1 SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM TRONG XỬ LÝ, THỐNG KÊ SỐ LIỆU KHEN THƯỞNG HỌC SINH - SINH VIÊN ĐANG THEO HỌC TẠI CÁC TRƯỜNG ĐH-CĐ-THCN NGOÀI TỈNH VÀ NƯỚC NGOÀI PHẦN 1 : ĐẶT VẤN ĐỀ 1/ Vì sao chọn sáng kiến kinh nghiệm : Thực hiện Quyết định số 1933/ QĐ-UB ngày 14/08/2002 của UBND tỉnh An Giang về việc Ban hành một số chế độ tạm thời đối với học sinh – sinh viên và Quyết định số 3620/CV.UB ngày 31/12/2003 của UBND tỉnh An Giang v/v bổ sung chế độ khen thưởng đối với HSSV đi học nước ngoài. Hàng năm Phòng Giáo dục chuyên nghiệp tiến hành nhận đơn từ ngày 15/10 đến 15/12, sau đó đến ngày 25 tháng 12 âm lịch (khoảng cuối tháng 1 dương lịch) tiến hành họp mặt và trao học bổng cho các em. Số liệu hàng năm khoảng trên 1000, với thời gian hơn 1 tháng không phải là nhiều để xử lý dữ liệu thật chính xác vì ứng với từng thành tích, từng loại trường (công lập, dân lập, bán công) có chế độ khen thưởng khác nhau do đó không những đòi hỏi việc nhập số liệu vào máy nhanh, chính xác mà còn phải xử lý dữ liệu đúng theo Quyết định của UBND tỉnh. Từ đó đòi hỏi người nhập máy phải có kinh nghiệm tổ chức sao cho khoa học, không quá cập rập về mặt thời gian, không quá ức chế để đảm bảo dữ liệu khi trình ký hoàn toàn chính xác. 2/ Xuaỏt phaựt tửứ ủaõu ủeồ vieỏt saựng kieỏn kinh nghieọm : 2 Việc nhập và xử lý số liệu hàng năm thường hay bị tâm lý ức chế. Vì với thời gian dành cho việc kiểm dò khơng nhiều, cho nên nếu làm theo cách thủ cơng là sort theo từng trường, từng loại thành tích, sau đó mới gõ số tiền vào đòi hỏi phải mất thời gian dò đi, dò lại nhiều lần trên máy thì dữ liệu mới chính xác. Đồng thời thống kê số liệu cũng phải qua nhiều bước mới biết được số tiền để báo cáo. Xuất phát từ điều đó tơi tìm ra được giải pháp giúp cho bản thân trong việc nhập, xử lý, thống kê số liệu nhanh, gọn, thoải mái, chính xác, khơng phải mất cơng cho việc kiểm dò cột số tiền. 3/ Caực khoự khaờn ủửụùc giaỷi quyeỏt : - Thụứi gian nhaọp thoaỷi maựi, thong thaỷ, khõng phaỷi maỏt nhiều thụứi gian cho vieọc goừ soỏ tiền vaứo tửứng em . - Khõng phaỷi maỏt nhiều thụứi gian ủeồ kieồm doứ, maứ dửừ lieọu vn ủaỷm baỷo ủoọ chớnh xaực cao . 4/ Phửụng phaựp giaỷi quyeỏt : - Duứng caực leọnh cuỷa Excel ủeồ thửùc hieọn caực cõng vieọc saộp xeỏp dửừ lieọu : Theo tửứng loái trửụứng, theo tửứng loái thaứnh tớch hóc taọp cuỷa caực em. Caựch nầy ủụn giaỷn, d thửùc hieọn khõng cần ủầu tử nhiều về maởt thụứi gian . - Hoaởc phaỷi nhaọp trong chửụng trỡnh Fox, sau ủoự vieỏt 1 ủoán chửụng trỡnh ủeồ xửỷ lyự vaứ saộp xeỏp hồ sụ sau khi nhaọp . Caựch nầy duứng cho nhửừng ngửụứi hieồu bieỏt sãu về vi tớnh, bieỏt vieỏt chửụng trỡnh , kieồm chửựng vaứ thửùc hieọn , maỏt 1 khoaỷng thụứi gian ban ủầu ủeồ vieỏt vaứ cháy thửỷ . 