GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI - ĐẠI HỌC KINH TẾ ĐÀ NẴNG

62 1.2K 13
GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI - ĐẠI HỌC KINH TẾ ĐÀ NẴNG

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

ĐẠI HỌC KINH TẾ ĐÀ NẴNGKHOA QUẢN TRỊ KINH DOANHGIÁO TRÌNHQUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔIGIẢNG VIÊN: NGUYỄN PHÚC NGUYÊN  MỤC LỤCGIỚI THIỆU3CHƯƠNG 1 TẠI SAO SỰ THAY ĐỔI PHẢI DIỄN RA6CHƯƠNG 2 HIỂU ĐƯỢC THỰC TRẠNG11CHƯƠNG 4 NHỮNG RÀO CẢN THAY ĐỔI18CHƯƠNG 5 RÀO CẢN CON NGƯỜI ĐỂ THAY ĐỔI27CHƯƠNG 6 PHÂN TÍCH TỔ CHỨC31CHƯƠNG 7 TRUYỀN THÔNG SỰ THAY ĐỔI MỘT CÁCH HIỆU QUẢ39CHƯƠNG 8 QUẢN TRỊ KẾ HOẠCH THAY ĐỔI50CHƯƠNG 9 QUẢN TRỊ CON NGƯỜI THÔNG QUA THAY ĐỔI55CHƯƠNG 10 TẠO RA MỘT KẾ HOẠCH KINH DOANH CHO THAY ĐỔI59 GIỚI THIỆUHầu hết chúng ta đều không sẵn sàng để thay đổi Chúng ta dự định làm mọi thứ theo một cách đã quen thuộc.Nhưng không may, mọi thứ xung quanh ta đều đang thay đổi, đôi khi sự thay đổi đó chậm chạp nhưng đôi khi nhanh hơn chúng ta muốn, đôi khi việ chúng ta có những trải nghiệm mới khiến chúng ta thích thú nhưng ở một thời điểm trước đó chúng ta lại cố tình tránh xa nó.Đây là một sự thật đúng cho cả các tổ chức. Những năm gần đây đã chứng kiến việc giới thiệu rất nhiều sự thay đổi tới ngành công nghiệp và thương mại các nguyên liệu mới, công nghệ mới, tốc độ du lịch, viễn thông, nhận thức xã hội, sự tái hợp chính trị, toàn cầu hóa, và cạnh tranh quốc tế đây chỉ là một vài sự thay đổi và một trong số đó các tổ chức có quyền không tạo ra áp lực vào những dạng thay đổi này. Vấn đề ở đây là sự xung đột do tất cả các thay đổi đó bao trùm lấy nhau. Sự thay đổi có thể cần thiết nhưng những lo ngại tự nhiên của chúng ta với sự thay đổi đó ngay lập tức tạo ra nhiều áp lực mâu thuẫn. Thất bại để nhận diện và giải quyết những xung đột này là lý do chính tại sao những thay đổi xảy ra, thường điều này mang tính tích cực và có lợi cho hầu hết những người tham gia, tuy nhiên lại không tạo ra lợi ích, sự phát triển hay an toàn có thể dự đoán được. Và cuốn sách này sẽ giúp bạn hiểu được những xung đột tác động và thúc đẩy các quá trình cái sẽ giúp bạn thực hiện và quản trị sự thay đổi một cách hiệu quả.Đoạn sau phần này nói về những cuốn sách tham khảo liên quan tới bộ sách này nên không dịchLàm sao để đọc cuốn sách này.Cuốn sách này được viết theo từng bước rõ ràng để giúp bạn đạt được những điều căn bản nhất có thể. Một vài yếu tố lý thuyết được đưa ra nơi có liên quan để giúp bạn tập trung vào những vấn đề có thể giúp bạn tối ưu hiệu suất mọi người.Tuy nhiên, cuốn sách này không phủ nhận một số kiến thức nhất định khác bởi vì các tổ chức điều khác nhau (và đôi khi các phòng ban trong tổ chức cũng khác nhau). Do đó một cách tiếp cận tốt với phương pháp đọc của bạn đó là cân nhắc các vấn đề bạn gặp phải có trong cuốn sách này và làm thế nào để sử dụng chúng một cách có lợi cho tổ chức của bạn, điều này có ý nghĩa hơn là việc áp dụng một cách máy móc các kỹ thuật giống nhau như cách nó được cung cấp. Để kết thúc điều này, tác giả đã tạo ra một vài vùng bạn có thể thích dừng lại khi đọc và xem xét việc thực hiện đối với trách nhiệm của bạn những nơi đó được làm nổi bật với một dấu chấm hỏi lớn như được thể hiện ở bên dưới và thường được kèm theo bởi một câu hỏi bạn có thể phải xem xét. Trên thực tế, đó là thời gian phù hợp để bắt đầu suy nghĩ làm sao bạn bắt đầu, để thực hiện việc tạo ra sự thay đổi: ?Tại sao việc quản trị sự thay đổi lại quan trọng đối với cá nhân bạn bây giờ?Viết ra những suy nghĩ và ý kiến của bạnĐể trả lời câu hỏi đó, bạn có thể viết ra những điều như:Tôi đang được nói bởi tổ chức rằng những điều phải thay đổiTôi sẽ làm những điều về việc thay đổi cách thức làm việc trong vùng trách nhiệm của tôiTôi không thích những thứ đang diễn ra xung quanh mìnhTôi sẽ giúp bạn giải quyết tất cả những vấn đề thay đổi, nhưng chỉ có bạn sẽ hiểu làm thế nào những điều đó “hoạt động đối với bạn”Tôi khuyến nghị rằng bạn đọc qua toàn bộ cuốn sách từ đầu tới cuối, để có cảm giác thay đổi trong môi trường làm việc, và sau đó xem lại các phần mà bạn cần áp dụng cụ thể, để làm thức tỉnh trí nhớ của bạn.Những hộp màu xám ở mỗi chương chứa những mẹo và dấu hiệu để tập trung sự chú ý của bạn vào những vấn đề quan trọng. Ở cuối mỗi chương là một tóm tắt hữu ích những điểm đã được đề cập trong chương.Những điều cuốn sách đề cậpCuốn sách này được quan tâm nhất tới làm thế nào để quản trị sự thay đổi của tổ chức theo một cách hiệu quả nhất cho tổ chức của bạn. Bạn sẽ học được điều gì từ cuốn sách nàyTại sao thay đổi lại diễn raLàm thế nào hiện trạng mang đến những tác động tích cực và tiêu cực lên sự thay đổi.Điều gì dẫn tới sự thay đổi trong tổ chức của bạnLàm thế nào để nhận ra và xử lí những rào cản thay đổiLàm thế nào để phân tích văn hóa của tổ chức và sử dụng ảnh hưởng của nó để giúp bạn quản trị việc thay đổi.Làm thế nào các tổ chức phản ứng một cách truyền thống để thay đổi ở những nền tảng khác nhau.Làm thế nào để xác định “nhân tố ảnh hưởng” của sự thay đổi và làm thế nào biến chúng thành lợi thế của bạn.Làm thế nào đối phó với những phản hồi tiêu cực để thay đổiLàm thế nào để tiếp cận với bước khởi đầu thay đổiLàm thế nào để tạo ra một kế hoạch kinh doanh cho sự thay đổi

