Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán trong cty CPĐT&TM vinaconex Lời cam đoan Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của riêng tôi, không sao chép bất kỳ một công trình hay luận án của bất kỳ tác giả nào khác. Các số liệu, kết quả, bảng biểu trong luận văn là trung thực, các tài liệu trích dẫn là rõ ràng và có căn cứ. Tôi xin chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung của luận văn. Tác giả luận văn Trần Bình Sinh Cao hc QTKD 2007-2009 §Ò xuÊt øng dông CNTT hç trî kÕ to¸n trong cty CP§T&TM vinaconex Môc lôc Cao học QTKD 2007-2009 §Ò xuÊt øng dông CNTT hç trî kÕ to¸n trong cty CP§T&TM vinaconex Cao học QTKD 2007-2009 §Ò xuÊt øng dông CNTT hç trî kÕ to¸n trong cty CP§T&TM vinaconex Cao học QTKD 2007-2009 Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán trong cty CPĐT&TM vinaconex Lời nói đầu Hệ thống thông tin kế toán là một khái niệm xa lạ đối với hầu hết các doanh nghiệp trong nớc. Thậm chí hệ thống thông tin cũng chỉ đợc biết đến một cách mơ hồ. Đối với một số ngời, hệ thống thông tin kế toán có lẽ không thực sự quan trọng. Có lẽ bởi vì họ không thực sự nhìn thấy ảnh hởng của nó tới hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Hệ thống thông tin kế toán là một phần của hệ thống thông tin. Đợc cấu thành từ hệ thống thông tin áp dụng vào công tác kế toán. Hệ thống thông tin kế toán tốt sẽ giúp cho công ty có thể quản lý tình hình tài chính của mình một cách hiệu quả. Khi mà tình hình kinh tế thế giới cũng nh trong nớc lâm vào khủng hoảng tài chính, đánh giá lại hệ thống thông tin kế toán giúp cho doanh nghiệp biết đợc liệu mình đã, đang hoạt động hiệu quả hay không. Nhận biết đợc điều đó, cộng với kinh nghiệm thực tiễn khi làm việc tại công ty cổ phần đầu t và thơng mại Vinaconex, học viên đã quyết định chọn đề tài đề xuất ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ kế toán trong công ty cổ phần đầu t và thơng mại vinaconex làm đề tài tốt nghiệp của mình. Bố cục luận văn đợc chia làm ba phần chính nh sau: Chơng I: Cơ sở lý luận về công tác kế toán và hệ thống thông tin quản lý Chơng II: Phân tích thực trạng công tác kế toán tại công ty và khả năng ứng dụng công nghệ thông tin Chơng III: Đề xuất giải pháp ứng dụng hệ thống thông tin trong công tác kế toán tại công ty. Đây là một nội dung khá mới mẻ nên không có nhiều tài liệu tham khảo. Mặc dù học viên đã cố gắng hết sức nhng không thể tránh khỏi những nhận xét mang tính chủ quan. Học viên rất mong nhận đợc những ý kiến chỉ bảo quý báu của thầy cô. Bằng tình cảm chân thành, học viên xin gửi tới TS. Phạm Thị Thanh Hồng, ngời đã hớng dẫn tận tình và giúp đỡ học viên hoàn thành luận văn này lời biết ơn sâu sắc nhất. Cao hc QTKD 2007-2009 1 §Ò xuÊt øng dông CNTT hç trî kÕ to¸n trong cty CP§T&TM vinaconex Cao học QTKD 2007-2009 2 Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán trong cty CPĐT&TM vinaconex Chơng I cơ sở lý luận về công tác kế toán và hệ thống thông tin quản lý 1.1 Cơ sở lý luận về công tác kế toán Công tác kế toán là một phần không thể thiếu của bất kỳ doanh nghiệp hay tổ chức nào. Bởi vì nó không chỉ giúp cho doanh nghiệp hay tổ chức hiểu rõ thêm về tình hình hoạt động của mình mà nó còn giúp cho họ hiểu về các doanh nghiệp tổ chức khác. 1.1.1 Nội dung công tác kế toán. Có rất nhiều khái niệm khác nhau về kế toán và không có một khái niệm chung duy nhất nào cho kế toán. Tuy nhiên, ta có thể hình dung kế toán dới một khái niệm đơn giản nh sau: Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Đối t ợng kế toán: Đối tợng kế toán là tài sản, là nguồn vốn và sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong quá trình hoạt động của tổ chức nói chung và các công ty nói riêng. Ph ơng pháp kế toán: Phơng pháp kế toán là các phơng pháp dùng để thu thập và xử lý các thông tin đầu vào để có đợc các thông tin kế toán hữu ích ở đầu ra cho ngời sử dụng thông tin kế toán. Có các phơng pháp kế toán chủ yếu sau: Chứng từ: Việc ghi, lập chứng từ nhằm mục đích cho biết có các nghiệp vụ kế toán nào phát sinh và đã hoàn thành (đã tạm ứng, đã hoàn hoá đơn mua vật t ). Đối ứng tài khoản: nhằm thể hiện mối quan hệ giữa các đối tợng kế toán với nhau trong quá trình ghi sổ. Thông thờng một nghiệp vụ kế toán phát sinh thờng liên quan đến hai hoặc nhiều hơn hai tài khoản. Nếu tài khoản này tăng lên một lợng thì đồng nghĩa sẽ có tài khoản khác bị giảm đi một lợng tơng ứng. Tính giá: thể hiện các đối tợng kế toán theo thớc đo tiền tệ theo quy định của nhà nớc. (bảng lơng, giá thành) Tổng hợp: sử dụng số liệu kế toán từ các sổ con để tổng hợp thành Cao hc QTKD 2007-2009 3 Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán trong cty CPĐT&TM vinaconex các chỉ tiêu phản ánh tình hình tài sản, nguồn vốn và hoạt động sản xuất kinh doanh. Ng ời sử dụng thông tin kế toán: Thông tin kế toán đợc sử dụng bởi những nhà quản trị doanh nghiệp, những ngời sở hữu doanh nghiệp, những ngời làm việc trong doanh nghiệp và các đối tác khác của doanh nghiệp. Hệ thống kế toán cung cấp thông tin cho ngời sử dụng có thể đợc mô tả một cách khái quát theo hình 1.1 bên d- ới: Công tác kế toán có 2 công đoạn chính là thu thập dữ liệu và xử lý dữ liệu. Trong các công đoạn đó, mỗi công đoạn có thể đợc chia làm rất nhiều các khâu khác nhau tuỳ từng ngời, tuỳ từng quan niệm Thu thập dữ liệu: Dữ liệu của công tác kế toán là các hoá đơn chứng từ, các công văn liên quan đến công tác kế toán nh công văn của thuế, quyết định thôi trả lơng Không phải bất kỳ hoá đơn chứng từ nào cũng đều đợc sử dụng mà chỉ có các hoá đơn chứng từ hợp lệ mới đợc sử dụng. Hoá đơn chứng từ hợp lệ là những hoá đơn chứng từ dùng cho chính đơn vị sử dụng dữ liệu kế toán. Đơn vị nào thu thập dữ liệu kế toán chỉ quan tâm đến các chứng từ kế toán liên quan đến đơn vị mình. Cao hc QTKD 2007-2009 4 Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán trong cty CPĐT&TM vinaconex Hình 1.1: Sơ đồ luồn dữ liệu, thông tin kinh tế trong doanh nghiệp Hoá đơn chứng từ hợp lệ còn phải là hoá đơn chứng từ xuất phát từ các công ty, doanh nghiệp, các cơ sở sản xuất kinh doanh hợp lệ. Tức là hoá đơn ghi nơi xuất là một doanh nghiệp không có thực đợc coi là hoá đơn không hợp lệ. Hoá đơn chứng từ hợp lệ là các hoá đơn chứng từ mà nội dung ghi trong đó phải đúng với chủng loại hàng hoá của công ty đã mua hoá đơn đó. Một công ty mua phụ kiện là thanh nhựa Shide nhng thực tế lại nhập thanh nhựa Koemmerling, chứng từ hoá đơn liên quan đến việc ghi nhập thanh Koemmerling đó là không hợp lệ. Hoá đơn chứng từ hợp lệ là hoá đơn chứng từ phải ghi đúng với loại hàng hoá đã mua, tức là nếu mua vật t thì không đợc lấy hoá đơn tiếp khách về hoàn ứng. Hoá đơn chứng từ hợp lệ là hoá đơn chứng từ phải đầy đủ cả bộ. Một bộ hoá đơn chứng từ không phải chỉ mỗi hoá đơn mà đi kèm nó gồm một số giấy tờ khác nh bảng kê chi tiết vật t, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng Tập hợp các loại giấy tờ đó mới thể hiện đợc chính xác là hoá đơn chứng từ đó có thật. Giả sử nếu chỉ đem về một hoá đơn giá trị gia tăng, Cao hc QTKD 2007-2009 Thu thập dữ liệu * Hoá đơn, chứng từ kế toán. * Các văn bản kế toán khác. . Xử lý dữ liệu * Phân loại * Tổng hợp * Hệ thống . Thông tin * Báo cáo nhanh * Báo cáo định kỳ . Các hoạt động kinh tế Những ng ời sử dụng thông tin kế toán 5 Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán trong cty CPĐT&TM vinaconex nội dung ghi mua vật t theo đơn đặt hàng ngày x tháng y năm z. Hoá đơn đó chỉ hợp lệ khi nó đợc nộp kèm theo đơn đặt hàng có chữ ký của ngời chịu trách nhiệm, hợp đồng mua bán (nếu có), bảng kê chi tiết hàng và giá thành nếu tổng giá trị trong đơn đặt hàng khác với giá trị ghi trên hoá đơn. Dữ liệu kế toán đợc thu thập từ chính phòng kế toán hoặc từ các phòng ban khác chuyển về nh phòng vật t, phòng tài vụ, phòng tổ chức, nhân viên khác Xử lý dữ liệu: Quy trình xử lý dữ liệu diễn ra qua rất nhiều khâu khác nhau. Mỗi khâu có tầm quan trọng riêng của nó, có thể tóm tắt sơ lợc một số khâu nh sau. Kiểm tra dữ liệu: Sau khi hoá đơn chứng từ đợc đa về, công tác kế toán phải kiểm tra tính hợp lệ của các hoá đơn chứng từ đó. Nếu hợp lệ thì mới chuyển sang phân loại, còn nếu không hợp lệ thì chuyển trả lại để hoàn đủ thủ tục. Phân loại dữ liệu: trong kế toán có rât nhiều loại hoá đơn chứng từ khác nhau. Để có thể quản lý đợc dễ dàng, ngời ta chia ra làm các phân hệ kế toán khác nhau. Trong phần mềm kế toàn Misa, các dữ liệu kế toán đợc chia làm 11 phân hệ nh phân hệ tiền mặt, phân hệ lơng, phân hệ bán hàng, phân hệ mua hàng, phân hệ giá thành Phân loại dữ liệu là xem dữ liệu nào thuộc phân hệ nào. Nếu trong công ty có nhiều kế toán, mỗi kế toàn quản lý một hoặc một số phân hệ khác nhau, phân loại dữ liệu sẽ kiểm tra dữ liệu đó và chuyển dữ liệu đó cho ngời quản lý phân hệ thích hợp để vào sổ. Hạch toán: Hạch toàn là công đoạn sau của phân loại dữ liệu. Hạch toán chính là việc ghi sổ (máy) các số liệu kế toán liên quan vào sổ hoặc máy. Để quản lý dữ liệu kế toán, công tác kế toán sử dụng bảng tài khoản kế toán để ghi lại các dữ liệu kế toán. Ví dụ hạnh toán hoá đơn mua hàng (vật t) về nhập kho công ty, có thuế GTGT, thanh toán bằng tiền mặt, tiền đã đợc ngời đi mua tạm ứng từ trớc nhng không đủ, các tài khoản đợc sử dụng ở đây bao gồm: TK152 - Tài khoản nguyên vật liệu, TK 1331 - Tài khoản thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ, TK 141 - Tạm ứng, TK 111 - tiền mặt. Lập báo cáo: hàng tháng, hàng quý, hàng năm, cơ quan thuế yêu cầu các đơn vị sản xuất kinh doanh báo cáo tình hình hoạt động. Thông thờng là báo cáo thuế (mua bán hoá đơn GTGT) (tháng), báo cáo doanh thu tạm tính (quý), báo cáo tài chính (năm), do vậy công tác kế toán có trách nhiệm lập Cao hc QTKD 2007-2009 6 [...]... công ty ở phần sau chơng II phân tích thực trạng công tác kế toán tại công ty và khả năng ứng dụng công nghệ thông tin 2.1 Giới thiệu về công ty cổ phần đầu t và thơng mại vinaconex Công ty cổ phần đầu t và thơng mại Vinaconex là một trong rất nhiều thành viên của tổng công ty Vinaconex Ra đời ngày 11 tháng 03 năm 2004, dới sự góp vốn của 3 công ty lớn là Tổng công ty xuất nhập khẩu Việt Nam, Công ty cổ. .. thuế Phần mềm kế toán rất đa dạng và phong phú Mỗi một nớc đều có một vài công ty chuyên viết phần mềm kế toán ở Việt Nam có hai phần mềm kế toán đợc ngời sử dụng biết đến nhiều nhất là phần mềm kế toán Bravo và phần mềm kế toán Misa Cao hc QTKD 2007-2009 19 Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán trong cty CPĐT&TM vinaconex Nếu nh phần mềm kế toán Misa là phần mềm đợc thiết kế sẵn thì phần mềm kế toán. .. nhân sự của công ty cổ phần đầu t và thơng mại Vinaconex 2.2 Phân tích công tác kế toán Giới thiệu công tác kế toán của công ty cổ phần đầu t và thơng mại vinaconex Công ty cổ phần đầu t và thơng mại Vinaconex tuy thuộc tổng công ty Vinaconex nhng không hoạt động trong lĩnh vực xây dựng Công ty chuyên sản xuất và cung cấp cửa nhựa uPVC có lõi thép gia cờng cho các công