3 PHẦN 2 : NỘI DUNG BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT : 1/ Caực bieọn phaựp cú theồ ủeồ giaỷi quyeỏt vaỏn ủề : a) Trửụực ủãy : - Mi ngaứy nhaọn hồ sụ, caựn boọ phú traựch ủều vaứo soồ. Sau ủoự caựn boọ phú traựch maựy tớnh mửụùn soồ ủeồ nhaọp vaứo. - Heỏt hán nhaọn hồ sụ, caựn boọ phú traựch maựy tớnh mụựi baột ủầu xửỷ lyự soỏ lieọu theo caựch thuỷ cõng laứ sort theo tửứng trửụứng, theo tửứng loái thaứnh tớch hóc taọp, rồi mụựi goừ soỏ tiền vaứo cho tửứng em, thửụứng phaỷi maỏt caỷ tuần mụựi xong vỡ phaỷi doứ ủi doứ lái nhiều lần trẽn maựy. Sau ủoự mụựi in danh saựch ra kieồm doứ 1 lần nửừa về chi tieỏt hoọ tũch vaứ soỏ tiền mi em phaỷi lúnh. - Sau ủoự chổnh sửỷa caực sai soựt chi tieỏt hoọ tũch vaứ soỏ tiền. Luực naứy mụựi yẽn tãm laứ dửừ lieọu chớnh xaực. - Coứn phần thoỏng kẽ soỏ lieọu ủeồ bieỏt ủửụùc ửựng vụựi mi loái TNG, XS … coự bao nhiẽu em lúnh vaứ toồng soỏ tiền laứ bao nhiẽu thỡ cuừng laứm theo caựch thuỷ cõng laứ COUNTIF tửứng loái, sau ủoự SUM mụựi bieỏt ủửụùc soỏ tiền. b) Hieọn nay : - Mi ngaứy nhaọn hồ sụ, caựn boọ phú traựch ủều vaứo soồ. Sau ủoự caựn boọ phú traựch maựy tớnh mửụùn soồ ủeồ nhaọp vaứo. - Heỏt hán nhaọn hồ sụ, caựn boọ phú traựch maựy tớnh baột ủầu in danh saựch ra kieồm doứ về chi tieỏt hoọ tũch, keỏt quaỷ hóc taọp, tẽn trửụứng ủang theo hóc. 4 - Sau ủoự chổnh sửỷa caực sai soựt - Duứng caực haứm cuỷa Excel ủaừ laọp saỳn ủeồ xửỷ lyự soỏ lieọu, chổ cần maỏt thụứi gian khoaỷng 1 tieỏng ủồng hồ laứ coự theồ cho ra soỏ tiền mi em phaỷi lúnh, vaứ coự theồ in ra danh saựch trỡnh kyự. - Coứn phần thoỏng kẽ soỏ lieọu chổ cần duứng thuỷ thuaọt Data  Pivot Table laứ seừ bieỏt ngay soỏ lieọu tiền laứ bao nhiẽu ủeồ baựo caựo. * Caực thao taực cú theồ : Bửụực 1 : VD tái taọp tin HB03-04.exl dửừ lieọu hóc boồng ủửụùc nhaọp vaứo ụỷ sheet 1 gồm caực coọt : A B C D E F G H I J K L Stt MH S Ho ù tẽn Ngaứy sinh HK Trửụứ ng Ngaứn h Khoự a ẹieồ m XL Tiề n Bửụực 2 : Tái coọt XL duứng haứm IF ủeồ xeỏp loái hóc sinh : IF(J2="TNG", "TNG", IF(J2>=9,"XS",IF(J2>=8,"G","K"))) Bửụực 3 : Tái sheet 2 táo 1 baỷng soỏ tiền hóc boồng ửựng vụựi tửứng thaứnh tớch hóc taọp, tửứng loái hỡnh trửụứng theo ủuựng Quyeỏt ủũnh cuỷa UBND tổnh. + TNG : toỏt nghieọp gioỷi, XS : xuaỏt saộc, G : gioỷi, K : Khaự 5 + Thuỷ khoa trong kyứ thi tuyeồn sinh ủái hóc vaứ sau ủái hóc haứng naờm thửụứng khõng coự (naờm hóc 2002-2003 chổ coự 1 em ủát thuỷ khoa trong kyứ thi tuyeồn sinh sau ủái hóc), nẽn khõng coự thieỏt keỏ trong baỷng soỏ tiền hóc boồng. + ẹH : ủái hóc, HV : hóc vieọn, SQ : sú quan, Cẹ : cao ủaỳng, TH : trung hóc, DB : dửù bũ, Mụ : ủái hóc mụỷ baựn cõng, BC : baựn cõng, DL : dãn laọp A B C D E 1 K G XS TNG 2 ẹH 600.000 1.000.000 1.500.000 1.000.000 3 HV 600.000 1.000.000 1.500.000 1.000.000 4 SQ 600.000 1.000.000 1.500.000 1.000.000 5 Cẹ 600.000 1.000.000 1.500.000 1.000.000 6 TH 600.000 1.000.000 1.500.000 1.000.000 7 DB 600.000 1.000.000 1.500.000 1.000.000 8 Mụ 300.000 500.000 800.000 500.000 9 BC 300.000 500.000 800.000 500.000 6 10 DL 300.000 500.000 800.000 500.000 Bửụực 4 : ẹeồ tieọn tham chieỏu trong coõng thửực, chuựng ta seừ ủaởt teõn cho caực khoỏi nhử sau: Name ẹũa chổ He =Sheet2!$A1:$A10 Loai =Sheet2!$A1:$E1 Tien =Sheet2!$A1:$E10 Bửụực 5 : Taùi sheet 1 coọt Tieàn duứng haứm INDEX ủeồ gaựn soỏ tieàn vaứo : INDEX(tien,MATCH(LEFT(G2,2),he,0),MATCH(K2,loai,0)) (xem phuù luùc) Bửụực 6 : In thoỏng keõ trong excel ủeồ bieỏt ủửụùc soỏ tieàn : Data  Pivot Table  XL Data Total 7 G Count of XL 4 Sum of tien 3500000 K Count of XL 5 Sum of tien 2400000 TNG Count of XL 3 Sum of tien 2500000 XS Count of XL 4 Sum of tien 5300000 Total Count of XL 16 Total Sum of tien 13700000 2. Sửù chuyeồn bieỏn cuỷa thửùc nghieọm : - Luực ủaàu phaỷi thieỏt keỏ chớnh xaực baỷng soỏ tieàn hoùc boồng ửựng vụựi tửứng thaứnh tớch hoùc taọp, tửứng loaùi hỡnh trửụứng. ẹaởt teõn cho caực khoỏi trong baỷng ủoự. Giai ủoaùn naứy raỏt khoự vỡ phaỷi toỏn nhieàu thụứi gian ủeồ thieỏt keỏ baỷng tham chieỏu vaứ lieọt keõ ủaày ủuỷ caực trửụứng maứ caực em ủang theo hoùc . 8 - Phaỷi hieồu ủửụùc yự nghúa leọnh INDEX, MATCH, LEFT duứng ủeồ tham chieỏu 3. Keỏt quaỷ thửùc nghieọm kieồm chửựng : - Thụứi gian nhaọp thoaỷi maựi, xửỷ lyự dửừ lieọu hoaứn toaứn do maựy laứm, do ủoự ngửụứi nhaọp lieọu khõng phaỷi goừ soỏ tiền vaứo tửứng em, do ủoự traựnh ủửụùc sai soựt. - Thoỏng kẽ soỏ lieọu cho keỏt quaỷ nhanh, ủầy ủuỷ theo ủuựng yẽu cầu baựo caựo. - Keỏt quaỷ thửùc nghieọm : + Dửừ lieọu ủửụùc chớnh xaực, khoỷi phaỷi sụù nhầm ln soỏ tiền theo caựch laứm thuỷ cõng trửụực ủãy. + Dửừ lieọu coự theồ phaựt trieồn thẽm 1 caựch d daứng neỏu sau naứy UBND tổnh coự thẽm, bụựt ủoỏi tửụùng khen thửụỷng hoaởc thay ủoồi cheỏ ủoọ khen thụỷng. 4. ẹaựnh giaự keỏt quaỷ vaứ ruựt ra keỏt luaọn khaựi quaựt : Vieọc nhaọp vaứ xửỷ lyự soỏ lieọu khen thửụỷng haứng naờm hoaứn toaứn laứ do ngửụứi caựn boọ maựy tớnh chuỷ ủoọng, khõng coự 1 chửụng trỡnh chung naứo. Neỏu laứm theo caựch thuỷ cõng maứ ngửụứi naứo cuừng coự theồ laứm ủửụùc thỡ maỏt nhiều thụứi gian ủeồ xửỷ lyự soỏ lieọu, ủồng thụứi keỏt quaỷ cuừng d sai soựt do phaỷi goừ soỏ tiền vaứo tửứng em. Do ủoự neỏu aựp