-1- MỤC LỤC DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT 3 DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ 4 DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU 6 LỜI MỞ ĐẦU 7 Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Những vấn đề cơ bản về hàng tồn kho và quản trị hàng tồn kho 9 1.1.1 Khái niệm về hàng tồn kho 9 1.1.2 Vai trò, chức năng của hàng tồn kho 10 1.1.3 Các mô hình quản trị hàng tồn kho cơ bản 12 1.1.3.1 Mô hình lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) 13 1.1.3.2 Mô hình lượng đặt hàng kinh tế với việc giao hàng nhiều đợt 15 1.1.3.3 Lượng đặt hàng kinh tế trong trường hợp có hình thức chiết khấu 17 1.1.4 Phương pháp xác định điểm đặt hàng lại 18 1.2 Những vấn đề cơ bản về kho hàng và quản trị kho hàng 21 1.2.1 Khái niệm về kho hàng 21 1.2.2 Các chức năng của kho hàng 22 1.2.3 Các trang thiết bị chủ yếu được sử dụng trong kho hàng 23 1.2.4 Các ứng dụng của công nghệ thông tin trong kho hàng 29 1.2.5 Các hoạt động chủ yếu trong kho hàng 31 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ KHO HÀNG TẠI HTX TM&DV CỦ CHI 2.1 Lịch sử hình thành và phát triển 33 2.2 Chức năng, nhiệm vụ của HTX TM&DV Củ Chi 36 2.3 Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ các phòng ban 37 2.3.1 Cơ cấu tổ chức 37 2.3.2 Các phòng ban và chức năng, nhiệm vụ 38 2.3.2.1 Lãnh đạo cấp cao 38 -2- 2.3.2.2 Các phòng ban trực thuộc 40 2.4 Tình hình kinh doanh mảng phân phối của Hợp Tác Xã TM&DV Củ Chi trong những năm 2007 – 2011 41 2.5 Đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong 3 năm (2009- 2011) 42 2.6 Thực trạng công tác quản trị kho hàng và hàng tồn kho 45 2.6.1 Cách thức xác định khối lượng đặt hàng và điểm đặt hàng lại 45 2.6.2 Công tác nhận hàng từ nhà cung cấp 48 2.6.3 Công tác tổ chức, sắp xếp, lưu trữ hàng trong kho 50 2.6.4 Công tác lấy hàng, phân loại, đóng gói hàng hóa 54 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN HIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ KHO HÀNG TẠI HTX TM&DV CỦ CHI 3.1 Mục tiêu hoàn thiện công tác quản trị kho hàng 56 3.2 Đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác quản trị kho hàng 56 3.2.1 Xác định sản lượng đặt hàng cho mỗi lần đặt 56 3.2.2 Thiết kế kho hàng 66 3.2.3 Ứng dụng RFID 72 3.2.4 Tổ chức và quản lý kho hàng 80 3.2.4.1 Các công cụ hỗ trợ quản lý kho hàng 80 3.2.4.2 Giai đoạn đem hàng cất vào kho 84 3.2.4.3 Giai đoạn lưu trữ hàng trong kho 88 3.2.4.4 Giai đoạn lấy hàng ra khỏi kho 90 KẾT LUẬN 92 TÀI LIỆU THAM KHẢO 93 PHỤ LỤC -3- DANH MỤC KÝ HIỆU VIẾT TẮT HTX TM & DV Củ Chi : Hợp tác xã thương mại và dịch vụ Củ Chi NPP : Nhà phân phối PO : Purchase Order EOQ : Economic Order Quantity ROP : Reorder Point FOI : Fixed Order Interval PI : Protection Interval OI : Order Interval LT : Leadtime RFID : Radio Frequency Identification -4- DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ Hình 1.1: Đồ thị mô hình lượng đặt hàng kinh tế EOQ 15 Hình 1.2: Đồ thị mô hình EOQ với việc giao hàng nhiều đợt 16 Hình 1.3: Đồ thị biểu diễn ROP 20 Hình 1.4: Pallet gỗ và pallet nhựa 24 Hình 1.5: Selective rack 25 Hình 1.6: Push back rack 26 Hình 