Đang tải... (xem toàn văn)
Chủ đề:Những quy định về pháp luật trong bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán 1.quy định chung Luật kế toán SỐ 032003QH11 NGÀY 17 THÁNG 6 NĂM 2003 VỀ KẾ TOÁN Điều 40. Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán 1. Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ. 2. Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận. 3. Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán. 4. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. 5. Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây: a) Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính; b) Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. 6. Chính phủ quy định cụ thể từng loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạn lưu trữ quy định tại khoản 5 Điều này, nơi lưu trữ và thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ. NGHỊ ĐỊNH 128 CỦA CHÍNH PHỦ SỐ 1282004NĐCP NGÀY 31 THÁNG 5 NĂM 2004 QUY ĐỊNH CHI TIẾT VÀ HƯỚNG DẪN THI HÀNH MỘT SỐ ĐIỀU CỦA LUẬT KẾ TOÁN ÁP DỤNG TRONG LĨNH VỰC KẾ TOÁN NHÀ NƯỚC Điều 34. Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ Căn cứ Điều 40 của Luật Kế toán, loại tài liệu kế toán phải lưu trữ được quy định như sau: 1. Chứng từ kế toán. 2. Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp. 3. Báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị. 4. Tài liệu khác có liên quan đến kế toán ngoài các tài liệu quy định tại khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều này gồm: các loại hợp đồng; các tài liệu liên quan đến nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước; tài liệu liên quan đến kiểm kê, đánh giá tài sản; tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, kiểm toán; tài liệu liên quan đến chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động; biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán và các tài liệu kế toán khác có liên quan đến kế toán. Điều 36. Nơi lưu trữ tài liệu kế toán Căn cứ Điều 40 của Luật Kế toán, nơi lưu trữ tài liệu kế toán được quy định như sau: 1. Tài liệu kế toán của đơn vị kế toán được lưu tại kho lưu trữ của đơn vị đó. Kho lưu trữ tài liệu kế toán phải bố trí gần địa bàn nơi đơn vị đóng trụ sở, phải có đầy đủ thiết bị bảo quản và điều kiện bảo quản bảo đảm an toàn trong quá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật. 2. Trường hợp đơn vị kế toán không tổ chức bộ phận hoặc kho lưu trữ tại đơn vị thì phải thuê tổ chức, cơ quan lưu trữ tài liệu kế toán trên cơ sở ký kết hợp đồng lưu trữ theo quy định của pháp luật. 3. Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ của đơn vị kế toán bị chia, tách, sáp nhập được lưu trữ tại đơn vị mới thành lập. Trường hợp tài liệu kế toán của đơn vị kế toán bị chia, tách không phân chia được cho các đơn vị mới thì lưu trữ lại đơn vị bị chia, bị tách hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định chia, tách. 4. Tài liệu kế toán của đơn vị chấm dứt hoạt động gồm tài liệu kế toán của kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến chấm dứt hoạt động lưu trữ tại nơi theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định chấm dứt hoạt động. 5. Tài liệu kế toán về an ninh, quốc phòng và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn phải đưa vào lưu trữ theo quy định của pháp luật. Điều 37. Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm Căn cứ Điều 40 của Luật Kế toán, tài liệu kế toán có thời hạn lưu trữ tối thiểu 5 năm, gồm: 1. Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên của đơn vị kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính được lưu trữ tối thiểu 5 năm tính từ khi kết thúc kỳ kế toán năm như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu ở tập chứng từ của phòng kế toán. 2. Tài liệu kế toán khác dùng cho quản lý, điều hành và chứng từ kế toán khác không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Điều 38. Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm
