ứng dụng công nghệ thông tin trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở ubnd xã hưng lộc - thành phố vinh (2)

44 1.2K 3
ứng dụng công nghệ thông tin trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở ubnd xã hưng lộc - thành phố vinh (2)

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

Ứng dụng CNTT văn quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ UBND Hưng Lộc LỜI MỞ ĐẦU Trong xu ngày nay, việc đổi nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý, điều hành quan, tổ chức vấn đề vô quan trọng Công tác văn thư - lưu trữ hoạt đọng gắn liền với hoạt động đạo điều hành công việc, trực tiếp quản lý thông tin đầu vào thông tin đâu quan, tổ chức Cùng với phát triển xã hội đại, xã hội thơng tin địi hỏi thông tin phải cung cấp, xử lý truyền đạt cách nhanh chóng, xác nhằm phục vụ tốt cho trình hoạt động quan, tổ chức Do đó, hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức phục thuộc vào cơng tác văn thư - lưu trữ có làm tốt hay khơng Chính vậy, quan, tổ chức đặc biệt quan hành Nhà nước ngày không ngừng quan tâm, củng cố hồn thiện cơng tác văn thư - lưu trữ theo hướng đại hóa UBND xã Hưng Lộc - Thành phố Vinh quan quản lý hành Nhà nước Để hồn thiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước mình, UBND xã Hưng Lộc phải đẩy mạnh công tác tổ chức phương thức hoạt động Văn phòng Bộ phận văn thư - lưu trữ thuộc văn phong UBND xã đóng vai trị quan trọng việc quản lý ban hành văn UBND xã Nắm tầm quan trọng cơng tác văn thư - lưu trữ, Văn phịng UBND xã Hưng Lộc khơng ngừng hồn thiện, đại hóa để nâng cao chất lượng công tác hoạt động điều hành quản lý Văn phòng Ủy ban, nhằm thực tốt chức tham mưu tư vấn cho lãnh đạo, đảm bảo hiệu lực quản lý Nhà nước địa bàn quận Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP Ứng dụng CNTT văn quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ UBND Hưng Lộc Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn sau tiếp cận thực tế công tác văn thư - lưu trữ tài văn phong UBND xã Hưng Lộc - Thành phố Vinh, chọn để tài “Ứng dụng công nghệ thông tin văn quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ UBND xã Hưng Lộc - Thành Phố Vinh” cho báo cáo Hiện đại hóa cơng tác văn thư - lưu trữ vấn đề trọng tâm đề cập tới báo cáo nhằm phần đáp ứng yêu cầu tình hình thực tế đơn vị thực tế Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP Ứng dụng CNTT văn quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ UBND Hưng Lộc PHẦN II: NỘI DUNG CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND XÃ HƯNG LỘC VÀ VĂN PHÒNG TRỰC THUỘC UBND XÃ HƯNG LỘC 1.1 Lịch sử hình thành Xã Hưng Lộc ngày có chặng đường phát triển lâu dài với dòng chảy chung dân tộc Từ hình thành nên vùng đất dân cư có tên làng Mộc Đa, Đức Thịnh, Đức Mỹ xã Hưng Lộc từ năm 1953 tới nay, người dân nơi trải qua nhiều biến cố thăng trầm lịch sử Hưng Lộc ngày sát nhập từ hai xã Lộc Đa Đức Thịnh Xưa kia, Đức Thịnh thuộc xã Ngô Xá Lộc Đa thuộc xã Ngô Trường thuộc Tổng Yên Trường, huyện Chân Lộc (nay huyện Nghi Lộc) Thời vua nhà Nguyễn Thành Thái có điều chỉnh địa giới hành chính, phận tổng Yên Trường cắt sang phủ Hưng Nguyên, Đức Thịnh Lộc Đa tách khỏi hai xã Ngô Xá Ngô Trường thành đơn vị hành riêng xã Lộc Đa xã Đức Thịnh Sau Cách mạng tháng Tám bỏ cấp tổng, Lộc Đa Đức Thịnh thuộc phủ Hưng Nguyên từ năm 1971 đến xã ngoại thành Thành phố Vinh Hưng Lộc ngày Đức Thịnh, Lộc Đa xưa vốn vùng đất cổ đất Việt thường nằm cuối tả ngạn sông Lam gần cửa Hội thông biển Đông, vùng đất không nhận ưu đãi thiên nhiên, đất đai chủ yếu đất pha cát, độ thịt nhẹ, độ phì nhiêu khơng cao, không thuận lợi cho canh tác, sản xuất nông nghiệp Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP Ứng dụng CNTT văn quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ UBND Hưng Lộc Tuy nhiên trước khó khăn, vất vả đó, người dân Lộc