1.7: Pallet Flow rack 27 Hình 1.8: Drive In rack 27 Hình 1.9: Xe Forlklift 29 Hình 2.1: Bản đồ phạm vi phân phối của Hợp Tác Xã TM & DV Củ Chi 36 Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức Hợp Tác Xã TM & DV Củ Chi 38 Hình 2.3: Cách thức đặt hàng của Hợp Tác Xã TM & DV Củ Chi 45 Hình 2.4: Mẫu đơn đặt hàng 47 Hình 2.5: Hoạt động nhận hàng 49 Hình 2.6: Bố trí mặt bằng kho 50 Hình 2.7: Các phương tiện vận chuyển 51 Hình 2.8: Quy cách chất xếp hàng 51 Hình 2.9: Một góc hàng hóa trong kho 53 Hình 2.10: Quy trình giao hàng cho khách 54 Hình 3.1: PI trong trường hợp đặt hàng theo số lượng cố định 58 Hình 3.2: PI trong trường hợp đặt hàng theo thời gian cố định 59 Hình 3.3: Sơ đồ mặt bằng HTX TM & DV Củ Chi 66 Hình 3.4: Sơ đồ điều chỉnh thiết kế kho 68 Hình 3.5: Một ví dụ quạt thông gió 69 Hình 3.6: Sơ đồ bố trí mặt bằng kho sau khi điều chỉnh 70 Hình 3.7: Ví dụ về mã vạch 1D 72 Hình 3.8: Ví dụ mã vạch 2D 73 -5- Hình 3.9: Nguyên tắc hoạt động của RFID 74 Hình 3.10: Thẻ RFID và thiết bị đọc/ghi RFID 75 Hình 3.11: Quy trình sử dụng RFID để kiểm hàng 76 Hình 3.12: Cách thức sử RFID để kiểm hàng 78 Hình 3.13: Quy trình tổng quát sử dụng RFID 79 Hình 3.14: Quy cách xác định vị trí hàng (1) 82 Hình 3.15: Quy cách xác định vị trí hàng (2) 83 Hình 3.16: Quy trình đem hàng cất vào kho 85 Hình 3.17: Phần mềm đọc/ghi thẻ RFID đơn giản 87 Hình 3.18: Quy trình dồn pallet 88 Hình 3.19: Quy trình lấy hàng khỏi kho 90 -6- DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Doanh số bán hàng của Hợp Tác Xã TM&DV Củ Chi trong 5 năm (2007 – 2011) 41 Bảng 2.2: Bảng kết quả sản xuất kinh doanh của HTX TM&DV Củ Chi qua 3 năm (2009 – 2011) 42 Bảng 3.1: Doanh số bán hàng từ 29/11 – 26/12/2012 61 Bảng 3.2: Bảng tính tần suất f 63 -7- LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Đối với công tác quản trị doanh nghiệp ngày nay, hầu hết các nhà quản trị đều phải lo toan nhiều lĩnh vực trong doanh nghiệp của mình. Một trong những lĩnh vực chủ chốt đó là quản trị kho hàng. Có thể nói, hàng tồn kho và kho hàng luôn xuất hiện tại bất cứ doanh nghiệp nào. Hàng tồn kho giúp cho qua trình sản xuất của doanh nghiệp được diễn ra liên tục, nó là bộ đệm an toàn giữa quá trình sản xuất và cung ứng. Giá trị hàng tồn kho chiếm tới 40% giá trị tài sản của toàn doanh nghiệp. Do đó, công tác quản trị kho hàng đòi hỏi nhà quản trị phải tính toán thật chính xác sao cho lượng hàng trong kho mình ở mức tối ưu để cho chi phí tồn trữ là ở mức thấp nhất có thể. Bên cạnh đó, việc sắp xếp, bố trí, tổ chức hoạt động kho hàng cũng vô cùng quan trọng vì nó ảnh hưởng đến năng suất của doanh nghiệp. Đặc biệt là đối với các nhà phân phối, đại lý cấp 1 thì quản trị hàng tồn kho và kho hàng càng có ý nghĩa quan trọng vì họ là trung gian nối liền giữa nhà sản xuất và người tiêu dùng. Sự chậm trễ trong giao hàng sẽ gây nhiều thiệt hại cho người sản xuất lẫn người tiêu dùng, hoạt động kho hàng không hiệu quả cũng gây tăng thêm chi phí khi sản phẩm đến tay người tiêu dùng… Chính vì những lý do đó mà tôi chọn đề tài: “Nghiên cứu đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị kho hàng tại Hợp tác xã thương mại và dịch vụ Củ Chi” nhẳm đưa ra một số giải pháp cụ thể để nâng cao hiệu quả việc quản trị kho hàng đối với trường hợp là nhà phân phối của công ty Unilever tại địa bàn Hóc Môn và Củ Chi. 2. Mục tiêu nghiên cứu đề tài - Nắm bắt được công tác quản trị kho hàng hiện thời tại Hợp tác xã thương mại & dịch vụ Củ Chi. -8- - Phân tích, đưa ra những vấn đề cần cải tiến. - Đưa ra một số giải pháp để hoàn thiện công tác quản trị kho hàng. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng là hoạt động quản trị kho hàng tại Hợp tác xã thương mại & dịch vụ Củ Chi. - Phạm vi nghiên cứu là Hợp tác xã thương mại & dịch vụ Củ Chi. 4. Phương pháp nghiên cứu Sử dụng các phương pháp, công cụ tính toán, phương pháp thống kê nhằm thu thập số liệu, tổng hợp, phân tích, xử lý số liệu, đánh giá thực trạng công tác quản trị kho hàng tại Hợp tác xã thương mại & dịch vụ Củ Chi và các phương pháp nghiên cứu sơ đồ, mô hình hóa, phương pháp toán. Từ đó đề ra các giải pháp để hoàn thiện công tác quản trị kho hàng. 5. Kết cấu của đề tài Kết cấu của đề tài gồm 3 chương:  Chương 1: Cơ sở lý luận  Chương 2: Giới thiệu Hợp tác xã thương mại & dịch vụ Củ Chi và thực trạng công tác quản trị kho hàng  Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị kho hàng tại Hợp tác xã thương mại & dịch vụ Củ Chi. -9- Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Những vấn đề cơ bản về hàng tồn kho và quản trị hàng tồn kho 1.1.1 Khái niệm về hàng tồn kho Hàng tồn kho là toàn bộ nguồn lực nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất và tiêu thụ sản phẩm ở hiện tại hoặc tương lai. [12, tr.528] Ngày nay, hầu hết tất cả các doanh nghiệp đều có tồn tại hàng tồn kho trong doanh nghiệp của mình. Các doanh nghiệp có thể lưu trữ hàng trăm hay hàng ngàn sản phẩm trong kho của mình, từ những thứ nhỏ nhất như bút, tập vở, kẹp giấy,… cho đến những thứ rất lớn như máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải,… Thông thường, các doanh nghiệp sẽ lưu trữ những sản phẩm mà nó có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp như bệnh viện sẽ lưu trữ thuốc men, trang thiết bị y tế v.v… hoặc là công ty chuyên về sản xuất thì lưu trữ các phụ tùng dự trữ sửa chửa máy móc, nguyên vật liệu, nhiên liệu v.v… Các loại hình hàng tồn kho gồm có:  Tồn kho nguyên vật liệu: Bao gồm các chủng loại hàng mà doanh nghiệp mua để phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Có thể là nguyên vật liệu thô, cơ bản (mía để sản xuất đường, clinke để sản xuất xi măng, phôi thép để sản xuất thép, v.v… ) hoặc là bán thành phẩm của các nhà sản xuất khác (các dây cáp điện để sản xuất ô tô, mạch đồng để sản xuất mạch linh kiện điện tử,v.v…)  Tồn kho trong sản xuất: Bao gồm các bán sản phẩm hoặc sản phẩm chưa hoàn chình mà nó được hình thành trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất có bốn công đoạn sản xuất theo thứ tự ABCD. Do tốc độ làm việc của các công đoạn khác nhau nên xảy ra vấn đề công đoạn A sản xuất ra rất nhiều sản phẩm trong khi đó công đoạn B có tốc độ làm việc chậm hơn nên tiêu thụ rất ít lượng sản phẩm ở công đoạn A đưa qua. Chính -10- vì vậy mà có môt lượng lớn sản phẩm chờ được xử lý giữa công đoạn A và B, những sản phẩm đó được gọi là hàng tồn kho trong sản xuất.  