Chủ đề:Những quy định pháp luật bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán 1.quy định chung Luật kế toán SỐ 03/2003/QH11 NGÀY 17 THÁNG NĂM 2003 VỀ KẾ TOÁN Điều 40 Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán Tài liệu kế toán phải đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an tồn q trình sử dụng lưu trữ Tài liệu kế tốn lưu trữ phải Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu phải có biên kèm theo chụp có xác nhận; bị bị huỷ hoại phải có biên kèm theo chụp xác nhận Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm kết thúc cơng việc kế tốn Người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán Tài liệu kế toán phải lưu trữ theo thời hạn sau đây: a) Tối thiểu năm năm tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành đơn vị kế toán, gồm chứng từ kế tốn khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn lập báo cáo tài chính; b) Tối thiểu mười năm chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán lập báo cáo tài chính, sổ kế tốn báo cáo tài năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; c) Lưu trữ vĩnh viễn tài liệu kế tốn có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng kinh tế, an ninh, quốc phịng 6 Chính phủ quy định cụ thể loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạn lưu trữ quy định khoản Điều này, nơi lưu trữ thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ NGHỊ ĐỊNH 128 CỦA CHÍNH PHỦ SỐ 128/2004/NĐ-CP NGÀY 31 THÁNG NĂM 2004 QUY ĐỊNH CHI TIẾT VÀ HƯỚNG DẪN THI HÀNH MỘT SỐ ĐIỀU CỦA LUẬT KẾ TOÁN ÁP DỤNG TRONG LĨNH VỰC KẾ TOÁN NHÀ NƯỚC Điều 34 Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ Căn Điều 40 Luật Kế toán, loại tài liệu kế toán phải lưu trữ quy định sau: Chứng từ kế toán Sổ kế toán chi tiết, sổ kế tốn tổng hợp Báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị Tài liệu khác có liên quan đến kế tốn ngồi tài liệu quy định khoản 1, khoản khoản Điều gồm: loại hợp đồng; tài liệu liên quan đến nhận sử dụng kinh phí, vốn, quỹ; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế Nhà nước; tài liệu liên quan đến kiểm kê, đánh giá tài sản; tài liệu liên quan đến kiểm tra, tra, kiểm toán; tài liệu liên quan đến chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động; biên tiêu huỷ tài liệu kế toán tài liệu kế tốn khác có liên quan đến kế tốn Điều 36 Nơi lưu trữ tài liệu kế toán Căn Điều 40 Luật Kế toán, nơi lưu trữ tài liệu kế toán quy định sau: Tài liệu kế toán đơn vị kế toán lưu kho lưu trữ đơn vị Kho lưu trữ tài liệu kế tốn phải bố trí gần địa bàn nơi đơn vị đóng trụ sở, phải có đầy đủ thiết bị bảo quản điều kiện bảo quản bảo đảm an tồn q trình lưu trữ theo quy định pháp luật Trường hợp đơn vị kế tốn khơng tổ chức phận kho lưu trữ đơn vị phải thuê tổ chức, quan lưu trữ tài liệu kế toán sở ký kết hợp đồng lưu trữ theo quy định pháp luật Tài liệu kế toán kỳ kế tốn năm cịn thời hạn lưu trữ đơn vị kế toán bị chia, tách, sáp nhập lưu trữ đơn vị thành lập Trường hợp tài liệu kế toán đơn vị kế toán bị chia, tách không phân chia cho đơn vị lưu trữ lại đơn vị bị chia, bị tách lưu trữ nơi theo định quan có thẩm quyền định