18-Feb-13 1 Thầy giáo : Bùi hồng Ngọc Email : bui.ngoc@dntu.edu.vn Chương IX : Kiểm tra Nội dung chính của chương Các ngun tắc để kiểm tra hiệu quả 2 Tiến trình kiểm tra Các hình thức kiểm tra 3 3 3 1 Kiểm tra / kiểm sốt trong quản trị 4 GIÚP SINH VIÊN 1. Hiểu khái niệm, vai trò và nguyên tắc kiểm tra. 2. Nắm được qui trình thực hiện việc kiểm tra. 3. Biết các loại hình kiểm tra thông dụng. 4. Biết các công cụ phục vụ cho việc kiểm tra. Mục tiêu của chương 18-Feb-13 2 Phần I : Kiểm tra 1. Kiểm tra trong quản trị  Một kế hoạch dù hoàn hảo đến mấy cũng có thể xảy ra các sai sót. Do đó trong quản trị không thể bỏ qua được khâu kiểm tra.  Kiểm tra chính là quá trình so sánh kết quả thực tế đạt được với các tiêu chuẩn / chuẩn mực / kế hoạch đã được lập ra hay chấp thuận từ trước. 2. Kiểm soát trong quản trị  Theo Robert J.Mockler : Kiểm soát trong quản trị là một nỗ lực có hệ thống nhằm thiết lập những tiêu chuẩn, thiết kế những hệ thống phản hồi thông tin, nhằm so sánh kết quả thực tế với những tiêu chuẩn đã được xác lập, qua đó phát hiện ra các sai lệch và thực hiện các điều chỉnh cần thiết nhằm đảm bảo tất cả các nguồn lực của tổ chức đã và đang được sử dụng hiệu quả nhất để đạt được các mục tiêu chung của tổ chức. 18-Feb-13 3 Vậy … biết cho hãy Bạn Tại sao phải kiểm tra ? 3. Tầm quan trọng của kiểm tra 1. Đảm bảo kết quả thực hiện phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp. 2. Biết được tiến độ và chất lượng thực hiện công việc của các bộ phận và cá nhân. 3. Bảo đảm các nguồn lực của doanh nghiệp được sử dụng đúng & hiệu quả. 4. Phát hiện kòp thời sai lệch của các bộ phận và cá nhân để đưa ra biện pháp điều chỉnh. 4. Các ngun tắc khi kiểm tra 18-Feb-13 4 Phần II : Tiến trình kiểm tra 1. Tiến trình kiểm tra B1 • Xây dựng các tiêu chuẩn & lựa chọn phương pháp đo lường. B2 • Đo lường kết quả thực hiện và đối chiếu với tiêu chuẩn. B3 • Đánh giá và đưa ra các giải pháp khắc phục / phòng ngừa. Điều chỉnh Phản hồi 2. Xây dựng tiêu chuẩn kiểm tra  Tiêu chuẩn là những thông số kinh tế - kỹ thuật có đặc trưng tiêu biểu nhất được quy định áp dụng thống nhất trong phạm vi một tổ chức, một ngành, một địa phương, một quốc gia hoặc nhiều quốc gia. 18-Feb-13 5 2. Xây dựng tiêu chuẩn kiểm tra  Tiêu chuẩn thường là các mục tiêu đã được chấp thuận từ trước, do đó có 2 loại tiêu chuẩn chính : Tiêu chuẩn định tính Tiêu chuẩn định lượng Activity biết cho hãy Bạn Hãy liệt kê 9 chỉ tiêu đánh giá năng lực của NV kinh doanh 3. Lựa chọn phương pháp đo lường Các phương pháp đo lường Trong quản trị Tự quan sát Dùng thống kê Dùng báo cáo Dùng chuyên viên 18-Feb-13 6 Bước 2 : Đo lường kết quả thực tế  Sau khi xác định được tiêu chuẩn và các phương pháp đo lường, nhà quản trị sẽ lên kế hoạch về thời gian và chuẩn bị các nguồn lực cần thiết để tiến hành đo lường.  