ĐẠI HỌC KINH TẾ ĐÀ NẴNG       KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI GIẢNG VIÊN: NGUYỄN PHÚC NGUYÊN MỤC LỤC GIỚI THIỆU CHƯƠNG TẠI SAO SỰ THAY ĐỔI PHẢI DIỄN RA CHƯƠNG HIỂU ĐƯỢC THỰC TRẠNG 11 CHƯƠNG NHỮNG RÀO CẢN THAY ĐỔI 18 CHƯƠNG RÀO CẢN CON NGƯỜI ĐỂ THAY ĐỔI 27 CHƯƠNG PHÂN TÍCH TỔ CHỨC 31 CHƯƠNG TRUYỀN THÔNG SỰ THAY ĐỔI MỘT CÁCH HIỆU QUẢ 39 CHƯƠNG QUẢN TRỊ KẾ HOẠCH THAY ĐỔI 50 CHƯƠNG QUẢN TRỊ CON NGƯỜI THÔNG QUA THAY ĐỔI 55 CHƯƠNG 10 TẠO RA MỘT KẾ HOẠCH KINH DOANH CHO THAY ĐỔI 59 GIỚI  THIỆU   Hầu  hết  chúng  ta  đều  không  sẵn  sàng  để  thay  đổi  -­‐  Chúng  ta  dự  định  làm  mọi  thứ   theo  một  cách  đã  quen  thuộc   Nhưng   không   may,     thứ   xung   quanh   ta       thay   đổi,   đôi       thay   đổi    chậm  chạp  nhưng  đơi  khi  nhanh  hơn  chúng  ta  muốn,  đôi  khi  việ  chúng  ta  có    trải  nghiệm  mới  khiến  chúng  ta  thích  thú  nhưng  ở  một  thời  điểm  trước  đó   chúng  ta  lại  cố  tình  tránh  xa  nó   Đây  là  một  sự  thật  đúng  cho  cả  các  tổ  chức  Những  năm  gần  đây  đã  chứng  kiến   việc  giới  thiệu  rất  nhiều  sự  thay  đổi  tới  ngành  công  nghiệp  và  thương  mại  -­‐  các   nguyên  liệu  mới,  công  nghệ  mới,  tốc  độ  du  lịch,  viễn  thông,  nhận  thức  xã  hội,  sự   tái   hợp     trị,   tồn   cầu   hóa,  và  cạnh   tranh   quốc  tế  -­‐  đây  chỉ  là  một  vài  sự  thay   đổi         số       tổ   chức   có   quyền   khơng   tạo     áp   lực   vào     dạng   thay  đổi  này     Vấn  đề  ở  đây  là  sự  xung  đột  do  tất  cả  các  thay  đổi  đó  bao  trùm  lấy  nhau  Sự  thay   đổi  có  thể  cần  thiết  nhưng  những  lo  ngại  tự  nhiên  của  chúng  ta  với  sự  thay  đổi  đó    lập  tức  tạo  ra  nhiều  áp  lực  mâu  thuẫn  Thất  bại  để  nhận  diện  và  giải  quyết    xung  đột  này  là  lý  do  chính  tại  sao  những  thay  đổi  xảy  ra,  thường  điều  này   mang   tính   tích   cực     có   lợi   cho   hầu   hết     người   tham   gia,     nhiên   lại   khơng  tạo  ra  lợi  ích,  sự  phát  triển  hay  an  tồn  có  thể  dự  đốn  được     Và  cuốn  sách  này  sẽ  giúp  bạn  hiểu  được  những  xung  đột  tác  động  và  thúc  đẩy  các    trình  -­‐  cái  sẽ  giúp  bạn  thực  hiện  và  quản  trị  sự  thay  đổi  một  cách  hiệu  quả   [Đoạn   sau   phần     nói         sách   tham   khảo   liên   quan   tới     sách     nên  không  dịch]   Làm  sao  để  đọc  cuốn  sách  này   Cuốn   sách       viết   theo     bước   rõ   ràng   để   giúp   bạn   đạt       điều  căn  bản  nhất  có  thể  Một  vài  yếu  tố  lý  thuyết  được  đưa  ra  nơi  có  liên  quan  để   giúp  bạn  tập  trung  vào  những  vấn  đề  có  thể  giúp  bạn  tối  ưu  hiệu  suất  mọi  người   Tuy  nhiên,  cuốn  sách  này  không  phủ  nhận  một  số  kiến  thức  nhất  định  khác  bởi  vì     tổ   chức   điều   khác     (và   đôi       phòng   ban     tổ   chức     khác   nhau)  Do  đó  một  cách  tiếp  cận  tốt  với  phương  pháp  đọc  của  bạn  đó  là  cân  nhắc     vấn   đề   bạn   gặp   phải   có       sách       làm       để   sử   dụng   chúng     cách   có   lợi   cho   tổ   chức     bạn,   điều     có   ý   nghĩa       việc   áp   dụng     cách  máy  móc  các  kỹ  thuật  giống  nhau  như  cách  nó  được  cung  cấp  Để  kết  thúc   điều  này,  tác  giả  đã  tạo  ra  một  vài  vùng  bạn  có  thể  thích  dừng  lại  khi  đọc  và  xem   xét  việc  thực  hiện  đối  với  trách  nhiệm  của  bạn  -­‐  những  nơi  đó  được  làm  nổi  bật   với     dấu   chấm   hỏi   lớn       thể       bên       thường     kèm   theo  bởi  một  câu  hỏi  bạn  có  thể  phải  xem  xét  Trên  thực  tế,  đó  là  thời  gian  phù   hợp  để  bắt  đầu  suy  nghĩ  làm  sao  bạn  bắt  đầu,  để  thực  hiện  việc  tạo  ra  sự  thay  đổi:     ?   Tại     việc   quản   trị     thay   đổi   lại   quan   trọng   đối   với   cá   nhân   bạn   bây   giờ?Viết  ra  những  suy  nghĩ  và  ý  kiến  của  bạn     Để  trả  lời  câu  hỏi  đó,  bạn  có  thể  viết  ra  những  điều  như:   -­‐ -­‐ -­‐ Tôi  đang  được  nói  bởi  tổ  chức  rằng  những  điều  phải  thay  đổi   Tôi  sẽ  làm  những  điều  về  việc  thay  đổi  cách  thức  làm  việc  trong  vùng  trách   nhiệm  của  tơi   Tơi  khơng  thích  những  thứ  đang  diễn  ra  xung  quanh  mình   Tơi     giúp   bạn   giải     tất       vấn   đề   thay   đổi,       có   bạn     hiểu   làm  thế  nào  những  điều  đó  “hoạt  động  đối  với  bạn”   Tôi  khuyến  nghị  rằng  bạn  đọc  qua  toàn  bộ  cuốn  sách  từ  đầu  tới  cuối,  để  có  cảm   giác  thay  đổi  trong  mơi  trường  làm  việc,  và  sau  đó  xem  lại  các  phần  mà  bạn  cần   áp  dụng  cụ  thể,  để  làm  thức  tỉnh  trí  nhớ  của  bạn   Những  hộp  màu  xám  ở  mỗi  chương  chứa  những  mẹo  và  dấu  hiệu  để  tập  trung  sự    ý  của  bạn  vào  những  vấn  đề  quan  trọng  Ở  cuối  mỗi  chương  là  một  tóm  tắt   hữu  ích  những  điểm  đã  được  đề  cập  trong  chương   Những  điều  cuốn  sách  đề  cập   Cuốn  sách  này  được  quan  tâm  nhất  tới  làm  thế  nào  để  quản  trị  sự  thay  đổi  của  tổ   chức  theo  một  cách  hiệu  quả  nhất  cho  tổ  chức  của  bạn    Bạn  sẽ  học  được  điều  gì  từ  cuốn  sách  này   -­‐ -­‐ -­‐ -­‐ -­‐ -­‐ Tại  sao  thay  đổi  lại  diễn  ra   Làm  thế  nào  hiện  trạng  mang  đến  những  tác  động  tích  cực  và  tiêu  cực  lên    thay  đổi   Điều  gì  dẫn  tới  sự  thay  đổi  trong  tổ  chức  của  bạn   Làm  thế  nào  để  nhận  ra  và  xử  lí  những  rào  cản  thay  đổi   Làm  thế  nào  để  phân  tích  văn  hóa  của  tổ  chức  và  sử  dụng  ảnh  hưởng  của    để  giúp  bạn  quản  trị  việc  thay  đổi   Làm         tổ   chức   phản   ứng     cách   truyền   thống   để   thay   đổi      nền  tảng  khác  nhau   -­‐ -­‐ -­‐ -­‐   Làm  thế  nào  để  xác  định  “nhân  tố  ảnh  hưởng”  của  sự  thay  đổi  và  làm  thế    biến  chúng  thành  lợi  thế  của  bạn   Làm  thế  nào  đối  phó  với  những  phản  hồi  tiêu  cực  để  thay  đổi   Làm  thế  nào  để  tiếp  cận  với  bước  khởi  đầu  thay  đổi   Làm  thế  nào  để  tạo  ra  một  kế  hoạch  kinh  doanh  cho  sự  thay  đổi     CHƯƠNG  1    TẠI  SAO  SỰ  THAY  ĐỔI  PHẢI  DIỄN  RA   Nói   với     người   bạn   hay   đồng   nghiệp     thay   đổi     diễn       nơi   làm   việc    bạn  có  thể  nhận  lấy  một  cái  nhún  vai  hay  bình  luận  như  “Tốt  thơi,  nó  nhất  định   xảy  ra  khơng  sớm  thì  muộn,  đúng  chứ?”   Điều     là,   chúng   ta     làm   quen   với     thật     khơng   có     tồn          điều  đó  chỉ  là  vấn  đề  thời  gian  trước  khi  sự  thay  đổi  tác  động  lên  chúng  ta  một   lần  nữa     Điều  duy  nhất  chắc  chắn  trong  mơi  trường  kinh  doanh  đó  là  mọi     thứ  sẽ  thay  đổi!   Nhưng  tại  sao  điều  này  phải  trở  thành  tình  huống?  Bạn  có  thể  cảm  nhận  những   điều       tổ   chức     bạn     làm   việc     cách   tuyệt   vời   dù        nữa,  vậy  thì  tại  sao  phải  thay  đổi  nếu  nó  vẫn  đang  vận  hành  tốt?  