chia, tách Tài liệu kế toán đơn vị chấm dứt hoạt động gồm tài liệu kế toán kỳ kế tốn năm cịn thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán liên quan đến chấm dứt hoạt động lưu trữ nơi theo định quan có thẩm quyền định chấm dứt hoạt động Tài liệu kế tốn an ninh, quốc phịng tài liệu lưu trữ vĩnh viễn phải đưa vào lưu trữ theo quy định pháp luật Điều 37 Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu năm Căn Điều 40 Luật Kế toán, tài liệu kế tốn có thời hạn lưu trữ tối thiểu năm, gồm: Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên đơn vị kế tốn khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn lập báo cáo tài lưu trữ tối thiểu năm tính từ kết thúc kỳ kế toán năm phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu tập chứng từ phịng kế tốn Tài liệu kế tốn khác dùng cho quản lý, điều hành chứng từ kế tốn khác khơng trực tiếp ghi sổ kế tốn lập báo cáo tài Điều 38 Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm Căn Điều 40 Luật Kế toán, tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm, gồm: Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn lập báo cáo tài chính, bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài tháng, q, năm, báo cáo tốn, biên tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế tốn lập báo cáo tài Tài liệu kế toán liên quan đến lý tài sản cố định Tài liệu kế toán báo cáo tốn vốn đầu tư dự án hồn thành Ban quản lý dự án Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động đơn vị kế toán Tài liệu kế toán khác đơn vị kế toán sử dụng số trường hợp mà pháp luật quy định phải lưu trữ 10 năm thực lưu trữ theo quy định Tài liệu, hồ sơ kiểm toán quan Kiểm toán Nhà nước Điều 39 Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn Căn Điều 40 Luật Kế toán, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm: Báo cáo tổng toán ngân sách nhà nước năm Quốc hội phê chuẩn Hồ sơ, báo cáo toán vốn đầu tư xây dựng dự án thuộc nhóm A Tài liệu kế tốn khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng kinh tế, an ninh, quốc phòng Việc xác định tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán, ngành địa phương định sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng kinh tế, an ninh, quốc phòng Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải thời hạn lưu trữ từ 10 năm trở lên tài liệu kế toán bị huỷ hoại tự nhiên tiêu huỷ theo định người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán Điều 40 Lưu trữ chứng từ điện tử Căn Điều 18 Điều 40 Luật Kế toán, việc lưu trữ chứng từ điện tử quy định sau: Chứng từ điện tử băng từ, đĩa từ, thẻ toán phải xếp theo thứ tự thời gian, bảo quản với đủ điều kiện kỹ thuật chống thối hố chứng từ điện tử chống tình trạng truy cập thông tin bất hợp pháp từ bên Chứng từ điện tử trước đưa vào lưu trữ phải in giấy để lưu trữ theo quy định lưu trữ tài liệu kế toán Trường hợp chứng từ điện tử lưu trữ gốc thiết bị đặc biệt phải lưu trữ thiết bị đọc tin phù hợp đảm bảo khai thác cần thiết Thời điểm, thời hạn lưu trữ, nơi lưu trữ tiêu huỷ chứng từ điện tử thực theo quy định Điều 35, 36, 37, 38, 39, 41, 42 Điều 43 Nghị định Điều 41 Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán Căn Điều 40 Luật Kế tốn, thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán quy định sau: Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán quy định Điều 37, khoản 1, khoản khoản Điều 38 Nghị định tính từ ngày kết thúc kỳ kế tốn năm Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán quy định khoản Điều 38 Nghị định tính từ ngày Báo