Đang tải... (xem toàn văn)
Hoạt động quan hệ công chúng (PR) trong BHXH
MỤC LỤC Nội dung .4 1 Lời mở đầu Trên thế giới, ở bất kì quốc gia nào cũng đều có hệ thống bảo hiểm xã hội (BHXH) nằm trong hệ thống chính sách của quốc gia đó. BHXH đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc đảm bảo đời sống cho người lao động, ốn định sản xuất kinh doanh. Nhận thức được vai trò đó, ở Việt Nam, BHXH đã và đang được Đảng và nhà nước ta đặc biệt quan tâm để ngày càng hoàn thiện. Tuy nhiên, không phải bất cứ người lao động hay chủ sử dụng lao động nào cũng đều ý thức được trách nhiệm và nghĩa vụ của mình khi tham gia BHXH. Tình hình triển khai BHXH ở Việt Nam hiện nay còn rất nhiều bất cập. Việc trốn đóng phí BHXH còn diễn ra khá phổ biến, dù có hoạt động đầu tư của quỹ BHXH nhưng hiệu quả lại không cao… Nguyên nhân sâu xa của những tình trạng đó là do nhận thức chưa đầy đủ về vai trò của BHXH của người tham gia cũng như chính nhân viên của BHXH. Những bất cập đó chỉ có thể khắc phục được khi giáo dục đầy đủ nhận thức cho mọi người về trách nhiệm và nghĩa vụ của họ cũng như tầm quan trọng và sự cần thiết của BHXH. Để làm được điều đó cần phải một quá trình tuyên truyền vận động lâu dài cả trong và ngoài cơ quan BHXH, đòi hỏi sự tham gia nhiệt tình của cả người tham gia và nhân viên BHXH nhằm tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau giữa họ. Bên cạnh đó, BHXH Việt Nam đang phải đối mặt với nhiều thách thức: số lượng người tham gia BHXH ngày càng đông, cạnh tranh của nhiều các lĩnh vực bảo hiểm thương mại trong việc cung cấp các sản phẩm có tính chất giống BHXH,… Những thách thức đó đòi hỏi cần phải cải cách, đổi mới BHXH để phù hợp với bối cảnh Việt Nam hiện nay. 2 Và hoạt động quan hệ công chúng ( public relation - PR ) là một hoạt động thiết thực và hiệu quả nhất. Tuy vậy, hiện nay ở Việt Nam, cơ quan hành chính sự nghiệp nói chung và cơ quan BHXH nói riêng đều chưa nhận thức được vai trò của hoạt PR. Một mặt, do tàn dư của cơ chế bao cấp, mặt khác do PR còn là vấn đề khá mới mẻ ở Việt Nam . Bởi vậy, dù có rất nhiều cải cách hành chính trong những năm gần đây nhưng hiệu quả hoạt động của những cơ quan này vẫn chưa cao. Thông qua đề án “Hoạt động quan hệ công chúng (PR) trong BHXH”, em hi vọng kết hợp được tình hình thực tế về triền khai BHXH ở Việt Nam và trên thế giới cũng như những kiến thức, lý luận tiếp thu trên giảng đường để có thể phân tích và đề ra một vài giải pháp trong hoạt động PR của BHXH. 3 Nội dung I. Tổng quan về hoạt động quan hệ công chúng (public relation - PR) 1. Khái quát chung về PR. Hoạt động quan hệ công chúng là một hoạt động rất mới mẻ trong các cơ quan, doanh nghiệp ở Việt Nam, đặc biệt là trong các cơ quan hành chính sự nghiệp. PR liên quan đến tất cả các tổ chức, thương mại hay phi thương mại. Nó tồn tại cho dù chúng ta có muốn hay không, nói cách khác, nó không thuộc quyết định của chúng ta. PR bao gồm tất cả hoạt động giao tiếp với mọi người mà tổ chức liên hệ. Mọi cá nhân trong xa hội đều sử dụng PR, trừ khi họ bị cách ly hoàn toàn và không có liên hệ với con người. Mặc dù PR còn khá mới mẻ ở Việt Nam nhưng trên thực tế, PR đã ra đời từ rất sớm. Ngay từ thời cổ đại, các nhà truyền đạo đã đi khắp mọi nơi để tuyên truyền về đạo giáo nhằm thu hút thêm số lượng người tham gia. Đến năm 1809,việc Bộ Tài chính Anh đã bổ nhiệm một phát ngôn viên báo chí đã đánh dấu sự ra đời của PR hiện