Hầu  hết   chúng   ta     có   thể   chọn   cách   tránh       thay   đổi     có   thể,           thay  đổi  đó  lại  có  tác  động  đến  chúng  ta?     Theo     cách   tơi   có   thể   giải   thích       dùng     biểu   đồ     gọi     đường   cong  sigmoid  Đây  là  một  đường  cong  hình  chữ  S  được  dùng  để  đại  diện  cho  mọi     kiện   xảy     qua     quãng   thời   gian   -­‐   Do       có   thể   đại   diện   cho     quãng   đời  con  người,  từ  lúc  sinh  ra  cho  tới  lúc  mất  đi;  Một  sản  phẩm  mới  từ  việc  thiết  kế   cho  tới  phát  triển  để  hoàn  thành  sản  phẩm  và  giao  hàng;  hay  một  sự  phát  triển    tổ  chức  qua  thời  gian   Sự   phát   triển     tổ   chức   qua   thời   gian   có   thể     thể       bên     Hình  thành:     Viễn  cảnh  -­‐  Hoạch  định     Phát  triển:         Chuyển  đổi:     Lớn  lên  -­‐  Ổn  định  -­‐  Đạt  mục  tiêu                    Chậm  lại  -­‐  Lạc  hậu     Như  bạn  thấy,  Tơi  cũng  có  những  đặc  điểm  của  3  giai  đoạn  phát  triển  của  tô  chức:   Giai  đoạn  1:  Hình  thành   Thơng  thường  khi  con  người  làm  việc  cùng  nhau  khá  thiếu  nghiêm  túc  (thường   hỗn  loạn)  dưới  một  doanh  nhân  có  tầm  nhìn  xa  để  tạo  ra  một  điều  gì  đó  mới  Mặc   dù  áp  lực  này  thường  là  giai  đoạn  vui  vẻ  cho  mọi  người  trong  tổ  chức   Giai  đoạn  2:  Phát  triển   Mỗi   tổ   chức     thành   lập   cần   phải   xây   dựng   phương   thức   hoạt   động   để   hỗ   trợ   cho  kết  quả  của  việc  lớn  lên  và  ổn  định  Giai  đoạn  này  tổ  chức  có  thể  trở  nên  quan   liêu  và  tự  mãn   Giai  đoạn  3:  Chuyển  hóa   Thơng  thường  sự  quan  liêu  và  tự  mãn  che  đậy  sự  thật  rằng  sản  phẩm/dịch  vụ  của   tổ  chức  khơng  cịn  mới  và  mang  tính  cạnh  tranh  hơn  nữa  và  tổ  chực  bị  đe  dọa  với   việc  bị  suy  giảm,  thu  mua  và  đóng  cửa   Điều   mà   biểu   đồ     thể         phát   triển     tổ   chức     việc   di   chuyển     thay  đổi  trong  suốt  thời  gian  -­‐  nó  khơng  thể  đứng  n  một  chỗ  bởi  vì  tất  cả  những   tổ   chức   xung   quanh       có   xu   hướng   phát   triển   riêng,     xu   hướng       thay   đổi   Tất   nhiên,   độ   dài     đường   cong     khác     cho     tổ   chức,    sớm  hay  muộn  thì  giai  đoạn  chuyển  đổi  cũng  sẽ  diễn  ra,  và  điều  gì  sẽ  xảy    sau  đó?  Liệu  chúng  ta  có  nên  bỏ  cuộc  và  dọn  đi  hay  khơng,  hay  đó  sẽ  là  một  con   đường  khác?         ?     Tổ  chức  của  bạn  đang  ở  đâu?  Vẽ  một  đường  cong  sigmoid  và  đánh  dấu  nơi   bạn  nghĩ  tổ  chức  đang  được  định  vị  tại  thời  điểm  này  Nếu  có  thể,  cố  gắng   ghi  thời  gian  phía  dưới  3  giai  đoạn   Thật  khơng  may,  khơng  có  sự  lựa  chọn  nào  khác  và  rằng  nó  là  để  nhận  thức  khi  tổ   chức  của  bạn  đang  tiếp  cận  giai  đoạn  3  và  sau  đó  bắt  đầu  phát  triển  một  đường   cong   sigmoid     -­‐     tương   lai     Trong   thuật   ngữ   kinh   doanh,   điều      biết  đến  như  “tái  phát  minh  tổ  chức”   Tái  phát  minh  tổ  chức   Tài  phát  minh  tổ  chức  thực  sự  là  một  quá  trình  của:   -­‐ -­‐ -­‐ Hiểu  chính  xác  nơi  tổ  chức  đang  đứng  trên  đường  cong  sigmoid   Tiếp  tục  phát  triển  thị  trường  đang  hoạt  động  bằng  việc  phát  triển  những  ý   tưởng  và  sản  phẩm/dịch  vụ  mới   Chọn  đúng  thời  gian  để  tung  ra  những  ý  tưởng  mới,  và  tổ  chức,  bước  vào    tương  lai  mới   Điều  này  có  thể  được  minh  họa  bởi  việc  chỉnh  lại  biểu  đồ  đường  cong  sidmoid  để   thể  hiện  một  giai  đoạn  mới:     Từ   thời   điểm   giới   thiệu   sản   phẩm   mới,   tổ   chức   sau     bắt   đầu     đường     khác  với  những  giai  đoạn  hình  thành,  phát  triển  và  chuyển  hóa  mới,  tạo  ra  nhiều   ý  tưởng  hơn…cho  giai  đoạn  tiếp  theo,  đường  cong  tiếp  theo  và  mọi  thứ  khác  Như   bạn   có   thể     biết,   giới   thiệu     sản   phẩm     hay   bắt   đầu     thay   đổi     có   thể  mang  tới  những  tình  huống  “hỗn  loạn”  khơng  lường  trước  -­‐  sau  tất  cả,  đó  là    gì  mà  giai  đoạn  trong  đường  cong  sigmoid  thể  hiện   Nếu   bạn   cân   nhắc     bên     tổ   chức     bạn,     công   việc   khác     ngành     bạn     trải   qua       trình   giống   nhau,     dù   sẵn   sàng   hay   không,  bạn  sẽ  chỉ  bắt  đầu  hiểu  được  tại  sao  mọi  thứ  vẫn  tiếp  tục  vận  động  và  tại    bạn  khơng  có  sự  lựa  chọn  nào  Nhưng  để  trở  thành  một  phần  của  sự  vận  động    thì  bạn  sẽ  sẵn  sàng  hay  khơng  sẵn  sàng?   Tuy   nhiên,   vấn   đề       phát   triển     đường   cong   sigmoid   mà   chúng   ta   chưa   xử   lí  khơng  phải  là  việc  sự  thay  đổi  sẽ  xảy  ra  (chúng  ta  biết  nó  phải  xảy  ra)  mà  là  việc    nào  nó  diễn  ra?   Sự  thay  đổi  qua  thời  gian     Mọi   tổ   chức     có   đường   cong   sigmoid   riêng     nó,       tổ   chức   khác    sẽ  vận  động  theo  những  nhịp  điệu  riêng  theo  những  lí  do  khác  nhau:   -­‐ -­‐ -­‐ -­‐ -­‐ Mơi  trường  kinh  doanh  có  thể  phát  triển  chậm  hơn  đối  với  một  vài  tổ  chức,   ví  dụ  như  các  trường  đại  học  sẽ  thay  đổi  với  tốc  độ  rất  chậm  vì  mong  muốn   giữ  lại  những  tiêu  chuẩn  học  thuật  thuộc  về  lịch  sử   Cấu  trúc  tổ  chức  có  thể  ngăn  cản  sự  thay  đổi  nhanh  chóng  ngay  cả  khi  tổ   chức   muốn   đạt     thay   đổi   đó,   ví   dụ     nhiều     phận     dịch   vụ   dân    đang  có  những  thủ  tục  quan  liêu  thì  việc  tạo  ra  những  thay  đổi  là  rất  khó   để  thực  hiện   Những   nhà   lãnh   đạo   tổ   chức   có   thể   khơng   muốn   thay   đổi     thứ   họ   thấy   Một   tổ   chức   có   thể   khơng   có   đủ   tài     hay   nguồn   lực   để   giải      thay  đổi  cần  thiết   Chống  lại  sự  thay  đổi  có  thể  trở  nên  mạnh  hơn  những  nhân  tố  dẫn  dắt  thay   đổi   Bởi  vì  nhịp  điệu  của  sự  thay  đổi  là  khác  nhau  nên  cuốn  sách  này  không  thể  cung   cấp   cho   bạn     kế   hoạch     bạn   mong   muốn   theo     quy   trình   thay   đổi   mà  có  thể  bạn  sẽ  thực  hiện   ?   