HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA - BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên đề tài: CƠNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ Tại Công ty CP Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng Họ tên học viên: Phạm Minh Đức Lớp: Đại học Hành KH10 - TC80 Niên khố: 2010-2014 Nơi đến thực tập: Cơng ty CP Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng Thời gian thực tập: từ ngày 25/3/2014 đến ngày 25/4/2014 Giảng viên hướng dẫn: PGS.TS Đinh Thị Minh Tuyết Hà Nội, năm 2014 MỤC LỤC HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA - BÁO CÁO .1 THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TÊN ĐỀ TÀI: CƠNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG .1 VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI SÔNG HỒNG .1 HỌ VÀ TÊN HỌC VIÊN: PHẠM MINH ĐỨC .1 LỚP: ĐẠI HỌC HÀNH CHÍNH KH10 - TC80 NIÊN KHỐ: 2010-2014 NƠI ĐẾN THỰC TẬP: CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI SÔNG HỒNG .1 THỜI GIAN THỰC TẬP: TỪ NGÀY 25/3/2014 ĐẾN NGÀY 25/4/2014 GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: PGS.TS ĐINH THỊ MINH TUYẾT HÀ NỘI, NĂM 2014 MỤC LỤC .2 LỜI MỞ ĐẦU Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80 LỜI MỞ ĐẦU Chúng ta biết hoạt động quản lí nói chung, hoạt động địi hỏi nhiều lực tư chủ thể quản lý ln có phận trợ giúp tùy theo quy mơ tổ chức mà phận cá nhân Quản lý hành nhà nước hoạt động đặc biệt đời sống xã hội Nó đặc trưng hoạt động chấp hành điều hành quan cấp với quan cấp dưới, cá nhân với lãnh đạo nội quan Mỗi quan quản lí hành nhà nước thực chức khn khổ nhiệm vụ quyền hạn thông qua định hệ thống hành nhà nước yếu tố quan tâm điểm trọng tâm việc nâng cao hiệu hoạt động quan Quản trị hành văn phịng cơng tác quan trọng quan nào, ảnh hưởng đến toàn hoạt động quan Công tác thực tốt thúc đẩy tiến nhiều mặt tổ chức ngược lại, thực khơng hiệu tác động tiêu cực đến trình phát triển Quản trị hành văn phịng ngành rộng đáp ứng nhu cầu thực tiễn quan, đơn vị Nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức trình tổ chức hoạt động quan, đơn vị Ngồi nhìn vào tồn q trình quản lý, từ việc định quản lý tổ chức thực định, kiểm tra, điều hành định cho phù hợp với mục tiêu đề Chúng ta thấy hoạt động, khơng có khâu khơng cần đến văn Vì thế, việc nắm rõ hệ thống văn bản, phân loại văn qui định nhà nước, qui định nhà nước thể thức văn giúp cho người soạn thảo lựa chọn loại hình văn phù hợp với mục tiêu việc ban hành đảm bảo văn thực thi Ngoài nhà quản trị phải am hiểu nhiều lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội phải am hiểu pháp luật cách thức xếp, tổ chức hội Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80 họp điều hành hoạt động văn phòng khâu nghiệp vụ khác từ giúp cho sinh viên hiểu tổng quan ngành học trang thiết bị cho kiến thức nghiệp vụ công tác văn thư, soạn thảo ban hành văn bản, công tác lưu trữ người quản trị Thực tập tốt nghiệp có vị trí quan trọng chương trình đào tạo trình độ học viện Hành Chính Đây đợt thực tập khóa học, thực sau xong chương trình lý thuyết trường Để gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn Thông qua nghiên cứu khảo sát thực hành công tác văn thư, soạn thảo ban hành văn bản, công tác lưu trữ quan, doanh nghiệp để củng cố kiến thức học, nâng cao lực, vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc cán Văn thư lưu trữ Quản trị văn