Tồn kho thành phẩm: Bao gồm những sản phẩm đã được hoàn thành chu kỳ sản xuất và đang chờ tiêu thụ. Có thể sản phẩm đang chờ tiêu thụ ở kho của doanh nghiệp hoặc là ở kho của đại lý, nhà bán sỉ, nhà bán lẻ.  Tồn kho phụ tùng thay thế: Bao gồm những sản phẩm đóng vai trò là sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, trang thiết bị sản xuất. Đây là dạng tồn kho không liên quan đến sản phẩm doanh nghiệp làm ra nhưng nó có vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được diễn ra mạch lạc, trơn tru từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.  Tồn kho trong vận chuyển: Bao gồm những sản phẩm mà đang trong quá trình vận chuyển từ nhà cung cấp đến nhà sản xuất hoặc từ nhà sản xuất đến nhà bán sỉ, bán lẻ. 1.1.2 Vai trò, chức năng của hàng tồn kho Hàng tồn kho có những vai trò như sau:  Đáp ứng nhu cầu được dự báo trước của khách hàng: Một doanh nghiệp dự báo trước nhu cầu của khách hàng trong một khoảng thời gian nào đó thì doanh nghiệp đó tiến hành lưu trữ hàng hóa nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng mình. Ví dụ, cuối tháng chạp là tháng mà người tiêu dùng cần rất nhiều bánh kẹo phục vụ cho những ngày tết truyền thống. Các doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo dự báo nhu cầu khách hàng tăng lên rất mạnh so với những ngày thường nên họ tiến hành tăng cường công suất sản xuất, tạo ra nhiều sản phẩm trước đó mấy tháng và dự trữ để có thể đáp ứng hàng trong những ngày tết. [...]... trực tiếp Hợp Tác Xã hiện sở hữu cơ sở vật chất như sau:  2 kho hàng có diện tích 1000 m2 mỗi kho  Khối văn phòng làm việc gần 100 m2  6 phương tiện vận tải 2.5 tấn  Và một số thiết bị làm hàng đơn giản khác -36- Hình 2.1: Bản đồ phạm vi phân phối của Hợp Tác Xã TM & DV Củ Chi (Nguồn: Hợp Tác Xã TM& DV Củ Chi) 2.2 Chức năng, nhiệm vụ của HTX TM&DV Củ Chi Hợp Tác Xã Thương Mại Dịch Vụ Củ Chi là đơn... Hợp Thương Nghiệp Hợp Tác Xã thành lập lại mô hình mới, và lúc này đổi tên thành Liên Hiệp Hợp Tác Xã Mua Bán Huyện Củ Chi Tuy tên hiệu có khác nhau nhưng chức năng hoạt động của Hợp Tác Xã vẫn không thay đổi Đến tháng 6/1998 thực hiện theo luật Hợp Tác Xã đã được Quốc Hội phê chuẩn ngày 20/03/1996 Liên Hiệp Hợp Tác Xã Mua Bán Củ Chi đã đại hội chuyển đổi thành Hợp Tác Xã Thương Mại – Dịch Vụ Củ Chi. .. mã hiệu hàng hóa, gom nhóm hàng theo yêu cầu… -32-  Hoạt động giao hàng (Shipping): Lập lịch với nhà vận tải, đưa hàng lên phương tiện vận tải, giao hàng cho nhà vận tải, cập nhật thông tin về lô hàng vừa giao… -33- Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ KHO HÀNG TẠI HTX TM&DV CỦ CHI 2.1 Lịch sử hình thành và phát triển Hợp Tác Xã Thương Mại – Dịch Vụ Củ Chi được Uỷ Ban Nhân Dân Huyện Củ Chi cấp giấy... nước ta thấy rõ cần có một tổ chức kinh tế tập thể để cùng thương hiệp quốc doanh kinh doanh theo giá thỏa thuận nhằm phục vụ cho xã viên và người tiêu dùng, bên cạnh đó bán các hàng hóa theo giá chỉ đạo của nhà nước, vì vậy Hợp Tác Xã từng cấp được ra đời, trong đó có Hợp Tác Xã Thương Mại Dịch Vụ Củ Chi Để tồn