Suy   nghĩ     tổ   chức     bạn,   bạn   nghĩ   có   nhân   tố     tác   động   trực   tiếp   hay    ra  tốc  độ  của  nhịp  điệu  thay  đổi?  Bạn  nghĩ  rằng  tốc  độ  thay  đổi  trong  môi     trường   làm   việc     bạn     nhanh   lên   hay   chậm   xuống?   Bạn   nghĩ     việc  thực  thi  nào  nên  được  tiến  hành  với  bạn?   Điều  chúng  ta  chắc  chắn     đối   với   hầu   hết  các  tổ  chức,  tốc  độ  thay  đổi     tăng   lên  theo  cấp  số  nhân,  nghĩa  là  tốc  độ  của  sự  thay  đổi  đang  chuyển  động  với  tỉ  lệ   ngày  càng  tăng   Một  ví  dụ  của  tốc  độ  đang  tăng  lên  của  sự  thay  đổi  có  thể  được  nhìn  thấy  ở  British   Airways  Nhìn  vào  lịch  sử  của  cơng  ty  để  xác  định  những  thời  điểm  đường  cong   sigmoid  phát  triển:   -­‐ -­‐ 1924-­‐1976:   Bắt   nguồn     khai   thác   hoạt   động   bay   thương   mại   tới   thời   điểm   bắt   đầu   hoạch   định   cho   việc   tư   nhân   hóa     đường   bay     thực     1976  -­‐  1996:  Chuẩn  bị  và  di  chuyển  qua  giai  đoạn  tư  nhân  hóa  và  trở  thành   tổ  chức  thương  mại   -­‐ -­‐ 1996  -­‐  1999:  Hoạt  động  của  hàng  không  trong  thị  trường  ngày  càng  cạnh   tranh  với  giám  đốc  điều  hành  mới   Từ  sau  1999:  Sự  thay  đổi  của  giám  đốc  điều  hành  để  giải  quyết  hiệu  suất   hoạt   động         năm     trước     bối   cảnh   cạnh   tranh     tăng  lên  hơn  bao  giờ  hết   Điều  được  thể  hiện   qua     giai   đoạn     việc  “tái  sáng  tạo”  là  tốc  độ  tăng  lên    sự  thay  đổi  đang  xuất  hiện  ở  ngành  công  nghiệp  hàng  không:   -­‐ -­‐ -­‐ -­‐ 1924  -­‐  1976:  52  năm   1976  -­‐  1996:  20  năm   1996  -­‐  1999:  3  năm   Sau  1999   Vậy  thì,  điều  chúng  ta  có  thể  nói  bây  giờ  khơng  chỉ  là  sự  thay  đổi  chắc  chắn  sẽ  xảy   ra,  mà  bởi  vì  tốc  độ  thay  đổi  đang  tăng  nhanh  hơn  bao  giờ  hết  nên  chúng  ta  cần   phải  trở  nên  hiểu  biết  hơn  để  thực  hiện  những  thay  đổi  khi  nó  tới  với  tổ  chức     ?   Nhìn  lại  lịch  sử  tổ  chức  của  bạn,  bạn  có  thể  xác  định  được  thời  điểm  thay   đổi  diễn  ra  và  tốc  độ  tại  mỗi  thay  đổi  đã  diễn  ra?  Bạn  sẽ  thực  hiện  điều        nỗ  lực  quản  lí  thay  đổi  trong  tương  lai?       Tóm  tắt:   -­‐ -­‐ -­‐ -­‐ -­‐   Điều  chắc  chắn  duy  nhất  trong  môi  trường  kinh  doanh  chính  là  việc  thay   đổi  nhất  định  sẽ  diễn  ra     Thay   đổi   xuất       với   “vòng   đời”     tổ   chức,   thể     qua     giai   đoạn  là  hình  thành,  phát  triển  và  chuyển  hóa   Ba  giai  đoạn  trong  vòng  đời  sẽ  vận  động  với  tốc  độ  khác  nhau  đối  với  các  tổ   chức  khác  nhau   Nhịp  điệu  thay  đổi  của  tồn  cầu  nói  chung  đang  dần  nhanh  hơn   Việc  hiểu  được  vòng  đời  của  tổ  chức  và  xác  định  thời  thời  điểm  để  “tái  sáng   tạo”  là  rất  quan  trọng     10 Ngăn  chặn  phòng  ban  hoặc  bộ  phận   Cấu   trúc   phân   tầng     nhiều   tổ   chức     tiếp   tục     trì   mặc   dù   thu   hẹp   quy   mô  và  tái  thiết  kế  kế  hoạch,  việc  bỏ  đi  phòng  ban  và  bộ  phận  nghiêm  ngặt  dựa  vào   hoạt  động  Mặt  khác  thì  cấu  trúc  này  củng  cố  cấu  trúc  phân  tầng  cho  tổ  chức,  nơi   mà     chức       tách   biệt   với   nhau,   thường   với     văn   hóa     quy   tắc   riêng     mình,   họ   có   thể   tạo       kế   hoạch   thay   đổi   cho   toàn     tổ   chức     chấp  nhận  khó  khăn  để  thực  hiện   Đây  là  một  tình  huống  khác,  nơi  việc  tham  gia  của  mọi  người  ngay  từ  ban  đầu  là   cực  kỳ  quan  trọng  để  đạt  được  cả  về  toàn  bộ  chuỗi  đầu  ra  và  phản  hồi  và  để  tiếp   tục  truyền  thông  kế  hoạch,  tiến  độ   Một  phương  pháp  để  nhận  được  sự  đồng  ý  vượt  qua  các  rào  cản  chức  năng  là  tổ   chức     nhóm   quản   trị   thay   đổi   tạo   thành   từ     người   đại   diện   từ   tất       chức  năng  Hỗ  trợ  nhóm  này  với  các  thông  tư,  thư  điện  tử  theo  tuần  hay  tháng  để   cho  mọi  người  biết  được  những  điều  đang  xảy  ra  Cố  gắng  tránh  việc  phòng  ban   chức  năng  phát  hành  các  thông  tin  truyền  thông  riêng  của  mình   Thu  nhận  thơng  tin   Phần  cuối  cùng  của  chuỗi  truyền  thông  là  để  chắc  chắn  bạn  nhận  được  phản  hồi    các  nhiệm  vụ  và  kế  hoạch  đang  diễn  ra  như  mong  muốn   Đây     phần  quản  trị     người  thông  qua  thay  đổi,  một   chủ   đề       đề   cập    chương  9,  phần  này  nên  trở  thành  một  phần  của  hệ  thống  quản  trị  thành   tích  Quản  trị  xản  xuất  nói  về:   -­‐ -­‐ -­‐ -­‐ -­‐ ?   Đảm  bảo  nhân  viên  của  bạn  biết  họ  được  kỳ  vọng  điều  gì   Đảm  bảo  rằng  họ  có  những  cơng  cụ  chính  xác  và  kỹ  năng  để  thực  hiện    nhiệm  vụ  được  kỳ  vọng   Tiếp  tục  giám  sát  và  khuyến  khích  nhóm  của  bạn   Thiết  đặt  các  cuộc  họp  để  bàn  về  những  cơng  việc  nào  có  thể  được  cải   thiện   Mang  lại  sự  hỗ  trợ  hết  mình  và  sự  trung  thành  cho  nhân  viên  của  bạn   Hệ   thống   quản   trị   thành   tích     tổ   chức   bạn   có   bao   gồm     thành   phần  trên  không?         