ ảnh hởng gián tiếp nhng lại có ảnh hởng rất lớn đến việc hình thành, phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. Nhà nớc quản lý vĩ mô cụ thể là đề ra các chủ chơng, đờng lối, chính sách mà các doanh nghiệp không theo là không đợc, các doanh nghiệp chỉ đợc thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh theo những đờng lối, chính sách mà Đảng và Nhà nớc đã đề ra trong một khuôn khổ luật pháp cho phép. Doanh nghiệp làm những gì mà pháp luật không cấm và làm theo đờng lối, chủ trơng nhà nớc đề ra. 5 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 - Nhóm nhân tố thuộc đối tợng quản trị: Tình trạng và trình độ phát triển khoa học kỹ thuật công nghệ sản xuất của doanh nghiệp. Tính chất và đặc điểm sản xuất của doanh nghiệp cũng nh chủng loại sản phẩm, quy mô sản xuất, loại hình sản xuất. Các nhân tố trên đều ảnh hởng đến thành phần và nội dụng của các chức năng quản lý và thông qua chúng mà ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị . Các nhân tố trên đều ảnh hởng đến thành phần và nội dụng của các chức năng quản lý và thông qua chúng mà ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. - Nhóm những nhân tố thuộc lĩnh vực quản trị: Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp. Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các chức năng, nhiệm vụ cũng nhu nội dung hoạt động quản trị. Trình độ cơ giới hoá và tự động hoá các nội dung hoạt động quản trị. Trình độ kiến thức học vấn cũng nh tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu xuất lao động của họ. Quan hệ phụ thuộc giữa số lợng ngời bị lãnh đạo, khả năng kiểm tra, quản lý của ngời lãnh đạo đối với hoạt động của những đầu mối và số ngời bị quản lý. Chế độ chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp với đội ngũ cán bộ quản trị. Kế hoạch, chủ trơng, đờng lối cung nh mục đích mà doanh nghiệp đã đề ra và phấn đấu đạt đợc. IV- Vai trò của việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, phân xởng, tổ sản xuất: Trong bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn hoạt động đồng bộ thông suốt, thống nhất và đạt hiệu quả sản xuất kinh doanh cao thì vấn đề cần đề cập đầu tiên đó là cơ cấu bộ máy doanh nghiệp, bởi chính bộ máy quản trị doanh nghiệp đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bộ máy doanh nghiệp là sự quyết định sống còn của doanh nghiệp. ở đây đòi hỏi phải có một hệ thống, một chỉnh thể thống nhất mà ngời đứng đầu là Giám đốc. Trong đó giám đốc là trung tâm, là khâu nối doanh nghiệp thành một hệ thống và gắn bó với môi trờng. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp đợc tạo thành bởi con ngời, mỗi ngời thực hiện 6 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 nhiệm vụ đã đợc chuyên môn hoá của mình trong mối quan hệ hợp tác hoá với nhau để hình thành nên chủ trơng, đờng lối cũng nh chính sách tối u nhất để dìu dắt các doanh nghiệp hoàn thành các mục tiêu kế hoạch của chính bộ máy đề ra. Một thầy thuốc quyết định sai chết ngời, một vị tớng quyết định sai chết trăm ngờ, còn một chủ trơng đờng lối chính sách sai làm tác hại đến hàng thế hệ ngời . Vậy cơ cấu bộ máy quản lý doanh nghiệp mà hợp lý, đảm bảo thích nghi với môi trờng thì doanh nghiệp sẽ tồn tại và thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, ngợc lại nếu cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp mà sơ cứng không phù hợp, không thích ứng với yêu cầu công việc thì rõ ràng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh rất kém, doanh nghiệp không thể hoạt động đợc và có thể dẫn đến phá sản. Một điều ngầm hiểu rằng: Cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp không phải bỏ ra chi phí ra để mua nhng chính nó làm ra một khoản tiền rất lớn cho doanh nghiệp. Tuy vậy, điều đó không phải cơ cấu tổ chức bộ máy nào cũng làm đợc, mà chỉ làm đợc với những bộ máy có cơ cấu tổ chức bộ máy hợp lý, thích ứng với môi trờng. 