Đang tải... (xem toàn văn)
Khi chữ trong Microsoft Word bị nhảy cách Khi sử dụng Microsoft Word với bộ mã Unicode, đôi khi các chữ có dấu bị nhảy cách làm bạn rất khó chịu. Khắc phục tình trạng này rất dễ.Bạn chỉ cần vào Tools > Options >Edit. Tại thẻ Edit, bạn bỏ dấu tích ở bảng Use smart copy and paste, sau đó nhấn OK. Lỗi cách chữ khó chịu sẽ lập tức biến mất.Tính toán trên bảngWord không phải là một ứng dụng bảng tính chuyên nghiệp như Excel nhưng Word vẫn có khả năng thực hiện được những tính toán cơ bản trên bảng. Để tính toán trên bảng trong Word bạn hãy vào Table | Formula rồi lựa chọn một hàm tính toán. Tuy nhiên, số lượng các hàm tính toán trong Word là rất hạn chế, nhiều khi có thể sẽ làm bạn thất vọng.
Tổng hợp thủ thuật nâng cao Microsoft Word Khi chữ Microsoft Word bị nhảy cách Khi sử dụng Microsoft Word với mã Unicode, đơi chữ có dấu bị nhảy cách làm bạn khó chịu Khắc phục tình trạng dễ Bạn cần vào Tools > Options >Edit Tại thẻ Edit, bạn bỏ dấu tích bảng Use smart copy and paste, sau nhấn OK Lỗi cách chữ khó chịu biến Tính tốn bảng Word khơng phải ứng dụng bảng tính chuyên nghiệp Excel Word có khả thực tính tốn bảng Để tính tốn bảng Word bạn vào Table | Formula lựa chọn hàm tính tốn Tuy nhiên, số lượng hàm tính tốn Word hạn chế, nhiều làm bạn thất vọng Ví dụ để tính tốn hàng =SUM(LEF) Trong =SUM(LEF) khơng phải bạn nhập vào mà Word đưa gợi ý cho bạn bạn vào Table | Formula (hình minh hoạ) Ví dụ để tính tốn cột =SUM(ABOVE) Bạn nhập cơng thức tính tốn đơn giản kiểu Excel, ví dụ =A1*B2 Mặc dù tên hàng cột Word không bạn yên tâm định dạng giống hệt Excel Để cập nhật kết tính tốn có thay đổi bạn lựa chọn chứa kết ấn phím F9 Hoặc để cập nhật kết tính tốn phạm vi toàn bảng, bạn lựa chọn bảng ấn phím F9 Tạo bảng nhanh chóng Khả tự động định dạng Word giúp bạn nhiều động đến chuột hay menu mà cần bàn phím đủ Tạo bảng nhanh chóng thủ thuật Tổng hợp thủ thuật nâng cao Microsoft Word Để tạo bảng nhanh chóng bạn cần kí tự dấu cộng (+) kí tự dấu gạch ngang (-) Bạn cần nhập kí tự theo kiểu định dạng sau ấn Enter, Word tự động tạo bảng cho bạn + -+ -+ -+ Khoảng cách hai dấu cộng (+) định đến độ rộng cột tạo Tắt tính tự động định dạng số trên-chỉ số Nhiều bạn gặp rắc rối với tính tự động định dạng số (superscript) số (subscript) Word, bạn thường xuyên sử dụng tiếng nước với kiểu kí tự “1st, 2nd, 3rd,…” Bạn khơng thích tính tắt cách vào Tools | AutoCorrect Options chuyển sang mục AutoFormat As You Type bỏ đánh dấu trước mục Ordinals (1st) ok Tạo mẫu văn có ảnh xem trước Template - mẫu văn - chức vơ hữu ích Word Chức cho phép bạn tạo văn định dạng theo kiểu mẫu định sử dụng lại nhiều lần Lấy ví dụ bạn tạo kiểu giấy mời riêng bạn lưu lại thành mẫu văn Word Lần sử dụng sau bạn cần mở template điền thông tin cần thiết Để tạo mẫu văn riêng mình, trước tiên bạn tạo văn thông thường định dạng theo mẫu văn cần thiết bạn Khi lưu văn File | Save, bạn chọn Document Template (*.dot) mục Save as type cửa sổ lưu văn Để mẫu văn bạn có hình ảnh xem trước trước lưu thành định dạng template bạn vào File | Properties đánh dấu vào Save Preview Picture Để sử dụng template bạn vừa tạo ra, vào File | New chờ bảng nhiệm vụ (Task pane) bên tay phải bạn chọn General Templates mục New from template nhớ đánh dấu vào mục Document lựa chọn template bạn tạo – hình ảnh xem trước mẫu văn khung Preview Giấu tên văn Recently Used Files Thông thường Word lưu lại tên đường dẫn văn sử dụng gần danh sách Recently used file Để truy cập đến danh sách bạn cần vào menu File thấy danh sách tệp tin văn liệt kê theo thứ tự 1,2,3,4 Mặc định số tệp tin văn lưu danh sách Bạn chỉnh số lên giấu không cho tên văn cách sau Tổng hợp thủ thuật nâng cao Microsoft Word Bạn vào Tools | Options chuyển sang mục General Trong mục bạn để ý đến dòng Recently used file list Để tăng số văn danh sách Recently used files bạn cần thay đổi số bên cạnh Cịn để khơng cho danh sách bạn bỏ đánh dấu chọn mục này, nhắp OK Tạo phím tắt tùy chọn Word Đối với Word , bạn dễ dàng tạo cho