đại. Cho đến nay, có rất nhiều định nghĩa về PR, trong số đó có 3 định nghĩa được chấp nhân trên phạm vi quốc tế và quen thuộc với các chuyên giaPR: - Theo viện Quan hệ công chúng Anh Quốc: “PR là nỗ lực lên kế hoạch và kéo dài liên tục để thiết lập và duy trì sự tín nhiệm và hiểu biết lẫn nhau của tổ chức và công chúng.” - Theo tác giả Frank Jefkins ( tác giả của cuốn Public Relation – Framework do Financial Times xuất bản): “PR bao gồm tất cả các hinh thức giao tiếp đã được lên kế hoạch, cả bên trong và ngoài tổ chức, giữa một tổ chức hay công chúng của nó nhằm đạt được mục tiêu cụ thể liên quan đến sự hiểu biết lẫn nhau.” 4 - Trong một cuôc họp giữa các viện sĩ thông tấn PR đến từ nhiều nước, diễn ra ở thành phố Mê-xi-cô tháng 8 năm 1978, mọi người đã tán đồng lời phát biểu sau: “PR là một môn khoa học xã hội và nghệ thuật phân tích những xu hướng, dự đoán những kết quả, tư vấn cho các nhà lãnh đạo của tổ chức, và thực hiện các chương trình hành động đã được lập kế hoạch để phục vụ quyền lợi của cả tổ chức và công chúng.” Tuy mỗi định nghĩa được nhìn nhận từ nhiều góc độ khác nhau, nhưng đều hướng đến việc là làm tăng sợ hiểu biết lẫn nhau giữa tổ chức và công chúng của mình. Trong bối cảnh của nước ta hiện nay, PR trong BHXH được nhấn mạnh rõ là mối quan hệ giữa cơ quan BHXH với người tham gia bảo hiểm, người thụ hưởng quyền lợi BH. 2. Phân biệt PR và quảng cáo. Vì PR là hoạt động rất rộng, liên quan đến tất cả mọi hoạt động của tổ chức, do đó, mọi người dễ hiểu nhầm PR với một vài hoạt động khác như: tiếp thị, quảng cáo, truyền thông,… Trong khuôn khổ của bài viết này, em chỉ xin đưa ra một vài sự phân biệt giữa PR và quảng cáo. Viện những người hoạt động trong ngành quảng cáo của Anh đưa ra một định nghĩa như sau về quảng cáo: “ Quảng cáo trình bày thông điệp bán thuyết phục và hợp lý nhất cho những khách hàng tương lai để có thể bán sản phẩm hay dịch vụ với mức giá thấp nhất có thể .” Theo định nghĩa này, “ Quảng cáo trình bày thông điệp bán thuyết phục và hợp lý nhất ” thông qua những kỹ năng sáng tạo trong việc viết lời quảng cáo, minh họa, bố trí, trình bày bản in, viết bản thảo và làm video dựa trên một chủ đề hay việc chọn phương tiện truyền thông để thực hiện. Trọng tâm được đặt lên việc bán, khác biệt với vai trò của PR là cung cấp thông tin, giáo dục và tạo sự hiểu biết thông qua kiến thức. Một chương trình quảng cáo sẽ có nhiều khả năng thành công hơn nếu trước đó có hoạt động PR hỗ trợ cung cấp kiến thức cho khách hàng tiềm năng về sản phẩm hay dịch vụ đang được 5 quảng cáo. Nó thực tế và đúng đắn hơn việc chỉ đơn thuần chỉ dựa vào quảng cáo để tiến vào thị trường mới hoặc giới thiệu một sản phẩm hay dịch vụ mới chưa được biết đến. PR là một hoạt động có tầm bao quát hơn quảng cáo. PR liên quan đến toàn bộ việc giao tiếp trong tổ chức, trong khi quảng cáo chủ yếu chỉ giới hạn trong chức năng tiếp thị ( với một số ngoại lệ nhỏ như: quảng cáo tuyển chọn nhân vên hay thu hút tài chính ) mặc dù quảng cáo tốn nhiều chi phí hơn PR. Hơn nữa, một vài tổ chức có thể không dùng đén quảng cáo nhưng ít nhiều đều liên quan đến PR. Ví dụ, một đội chữa cháy không thể quảng cáo cho các đám cháy hay thậm chí cho các dịch vụ của họ, nhưng chắc chắn có mối liên hệ nhiều với công chúng. Một điểm khác biệt nữa giữa PR và quảng cáo là vấn đề tài chính. Thu nhập của các công ty quảng cáo chủ yếu từ phí hoa hồng thu được từ các công ty truyền