5- Các kiểu cơ cấu tổ chức quản lý cơ bản: 7 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 - Cơ cấu trực tuyến: Với cơ cấu này một ngời lãnh đạo thực hiện tất cả chức năng quản lý và chịu trách nhiệm về hệ thống do chính mình phụ trách, mọi vấn đề thực hiện theo kênh đờng thẳng. + Ưu điểm: Mệnh lệnh đợc thi hành nhanh, dễ thực hiện chế độ một thủ trởng, mỗi cấp dới chỉ chịu thực hiện mệnh lệnh của cấp trên trực tiếp. + Nh ợc điểm: Ngời lãnh đạo một lúc phải thực hiện 5 chức năng (định h- ớng, tổ chức, phối hợp, kiểm tra và hoàn chỉnh) do đó đòi hỏi ngời lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện và số đơn vị trực thuộc không lớn. Vì thế cơ cấu này cha thực hiện đợc chức năng đóng góp của những ngời dới quyền. Chỉ nên áp dụng cơ cấu này cho một tổ sản xuất hoặc một phân xởng nhỏ. - Cơ cấu trực tuyến tham mu: Thực chất đây là cơ cấu trực tuyến mở rộng 8 Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo tuyến 2 1 2 n ba ? Lãnh đạo doanh nghiệpTham mưu Lãnh đạo tuyến 1 Tham mưu Lãnh đạo tuyến 2 Tham mưu 1 2 n a b ? Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Cơ cấu này vẫn là cơ cấu trực truyến nhng lãnh đạo đã có thêm một bộ phận tham mu giúp việc. Cơ quan tham mu có thể là đơn vị hoặc một nhóm các chuyên gia hay là một cán bộ trợ lý. Tham mu đợc quyền đa ra ý kiến đòng góp các dự thảo, các quyết định. + Ưu điểm: Vẫn dễ dàng thực hiện chế độ một thủ trởng, bớc đầu đã biết khai thác các chuyên gia. + Nh ợc điểm: Ngời lãnh đạo mất nhiều thời giạn làm việc với tham mu nên còn ít thời gian làm việc với đối tợng quản lý, tốc độ ra quyết định còn chậm vì trong bộ phận tham mu phải có sự phận công tỷ mỷ thờng là có sự không thống nhất trong bộ phận trong bộ tham mu. Cơ cấu này thờng áp dụng cho phạm vi phân xởng. - Cơ cấu chức năng: Đặc điểm của cơ cấu này là nhiệm vụ quản lý đợc phân chia cho các đơn vị riêng biệt để cùng tham gia quản lý, mỗi đơn vị đợc chuyên môn hoá thực hiên một chức năng, hình thành những ngời lãnh đạo chức năng và họ có quyền ra lệnh. + Ưu điểm: Chuyên môn hoá quản lý theo chức năng một cách sâu sắc, tận dụng đợc tài năng của cơ quan chức năng giảm bớt gánh nặng cho ngời lãnh đạo chung. 9 Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo chức năng A Lãnh đạo chức năng B n21 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 + Nh ợc điểm: Một cấp dới phải chịu sự lãnh đạo của quá nhiều ngời cấp trên. Giữa ngời lãnh đạo chung và ngời lãnh đạo chức năng thờng có tranh luận căng thẳng. - Cơ cấu trực tuyến - chức năng: Cơ cấu này thờng dùng cho doanh nghiệp mà nhiệm vụ quản lý đợc phận cônh thành các chức năng chuyên môn, các bộ phận này làm việc t vấn, giúp việc, tham mu cho Giám đốc và theo dõi về chuyên môn hẹp đối với bộ phận sản xuất chung nhng không đợc ra lệnh trực tiếp. Các bộ phận chức năng dự thảo quyết định đa xuống các đơn vị chỉ nhận mệnh lệnh từ một ngời. Các bộ phận chức năng cũng có thể ra lệnh cho cấp dới theo sự phận cấp. + Ưu điểm: Ngời lãnh đạo đợc sự giúp đỡ của ngời lãnh đạo chức năng, giữa lãnh đạo tuyến với lãnh đạo tuyến còn có nhiều ý kiến khác nhau nên hay sinh ra họp bàn. Nhìn chung thì cơ cấu này hiện nay vẫn phổ biến ở các doanh nghiệp. - Cơ cầu phi hình thức: Là kiều cơ cấu kết hợp 2 hình thức, cả các bộ phận và cá nhân nằm ngoài doanh nghiệp đa vào bộ máy. Đây là cơ cấu phi hình thức tìm kiếm đợc thông tin nhiều chiều, giải quyết các mối quan hệ, thu hút đợc chất xám. 10 Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo chức năng 1 Lãnh đạo chức năng 2 Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo tuyến 2 1 n ?a [...]... trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở công ty in công đoàn I Lịch sử hình thành và một số đặc điểm kinh tế kỹ thuật chủ yếu của công ty đến việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: 1 Sự ra đời và phát triển của Công ty in Công Đoàn: Công ty in công đoàn trực thuộc Tổng liên đoàn lao động Việt Nam, nguyên là nhà máy in lao động Thành lập ngày 22/8/1946 tại chiến khu Việt Bắc để in Báo Lao Động và. .. 