tổ hợp phím nóng giúp thực nhanh tác vụ dùng chuột Tính hữu ích cho bạn tiết kiệm thời gian thực Word, thực PowerPoint hay Excel Để thực , bạn chọn vào menu Tools > Customize Sau đó, chọn vào thẻ Commands Click vào menu KeyBoard góc phải để hiển thị hộp thoại Customize Keyboard Trong phần Categories menu chính, phần Commands menu phụ xổ xuống Ví dụ muốn chọn tổ hợp phím cho tác vụ File > Save All bạn phải chọn phần categories File phần commands FileSaveAll Nếu tác vụ có phím tắt tổ hộp phím hiển thị phần Current Keys Cịn phần Current Keys trống bạn tự tạo tổ hợp phím tắt cho tác vụ Press New Shortcut Key Lưu ý, bạn Replace tổ hợp phím cho phù hợp với nhu cầu sử dụng phím tổ hợp phím phần Press New Shortcut Key Sau nhấn vào Assign để hoàn tất việc thiết lập Nhấn Close để hoàn tất Từ , bạn hoàn tồn sử dụng tổ hợp phím hữu ích riêng Word Tìm từ đồng nghĩa Microsoft Word Microsoft Word chương trình nằm Office dùng để soạn thảo văn phổ biến ưu điểm Kỳ này, xin giới thiệu với bạn chức “Tìm từ đồng nghĩa” Microsoft Word Chức hữu ích với bạn thường hay làm việc với tài liệu văn tiếng Anh Để sử dụng cộng cụ từ cửa sổ làm việc Microsoft Word, bạn bấm chọn vào menu Tools > Language > Thesaurus bấm tổ hợp phím Shift + F7 để mở hộp thoại “Thesaurus…” Bây giờ, bạn muốn tìm từ đồng nghĩa từ bạn nhập từ vào “Replace with Synonym”, từ có từ đồng nghĩa từ đồng nghĩa xuất khung Nếu bạn muốn thay từ đồng nghĩa bạn bấm chọn từ đồng nghĩa bấm vào nút “Replace” để thay Khi muốn tìm từ đồng nghĩa có văn mà bạn mở sau nhập từ cần tìm từ đồng nghĩa vào ô “Replace with Synonym”, bạn bấm phím Enter bấm Tổng hợp thủ thuật nâng cao Microsoft Word chọn nút “Look Up” Nếu tìm thấy đồng nghĩa từ đồng nghĩa xuất khung Chèn âm vào văn Word Nếu bạn muốn liên kết tập tin âm vào văn để thêm phần hấp dẫn hay muốn làm rõ ý minh họa báo cáo, bạn dùng Word để chèn âm Bước 1: Bạn chọn vào menu Insert > Object Bước 2: Bạn chọn tiếp vào thẻ Create From File Sau đó, nhấn Browse để chọn file Trong phần tùy chọn cho bạn lựa chọn: - Link To File: liên kết với file theo đường dẫn; - Display as Icon: hiển thị dạng icon tập tin; - Float Over Text: xuất với text Cách thường dùng trường hợp bạn khơng có headphone để thu giọng nói Nếu bạn có Microphone có khả thu giọng nói bạn thêm âm từ giọng nói Tương tự cách thực trên, nhiên bạn chọn vào thể Create New Sau đó, rê trượt đến phần Wave Sound Nhấn OK Bấy giờ, chương trình Sound recoder xuất cho bạn thu âm giọng nói để chèn vào văn Rất thú vị với văn vừa nghe nhìn phải không bạn Chuyển đổi PDF sang Word hiệu Hoạt động hiệu chương trình PDF2Word, PDF2Office Personal Recosoft Corporation cho phép bạn chuyển đổi nhanh chóng từ định dạng PDF sang định dạng tài liệu văn Word thông thường với vài cú click chuột đơn giản Nhờ khả phân tích nhận dạng dạng liệu tập tin gốc như: cột, paragraph, bảng, Style, ảnh nên kết đạt xác Khơng giống chương trình khác thường chạy độc lập, PDF2Office Personal thiết kế Plug-in Microsoft Word nên mặt dung lượng file cài đặt nhỏ nhiều Tuy nhiên, người dùng phải cài đặt thêm chương trình QuickTime từ phiên trở chương trình làm việc Về mặt sử dụng đơn giản Đầu tiên bạn khởi động chương trình Microsoft Word lên Sau nhấn vào menu File chọn dòng Open PDF File Một hộp thọai xuất để yêu cầu bạn chọn liệu mang định dạng PDF cần chuyển đổi Kế đến bạn nhấn nút Options để hiệu chỉnh chút Tùy theo văn PDF cần chuyển đổi mang đặc tính như: bao gồm cột, bảng tính, bạn đánh dấu vào mục tương ứng bên mục Option Bên cạnh PDF2Office Personal cịn cung cấp cho bạn khả chuyển đổi số trang tùy Tổng hợp thủ thuật nâng cao Microsoft Word chọn mục Page Chọn nơi lưu trữ kết mục Destination Folder Sau nhấn Ok để quay lại hộp thoại Open PDF files Nhấn nút Open PDF2Office Personal tiến hành cơng việc chuyển đổi Khi hồn tất chương trình thị kết Tuy nhiên bạn nên lưu ý phiên dùng thử chương trình cho phép bạn chuyển đổi cao trang mà Cùng với nhiều hạn chế khác Vì bạn nên đăng ký sử dụng để đạt kết cao Chương trình cung