Quản lý vật tư, thiết bị nhóm sinh viên: nguyễn văn nam phạm văn mạnh nguyễn tú uyên đề tài :quản lý vật tư, thiết bị, ứng dụng cho trung tâm phát triển cntt-đhqg tphcm đồ án tốt nghiệp kỹ thuật viên chuyên ngành: công nghệ phần mềm Giáo viên hướng dẫn: tiến sĩ Lê Huy thập Niên khóa: 2003 - 2005 §å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp 1 Quản lý vật tư, thiết bị L i nói đ uờ ầ Ngày nay với sự phát triển không ngừng và mạnh mẽ của công nghệ thông tin (CNTT) trong tất cả các ngành nghề, các lĩnh vực khác nhau của xã hội như: kinh tế, an ninh quốc phòng, thương mại điện tử ….CNTT đang là nhu cầu cần thiết đối với các công ty, doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, xã hội và với tất cả chúng ta. Rất nhiều các chương trình phần mềm ứng dụng trong quản lý đã ra đời như chương trình quản lý nhân sự, quản lý hàng hoá, quản lý vật tư… và thực sự chiếm được lòng tin của khách hàng. Tuy nhiên để cho ra đời một sản phẩm phần mềm quản lý có chất lượng thì người thiết kế phải hiểu được thực tế về công ty, doanh nghiệp…mà mình thiết kế mô hình cơ sở dữ liệu để quản lý. Các chương trình ướng dụng phải có độ chính xác cao, việc lưu trữ dữ liệu phải thuận tiện cho việc tra cứu và kiểm tra. Phần mềm phải hoạt động tốt đáp ứng được các nhu cầu mới phát sinh và cho hiệu quả kinh tế cao đồng thời phải phù hợp với khả năng kinh tế của công ty, doanh nghiệp . Trong xu thế hội nhập vào nền kinh tế thế giới, để phát triển nền kinh tế theo hướng công nghiệp hoá, hiện đại hoá ngành CNTT đã trở thành cầu nối xuyên quốc gia trong mọi hoạt động và tổ chức kinh tế, thương mại. Với việc áp dụng các thành tựu khoa học tiên tiến, hiện đại vào lĩnh vực tin học chúng ta đã dần thay thế các phương pháp thủ công bằng các chương trình phần mềm quản lý trên máy tính, giảm bớt đi thời gian, nhân lực, tăng độ chính xác và bảo mật cao. Những phần mềm quản lý sẽ là công cụ không thể thiếu cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Với những ưu điểm và tính năng vượt trội đó chúng em đã chọn đề tài : “quản lý vật tư, thiết bị, ứng dụng cho trung tâm phát triển CNTT- đhqg tphcm” làm đồ án tốt nghiệp. V i t i n y chúng em mong mu n các công ty, doanh nghi p, cácớ đề à à ố ệ trung tâm, các t ch c kinh t , xã h i v các nh qu n lý s nhìn th y t mổ ứ ế ộ à à ả ẽ ấ ầ quan tr ng c a CNTT c bi t l các ph n m m ng d ng trong công tácọ ủ đặ ệ à ầ ề ứ ụ qu n lý c a mình.ả ủ Trong su t quá trình l m t i, chúng em xin trân th nh c m n th yố à đề à à ả ơ ầ giáo - ti n s ế ĩ LÊ HUY TH pậ ã t n tình ch b o v nh tr ng ã t o i uđ ậ ỉ ả à à ườ đ ạ đề ki n giúp chúng em ho n th nh án n y. Nh ng do th i gian ng n vệ đỡ à à đồ à ư ờ ắ à trình có ph n h n ch nên quá trình phân tích v thi t k t i khôngđộ ầ ạ ế à ế ếđề à tránh kh i nh ng thi u xót, chúng em r t mong nh n c nh ng ý ki nỏ ữ ế ấ ậ đượ ữ ế óng góp v ch b o c a các th y, cô t i l n sau chúng em s l m t tđ à ỉ ả ủ ầ đểđề à ầ ẽ à ố h n.