thông nhận phat sóng quảng cáo. Trong khi đó, các công ty PR chỉ có thể bán thời gian và chuyên môn, về tiền công được tính theo số lượng dịch vụ cung cấp. Mặc dù theo nhận định của nhiều chuyên gia kinh tế, quảng cáo thoái vị và PR lên ngôi và dù cho PR có nhiều điểm ưu việt hơn nhưng không có nghĩa phải dần xoá bỏ quảng cáo, thực hiện PR mà cần phải kết hợp ưu điểm của hai hoạt động đó để có kết quả tốt nhất. 3. Sự cần thiết của hoạt động PR trong BHXH. PR trong BHXH là hoạt động nhằm tăng cường mối hiểu biết lẫn nhau giữa người tham gia, người thị hưởng nói riêng và công chúng nói chung với cơ quan BHXH. Mặc dù là một cơ quan quan hành chính nhà nước nhưng để nâng cao hiệu quả hoạt động của mình thì cơ quan BHXH phải sử dụng PR nhằm tuyên truyền và giáo dục nhận thức cho mọi người. Bởi vì: 6 Thứ nhất, do vai trò rất quan trọng của BHXH trong đời sống. BHXH đã được Đảng và nhà nước ta xác định là một trong những chính sách trọng yếu của quốc gia vì: • Người lao động nói chung không thể tránh khỏi việc gặp phải những biến cố làm giảm hoặc mất một phần hay toàn bộ khả năng lao động. Các biến cố người lao động gặp phải bao gồm ốm đau, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, thất nghiệp, sinh đẻ,…hoặc trường hợp giảm khả năng lao động là chắc chắn xảy ra khi con người hết tuổi lao động. BHXH là sự đảm bảo thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập cho người lao động khi họ gặp phải những biến cố đó, là chỗ dựa tinh thần cho người lao động. • Khi người lao động gặp phải những biến cố nêu trên, hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp sẽ bị gián đoạn, ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của đơn vị nói riêng và của toàn xã hội nói chung. Nếu những biến cố như thất nghiệp mà kéo dài sẽ gây tâm lý chán nản cho người lao động nên gây nên những bất ổn trong xã hội như: tệ nạn xã hội gia tăng,… Bởi vậy, BHXH ra đời góp phần ổn định sản xuất, đảm bảo an toàn cho xã hội. Thứ hai, do vai trò của việc giáo dục và tuyên truyền nhận thức trong BHXH: • Mặc dù, BHXH là một trong những chính sách quan trọng nhất của quốc gia nhưng nhận thức của người dân còn rất hạn chế. Nhiều người tham gia BHXH mới chỉ thấy được đó là nghĩa vụ nhưng chưa hiểu rằng đó cũng là trách nhiệm của mình. Điều đó dễ gây tâm lý hiểu nhầm cũng như ức chế cho người tham gia. Bởi vậy, việc nâng cao nhận thức cho người dân về BHXH là điều rất quan trọng để hệ thống BHXH ngày càng hoàn thiện hơn. • BHXH là một chính sách xã hội của nhà nước. Để quản lý xã hội thực sự hiệu quả, Nhà nước cần phải thực hiện tốt việc tuyên truyền các chính sách 7 đến mọi người dân. Do vậy, tuyên truyền có vai trò rất lớn trong việc nâgn cao hiểu biết của người dân về các đường lối chính sách của nhà nước. • Mỗi người dân trong xã hội đều có quyền tự do dân chủ. Việc tham gia BHXH là thể hiện một phần quyền lợi đó. Như chúng ta đã biết, để đảm bảo tính công bằng và dân chủ trong việc thực hiện chính sách BHXH, quỹ BHXH do cả Nhà nước, người sử dụng lao động và người lao động đóng góp. Tham gia BHXH, người lao động được hỗ trợ một phần thu nhập chính đáng của mình khi bị giảm hoặc không còn khả năng lao động. II. Hoạt động “quan hệ công chúng” trong Bảo hiểm xã hội. 1. Các phương tiện để hoạt động PR. 1.1. Thiết kế mẫu đơn, áp phích và tờ rơi. a. Mẫu đơn. Ngày nay, trong việc quản lý Bảo hiểm xã hội, nhìn chung có rất nhiều tình huống