cấp website: http://www.recosoft.com/ với dung lượng khoảng 4,02 MB, tương thích tốt với hệ điều hành Windows Bản thương mại giá 49 USD Xử lý văn tốt với AutoCorrect Microsoft ví chức AutoCorrect phần mềm Office từ phiên 2000 trở sau “Người sửa văn qua vai bạn” Thơng thường, tính tiện lợi tự động chỉnh sửa từ ngữ, lỗi tả nhanh chóng nhiên đôi lúc chúng thường chèn vào hay thay từ mà bạn không muốn thay đổi tên riêng chẳng hạn Khi đó, tính lại trở thành kẻ quấy nhiễu đầy phiền phức Mặt khác, bạn dùng tính để tự động bổ sung đoạn văn vào tài liệu Trước hết, điểm sáng cụm từ, câu, đoạn hay toàn nội dung mà bạn thường xuyên cần đưa vào tập tin Word chọn trình đơn Tools.AutoCorrect Options Trong nhãn AutoCorrect, bạn nhìn thấy tất phần nội dung điểm sáng trước Tiếp đến nhập vào thao tác phím mà bạn dùng để kích hoạt khả tự động chèn thêm đoạn văn Chẳng hạn tạo từ khóa addr dùng cho địa hồi đáp bạn, từ xuất bên trái đoạn văn điểm sáng bên mục ”Replace” Tiếp đến, đánh dấu tùy chọn Plain text Formatted text bên văn (nếu có sẵn) để xác lập định dạng cho nội dung văn chèn vào tài liệu, sau nhấn Add Tính AutoCorrect đặt từ khóa kích hoạt theo thứ tự bảng chữ mục hành liệt kê Cuối nhấn OK Close Để chèn đoạn văn vào tài liệu Word, bạn gõ vào từ khóa kích hoạt tính AutoCorrect cách nhấn Spacebar Enter, gõ thêm dấu chấm (dấu thêm vào văn gốc) Lưu ý, nhắc nhở để chấp nhận thay đổi định dạng chung (normal.dot) trước thoát khỏi Word bạn chọn Yes, khơng tất thao tác vừa tạo AutoCorrect AutoCorrect hoạt động Excel, Outlook PowerPoint, bạn chọn trước văn ứng dụng làm cho tự động xuất mục “Replace” Bạn lưu văn mẫu dạng văn túy (plain text) văn định dạng (formatted text), khơng có hạn chế độ dài Trong Word Outlook, tính AutoCorrect cịn cho phép bạn bổ sung hình ảnh (Hình 1) Để loại bỏ nội dung AutoCorrect, bạn cần mở lại hộp thoại AutoCorrect, điểm sáng từkhóakíchhoạtvànhấnDelete Tổng hợp thủ thuật nâng cao Microsoft Word TẬN DỤNG MACRO Nếu bạn tìm phương pháp chèn nhanh đoạn văn để xem có từ kiểu font chữ cho trước lấp đầy khoảng định sử dụng macro tiện lợi Sức mạnh đằng sau macro ngơn ngữ lập trình VBA Ngay trường hợp bạn dùng tính tạo marco tự động Word Excel cách nhấn Tools.Macro.Record New Macro chi tiết mã nguồn VBA giấu kín Bộ tạo macro tự động hoạt động đệm (buffer), giấu kín mã Visual Basic sau q trình tạo macro Nếu khơng sử dụng tổ hợp phím - chọn Tool.Macro.Visual Basic Editor bạn khơng nhìn thấy đoạn mã thực tế ln chạy chế độ Ví dụ sau lệnh tiện lợi Word để tạo văn “vô nghĩa” Trước hết mở tài liệu Word mới, gõ vào nội dung =rand(1) nhấn Enter Ngay lập tức, đoạn văn 45 từ lặp lặp lại nội dung “The quick brown fox jumps over the lazy dog” xuất Chỉ cần thay đổi số bên dấu ngoặc đoạn văn lặp lại với số lần số bạn vừa nhập vào Công cụ ẩn Microsoft Office Nếu máy tính bạn có cài đặt sử dụng Microsoft Office XP 2003, bạn tìm thấy thêm số cơng cụ hữu ích khác mà phần mềm cung cấp cho bạn Những công cụ tìm thấy bạn vào: Trình đơn Start | Microsoft Office Tools MS Office XP Start | Microsoft Office | Microsoft Office Tools với MS OFfice 2003 Nếu bạn giữ nguyên thiết lập mặc định cài đặt Microsoft Office, bạn có đến cơng cụ bổ sung Microsoft Office Tools – riêng Microsoft Office Access Snapshot Viewer xuất bạn có cài đặt Microsoft Access Trong số cơng cụ bổ sung thêm có số công cụ phần mềm nhỏ Microsoft Office, số lại cài đặt sử dụng lần (Installed on First Use - tính Microsoft Office) Đối với công cụ kiểu bạn phải sẵn sàng cài đặt Microsoft Office bên Microsoft Office Picture Manager Microsoft Office Picture Manager có phiên Microsoft Office 2003 Có thể nói cơng cụ thay tuyệt vời cho tiện ích Photo Editor phiên Office trước Đây thực công cụ hữu ích việc quản lý duyệt ảnh số Bên cạnh chức đó, cơng cụ có tính chỉnh sửa ảnh mức độ Cơng cụ tương thích với định dạng ảnh BMP, EMF, GIF, JPEG, PNG, TIFF, WMF Bạn hồn tồn tiến hành nén hay chuyển đổi định dạng ảnh số Microsoft Office Picture Manager Giao diện công cụ đơn giản, gần tương