ơ Chúng em xin trân th nh c m n!à ả ơ H n i tháng 5-2005à ộ §å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp 2 Quản lý vật tư, thiết bị Chương 1. khảo sát nghiệp vụ đề tàI 1.1.Kh o sát hi n tr ng v xác l p d án.ả ệ ạ à ậ ự 1.1.1.Mục đích: L quá trình kh o sát t s b n chi ti t, hi n t i ta c n ph i có yà ả ừ ơ ộđế ế ệ ạ ầ ả đầ v các thông tin, t ó l m th n o xây d ng c d án mang tínhđủ ề để ừ đ à ế à ự đượ ự kh thi nh t.ả ấ 1.1.2.Các bước tiến hành khảo sát: -Khảo sát và đánh giá hiện trạng hoạt động của hệ thống cũ. -Xác định phạm vi của hệ thống mới. -Đề xuất các giải pháp và cân nhắc tính khả thi. -Vạch kế hoạch cho dự án cùng với dự trù tổng quát. 1.1.3.Khảo sát, tìm hiểu hệ thống hiện tại. a.Quan sát, tìm hiểu hệ thống hiện tại. -Việc quan sát, tìm hiểu cũng như đánh giá hệ thống phải theo cách nhìn của nhà tin học. -Có các bước quan sát: +Mức thao tác thừa hành. +Mức điêù phối quản lý. +Mức quyết định lãnh đạo. +Mức chuyên gia cố vấn. -Các hình thức tiến hành: +áp dụng hình thức quan sát. +áp dụng hình thức phỏng vấn. +Phương pháp thăm dò. +Phương pháp nghiên cứu tài liệu. b.Tập hợp và phân loại thông tin. Phân loại dựa theo một số tiêu chuẩn sau: -Hiện tại và tương lai. -Phân lo i theo thông tin t nh, ng, thông tin bi n i.ạ ĩ độ ế đổ -Phân loại dựa vào nội bộ môi trường. -Tập hợp lại tất cả nhũng thông tin đã được phân loại. c.Phát hiện yếu kém của hiện trạng và các yêu cầu trong tương lai. -Phát hiện yếu kém: Là tìm hiểu các yếu kém về một số mặt như: Sự thiếu vắng thông tin xử lý, thiếu nhân lực, kém hiệu quả trong tổ chức quản lý, ùn tắc thông tin, phức tạp và tổn phí cao -Phương pháp phát hiện: Trên cơ sở đã xác định rõ nguyên nhân của yếu kém để đề ra các biện pháp khắc phục những yếu kém đó. 1.2.Phác ho gi i pháp v cân nh c tính kh thi.ạ ả à ắ ả -Xác định phạm vi: Phạm vi của bài toán đặt ra cho dự án trong kế hoạch tổng thể và lâu dài của tổ chức.Phạm vi của bài toán phụ thuộc vào phạm vi của tổ chức: +Tổ chức cỡ lớn, quốc gia, quốc tế: Tập đoàn, Tổng công ty… §å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp 3 Quản lý vật tư, thiết bị +Tổ chức cỡ trung bình: Đơn vị nhiều chi nhánh, công ty liên doanh +Tổ chức cỡ vừa và nhỏ: Các cơ quan, xí nghiệp -Xác định mục tiêu dự án: +Mang lại lợi ích nghiệp vụ: Tăng khẳ năng xử lý, đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ, tin cậy, chính xác, bí mật +Mang lại lợi ích kinh tế: Tăng thu nhập, giảm chi phí hoạt động, hoàn vốn nhanh +Mang lại lợi ích sử dụng: Nhanh chóng, thuận tiện +Khắc phục yếu kém của hệ thống cũ, hỗ trợ chiến lược lâu dài, đáp ứng các ưu tiên, hạn chế áp đặt -Phác hoạ các giải pháp: +Chỉ cho người dùng thấy triển vọng cụ thể của dự án. +Có một định hướng trong triển khai dự án. +Chỉ ra được: *Các chức năng chính của hệ thống, đầu vào, đầu