liên quan đến số lượng rất lớn người tham gia và người thụ hưởng bảo hiểm. Thông thường những tình huống này có thể dẫn đến việc tạo rất nhiều những cách giao tiếp chuẩn mực để tìm hiểu về các nhu cầu của người tham gia và người thụ hưởng. Những cách thức giao tiếp như vậy được gọi là “mẫu đơn” và mỗi đơn đều có những mục đích nhất định.Tuỳ vào từng trường hợp cụ thể mà người ta sẽ sử dụng mẫu đơn nào phù hợp nhất với mục đích của cơ quan. Các mẫu đơn không chỉ đơn thuần là những mẫu đơn bảo hiểm liên quan đến người tham gia và người đóng phí mà mỗi cơ quan BHXH còn thiết kế những mẫu đơn chỉ dùng cho việc quản lý nội bộ như: các đơn dùng cho hoạt động quản lý nhân sự, hoạt động tài chính, Những mẫu đơn này sẽ chỉ được sử dụng trong pham vi cơ quan đó. 8 Hầu hết các yêu cầu quản lý dù là đối nội hay đối ngoại đều cần đến các mẫu đơn và chúng được ghi lại trên các giấy tờ liên quan, không những để ghi lại những hoạt động, sự việc đã diễn ra mà còn ghi những sự việc sau đó nữa. Khi thiết kế những mẫu đơn mới thường gặp rất hiều khó khăn. Những khó khăn này có thể sẽ làm giảm đi sự quan tâm đối với công chúng. Nhưng không phải vì thế mà hoạt động quan hệ công chúng không được quan tâm. b. Áp phích. Theo từ điển chuyên ngành, “Áp phích là tấm biển chứa đựng thông tin và được trưng bày ở những nơi công cộng”. Và thông tin phải được thể hiện một cách đơn giản. Nhiệm vụ đầu tiên của bất kỳ tấm áp phích nào chính là thông báo thông tin để đảm bảo rằng thông tin đưa ra là thích hợp và được hiểu một cách dễ dàng và nhanh chóng. Hơn thế nữa, chúng phải được “trưng bày ở những nơi công cộng”, nhưng những nơi này phải là những nơi tập trung những người đóng phí và thụ hưởng mục tiêu. Ví dụ, những áp phích nói đến chế độ thai sản thì đối tượng tiếp cận ở đây là phụ nữ mang thai, nên nếu được trưng bày ở viện lão khoa thì sẽ không thu hút được nhiều sự chú ý. Tương tự, một áp phích liên quan đến chế độ hưu, có đối tượng mục tiêu là những người về hưu thì không thể được trưng bày ở bênh viện nhi. Như vậy, rõ ràng rằng,vị trí trưng bày của một tấm áp phích cũng quan trọng không kém việc thiết kế, lựa chọn ngôn từ, cách thức trình bày của nó. Và một điều cũng thật sự quan trọng đó là một tấm áp phích của cơ quan BHXH phải được dễ dang nhận ra. Để làm được điều đó, người thiết kế phải quan tâm đến việc sử dụng logo, cách phối màu và hinh nền làm sao cho công chúng có thể nhận biết ngay. 10 [...]... thụ hưởng và công chúng nói chung nhận thức và hiểu rõ hơn về vấn đề đóng phí Sự nhận thức đúng của công chúng cũng quan trọng như việc đề cao hình ảnh của cơ quan BHXH 12 1.2 Hoạt động truyền thông Có thể khẳng định rằng, báo, tạp chí, truyền thanh, truyền hình, các tờ chuyên đề… theo những cách khác nhau đều đóng một phần quan trọng đối với toàn bộ hoạt động quan hệ công chúng của cơ quan BHXH. Mỗi phương... tượng có sức thu hút Quảng cáo trong BHXH cũng vậy Tuy nhiên, hoạt động quan hệ công chúng nói chung và quảng cáo nói riêng đều không được tách rời mục đích truyền tải thông tin và giáo dục nhận thức cho người tham gia BHXH 2.2 Chiến dịch quảng bá thông tin Đối với cơ quan BHXH, việc lựa chọn các phương tiện truyền thông là một phần quan trọng của hoạt động quan hệ công chúng Nhưng đây không phải là... nghề cơ bản, đào tạo kĩ thuật hay đào tạo chuyên sâu cũng đều phải liên quan đến công việc trong tương lai của họ là quan hệ công chúng, giúp họ có