tự Windows Explorer thiết lập chế độ View | Thumbnails Tuy nhiên, bên khung hiển thị đường dẫn thư mục có ảnh Microsoft Office Picture Manager cho hiển thị shortcut đến thư mục chứa ảnh Bạn hồn tồn tạo shortcut riêng cho cách vào File | Add Picture Shortcut trỏ đến thư mục chứa ảnh bạn Hoặc bạn dùng tính thêm shortcut tự động Tổng hợp thủ thuật nâng cao Microsoft Word cách vào File | Locate Pictures Để gỡ bỏ shortcut, bạn sử dụng click chuột phải lên shortcut cần xoá vào chọn Remove Shortcut, nhớ đừng chọn Delete không thư mục chứa ảnh bạn vào Recycle Bin Còn để chuyển đổi định dạng tệp tin ảnh bạn vào File | Export sau chọn định dạng tệp tin mà bạn muốn chuyển đổi sang Microsoft Office Picture Manager cho phép bạn cắt, xoay, điều chỉnh độ sáng tối tương phản ảnh gỡ bỏ hiệu ứng mắt đỏ (red-eye), định lại kích cỡ hay nén ảnh Nhưng nhớ phải lưu lại ảnh File | Save trước thoát khỏi chương trình Cịn khơng lịng với thực bạn chọn Edit | Undo Microsoft Office Document Scanning Microsoft Office Document Imaging Microsoft Office Document Scanning giúp bạn quét văn thông qua máy qt cịn Microsoft Office Document Imaging cơng cụ giúp bạn xử lý văn quét vào máy tính Để sử dụng MS Document Scanning, bạn cần phải có máy quét Trước tiến hành qt văn bạn hồn tồn thay đổi thiết lập MS Document Scanning cách đánh dấu vào mục Show Scanner Driver Dialog Before Scanning, sau lần quét bạn nhấn vào Preset Options | Edit Selected Preset để thay đổi thiết lập quét Bạn tạo thiết lập riêng cho cách chọn Create New Presets Trong Preset Options > Edit Selected Preset | Advanced, bạn đặc biệt ý đến mục quan trọng General > Create Shortcut Mục cho phép tạo shortcut đến thiết lập riêng bạn loại tài liệu cần quét thường xuyên, giúp công việc quét trở nên nhanh tiện lợi Mục thứ cần phải ý Processing Trong mục bạn thấy lựa chọn hay thiết lập OCR phục vụ cho công việc nhận dạng văn MS Document Imaging (chú ý nhận dạng tiếng Anh, chưa hỗ trợ nhận dạng tiếng Việt) Đã quét tài liệu thành định dạng ảnh, bạn dùng MS Document Imaging để xử lý Với MS Document Imaging, bạn nhận dạng chuyển tài liệu quét thành dạng ảnh sang định đạng MS Word cách Tools | Send Text to Word (chú ý bạn chưa nhận dạng quét văn bạn nhận dạng lại cách Tools | Recognize Text Using OCR) MS Document Imaging hỗ trợ định dạng tệp tin hình ảnh quét TIFF MDI (Microsoft Document Imaging) Để chia sẻ tệp tin hình ảnh quét bạn nên dùng định dạng TIFF Tuy nhiên định dạng TIFF chiếm dung lượng lớn nhiều so với MDI Thử nghiệm cho thấy tệp tin định dạng TIFF có dung lượng lên tới 1.2MB, tệp tin lưu dạng MDI có 333KB Microsoft Clip Organizer Đây công cụ giúp bạn quản lí sử dụng clip art ứng dụng Microsoft Office giúp bạn tìm kiếm clip art trực tuyến mạng cách Tools | Clips online Bạn nhập clip art tay cách Tổng hợp thủ thuật nâng cao Microsoft Word chọn File | Add Clips To Organizer, chương trình giúp bạn hồn tất cơng đoạn cịn lại Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard có Microsoft Office 2003 Đây công cụ giúp bạn lưu trữ thiết lập riêng bạn ứng dụng MS Office Như bạn hồn tồn khơi phục lại tồn thiết lập bạn có thay đổi hay mát xảy Hoặc bạn dùng định dạng lưu để ứng dụng với MS Office máy tính khác Microsoft Office Application Recovery Đây công cụ giúp bạn đóng ứng dụng MS Office bị treo khôi phục lại công việc trước bạn Microsoft Office Language Settings Đây cơng cụ cho phép bạn thiết lập lựa chọn ngôn ngữ ứng dụng Microsoft Office Bạn thêm vào hay gỡ bỏ ngơn ngữ khác danh sách Enabled thay đổi ngôn ngữ mặc định cho ứng dụng MS Office Microsoft Office Access Snapshot Viewer Microsoft Office Access Snapshot Viewer xuất bạn lựa chọn có cài đặt Microsoft Access Đây công cụ giúp bạn xem qua thông tin tệp tin Access thông qua snapshots Bạn tạo snapshots chia sẻ với người sử dụng khác họ Microsoft Access cách gửi cho họ copy chương trình snapshots bạn Theo mặc định chương trình lưu thư mục sau C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Snapshot Viewer tải trang web