Đa, Đức Thịnh kiên trì bám trụ quê hương, làng mạc Đến nay, cịn lưu truyền dịng nghĩa khí nhân dân dấu tích Đền Trung, đền Mẫu Đơn, Chùa Đen hay địa danh Vó Ngựa, Cồn Voi, Dăm Tập… Từ mảnh đất cồn cao bùn lầy sinh người thông thái, đậu đạt cao với hương cống, cử nhân, có lịng u nước nồng nàn, gắn bó mật thiết với nhân dân Từ có Cách mạng tháng Mười Nga Chủ nghĩa Mác - Lênin thức tỉnh nhân dân Việt Nam, vùng đất xuất người Hồng Trọng Trì sớn tìm thấy ánh sáng chủ nghĩa cộng sản, bắt gặp tư tưởng giải phóng dân tộc cách mạng vơ sản Nguyễn Ái Quốc Hồng Trọng Trì cờ tổ chức cỗ vũ tinh thần đấu tranh cách mạng nơng dân vùng phía Bắc thành phố Vinh - Bến Thủy Từ đấy, vùng đất Lộc Đa, Đức Thịnh trở thành xứ uỷ Trung Kỳ Đảng Cộng sản Đông Dương, tỉnh ủy Vinh - Bến Thủy Là “Làng Đỏ” “Thành phố Đỏ” Vinh - Bến Thủy Cũng từ đấy, tên làng Lộc Đa, Đức Thịnh tâm trí Nguyễn Ái Quốc Người viết thư cho Quốc tế Cộng sản ngày 19 tháng năm 1931 di tích đền Trìa, nhà thờ họ Hồng, họ ng mãi vào lịch sử Ngoài ra, cờ cách mạng xã Lộc Đa, Đức Thịnh cịn xưng danh đồng chí tiêu biểu như: Hồng Bá, Trần Cảnh Bình, Dương Xn Thiếp, ng Nhật Vượng… Dưới lãnh đạo Tỉnh ủy, phong trào đấu tranh nhân dân Nghệ Tĩnh nói chung nhân dân hai xã Lộc Đa, Đức Thịnh nói riêng diễn sôi gây tiếng vang lớn, tiêu biểu dậy hàng nghìn người dân Lộc Đa, Đức Thịnh số nơi khác Vinh - Bến Thủy với hy sinh đồng chí Nguyễn Cảnh Bình Cho dù bị càn quét Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP Ứng dụng CNTT văn quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ UBND Hưng Lộc riết phong trào đấu tranh người dân không suy giảm, Lộc Đa, Đức Thịnh kiên cường đứng vững trở thành Làng Đỏ lời Hồ Chí Minh Nhân dân xã Hưng Lộc vượt qua bao gian nan thử thách, đầu rơi máu chảy thời kỳ hoạt động bí mật, phải chịu đựng cảnh bom xới đạn đào, làng mạc bị tàn phá kháng chiaán chống Pháp chiến tranh phá hoại ác liệt đế quốc Mỹ gây Theo tiếng gọi thiêng liêng Chủ tịch Hồ Chí Minh “ khơng có q độc lập, tự do” nhân dân xã Hưng Lộc lịng đồn kết kháng chiến - kiến quốc, đứng lên góp phần xứng đáng vào công đánh thắng giặc Pháp Mỹ xâm lược Hưng Lộc xứng đáng với danh hiệu “Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân” nhà nước phong tặng Hịa bình lập lại, hai miền Nam Bắc thống nhất, nước lên xây dựng chủ nghĩa xã hội, nhân dân cán xã Hưng Lộc tiếp tục dồn mồ hơi, trí tuệ xương máu vào chiến đấu đầy gian khổ chống lại đói nghèo, lạc hậu vùng đất mà thiên nhiên khơng có nhiều ưu đãi, sở hạ tầng yếu Cán nhân dân toàn xã sức xây dựng, phát triển, thực công đổi mới, tạo nên mặt sống Nhân dân Hưng Lộc đời đời biếtơn lãnh đạo tài tình, sáng suốt Đảng Chủ tịch Hồ Chí Minh hy sinh cao anh hùng liệt sĩ bỏ nghiệp độc lập, tự Tổ Quốc, tiêu biểu Hồng Trọng Trì, Trần Cảnh Bình… Cho dù giai đoạn nay, Hưng Lộc xã thuộc thành phố Vinh đời sống người dân gặp nhiều khố khăn Cho dù với tinh thần yêu nước hiếu học, nhân dân xã Hưng Lộc xây dựng đội ngũ trí thức lớn cho quê hương, em xã Hưng Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP Ứng dụng CNTT văn quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ UBND Hưng Lộc Lộc có nhiều người giữ chức vụ lớn quan nhà nước, quan tỉnh Đội ngũ cán lớn, ngày nâng cao trình độ trị, chun mơn, lực lượng cán hưu đông đảo tiềm lực sức trẻ vươn lên trăm niên Đó vốn quý với vốn tài nguyên đất đai sẵn có giúp đỡ cấp trên, chắn Hưng Lộc tiến nhanh theo mục tiêu; Dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh 1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ UBND xã Hưng Lộc văn phòng trực thuộc UBND xã Hưng Lộc 1.2.1 Đơn vị hành chính: Xã Hưng Lộc xã ngoại thành thành phố Vinh Phía Bắc giáp xã Nghi Đức thành phố Vinh, phía Đơng giáp xã Nghi Phong huyện Nghi Lộc, Phía Nam giáp phường Hưng Dũng thuộc thành phố Vinh, phía Nam giáp xã Hưng Hòa thành phố Vinh `Trải qua nhiều