48 Tóm  tắt   -­‐ -­‐ -­‐ -­‐ -­‐   Trong   phần   lớn     tổ   chức,     có   hệ   thống   truyền   thông     đạt   hiệu     Kỹ     truyền   thông   tốt   mang   ý   nghĩa   sống     cho   kế   hoạch   thay   đổi   thành  cơng   Bởi  vì  mục  đích  của  truyền  thơng  là  làm  một  điều  gì  đó  xảy  ra  nên  bạn   có  trách  nhiệm  làm  cho  việc  truyền  thơng  chắc  chắn  hồn  thành  và  hiệu     Truyền   thông   thay   đổi       hiệu         có     tham   gia       bên  hữu  quan  từ  giai  đoạn  đầu  tiên  của  kế  hoạch  Những  người  không   tham  gia  vào  kế  hoạch  sẽ  tự  tạo  ra  những  thơng  tin  khơng  chính  xác  mà   họ  cho  rằng  nó  đang  diễn  ra   Truyền   thông   hiệu       không     hỗ   trợ   cho   dự   án   thay   đổi   thành   công   mà   cịn   có   thể   động   viên     nguơif   tham   gia     đảm   bảo   cam   kết    họ     49 CHƯƠNG  8  QUẢN  TRỊ  KẾ  HOẠCH  THAY  ĐỔI   Trong   chương     chúng   ta     nhận     tầm   quan   trọng     việc   để     người   tham   gia  vào  dự  án  thay  đổi  từ  giai  đoạn  ban  đầu  Kế  hoạch  thay  đổi  sẽ  thường  tạo  ra    phản  ứng  từ  mọi  người  trong  tất  cả  các  cấp  bậc  và  cần  phải  nhận  ra  rằng    có  một  vài  người  quan  trọng  có  tác  động  chính  lên  khả  năng  của  bạn  để  thực    hiệu  quả  quy  trình  thay  đổi   Tại  thời  điểm  viết  cuốn  sách  này,  có  2  ví  dụ  hay  về  ảnh  hưởng  bất  lời  lên  khu  vực   công  tại  Nước  Anh:   -­‐ -­‐ Hiệu  suất  kém  của  tàu  điện  Anh  Quốc  và  việc  ngăn  các  khoản  đầu  tư  đã  tạo    một  kết  cục  tồi  tệ   Trì  hỗn  việc  giới  thiệu  hệ  thống  kiểm  sốt  giao  thông  hàng  không  mới  do    hỗ  trợ  cơng  nghệ  yếu  kém   Trong  cả  2  ví  dụ  này,  sự  hỗ  trợ  cần  thiết  cho  việc  hoàn  thành  thành  công  của  dự   án  thay  đổi  đã  bị  ngăn  chặn  với  những  kết  quả  tồi  tệ   ?    Nghĩ  về  một  kế  hoạch  thay  đổi  bạn  được  tham  gia  hay  hi  vọng  đc  tham  gia   Xác   định     liệt   kê     người   quan   trọng   cho   dự   án   Ví   dụ     người     vị   trí  chính  và  có  thể  dùng  sức  mạnh  và  ảnh  hưởng  của  họ  tác  động  lên  dự  án,    tiêu  cực  và  tích  cực   Phân  tích  tác  động   Dựa  trên  quy  mơ  của  cơng  ty  bạn  có  thể  tìm  thấy  ở  hoạt  động  này  nhiều  hay  ít  thử   thách  Một  phương  pháp  tiếp  cận  nó  là  quan  sát  sơ  đồ  quản  trị  tổ  chức,  xác  định     người   quan   trọng   quanh   bạn,   đánh   dấu     cá   nhân         cách    đó   Nhưng  điều  này  vẫn  không  đủ  chi  tiết  về  cái  cần  tao  ra  một  chiến  lược  ý  nghĩa   Bạn  cũng  cần  phải  xác  định  tác  động  mà  mỗi  người  có  thể  chấp  nhận  hay  chống   đối  dự  án  của  bạn   ?   Quay  lại  với  danh  sách  những  người  quan  trọng  và  thêm  một  vài  đo  lường   tác   động   -­‐   có   thể   dùng     từ   phân   loại   đơn   giản     Cao/Trung   Bình/Thấp   Trong   danh   sách   ban   đầu,   bạn   có   tính   tới     người   quan   trọng  bên  ngồi  tổ  chức  khơng?  Đó  có  thể  là  các  hiệp  hội,  ngân  hàng,  khách  hàng   hay  những  các  nhà  hữu  quan  khác   Bây     bạn   bắt   đầu   phát   triển     quan   điểm   chi   tiết       thứ   tác   động       tơi   đề   xuất   bạn   đối   chiếu     với   mức   độ   hỗ   trợ       tham   gia     50  thảo  luận  dưới  đây,  trong  bảng  đó  sẽ  thể  hiện  con  người  và  tác  động  của  họ   lên  dự  án  mẫu   Một  thử  nghiệm  xa  hơn  về  tác  động  của  họ  là  để  cố  gắng  đánh  giá  sự  hỗ  trợ  của   họ  như  thế  nào  với  dự  án  được  đề  xuất  Ở  một  mức  độ  nào  đó,  điều  này  có  thể  chủ   quan  lúc  đầu,  nhưng  sẽ  cung  cấp  một  nền  tảng  hợp  lý,  tìm  ra  những  yếu  tố  hỗ  trợ   chiến  lược  Những  điều  bạn  đang  cố  gắng  để  làm  ở  đây  là  để  xác  định  cá  nhân  nào   bạn  có  thể  dựa  vào  sự  hỗ  trợ  của  họ,  và  với  mức  độ  nào;  mỗi  cá  nhân  có  thể  cố   gắng  để  trì  hỗn  hay  ngăn  chặn  dự  án  của  bạn  vì  bất  cứ  lí  do  gì   Khi  làm  điều  này,  bạn  nên  thực  tế  trong  ghi  nhận  rằng  thời  gian  và  con  người  thay   đổi,   đôi       nhanh,     nên     tiếp   tục   kiểm   tra   cách   nhìn     kết   luận     bạn,  từ  đó  bạn  sẽ  biết  được  bạn  đang  ở  đâu!  Trở  nên  thực  tế  trong  đánh  giá  ban   đầu     bạn     sau     thường   xuyên   cố   gắng   để   làm   rõ   tình     cho     cá   nhân  đã  cải  thiện  hay  xấu  đi   Một  thang  đo  hỗ  trợ  đề  xuất  được  cung  cấp  nhưng  bạn  có  thể  muốn  thiết  kế  tiêu   chuẩn  riêng  của  bạn  tùy  theo  dự  án  bạn  đang  quản  lý   Mức  độ  hỗ  trợ   Mức  độ  hỗ  trợ  bạn  có  thể  kỳ  vọng  từ  những  người  nắm  vai  trị  chính  là  rất  quan   trọng  để  đạt  được  thực  thi  hiệu  quả  của  kế  hoạch  thay  đổi   Thang  hỗ  trợ  được  dùng  trong  bảng  như  sau:   +  4  Sẵn  sàng  để  dùng  vị  trí,  tên  tuổi  và  thúc  đẩy  danh  tiếng  dự  án   +  3  Sẵn  sàng  tham  gia  và  hỗ  trợ  những  quy  trình  thay  đổi   +  2  Sẵn  sàng  hỗ  trợ  dự  án  với  vùng  chức  năng  riêng   +  1  Ủng  hộ  nhưng  không  chủ  động  cung  cấp  sự  hỗ  trợ    Trung  lập   -­‐1  Chống  lại  sự  thay  đổi  nhưng  có  thể  khơng  thể  hiện  tiêu  cực   -­‐  2  Xây  dựng  rào  cản  chống  lại  thay  đổi  với  vùng  chức  năng  riêng  của  họ   -­‐  3  Thể  hiện  sự  khơng  đồng  tình  với  thay  đổi  nhưng  khơng  chủ  động  đấu  tranh   chống  lại  nó   -­‐  4  Sẵn  sàng  sử  dụng  vị  trí,  tên  tuổi  và  danh  tiếng  chống  lại  dự  án     51 Bảng  phân  tích  tác  động  cho  dự  án  thay  đổi  phần  mềm  hồ  sơ  khách  hàng   Tên/Vị  trí   Chủ  tịch   Giám   đốc   điều  hành   Giám   đốc   tài     Giám   đốc   nhân  sự   Giám  đốc  hoạt   động   Giám   đốc   bán   hàng   Quản   lý   hoạt   động   Quản   lý   bán   hàng   Quản   lý   dịch   vụ  khách  hàng   Kế   toán   trưởng   Quản   lý   kỹ   thuật   Cơng  đồn   Khách   hàng       Cấp   độ   tổ   chức   Hội  đồng  quản   trị   Hội   đồng   quản  trị   Hội  đồng  quản   trị   Hội  đồng  quản   trị   Hội  đồng  quản   trị   Hội  đồng  quản   trị   Quản  trị   Tác  động   Thấp   Mức   độ   hỗ   Mức   độ   tham   trợ   gia     Nil   Cao     C   Trung  bình   -­‐2   C   Thấp   +1   E   Trung  bình     E   Cao   +4   B   Thấp   +1   E   Quản   trị   cấp   Cao   cao   Quản  trị   Cao   +1   C   +4   A   Quản   trị   cấp   Thấp   cao   Quản  trị   Cao   -­‐2   C     A   Quản  trị   Quản  trị   +1   +4   E   E   Thấp   Cao   Điều  quan  trọng  là  bạn  có  thể  xác  định  những  tác  động  bạn  cần  giải  quyết  trong   việc  mang  lại  những  thay  đổi  tích  cực   ?    Quay  lại  danh  sách  tác  động  chính  của  bạn:  Bạn  có  thể  thêm  vào  một  vài  dấu   hiệu  của  mức  độ  hỗ  trợ  bạn  có  thể  mong  muốn  từ  các  cá  nhân  theo  thang  đo     trên?   Nó   nói   lên   công   việc   quản   trị     thay   đổi     bạn     dễ   dàng   hay   khó   khăn?   