CƠ SỞ DỮ LIỆU MS ACCESS

34 434 0
  • Loading ...
1/34 trang

Thông tin tài liệu

Ngày đăng: 02/10/2014, 19:54

Chương 1: Thuật ngữ Access Access Chương 2: Học Access trong 1 giờ Chương 3: Tùy biến các thành phầnĐây là bộ tài liệu hay, được tuyển chọn kĩ càng, có chất lượng cao, giúp các bạn củng cố và nâng cao kiến thức, phục vụ tốt việc học tập bộ mônHy vọng bộ tài liệu sẽ giúp ích đắc lực cho các bạn trong việc học tập và luyện thi. MS Access - Chương 1: Thuật ngữ Access Access cung cấp môi trường với các tiện ích mạnh mẽ để quản lý thông tin. Sử dụng Access, bạn có thể thực hiện được các nhiệm vụ quản trị dữ liệu khó khăn. Chương này là bước đầu tiên trong quá trình học và làm quen với các thuật ngữ cơ sở, cũng như cách để khởi động và thoát khỏi Access. Bạn sẽ được trợ giúp và nắm vững đại cương về những gì có thể làm với Access. Sau khi kết thúc chương này, bạn sẽ nắm được những kiến thức sau: • Thế nào là cơ sở dữ liệu • Mối liên hệ giữa các table (bảng), form (báo biểu), query (truy vấn) tới một Cơ sở dữ liệu như thế nào • Thế nào là các bản ghi và trường dữ liệu • Cách khởi động Access • Môi trường làm việc của Access • Wizards trợ giúp như thế nào • Làm cách nào để nhận được sự trợ giúp khi sử dụng Access • Có thể sử dụng cả cơ sở dữ liệu và Access • Cách thoát khỏi Access Bài 1: Làm quen với Access Trước khi đi sâu vào môi trường Access, có một vài thuật ngữ mà bạn cần phải làm quen. Chúng ta sẽ thảo luận về các thuật ngữ và phải chắc là bạn hiểu chúng. Cơ sở dữ liệu là gì? Cơ sơ dữ liệu là một tập hợp các thông tin có liên quan. Ví dụ, nếu tập hợp tất cả các bức ảnh cùng nhau, bạn sẽ có một cơ sở dữ liệu ảnh. Nếu tập hợp tất cả các bức ảnh có cùng chủ đề, bạn sẽ có một cơ sở dữ liệu gốc hoặc một tập con trong toàn bộ cơ sở dữ liệu. Nếu cơ sơ dữ liệu nhỏ (ví dụ như các hợp đồng bảo hiểm của bạn), bạn có thể quản lý thông tin bình thường. Trong những trường hợp như vậy, bạn phải sử dụng các phương pháp quản lý cũ như một bảng file hay một danh sách đơn giản trên giấy. Tuy nhiên, cơ sở dữ liệu ngày càng nhiều, các thao tác quản lý trở nên khó hơn. Ví dụ, sẽ rất khó để quản lý bằng tay cơ sở dữ liệu về khách hàng trong một công ty lớn. Đây là lúc máy tính của bạn và hệ quản trị cơ sở dữ liệu có ích. Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu giúp bạn quản lý thông tin được nhanh và dễ dàng hơn. Trong Access, một cơ sở dữ liệu không chỉ có thông tin mà còn có các bảng thông tin đã được sắp xếp, cơ sở dữ liệu Access còn bao gồm cả mối quan hệ các truy vấn, báo biểu, báo cáo và các lệnh lập trình. Dưới đây là khái niệm về một số thuật ngữ thường dùng trong Access: Thế nào là một Table (bảng)? Trong Access, các bảng chứa thông tin thực tế trong cơ sơ dữ liệu, có thể có nhiều hơn một bảng. Thông tin trong mỗi bảng có thể liên quan tới thông tin trong các bảng khác. Ví