biến đổi đến năm 2008, xã Hưng Lộc có diện tích tự nhiên 664,9 đất nơng nghiệp chiếm 191,8 ha; dân số có 15.000 người phân bố 19 xóm với 3.456 hộ 836 hộ (chiến 25%) sản xuất nông nghiệp, 75% số hộ thuộc gia đình cán cơng nhân viên chức, người hưu, người làm ngành nghề thủ công dịch vụ Mơ hình xây dựng kinh tế xã Hưng Lộc bước phát triển cao Từ việc xây dựng cánh đồng thu nhập cao xóm Mậu Lâm Hòa Tiến; xây dựng vườn rau ăn quảvới chăn ni trâu bị, lợn gà, cá…, hình thành bước đầu vùng rau ăn xóm Đức Thịnh Cùng với chuyển biến bước đầu nơng nghiệp hàng hóa, dịch vụ, bn bán, thủ cơng nghiệp góp phần xây dựng đường phố từ Cầu Bưu điện xuống chợ Cọi từ chợ Cọi đến trường Cao đẳng Sư phạm Nghệ An Mặc dù gặp hạn chế thiếu sót nhìn chung đổi gặt hái thành công đáng Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP Ứng dụng CNTT văn quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ UBND Hưng Lộc khích lệ Tới đây, với tốc độ thị hóa thành phố Vinh với việc xây dựng Làng sinh viên xây dựng trường Cao đẳng Dầu khí tạo hội để Hưng Lộc chuyển biến nhanh đường phát triển việc chuyển mạnh cấu kinh tế theo hướng phù hợp nhằm cải thiện nâng cao thu nhập nhân dân ngân sách nhà nước UBND xã Hưng Lộc nằm địa bàn thuộc xóm Mỹ Thượng, giáp với khu vực chợ Cọi, phía Đơng khu vực nghĩa trang thành phố Đây khu vực trung tâm xã, nơi đầu mối giao thông quan trọng để nối xóm xã khu vực thành phố Vinh với khu vực khác Cửa Lò, Nghi Lộc Cạnh UBND khu vực tập trung cơng trình cơng cộng xã như: Trường Mầm non, trường Tiểu học, trường Trung học sở, Trạm Y tế, Bưu điện xã, chợ Cọi… 1.2.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ UBND xã Hưng Lộc 1.2.2.1 Cơ cấu tổ chức UBND xã Hưng Lộc bao gồm: Chủ tịch, phó chủ tịch Ủy viên UBND Chủ tịch Nguyễn Văn Hà Phó chủ tịch Phó chủ tịch Hồng Giang Nam Hồng Giang Văn phịng Tư pháp Nguyễn Thị Nhung (khuyết thiếu) Tài – Kế tốn Địa – Xây dựng Văn hóa Quân K1A - QTVP Công an Ứng dụng CNTT văn quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ UBND Hưng Lộc Ủy viên UBND: Phạm Ngọc Thu (phụ trách Quân sự) Nguyễn Đình Cường (phụ trách Cơng an) Văn phịng: Nguyễn Hữu Sơn Tư pháp: Phạm Thị Thu Hà Tài – kế tốn: Nguyễn Văn Quy Địa – xây dựng: Nguyễn Tiến Đạt Văn hóa: Nguyễn Thị Mỹ Dung Quân sự: Phạm Ngọc Thu Cơng an: Nguyễn Đình Cường Trên thực tế, theo quy định Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân ban hành ngày 23 tháng 11 năm 2003, UBND xã Hưng Lộc phải có 02 Phó chủ tịch giúp việc cho Chủ tịch Nhưng thực tế tai UBND xã Hưng Lộc có Phó chủ tịch mảng văn hóa – xã hội mà chưa có phó chủ tịch mảng kinh tế - xã hội chưa có nguồn 1.2.2.2 Chức UBND xã Hưng Lộc: - UBND xã Hưng Lộc HĐND xã Hưng Lộc bầu quan chấp hành HĐND, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND quan nhà nước cấp - UBND xã Hưng Lộc chịu trách nhiệm trước Hiến pháp, pháp luật văn quan nhà nước cấp Nghị HĐND xã Hưng Lộc nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng an ninh thực sách khác địa bàn - UBND xã Hưng Lộc quản lý nhà nước địa phương góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ Trung ương đến sở Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP Ứng dụng CNTT văn quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ UBND Hưng Lộc - UBND xã Hưng Lộc chịu đạo UBND thành phố Vinh, thực công tác đạo UBND thành phố - Hiệu hoạt động UBND xã đảm bảo hiệu hoạt động tập thể UBND, chủ tịch UBND thành viên khác UBND, ban ngành thuộc UBND - Trong nhiệm vụ, quyền hạn pháp luật quy định, UBND định, thị tổ chức thực kiểm tra việc thi hành văn 1.2.2.3 Nhiệm vụ UBND xã Hưng Lộc 1.2.2.3.1 Trên lĩnh vực kinh tế - xã hội - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội năm trình HĐND cấp thơng qua để trình UBND thành phố phê duyệt tổ chức thực kế hoạch - Lập dự toán thu chi ngân sách Nhà nước địa bàn, dự toán thu chi ngân