Ôn tập quản trị học BÀI 1: BẢN CHẤT CỦA QUẢN TRỊ I. TỔ CHỨC VÀ CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC 1.1 Tổ chức • Khái niệm Là tập hợp của 02 hay nhiều người cùng hoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được những mục đích chung. • Đặc điểm cơ bản: − Mang tính mục đích − Là đơn vị xã hội − Hoạt động theo những cách thức nhất định để đạt mục đích − Thu hút và phân bổ các nguồn lực cần thiết để đạt được mục đích − Hoạt động trong mối quan hệ tương tác với các tổ chức khác. − Mọi tổ chức đều cần nhà quản trị, chịu trách nhiệm liên kết, phối hợp những con người bên trong và bên ngoài tổ chức cùng những nguồn lực khác để đạt được mục đích với hiệu quả cao. 1.2 Hoạt động cơ bản của tổ chức • Nghiên cứu và dự báo những xu hướng biến đổi của môi trường • Tìm kiếm và huy động nguồn vốn cho các hoạt động của tổ chức và tìm kiếm các yếu tố đầu vào của quá trình tạo ra các sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức và chọn lọc, thu nhận các yếu tố đó. • Tiến hành tạo ra các sản phẩm và dịch vụ của tổ chức ( quá trình sản xuất ) • Cung cấp các sản phẩm và dịch vụ của tổ chức cho các đối tượng phục vụ của tổ chức ( khách hàng) • Tạo ra lợi ích cho tổ chức và phân phối lợi ích cho mọi thành viên của tổ chức 1 • Hoàn thiện , đổi mới các sản phẩm dịch vụ , các quy trình hoạt động cũng như tạo ra các sản phẩm và dịch vụ mới , các quy trình hoạt động mới . • Đảm bảo chất lượng các hoạt động và các sản phẩm , dịch vụ của tổ chức. Mô hình các hoạt động cơ bản của tổ chức II. QUẢN TRỊ LÀ GÌ Cách hiểu thuật ngữ quản trị rất đa dạng và phức tạp, vì vậy có nhiều khái niệm khác nhau . Tuy nhiên , phổ biến các định nghĩa đều có liên quan đến một số ý chính như sau: - Làm việc với và thông qua người khác. - Hoàn thành một mục tiêu chung của tổ chức - Khai thác tối đa những nguồn tài nguyên có hạn. - Luôn xem xét đến kết quả và hiệu quả. - Đối phó và thích ứng với môi trường biến đổi. • Các khái niệm – Quản trị là lãnh đạo trên cơ sở hoạch định, tổ chức , nhân sự , điều khiển và kiểm tra công việc nhằm đạt được các mục tiêu đề ra. – Quản trị là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý nhằm đạt những kết quả cao nhất với mục tiêu đã định trước Nghiên cứu môi trường Phân phối lợi ích Phân phối sản phẩm dịch vụ Sản xuất Các yếu tố đầu vào Không ngừng đổi mới và đảm bảo chất lượng 2 – Là tiến trình làm việc với con người nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn luôn thay đổi . Trọng tâm của quá trình này là sử dụng hiệu quả nguồn lực có hạn. • Khái niệm phổ biến nhất Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối đối tượng quản trị nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong những điều kiện biến đổi của môi trường. Trong bài giảng này , định nghĩa dưới đây sẽ được sử dụng làm cơ sở cho quá trình nghiên cứu quản trị tổ chức: “Quản trị là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các nguồn lực và hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục đích của tổ chức với kết quả và hiệu quả cao trong điều kiện môi trường luôn biến đổi.” Sơ đồ thể hiện hoạt động quản trị III. MỤC ĐÍCH VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA QUẢN TRỊ 3.1 Mục đích Nhà quản trị cần thực hiện mục đích của tổ chức (qua đó, mục đích của nhóm và của cá nhân cũng được thực hiện) với hiệu quả cao nhất. Trong mọi loại hình tổ chức, mục đích của hoạt động quản trị đều nhằm tạo ra giá Lập kế hoạch Kiểm tra Tổ chức Lập kế hoạch Kết quả: -Đạt mục đích -Đạt mục tiêu: +sản phẩm +dịch vụ -Mục tiêu đúng -Hiệu quả cao Phối hợp hoạt động Các nguồn lực: -Nhân lực -Tài lực -Vật lực -Thông tin 3 3.2 Tầm quan trọng • Một doanh nghiệp được quản trị tốt thì hoạt động sản xuất sẽ phát triển và kinh doanh hiệu quả. • Một quốc gia được quản trị giỏi nền kinh tế sẽ tăng trưởng với tốc độ cao, hàng hóa nhiều , đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân luôn được cải thiện và nâng cao. • Hoạt động quản trị đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển kinh tế. IV. NỘI DUNG QUẢN TRỊ : • Tiếp cận theo quá trình hoạt động: – Quản trị đầu vào ( Vật tư, công nghệ, nhân lực ) – Quản trị vận hành (Sản xuất , bố trí công suất ) – Quản trị đầu ra (Bán hàng , dịch vụ sau bán hàng ) • Tiếp cận theo chức năng hoạt động: – Quản trị sản xuất – Quản trị Marketing – Quản trị nghiên cứu phát triển – Quản trị nhân sự – Quản trị tài chính – Quản trị văn hóa. • Tiếp cận theo chức năng quản trị – Hoạch định : là quá trình thiết lập các mục tiêu và những phương thức hành động thích hợp để đạt mục tiêu. – Tổ chức : là quá trình xây dựng những hình thái cơ cấu nhất định để đạt mục tiêu và đảm bảo nguồn nhân lực theo cơ cấu. 4 – Lãnh đạo : là quá trình chỉ đạo và thúc đẩy các thành viên làm việc một cách tốt nhất vì lợi ích chung của tổ chức. – Kiểm tra : là quá trình giám sát và điều chỉnh các hoạt động để đảm bảo việc thực hiện theo các kế hoạch. V. HIỆU QUẢ VÀ KẾT QUẢ TRONG QUẢN TRỊ: • Hiệu quả : Tương quan so sánh giá trị đầu vào và sản lượng đầu ra • Giảm thiểu chi phí đầu vào , giữ nguyên sản lượng đầu ra • Giữ nguyên giá trị đầu vào , gia tăng sản lượng đầu ra • Giảm thiểu chi phí đầu vào , gia tăng sản lượng đầu ra • Kết quả : Đạt được mục tiêu hoàn thành nhiệm vụ được giao • So sánh hiệu quả và kết quả: • Hiệu quả gắn liền với phương tiện ,trong khi kết quả gắn liền với mục tiêu thực hiện hoặc mục đích. • Hiệu quả là là được việc, trong khi kết quả là làm đúng việc. • Hiệu quả tỷ lệ thuận với kết quả được nhưng tỷ lệ nghịch với chi phí. I (input) < 1 O (output) Æ Nhận xét: - Quản trị là nhằm đạt được kết quả với hiệu quả cao (làm thế nào để hoàn thành mục tiêu của tổ chức với phí tổn thấp nhất). - Làm đúng việc: cho dù làm việc không phải với cách tốt nhất vẫn tốt hơn là làm không đúng việc cho dù nó được tiến hành một cách tốt nhất. - Điều tốt nhất trong quản trị là khi làm đúng việc (hoàn thành mục tiêu của tổ chức) và làm được việc (chi phí thấp nhất). 