ra, các giải pháp thực hiện. *Kiến trúc tổng thể của hệ thống(phần cứng, phần mềm ). -Cân nhắc tính khả thi: +Khả thi về nghiệp vụ. +Khả thi về kĩ thuật. +Khả thi về kinh tế. 1.3. Lập dự trù và kế hoạch phát triển dự án. 1.3.1.Lập hồ sơ về dự trù và lựa chọn giải pháp. a.Dự trù thiết bị và kinh phí. Khối lượng dữ liệu lưu trữ. -Số lượng thông tin cần thu thập, tài liệu cần kết xuất. -Thiết bị ngoại vi, đường truyền. -Khối lượng công việc, số người tham gia, thời gian của dự án. -Yêu cầu về chất lượng, thời hạn bảo hành. b.Dự trù về nhân lực. -Nhóm làm việc: Phân tích, thiết kế, lập trình. -Nhóm điều hành dự án: Quản trị dự án. c.Dự trù về thiết kế. 13.2.Lập kế hoạch triển khai dự án. -Chọn tiến trình cho dự án( Thác nước, Xoắn ốc…) -Dự kiến lịch biểu thực hiện dự án. 1.4.Một số vấn đề về hệ thống thông tin quản lý vật tư. 1.4.1. Đặc điểm của hệ thống quản lý vật tư. a .Phân cấp quản lý. -Hệ thống quản lý vật tư là một hệ thống lớn có chức năng tổng hợp tất cả những thông tin về vật tư, thiết bị…để từ đó có thể quản lý một cách §å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp 4 Quản lý vật tư, thiết bị dễ dàng. Nhằm giúp các công ty, doanh nghiệp, thực hiện công tác quản lý vật tư được chính xác, khoa học và tiết kiệm thời gian thì chúng ta cần áp dụng tin học vào công tác quản lý có như vậy hiệu quả quản lý và kinh doanh mới được tăng lên. b.Luồng thông tin. -Thông tin u v o: Trong h th ng qu n lý v t t có nh ng thông tinđầ à ệ ố ả ậ ư ữ u v o v u ra khác nhau, thông tin u v o g m các thông tin v nhđầ à à đầ đầ à ồ ề à cung c p, thông tin v t t , các hoá n, phi u nh p, phi u xu t, các yêuấ ậ ư đơ ế ậ ế ấ c u nh ng thông tin n y có tính ch t thay i th ng xuyên nh v t t .ầ ữ à ấ đổ ườ ư ậ ư -Thông tin đầu ra:Thông tin đầu ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào thông tin đầu ra ở đây chủ yếu là các bảng biểu, báo cáo, thông tin về khách hàng, tình hình nhập xuất -Các b ng bi u báo cáo l nh ng thông tin u ra quan tr ng cả ể à ữ đầ ọ đượ t ng h p ph c v công tác qu n lý v t t , nó ph n ánh tr c ti p m cổ ợ để ụ ụ ả ậ ư ả ự ế ụ ích qu n lý c a h th ng. Vì v y các b ng bi u báo cáo òi h i ph iđ ả ủ ệ ố ậ ả ể đ ỏ ả chính xác v k p th i . à ị ờ 1.4.2.Mô hình một số thông tin quản lý hiện hành. a .Mô hình luân chuyển dữ liệu. -Mô hình luân chuyển dữ liệu trong hệ thống quản lý vật tư có thể mô tả các modul sau: +Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lưu trữ, tra cứu. +Cập nhật thông tin có tính chất thay đổi thường xuyên. +L p b ng bi u báo cáo. ậ ả ể b.Cập nhật thông tin động. -Modul này có chức năng xử lý thông tin luân chuyển chi tiết và tổng hợp nhưng đối với loại thông tin chi tiết đặc biệt lớn về số lượng cần xử lý thường nhật đòi hỏi tốc độ nhanh và tin cậy cao. Khi thiết kế modul cần quan tâm đến các yêu cầu sau: +Phải biết rõ các thông tin cần lọc từ thông tin động. +Giao diện màn hình và số lượng phải hợp lý, giảm tối đa các thao tác cho người cập nhật dữ liệu. +Tự động nạp các thông tin đã biết và các giá trị lặp. +Ki m tra v phát hi n sai sót trong quá trình.