sách địa phương phương án phân bổ dự toán điều chỉnh ngân sách dịa phương trường hợp cần thiết lập toán ngân sách địa phương trình HĐND cấp định báo cáo UBND, quan tài cấp trực tiếp - Tổ chức thực ngân sách địa phương phối hợp với quan Nhà nước cấp lĩnh vực quản lý ngân sách nhà nước địa bàn xã, thu báo cáo ngân sách nhà nước theo quy định pháp luật - Quản lý sử dụng hợp lý, có hiệu đo nguồn ngân sách phục vụ nhu cầu cơng ích địa phương, xây dựng quản lý cơng trình cơng cộng, đường giao thơng, trụ sở, trường học, trạm y tế, cơng trình điện nước theo quy định pháp luật - Huy động đóng góp tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng cơng trình, kết cấu hạ tầng xã, thực nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việc quản lý khoản đóng góp phải cơng khai, có kiểm Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP Ứng dụng CNTT văn quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ UBND Hưng Lộc tra, kiểm soát bảo đảm sử dụng mục đích, chế độ quy định pháp luật 1.2.2.3.2 Trên lĩnh vực Nông - lâm - ngư nghiệp, thủy lợi tiểu thủ công nghiệp - Tổ chức hướng dẫn việc thực chương trình, đề án khuyến khích phát triển ứng dụng tiến khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất hướng dẫn nông dân chuyển đổi cấu kinh tế, trồng vật nuôi sản xuất theo kế hoạch phòng trừ bệnh dịch trồng, vật ni - Tổ chức xây dựng cơng trình thủy lợi nhỏ, thực việc tu bổ, bảo vệ đê điều, phòng chống khắc phục hậu thiên tai sau bão lụt, ngăn chặn kịp thời hành vi phạm pháp bảo vệ đê điều địa phương - Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước địa bàn theo quy định pháp luật - Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác phát triển ngành nghề truyền thống địa phương tổ chức ứng dụng tiến khoa học, công nghệ để phát triển ngành nghề 1.2.2.3.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải - Tổ chức thực việc xây dựng, tu sửa đường giao thông xã theo phân cấp - Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà riêng điểm dân cư theo quy định pháp luật Kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng xử lý vi phạm theo thẩm quyền pháp luật quy định - Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý hành xâm phạm đường giao thơng cơng trình sở khác địa phương theo quy định pháp luật Nguyễn Thị Nhung 10 K1A - QTVP Ứng dụng CNTT văn quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ UBND Hưng Lộc - Nhóm thứ hai public server Đây server thực trực tiếp với internet, cung cấp kết nối cho người dùng Các server loại gồm có Web Server, Mail Server, DNS/Proxy Server Kết Luận: Hiện nay, với kết nghiên cứu sở hạ tầng CNTT Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước đơn vị trực thuộc, thực cơng việc quản lý phục vụ khai thác sử dụng toàn CSDL mục theo hình thức sau: - Triển khai quản lý văn đi, đến, hồ sơ công việc mạng LAN Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước; - Triển khai ứng dụng phục vụ công tác chuyên môn như: quản lý cán bộ; quản lý thi đua, khen thưởng; quản lý tạp chí; quản lý tư liệu nghiệp vụ… - Tồn thể cán bộ, cơng chức, viên chức khối quan Cục đơn vị trực thuộc sử dụng địa e.mail (*@archives.gov.vn) để giao dịch, thông qua hệ thống mail server, đường truyền leased line Trung tâm Tin học quản lý; - Toàn thể cán bộ, công chức,viên chức khối quan Cục đơn vị trực thuộc Cục có chung trụ sở truy cập Internet thong qua đường truyền ADSL Trung tâm Tin học quản lý; - Thông tin hoạt động tiêu biểu ngành Văn thư, Lưu trữ, văn quy phạm pháp luật hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ; viết nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; bài, ấn phẩm công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ; CSDL tư liệu nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ khoa học kế cận; CSDL thống kế lưu trữ; diến đàn trao đổi nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ… đăng tải thực Website VTLT thông qua đường truyền leased line web server Trung tâm Tin học quản lý; Nguyễn Thị Nhung 30 K1A - QTVP Ứng dụng CNTT văn quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ UBND Hưng Lộc - Lưu trữ toàn CSDL có đồng thời phương tiện lưu trữ: đĩa cứng, băng từ, địa CD, DVD bảo quản từ tủ bảo quản chuyên dụng BOSSMEN; - Tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng phòng đọc Thủ tục cho phép đọc, in thông tin cấp 1, thông tin cấp tài liệu lưu trữ số hóa quản lý thủ tục cho phép đọc, chụp tài liệu lưu trữ chưa số hóa; - Sau Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước phê duyệt danh mục tài liệu cho phép phục vụ khai thác sử dụng mạng diện rộng theo đề nghị Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, phục vụ khai thác, sử dụng mạng diện rộng; - Đối với CSDL tài liệu thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng cần tách riêng không để chung với danh mục tài liệu không danh mục hạn chế phép khai thác mạng diện rộng (vì lý an toàn tuyệt đối chống truy cập trái phép) 2.2.4.3 Đề xuất giải pháp quản lý triển khai ứng dụng CNTT công tác Văn thư, lưu trữ - Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước chủ trì, phối hợp với quan hữu quan, nghiên cứu, xây dựng ban hành quy trình mẫu cơng tác quản lý văn đi, văn đến, hồ sơ công việc, lưu trữ hành, lưu trữ cố định Nhằm góp phần thực nhiệm vụ “Bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” Nghị Đại hội Đảng khóa X đề ra, kiến nghị thời gian tới thực giải pháp sau: - Phục vụ khai thác mạng diện rộng phần liệu không thuộc danh mục hạn chế sử dụng; Nguyễn Thị Nhung 31 K1A - QTVP Ứng dụng CNTT văn quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ UBND Hưng Lộc - Thiết lập hệ thống an toàn mạng mạng cục Trung tâm Lưu trữ Quốc gia mạng diện rộng Trung tâm tích hợp liệu Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước; - Tiếp tục xây dựng sở liệu thông tin cấp 1, thông tin cấp tài liệu lưu trữ sở liệu phục vụ công tác quản lý nhà nước; - Bổ sung thiết bị lưu trữ, thiết bị bảo quản bảo đảm yêu cầu an toàn liệu đủ để lưu trữ quản trị liệu cập nhập giai đoạn này; - Tiếp tục xây dựng, trì, phát triển phần mềm ứng dụng; - Thiết lập hệ thống Backup liệu phục vụ khai thác trực tuyến online; - Kiểm tra, hướng dẫn ứng dụng CNTT công tác văn thư, lưu trữ quan TW địa phương sở quy trình mẫu chuẩn liệu; - Các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thu thập CSDL tài liệu lưu trữ từ nguồn nộp lưu sở liệu chuẩn hóa đóng gói ngơn ngữ XML Nguyễn Thị Nhung 32 K1A - QTVP Ứng dụng CNTT văn quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ UBND Hưng Lộc CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN NGHIỆP VỤ VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở UNBD XÃ HƯNG LỘC - THÀNH PHỐ VINH 3.1 Khái quát tình hình Ứng dụng CNTT công tác quản lý văn bản, tài liệu phòng nghiệp vụ văn thư điều cần thiết quan trọng, nhằm nâng cao hiệu lực pháp lý công tác quản lý văn quan nhà nước Bài báo cáo dựa sở thực trạng công tác quản lý văn phòng nghiệp vụ văn thư UBND xã Hưng Lộc - Thành phố Vinh đề xuât số giải pháp ứng dụng CNTT công tác quản lý văn bản, tài liệu UBND xã tốt Đối với quan hành việc quản lý hồ sơ, tài liệu công việc quan trọng nhằm bảo quản, tra cứu cần thiết Tuy nhiên, số quan, đơn vị cán bộ, nhân viên văn thư phải cập nhập tiến hành lưu trữ văn tay vào sổ lớn, dày, công kềnh, thời gian lưu trữ lâu năm gây trở ngại lớn việc tìm kiếm Để khắc phục bất cập trên, việc ứng dụng CNTT vào quản lý văn phòng nghiệp vụ văn thư điều quan trọng, giúp cho cán văn thư việc quản lý văn khoa học, thuận lợi 3.2 Thực trạng công tác quản lý văn UBND xã Hưng Lộc - Thành phố Vinh 3.2.1 Đội ngũ nhân viên văn thư Phòng nghiệp vụ văn thư trung tâm đầu mối việc tiếp nhận, xử lý văn liên quan đến