cáo toán vốn đầu tư dự án hồn thành duyệt Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán quy định khoản tài liệu, hồ sơ kiểm toán quy định khoản Điều 38 Nghị định tính từ kết thúc cơng việc Hµ Nội, ngày 31 tháng năm 2004 nghị định 129 Quy định chi tiết hớng dẫn thi hành số điều Luật Kế toán áp dụng hoạt động kinh doanh Điều 27 Loại tài liệu kế toán phải lu trữ Căn Điều 40 Luật Kế toán, loại tài liệu kế toán phải lu trữ gồm: Chøng tõ kÕ to¸n; Sỉ kÕ to¸n chi tiết, sổ kế toán tổng hợp; Báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị; Tài liệu khác có liên quan đến kế toán tài liệu quy định khoản 1, khoản khoản Điều này, bao gồm: loại hợp đồng, Quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối quỹ từ lợi nhuận, Quyết định miễn giảm thuế, hoàn thuế, truy thu thuế, báo cáo kết kiểm kê đánh giá tài sản; tài liệu liên quan đến kiểm tra, tra, kiểm toán; tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu; biên tiêu huỷ tài liệu kế toán tài liệu khác có liên quan đến kế toán Điều 28 Bảo quản, lu trữ tài liệu kế toán Căn Điều 40 Luật Kế toán, việc bảo quản, lu trữ tài liệu kế toán đợc quy định nh sau: Tài liệu kế toán phải đợc đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trình sử dụng Ngời làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế toán trình sử dụng Tài liệu kế toán lu trữ phải theo quy định pháp luật cho loại tài liệu kế toán Trờng hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu, bị bị huỷ hoại phải có biên kèm theo chụp tài liệu bị tạm giữ, bị tịch thu, bị bị huỷ hoại Đối với chứng từ kế toán có nhng cần phải lu trữ hai nơi hai nơi đợc lu trữ chứng từ chụp theo quy định Điều 11 Nghị định Ngời đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lu trữ tài liệu kế toán an toàn, đầy đủ hợp pháp tài liệu kế toán Tài liệu kế toán đa vào lu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, xếp thành hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh theo kỳ kế toán năm Điều 29 Nơi lu trữ tài liệu kế toán Căn Điều 40 Luật Kế toán, nơi lu trữ tài liệu kế toán đợc quy định nh sau: Tài liệu kế toán đơn vị kế toán đợc lu trữ kho đơn vị kế toán Kho lu trữ phải có đầy đủ thiết bị bảo quản điều kiện bảo quản bảo đảm an toàn trình lu trữ theo quy định pháp luật Đơn vị kế toán thuê tổ chức lu trữ thực lu trữ tài liệu kế toán sở hợp đồng ký kết bên Tài liệu kế toán doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài, chi nhánh Văn phòng đại diện doanh nghiệp nớc hoạt ®éng t¹i ViƯt Nam thêi gian ho¹t ®éng t¹i Việt Nam theo Giấy phép đầu t Giấy phép thành lập đợc cấp, phải đợc lu trữ đơn vị kế toán lÃnh thổ nớc Cộng hoà xà héi chđ nghÜa ViƯt Nam Khi doanh nghiƯp cã vèn đầu t nớc ngoài, chi nhánh Văn phòng đại diện doanh nghiệp nớc hoạt động Việt Nam kết thúc hoạt động Việt Nam tài liệu kế toán đợc lu trữ nơi theo định ngời đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán 3 Tài liệu kế toán đơn vị giải thể, phá sản bao gồm tài liệu kế toán kỳ kế toán năm thời hạn lu trữ tài liệu kế toán liên quan đến việc giải thể, phá sản đợc lu trữ nơi theo định ngời đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán Tài liệu kế toán đơn vị cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu, bao gồm tài liệu kế toán kỳ kế toán năm thời hạn lu trữ tài liệu kế toán liên quan đến cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu đợc lu trữ đơn vị kế toán chủ sở hữu lu trữ nơi theo định quan có thẩm quyền định cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu Tài liệu kế toán kỳ kế