dụ, bạn có một bảng chứa bản ghi của tất cả các khóa cửa trong tòa nhà, một bảng khác phải có danh sách tất cả chìa khóa cho các khóa. Một bảng chứa tên của tất cả những người có chìa khóa. Cả 3 bảng có thông tin liên quan đến nhau, bởi vậy chúng tạo thành một cơ sở dữ liệu. Hình 1 mô tả mối quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu. Hình 1: Mối liên hệ giữa các bảng và cơ sở dữ liệu Bước đầu tiên trong việc tạo một cơ sở dữ liệu đó là xác định thông tin cần thiết. Tiếp theo, sử dụng Access để thiết kế bảng lưu trữ thông tin. Hình 2 minh họa xem ở chế độ Design view, bạn sử dụng chế độ Design view để chỉ định cấu trúc cho mỗi bảng. Hình 2: Chế độ Design view cho bảng. Sau khi thiết kế xong các bảng, sử dụng chế độ Datasheet view để nhập và xem dữ liệu. Hình 3 minh họa cách xem dữ liệu bằng chế độ Datasheet view Hình 3: Chế độ Datasheet view cho bảng Thế nào là một Query (truy vấn)? Khi làm việc với cơ sở dữ liệu lớn, tức là làm việc với các vùng riêng trên dữ liệu. Ví dụ, nếu bạn có cơ sơ dữ liệu của một công ty, và muốn xem tất cả tên của khách hàng sinh sống tại Hà Nội. Với sự kiện như vậy, bạn nên dùng truy vấn. Một câu hỏi truy vấn dữ liệu như sau “Những khách hàng nào sinh sống tại Hà Nội? ” Như vậy query được định nghĩa đó là việc truy vấn các thông tin của cơ sơ dữ liệu mà bạn muốn xem. Ví dụ, nếu cơ sở dữ liệu chứa tên của tất cả khách hàng mua một chi tiết sản phẩm nào đó, dùng truy vấn có thể đưa ra một danh sách tên các khách hàng đã mua ở trên. Một truy vấn khác yêu cầu chỉ đưa ra các khách hàng là trẻ em. Về cơ bản, một truy vấn giới hạn hoặc lọc thông tin từ một cơ sở dữ liệu. Khi bạn sử dụng query để lọc dữ liệu, Access chỉ hiển thị thông tin để đáp ứng truy vấn Tại sao nên sử dụng các truy vấn? Một cách cụ thể là bạn chỉ làm việc ở một phần của cơ sở dữ liệu, các truy vấn thực hiện dễ dàng đưa ra kết quả dưới dạng bản ghi theo một tiêu chuẩn nhất định. Access cho bạn thấy được sự rõ ràng, cụ thể hay phức tạp như bạn muốn trong các truy vấn. Bạn sẽ bắt đầu học về các truy vấn trong chương 6 “Sử dụng các truy vấn để xử lý dữ liệu” Thế nào là Form (biểu mẫu)? Một cơ sở dữ liệu tồn tại để lưu giữ thông tin. Sau khi xác định thông tin chứa trong cơ sơ dữ liệu, đó là nơi bạn cần nhập dữ liệu; sau đó xem, thêm, hoặc thay đổi dữ liệu. Bạn nên sử dụng chế độ Datasheet view khi hoàn thành mỗi thao tác, có thể tạo một biểu mẫu hiển thị lên màn hình để nhập, xem và thay đổi thông tin. Trong Access, biểu mẫu (Form) hiển thị lên màn hình được gọi là form. Sử dụng form có thể hiển thị thông tin trong một bảng, đồng thời thêm các nút, text box, các nhãn và đối tượng khác để dữ liệu nhập dễ dàng hơn. Hình 3, bạn được thấy một bảng tương tự như Datasheet. Hình 4 biểu diễn ví dụ form được sử dụng để đưa thông tin vào như bảng. Chú ý: sử dụng form cung cấp giao diện