hoạt động UBND Việc thực hiên nghiệp vụ địi hỏi phải xác, kịp thời nhanh chóng Đối ngũ cán bộ, nhân Nguyễn Thị Nhung 33 K1A - QTVP Ứng dụng CNTT văn quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ UBND Hưng Lộc viên làm cơng tác văn thư cần có trình độ chuyên môn phù hợp Nhưng thực tế trước kiêm nhiệm, không qua đào tạo chuyên môn nghiệp vuj cơng tác văn thư, nên q trình bảo quản hồ sơ, tài liệu chưa thực quy định quản lý văn nhà nước Đội ngũ cán bộ, nhân viên văn thư đào tạo quy, trình độ chun mơn nghiệp vụ công tác văn thư Tuy nhiên, công tác cập nhật, quản lý văn thực thủ công, chưa áp dụng phần mềm quản lý văn vào công tác văn thư, lưu trữ Nhân viên văn thư chưa tham gia lớp bồi dưỡng, tập huấn sử dụng CNTT quản lý văn bản, tài liệu phịng nghiệp vụ văn thư Chính mà hiệu công tác quản lý tra cứu, tìm kiếm văn lưu trữ cịn chưa đáp ứng kịp thời nhu cầu phát triển UBND xã 3.2.2 Cơ sở vật chất Cơ sở vật chất, thiết bị phục vụ cho nghiệp vụ văn thư tương đối phù hợp, phòng nghiệp vụ văn thư chung với phòng in hồ sơ, văn nên việc bảo mật thông tin trình xử lý nghiệp vụ chưa quy định Việc cách ly phong in hồ sơ, văn xử lý nghiệp vụ văn thư với cán bộ, cơng chức, viên chức cịn chưa đảm bảo bí mật thông tin Máy FAX, điện thoại phục vụ cho xử lý nghiệp vụ cũ, khả nhận tín hiệu kém, văn nhận không rõ chữ, thiếu thông tin 3.2.3 Thiết bị CNTT Hiện phòng nghiệp vụ văn thư quản lý hồ sơ theo hình thức thủ cơng, chưa có hệ thống máy tính để sử dụng quản lý văn bản, ảnh hưởng lớn trình bảo quản, tra cứu, tìm kiếm văn phục vụ cho công tác quản lý lãnh đạo UBND xã đơn vị Nguyễn Thị Nhung 34 K1A - QTVP Ứng dụng CNTT văn quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ UBND Hưng Lộc Mặt khác, thông tin văn cập nhật thủ công không đầy đủ, mẫu ghi chép cập nhật văn khơng đủ để điền thơng tin Khi tìm kiếm nhân viên phải dị tìm số, thời gian, khơng đảm bảo yêu cầu lưu trữ văn lâu dài 3.3 Một số giải pháp việc ứng dụng CNTT vào quản lý văn phòng nghiệp vụ văn thư Trong xu hội nhập phát triển nay, việc ứng dụng CNTT lĩnh vực hoạt động điều tất yếu, thể tính khoa học, tính đại giải cơng việc Việc ứng dụng CNTT quản lý văn nhà khoa học thiết kê sẵn phần mềm quản lý văn bản, thuận tiện việc quản lý văn tìm kiếm, tra cứu cần thiết Trên sở nghiên cứu phần mềm quản lý văn có thị trường thực trạng ứng dụng CNTT công tác quản lý văn UBND xã Hưng Lộc - Thành phố Vinh Tơi cho rằng, để ứng dụng tốt, có hiệu việc quản lý văn bản, tài liệu phòng nghiệp vụ văn thư UBND xã cần phải đảm bảo số yêu cầu nội dung sau 3.3.1 Trình độ chun mơn, nghiệp vụ Cán bộ, nhân viên văn thư phải tăng cường tập huấn thông qua lớp bồi dưỡng, tập huấn ứng dụng phần mềm vào nghiệp vụ quản lý văn bản, tài liệu Tiếp cận thiết bị công nghệ đại vào xử lý nghiệp vụ máy FAX, đường truyền Internet, trang Website UBND xã Cần phải xây dựng hệ thống mã hóa quản lý văn phù hợp thực tế UBND xã để ứng dụng quản lý khai thác tài liệu, văn bản, sử dụng trang Websiter UBND xã để lãnh đạo UBND xã đơn vị khai thác, sử dụng 3.2.2 Thiết bị, chương trình phần mềm quản lý văn Nguyễn Thị Nhung 35 K1A - QTVP Ứng dụng CNTT văn quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ UBND Hưng Lộc 3.3.2.1 Thiết bị Trang cấp thiết bị cho phòng nghiệp vụ văn thư phù hợp với chức hoạt đọng, đảm bảo thông tin nhanh chóng, thơng suốt, xác, bảo mật Hệ thống máy tính nối mạng, đảm bảo việc tra cứu, truyền tải thơng tin có u cầu Các phương tiện truyền tin máy FAX, điện thoại kết nối phù hợp với công việc chuyên môn, đamr bảo tốt thơng tin, tín hiệu nhận Trang bị máy tính có chất lượng, cấu hình cao, nối mạng để đảm bảo chức lưu trữ liệu lâu dài 3.3.2.2 Các phần mềm quản lý Hiện có nhiểu phần mềm quản lý văn bản, nhiên, thuộc vào chức hoạt động nhà trường mà cài đặt phần mềm cho tương thích, tránh khơng phù hợp, khó quản lý, sử