phịng Được đồng ý Ban lãnh đạo Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng; Được đồng ý Trường Học Viện Hành chính, tơi thực tập Phịng Hành Nhân Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng từ ngày 25/3/2014 đến 25/4/2014 Việc thực tập Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng lĩnh vực Quản trị hành văn phịng giúp người thực tập nắm hiểu hoạt động quan, tích lũy thêm kiến thức thực tế đồng thời tư liệu, tài liệu phục vụ đắc lực cho kỳ thi tốt nghiệp cuối khóa Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế kết hợp lý luận thu nhận từ nhà trường Bố cục báo cáo gồm phần: Phần thứ nhất: Kết thực hành nghiệp vụ Quản trị hành văn phịng, cơng tác văn thư lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sơng Hồng Phần thứ hai: Khảo sát Tình hình cơng tác Quản trị hành chính, cơng tác Văn thư Lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80 Phần thứ ba: Nhận xét cơng tác Quản trị hành văn phịng, văn thư lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sơng Hồng Q trình thực tập khơng tránh khỏi thiếu sót, mong nhận quan tâm góp ý Ban lãnh đạo Cơng ty, Quý thầy cô đồng nghiệp giúp tơi thực thành cơng chương trình thực tập Xin trân trọng cám ơn ! Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80 PHẦN THỨ NHẤT THỰC HÀNH CÁC NGHIỆP VỤ VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG, VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ •Về văn thư quản trị văn phịng: Trong q trình thực tập Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng, thực số nghiệp vụ công tác văn thư như: Làm số công việc thuộc nhiệm vụ cán văn thư chuyên trách: đánh máy văn bản, tiếp nhận, chuyển giao công văn đến, đăng ký văn đến, chuyển giao văn tới phận phân công Trực điện thoại chuyển thông tin tới cán có chức trách Việc thực nghiệp vụ công tác văn thư Công ty cho thấy công tác quản lý nội dung Công ty thực nghiêm túc cho kết tốt Tuyệt đối khơng có sai phạm xảy q trình thực nghiệp vụ Việc chuyển giao thông tin nhanh chóng, xác, kịp thời Do khối tài liệu Công ty thu thập, xếp biên mục bảo quản tốt nên tiến hành chỉnh lý Đây tiền đề tốt khâu quản lý khối tài liệu đơn vị Thực tập nghiệp vụ văn thư: •Tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ công văn đến Vận dụng kiến thức học nghiệp vụ công tác văn thư, q trình thực tập Phịng Hành Nhân - Công ty CP Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng, nắm bắt nội dung công việc, làm thành thạo công việc tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ cơng văn •Lập hồ sơ hành Đối với tài liệu giải xong phịng thuộc Cơng ty, tơi thực hành việc lập hồ sơ hành với công đoạn như: Phân định hồ sơ, xếp văn hồ sơ, đánh số tờ, biên mục bên biên mục bên Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80 cuối viết chứng từ kết thúc •Lập sơ đồ mơ hình tối ưu hóa nơi làm việc Phịng Hành Nhân Công ty Căn vào số lượng biên chế địa điểm nơi làm việc Công ty, lập sơ đồ tối ưu hóa nơi làm việc văn thư Cơng ty •Sử dụng trang thiết bị văn phịng Qua q trình thực tập, hàng ngày tiếp xúc nhiều với trang thiết bị văn phòng tơi sử dụng thành thạo máy vi tính, máy photocopy, máy fax, máy scan,… •Thực tập lưu trữ Tiến hành thực tập lập hồ sơ tài liệu hành Căn hướng dẫn phân loại hướng dẫn xác định giá trị tài liệu cán hướng dẫn cung cấp, lập hồ sơ kết hợp với việc xác định giá trị định thời hạn bảo quản cho hồ sơ Trong