tốt hơn cho người dùng. Hình 4: Ví dụ về sử dụng form để nhập thông tin cho bảng Record (Bản ghi) là gì? Bản ghi là một khối thông tin độc lập, như dữ liệu về công nhân hay khách hàng. Một bảng được tạo lên từ nhiều bản ghi. Ví dụ, nếu bạn có bảng chứa thông tin về tập hợp các thẻ chơi bóng chày, một bản ghi sẽ là thông tin riêng về 1 thẻ. Thông thường, các bản ghi đặt theo dòng trong một bảng, Access trình bày các bản ghi theo các dòng. Trường (Field) là gì? Bảng được tạo lên từ các bản ghi, bản ghi được tạo từ các trường. Như vậy, một trường là vùng thông tin nhỏ nhất trong cơ sở dữ liệu. Ví dụ, nếu bạn có một bảng chứa danh bạ điện thoại, mỗi bản ghi biểu thị cho một người hay doanh nghiệp khác nhau. Lần lượt, các bản ghi này được tạo từ các trường riêng (như tên, địa chỉ, số điện thoại). Hình 5: biểu diễn mối quan hệ giữa các trường, bản ghi, bảng và cơ sở dữ liệu. MS Access - Chương 2: Học Access trong 1 giờ [...]... liệt kê tất cả các file cơ sở dữ liệu trong thư mục hiện thời Nếu muốn thay thế cơ sở dữ liệu có sẵn (ghi đè lên cơ sở dữ liệu đã có), tất cả những gì cần làm là bạn nhập tên tương ứng với cơ sở dữ liệu cần ghi đè hoặc chọn file cơ sở dữ liệu từ danh sách Trong trường hợp tổng quát, bạn nên chọn tên cơ sở dữ liệu như được miêu tả như trên Trong chương này, bạn sẽ tạo một cơ sở dữ liệu chứa tên, địa chỉ,... và cơ sở dữ liệu cá nhân vào thư mục khác, bạn nên lưu cơ sở dữ liệu My friends vào thư mục chứa cơ sở dữ liệu cá nhân Sau khi xác định tên và vị trí cơ sở dữ liệu, kích chuột vào nút Create Access tạo một cơ sở dữ liệu mới, sử dụng tên được cung cấp và hiển thị cửa sổ Database như hình 3 Chú ý rằng tên của cơ sở dữ liệu hiển thị phía trên cửa sổ Database Hình 3: Cửa sổDatabase cho một cơ sở dữ liệu. .. cơ sở dữ liệu này Nhập cụm từ “My friend” vào đó nhưng KHÔNG ấn phím ENTER ngay Lưu giữ cơ sở dữ liệu ở đâu? Trong hộp thoại New Database, bạn có thể chỉ định nơi lưu giữ cơ sở dữ liệu Access cho phép bạn lưu các file dữ liệu thực tế ở bất cứ nơi nào Có thể đặt ở bất kỳ ổ đĩa, đường dẫn nào hoặc trên mạng máy tính Trong trường hợp bạn muốn đặt tất cả cơ sở dữ liệu có liên quan vào một thư mục và cơ. .. hộp thoại Open Database mà bạn được biết ở Chương 1 “Làm quen với Access Nó cũng giống hộp thoại bạn sử dụng để tạo file trong các chương trình Window khác Để sử dụng hộp thoại File New Database, chỉ cần đặt tên cho cơ sở dữ liệu và nơi để lưu trữ cơ sở dữ liệu trên ổ đĩa Chọn tên cho Cơ sở dữ liệu Bạn có thể đặt tên cho bất cứ cơ sở dữ liệu nào, nhưng tên file phải tuân theo quy ước như sử dụng cho... Bảng 1: Các kiểu dữ liệu hỗ trợ bởi Access Nếu bạn làm việc với máy tính lâu dài, bạn sẽ thấy rất quen với một vài kiểu dữ liệu được đưa ra trong bảng 1 Đó là những kiểu dữ liệu cơ bản hầu như có trong mọi thông tin có thể lưu trữ Trong cột Data Type của cửa sổ Design view, Access hiển thị kiểu dữ liệu hiện thời của mỗi trường Nếu bạn muốn thay đổi các kiểu dữ liệu, chọn kiểu dữ liệu cho trường bạn... kiểu dữ liệu Trong trường hợp này, chọn Yes/No Khi trở lại chế độ Design view, Access sẽ đổi các giá trị trong trường Chú ý: Thay đổi kiểu dữ liệu có thể tốn nhiều thời gian của tiến trình, phụ thuộc vào nhiều bản ghi có trong bảng Khi bạn thay đổi một kiểu dữ liệu, Access sẽ thực hiện chuyển đổi dữ liệu sẵn có trong trường thành kiểu dữ liệu mới Nếu nó không thể thực hiện được, bạn sẽ mất dữ liệu. .. việc xóa trường (và nội cung của nó) không thể khôi phục Thay đổi kiểu dữ liệu Để lưu giữ một phần thông tin có hiệu quả, Access cần biết kiểu dữ liệu của nó Kiểu dữ liệu chỉ rõ loại thông tin trường sẽ chứa Access cho phép bạn chỉ rõ 9 kiểu dữ liệu khác nhau, chi tiết trong bảng 1 Kiểu dữ liệu Ý nghĩa AutoNumber Số tự đọng - Access tự động điền các số có thứ tự mỗi khi bạn thêm bản ghi Currency Giá.. .Access là chương trình quản lý cơ sở dữ liệu mạnh mẽ, linh hoạt và dễ sử dụng Trong chương này, bạn sẽ bắt đầu đề cập đến khả năng của Access Mặc dù tiêu đề của chương này là “Học Access trong 1 giờ”, tức là bạn sử dụng Access rất nhanh Như vậy, một giờ không thể đủ thời gian để nắm vững các tính năng cao cấp được Nhưng sẽ đủ thời gian để học các khái niệm cơ bản và tạo cơ sở dữ liệu có thể... 3: Cửa sổDatabase cho một cơ sở dữ liệu mới Nếu nhớ lại chương 1, Access lưu trữ dữ liệu trong các bảng Từ cửa sổ Database này cho một cơ sở dữ liệu mới, chưa có danh sách các bảng Trong những phần sau đây, bạn sẽ học cách tạo một bảng MS Access - Chương 3: Tùy biến các thành phần Trong chương trước, bạn đã học cách tạo một cơ sở dữ liệu và tạo bảng, cũng như cách nhập và sửa chữa thông tin trong bảng... một cơ sở dữ liệu • Đặt tên cho cơ sở dữ liệu là gì và lưu ở đâu • Cách tạo bảng sử dụng Table Wizard • Các kiểu bảng có thể tạo bằng Table Wizard • Đặt tên cho một bảng như thế nào • Khóa chính là gì và cách chọn khóa • Cách nhập thông tin vào một bảng mới • Cách thoát khỏi Datasheet • Làm thế nào để thay đổi và xóa thông tin trong bảng • Khi nào thì thông tin thực sự được lưu Bài 5: Tạo một cơ sở dữ . MS Access - Chương 1: Thuật ngữ Access Access cung cấp môi trường với các tiện ích mạnh mẽ để quản lý thông tin. Sử dụng Access, bạn có thể thực hiện được. MS Access - Chương 2: Học Access trong 1 giờ Access là chương trình quản lý cơ sở dữ liệu mạnh mẽ, linh hoạt và dễ sử dụng. Trong chương này, bạn sẽ bắt đầu đề cập đến khả năng của Access. . khởi động Access • Môi trường làm việc của Access • Wizards trợ giúp như thế nào • Làm cách nào để nhận được sự trợ giúp khi sử dụng Access • Có thể sử dụng cả cơ sở dữ liệu và Access •
- Xem thêm -

Xem thêm: CƠ SỞ DỮ LIỆU MS ACCESS, CƠ SỞ DỮ LIỆU MS ACCESS, CƠ SỞ DỮ LIỆU MS ACCESS

Gợi ý tài liệu liên quan cho bạn