5 BÀI 2: NHÀ QUẢN TRỊ I . KHÁI NIỆM Người làm việc trong 1 tổ chức có trách nhiệm điều khiển công việc của những người khác nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức. II. CÁC CẤP QUẢN TRỊ TRONG MỘT TỔ CHỨC. Phân cấp quản trị theo STEPHEN P.ROBIN • Nhà quản trị cấp cao (Top Managers) Các chức danh chính trong tổ chức sản xuất kinh doanh, họ thường là: Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc, Giám đốc – Hoạt động ở cấp cao nhất trong tổ chức. – Đưa ra thực hiện các nhiệm vụ chiến lược. – Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ chiến lược. – Phát triển và duy trì tổ chức. – Là người chịu trách nhiệm cuối cùng về thành quả của tổ chức. 6 • Nhà quản trị cấp trung (Middle Managers) Chức danh chính trong tổ chức thường là : Các trưởng phòng , ban quản đốc các phân xưởng – Dưới quyền các nhà quản trị cấp cao. – Đưa ra các quyết định chiến thuật. – Thực hiện kế hoạch và chính sách của doanh nghiệp. – Phối hợp thực hiện công việc để hoàn thành mục tiêu chung. • Nhà quản trị cấp cơ sở (Fist-Line Managers) Các chức danh thường là: Đốc công , tổ trưởng, – Những nhà quản trị ở cấp bậc cuối trong hệ thống cấp quản trị ở cùng một tổ chức. – Đưa ra các quyết định mang tính tác nghiệp nhằm đôn đốc, hướng dẫn điều khiển nhân viên để cùng đạt mục tiêu chung. Lưu ý : Nhà quản trị ở mọi cấp , nếu làm việc ăn lương thì không gọi là nhà doanh nghiệp. III. VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ LĨNH VỰC VAI TRÒ BIỂU HIỆN Pháp nhân chính - Trong các cuộc nghi lễ, ký kết văn bản, hợp đồng với khách hàng Người lãnh đạo - Chỉ dẫn, ra lệnh, động viên tạo ra điều kiện thuận lợi để người dưới quyền thực hiện tốt công việc TƯƠNG QUAN NHÂN SỰ Người liên lạc - Phát huy các mối liên hệ, quan hệ nhằm gắn liền cả bên trong lẫn bên ngoài (có thể sử dụng các phương tiện thư tín, điện đàm, hội họp ) 7 Phát ngôn (đối ngoại) - Hiện thực hóa & cung cấp các thông tin cho các đối tượng có liên quan. (Khách hàng, công chúng, phóng viên báo đài ) Phổ biến thông tin (đối nội) - Nhà quản trị truyền dẫn thông tin. Thông tin được truyền đi một cách nguyên xi hoặc có thể đã được xử lý, các thông tin này sẽ giúp cho cấp dưới thực hiện tốt nghĩa vụ của họ. THÔNG TIN Thu thập và tiếp nhận thông tin - Thiết lập hệ thống thu thập thông tin có hiệu quả cho việc nắm bắt được diễn biến môi trường bên trong và bên ngoài. Doanh nhân - Khởi xướng các dự án mới về hoạt động sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, chấp nhận rủi ro. Người hòa giải các xung đột - Hòa giải các xung đột, mâu thuẫn trong nội bộ giữa các thuộc cấp Phân bổ tài nguyên - Quyết định về việc phân bổ và sử dụng nguồn lực (cơ sở vật chất , máy móc thiết bị, nhân sự, tài chính ) cho các hoạt động sản xuất QUYẾT ĐỊNH Thương thuyết - Thay mặt tổ chức trong các cuộc thương nghị về các hợp đồng kinh tế hoặc các quan hệ với các đối