Microsoft Digital Certificate for VBA Projects Đây ứng dụng giúp bạn tạo chữ kí điện tử (digital certificate) cho dự án macro viết VBA bạn Tổng quan, Microsoft Office Tools thực cơng cụ tương đối hữu ích Bạn khai thác thêm cách ứng dụng thực tế Có thể nói, sử dụng cơng cụ MS Office để quản lý phần mềm hiệu ADX Toys 2: Công cụ soạn thảo lập trình cho Word Việc lập trình địi hỏi bạn cần có chương trình thích hợp mơi trường cụ thể, thêm vào chương trình dịch để dịch chương trình nguồn Tuy nhiên, muốn diễn giải nội dung ý nghĩa ngơn ngữ bạn cần soạn thảo thành văn để diễn đạt ý nghĩa câu lệnh Tuy nhiên, bạn copy hay paste đoạn chương trình qua word gặp trở ngại sau: • Đoạn chương trình copy khơng cịn ngun mẫu • Cú pháp khơng ổn định định dạng khác Tổng hợp thủ thuật nâng cao Microsoft Word • Nhược điểm lớn bạn thời gian để hiệu chỉnh màu sắc riêng biệt câu lệnh Đây vấn đề cần tránh copy paste qua word Để khắc phục nhược điểm trên, Add-in ADX Toys giúp bạn thực việc định dạng theo cú pháp ngơn ngữ lập trình soạn thảo Word Add-in hiển thị bạn soạn thảo Bạn cần chọn đoạn text cần định dạng, nhấn rê chuột để chọn loại ngôn ngữ ( hỗ trợ ngôn ngữ VB, C, Java, C# ) Và nhấn vào văn chọn theo định dạng ngơn ngữ thích hợp Rất nhanh chóng tiện lợi Add-in hồn tồn miễn phí, dung lượng 702KB Tương thích cho Word 2000 trở lên Download http://www.add-in-express.com Các phím tắt hữu dụng ứng dụng Office Trong q trình sử dụng máy tính, chức phím tắt hữu ích việc giúp thực thao tác mà không cần rời tay khỏi bàn phím Dưới số phím tắt mà người biết: Microsoft Office - Ctrl+Z, Ctrl+Y: tương đương với chức Undo Redo Word hiệu phần mềm khác Photoshop, Exel - Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U: in đậm, in nghiêng, gạch chân chữ bơi đen - Ctrl+P: in hiển thị cửa sổ - Ctrl+Backspace: xóa từ thay chữ - Ctrl+Shif+mũi tên "lên", "xuống": chọn bôi đen đoạn văn - Ctrl+Enter: chèn trang vào Word - Chèn biểu tượng: Alt+Ctrl+C để có kí hiu â, Alt+Ctrl+R cú đ, Alt+Ctrl+T cho ký hiu ™ Microsoft Outlook - Ctrl+1: mở cửa sổ Mail - Ctrl+4: mở Tasks - Ctrl+2: mở Calendar - Ctrl+3: mở Contacts - Ctrl+5: mở Notes - Ctrl+Shift+M: tạo tin nhắn Outlook Tổng hợp thủ thuật nâng cao Microsoft Word - Ctrl+Shift+C: tạo liên lạc (Contact) - Ctrl+N: soạn tin nhắn mới.- Ctrl+R: trả lời tin nhắn Internet Explorer (IE) Firefox - Ctrl+D: thêm trang web hiển thị vào Favorites/ Bookmarks - Alt+Home: trở trang chủ - Phím Tab: chạy trỏ sang phần khác trang web - Ctrl+F: hiển thị mục tìm kiếm (Find) web - F11: thay đổi hình to nhỏ cửa sổ - F5 Ctrl+R: làm web chạy - ESC: ngừng tải trang web - Ctrl+T: tạo tab đưa trỏ vào URL Firefox - Ctrl+L (sử dụng Firefox), Ctrl+Tab (trong IE): đưa trỏ vào URL bôi đen văn hành - Ctrl+W: đóng tab Firefox cửa sổ hiển thị IE - Ctrl ++ Ctrl +-: tăng giảm kích thước văn Firefox 10 thao tác nhanh với MS Office Office phần mềm văn phòng tiếng, làm rạng danh tên tuổi cho Microsoft Bộ phần mềm lớn, người sử dụng Office sử dụng 15% tính phần mềm chiếm tới 245 MB Thậm chí, với 15% đó, khơng biết rõ tính bên trong, phím tắt, thủ thuật thao tác nhanh, tài liệu mánh khóe công bố hay không công bố Word, Excel, Outlook Bạn mua hàng sách đủ loại thủ thuật cho Office Tuy nhiên, chúng q lớn khó nhớ chúng tơi xin cung cấp với bạn đọc số thao tác bản, giúp bạn tăng tốc công việc với Office 2003, XP 2000 Tính phóng to, thu nhỏ Office Nếu chuột bạn có nút cuộn, bạn có sử dụng nút cuộn để phóng to, thu nhỏ tài liệu Bạn giữ cuộn chuột lên để phóng to, cuộn chuột xuống để thu nhỏ Để cho công cụ Word Excel làm việc tốt với tính này, bạn cần vào Tools> Options, chọn thẻ General , đánh dấu vào hộp chọn "Zoom on Roll with Intellimouse box" 10 Tổng hợp thủ thuật nâng cao Microsoft Word - Hãy chèn nội dung thích vào phần Comments From - Có thể click vào biểu tượng để chèn đoạn âm - Click vào nút Close để đóng Comments From lại Sau nhập xong nội dung thích, màu từ ngữ chèn có màu vàng di chuyển chuột đến (Ví dụ: “QuảnTrịMạng.com”) xuất nội dung thích Với