ể à ệ +Biết loại bỏ những thông tin đã có và không cần thiết. c.Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu. -Thông tin loại này không cần cập nhật thường xuyên, nhưng yêu cầu chủ yếu là phải đầy đủ và phải tổ chức hợp lý để có thể tra cứu nhanh khi cần thiết. d.Lập báo cáo, in ấn. -Để thiết kế phần này đòi hỏi người quản lý nắm thật vững nhu cầu quản lý, tìm hiểu thật kỹ các mẫu biểu báo cáo. Vì thông tin sử dụng trong công việc này thuận lợi hơn do đã được xử lý từ trước nên việc kiểm tra sự sai lệch của số liệu trong ngày ở phân này được giảm bớt. §å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp 5 Quản lý vật tư, thiết bị 1.4.3 - Các nguyên t c m b o.ắ đả ả xây d ng m t h th ng thông tin qu n lý v t t ho n ch nh, l m tĐể ự ộ ệ ố ả ậ ư à ỉ à ộ công vi c không ph i l n gi n, m t nhi u th i gian công s c, c ng nhệ ả àđơ ả ấ ề ờ ứ ũ ư trí óc ng i thi t k . Nói chung vi c xây d ng m t h th ng qu n lý v t tườ ế ế ệ ự ộ ệ ố ả ậ ư th ng ph i d a trên m t s nguyên t c c b n sau:ườ ả ự ộ ố ắ ơ ả a.Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất. Là thông tin được tích luỹ thường xuyên và cập nhật để phục vụ cho bài toán quản lý. Chính vì thế mà thông tin trùng lặp phải được loại bỏ. Một điều cần thiết loại trừ nữa là, để đảm bảo thông tin không nhất quán. Do vậy ta cần tổ chức thành các mảng thông tin cơ bản mà trong đó các trường hợp trùng lặp không nhất quán về thông tin đã được loại bỏ. Chính mảng thông tin cơ bản này sẽ tạo thành đối tượng thông tin của đối tượng điều khiển. b. Nguyên tắc linh hoạt của thông tin. Nguyên t c n y, ngo i các m ng thông tin c b n thì c n ph i cóắ à à ả ơ ả ầ ả nh ng công c c bi t, t o ra các m ng l m vi c c nh ho c t mữ ụ đặ ệ để ạ ả à ệ ố đị ặ ạ th i, d a trên c s các m ng thông tin c b n ã có v ch trích t m ngờ ự ơ ở ả ơ ả đ à ỉ ừ ả c b n.ơ ả Vi c tuân theo hai nguyên t c th ng nh t v linh ho t v i h th ngệ ắ ố ấ à ạ ớ ệ ố thông tin s l m ho n thi n v phát tri n h th ng rõ r ng v n gi n h n.ẽ à à ệ à ể ệ ố à àđơ ả ơ c. Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra. ây l nguyên t c có ý ngh a r t l n i v i vi c l m t ng hi u xu t sĐ à ắ ĩ ấ ớ đố ớ ệ à ă ệ ấ ử d ng máy tính. Vì chính u v o v u ra c a máy tính lá khâu h pụ đầ à à đầ ủ ẹ nh t c a h th ng. l m c vi c n y c n ph i có ph ng pháp thay thấ ủ ệ ố Để à đượ ệ à ầ ả ươ ế gi a vi c truy n t i t i li u th công b ng vi c truy n t i t i li u trên thi tữ ệ ề ả à ệ ủ ằ ệ ề ả à ệ ế b nh b ng t , a t , m b o vi c truy n xu t thông tin c nhanhị ư ă ừ đĩ ừ đểđả ả ệ ề ấ đượ chóng. Vi c n y s gi m b t i c th i gian lãng phí v t ng hi u quệ à ẽ ả ớ đ đượ ờ à ă ệ ả c a máy tính. Nguyên t c n y v n d ng c a thông tin m i v o hủ ắ à ậ ụ ả đư ớ à ệ th ng. Vi c n y không nh ng rút ng n th i gian v công s c cho vi c v oố ệ à ữ ắ ờ à ứ ệ à d li u, m còn m b o tin c y c a thông tin.ữ ệ à đả ả độ ậ ủ + Chương 2: Cơ sở lý thuyết phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin §å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp 6 Quản lý vật tư, thiết bị 2.1.Đại cương về hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm con người, phương tiện và các phương pháp xử lý thông tin trong một tổ chức. H thông thông tin bao g m hai th nh ph n c b n: các d li u ghiệ ồ à ầ ơ ả ữ ệ nh n th c tr ng c a doanh nghi p v các x lý cho phép bi n i các dậ ự ạ ủ ệ à ử ế đổ ữ li u.ệ Các dữ liệu: Đó là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp. Có thể tách các dữ liệu này thành hai phần: -Các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ cơ quan, như dữ liệu về nhân sự, nhà xưởng, thiết bị v.v Cấu trúc cơ quan không phải là cố định, mà có thể có biến động khi có một sự kiện xảy ra (chẳng hạn khi một nhân viên thuyên chuyển, một thiết bị mới được bổ sung ). Sự kiện thường xảy ra bất chợt, ngoài ý muốn của con người. Việc điều chỉnh lại các dữ liệu cho thích hợp khi có một sự kiện xảy ra gọi là cập nhật. -Các d li u ph n ánh các ho t ng kinh doanh/ d ch v c a c quan,ữ ệ ả ạ độ ị ụ ủ ơ nh d li u v s n xu t, mua bán, giao d ch v.v Ho t ng kinh doanh/ư ữ ệ ề ả ấ ị ạ độ d ch v bi n i lu ng v o/ra c a doanh nghi p có th coi l chu i các sị ụ ế đổ ồ à ủ ệ ể à ỗ ự vi c s ng, g i l m t tác nghi p (operation - ch ng h n nh n m t lôệ ơ đẳ ọ à ộ ệ ẳ ạ ậ ộ h ng, ho n th nh m t m s n ph m, m t n h ng t i, thanh toán m t hóaà à à ộ ẻ ả ẩ ộ đơ à ớ ộ n v.v ). Khi có m t tác nghi p x y ra, s ki n n y c n c ghi nh n, vđơ ộ ệ ả ự ệ à ầ đượ ậ à nh v y l m thay i các d li u ph n ánh các ho t ng kinh doanh/d chư ậ à đổ ữ ệ ả ạ độ ị v c a doanh nghi p.ụ ủ ệ Các x lýử : ó l nh ng quá trình bi n i thông tin, nh m v o haiĐ à ữ ế đổ ằ à m c ích chính:ụ đ - S n sinh các thông tin theo th th c quy nh, ch ng h n l p cácả ể ứ đị ẳ ạ ậ ch ng t giao d ch ( n mua h ng, hóa n ), l p các báo cáo, l p cácứ ừ ị đơ à đơ ậ ậ b n th ng kê .v.v ả ố - Tr giúp ra các quy t nh, thông th ng l cung c p nh ng thôngợ ế đị ườ à ấ ữ tin c n thi t cho vi c th c hi n l a ch n m t quy t nh c a lãnh o,ầ ế ệ ự ệ ự ọ ộ ế đị ủ đạ nh ng c ng có th l l a ch n quy t nh( m t cách t ng), n u ó lư ũ ể à ự ọ ế đị ộ ự độ ế đ à lo i quy t nh d a trên gi i thu t( khác v i lo i quy t nh d a trên tr cạ ế đị ự ả ậ ớ ạ ế đị ự ự giác). M i x lý th ng áp d ng m t s quy t c qu n lý nh s n v di n raỗ ử ườ ụ ộ ố ắ ả đị ẵ à ễ theo m t tr t t nh s n (g i l th t c). Các quy t c qu n lý v các th t cộ ậ ựđị ẵ ọ à ủ ụ ắ ả à ủ ụ có th c n nh b i h th ng lãnh o c a doanh nghi p, v nh v y cóểđượ ấ đị ở ệ ố đạ ủ ệ à ư ậ th i u ch nh theo ý mu n( ch ng h n các quy t c tiêu th s