tác và các tổ chức có liên quan. 8 IV. CHỨC NĂNG - NHIỆM VỤ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CHỦ YẾU HOẠCH ĐỊNH - Xác định mục tiêu và phương hướng phát triển của tổ chức. - Dự thảo chương trình hành động. - Lập lịch trình hoạt động - Đề ra các biện pháp kiểm soát - Cải tiến tổ chức TỔ CHỨC - Nhận thức rõ mục tiêu tổ chức đã hoạch định - Xác lập sơ đồ tổ chức - Mô tả nhiệm vụ từng bộ phận - Thiết lập các tiêu chuẩn và xây dựng quy chế hoạt động - Xác định các tiêu chuẩn tuyển dụng nhân viên - Chính sách sử dụng nhân viên - Định biên LÃNH ĐẠO - Ủy quyền cho cấp dưới - Giải thích đường lối chính sách huấn luyện - Huấn luyện và động viên - Giám sát và chỉ huy - Thiết lập hệ thống thông tin có hiệu quả - Thiết lập mối quan hệ mật thiết bên trong tổ chức cũng như giữa tổ chức với bên ngoài. - Động viên KIỂM TRA - Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra. - Lịch trình kiểm tra ,đối chiếu và so sánh (tiêu chuẩn – thực hiện). - Đánh giá kết quả thực hiện. - Xác định nguyên nhân. - Các biện pháp điều chỉnh. 9 [...]... hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục tiêu chung đã xác định 2.2 Xác lập cơ cấu tổ chức quản trị Xác lập cơ cấu tổ chức quản trị là quá trình xác lập các khâu quản trị ( theo chiều ngang) và các cấp quản trị ( theo chiều dọc) Đặc trưng của cơ cấu tổ chức: • Tính phức tạp : biểu thị số lượng các khâu quản trị , các cấp quản trị, các chức danh quản trị • Tính bài bản : tính công thức ,tính định... giảm bớt những nguy cơ 20 BÀI 5: THÔNG TIN VÀ RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ I THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ 1.1 Khái niệm: Thông tin quản trị là: • Sự truyền đạt các tin tức từ người gửi đến người nhận • Tập hợp các tin tức được biểu hiện, ghi lại, truyền đi , cất giữ , xử lý và sử dụng ở các khâu các cấp quản trị 1.2 Mục đích và tầm quan trọng: • Cơ sở thực hiện công việc quản trị – Nhu cầu khách hàng – Khả năng... chung – Quản trị có mối liên hệ hữu cơ với thông tin – Là mạch máu của tổ chức, gắn các bộ phận của tổ chức lại với nhau 1.3 Yêu cầu đối với thông tin: • Thông tin phải đầy đủ chính xác • Thông tin phải kịp thời • Thông tin phải mới và có ích • Thông tin cô động và logic 21 1.4 Hoạt động hệ thống thông tin trong quản trị MIS ( Management Information System) 1.4.1 Nhu cầu sử dụng thông tin trong quản trị: ... CẦN THIẾT CỦA NHÀ QUẢN TRỊ Theo Robert Katz mỗi nhà quản trị viên phải có 3 kỹ năng cơ bản sau: – Kỹ năng tư duy (Conceptual Skills) – Kỹ năng nhân sự (Human Skills) – Kỹ năng kỹ thuật (Technical Skills) SƠ ĐỒ KỸ NĂNG CỦA CÁC CẤP QUẢN TRỊ KỸ NĂNG QUẢN TRỊ VIÊN CẤP CAO TƯ DUY NHÂN SỰ QUẢN TRỊ VIÊN CẤP TRUNG QUẢN TRỊ VIÊN CẤP CƠ SỞ 10 KỸ THUẬT YÊU CẦU VÀ ẢNH HƯỞNG CỦA KỸ NĂNG QUẢN TRỊ KỸ NĂNG NỘI DUNG... quan trọng đối với công việc quản trị • Ảnh hưởng mạnh mẽ tới hoạt động của doanh nghiệp • Công cụ quan trọng nhất mà thông qua đó chủ thể quản trị tác động