tại và phát triển như hiện nay, Hợp Tác Xã Củ Chi phải trải qua một quá trình thăng trầm,... ký kết hợp đồng, kiểm tra hàng hóa khi hàng được giao v.v… Chi phí đặt hàng thường được tính bằng số tiền cho một lần đặt hàng Chi phí này không phụ thuộc vào mức độ lớn nhỏ của lô hàng mà doanh nghiệp định đặt  Chi phí mua hàng: Là giá trị của đơn hàng mà doanh nghiệp đặt Chi phí này đơn giản được tính bằng giá trị của một đơn vị hàng hóa nhân cho số lượng hàng đặt mua  Chi phí thiếu hụt hàng: Là... là đơn vị kinh tế tập thể, hoạt động dựa vào luật Hợp Tác Xã và điều lệ của mình, có đầy đủ tư cách pháp nhân, có con dấu riêng có tài kho n tại ngân hàng và thực hiện chế độ hạch toán độc lập Hợp Tác Xã có chức năng và nhiệm vụ sau :  Chức năng  Kinh doanh các mặt hàng Nhà nước cho phép  Hợp Tác Xã Củ Chi là một đơn vị phân phối chuyên cung cấp sỉ và lẻ hàng tiêu dùng trong gia đình như: bột giặt,... 1.2 Những vấn đề cơ bản về kho hàng và quản trị kho hàng 1.2.1 Khái niệm về kho hàng Có rất nhiều người nghĩ rằng kho hàng (warehouse) chỉ đơn thuần là cái nhà để che mưa che nắng, giúp cho hàng hóa tránh được sự tác động của thiên nhiên, bảo quản hàng hóa khỏi bị hỏng hóc v.v… Tuy nhiên, ngày nay kho hàng không đơn thuần có ý nghĩa như thế Kho hàng ngoài là cái nơi để lưu trữ, bảo quản hàng hóa mà nó... những chi phí nào liên quan đến hàng tồn kho: -13-  Chi phí lưu trữ: Đó là chi phí lưu trữ một đơn vị hàng trong một kho ng thời gian nào đó (thường là một năm) Chi phí này bao gồm những chi phí nhỏ như sau: bảo hiểm hàng hóa, thuế liên quan đến việc lưu trữ, sự mất giá của hàng hóa, hàng bị quá “đát”, hư hỏng hàng hóa, hàng bị mất cắp, chi phí phục vụ an ninh cho hàng hóa, điện, nước, nhân công bảo quản. .. thành Hợp Tác Xã Thương Mại – Dịch Vụ Củ Chi (HTX TM&DV Củ Chi) cho đến nay HTX TM&DV Củ Chi hợp tác với công ty Unilever và trở thành nhà phân phối (NPP) các sản phẩm của công ty này tại các địa bạn huyện Củ Chi, Hóc Môn và một phần Quận 12 Các sản phẩm phân phối gồm các sản phẩm gia dụng của Unilever Hàng hóa của NPP Củ Chi chia làm 4 dòng mặt hàng chính để dễ dàng theo dõi, đó là: HC (household care);... nước, nhân công bảo quản hàng v.v… Chi phí lưu trữ thường được xác định theo hai cách: Một là số lượng tiền cho một đơn vị hàng hóa; hai là tốn bao nhiêu phần trăm của giá trị một đơn vị hàng hóa, con số này thường nằm trong kho ng từ 20% - 40%  Chi phí đặt hàng: Là những chi phí liên quan đến công tác đặt hàng Chi phí này bao gồm những chi phí nhỏ như: Xác định số lượng hàng cần đặt, tìm kiếm nhà . do đó mà tôi chọn đề tài: Nghiên cứu đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị kho hàng tại Hợp tác xã thương mại và dịch vụ Củ Chi nhẳm đưa ra một số giải pháp cụ thể để nâng. vi nghiên cứu - Đối tượng là hoạt động quản trị kho hàng tại Hợp tác xã thương mại & dịch vụ Củ Chi. - Phạm vi nghiên cứu là Hợp tác xã thương mại & dịch vụ Củ Chi. 4. Phương pháp. 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị kho hàng tại Hợp tác xã thương mại & dịch vụ Củ Chi. -9- Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Những vấn đề cơ bản về hàng tồn kho và quản trị