n ph m,ể đề ỉ ố ẳ ạ ắ ụ ả ẩ ph ng pháp phân ph i các tr c p, các quy nh v khuy n mãi ), c ngươ ố ợ ấ đị ề ế ũ có th c n nh t bên ngo i doanh nghi p, c bi t l b i Nhể đượ ấ đị ừ à ệ đặ ệ à ở à n c( ví d quy t c tính thu VAT, cách tính l ng v b o hi m xã h iướ ụ ắ ế ươ à ả ể ộ v.v ) v nh v y doanh nghi p không c tùy ti n thay i. à ư ậ ệ đượ ệ đổ u v o c a m t x lý có th l các thông tin ph n ánh c u trúc doanhĐầ à ủ ộ ử ể à ả ấ nghi p v / ho c các thông tin ph n ánh ho t ng c a doanh nghi p. ệ à ặ ả ạ độ ủ ệ u ra có th l :Đầ ể à §å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp 7 Quản lý vật tư, thiết bị - Các k t qu chuy n tr c ti p cho các cá nhân hay t ch c ngo iế ả ể ự ế ổ ứ à doanh nghi p( ch ng h n n t h ng, hóa n, th ng kê Qu n lý Sinhệ ẳ ạ đơ đặ à đơ ố ả Viên, báo cáo t i chính v.v ) c g i l các k t qu ngo i.à đượ ọ à ế ả à - Các k t qu c l u tr , sau n y dùng l m u v o cho các xế ả đượ ư ữ để à à đầ à ử lý khác( th ng l các thông tin v tình tr ng, v l ch s hay thông tin l uườ à ề ạ ề ị ử ư tr ) c g i l các k t qu trong.ữ đượ ọ à ế ả Trong thực tế, thuật ngữ hệ thống thông tin thường được dùng để chỉ môi trường điện tử - tin học trợ giúp cho một công việc quản lý cụ thể nào đó, hay nói cách khác, là để chỉ cái đích đạt được sau quá trình xây dựng nhằm tin học hoá trợ giúp cho công tác quản lý của một hệ thống kinh tế - xã hội… 2.2. Quy trình phát triển hệ thống thông tin Quy trình phát tri n h th ng thông tin c chia th nh nhi u giaiể ệ ố đượ à ề o n. Tu thu c v o ph ng pháp lu n v quy nh v ph ng th c l mđ ạ ỳ ộ à ươ ậ à đị ề ươ ứ à vi c c a n v , qui trình n y có th c chia th nh s l ng b c nhi uệ ủ đơ ị à ểđượ à ố ượ ướ ề ít khác nhau. Tuy nhiên có th t ng h p chung th nh các b c: Kh o sát,ể ổ ợ à ướ ả Phân tích, Thi t k , Xây d ng, C i t v B o trì h th ng.ế ế ự à đặ à ả ệ ố M t i m c n nh n m nh l dù l m vi c có ph ng pháp hay khôngộ để ầ ấ ạ à à ệ ươ thì công vi c v n ph i tr i qua y các b c k trên. Hay nói cách khácệ ẫ ả ả đầ đủ ướ ể l dù có l m nh th n o i ch ng n a thì ng i ta v n ph i xác nh yêuà à ư ế à đ ă ữ ườ ẫ ả đị c u(Kh o sát), t ng t ng ra hình h i c a h th ng( Phân tích), xác nhầ ả ưở ượ à ủ ệ ố đị cách th hi n d li u v thông tin( Thi t k ), l p trình( Xây d ng), c i tể ệ ữ ệ à ế ế ậ ự à đặ v b o trì.à ả 2.2.1. Chi n l c v kh o sát.ế ượ à ả L giai o n tìm hi u quy trình ho t ng c a h th ng th c, các nhuà đ ạ ể ạ độ ủ ệ ố ự c u thông tin chính l m c s xác nh các yêu c u, ph m vi c a h th ngầ à ơ ở đị ầ ạ ủ ệ ố thông tin. K t qu l h s kh o sát chi m kho ng 10-15% công s c.ế ả à ồ ơ ả ế ả ứ Vi c kh o sát th ng c ti n h nh qua các giai o n:ệ ả ườ đượ ế à đ ạ - Kh o sát s b : Nh m xác nh tính kh thi c a án.ả ơ ộ ằ đị ả ủ đề - Kh o sát chi ti t: Nh m xác nh chính xác nh ng gì s th c hi nả ế ằ đị ữ ẽ ự ệ v kh ng nh nh ng k t qu thu c.à ẳ đị ữ ế ả đượ - Báo cáo: L p h s kh o sát.