tới hệ thống đối tượng quản trị 2.2 Định nghĩa “Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của nhà quả trị nhằm định ra chương trình và tính chất hoạt động của một tổ chức để giải quyết vấn đề đã chín muồi, trên cơ sở hiểu biết thông tin và các quy... lợi trong tập thể bằng dòng thông tin theo chiều ngang là những thông tin được thiết lập giữa nhà cung cấp , giữa các đồng sự với nhau trong tổ chức - Nhà quản trị dựa trên thông tin từ các dữ kiện , số liệu , tình hình được xử lý chính sác đầy đủ để làm cơ sở ra quyết định II NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 2.1 Đặc điểm của quyết định quản trị • Sản phẩm sáng tạo của lao động quản trị • Hoạt... nhiều và ngược lại cấp quản trị cấp càng thấp yêu cầu kỹ thuật càng nhiều VI TÍNH KHOA HỌC VÀ NGHỆ THUẬT CỦA QUẢN TRỊ: • Tính khoa học của quản trị đòi hỏi cần phải hiểu biết các lý thuyết và nguyên tắc quản trị một cách có hệ thống , phải nhận thấy được bối cảnh cụ thể mà trong đó nó ra đời • Tính nghệ thuật đòi hỏi phải vận dụng một cách linh hoạt và sáng tạo các lý thuyết quản trị vào thực tiễn , trong... tiêu biểu là HEBERT SIMON • Quan điểm: Đề cao vai trò của quyết định quản trị • Quan tâm : Tìm cơ sở khoa học cho các quyết định • Biện pháp quản trị: 15 – Vận dụng toán học vào trọng quản trị – Định lượng hóa mọi vấn đề liên quan đến hoạt động quản trị – Sử dụng các công cụ tính toán hiện đại như Computer giúp cho quá trình xử lý và quản lý số liệu được nhanh chóng, chính xác 2.5 Trường phái hiện đại... CHƯƠNG TRÌNH CÁC DỰ ÁN CÁC CHÍNH SÁCH CÁC PHƯƠNG PHÁP VÀ THỦ TỤC CÁC NGÂN SÁCH CÁC ĐIỀU LUẬT 29 IV VAI TRÒ CỦA CÁC CẤP BẬC QUẢN TRỊ THAM GIA TRONG QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNH CẤP BẬC QUẢN TRỊ TÍNH CHẤT HOẠCH ĐỊNH QUẢN TRỊ VIÊN CẤP CAO CHIẾN LƯỢC QUẢN TRỊ VIÊN CẤP TRUNG CHIẾN THUẬT QUẢN TRỊ VIÊN CẤP CƠ SỞ TÁC NGHIỆP NỘI DUNG -Mục đích, đường lối chính sách dài hạn -Tổ chức đang đi đến đâu? Tại sao? -Mục tiêu... của nhà quản trị hành vi được chấp nhận bởi xã hội - Các kiến thức về phương pháp ,quy trình , thủ tục và kỹ thuật đê KỸ THUẬT thực hiện công việc chuyên môn (TÁC NGHIỆP) - Có năng lực trong việc sử dụng các công cụ và thiết bị 11 Giúp cho việc chỉ đạo , điều hành công việc, kiểm soát và đánh giá năng lực cấp dưới NHẬN XÉT: Đối với mọi cấp quản trị cần phải có đầy đủ 3 kỹ năng trên Cấp quản trị càng . Quản trị sản xuất – Quản trị Marketing – Quản trị nghiên cứu phát triển – Quản trị nhân sự – Quản trị tài chính – Quản trị văn hóa. • Tiếp cận theo chức năng quản trị – Hoạch định : là quá. định quản trị • Quan tâm : Tìm cơ sở khoa học cho các quyết định • Biện pháp quản trị: 15 – Vận dụng toán học vào trọng quản trị – Định lượng hóa mọi vấn đề liên quan đến hoạt động quản trị. cấp quản trị cấp càng thấp yêu cầu kỹ thuật càng nhiều. VI. TÍNH KHOA HỌC VÀ NGHỆ THUẬT CỦA QUẢN TRỊ: • Tính khoa học của quản trị đòi hỏi cần phải hiểu biết các lý thuyết và nguyên tắc quản