Mức  độ  tham  gia   Đo  lường  cuối  cùng  tôi  sử  dụng  trong  bảng  cố  gắng  để  phản  ánh  mức  độ  tham  gia   bạn  có  thể  kỳ  vọng  từ  những  người  tác  động  chính   52 Tơi     tiếp   cận   điều       cách   xác   định   giai   đoạn   thích   hợp   tới   quản   trị   chương  trình  thay  đổi  mẫu  -­‐  thay  đổi  phần  mềm  dữ  liệu  khách  hàng  -­‐  và  sau  đó   xác  định  mức  đơ  khác  nhau  của  sự  tham  gia  (A-­‐E)  bạn  có  thể  yêu  cầu:     A   B   C   D   E   Phát  triển  tiêu  chuẩn  và  mục  tiêu   x   x         Thiết  kế  giai  đoạn   X   x         Kiểm  tra  sản  phẩm  hiện  hành   X   X         Quyết  định  mua   X   X   X       Họp  đánh  giá   X     X   x     Cập  nhật  truyền  thông   X     x   X   X   Thí  điểm/chạy  kép   X   X       X   Thực  hiện   x   X       x   Áp  dụng  những  tiêu  chuẩn  này  cho  dự  án  mâu  trong  bảng,  bạn  có  thể  nhìn  thấy         xác   định     người     cần    chú  ý  đặc  biệt  nếu   dự   án   thay   đổi     thực  hiện  thành  công:   -­‐ -­‐ -­‐ Giám   đốc   điều   hành,   người   có   thẻ   có   tác   động   cao   lên       định,    họ  lại  trung  lập  trong  cung  cấp  hỗ  trợ   Quản  lý  bán  hàng,  một  cá  nhân  khác  có  tác  động  cao  với  dự  án  trong  vùng   chức  năng  của  mình,  nhưng  chỉ  thể  hiện  sự  hỗ  trợ  hời  hợt   Quản   lý   kỹ   thuật,   người   cần     tham   gia   vào     giai   đoạn     dự   án    sự  sự  giúp  chỉ  ở  mức  trung  lập   Trong   tất       trường   hợp   đó,   cần   thiết   phải   thực       hành   động   cụ   thể   -­‐   họp,   thảo   luận,   truyền   thông,  -­‐   để   tăng   lên   mức   độ   hỗ   trợ   từ     cá   nhân     Thất  bại  điều  này  sẽ  khiến  kế  hoạch  thay  đổi  có  rủi  ro  bị  dừng  lại  hoặc  thất  bại,    vị  những  phản  ứng  tiêu  cực  hay  trung  tính  từ  những  người  quan  trọng   Tuy  nhiên,  một  điều  cần  được  thỏa  hiệp  trong  tâm  trí  khi  xử  lí  những  người  tác   động  chính  -­‐  điều  họ  nói  khơng  phải  là  điều  họ  làm,  và  lý  trí  có  thể  được  thay  đổi!   Phương  pháp  để  quản  trị  những  khả  năng  này  là  duy  trì  liên  lạc  thường  xuyên  với    người  tác  động  chính,  chắc  chắn  rằng  họ  ln  ln  nhận  thức  được  những    đang  xảy  ra  và  giữ  liên  lạc  với  họ  trong  mọi  sự  phát  triển   Tóm  tắt   -­‐ -­‐ Thực  hiện  và  quản  trị  kế  hoạch  thay  đổi  thành  công  yêu  cầu  một  sự  hiểu   biết  về  những  cá  nhân  quan  trọng,  người  có  thể  tác  động  lên  những  quyết   định  quan  trọng   Những  người  quan  trọng  có  thể  bao  gồm  những  cá  nhân  bên  ngoài  tổ  chức   53 -­‐ -­‐ -­‐   Thơng  tin  thích  hợp  để  hiểu  được  làm  thế  nào  thỏa  hiệp  với  những  cá  nhân     bao   gồm   việc   xác   định     tác   động   họ   có   thể   có,     hỗ   trợ   họ   có   thể   mang  lại  và  mức  độ  tham  gia  được  yêu  cầu   Những  tiêu  chuẩn  này  có  thể  khác  nhau  cho  những  dự  án  khác  nhau  và  tiêu   chuẩn  có  thể  được  thiết  kế  để  đánh  giá  những  người  này  trong  tổ  chức  của   bạn   Thất  bại  trong  xác  định  và  xử  lí  bất  kỳ  tiêu  cực  nào  từ  những  người  quan   trọng  có  thể  dẫn  đến  thất  bại  kế  hoạch  thay  đổi  bởi  việc  thiếu  cam  kết     54 CHƯƠNG  9  QUẢN  TRỊ  CON  NGƯỜI  THÔNG  QUA   THAY  ĐỔI   Như  đã  được  nhắc  đến  ở  những  chương  trước,  bất  kỳ  kế  hoạch  thay  đổi  nào  cũng   có  thể  tạo  ra  sự  chống  lại  và  những  rào  cản  từ  hầu  hết  các  cấp  bậc  trong  tổ  chức   Ở  một  mức  độ  nào  đó,  sự  chống  lại  này  dựa  trên  cá  nhân  (hay  sự  ích  kỷ)  và  có  thể    nhận  thức  khơng  phù  hợp  Bất  kỳ  lí  do  căn  bản  nào,  trừ  khi  thay  đổi  được  quản   lý  hiệu  quả  và  đúng  đắn,  con  người  sẽ  hình  thành  rào  cản  -­‐  cái  sẽ  rất  khó  để  phá   bỏ   Phản  ứng  của  con  người  với  thay  đổi   Con   người   đối   mặt   với     tình     thay   đổi   có   thể   chống   lại     kế   hoạch     trừ     họ   có   thể   nghĩ     điều    có   ý   nghĩa   đối   với   họ   Một   cách   để   giảm  đi  điều  này  và  đạt  được  sự  chấp  nhận  từ  ban  đầu  là  giải  thích  sự  thay  đổi    cách  chi  tiết  và  cách  mà  những  điều  đó  sẽ  được  nhìn  nhận  trong  tương  lai   Chính   vậy,   truyền   trông     thay   đổi   từ   ban   đầu     đầy   đủ   để   cho   phép     người   hình  dung  bản  thân  họ  trong  mơi  trường  mới  và  xem  xét  bằng  trực  giác  điều  đó    như  thế  nào   Chống  lại  sự  thay  đổi  là  không  thể  từ  chối  -­‐  Thay  đổi  chỉ  được  thực  hiện  hiệu  quả    như  được  kiểm  sốt  bởi  những  người  mà  họ  bị  chính  thay  đổi  đó  tác  động     Nói   chung,     người     vượt   qua     quy   trình     giai   đoạn     đối   mặt   với   thay   đổi:   Gặp  gỡ   Tiếp  nhận  và  chấp  nhận  một  ấn  tượng  cá  nhân  về  sự  thay  đổi  được  đề  xuất  và  tác   động  của  nó  lên  cá  nhân  mình   Cảm  xúc   Phản  ứng  ban  đầu  với  thay  đổi  theo  những  kinh  nghiệm  trong  quá  khứ,  những  giá   trị  cá  nhân,  suy  nghĩ,  và  cảm  nhận;  và  những  tác  động  (được  nhận  thức,  dù  đúng   hay  sai)  mà  thay  đổi  sẽ  có   Kiểm  tra   Nhìn  nhận  kiến  thức  sẵn  có  và  xem  xét  theo  những  cách  mà  cá  nhân  có  thể  đối   phó  với  thay  đổi  Giai  đoạn  này  có  thể  bao  gồm  một  sự  nhìn  nhận  về  những  ý  kiến   sẵn  có  ví  dụ  như:   55 -­‐ -­‐ -­‐ -­‐ Rời  bỏ  tổ  chức   Cố  gắng  chỉnh  sửa  sự  thay  đổi  theo  một  vài  cách   Thay  đổi  phản  ứng  và  hành  vi   Đợi  xem  điều  gì  xảy  ra  tiếp  theo   Rút  lui   Chấp  nhận  sự  thay  đổi  như  một  điều  không  thể  tránh  khỏi  nhưng  nhưng  ngừng   hợp  tác  với  quy  trình  thay  đổi  Hãy  chú  ý  rằng  giai  đoạn  này  có  thể  đến  trước  giai   đoạn  “kiểm  tra”   Khôi  phục   Hợp  tác  với  quy  trình  truyền  thơng  nhằm  mục  đích  phát  triển  những  khái  niệm    -­‐  những  thứu  sẽ  cho  phép  cá  nhân  chấp  nhận  và  thích  nghi  với  thay  đổi   Hội  nhập     Thỏa  thuận  với  việc  chấp  nhận  những  nhân  tố  