thể thực hiện tốt công việc của mình Trong thực tế, có rất nhiều cách thức đào tạo nhân viên có ảnh hưởng chắc chắn và trực tiếp đến hoạt động quan hệ công chúng của cơ quan Cơ quan BHXH cần phải tổ chức tốt các chương trình đào tạo nội bộ, bao gồm: các... thường là quá rộng III Hoạt động PR trong BHXH ở Việt Nam 1 Thành tựu Thực tế cho thấy rằng, BHXH Việt Nam từ trước đến nay chưa có một chiến dịch PR thực sự nào và cũng không có hoạt động nào được gọi là hoạt động PR ” Tuy vậy, đã xuất hiện một vài hoạt động mang bản chất là hoạt động PR Những hoạt động đó đã có những đóng góp đáng kể trong việc ngày càng hoàn thiện hệ thống BHXH ở Việt Nam và có... thành tựu trong hoạt động của BHXH trong những năm vừa qua - Về cơ quan cấu tổ chức: Nhận thức ngày càng cao về sự cần thiết của hoạt động PR trong BHXH, trong cơ quan cấu tổ chức bộ máy của BHXH đã có nhiều thay đối để nhằm nâng cao nhận théc cho người dân mà cụ thể là người lao động và chủ sử dụng lao động Theo quyết định số 606/1995/QĐTTg về việc ban hành quy chế tổ chức hoạt động của BHXH Việt... tình hình hoạt động của cơ quan BHXH Việt Nam, là cơ quan hoạt động phi lợi nhuận, đối tượng tham gia BHXH ở Việt Nam phần đông là người lao động có nhận thức chưa cao 27 Kết luận BHXH là một chính sách quan trọng của Đảng và nhà nước ta hiện nay Thực hiện tốt BHXH giúp người lao động yên tâm làm việc, người sử dụng lao động quản lý tốt, thể hiện quyền tự do dân chủ của công dân cũng như sự quan tâm... thống cơ quan quan truyền thông từ cấp trung ương đến đại phương là một điều tất yếu Nhận thức được vai trò quan trọng của thông tin, vệc xây dựng mối quan hệ gắn bó khăn khít với các cơ quan truyền thông là một vấn đề không chỉ cơ quan BHXH mà mọi cơ quan, mọi thành phần kinh tế, mọi ngành nghề đều quan tâm Bởi vậy, mỗi cơ quan BH nói chung và cơ quan BHXH nói riêng cần phải xây dựng cho mình hệ thống... trong đó có những thông tin in sẵn, được sử dụng trong trường hợp cơ quan BHXH cung cấp những thông tin liên quan đến các vấn đề BHXH Những cơ quan BHXH lớn luôn có hàng loạt các loại tờ rơi đề cập đến hầu hết các vấn đề BHXH Như đã trình bày phần trên, việc thiết kế và tạo ra các mẫu đơn là rất quan trọng Đó luôn là mối quan tâm lớn của các cơ quan BHXH Và việc thiết kế các tờ rơi cũng cần có sự quan. .. vào hoạ động của cơ quan Do đó, tổ chức cần có những nỗ lực đẻ giúp nhân viên của mình thường xuyen có những hiểu biết về những hoạt động đang diễn ra ngay trong cơ quan mình, trong đó bao gồm cả việc nâng cao hiểu biết của họ trong quan hệ công chúng Đặc biệt, những nhân viên thường xuyên phải tiếp xúc trực tiếp với khách hang càng phải được nằm rõ và chính xác về hoạt động của cơ quan mình Những ấn... lớn nếu trong mỗi ấn phẩm đó có đăng tải quảng cáo cho chính mình và của cả tổ chức khác Bởi vì, cơ quan BHXH sẽ tiết kiệm được chi phí quảng cáo cho 20 chính mình và còn thu được một khoản chi phí khác nữa từ viêc nhận đăng tải quảng cáo 2.5 Vai trò của việc đào tạo nguồn nhân lực cho hoạt động PR Đào tạo nhân viên của cơ quan BHXH có tác động trực tiếp và gián tiếp đến hoạt động quan hệ công chúng . chính trong những năm gần đây nhưng hiệu quả hoạt động của những cơ quan này vẫn chưa cao. Thông qua đề án Hoạt động quan hệ công chúng (PR) trong BHXH ,. hoạt động PR của BHXH. 3 Nội dung I. Tổng quan về hoạt động quan hệ công chúng (public relation - PR) 1. Khái quát chung về PR. Hoạt động