Có nhiều phương pháp để đánh giá kết quả, nhưng phương pháp hay sử dụng nhất đó là phương pháp chuyên viên Cách thức tiến hành đo lường Bước 1 Xác định mục tiêu đo lường ? ( Ví dụ : Lượng hóa chất lượng sp / dịch vụ hay lượng hóa chất lượng hệ thống / tổ chức ) Bước 2 Xác định danh mục các chỉ tiêu dùng để đánh giá ? ( chỉ tiêu phải phù hợp với tính chất sp / NV, số chỉ tiêu không quá nhiều ) Cách thức tiến hành đo lường Bước 3 Xác định tầm quan trọng ( Dựa vào thứ tự ưu tiên của các chỉ tiêu chất lượng, hoặc thu thập ý kiến khách hàng / thông tin nội bộ để xác định trọng số ) Công thức Pi Vi = ( i = 1,n) Σ Pi 18-Feb-13 7 Cách thức tiến hành đo lường Bước 4 Xây dựng các thang điểm chuẩn Coi Lưu ý ( Thang điểm chuẩn Coi từ 5,10, 100 hay 1000 điểm tùy theo đối tượng và mức độ quan trọng của việc đánh giá ) Cách thức tiến hành đo lường Bước 5 Điều tra ý kiến của chuyên gia, khách hàng để cho điểm Coi đối với từng chỉ tiêu. Lưu ý Lựa chọn chuyên gia theo tiêu chuẩn sau : - Trình độ, uy tín. - Mức độ am hiểu về lĩnh vực đánh giá. - Khách quan, trung thực, thành thạo Cách thức tiến hành đo lường Bước 6 Xác định kết quả bằng các phương pháp Lưu ý 1 1 n i i qi n oi i i Ci V M CV        18-Feb-13 8 Cách thức tiến hành đo lường Bước 7 Tổ chức hội đồng đánh giá Mục đích Lựa chọn cải tiến theo các hướng sau : - Xác định các biện pháp khắc phục - Xác định các biện pháp phòng ngừa Stt Tiêu chuẩn đánh giá Trọng số Vi Điểm đánh giá Ci các nhân viên ( thang điểm 10) Lan Hùng Thái Việt Đức 1 Số ngày công 4 8 7 9 7 9 2 Trình độ học vấn 3 8 8 6 8 6 3 Mức độ hoàn thành CV 5 6 8 7 8 9 4 Thái độ 3 7 6 8 8 8 5 Khả năng thuyết phục KH 3 9 6 6 8 9 6 Sắp xếp hồ sơ 1.5 6 8 9 7 5 7 Đánh giá của KH 3 8 5 6 8 8 8 Đánh giá của đồng nghiệp 3 8 7 8 8 8 9 Số lần vi phạm kỷ luật 1.5 4 6 5 5 3 Tổng cộng Bước 3 : Điều chỉnh sai sót Thứ 1 Phân tích các nguyên nhân dẫn đến sai sót hoặc sai lệch Thứ 2 Đề xuất các biện pháp khắc phục & phòng ngừa Thứ 3 Thực hiện điều chỉnh và thu thập thông tin phản hồi 18-Feb-13 9 Các bước chi tiết của tiến trình kiểm tra theo Robbin Mục tiêu Tiêu chuẩn So sánh với tiêu chuẩn Đo lường kết quả Đạt tiêu chuẩn không Chấp nhận sai lệch Chấp nhận tiêu chuẩn Thay đổi tiêu chuẩn Không làm gì Không làm gì Xác đònh nguyên nhân Điều chỉnh + + + - - - Phần III : Các hình thức kiểm tra 1. Các hình thức kiểm tra  Trong quản trị, cơng tác kiểm tra có thể thực hiện trước, trong và sau khi một nhiệm vụ được thực hiện, do đó có 3 cách kiểm tra : Kiểm tra lường trước Kiểm tra đồng thời Kiểm tra phản hồi 18-Feb-13 10 Phát hiện sai lệch So sánh kết quả với tiêu chuẩn Đo lường kết quả thực hiện Kết quả thực hiện Phân tích nguyên nhân sai lệch Đưa ra Kế hoạch Điều chỉnh Thực hiện điều chỉnh Kết quả mong muốn c. Vòng lặp của kiểm tra phản hồi Thầy giáo : Bùi hồng Ngọc Mob : 0937.13.03.77 Kết thúc mơn học . 3. Biết các loại hình kiểm tra thông dụng. 4. Biết các công cụ phục vụ cho việc kiểm tra. Mục tiêu của chương 18-Feb-13 2 Phần I : Kiểm tra 1. Kiểm tra trong quản trị  Một kế hoạch dù. 18-Feb-13 1 Thầy giáo : Bùi hồng Ngọc Email : bui.ngoc@dntu.edu.vn Chương IX : Kiểm tra Nội dung chính của chương Các ngun tắc để kiểm tra hiệu quả 2 Tiến trình kiểm tra Các. hình thức kiểm tra 3 3 3 1 Kiểm tra / kiểm sốt trong quản trị 4 GIÚP SINH VIÊN 1. Hiểu khái niệm, vai trò và nguyên tắc kiểm tra. 2. Nắm được qui trình thực hiện việc kiểm tra. 3. Biết