dúng theo kinh nghieọm nầy seừ 9 coự lụùi raỏt nhiều, chuỷ ủoọng ủửụùc về thụứi gian xửỷ lyự soỏ lieọu, keỏt quaỷ chớnh xaực, cõng vieọc coự theồ keỏt thuực sụựm hụn . PHẦN 3 : KẾT LUẬN 1. Trỡnh baứy lái keỏt quaỷ kieồm nghieọm : Tửứ naờm 2003 về trửụực do laứm theo caựch thuỷ cõng nẽn cõng vieọc keỏt thuực raỏt treồ, tãm lyự hay bũ ửực cheỏ vỡ sụù sai soựt về soỏ tiền. Tửứ naờm 2003 ủeỏn nay laứm theo saựng kieỏn mụựi, cõng vieọc keỏt thuực sụựm hụn, hoaứn toaứn tin tửụỷng dửừ lieọu 1 caựch chớnh xaực 2. Phám vi sửỷ dúng SKKN : Kinh nghieọm nầy aựp dúng cho vieọc xửỷ lyự soỏ lieọu khen thửụỷng HS-SV ủang theo hóc tái caực trửụứng ẹái hóc – Cao ủaỳng – Trung hóc chuyẽn nghieọp vaứ coự theồ duứng ủeồ xửỷ lyự, thoỏng kẽ soỏ lieọu hóc sinh ủang theo hóc ụỷ caực trửụứng hoaởc caực trung tãm. 3. Nhửừng baứi hóc kinh nghieọm : Trong quaự trỡnh laứm phaỷi luõn tỡm caựch toồ chửực thửùc hieọn cõng vieọc sao cho coự hieọu quaỷ, luõn caỷi tieỏn qui trỡnh laứm ủeồ cõng vieọc trụỷ nẽn nhé nhaứng, ủaỷm baỷo ủửụùc về maởt thụứi gian vaứ ủoọ tin caọy caứng cao . Muoỏn vaọy ủoứi hoỷi ngửụứi nhaọp soỏ lieọu phaỷi am hieồu về cõng vieọc mỡnh ủang laứm, phaỷi luõn hóc hoỷi vaứ coự saựng táo mụựi. 10 4. Keỏt luaọn : - Thụứi gian tửứ 15/10 ủeỏn 15/12 haứng naờm phoứng GDCN tieỏn haứnh thu nhaọn hồ sụ khen thửụỷng, thụứi gian coứn lái ủeồ nhaọp vaứ xửỷ lyự dửừ lieọu raỏt ngaộn, do ủoự ủoứi hoỷi caựn boọ phú traựch phaỷi toồ chửực cõng vieọc sao cho coự khoa hóc, sửỷ dúng quổ thụứi gian hụùp lyự. Neỏu khõng thỡ cõng vieọc trụỷ nẽn phửực táp, caọp raọp về thụứi gian ủồng thụứi soỏ lieọu ủoọ tin caọy khõng cao . - Cõng vieọc ngaứy caứng nhiều, cheỏ ủoọ khen thửụỷng ngaứy caứng mụỷ roọng ủoỏi tửụùng do ủoự ủoứi hoỷi ngửụứi nhaọp maựy phaỷi caọp nhaọt kũp thụứi ủeồ coự nhửừng saựng kieỏn mụựi, nhửừng qui trỡnh xửỷ lyự dửừ lieọu mụựi thiựch hụùp hụn giuựp cho cõng vieọc nhaọp maựy ngaứy caứng thoaỷi maựi, chớnh xaực, ớt toỏn thụứi gian . Long xuyẽn , ngaứy 20/04/2005 Ngửụứi vieỏt Lửụng Taỏn Huứng (Phoứng Giaựo dúc chuyẽn nghieọp) . 1 SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM TRONG XỬ LÝ, THỐNG KÊ SỐ LIỆU KHEN THƯỞNG HỌC SINH - SINH VIÊN ĐANG THEO HỌC TẠI CÁC TRƯỜNG ĐH-CĐ-THCN NGOÀI TỈNH VÀ NƯỚC NGOÀI PHẦN. chọn sáng kiến kinh nghiệm : Thực hiện Quyết định số 1933/ QĐ-UB ngày 14/08/2002 của UBND tỉnh An Giang về việc Ban hành một số chế độ tạm thời đối với học sinh – sinh viên và Quyết định số. cho bản thân trong việc nhập, xử lý, thống kê số liệu nhanh, gọn, thoải mái, chính xác, khơng phải mất cơng cho việc kiểm dò cột số tiền. 3/ Caực khoự khaờn ủửụùc giaỷi quyeỏt : - Thụứi gian