trình của tổng công ty cũng nh... Nam, Công ty cổ phần phát triển thơng mại Việt Nam và Công ty xây dựng số 7 Tổng vốn điều lệ là 2 tỷ đồng trong đó, Tổng công ty xuất nhập khẩu Việt Nam góp 1,000 cổ phần, Công ty cổ phần xây dựng số 7 góp 9,200 cổ Cao hc QTKD 2007-2009 25 Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán trong cty CPĐT&TM vinaconex phần và công ty cổ phần phát triển thơng mại Việt Nam góp 9,800 cổ phần Tổng công ty xuất nhập khẩu... luận chơng i: Trong chơng 1, học viên giới thiệu tóm tắt về cơ sở lý luận của công Cao hc QTKD 2007-2009 24 Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán trong cty CPĐT&TM vinaconex tác kế toán và hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp Trong phần giới thiệu cơ sở lý luận của công tác kế toán, học viên chỉ tập trung vào giới thiệu nội dung công tác kế toán, yêu cầu của thông tin kế toán và các công việc thờng... hành hệ thống thông tin kế toán hoạt động một cách hiệu quả và hợp lý Ngời sử dụng là các kế toán viên trong công ty sử dụng phần mềm kế toán, đây là những ngời tham gia trực tiếp vào hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp Một số công ty nhỏ, hệ thống thông tin không có ngời quản lý và vận hành Chỉ có duy nhất ngời sử dụng phần mềm kế toán tham gia vào hệ thông thông tin kế toán Ngời quản trị... thông tin vào công tác kế toán của các công ty đều khác nhau Các công ty nào hiểu sự cần thiết của công nghệ thông tin thì đầu t nhiều, công ty nào không quan tâm đến công nghệ thì đầu t ít Đối với các doanh nghiệp ở Việt Nam, đại đa số là các công ty nhỏ lẻ Các công ty này đầu t công nghệ thông tin chỉ dừng ở mức sử dụng, tức là đầu t máy tính để sử dụng cho việc đánh văn bản cũng nh sử dụng một vài... của công tác kế toán Trong phần giới thiệu hệ thống thông tin kế toán, học viên giới thiệu qua về hệ thống thông tin kế toán, cách xây dựng hệ thống thông tin kế toán và đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán ở Việt Nam Trong toàn bộ chơng 1, học viên tập trung vào mục xây dựng hệ thống thông tin kế toán vì nó là cơ sở, tiền đề cho việc đánh giá, thiết lập lại hệ thống thông tin kế toán của công. .. và đợc sử dụng cho các mục đích khác nhau Thông tin kế toán có thể đợc sử dụng toàn bộ hoặc chỉ sử dụng một phần tuỳ thuộc vào yêu cầu của ngời sử dụng thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin bán hàng Hệ thống thông tin quản lý kho Hệ thống thông tin quản lý công nợ Hình 1.2: Hệ thống thông tin kế toán là tập hợp của các hệ thống khác nhau Có thể coi hệ thống thông tin kế toán. .. vấn đề Cũng có thể chia bảo trì hệ thống thành bảo trì toàn bộ và bảo trì bộ phận 1.2.4 Điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin 1.2.4.1 Cơ sở hạ tầng Một hệ thống thông tin bao gồm ba yếu tố chính là phần cứng, phần mềm, ngời sử dụng Cơ sở hạ tầng cho ứng dụng công nghệ thông tin ở đây đề cập đến vấn đề phần cứng và những thứ liên quan cho việc lắp đặt phần cứng Phần cứng của hệ thống thông tin kế toán . việc tại công ty cổ phần đầu t và thơng mại Vinaconex, học viên đã quyết định chọn đề tài đề xuất ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ kế toán trong công ty cổ phần đầu t và thơng mại vinaconex làm đề. thống thông tin kế toán Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán trong cty CPĐT&TM vinaconex Cũng có thể coi hệ thống thông tin kế toán là tập hợp của các hệ thống khác. Hệ thống thông tin kế toán. 2 Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán trong cty CPĐT&TM vinaconex Chơng I cơ sở lý luận về công tác kế toán và hệ thống thông tin quản lý 1.1 Cơ sở lý luận về công tác kế toán Công tác kế toán