ậ ồ ơ ả giai o n kh o sát c n xác nh rõ nh ng nhu c u, v n quan tâm,ở đ ạ ả ầ đị ữ ầ ấ đề có gi i h n chính xác c a công vi c( ph m vi d án: nh ng gì ph i l mđể ớ ạ ủ ệ ạ ự ữ ả à c, ch a l m c v nh ng gì ã v t ra ngo i ph m vi c a v n ).đượ ư à đượ à ữ đ ượ à ạ ủ ấ đề C ng giai o n n y, c n tìm hi u v xác nh c th i t ng s d ngũ ở đ ạ à ầ ể à đị ụ ể đố ượ ử ụ dù h có th s b bi n ng c v s l ng v lo i công vi c. ọ ể ẽ ị ế độ ả ề ố ượ à ạ ệ 2.2.2. Phân tích h th ngệ ố L giai o n xác nh rõ các m c tiêu qu n lý chính c n t c c aà đ ạ đị ụ ả ầ đạ đượ ủ h th ng, nêu c các y u t quan tr ng v m b o t c các m cệ ố đượ ế ố ọ à đả ả đạ đượ ụ tiêu c a h th ng. D a trên các m c tiêu ó, xác nh c các mô hìnhủ ệ ố ự ụ đ đị đượ ch c n ng v mô hình d li u. K t qu l h s phân tích chi m 15-25%ứ ă à ữ ệ ế ả à ồ ơ ế công s c. ứ M c tiêu chính c a giai o n n y l bi n i ph n u v o th nh cácụ ủ đ ạ à à ế đổ ầ đầ à à c t có c u trúc. ây l quá trình mô hình hoá h th ng v i các s đặ ả ấ Đ à ệ ố ớ ơ đồ lu ng d li u, th c th liên k t, s phân rã ch c n ng, s ng c nh ồ ữ ệ ự ể ế ơđồ ứ ă ơđồ ữ ả Các công c th hi n (ch y u l d ng ho ) c s d ng trong cácụ ể ệ ủ ế à ạ đồ ạ đượ ử ụ b c khác nhau c a quá trình xây d ng v có th ph c v các m cướ ủ ự à ể để ụ ụ ụ §å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp 8 Quản lý vật tư, thiết bị ích, i t ng khác nhau. Vi c s d ng các công c l không b tđ đố ượ ệ ử ụ ụ à ắ bu c( c bi t l các công c lu ng d li u) v tu thu c v o s tr ng c aộ đặ ệ à ụ ồ ữ ệ à ỳ ộ à ở ườ ủ i ng phân tích h th ng. Trong th c t , ph n phân tích d li u l ph cđộ ũ ệ ố ự ế ầ ữ ệ à ứ t p v quan tr ng nh t. Các ph n phân tích ch c n ng v phân tích dạ à ọ ấ ầ ứ ă à ữ li u không c b qua.ệ đượ ỏ a. Phân tích ch c n ngứ ă Cung c p m t cách nhìn t ng th t i m i công vi c. Xác nh rõ cácấ ộ ổ ể ớ ọ ệ đị công vi c c n ph i gi i quy t t m c tiêu qu n lý c a h th ng. Vi cệ ầ ả ả ế để đạ ụ ả ủ ệ ố ệ phân rã l m t cách bi u di n c u trúc ch c n ng giúp cho vi c ki m traà ộ ể ễ ấ ứ ă ệ ể các ch c n ng còn thi u v có th d d ng phân tách, t h p các ch c n ngứ ă ế à ể ễ à ổ ợ ứ ă công vi c. C u trúc phân rã n y không ph n ánh quan tr ng hay th tệ ấ à ả độ ọ ứ ự gi i quy t các ch c n ng. Trong giai o n phân tích ch nên a v o cácả ế ứ ă đ ạ ỉ đư à ch c n ng ph n ánh nghi p v v thu c ph m vi c a m c tiêu qu n lý tứ ă ả ệ ụ à ộ ạ ủ ụ ả đặ ra. M t ch c n ng c xem l y g m nh ng th nh ph n sau:ộ ứ ă đượ àđầ đủ ồ ữ à ầ - Tên ch c n ng.ứ ă - Mô t có tính t ng thu t.ả ườ ậ - u v o c a ch c n ng (d li u).Đầ à ủ ứ ă ữ ệ - u ra c a ch c n ng (d li u).