toán năm thời hạn lu trữ đơn vị đợc chia, tách thành hai hay nhiều đơn vị mới: tài liệu kế toán phân chia đợc cho đơn vị kế toán phân chia lu trữ đơn vị mới; tài liệu kế toán không phân chia đợc lu trữ đơn vị kế toán bị chia bị tách lu trữ nơi theo định quan có thẩm quyền định chia, tách đơn vị Tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách lu trữ đơn vị kế toán chia, tách Tài liệu kế toán kỳ kế toán năm thời hạn lu trữ tài liệu kế toán liên quan đến sáp nhập đơn vị kế toán lu trữ đơn vị nhận sáp nhập Tài liệu kế toán an ninh, quốc phòng phải đa vào lu trữ theo quy định pháp luật Điều 30 Tài liệu kế toán phải lu trữ tối thiểu năm Căn Điều 40 Luật Kế toán, tài liệu kế toán phải lu trữ tối thiểu năm, gồm: Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thờng xuyên đơn vị kế toán, không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán lập báo cáo tài đợc lu trữ tối thiểu năm tính từ kết thúc kỳ kế toán năm nh phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lu tập tài liệu kế toán Phòng Kế toán Tài liệu kế toán khác dùng cho quản lý, điều hành chứng từ kế toán khác không trực tiếp ghi sổ kế toán lập báo cáo tài Điều 31 Tài liệu kế toán phải lu trữ tối thiểu 10 năm Căn Điều 40 Luật Kế toán, tài liệu kế toán phải lu trữ tối thiểu 10 năm, gồm: Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán lập báo cáo tài chính, bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài tháng, quý, năm đơn vị kế toán, biên tiêu huỷ tài liệu kế toán tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế toán lập báo cáo tài chính, có báo cáo kiểm toán báo cáo kiểm tra kế toán Tài liệu kế toán liên quan đến lý tài sản cố định Tài liệu kế toán đơn vị chủ đầu t, bao gồm tài liệu kế toán kỳ kế toán năm tài liệu kế toán Báo cáo toán vốn đầu t dự án hoàn thành Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản đơn vị kế toán Tài liệu kế toán khác đơn vị kế toán sử dụng số trờng hợp mà pháp luật quy định phải lu trữ 10 năm thực lu trữ theo quy định Tài liệu, hồ sơ kiểm toán báo cáo tài tổ chức kiểm toán độc lập Điều 32 Tài liệu kế toán phải lu trữ vĩnh viễn Căn Điều 40 Luật Kế toán, tài liệu kế toán phải lu trữ vĩnh viễn đợc quy định nh sau: Tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghÜa quan träng vÒ kinh tÕ, an ninh, quèc phòng Việc xác định tài liệu kế toán lu trữ vĩnh viễn ngời đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán định vào tính sử liệu ý nghĩa lâu dài tài liệu, thông tin để định cho trờng hợp cụ thể giao cho phận kế toán phận khác lu trữ dới hình thức gốc hình thức khác Thời hạn lu trữ vĩnh viễn phải thời hạn lu trữ 10 năm tài liệu kế toán bị huỷ hoại tự nhiên đợc tiêu huỷ theo định ngời đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán Điều 33 Lu trữ chứng từ điện tử Căn Điều 18 Điều 40 Luật Kế toán, lu trữ chứng từ điện tử đợc quy định nh sau: Chứng từ điện tử băng từ, đĩa từ, thẻ toán phải đợc xếp theo thứ tự thời gian, đợc bảo quản với đủ điều kiện kỹ thuật chống thoái hoá chứng từ điện tử chống tình trạng truy cập thông tin bất hợp pháp từ bên Chứng từ điện tử trớc đa vào lu trữ phải in giấy để lu trữ theo quy định lu trữ tài liệu kế toán Trờng hợp chứng từ điện tử đợc lu trữ gốc thiết bị đặc biệt phải lu trữ thiết bị đọc tin phù hợp đảm bảo khai thác đợc cần thiết Thời điểm, thời hạn lu trữ, nơi lu trữ tiêu huỷ chứng từ điện tử thực theo quy định Điều 28, 29, 30, 31, 32, 34, 35 Điều 36 Nghị định Điều 34 Thời điểm tính thời hạn lu trữ tài liệu kế toán Căn Điều 40 Luật Kế toán, thời điểm