dụng, khai thác Các văn chưa lưu trữ máy tính, văn cấp trên, quan UBND gửi đến, cần phải quét nội dung văn lưu vào máy tính cập nhật vào phần mềm lưu tên văn Trường hợp văn UBND xã ban hanh Sau ban hành, cần chuyển liệu vào địa Website để cán bộ, nhân viên văn thư cập nhật nội dung đính kèm vào tên văn lưu thư mục Trên thị trường có nhiều phần mềm quản lý văn bản, qua nghiên cứu cho thấy có phần mềm thích hợp với thực tế quản lý văn bản, tài liệu phịng nghiệp vụ văn thư UBND xã, phần mềm “Quản lý văn bản, tài liệu” Phần mềm “Quản lý văn tài liệu” phần mềm miễn phí, phát triển Visual Studio 2005, sử dụng SQLEXPRESS 2005 để lưu trữ liệu Phần mềm thiết kế xây dựng (@iSoft Groups) tác giả Vương Tuấn Nam Hoàng Anh Thư Nguyễn Thị Nhung 36 K1A - QTVP Ứng dụng CNTT văn quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ UBND Hưng Lộc Tiện ích phần mềm đáp ứng tốt việc quản lý văn đến văn đi, dùng cá nhân quản lý văn soạn thảo Các liệu quản lý có thư mục dễ dàng quản lý tra cứu, tìm kiếm nội dung cần thiết Ở phần giao diện có thơng tin trình thực việc cập nhật, tra cứu văn như: Cập nhật liệu, danh mục chuẩn, hướng dẫn sử dụng, cài đặt tùy chọn, thư mục ảo tra cứu thơng tin Hình 1: Giao diện Chức cập nhập liệu văn pháp luật, tài liệu cá nhân dạng tệp tin đưa vào lưu trữ tài liệu Với tiện ích để cập nhật văn văn bản, tài liệu thư mục Danh mục chuẩn giao diện có tiện ích người sử fungj tự định nghĩa cập nhật vào chương trình, quan ban hành văn bản, loại văn bản, lĩnh vực hoạt động Nguyễn Thị Nhung 37 K1A - QTVP Ứng dụng CNTT văn quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ UBND Hưng Lộc Chức tra cứu thông tin dùng tìm kiếm thơng tin có lưu phần mềm, phần giao diện có hai tiện ích tìm kiếm văn tài liệu Thư mục ảo dùng để định nghĩa liệu theo cấu trúc thêm bớt, sửa, xóa, di chuyển… Chức cài đặt tùy chọn cho phép người sử dụng thiết lập số thông tin liên quan như: hỗ trợ tiếng việt, cài đặt tham số nén, quản lý mật khẩu… Hướng dẫn sử dụng giao diện giới thiệu cách sử dụng phần mềm số lưu ý sử dụng việc bảo vệ liệu chống đánh cắp Trước cập nhật văn bản, cần xác định xem danh mục chuẩn tên quan ban hành văn có hay chưa Nếu chưa có phải tiến hành cập nhật danh mục chuẩn tên quan ban hành văn Hình 2: Giao diện cập nhật danh mục tên quan Nguyễn Thị Nhung 38 K1A - QTVP Ứng dụng CNTT văn quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ UBND Hưng Lộc Việc sử dụng phần mềm để cập nhật văn thực đơn giản Cán bộ, nhân viên văn thư cập nhật thông tin, liệu đầy đủ vào vị trí định sẵn, sau xác định tập văn đính kèm cuối giao diện phần mềm chọn đồng ý, q trình cập nhật liệu hồn thành Hình 3: Giao diện nhập văn Khi cần tìm kiếm văn bản, cần chọn thơng tin xác, liên quan đến văn cần tìm nhập vào mục tra cứu văn bản, lúc liệu liên quan cần tìm kiếm có phầm mềm quản lý thị Nguyễn Thị Nhung 39 K1A - QTVP Ứng dụng CNTT văn quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ UBND Hưng Lộc Hình 4: Nhập liệu tìm kiềm tài liệu 3.3.2.3 Cở sở vật chất Để đảm bảo tốt việc quản lý văn phần mềm, cần bố trí hợp lý khoa học phòng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đảm bảo tính bảo mật để xử lý văn bản, tài liệu Trang thiết bị hệ thống bục làm việc cách ly với khách nhằm bảo đảm chức bảo mật thơng tin q trình xử lý nghiệp vụ 3.3.2.4 Kết Luận Việc ứng dụng CNTT quản lý văn UBND xã điều quan trọng, nhằm bước đại hóa cơng tác nghiệp vụ văn phịng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Đảm bảo tốt việc bảo quản văn bản, lưu trữ tài liệu, phục vụ cho công tác tra cứu, tìm kiếm nhanh chóng, xác, kịp thời Thực chủ trương Cục Văn thư, lưu trữ Nhà nước “Ứng dụng công nghệ thông tin công văn thư, lưu trữ” Nguyễn Thị Nhung 40 K1A - QTVP Ứng dụng CNTT văn quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ UBND Hưng Lộc 3.4 Một số kiến nghị Để ứng dụng thành