trình xếp văn kết hợp xem xét loại khỏi hồ sơ văn trùng lặp hay văn hết giá trị để sau lập danh mục tài liệu hết giá trị Tài liệu trùng thừa tài liệu bị bao hàm thuộc hồ sơ loại khỏi hồ sơ Các hồ sơ gồm nhiều văn bản, tài liệu dày phân chia thành đơn vị bảo quản nhỏ cho hợp lý Đối với tài liệu lập hồ sơ, vào bảng hướng dẫn phân loại, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu tiến hành kiểm tra toàn hồ sơ, chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ kết hợp xác định giá trị tài liệu định thời hạn bảo quản hồ sơ chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ Làm tờ bìa tạm cho hồ sơ chỉnh sửa Biên mục phiếu tin hồ sơ chuyển qua phịng Tổ chức Hành để nhập vào hệ thống tiến hành tra tìm Trong cơng việc biên mục hồ sơ, tiến hành đánh số tờ bút chì đen, mềm Viết mục lục văn ghi nội dung thơng tin văn có Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80 hồ sơ vào tờ mục lục văn in sẵn Viết bìa hồ sơ: vào phiếu tin tiến hành ghi thông tin tên phông, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản Xây dựng phương án phân loại tài liệu phông Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng Căn vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty, nhận thấy việc chọn phương án phân loại tài liệu theo mặt hoạt động - thời gian hợp lý phịng chức thường có thay đổi theo thời gian để phù hợp với hoạt động quan Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80 PHẦN THỨ HAI: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CƠNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG, VĂN THƯ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI SÔNG HỒNG I KHÁI QUÁT CHUNG Giới thiệu Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI SÔNG HỒNG Tên giao dịch: SONGHONG INVESTMENT CONSTRUCTION TRADING JONT STOCK COMPANY Tên viết tắt: SHC.,JSC Địa trụ sở chính: Số 51, phố Lạc Trung, phường Vĩnh Tuy, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội Điện thoại: 04 36368150 Fax: 0436368151 Email: songhongict@vnn.vn Website: Ngành nghề sản xuất kinh doanh - Tư vấn chuyển giao công nghệ lĩnh vực xây dựng, công nghiệp, chế biến khai thác lâm sản, khoáng sản (trừ loại nhà nước cấm); - Kinh doanh loại hình dịch vụ ăn uống, du lịch, vui chơi giải trí (trừ kinh doanh loại hình vui chơi giải trí Nhà nước cấm, kinh doanh quán bar, phòng hát karaoke, vũ trường); - Xây dựng nhà ở, hộ, văn phòng, nhà xưởng, kho bãi, khách sạn; - Xây dựng nhà máy thuỷ điện, nhiệt điện; - Kinh doanh vật liệu xây dựng; - Xuất nhập kinh doanh vật tư, máy móc, thiết bị cơng nghiệp, nơng nghiệp, đồ gia dụng, văn phòng phẩm, hàng tiêu dùng; - Kinh doanh vận tải hành khách ô tô; Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80 - Kinh doanh bất động sản; - Xuất nhập mua bán ô tô; - Tư vấn thiết kế; - Tư vấn đấu thầu; - Lập hồ sơ mời thầu, xét thầu dịch vụ tổ chức quản lý dự án đầu tư xây dựng; - Định giá bất động sản; - Môi giới bất động sản; - Khai thác đá, cát, sỏi, đất sét II NGHIÊN CỨU, KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CƠNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG, VĂN THƯ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI SÔNG HỒNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG a Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng doanh nghiệp hoạt động theo mơ hình cổ phần Cũng theo điều lệ, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cơng