Báo cáo thực tập tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Hoài Phi Trang 1 MỤC LỤC Mục lục 1 LỜI MỞ ĐẦU 3 CHƢƠNG 1 : GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VẬN TẢI QUỐC TẾ THIÊN NAM 5 1.1. Giới thiệu về công ty cổ phần thƣơng mại và dịch vụ vận tải quốc tế Thiên Nam : 5 1.2. Quá trình hình thành và phát triển công ty cổ phần TM và DV vận tải quốc tế Thiên Nam 6 1.3. Ngành nghề kinh doanh của công ty cổ phần TM và DV vận tải quốc tế Thiên Nam 6 1.4. Cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh 7 1.4.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty cổ phần TM và DV vận tải quốc tế Thiên Nam 7 1.4.2. Nhiệm vụ của các phòng ban 7 1.4.2.2. Giám đốc 8 1.4.2.3. Phòng logistics 8 1.4.2.4. Phòng kế toán 9 1.4.2.5. Phòng kinh doanh 9 1.4.2.6. Phòng operation 9 1.5. Kết quả kinh doanh của công ty trong những năm gần đây 10 1.5.1 Doanh thu 10 1.5.2 Lợi nhuận 11 1.5.3. Cơ cấu dịch vụ: 12 1.6. Những khó khăn, thuận lợi, thành tích và định hƣớng phát triển của TN Freight: 13 1.6.1. Thuận lợi: 13 1.6.2. Khó khăn 13 1.6.3. Thành tích đạt đƣợc những năm qua 14 1.6.4 Định hƣớng phát triển của công ty cổ phần TM và DV vận tải quốc tế Thiên Nam trong năm 2012 14 CHƢƠNG 2 : QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƢỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY THIÊN NAM 16 2.1. Quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu tại công ty Thiên Nam 16 2.2. Diễn giải quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu tại công ty Thiên Nam 17 2.2.1 Tiếp nhận thông tin về lô hàng 17 2.2.2. Chuẩn bị chứng từ và khai báo hải quan điện tử nhập khẩu 17 Báo cáo thực tập tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Hoài Phi Trang 2 2.2.3. Lấy lệnh giao hàng D/O 27 2.2.4. Làm thủ tục hải quan tại cảng 27 CHƢƠNG 3 : MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ Ý KIẾN 31 3.1 Một số nhận xét về công ty cổ phần TM và DV vận tải quốc tế Thiên Nam 31 3.1.1 Điểm mạnh 31 3.1.1 Điểm yếu 31 3.2. Một số nhận xét về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại công ty cổ phần TM và DV vận tải quốc tế Thiên Nam 32 3.3. Một số ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa của công ty cổ phần TM và DV vận tải quốc tế Thiên Nam 32 3.3.1. Đầu tƣ cải tiến và nâng cao cơ sở hạ tầng 32 3.3.2. Chuyên môn hóa nghiệp vụ của phòng giao nhận 33 3.3.3. Tập trung phát triển và bổ sung nguồn nhân lực 33 3.3.4. Đẩy mạnh hoạt động marketing, quảng cáo giới thiệu 34 KẾT LUẬN 35 Báo cáo thực tập tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Hoài Phi Trang 3 LỜI MỞ ĐẦU Trong xu thế toàn cầu hóa hiện nay, nền kinh tế nƣớc ta diễn ra rất sôi động và mạnh mẽ, các nƣớc trong khu vực đang từng bƣớc thay đổi nền kinh tế của mình để có thể đứng vững trên thị trƣờng quốc tế, sự cạnh tranh quyết liệt là điều không thể tránh khỏi. Việt Nam cũng có những chuyển biến tích cực để có thể hòa nhập vào thị trƣờng thế giới. Và đặc biệt hơn nữa đó là hiện nay Việt Nam đã trở thành thành viên chính thức của tổ chức thƣơng mại thế giới WTO thì cơ hội giao thƣơng với các quốc gia lân cận càng rộng rãi. Nền kinh tế của mỗi nƣớc có phát triển hay không còn phụ thuộc rất nhiều vào tình hình hoạt động kinh doanh và trao đổi mua bán của nƣớc đó. Cũng chính vì thế muốn làm giàu đất nƣớc thì phải mở rộng việc mua bán với quốc tế để ngày càng thu đƣợc nhiều ngoại tệ, ngày càng góp phần tăng thêm nguồn ngân sách của quốc gia. Có nhƣ vậy mới thấy rõ đƣợc tầm quan trọng của hoạt động ngoại thƣơng, chính hoạt động này đã thúc đẩy các doanh nghiệp càng hăng say để phát triển hơn nữa, nỗ lực sáng tạo hơn nữa để có thể trao đổi mua bán với tất cả các nƣớc bên ngoài mỗi lúc nhiều hơn. Nhƣ chúng ta đã biết, hoạt động xuất nhập khẩu là một quá trình diễn ra đòi hỏi các doanh nghiệp phải nắm vững nghiệp vụ, trình độ chuyên môn không thể sai sót. Nhập khẩu đóng vai trò thúc đẩy xuất khẩu, tạo đầu vào cho sản xuất hàng hóa xuất khẩu, tạo điều kiện cho hàng hóa Việt Nam ra thị trƣờng thế giới. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của vấn đề này, trong quá trình thực tập tại Công ty cổ phần TM và DV vận tải quốc tế Thiên Nam em xin chọn đề tài “QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƢỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY THIÊN NAM” để làm báo cáo thực tập. Báo cáo thực tập tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Hoài Phi Trang 4 Bài báo cáo đƣợc chia làm ba chƣơng : CHƢƠNG 1 : GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VẬN TẢI QUỐC TẾ THIÊN NAM CHƢƠNG 2 : QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƢỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY THIÊN NAM CHƢƠNG 3 : MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ Ý KIẾN Do kiến thức và thời gian có hạn nên chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót trong khi thực hiện bài báo cáo này. Em rất mong nhận đƣợc lời chỉ bảo và đóng góp ý kiến của thầy PGS. Nguyễn Văn Thái, thầy TS. Trần Xuân Kiêm cũng nhƣ quý Ban Giám Đốc, các anh chị trong công ty để em có thể hoàn thành nhiêm vụ của mình một cách tốt đẹp hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Báo cáo thực tập tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Hoài Phi Trang 5 CHƢƠNG 1 : GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VẬN TẢI QUỐC TẾ THIÊN NAM 1.1. Giới thiệu về công ty cổ phần thƣơng mại và dịch vụ vận tải quốc tế Thiên Nam : Công ty cổ phẩn TM và DV vận tải quốc tế Thiên Nam đã đƣợc thành lập vào năm 2006 với 100% vốn tƣ nhân.Đƣợc Sở kế hoạch và đầu tƣ TP.HCM cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0310031583 Tên đơn vị : Công ty cổ phần thƣơng mại và dịch vụ vận tải quốc tế Thiên Nam Tên tiếng anh : THIEN NAM FREIGHT CORPORATION Tên viết tắt : TN FREIGHT CORPORATION Địa chỉ : 9/26 Thăng Long, Phƣờng 4, Tân Bình, TP Hồ Chí Minh Vốn đăng ký : VND 2,000,000,000 (Hai tỷ đồng) Điện thoại : (84-8) 38116772 Fax : (84-8) 38116773 Mã số thuế: 0310031583 Logo Báo cáo thực tập tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Hoài Phi Trang 6 1.2. Quá trình hình thành và phát triển công ty cổ phần TM và DV vận tải quốc tế Thiên Nam Công ty Thiên Nam đƣợc thành lập vào ngày 19 tháng 4 năm 2006. Trải qua giai đoạn đầu mới thành lập đầy khó khăn, hiện nay, công ty đã xây dựng đƣợc tiền đề căn bản cho sự phát triển của mình trên thị trƣờng. Ban đầu thành lập, cả công ty bao gồm 20 nhân viên, dịch vụ đƣợc cung ứng tại thời điểm này chủ yếu là: giao nhận và đại lý. Công việc đƣợc thực hiện bằng cách thuê lại dịch vụ của các công ty lớn. Trụ sở chính đặt tại thành phố Hồ Chí Minh. Hiện tại, công ty đã có đƣợc đội ngũ 50 nhân viên giàu kinh nghiệm và công ty đã xây dựng cơ sở kỹ thuật cho việc cung ứng dịch vụ vận tải, mở thêm văn phòng tại Hà Nội và Hải Phòng. Sau hơn 5 năm tồn tại và phát triển công ty Thiên Nam đã đi vào tâm trí khách hàng trong và ngoài nƣớc với sự phục vụ tận tình chu đáo của công ty. Với triết lý kinh doanh luôn đặt “ uy tín ‟‟ lên hàng đầu, công ty luôn hiểu rằng thành công và phát triển của khách hàng chính là sự thành công và phát triển của Công Ty. 1.3. Ngành nghề