thay  đổi  chỉ  ra  một  cá  nhân  cảm   thấy  thoải  mái  với  tình  huống  mới   Phản   ứng   với   thay   đổi     chắn     dựa     tâm   trí       cá   nhân   cụ   thể   Những  cá  nhân  tích  cực  hướng  tới:   -­‐ -­‐ -­‐ -­‐ -­‐ Đương  đầu  với  thay  đổi   Khám  phá  sự  thay  đổi  và  việc  thực  thi  của  nó  một  cách  đầy  đủ   Cố  gắng  hiểu  tác  động  sẽ  có  của  thay  đổi  lên  họ   Hình   dung   tình       để   xác   định     giải       vấn   đề   liên   quan  trên  tinh  thần  xây  dựng   Thử   nghiệm   với   khả       đề   nghị,     việc   hình   dung       hội    thể  hiện   Tại  một  đầu  khác  của  thang  điểm,  những  cá  nhân  tiêu  cực  sẽ  có  xu  hướng:   -­‐ -­‐ -­‐ Bóp  méo  sự  thay  đổi,  áp  dụng  những  thuộc  tính  không  tồn  tại  và  chống  lại   kết  quả  tiêu  cực  để  hình  thành  sự  hỗ  trợ  cho  vị  trí  của  họ   Cố   gắng   để   thương   lượng   hay   thuyết   phục   vị   trí     họ   để   đạt       lợi  thế  mở  rộng  trong  việc  trao  đổi  hợp  tác   Tạo  ra  tiêu  chuẩn  không  cố  định  trong  một  nỗ  lực  để  làm  suy  giảm  truyền   thông     tránh   khỏi   kế   hoạch   thay   đổi   nhận       đồng   ý   từ     người  khác   Những   phản   ứng   tiêu   cực     thường   bao   gồm     hay   nhiều     điều   sau   đây:   56 Chủ  nghĩa  cơ  hội   Tìm  cơ  hội  tổ  chức  những  sự  kiện  quanh  mối  quan  tâm  của  riêng  họ  mà  không   quan  tâm  tới  tác  động  họ  có  thể  tạo  ra  lên  kế  hoạch  thay  đổi   Xây  dựng  đế  chế   Dành  lợi  thế  của  bất  kỳ  sự  mơ  hồ  hay  thiếu  kiến  thức  nào  để  cải  thiện  tình  trạng   hay  quy  mơ  phịng  ban  trong  báo  cáo…   Tuyên  truyền  thông  tin  sai  lệch   Cố  tình  đưa  thơng  tin  khơng  chính  xác  hay  sai  lệch  nhằm  làm  giảm  uy  tín  của  kế   hoạch  thay  đổi   Phá  hoại  quy  trình   Thất  bại  trong  việc  tham  gia  vào  quy  trình  thay  đổi  bằng  việc  ngừng  hỗ  trợ  (làm   việc  với  vai  trò);  hay  thất  bại  trong  chia  sẻ  kiến  thức  quan  trọng  và  hữu  ích  (làm    nào  để  làm  việc  với  thiết  bị  được  chuyển  giao  đến  với  sự  quan  tâm  của  những   người  khác)   Những  phản  ứng  này  sẽ  thất  bại  với  một  thang  điểm  hành  vi  cá  nhân:   -­‐ -­‐ -­‐ -­‐ -­‐ -­‐ -­‐ -­‐ -­‐ Sự  cam  kết   Sự  hợp  tác   Sự  hỗ  trợ   Sự  chấp  nhận   Sự  không  khác  biệt   Sự  thờ  ơ   Sự  phản  kháng   Trở  nên  chậm  chạp   Sự  phá  hoại   Thúc  đẩy  mọi  người  thang  điểm  này  được  hồn  thành  sử  dụng  quy  trình  được  đề   cập  trong  cuốn  sách:   -­‐ -­‐ -­‐ Truyền  thông   Khuyến  khích   Quản  trị  hoạt  động   Bởi  vì  với  tất  cả  các  quy  trình  quản  trị,  làm  mọi  thứ  chính  xác  ngay  tại  thời  điểm   bắt  đầu  và  tồn  bộ  điều  đó  dễ  dàng  hơn  và  hành  cơng  sớm  hơn     57 Có     nhiều     hội   cho   việc   hình   thành   rào   cản   -­‐   thứ   phá   hủy   bất   kỳ   kế   hoạch   thay  đổi  nào  tồn  tại  trong  tổ  chức   Tuy   nhiên,    dự  án   thay   đổi   thành   công    là  một  điều   quý   giá   đối   với   tổ   chức,           đáng   giá   với     đấu   tranh    bạn  Tất      gì  bạn  cần  là  một   kế   hoạch!   Tóm  tắt   -­‐ -­‐ -­‐   Một       điều   quan   trọng         khó   khăn   nhất,     khía   cạnh  của  thay  đổi  đang  quản  lí  con  người  thơng  qua  nó   Những   cá   nhân   có   phản   ứng   với   ý   tưởng   thay   đổi,   bao   gồm   từ     phản   ứng   tích   cực,   từ     chấp   nhận     cam   kết   tới     phản   ứng   tiêu   cực   cho   đến  cả  sự  phá  hoại   Quản  trị  con  người  thông  qua  những  lớp  này  yêu  cầu:   o Truyền  thông  tốt   o Quản  trị  động  lực   o Giám  sát  thực  hiện     58 CHƯƠNG  10  TẠO  RA  MỘT  KẾ  HOẠCH  KINH   DOANH  CHO  THAY  ĐỔI   Mặc   dù     yếu   tố   bổ   sung   hay   bạn   có   nhiều     chuẩn   bị         phải   hoạch  định  cho  những  thay  đổi  dựa  trên  nhiều  mô  hình  của  các  quy  trình  hoạch   định  kinh  doanh  Quy  trình  hoạch  định  của  bạn  có  thể  dựa  trên  một  vài  hay  toàn    các  yếu  tố  sau  đây:   Xác  định  mục  tiêu   Biết     bạn   muốn     đâu       khởi   đầu       kế   hoạch   thay   đổi   Đây     thời   gian  để  nhìn  lại  sứ  mệnh  và  mục  tiêu  hay  để  làm  rõ  những  điều  mới  cho  tương  lai   Chi  tiết  sự  phát  triển  những  mục  tiêu  ý  nghĩa  có  trong  chương  4  của  cuốn  sách   Mục  tiêu  rõ  ràng  cho  phép  bạn  di  chuyển  tới  quy  trình  tiếp  theo   Thu  hút  người  của  bạn   Bởi  vì  bạn  phải  có  sự  chấp  nhận  của  những  người  tham  gia  vào  quy  trình  thay  đổi,   bạn  cần  thu  hút  mọi  người  tập  trung  từ  giai  đoạn  đầu  tiên  Do  đó,  đây  là  thời  điểm   tốt  để  quyết  định  mức  độ  tham  gia  của  mọi  người   Giai  đoạn  đầu  tiên  của  sự  tham  gia  là  để  mọi  người  biết  được  mục  tiêu  đề  xuất  và   kiểm  tra  lại  rằng  những  mục  tiêu  đó  được  mọi  người  chấp  nhận  và  chắc  chắn  là   bạn  khơng  bỏ  sót  điều  gì   Thiết  lập  một  quy  trình  truyền  thơng  hiệu  quả   Bạn  sẽ  tiếp  tục  truyền  thông  những  vấn  đề  thay  đổi  như  thế  nào  trong  tổ  chức?   Việc   truyền   thông   cần     lên   kế   hoạch         phần     kế   hoạch   Tổ   chức    quy  trình  truyền  thơng  và  để  mọi  người  biết  truyền  thơng  để  làm  gì   Chú  ý  rằng  giai  đoạn  này  có  thể  hình  thành  khoản  chi  tài  chính  và  nhớ  hãy  cho   phép  sử  dụng  ngân  quỹ  tài  chính   Thiết  lập  các  nhóm  liên  ngành   Một  trong  những  điều  giết  chết  kế  hoạch  thay  đổi  trong  tổ  chức  là  chủ  nghĩa  cá   nhân  được  thể  hiện  qua  những  rào  cản  chức  năng  hay  rào  cản  phân  tầng   Thực  sự  quan  trọng  để  làm  cho  kế  hoạch  của  bạn  không  gặp  phải  những  vấn  đề   này,     cách     chắn     đồng   ý   từ   tất     phòng   ban/chức   năng,   dù   có   hay   khơng  sự  tham  gia  của  họ  vào  quy  trình  thay  đổi  thực  sự   Hiểu  văn  hóa  tổ  chức   59 Việc   cho   phép   văn   hóa   tổ   chức   hay     trạng   diễn     mà   không   có   thắc   mắc   nào,   khơng  