ty quy định cụ thể sau: • Về chức năng: Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng Công ty chuyên kinh doanh nên nhiệm vụ Cơng ty lợi nhuận kinh doanh Nhưng vấn đề công tác văn thư trọng • Về nhiêm vụ: Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng không ngừng sáng tạo đổi hoạt động sản xuất kinh doanh để đáp ứng tốt yêu cầu sản phẩm, dịch vụ có chất lượng uy tín, tăng trưởng phát triển doanh nghiệp đồng hành với giá trị đích thực tồn xã hội "Phát triển bền vững, thỏa mãn tối đa nhu cầu khách hàng đóng góp nhiều cho cộng đồng" kim nam cho hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Cổ Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80 hay chưa, trọng tâm văn bật hay chưa, kiểm tra thể thức văn nhằm đảm bảo cho cơng tác hồn thiện ban hành Đặc biệt việc kiểm tra văn trước hồn tất thủ tục ban hành cịn phải đảm bảo yêu cầu mặt pháp lý phạm vị quyền hạn mà Công ty phân định Bước 1: Tại Cơng ty tiếp nhận văn trình ký đơn vị kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ký, nội dung văn theo quy định hành quy định Nhà nước, văn đảm bảo yêu cầu chuyển để làm thủ tục Đối với văn không đạt yêu cầu, văn thư trả lại Cán đơn vị soạn thảo để chỉnh sửa Bước 2: Duyệt, ký văn Tổng Giám đốc Phó Tổng Giám đốc xem xét nội dung Nếu văn đạt u cầu ký thức Nếu không đạt yêu cầu, trả lại văn cho Cán đơn vị soạn thảo để chỉnh sửa Bước 3: Đăng ký văn - Ghi số văn bản: Việc đánh số văn Công ty thực theo quy định điểm b, khoản 1, Điều 8, chương II Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành cơng văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến - Ghi ngày, tháng, năm văn bản: Việc ghi ngày, tháng văn thực theo quy định điểm b, khoản 1, Điều 9, chương II Thông tư số 01/2011/TT-BNV Đối với văn đảm bảo trình bày thể thức với quy định, văn thư quan thực nhập vào phần mềm quản lý văn Công ty Bước 4: Photo, in ấn văn Văn nhân theo số lượng thời gian quy định Học Viên: Phạm Minh Đức 18 Lớp KH10-TC80 Bước 5: Đóng dấu văn Sau văn photo, in ấn xong đóng dấu (dấu quan dấu mức độ khẩn, mật có) thực theo quy định sau: a Đóng dấu quan: - Dấu đóng rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định; - Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu phải trùm lên không 1/3 chữ ký bên trái; - Việc đóng dấu lên chữ ký lên phụ lục kèm theo văn thực theo quy định khoản Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư quy định pháp luật có liên quan b Đóng dấu mức độ khẩn: Việc đóng dấu mức độ “khẩn”, “Thượng khẩn”, “hoả tốc” (kể “Hoả tốc hẹn giờ”) văn văn thư Công ty thực theo quy định điểm b, khoản 2, Điều 15, chương II Thông tư số 01/2011/TT-BNV c Dấu mức độ mật: Việc đóng dấu mức độ mật (mật, tối mật, tuyệt mật) lên văn thực theo quy định khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2002 Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước Bước 6: Chuyển giao văn - Các văn đăng ký chuyển ngày có chữ ký người có thẩm quyền đóng dấu (trừ trường hợp văn phát hành nhiều nơi phát hành vào ngày làm việc liền kề) Tuy nhiên, văn khẩn, hoả tốc, văn thư Công ty phải giải ngày - Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn thực Học Viên: Phạm Minh Đức 19 Lớp KH10-TC80 theo quy định điểm a, khoản 4, mục III Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc Hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến Bước 7: Sắp xếp quản lý lưu hồ sơ - Mỗi văn