công “Công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ” xin kiến nghị số giải pháp sau: Tuyên truyền nâng cao nhận thức cơng tác văn thư, lưu trữ nói chung việc lợi ích việc ứng dụng Cơng nghệ thơng tin vào cơng tác Hồn thiện sở pháp lý quản lý công tác văn thư, lưu trữ, cụ thể hoàn thành dự thảo Luật Lưu trữ văn hướng dẫn thi hành để trình quan nhà nước có thẩm quyền ban hành Thành lập Ban Chỉ đạo hay Tổ Tư vấn ứng dụng công nghệ thông tin Ban Tổ có thành phần chuyên gia tiêu chuẩn nhà chuyên môn giỏi văn thư, lưu trữ để hoạch định Chương trình tổng thể dài hạn kế hoạch biên soạn ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ năm cụ thể Chương trình Kế hoạch phải cấp có thẩm quyền phê duyệt để bảo đảm điều kiện triển khai cách có hiệu Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực cho việc thực ứng dụng công nghệ thông tin hình thức mở khóa học ngắn hạn nhằm nâng cao hiểu biết cán bộ, công chức, viên chức : nội dung ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ; tinh thần trách nhiệm cá nhân việc thực nhiệm vụ giao ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc; kỹ giải cơng việc… Tăng cường kinh phí sở vật chất cho việc xây dựng ứng dụng công nghê thông tin vào công việc công tác văn thư, lưu trữ Nguyễn Thị Nhung 41 K1A - QTVP Ứng dụng CNTT văn quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ UBND Hưng Lộc Tóm lại: Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ tất yếu; giai đoạn cải cách hành nhà nước Để việc ứng dụng thành công công tác văn thư, lưu trữ địi hỏi phải có tư mới, tâm nổ lực tồn thể cán bộ, cơng chức, viên chức có liên quan mà trước hết quan tâm cam kết lãnh đạo nổ lực cố gắng cán bộ, công chức, viên chức Nguyễn Thị Nhung 42 K1A - QTVP Ứng dụng CNTT văn quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ UBND Hưng Lộc PHẦN KẾT LUẬN Qua thời gian thực tế trực tiếp tiếp xúc với khối tài liệu thực tế UBND xã Hưng Lộc - Thành phố Vinh, tiến hành khâu nghiệp vụ lưu trữ, có hội đem kiến thức học thực hành so sánh với thực tế Qua giúp cho có nhìn tồn diện ngành nghề Trong thời gian thực tế đây, tơi tìm hiểu UBND xã với chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức lĩnh vực hoạt động Đây hội tốt để tơi tích lũy kinh nghiệm nghề nghiệp tương lai, đồng thời chúng tơi học hỏi thêm kiến thức cách giao tiếp mối quan hệ quan làm hành trang cho thân chuẩn bị cho công việc sau Ngoài ra, làm việc, tiếp xúc, trai đổi với đội ngũ cán nhân viên có trình độ chun môn cao long say mê yêu nghề giúp tơi hồn thiện Đây học thực tế quý báu cho để chuẩn bị cho công việc sau Hơn nữa, đợt thực tế thực hội thách thức long yêu nghề người, đồng thời giúp sinh viên trau dồi đạo đức trách nhiệm nghề nghiệp Trong suốt thời gian thực tế, tơi nhận giúp đỡ, bảo tận tình cán lưu trữ UBND xã Hưng Lộc, đặc biệt hướng dẫn nhiệt tình Giảng viên …………… Qua đây, xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cô Ban Lãnh đạo, cán nhân viên lưu trữ UBND xã Hưng Lộc - Thành phố Vinh giúp tơi hồn thành tốt đợt thực tế Nguyễn Thị Nhung 43 K1A - QTVP ... trương Cục Văn thư, lưu trữ Nhà nước ? ?Ứng dụng công nghệ thông tin công văn thư, lưu trữ? ?? Nguyễn Thị Nhung 40 K1A - QTVP Ứng dụng CNTT văn quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ UBND Hưng Lộc 3.4 Một... phố Vinh, chọn để tài ? ?Ứng dụng công nghệ thông tin văn quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ UBND xã Hưng Lộc - Thành Phố Vinh? ?? cho báo cáo Hiện đại hóa công tác văn thư - lưu trữ vấn đề trọng tâm... trữ UBND Hưng Lộc CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN NGHIỆP VỤ VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở UNBD XÃ HƯNG LỘC - THÀNH PHỐ VINH 3.1 Khái quát tình hình Ứng dụng CNTT

Ngày đăng: 14/10/2014, 00:07

Từ khóa liên quan

Tài liệu cùng người dùng

  • Đang cập nhật ...

Tài liệu liên quan