phần màu vàng làm màu cho từ ngữ thích in giấy khơng xuất Chèn thích với Office 2003 Đối với người dùng MS Office 2003 thích (Comment) chèn xuất màu ô Comment in giấy Lựa chọn (bôi đen) từ ngữ muốn chèn thích Vào Insert / Comment Bạn thấy Comment có màu sắc xuất bên phải hình văn bản: - Hãy nhập nội dung vào ô Comment 96 Tổng hợp thủ thuật nâng cao Microsoft Word Sau nhập xong nội dung thích, từ ngữ chèn có màu di chuyển chuột đến (Ví dụ: “Chèn thích”) xuất nội dung thích Với phần màu ô Comment bên phải in giấy xuất Chèn nội dung file.doc có vào nội dung file mở MS Word: Đơi tài liệu bạn nhiều người soạn thảo làm thành nhiều file khác nhau, bạn muốn tổng hợp thành file tài liệu QuanTriMang.com hướng dẫn bạn chèn nội dung file văn có vào nội dung file mở Vào Insert / File… Xuất hộp thoại Insert File: Tại hộp thoại bạn chọn đường dẫn (path) chọn file muốn chèn Chọn nút Insert (hoặc kích đúp vào file chọn) để chèn Như nội dung file văn mở có tồn nội dung file văn mà bạn vừa chèn Bạn dùng phương pháp copy dán (paste) nội dung tài liệu vào file.doc khác Tạo liên kết (Link) MS Word MS Word: Bài hôm QuanTriMang.com hướng dẫn bạn cách đánh dấu dòng văn (Bookmark) hướng dẫn tạo liên kết đến file có, đến trang web, email liên kết file,… • Tạo liên kết (Link) MS Word o Tạo liên kết đến file khác trang web 97 Tổng hợp thủ thuật nâng cao Microsoft Word Tạo liên kết đến file tạo o Tạo liên kết đến địa Email o Tạo liên kết đến vị trí file Tạo heading Office 2003 Đánh dấu (Bookmark) cho đoạn văn o • • Tạo liên kết (Link) MS Word Hãy lựa chọn (bôi đen) đoạn văn cần tạo liên kết Vào Insert / Hyperlink… (Ctrl + K Hoặc nháy chuột phải, chọn Hyperlink…) * Tạo liên kết đến file khác trang web Tại hộp thoại Hyperlink, chọn Existing File or web page - Text to display: Nội dung hiển thị đoạn liên kết - Current Folder: Thư mục thời - Browsed Pages: Các trang web trình duyệt gần thời gian thời - Recent files: Các file mở gần thời gian thời - Address: Tên địa file chọn để link tới - Nút ScreenTip…: Nhập nội dung di chuyển chuột vào liên kết hiển thị nội dung (Giống việc chèn thích): - Nút Bookmark: Đưa địa đặt bookmark Chọn nút OK để hoàn thành việc đặt liên kết * Tạo liên kết đến file tạo Tại hộp thoại Hyperlink, chọn Creat New Document 98 Tổng hợp thủ thuật nâng cao Microsoft Word - Text to display: Nội dung hiển thị đoạn liên kết - Name of new document: Đặt tên cho file - Nút Change… Thay đổi lại file liên kết có Bạn không nên chọn nút Change nội dung file chọn bị sau nhấn nút OK MS Word tự động tạo file trùng với tên chọn với nội dung file trống - Nút ScreenTip…: Nhập nội dung di chuyển chuột vào liên kết hiển thị nội dung (Giống việc chèn thích): - Nút Bookmark: Đưa địa đặt bookmark Chọn nút OK để hoàn thành việc đặt liên kết * Tạo liên kết đến địa Email Tại hộp thoại Hyperlink, chọn E-mail Address 99 Tổng hợp thủ thuật nâng cao Microsoft Word - E-mail Address: Địa email đặt liên kết tới - Subject: Tên tiêu đề - Recently used e-mail address: Hiển thị email sử dụng gần thời điểm Nội dung Subject E-mail Address hiển thị bạn di chuyển chuột vào liên kết Chọn nút OK để hoàn thành * Tạo liên kết đến vị trí file Trước hết bạn cần phải đánh dấu (đặt Bookmark Heading Style) cho dòng văn link tới Hãy lựa chọn (bôi đen) đoạn văn cần tạo liên kết Vào Insert / Hyperlink… (Ctrl + K Hoặc nháy chuột phải, chọn Hyperlink…) Tại hộp thoại Hyperlink, chọn Place in This Document Select a place in this document: Lựa chọn vùng tài liệu đánh dấu: - Top of the Document: Đặt liên kết đến vị trí file - Headings: Đặt liên kết đến heading có file - Bookmarks: Đặt liên kết đến dòng văn đánh dấu - Bạn click vào dấu + để hiển thị chi tiết mục Headings, Bookmarks, … Sau tạo xong bạn dùng chuột click (hoặc Ctrl + chuột trái) vào đoạn văn vừa đặt để chuyển sang vùng liên kết Đánh dấu (Bookmark) cho đoạn văn Đặt trỏ chuột bơi đen đoạn dịng muốn đặt liên kết đến Vào Insert / Bookmark Xuất hộp thoại Bookmark 100 Tổng hợp thủ thuật nâng cao Microsoft Word - Nhập tên