Công ty phải lưu hai bản, lưu văn thư quan lưu hồ sơ việc; - Văn thư phải xếp tập lưu văn theo tháng, năm lên giá tủ có trách nhiệm bảo quản tập lưu đến nộp vào lưu trữ quan Bước 8: Cuối làm việc hàng ngày, văn thư tổng hợp số lượng văn đi, chốt sổ công văn ngày, cuối tháng in sổ cơng văn để đóng thành sổ lưu giữ Tổ chức quản lý công văn giấy tờ quan Đối với việc quản lý giải văn đến văn thư Công ty có trách nhiệm thực khâu nghiệp vụ như: Nhận văn đến; Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến; Đăng ký văn đến; Trình văn đến; Chuyển giao văn đến; Giúp trưởng Phịng Hành Nhân theo dõi thời hạn giải văn đến Đối với việc quản lý văn đi, văn thư Cơng ty có trách nhiêm thực nghiệp vụ như: Xem lại thể thức văn bản, ghi số, ngày tháng, đóng dấu làm thủ tục cần thiết: viết bì làm thủ tục phát hành văn đi; Sắp xếp, bảo quản phục vụ khai thác, sử dụng văn lưu; Quản lý cấp giấy giới thiệu, giấy đường; Lập bảo quản sổ đăng ký văn đi, sổ đăng ký văn đến, sổ chuyển giao văn khâu ngiệp vụ thực cho kết tốt Ưu điểm công tác quản lý văn Công ty : - Tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng việc tổ chức quản lý giải văn đảm bảo xác, kịp thời, thống nhất; - Việc quản lý văn quy định kiểm soát chặt chẽ, văn Học Viên: Phạm Minh Đức 20 Lớp KH10-TC80 đăng ký vào phần mềm quản lý văn đi; - Tất văn ban hành đảm bảo thể thức, kỹ thuật trình bày theo Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; - Có tính hệ thống hóa cao Hạn chế: Cơng văn đến Công ty theo đường khác nên có giấy khơng có phần mềm quản lý ngược lại Lý khiến công tác thu thập thống kê văn thời gian công sức g Đối với việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hành Hiểu tầm quan trọng cần thiết công tác lập hồ sơ cho quan, qua khảo sát thực tế khứ để lại ảnh hưởng việc chia tách, sáp nhập làm thay đổi chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty, đơn vị thực công tác lập danh mục hồ sơ hàng năm theo dõi việc lập hồ sơ phòng, ban chức nhằm đảm bảo chuẩn hóa cơng tác văn thư đơn vị hoàn cảnh Các văn bản, giấy tờ hình thành hoạt động quan sau công việc giải xong lưu giữ lập hồ sơ nhằm phục vụ cho công tác kiểm tra thông tin, báo cáo định kỳ lãnh đạo yêu cầu Đây yêu cầu mang tính tất yếu Cơng ty Cơng tác Công ty thực tốt Căn vào chức năng, nhiệm vụ đơn vị mà hồ sơ lập hàng năm lập theo đặc trưng vấn đề Hồ sơ lập dựa danh mục định, Công ty lập hồ sơ công việc có liên quan tới hoạt động thực dịch vụ, hợp đồng Công ty với đơn vị khác Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sơng Hồng có tác dụng thiết thực người cần tra tìm nhanh chóng đầy đủ; nghiên cứu vấn đề có hệ thống, trọn vẹn; đề xuất cơng việc có xác đáng; Kịp thời tiết kiệm Học Viên: Phạm Minh Đức 21 Lớp KH10-TC80 thời gian góp phần nâng cao chất lượng hiệu suất công việc cán bộ, nhân viên nói riêng quan nói chung Mặt khác tạo cho cán bộ, nhân viên quan nếp làm việc nghiêm túc, khoa học có thái độ ứng xử đắn với văn hình thành hoạt động quan Việc lập hồ sơ lưu trữ hồ sơ cịn giúp Cơng ty quản lý văn chặt chẽ Mỗi văn tập hợp đầy đủ lập thành hồ sơ giúp cho lãnh đạo văn thư quan dễ theo dõi nắm thành phần, nội dung khối lượng văn quan mình; xác định hồ sơ tài liệu quan trọng, có giá trị cần bảo quản chu đáo; phát văn bị phân tán, thất lạc mượn tùy tiện; giữ gìn bí mật quan Việc lập hồ sơ Cơng ty cịn có tác dụng tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ Hồ sơ lập văn thư quan tạo thuận lợi cho cán lưu trữ công tác tổ chức khoa học tài liệu thực nghiệp vụ chun mơn khác Nhờ mà nâng cao hiệu suất công việc chất lượng tài liệu lưu trữ Có thể đáp ứng đầy đủ kịp thời yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu cán Phục vụ có hiệu cho hoạt động quản lý nghiên cứu quan Mặc dù có số lượng nhân khơng đơng Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sơng Hồng ln nỗ lực hồn thành tốt khối cơng việc lớn Đối với cơng tác lập hồ sơ, Công ty nhận thức đắn tác dụng mà cơng tác mang lại đáp ứng nhu cầu quan bảo tồn nguồn tài liệu phục vụ cho trình hoạt động Công ty NGHIÊN CỨU VÀ KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CƠNG TÁC LƯU TRỮ Tổ chức quản lý công tác lưu trữ quan: Cũng giống việc quản lý công tác văn thư, quản lý công tác lưu trữ Công ty thực tốt Ban lãnh đạo Cơng ty có hoạt động đạo điều hành việc thực công tác lưu trữ theo quy định văn Chính Phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Trưởng/phó Học Viên: Phạm Minh Đức 22 Lớp KH10-TC80 phịng chức liên quan tới cơng tác lưu trữ tài liệu thường xuyên tiến hành kiểm tra đánh giá mức độ thực nghiệp vụ lĩnh vực Hàng tháng Công ty yêu cầu cán đơn vị báo cáo kết công việc Nhờ có u cầu mà tiến độ cơng việc ln đạt thành tích cao Về vấn đề quản lý công tác lưu trữ đơn vị tiến hành với hàng loạt hoạt động đào tạo, tập huấn Cơng ty qn triệt tới tồn thể cán nhân viên phải biết Hàng năm, Công ty tạo điều kiện cho cán quan tham gia khóa học nghiệp vụ cơng tác văn thư, trường đại học địa bàn thành phố Hà Nội tổ chức (ĐH Khoa học Xã hội & Nhân văn; Đại học Nội vụ) Công tác có tác dụng lớn tới chất lượng sách quản lý Công ty Nhờ hiểu rõ tầm quan trọng cơng tác văn thư nói chung công tác văn thư Công ty CP Đầu tư Xây dựng Thương mại Sơng Hồng nói riêng mà CBNV đặc biệt văn thư chuyên trách thuộc Cơng ty có ý thức cao, hồn thành tốt nhiệm vụ giao (soạn thảo văn bản, lập hồ sơ…) Nghiệp vụ công tác lưu trữ phục vụ cho cơng việc Lãnh đạo Cơng ty thường xuyên cập nhật quy định từ cấp có thẩm quyền cơng tác lưu trữ nhằm thực tốt hoạt động quản lý công tác lưu trữ đơn vị Kho phục vụ cho công tác lưu trữ Công ty CP Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông chuyên gia thiết kế kho lưu trữ đánh giá thuộc loại đại Ngoài ra, kho lưu trữ Cơng ty có hệ thống máy điều hòa, hệ thống hút ẩm, thiết bị phòng cháy chữa cháy đại Hệ thống cảnh sát phòng cháy chữa cháy thành phố Hà Nội kiểm tra đánh giá đạt tiêu chuẩn tốt hợp quy định u cầu phịng cháy, chữa cháy Ngồi mặt đạt vấn đề quản lý cơng tác lưu trữ, Cơng ty gặp khơng khó khăn trở ngại quản lý, việc phân loại, xác định giá trị tài liệu khối tài liệu chưa có tiêu chuẩn, hướng dẫn cụ thể Công tác thực giai đoạn vừa làm, vừa Học Viên: Phạm Minh Đức 23 Lớp KH10-TC80 nghiên cứu nhằm vận dụng cho phù hợp trường hợp Công tác bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu Tổ chức sử dụng tài liệu mục đích cuối cơng tác lưu trữ Công ty Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ mặt hoạt động thông tin khoa học chức quan trọng tất yếu phòng, kho lưu trữ Nó địi hỏi phịng, kho lưu trữ phải có biện pháp tích cực để làm cho tài liệu lưu trữ sử dụng thuận lợi, phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ ngày cao Tại Cơng ty có hai hình thức tổ chức sử dụng: Tổ chức nghiên cứu sử dụng phòng đọc chép tài liệu