sớm  thì  muộn  cũng  sẽ  đưa  bạn  đến  một  rào  cản  chính   Thực  hiện  phân  tích  văn  hóa  từ  đó  bạn  có  thể  xác  định  điểm  mạnh  và  điểm  yếu    hiện  trạng  từ  đó  bạn  có  thể  sử  dụng  hay  loại  bỏ  nó  ngay  từ  ban  đầu  (nếu  có   thể)  Một  lần  nữa,  thu  hút  mọi  người  trong  việc  phân  tích  này  từ  đó  họ  có  thể  nhìn   thấy     điểm   mạnh     điểm   yếu     tổ   chức,     giúp   họ   nhận   thức      vấn  đề  có  thể  diễn  ra  qua  thời  gian  khi  thực  hiện  kế  hoạch  thay  đổi   Xác  định  những  rào  cản  con  người   Giống  như  văn  hóa  tổ  chức,  những  rào  cản  có  thể  được  hình  thành  bởi  con  người   Những  rào  cản  này  có  thể  đóng  vai  trò  quan  trọng  trong  việc  ngăn  ngừa  một  sự   thay  đổi  dễ  dàng   Xác  định  những  khả  năng  thơng  qua  quy  trình  quản  trị  thành  tích,  những  thái  độ    cá  nhân  thông  qua  tổ  chức  Từ  đó  tạo  ra  những  kế  hoạch  cá  nhân  cho  sự  cải   thiện  và  quản  lí  mỗi  cá  nhân  để  chắc  chắn  rằng  sự  cải  thiện  đang  diễn  ra   Cùng  thơi  điểm  đó,  thực  hiện  việc  truyền  thông  thật  tốt  và  động  viên  mọi  người    mọi  cách   Xác  định  những  người  tác  động  chính   Thực  hiện  một  phân  tích  tác  động  (như  được  giải  thích  trong  chương  8)  để  xác   định  những  người  nắm  vai  trị  chủ  chốt  có  thể  phá  hủy  kế  hoạch  thay  đổi  của  bạn   Khi  đã  xác  định  được  những  thơng  tin  đó  (điều  này  có  thể  thay  đổi  khi  thời  gian   trôi   qua),       chắn   bạn   lập     kế   hoạch   với   việc   cân   nhắc   tới     người   này,  những  người  có  khả  năng  dừng  kế  hoạch  của  bạn  bằng  một  vài  cách   Nếu  bạn  đang  có  ý  định  tạo  ra  một  kế  hoạch  để  xuất  bản,  bạn  có  thể  muốn  loại  bỏ   việc   phân   tích     cho   người   đọc   nói   chung   (vì       bắt   đầu     chủ   quan)   Thường   xuyên   xem   xét   phân   tích     tăng   lên/giảm     truyền   thông   với     người  quan  trọng  như  một  điều  bắt  buộc  để  duy  trì  sự  hỗ  trợ  của  họ   Những  yêu  cầu  con  người   Hầu   hết  kế  hoạch  thay  đổi  thường  bao  gồm  những  vấn  đề  con  người  Đó  có  thể  là    người  từ  bỏ  cơng  việc  và  tìm  một  cơng  việc  mới  Cũng  có  thể  là  vấn  đề  của   đào  tạo  và  tái  đạo  tạo  nhiều  người  trong  tổ  chức   Một   phần   kế   hoạch     bạn   phải   xác   định     vấn   đề     người     liệt   kê     hành   động   cần   thiết,       bạn     có   thể   phòng   ban     bạn   Từ   đó,   60   chắn     thay   đổi     diễn     thành   công   Nhớ       giá   trị   thích   hợp    tác  động  vào  ngân  quỹ  tài  chính   Yêu  cầu  tồn  kho   Dự  án  thay  đổi  của  bạn  có  thể  cần  thiết  bị,  cơng  nghệ  mới  hay  cả  một  quy  trình     Cần   làm   rõ     yêu   cầu       cách   chi   tiết     thể         giá   trị   tài     Cũng   cần   phải   tiến   hành     phân   tích   chi   phí     lợi   ích   để     chắn     chi   phí   thực         bù   lại       giá   trị   mà   thay   đổi   mang   tới   cho   tổ   chức   Phân   tích   chi   phí     lợi   ích   có   thể         kết   hợp   đơn   giản     lợi   ích   tài    và  phi  tài  chính  với  nhau  từ  những  yêu  cầu  tồn  kho  và  một  sự  so  sánh  của   giá  trị  chi  phí  so  với  lợi  ích   Yêu  cầu  tài  chính   Dự   án   thay   đổi       tốn   bao   nhiêu?   Chắc   chắn     bạn     không   nhận      sự  đồng  ý  từ  bộ  phận  tài  chính  nếu  khơng  có  một  câu  trả  lời  thuyết  phục  cho   câu  hỏi  đó   Cách  tốt  nhất  để  nhận  được  sự  đồng  thuận  từ  bộ  phận  tài  chính  là  soạn  ra  một   ngân   sách   cho   kế   hoạch   thay   đổi   (có   thể       năm),   thời   gian   ngân   sách   bắt   đầu  khi  dự  án  được  diễn  ra  và  đừng  quên  thể  hiện  tình  hình  tài  chính  vào  năm   cuối     dự   án   Điều     có   thể         lợi   ích   đến   với   tổ   chức   qua     thời   kỳ  thay  đổi  bình  quân   Thang  điểm  thời  gian   Tồn  bộ  kế  hoạch  thay  đổi  nên  có  một  thang  điểm  thời  gian  rõ  ràng  kèm  theo  mỗi   hành  động  và  mỗi  phần  kế  hoạch  -­‐  ghi  nhớ  mục  tiêu  SMART  và  hiểu  chính  xác  khi     mong   đợi   nhiệm   vụ     giai   đoạn     hoàn   thành!   Sao   chép     thông   tin    vào  một  bản  kế  hoạch  và  xuất  bản  cho  những  người  trong  tổ  chức,  nhờ  đó  họ   có  thể  biết  được  những  điều  được  kỳ  vọng  và  khi  nào  nó  xảy  ra   Cố  gắng  chắc  chắn  rằng  nó  xảy  ra   Hãy  chú  ý  rằng,  cho  dự  án  thay  đổi  cụ  thể  của  bạn,  có  thể  ở  đó  là  những  khu  vực     bổ   sung   bao   hàm     kế   hoạch   thay   đổi   kinh   doanh,   ví   dụ       vài   mẫu  tiếp  thị  có  thể  được  sử  dụng  Đây  là  những  trường  hợp:   -­‐ -­‐ -­‐ Bao  gồm  mọi  vấn  đề  và  khía  cạnh  của  kế  hoạch   Chắc  chắn  rằng  bạn  con  người  và  năng  lực  để  thực  hiện  toàn  bộ  kế  hoạch   Cho  phép  mọi  sự  mở  rộng  ngân  sách   61 Sẽ  là  lúng  túng  khi  phải  thừa  nhận  rằng  bạn  quên  đề  cập  đến  cung  cấp  một  thứ  gì    đắt  đỏ,  trong  trường  hợp  này  bạn  sẽ  khơng  thực  hiện  được  kế  hoạch  vì  sự  từ   chối  về  mặt  tài  chính     Tơi  chúc  cho  bạn  sẽ  luôn  thành  công  trong  nghiên  cứu  về  sự  thay  đổi  thành   công  để  hỗ  trợ  cho  một  tổ  chức  thành  công         62 ... TRUYỀN THÔNG SỰ THAY ĐỔI MỘT CÁCH HIỆU QUẢ 39 CHƯƠNG QUẢN TRỊ KẾ HOẠCH THAY ĐỔI 50 CHƯƠNG QUẢN TRỊ CON NGƯỜI THÔNG QUA THAY ĐỔI 55 CHƯƠNG 10 TẠO RA MỘT KẾ HOẠCH KINH DOANH CHO THAY ĐỔI 59... ? ?quản ? ?trị ? ?sự ? ?thay ? ?đổi  của  tổ   chức  theo  một  cách  hiệu  quả  nhất  cho  tổ  chức  của  bạn    Bạn  sẽ ? ?học  được  điều  gì  từ  cuốn  sách  này   -? ?‐ -? ?‐ -? ?‐ -? ?‐ -? ?‐ -? ?‐ Tại  sao ? ?thay. .. ? ?thay ? ?đổi   Làm  thế  nào  để  tiếp  cận  với  bước  khởi  đầu ? ?thay ? ?đổi   Làm  thế  nào  để  tạo  ra  một  kế  hoạch ? ?kinh  doanh  cho ? ?sự ? ?thay ? ?đổi     CHƯƠNG  1    TẠI  SAO  SỰ ? ?THAY  ĐỔI

Ngày đăng: 21/10/2014, 22:08

Từ khóa liên quan

Tài liệu cùng người dùng

Tài liệu liên quan