đánh dấu ô Bookmark name (Tên phải chữ khơng có ký tự đặc biệt nào) Chọn nút Add để hoàn thành việc đặt Bookmark Thay đổi số tùy chọn MS Word MS Office ln thiết lập số tính cho người dùng, có phần tùy chọn (Option) thay đổi số tính phù hợp người dùng tự đặt QuanTriMang.com xin giới thiệu cách thay đổi số tùy chọn sau: Bỏ chế độ tự động điền số thứ tự ký tự đầu dòng tự động Trong vài trường hợp bạn khơng muốn dùng chế độ xuống dòng MS Word tự động nhập số thứ tự ký tự đầu dịng, dùng phím tắt Ctrl + Z để bỏ tạm thời chế độ Bạn đặt bỏ hẳn chế độ này, cách làm sau: Vào Tools / AutoCorrect Options… Xuất hộp thoại AutoCorrect, chọn thẻ AutoFormat As You Type: Bạn bỏ đánh dấu lựa chọn dòng: - £ Automatic bulleted lists - £ Automatic numbered lists Tiếp tục chọn thẻ AutoFormat 101 Tổng hợp thủ thuật nâng cao Microsoft Word Bạn bỏ đánh dấu lựa chọn dòng: - £ Automatic bulleted lists - £ Other paragraph styles Chọn nút OK Thay đổi đơn vị đo chiều dài Office Vào Tools / Options… Xuất hộp thoại Option, chọn thẻ General: Tại vùng Measurement units, bạn chọn loại đơn vị thường dùng - Inches: Đơn vị đo chiều dài Anh (1inch = 2.54cm) - Centimeters: cm - Millimeters: mm - Points: Thường viết tắt pt, 72 pt xấp xỉ inch Cỡ chữ thường biểu diễn đơn vị pt - Picas: Là đơn vị đo lường xấp xỉ 1/6 inch, 12 point Pica dùng để mơ tả kích thước theo chiều dọc chiều ngang trang Chọn OK Đặt chế độ tự động lưu liệu Vào Tools / Options… Xuất hộp thoại Options, chọn thẻ Save: 102 Tổng hợp thủ thuật nâng cao Microsoft Word Bạn đánh dấu lựa chọn R Save AutoRecover info every: Đặt thời gian tự động lưu liệu (Trên ảnh đặt: 10 phút MS Word tự động lưu liệu lại) Chọn nút OK Bỏ chế độ kiểm tra tả, từ ngữ tiếng Anh MS Word mặc định sau cài đặt hiển thị chế độ kiểm tra lỗi tả ngữ pháp tiếng Anh cho bạn gạch chân màu đỏ màu xanh từ ngừ Khi gõ tiếng Việt làm bạn khó chịu, cách bỏ sau: Vào Tools / Options… Xuất hộp thoại Option, chọn thẻ Spelling & Grammar Bạn bỏ dấu lựa chọn dòng sau: - £ Check spelling as you type - £ Check grammar as you type - £ Check grammar with spelling Chọn nút OK Ẩn / đường viền bao quanh văn Vào Tools / Options… Xuất hộp thoại Option, chọn thẻ View: 103 Tổng hợp thủ thuật nâng cao Microsoft Word - £ Text boundaries: Ẩn đường viền bao quanh - R Text boundaries: Cho hiển thị đường viền bao quanh văn văn Chọn nút OK Thiết lập chế độ tự động chỉnh sửa từ ngữ gõ văn MS Word: Khi gõ văn bản, việc gõ sai tả điều khơng thể tránh khỏi Trong MS Word có thiết lập chế độ tự động chỉnh sửa từ ngữ dành cho người sử dụng, QuanTriMang.com hướng dẫn bạn cách làm sau: Vào Tools \ AutoCorrect Options… Xuất hộp thoại AutoCorrect, chọn thẻ AutoCorrect: - Nhập ký tự cần sửa ô Replace - Nhập từ ngữ ô With (Bạn nhập chữ cần sửa văn bôi đen vào hộp thoại AutoCorrect) Chọn nút Add để thêm vào danh sách Chọn OK để hoàn thành Sau thiết lập xong, bạn gõ sai tả nhấn phím cách (space), MS Word tự động sửa lại tả từ cho bạn Ở lấy ví dụ gõ chữ “gn” chỉnh sửa thành chữ “ng” 104 Tổng hợp thủ thuật nâng cao Microsoft Word Dựa vào tính MS Word, bạn đặt số ký ký tự tắt cho dịng văn Ví dụ đặt: “qh” sửa thành “CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” Xóa chế độ tự động sửa từ ngữ Trong vài trường hợp bạn lại muốn xóa bỏ chế độ tự động sửa từ ngữ với từ bạn thiết lập MS Word tự thiết lập (Ví dụ MS Word thường tự động thiết lập sẵn cho bạn nhập chữ ‘i” (i thường) thành chữ “I” (I hoa)) Cách thực sau: Vào Tools \ AutoCorrect Options… Xuất hộp thoại AutoCorrect, chọn thẻ AutoCorrect: Tìm chữ đặt chỉnh sửa từ ngữ danh sách Chọn nút Delete để xóa Chọn OK để hoàn thành Theo yêu cầu số bạn đọc, xin hướng dẫn cụ thể trường hợp tạo chỉnh sửa ký tự cho trường hợp dạng ký tự mũ Ví dụ: Tạo ký tự x' chỉnh sửa thành biểu thức ax2 + by2: Trước hết, nhập ax2 + by2 trang văn trrước Bội đen (lựa chọn) ax2 + by2 Vào Tools \ AutoCorrect Options… Xuất hộp thoại AutoCorrect, chọn thẻ AutoCorrect: 105 Tổng hợp thủ thuật nâng cao Microsoft Word - Nhập ký tự cần sửa ô Replace