kinh doanh của công ty cổ phần TM và DV vận tải quốc tế Thiên Nam Thiên Nam là công ty chuyên thực hiện các dịch vụ vận tải hàng hóa qua các phƣơng thức vận tải trong và ngoài nƣớc, khai thuê hải quan, môi giới cƣớc tàu, kinh doanh vận tải bốc xếp, lƣu kho bãi, bảo quản hàng hóa siêu trƣờng, siêu trọng và hàng hóa thông thƣờng, đƣợc trực tiếp xuất khẩu hàng hóa và nhận ủy thác XNK hàng hóa của các ngành khác. Đến nay dịch vụ cung ứng bởi TN FREIGHT đã thực sự mở rộng với các dịch vụ chính sau: Báo cáo thực tập tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Hoài Phi Trang 7  Vận chuyển hàng hóa thiết bị trong lãnh thổ Việt Nam bằng đƣờng bộ, đƣờng thủy và đƣờng hàng không.  Vận chuyển thiết bị quá cảnh từ Việt Nam đi Lào, Cambodia và ngƣợc lại. Kể cả với hàng quá cảnh Thái Lan khi khách hàng của chúng tôi có khó khăn trong cho việc giao hàng từ các cảng Thái Lan đến công trƣờng nằm trên lãnh thổ Thái, hoặc chi phí quá cao cho cách thức này.  Thủ tục hải quan và thủ tục quá cảnh.  Đại lý vận tải, đại lý giao nhận. 1.4. Cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh 1.4.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty cổ phần TM và DV vận tải quốc tế Thiên Nam 1.4.2. Nhiệm vụ của các phòng ban 1.4.2.1. Tổng Giám Đốc  Là ngƣời đứng đầu công ty có nhiệm vụ tổ chức điều hành toàn bộ hoạt động của công ty. TỔNG GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾ TÓAN PHÒNG LOGISTICS PHÒNG OPERATION Báo cáo thực tập tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Hoài Phi Trang 8  Là ngƣời trực tiếp ký kết hợp đồng kinh tế, lao động thu chi và quyết toán tài chính.  Tổ chức cán bộ, lao động tiền lƣơng, điều động sắp xếp cán bộ, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thƣởng, kỷ luật, đối với cán bộ công nhân viên. 1.4.2.2. Giám đốc  Đƣợc tổng giám đốc phân công phụ trách một số lãnh vực và chịu trách nhiệm trƣớc công ty về những lãnh vực đó.  Trong những vấn đề giám đốc điều hành có thể thay đổi Tổng Giám Đốc quyết định đối với cấp dƣới của mình, đồng thời báo cáo xin ý kiến Tổng Giám Đốc để giải quyết. 1.4.2.3. Phòng logistics  Chịu trách nhiệm điều hành và quản lý phòng Giao nhận vận tải.  Thu hút, thiết lập các mối quan hệ với khách hàng để mở rộng thị trƣờng phát triển công ty.  Giữ vững và duy trì các mối quan hệ với các khách hàng và bạn hàng lớn.  Liên hệ đƣợc với các hãng tàu lớn trên thế giới để phát triển tốt nhất thị trƣờng vận tải quốc tế.  Hƣớng dẫn quản lý nhân viên cấp dƣới, giải quyết mọi vấn đề phát sinh khi xảy ra đặc biệt với Hải Quan, các đối tác trong và ngoài nƣớc, và khách hàng. Lên các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn; đặt ra các chƣơng trình mục tiêu để thúc đẩy doanh số một cách tốt nhất. Chịu trách nhiệm về công việc chung của toàn phòng trƣớc ban Giám Đốc, đƣa ra các kế hoạch và hoàn thành các chỉ tiêu do Ban Giám Đốc đề ra. Báo cáo thực tập tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Hoài Phi Trang 9 1.4.2.4. Phòng kế toán  Đây là bộ phận có nhiêm vụ giải quyết những vấn đề tài chính hình thành trong quá trình luân chuyển ngoại thƣơng, kinh doanh với các đơn vị kinh tế.  Tổ chức và phân phối vốn sao cho hợp lý.  Tham mƣu cho ban giám đốc về bảo quản nguồn vốn, sử dụng vốn và các tài sản khác của công ty một cách hợp lý và đạt hiệu quả cao, tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận. Giúp Ban Giám Đốc phân tích tình hình tài chính.  