Việc khai thác tài liệu lưu trữ Công ty quy định cụ thể nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ phịng Hành Nhân Cơng ty Các đối tượng đến khai thác đọc chỗ photocopy tài liệu trường hợp cần thiết người sử dụng mượn tài liệu có thời hạn định có biên việc mượn tài liệu Để việc tra tìm tài liệu nhanh chóng, phục vụ cán đến nghiên cứu, Cơng ty có cơng cụ tra cứu, mục lục văn Với công cụ tra cứu trên, giúp cho việc phục vụ cán đến nghiên cứu tài liệu nhanh chóng, kịp thời, tất tài liệu lưu trữ chỉnh lý cần tra cứu tìm thấy dễ dàng Ưu điểm công cụ tra cứu giúp cán làm lưu trữ quản lý chặt chẽ tài liệu có, thơng qua cịn thống kê xác thành phần tài liệu Cơng ty tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả, mang lại lợi ích to lớn, thông qua tài liệu lưu trữ giúp cho hoạt động quản lý thuận lợi, nghiên cứu ban hành loại hình văn cho phù hợp với chức năng, nhiệm vụ Công ty Học Viên: Phạm Minh Đức 24 Lớp KH10-TC80 PHẦN THỨ BA NHẬN XÉT VỀ CƠNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG, VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI SƠNG HỒNG Ưu điểm Nhìn chung, năm gần quan tâm lãnh đạo Tổng Công ty CP Sông Hồng - Bộ Xây dựng Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng, lãnh đạo Công ty với nỗ lực cán văn thư, lưu trữ, công tác văn thư, lưu trữ quản trị văn phịng Cơng ty có cố gắng chuyển biến tích cực Thủ tục chuyển giao văn tiếp nhận văn đến cán văn thư thực tốt, nhanh chóng, xác Vào sổ đăng ký văn đi, văn đến nhanh chóng, kịp thời Quản lý sử dụng dấu theo quy định Nhà nước Lập hồ sơ hành phòng cán chuyên môn quan tâm vào nề nếp Hạn chế Bên cạnh thành tựu đạt công tác văn thư, lưu trữ quản trị văn phịng Cơng ty cịn có hạn chế như: - Các khu làm việc gần nhau, công việc phận lại khác nhau, có phận cần yên tĩnh để tập trung công việc, phận khác lại ngược lại Chính điều ảnh hưởng không tốt tới chất lượng công việc số cán nhân viên quan - Hàng năm việc nộp tài liệu đến hạn nộp vào lưu trữ quan cịn chậm, thiếu tính chủ động Nguyên nhân Do cán làm công tác văn thư, lưu trữ phải kiêm nhiệm thêm công việc khác cơng tác chun mơn địi hỏi tốn nhiều thời gian Điều Học Viên: Phạm Minh Đức 25 Lớp KH10-TC80 kiện làm việc môi trường đại khiến người lao động chưa đủ thích nghi với phong cách làm việc Kiến nghị Cán chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ phải tự học hỏi, nâng cao trình độ chun mơn để đáp ứng u cầu cơng việc Có chế độ đãi ngộ để cải thiện điều kiện lao động để cán làm công tác yên tâm gắn bó với nghề Có chế tài khen thưởng, kỷ luật cán làm tốt không tốt nhằm nêu cao tinh thần, trách nhiệm cán Tăng cường bồi dưỡng, tập huấn công tác văn thư, lưu trữ cho tồn thể cán Cơng ty Qua q trình thực tập Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng, xin phép đưa số kiến nghị nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quản trị văn phịng Cơng ty vào nề nếp, đảm bảo nhu cầu thông tin cho hoạt động quản lý nghiên cứu Học Viên: Phạm Minh Đức 26 Lớp KH10-TC80 KẾT LUẬN Ngày nay, phát triển Khoa học Công nghệ đại ứng dụng nhiều vào trình sản xuất làm suất lao động tăng nhanh Tuy nhiên, khoa học cơng nghệ dù có sức mạnh khơng thể thay hồn tồn vai trị người Vì vậy, việc đào tạo quản trị hành văn phịng đóng vai trị quan trọng, định trình sản xuất, tăng trưởng phát triển kinh tế - xã hội Sau trình thực tập Phịng Hành nhân - Cơng ty cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng giúp tơi có hội tiếp xúc với mơi trường làm việc chuyên nghiệp, động, thực hành kiến thức học trường, học hỏi thêm nhiều kỹ làm việc ứng xử, đồng thời phát trau dồi thêm kiến thức thiếu hụt Sự hướng dẫn anh chị nhân viên phòng đặc biệt cán hướng dẫn giúp tơi dần thích ứng với cơng việc Với báo cáo thực tập tơi hi vọng giúp ích phần cho việc đưa giải pháp quản lý nhằm hồn thiện cơng tác quản trị hành văn phòng Xong hạn chế kinh nghiệm, lực thân nên nội dung báo cáo chưa thực hoàn thiện, giải pháp chưa triệt để Kính mong góp ý thầy giáo, ban lãnh đạo toàn thể cán nhân viên cơng ty để đề tài tơi hồn thiện Một lần xin chân thành cảm ơn Cô giáo hướng dẫn PGS.TS Đinh Thị Minh Tuyết bảo tạo điều kiện thuận lợi cho tơi hồn thành đề tài Tơi xin gửi lời cảm ơn Ban lãnh đạo cán nhân viên Công ty cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sơng Hồng tận tình giúp đỡ tơi thời gian thực tập Công ty Hà Nội, ngày 25 tháng năm 2014 Học viên Phạm Minh Đức Học Viên: Phạm Minh Đức 27 Lớp KH10-TC80 TÀI LIỆU THAM KHẢO Trong thời gian thực tập Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng, thân nghiên cứu, tham khảo văn đạo Nhà nước, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Công ty: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011; Pháp lệnh 08-TC/HĐNN ngày 11/12/2982 Hội đồng Nhà nước công bố Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia; Nghị định 142-CP ngày 28/9/1963 Hội đồng Chính phủ ban hành Điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ quan; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg Thủ tướng Chính phủ tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Thơng tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng; Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quy định việc quản lý sử dụng dấu; Thông tư liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06/5/2002 Bộ Cơng an Ban Tổ chức Cán Chính phủ hướng dẫn thực số quy định Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Học Viên: Phạm Minh Đức 28 Lớp KH10-TC80 Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 58/2010/NĐ-CP ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu; Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04/3/2009 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng; Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước xây dựng sở liệu lưu trữ; Quy chế Văn thư lưu trữ Công ty CP Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng; Chức nhiệm vụ Phịng /Ban Cơng ty CP Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng Học Viên: Phạm Minh Đức 29 Lớp KH10-TC80 NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THƯC TẬP CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI SÔNG HỒNG Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80 ... Viện Hành chính, tơi thực tập Phịng Hành Nhân Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng từ ngày 25/3/2014 đến 25/4/2014 Việc thực tập Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sơng Hồng. .. vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sơng Hồng doanh nghiệp hoạt động theo mơ hình cổ phần Cũng theo điều lệ,... CHÍNH VĂN PHỊNG, VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ ? ?Về văn thư quản trị văn phịng: Trong q trình thực tập Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng, thực số nghiệp vụ công tác văn thư như: Làm số công