tính thời hạn lu trữ tài liệu kế toán đợc quy định nh sau: Thời điểm tính thời hạn lu trữ tài liệu kế toán quy định Điều 30, khoản 1, khoản khoản Điều 31 Điều 32 Nghị định đợc tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm Thời điểm tính thời hạn lu trữ tài liệu kế toán quy định khoản Điều 31 Nghị định đợc tính từ ngày Báo cáo toán vốn đầu t dự án hoàn thành đợc duyệt Thời điểm tính thời hạn lu trữ tài liệu kế toán quy định khoản tài liệu, hồ sơ kiểm toán quy định khoản Điều 31 Nghị định đợc tính từ ngày kết thúc công việc Điều 35 Tiêu hủy tài liệu kế toán Căn Điều 40 Luật Kế toán, việc tiêu huỷ tài liệu kế toán đợc quy định nh sau: Tài liệu kế toán đà hết thời hạn lu trữ theo quy định đợc phép tiêu huỷ theo định ngời đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán, trừ có định quan nhà nớc có thẩm quyền Tài liệu kế toán lu trữ đơn vị kế toán đơn vị kế toán ®ã thùc hiƯn tiªu hủ T theo ®iỊu kiƯn cụ thể đơn vị kế toán để thực tiêu huỷ tài liệu kế toán hình thức tiêu huỷ tự chọn Đối với tài liệu kế toán thuộc loại bí mật tiêu huỷ cách đốt cháy, cắt, xé nhỏ máy thủ công, đảm bảo tài liệu kế toán đà tiêu huỷ sử dụng lại thông tin, số liệu QUYT NH V vic ban hnh Ch Kế toán Doanh nghiệp nhỏ vừa Hà nội, ngày 14 tháng năm 2006 Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán 7.1 Loại tài liệu kế toán doanh nghiệp nhỏ vừa phải lưu trữ, gồm: - Chứng từ kế toán; - Sổ kế toán chi tiết, sổ kế tốn tổng hợp; - Báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị; - Tài liệu khác có liên quan đến kế tốn như: Các loại hợp đồng; Quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối quỹ từ lợi nhuận; Quyết định miễn giảm thuế, hoàn thuế, truy thu thuế; Báo cáo kết kiểm kê đánh giá tài sản; Các tài liệu liên quan đến kiểm tra, tra, kiểm toán; Các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu; Biên tiêu huỷ tài liệu kế tốn tài liệu khác có liên quan đến kế toán 7.2 Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán Tài liệu kế toán phải doanh nghiệp nhỏ vừa bảo quản đầy đủ, an toàn trình sử dụng Người làm kế tốn có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế tốn q trình sử dụng Tài liệu kế tốn lưu trữ phải theo quy định pháp luật cho loại tài liệu kế toán Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu, bị bị huỷ hoại phải có biên kèm theo chụp tài liệu bị tạm giữ, bị tịch thu, bị bị huỷ hoại Đối với chứng từ kế tốn có cần phải lưu trữ hai nơi hai nơi lưu trữ chứng từ chụp Chứng từ kế toán chụp để lưu trữ phải chụp từ phải có chữ ký dấu xác nhận đơn vị lưu Giám đốc doanh nghiệp nhỏ vừa chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế tốn an tồn, đầy đủ hợp pháp tài liệu kế toán Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, xếp thành hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh theo kỳ kế toán năm 7.3 Nơi lưu trữ tài liệu kế toán Tài liệu kế toán doanh nghiệp lưu trữ kho doanh nghiệp Kho lưu trữ phải có đầy đủ thiết bị bảo quản điều kiện bảo quản bảo đảm an toàn trình lưu trữ theo quy định pháp luật Doanh nghiệp nhỏ vừa thuê tổ chức lưu trữ thực lưu trữ tài liệu kế toán sở hợp đồng ký kết bên Tài liệu kế toán doanh nghiệp nhỏ vừa giải thể, phá sản bao gồm tài liệu kế toán kỳ kế tốn năm cịn thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán liên quan đến việc giải thể, phá sản lưu trữ nơi theo định Giám đốc doanh nghiệp Tài liệu kế tốn kỳ kế tốn năm cịn thời hạn lưu trữ doanh nghiệp chia, tách thành hai hay nhiều doanh nghiệp xử lý theo quy định sau: Nếu tài liệu kế toán phân