0918.775.368 trong cơ chế mới nh hiện nay thì đòi hỏi nhất thiết các doanh nghiệp phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, phân xỏng, tổ sản xuất của mình sao cho gọn nhẹ về số lợng và giảm tỷ lệ cán bộ quản lý trên tổng số cán bộ công nhân viên xuống còn 10% là hợp l , và đồng thời nâng cao trình độ cán bộ quản lý.Các doanh nghiệp phải xác định rằng việc hoang thiện cơ cấu tổ chức bộ máy không bao... hạn, quyết đinh số cán bộ công nhân viên và đòi hỏi trình độ kiến thức cho từng phòng ban, bộ pjận trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản tr , từ đó xây dựng điều l , qui tắc lề lối làm việc nhằm đảm bảo cho cơ cấu bộ máy quản trị hoạt động có hiệu quả cao Trên đây là hai phong pháp cơ bản nhất trong rất nhiều phơng pháp và nhiều cách để hình thành nên cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, phân xỏng, tổ sản xuất. Nhng... điều kiện kinh tế hiện nay 34 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Phần III Một số biện pháp nhằm hoàn thiện bộ máy quan lý ở công ty in công đoàn Việt Nam I Hoàn thiện cơ chế quản lý Căn cứ vào kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty In Công Đoàn trong những năm gần đây đồng thời căn cứ vào tình hình kinh tế hiện nay và cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của các phòng... các phòng ban bộ phận - Giai đoạn 3 là xác định các đặc trng của mỗi phòng ban bộ phận trong cơ cấu tổ chức bộ máy nh chức năng, nhiệm v , quyền hạn Quy định hoạt động của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ( Điều l , nôi quy, quy chế) Loại giai đoạn này thờng xảy ra 2 trờng hợp sau: + Trờng hợp 1: Đối với việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý đang hoạt động Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị... hạch toán kinh doanh, giải quyết mọi quan hệ lợi ích của công ty, ngời lao động và xã hội Nhiệm vụ cơ bản của công ty là xây dựng và hoàn thiện kế hoạch sản xuất kinh doanh theo các mặt hàng đã đợc đăng ký nhằm đạt hiệu quả cao Sau đây là một số đặc điểm về kinh t , kỹ thuật, lao động của công ty in Công Đoàn Việt Nam 2.1 Đặc điểm về Lao Động Trình độ kỹ thuật Nhân tố con ngời luôn đợc công ty coi trọng... xí nghiệp in Công Đoàn thành công ty in Công Đoàn, đợc giao toàn quyền tự chủ sản xuất kinh doanh có trụ sở chính của công ty là 191 Tây Sơn - Đống Đa - Hà nội Đầu tiên chỉ là đơn vị sản xuất in ấn, kinh doanh thì phụ thuộc vào cơ chế bao cấp Nay chuyển sang cơ chế mới tuy vẫn thuộc Tổng liên đoàn Lao Động nhng công ty phải tự hạch toán kinh doanh Và cạnh tranh để có sự tín nhiệm với khách hàng và. .. càng hoàn thiện nó cho nó hoàn mỹ phù hợp với sự phát triển của xã hội và thời đại.Muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả thì việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ maý doanh nghiệp, phân xởng, tổ sản xuất là một vấn đề rất quan trọng xuyên suốt quá trình tồn tại và phát triển của doanh nghiệp 15 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 PHần II Phân. .. qu , năng suất cao Bộ máy chỉ huy điều hành sản xuất của công ty in Công đoàn - Ban lãnh đạo Công ty chỉ có một giám đốc là ngời chịu mọi trách nhiệm trớc nhà nớc và cấp trên, là ngời đại diện cho công ty về mặt các hoạt động kinh doanh của Công ty mặt khác giám đốc là ngời có quyền cao nhất ra quyết định điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Giám đốc phân công của phần công việc từng mặt quản... cho cán bộ công ty Đồng thời còn thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị xã hội của tổng công đoàn liên đoàn và nhà nớc 2 Một số đặc điểm kinh tế kỹ thuật của công ty: Công ty in Công Đoàn là một doanh nghiệp nhà nớc cho Tổng Liên Đoàn Lao Động đầu t và quản lý với t cách là chủ sở hữu Mục tiêu chủ yếu của công ty là gia công in ấn các loại văn hoá phẩm phục vụ cho công tác t tởng văn hoá xã hội Công ty hoạt . bộ máy doanh nghiệp, phân xởng, tổ sản xuất: Khi xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp, phân xởng, tổ sản xuất. định chọn đề tài: xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, phân xởng, tổ sản xuất của công ty in công đoàn việt nam làm nội dung