Thực hiện các khoản thuế phải nộp cho ngân sách nhà nƣớc đúng thời hạn quy định và giúp Ban Giám Đốc thực hiện tài chính theo đúng pháp luật. 1.4.2.5. Phòng kinh doanh  Tăng cƣờng tìm kiếm khách hàng mới, duy trì chăm sóc khách hàng cũ đặc biệt là khách hàng tiềm năng của công ty.  Báo cáo doanh thu cho Ban Giám Đốc hàng tuần, hàng tháng, quí, năm.  Phối hợp với các phòng ban chức năng để nâng cao hiệu quả kinh doanh.  Tiếp xúc đàm phán với các đối tác trong và ngoài nƣớc để ký hợp đồng liên doanh liên kết và hợp đồng ngoại thƣơng.  Đảm trách việc thƣc hiện các dịch vụ xuất nhập khẩu, nhận ủy thác xuất nhập khẩu cho các đơn vị kinh tế khác. 1.4.2.6. Phòng operation  Liên hệ trực tiếp với các hãng tàu về lịch trình vận chuyển, đặt chỗ cho khách hàng qua các hãng tàu đối với hàng xuất khẩu khi đƣợc yêu cầu. Theo dõi lịch trình vận chuyển của hàng hóa để đƣa hàng Báo cáo thực tập tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Hoài Phi Trang 10 đến cảng đến an toàn. Phát hành vận đơn đƣờng biển cho khách hàng.  Theo dõi lịch trình, thông tin của lô hàng nhập từ phía đầu nƣớc ngoài cho đến khi hàng về đến cảng Việt Nam. Phát hành lệnh giao hàng cho khách hàng. 1.5. Kết quả kinh doanh của công ty trong những năm gần đây Năm 2009 là một năm đầy khó khăn thử thách do bị ảnh hƣởng chung của cuộc khủng hoảng toàn cầu, nhƣng dƣới sự chỉ đạo và quản lý của Ban Giám Đốc Công Ty Cổ Phần TM và DV vận tải quốc tế Thiên Nam đã thực hiện xong chặng đƣờng của kế hoạch 2009 với kết quả đạt đƣợc rất phấn khởi và đó là bƣớc khởi đầu cho một hƣớng phát triển mới trƣớc tình hình cạnh tranh gay gắt trên thị trƣờng kinh doanh hiện nay. Đặc biệt, năm 2009 nhìn chung tốc độ tăng trƣởng vẫn cao nhƣ các năm trƣớc nhƣng hiệu quả kinh doanh lại tăng vọt, đánh dấu một bƣớc phát triển về chất lƣợng trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Công Ty, sẽ làm tăng tích lũy cho Công Ty và đó là một trong những mục tiêu quan trọng cho định hƣớng phát triển Công Ty cho những năm sau. Căn cứ vào diễn biến tình hình trong những năm gần đây, có thể đánh giá tổng quát kết quả thực hiện nhƣ sau: 1.5.1 Doanh thu Biểu đồ số 1: doanh thu thực hiện và doanh thu kế hoạch của Công Ty năm 2008-2010 ( ĐVT: triệu đồng) [...]... khách hàng, không đòi tiền bồi dƣỡng khi xuất nhập hàng hóa Toàn bộ cán bộ công nhân viên công ty đoàn kết, phát huy truyền thống tiếp tục phấn đấu không ngừng để hoàn thành kế hoạch công ty giao SVTH: Nguyễn Hoài Phi Trang 15 Báo cáo thực tập tốt nghiệp CHƢƠNG 2 : QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƢỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY THIÊN NAM 2.1 Quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu tại công ty Thiên Nam. .. này, em xin trình bày quy trình thực hiện việc giao nhận lô hàng nhập khẩu ở cảng TANAMEXCO ICD mặt hàng lõi lọc nƣớc chứa trong 1 container 20‟DC của vận đơn số F11Q237719, thuộc hợp đồng PhucNhung 200/11 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại công ty Thiên Nam Tiếp nhận thông tin về lô hàng Chuẩn bị chứng từ và khai báo hải quan điện tử Lấy lệnh giao hàng D/O Làm thủ tục hải quan tại cảng... những chiến lƣợc thích hợp để tăng khả năng cạnh tranh của mình 3.2 Một số nhận xét về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại công ty cổ phần TM và DV vận tải quốc tế Thiên Nam Nhìn chung quá trình giao nhận hàng hóa của Công Ty đƣợc diễn ra khá suôn sẽ, đúng tiến độ, hàng luôn đảm bảo về kho đúng quy định Nhân viên giao nhận hàng khá kinh nghiệm nên chi phí cho các khâu làm thủ tục hải quan cũng... việc giao hàng SVTH: Nguyễn Hoài Phi Trang 16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2.2 Diễn giải quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu tại công ty Thiên Nam 2.2.1 Tiếp nhận thông tin về lô hàng Sau khi nhân viên kinh doanh thoả thuận và đàm phán với Công ty Phúc Nhung về giá cả, thời gian thông quan thì hai bên sẽ ký kết hợp đồng dịch vụ về việc làm thủ tục thông quan lô hàng, vận chuyển hàng hoá an toàn và giao tại. .. hợp đồng giao nhận thì công ty cần đầu tƣ vào đội xe Khi công ty có đội xe mạnh sẽ làm tăng doanh thu của công ty, tiết kiệm thời gian và giảm các chi phí đáng kể cho công ty Hiện nay, website của Công ty hoạt động chƣa đƣợc hiểu quả cao Trong Website của Công ty cần có thêm các thông tin để hỗ trợ cho khách hàng nhƣ các thông tin liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu, tƣ vấn quy trình xuất nhập SVTH:... tình với công việc của toàn thể cán bộ công nhân viên Quá trình thực tập tại công ty đã giúp em nhiều phần nào nhận thức rõ về thực tế hoạt động XNK tại công ty, là cơ hội để em tìm hiểu, nghiên cứu về những nhận định về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa tại Công ty Qua đó giúp em đúc kết đƣợc những bài học kinh nghiệp cho riêng mình, giúp em tiếp cận đƣợc những thủ tục và nghiệp vụ về xuất nhập khẩu Cuối... mình tại các Khu Công nghiệp, cảng biển để thuận tiện trong công việc giao nhận và gặp gỡ khách hàng 3.3.2 Chuyên môn hóa nghiệp vụ của phòng giao nhận Hiện tại, khi thực hiện hợp đồng với đối tác, công ty thƣờng giao khoán nhân viên làm thủ tục xuất nhập hàng hoá cho một khách hàng Nhân viên phải theo sát lô hàng từ đầu đến cuối: từ khâu nhận chứng từ đến lập tờ khai, nhập dữ liệu vào máy tính, lập P/O,... tốt nghiệp 2.2.3 Lấy lệnh giao hàng D/O Thƣờng trong một ngày, công ty nhận đƣợc nhiều lô hàng nhập Vì vậy, nhằm rút ngắn thời gian nhập hàng, khi nhận đƣợc thông báo hàng đến (Arrival Notice), công ty phân công tác cho 2 nhân viên Một nhân viên đảm trách lấy tất cả Delivery Order (D/O) và nhân viên khác ở công ty chuẩn bị hồ sơ để khai hải quan Sau khi nhận đƣợc thông báo hàng đến (Arrival Notice),... và các đại lý hãng tàu nên viêc giao nhận hàng hoá đƣờng biển còn gặp khó khăn về thời gian làm hàng Khó khăn của công ty hiện nay là hệ thống kho bãi của công ty chƣa đủ lớn nên với những lô hàng có khối lƣợng lớn công ty hông thể chứa hết, SVTH: Nguyễn Hoài Phi Trang 13 Báo cáo thực tập tốt nghiệp buộc phải thuê thêm kho bãi để lƣu kho hàng hóa Vì thế hàng năm công ty phải mất một khoảng chi phí... trong công tác khách hàng và giao nhận Giải quy t linh hoạt những bất cập của chứng từ nhanh khi có sai xót để kịp thời thu hồi tiền hàng, xuất hàng nhanh chóng, hạn chế tiền phạt lƣu kho bãi 3.3 Một số ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa của công ty cổ phần TM và DV vận tải quốc tế Thiên Nam 3.3.1 Đầu tƣ cải tiến và nâng cao cơ sở hạ tầng Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng hiện . QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƢỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY THIÊN NAM 2.1. Quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu tại công ty Thiên Nam Trong phạm vi báo cáo này, em xin trình bày quy trình. của công ty cổ phần TM và DV vận tải quốc tế Thiên Nam trong năm 2012 14 CHƢƠNG 2 : QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƢỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY THIÊN NAM 16 2.1. Quy trình nhận hàng hóa. Quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu tại công ty Thiên Nam 16 2.2. Diễn giải quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu tại công ty Thiên Nam 17 2.2.1 Tiếp nhận thông tin về lô hàng 17 2.2.2. Chuẩn bị