chia cho đơn vị kế toán phân chia lưu trữ doanh nghiệp mới; tài liệu kế tốn khơng phân chia lưu trữ đơn vị kế toán bị chia bị tách lưu trữ nơi theo định quan có thẩm quyền định chia, tách doanh nghiệp Tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách lưu trữ doanh nghiệp chia, tách Tài liệu kế toán kỳ kế toán năm thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán liên quan đến sáp nhập doanh nghiệp nhỏ vừa lưu trữ doanh nghiệp nhận sáp nhập 7.4 Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán 7.4.1.Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu năm, gồm: - Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên doanh nghiệp, khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn lập báo cáo tài chính, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu tập tài liệu kế tốn Phịng Kế tốn - Tài liệu kế toán khác dùng cho quản lý, điều hành chứng từ kế tốn khác khơng trực tiếp ghi sổ kế tốn lập báo cáo tài 7.4.2 Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm, gồm: - Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán lập báo cáo tài chính, bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, sổ kế toán chi tiết, sổ kế tốn tổng hợp, báo cáo tài năm đơn vị kế toán, biên tiêu huỷ tài liệu kế tốn tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế tốn lập báo cáo tài chính, có báo cáo kiểm tốn báo cáo kiểm tra kế toán - Tài liệu kế toán liên quan đến lý tài sản cố định - Tài liệu kế tốn q trình đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán kỳ kế toán năm tài liệu kế toán Báo cáo toán vốn đầu tư dự án hoàn thành - Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản đơn vị kế toán 7.4.3 Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn quy định sau: - Tài liệu kế toán lưu trữ vĩnh viễn tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng kinh tế, an ninh, quốc phòng Việc xác định tài liệu kế toán lưu trữ vĩnh viễn người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp định vào tính sử liệu ý nghĩa lâu dài tài liệu, thông tin để định cho trường hợp cụ thể giao cho phận kế tốn phận khác lưu trữ hình thức gốc hình thức khác; - Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải thời hạn lưu trữ 10 năm tài liệu kế toán bị huỷ hoại tự nhiên tiêu huỷ theo định người đại diện theo pháp luật đơn vị kế tốn 7.5 Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế tốn Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu quy định điểm 7.4 phần quy định chung Quyết định tính từ ngày kết thúc kỳ kế tốn năm 2.Xử phạt hành NGHỊ ĐỊNH 185 CỦA CHÍNH PHỦ SỐ 185/2004/NĐ-CP NGÀY 04 THÁNG 11 NĂM 2004 VỀ XỬ PHẠT VI PHẠM HÀNH CHÍNH TRONG LĨNH VỰC KẾ TỐN CHÍNH PHỦ Điều 12 Vi phạm quy định bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng hành vi sau đây: a) Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm 12 tháng so với thời hạn quy định; b) Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định; c) Bảo quản tài liệu kế tốn khơng an tồn, để hư hỏng, mát tài liệu thời hạn lưu trữ Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng hành vi sau đây: a) Sử dụng tài liệu kế tốn thời hạn lưu trữ khơng quy định; b) Không thực thủ tục để phục hồi tài liệu kế toán bị mát bị huỷ hoại Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng hành vi sau đây: a) Hủy bỏ tài liệu kế toán chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định; b) Tiêu hủy tài liệu kế tốn khơng thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực phương pháp tiêu hủy không lập biên tiêu hủy theo quy