x' - Cịn With khơng cần nhập - Và cần đánh dấu chọn phần Formatted text: Giữ nguyên định dạng văn Chọn Add Chọn OK Sau thoát khỏi hộp thoại, lần gõ x' MS Word tự động chỉnh sửa thành biểu thức ax2 + by2 Một số thủ thuật quan trọng khác Đặt mật bảo vệ nội dung file văn hiển thị đọc (Office 2003) MS Word: Bạn muốn chia sẻ nội dung file văn cho người khác đọc, bạn không muốn liệu file bị chỉnh sửa; QuanTriMang.com hướng dẫn bạn cách làm sau: Đặt mật bảo vệ nội dung file văn hiển thị cho người khác đọc (Office 2003) Vào Tools \ Protect Document… Xuất Panel Protect Document bên phải Có lựa chọn cho bạn: a Formatting restrictions: Giới hạn quyền chỉnh sửa định dạng b Editing restrictions: Giới hạn quyền chỉnh sửa nội dung 106 Tổng hợp thủ thuật nâng cao Microsoft Word - Tracked changes: - Comments: Cho phép nhập thích - Filling in forms: Cho phép điền vào Form - No changes (Read only): Khơng thay đổi (chỉ đọc) - R Everyone: Áp dụng cho tất người Bạn chọn lựa chọn Kích vào Nút “Yes, Start Enforcing Protection”, xuất hộp thoại Start Enforcing Protection: Bắt đầu nhập mật - ž Password: Sử dụng mật để bảo vệ file: • • Enter new password (optional): Đặt mật (Không nên gõ tiếng Việt chữ HOA) Reeter password to comfirm: Nhắc lại mật - User authentication: Thẩm định quyền cho người dùng Chọn nút OK để hoàn thành Bỏ mật bảo vệ nội dung file văn Vào Tools \ UnProtect Document Xuất hộp thoại UnProtect Document Nhập mật vào ô Password 107 Tổng hợp thủ thuật nâng cao Microsoft Word Chọn nút OK để hoàn thành Đặt mật bảo vệ file không mở lưu chỉnh sửa nội dung Cách 1: Vào Tools / Options… Xuất hộp thoại Options, chọn thẻ Security: (Nếu dùng Office 2000 phần đặt mật thẻ Save) • • Password to open: Bắt người sử dụng phải nhập mật mở Password to modify: Nếu nhập mật người dùng xem nội dung file văn (bằng cách mở Read Only), chỉnh sửa lưu lại người dùng phải nhập mật Chọn nút OK, hình xuất hộp thoại Confirm Password: Nhập lại mật vào ô Reenter password to open (hoặc Modify) Nhấn nút OK để hoàn thành Cách 2: Nhấn phím F12 Ctrl+S để lưu tài liệu Xuất hộp thoại Save As: 108 Tổng hợp thủ thuật nâng cao Microsoft Word Click vào nút Tools \ Chọn Security Options… (Đối với Office 2000 chọn mục General Options…) Xuất hộp thoại Security: • • Password to open: Bắt người sử dụng phải nhập mật mở Password to modify: Nếu nhập mật ô người dùng xem nội dung file văn (bằng cách mở Read Only), chỉnh sửa lưu lại người dùng phải nhập mật Chọn nút OK, hình xuất hộp thoại Confirm Password: Nhập lại mật vào ô Reenter password to open (hoặc Modify) Nhấn nút OK Lúc hình trở lại hộp thoại Save As 109 Tổng hợp thủ thuật nâng cao Microsoft Word Nhập tên file vào ô File name nhấn nút Save để hoàn thành Đếm số ký tự đoạn văn MS Word: Khi bạn tham gia thi đó, yêu cầu bạn cần trình bày nội dung file.doc có hạn chế số lượng từ Làm để bạn đếm số lượng từ, số lượng ký tự… công việc đơn giản, QuanTriMang.com hướng dẫn bạn cách đếm ký tự file văn sau: Lựa chọn (bôi đen) đoạn văn cần đếm Vào Tools \ Word count… Xuất hộp thoại Word Count: Các thông số thông báo sau: - Pages: Số trang - Words: Số từ - Characters (no spaces): Số ký tự (khơng tính ký tự trắng) - Characters (with space): Số ký tự (Tính ký tự trắng) - Paragraphs: Số đoạn - Lines: Số dòng - £ Include footnotes and endnotes: Khơng đếm thích R Include footnotes and endnotes: Đếm thích - Nút Show Toolbar: Hiển thị công cụ Word Count 110 ... dẫn số thủ thuật in MS Word Đặt lề cho trang chẵn, trang lẻ ngược 33 Tổng hợp thủ thuật nâng cao Microsoft Word Trong trường hợp tài liệu bạn có nhiều trang văn bạn muốn in trang văn vào mặt... shortcut riêng cho cách vào File | Add Picture Shortcut trỏ đến thư mục chứa ảnh bạn Hoặc bạn dùng tính thêm shortcut tự động Tổng hợp thủ thuật nâng cao Microsoft Word cách vào File | Locate... đoạn văn bản, thường để mặc định By = Spacing: Khoảng cách trống đoạn văn 41 Tổng hợp thủ thuật nâng cao Microsoft Word • • • • Before: Khoảng cách từ điểm đoạn với đoạn After: Khoảng cách từ