CHƯƠNG Quản lý Chi phí Dự án (Cost Management) •Tầm quan trọng việc quản lý chi phí dự án •Một số khái niệm thuật ngữ quản lý chi phí •Các Qui trình Quản lý chi phí •Mô tả cách dùng phần mềm quản lý chi phí dự án Tầm quan trọng việc quản lý Chi phí • Những dự án CNTT có hồ sơ theo dõi hiệu cho việc đạt mục đích giá • Chi phí trung bình vượt dự toán ban đầu theo nghiên cứu từ năm 1995 CHAOS 189%; cải thiện 145% nghiên cứu năm 2001 • Ở Mỹ dự án CNTT bị huỷ làm tốn 81 tỉ la năm 1995 Khái niệm Quản lý Chi phí Dự án • Chi phí tài ngun hy sinh hay tính trước để đạt mục tiêu rõ ràng hay để trao đổi • Chi phí thường đo đơn vị tiền tệ • Quản lý chi phí dự án bao gồm quy trình yêu cầu đảm bảo cho dự án hoàn tất cho phép ngân sách Qui trình QL Chi phí DA • Quản lý Chi phí dự án gồm qui trình bảo đảm cho dự án hoàn tất cho phép ngân sách Những qui trình gồm: • Lập kế hoạch cho nguồn tài nguyên: xác định nguồn tài nguyên cần thiết số lượng để thực dự án • Ước lượng chi phí: ước tính chi phí nguồn tài ngun để hồn tất dự án • Dự tóan chi phí: phân bổ tồn chi phí ước tính vào hạng mục cơng việc để thiết lập đường mức (Base line) cho việc đo lường việc thực • Kiểm sốt – Điều chỉnh chi phí: điều chỉnh thay đổi Chi phí dự án Lập kế hoạch Ngân sách (Chi phí) • Lập kế hoạch cho ngân sách phụ thuộc vào chất dự án tổ chức • Một số câu hỏi cần cân nhắc: – Các khó khăn gặp thực công việc cụ thể dự án? – Có phạm vi định ảnh hưởng đến nguồn tài nguyên? – Tổ chức thực công việc tương tự dự án? – Tổ chức có đủ người, trang thiết bị vật tư để thực dự án? Ước lượng chi phí (Cost Estimated) • Đầu quan trọng quản lý chi phí dự án ước tính chi phí • Có nhiều loại ước tính chi phí cơng cụ với kỹ thuật giúp tạo chúng • Điều quan trọng phát triển kế hoạch quản lý chi phí mơ tả dao động chi phí quản lý dự án Ước lượng chi phí • Các loại ước tính chi phí Phương pháp Ước tính Chi phí • Tương tự hay Trên - xuống (top-down): sử dụng chi phí thực tế trước đó, dự án tương tự làm tảng để làm ước tính • Dưới lên (Bottom-up): ước tính riêng nhóm làm việc tính tốn số tổng cộng • Mơ hình điểm chức • Dùng thơng số: sử dụng đặc điểm riêng biệt dự án áp dụng phương thức tốn học để ước tính chi phí Mơ hình COCOMO (Constructive Cost Model) Mơ hình thơng dụng Một số thuật ngữ • Chi phí thực (AC=Actual Cost), – chi phí thực cơng việc thực (ACWP= Actual Cost of Work Performed), tổng cộng chi phí trực tiếp hay gián tiếp việc hồn tất cơng việc giai đoạn định trước (the total of direct and indirect costs incurred in accomplishing work on an activity during a given period, formerly called the actual cost of work performed (ACWP)) • ƯỚC TÍNH TƯƠNG TỰ (ANALOGOUS ESTIMATES) – kỹ thuật ước tính chi phí sử dụng chi phí dự án tương tự trước để ước tính chi phí cho dự án tại, cịn gọi phương pháp ước tính trên-xuống (cost estimating technique that use the actual cost of a previous, similar project as the basis for estimating the cost of the current project, also called topdown estimates) Một số thuật ngữ - tt • MƠ HÌNH COCOMO (=CONSTRUCTIVE COST MODEL, COCOMO II) – Phương pháp Ước tính chi phí phần mềm dựa thơng số phát triển Barry Boehm (a parametric model developed by Barry Boehm for estimating software development costs), • QUỸ DỰ PHỊNG (CONTINGENCY RESERVES) – Quỹ ước tính chi phí cho phép tình tương lai ($$$$ included in a cost estimate to allow for future situations that may be partially planned for (sometimes called known/unknowns) and are included in the project cost baseline) • ĐIỂM CHỨC NĂNG (FUNCTION POINT) – kỹ thuật đánh giá độc lập chức liên quan triển khai hệ thống (Technology independent assessments of the functions involved in developing a system) Kiểm sóat - Điều chỉnh Chi phí Kiểm sóat - Điều chỉnh phí bao gồm : • Giám sát hoạt động chi phí • Bảo đảm có thay đổi hợp lý ghi nhận đường mức (Base line) • Thơng báo thay đổi đến người có thẩm quyền EMV (Earned Value Management) • EMV (Earned value management): cơng cụ quan trọng hỗ trợ kiểm tra chi phí • EVM kỹ thuật đo lường thực dự án thơng qua tích hợp liệu phạm vi, thời gian, chi phí; • Đưa mốc chi phí (Cost Base line) (dự tính ban đầu cộng với thay đổi cho phép), người QL cần phải xác định cách tốt mà dự án đạt mục tiêu • Cần phải có thơng tin định kỳ để sử dụng EVM Thuật ngữ EMV • Giá trị trù tính (PV=Planned Value), cịn gọi ngân sách chi phí cơng việc lên lịch (BCWS=Bugedted Cost of Work Scheduled), ngân sách dự trù cho tổng chi phí chi tiêu cho cơng việc suốt giai đoạn định trước • Chi phí thực (AC=Actual Cost), cịn gọi chi phí thực công việc thực (ACWP= Actual Cost of Work Performed), tổng cộng chi phí trực tiếp hay gián tiếp việc hồn tất cơng việc giai đoạn định trước • Giá trị thu (EV= Earned Value), cịn gọi chi phí ngân sách cho việc tiến hành công việc (BCWP= Budgeted Cost of Work ), dự trù giá trị công việc thật hồn thành • BAC (BAC=BUDGET AT COMPLETION) – Ngân sách toàn phần ban đầu (gốc) cho dự án (the original total budget for a project) Các công thức tính EMV Ý Nghĩa • CV cho biết sai biệt chi phí thật giá trị thu • SV cho biết sai biệt hòan thành theo lịch giá trị thu • CPI tỷ số giá trị thu chi phí thật Nếu phù hợp, 1 hịan thành trước lịch