định THÔNG TƯ HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN MỘT SỐ ĐIỀU CỦA NGHỊ ĐỊNH 185/2004/NĐ-CP NGÀY 4/11/2004 VÀ NGHỊ ĐỊNH SỐ 39/2011/NĐ-CP NGÀY 26/5/2011 SỬA ĐỔI, BỔ SUNG MỘT SỐ ĐIỀU CỦA NGHỊ ĐỊNH 185/2004/NĐ-CP CỦA CHÍNH PHỦ VỀ XỬ PHẠT VI PHẠM HÀNH CHÍNH TRONG LĨNH VỰC KẾ TỐN Điều Hình thức mức xử phạt tiền hành vi vi phạm quy định bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán Đối với hành vi vi phạm quy định khoản Điều 12 Nghị định số 185/2004/NĐ-CP, khơng có tình tiết tăng nặng giảm nhẹ, mức phạt tiền cụ thể 3.500.000 đồng - Trường hợp có hai tình tiết giảm nhẹ, mức phạt tiền 3.000.000 đồng; - Trường hợp có từ ba tình tiết giảm nhẹ trở lên, mức phạt tiền 2.000.000 đồng; - Trường hợp có hai tình tiết tăng nặng, mức phạt tiền 4.000.000 đồng; - Trường hợp có từ ba tình tiết tăng nặng trở lên, mức phạt tiền 5.000.000 đồng; Đối với hành vi vi phạm quy định khoản Điều 12 Nghị định số 185/2004/NĐ-CP, khơng có tình tiết tăng nặng giảm nhẹ, mức phạt tiền cụ thể 7.500.000 đồng - Trường hợp có hai tình tiết giảm nhẹ, mức phạt tiền 6.500.000 đồng; - Trường hợp có từ ba tình tiết giảm nhẹ trở lên, mức phạt tiền 5.000.000 đồng; - Trường hợp có hai tình tiết tăng nặng, mức phạt tiền 8.500.000 đồng; - Trường hợp có từ ba tình tiết tăng nặng trở lên, mức phạt tiền 10.000.000 đồng; Đối với hành vi vi phạm quy định khoản Điều 12 Nghị định số 185/2004/NĐ-CP, khơng có tình tiết tăng nặng giảm nhẹ, mức phạt tiền cụ thể 15.000.000 đồng - Trường hợp có hai tình tiết giảm nhẹ, mức phạt tiền 13.000.000 đồng; - Trường hợp có từ ba tình tiết giảm nhẹ trở lên, mức phạt tiền 10.000.000 đồng; - Trường hợp có hai tình tiết tăng nặng, mức phạt tiền 17.000.000 đồng; - Trường hợp có từ ba tình tiết tăng nặng trở lên, mức phạt tiền 20.000.000 đồng quy định lưu giữ bảo quản số loại tài liệu kế toán THÔNG TƯ 153 Hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng năm 2010 Chính phủ quy định hố đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ Điều 26 Lưu trữ, bảo quản hoá đơn Hoá đơn tự in chưa lập lưu trữ hệ thống máy tính theo chế độ bảo mật thơng tin Hố đơn đặt in chưa lập lưu trữ, bảo quản kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá Hố đơn lập đơn vị kế toán lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán Hoá đơn lập tổ chức, hộ, cá nhân đơn vị kế toán lưu trữ bảo quản tài sản riêng tổ chức, hộ, cá nhân Hà Nội, ngày 12 tháng năm 2006 Số: 53/2006/TT-BTC THÔNG TƯ Hướng dẫn áp dụng kế toán quản trị doanh nghiệp Lưu trữ tài liệu kế toán quản trị Việc lưu trữ tài liệu kế toán quản trị, đặc biệt báo cáo kế toán quản trị mang tính tổng hợp, phân tích kết kinh doanh, chiến lược kinh doanh, thực theo định Người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán sở vận dụng quy định pháp luật lưu trữ tài liệu kế toán 7.Lưu giữ bảo quản tài liệu kế toán NSNN KBNN Phần phần tài liệu gửi có,nhưng máy tớ không hỗ trợ cài đặt để copy đc ... đến kế tốn Điều 36 Nơi lưu trữ tài liệu kế toán Căn Điều 40 Luật Kế toán, nơi lưu trữ tài liệu kế toán quy định sau: Tài liệu kế toán đơn vị kế toán lưu kho lưu trữ đơn vị Kho lưu trữ tài liệu kế. .. huỷ tài liệu kế toán tài liệu khác có liên quan đến kế toán Điều 28 Bảo quản, lu trữ tài liệu kế toán Căn Điều 40 Luật Kế toán, việc bảo quản, lu trữ tài liệu kế toán đợc quy định nh sau: Tài liệu. .. theo kỳ kế toán năm Điều 29 Nơi lu trữ tài liệu kế toán Căn Điều 40 Luật Kế toán, nơi lu trữ tài liệu kế toán đợc quy định nh sau: Tài liệu kế toán đơn vị kế toán đợc lu trữ kho đơn vị kế toán Kho