Đầ ủ ứ ă ữ ệ - Các s ki n gây ra s thay i, vi c xác nh v hi u qu c aự ệ ự đổ ệ đị à ệ ả ủ chúng. Phân tích ch c n ng a ra nh ng chi ti t quan tr ng s c dùng l iứ ă đư ữ ế ọ ẽđượ ạ nhi u l n trong các giai o n sau c a quá trình phân tích. S ch cề ầ đ ạ ủ ơ đồ ứ n ng sau khi c l p s cho chúng ta m t cách nhìn to n di n h n vă đượ ậ ẽ ộ à ệ ơ ề nh ng nhu c u h th ng. ữ ầ ệ ố b. Phân tích dữ liệu Th c th l i t ng ch a thông tin c b n ph c v cho các ch cự ể à đố ượ ứ ơ ả ụ ụ ứ n ng m h c n gi i quy t. M i th c th ( Entity) l m t nhóm các d li uă à ệ ầ ả ế ỗ ự ể à ộ ữ ệ có cùng thu c tính, luôn cùng xu t hi n. Các th c th trung gian s sinh raộ ấ ệ ự ể ẽ trong ph n thi t k . Các th c th l y d li u t các th c th c b n nh ngầ ế ế ự ể ấ ữ ệ ừ ự ể ơ ả ư s b s a i theo yêu c u c a ch c n ng c ng c n a v o giai o n phânẽ ị ử đổ ầ ủ ứ ă ũ ầ đư à đ ạ tích. c. Phân tích ng c nhữ ả Mô t m i liên h th c t c a h th ng v i các y u t , tác nhân liênả ố ệ ự ế ủ ệ ố ớ ế ố quan n h th ng. Trong s , ph n bên trong s th hi n các ch c n ngđế ệ ố ơđồ ầ ẽ ể ệ ứ ă chính m c t ng quát nh t v i dòng d li u chính trong h . Ph n bênở ứ ổ ấ ớ ữ ệ ệ ầ ngo i có th l các tác nhân nh con ng i, m t t ch c hay b ph nà ể à ư ườ ộ ổ ứ ộ ậ nghi p v c a h th ng khác v dòng d li u liên quan n h th ng.ệ ụ ủ ệ ố à ữ ệ đế ệ ố d. Phân tích luồng dữ liệu S dòng d li u (DFD) l m t công c tr giúp b n ho t ngơ đồ ữ ệ à ộ ụ để ợ ố ạ độ chính: (1) Phân tích: Dùng xác nh các quy trình qu n lý, th hi n yêuđể đị ả ể ệ c u c a ng i s d ng.ầ ủ ườ ử ụ (2) Thi t k : Dùng minh ho các ph ng án cho phân tích viên,ế ế để ạ ươ l p trình viên v ng i dùng xem xét khi thi t k m t h th ng m i. Thậ à ườ ế ế ộ ệ ố ớ ể hi n quy trình x lý thông tin trong h th ng.ệ ử ệ ố (3) Liên l c: DFD l m t công c tr c quan, n gi n, d hi u tr giúpạ à ộ ụ ự đơ ả ễ ể ợ cho vi c hi u bi t l n nhau gi a phân tích viên v ng i s d ng.ệ ể ế ẫ ữ à ườ ử ụ §å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp 9 Quản lý vật tư, thiết bị (4) T i li u: Vi c dùng DFD trong c t yêu c u ng i dùng v cà ệ ệ đặ ả ầ ườ à đặ t thi t k h th ng l m n gi n công vi c mô hình hoá v ch p nh nả ế ế ệ ố à đơ ả ệ à ấ ậ nh ng t i li u nh v y.ữ à ệ ư ậ 2.2.3. Thi t k h th ngế ế ệ ố L giai o n phát tri n các b c phân tích giai o n tr c th nh cácà đ ạ ể ướ ở đ ạ ướ à mô hình logic v v t lý, thi t k giao di n v i ng i s d ng. Giai o nà ậ ế ế ệ ớ ườ ử ụ đ ạ n y ph thu c nhi u v o c u hình c a ph n c ng v ph n m m c l aà ụ ộ ề à ấ ủ ầ ứ à ầ ề đượ ự ch n. K t qu l h s thi t k chi m kho ng 15-25% công s c.ọ ế ả à ồ ơ ế ế ế ả ứ u chính c a quá trình thi t k l các c t yêu c u ã c xâyĐầ ủ ế ế à đặ ả ầ đ đượ d ng trong quá trình phân tích. Trong giai o n n y t khái ni m bi uự đ ạ à ừ ệ ể di n b i mô hình quan h th c th có th sinh ra c các mô hình d li uễ ở ệ ự ể ể đượ ữ ệ logic. Giai o n n y l quá trình chuy n t các mô hình d li u v ch cđ ạ à à ể ừ ữ ệ à ứ n ng th nh các thi t k c s d li u v thi t k module. Trong giai o nă à ế ế ơ ở ữ ệ à ế ế đ ạ thi t k , có r t nhi u công c cho phép c t h th ng song không ph i t tế ế ấ ề ụ đặ ả ệ ố ả ấ c các công c u c n ph i s d ng. N u s d ng quá ít các công c phátả ụđề ầ ả ử ụ ế ử ụ ụ tri n h th ng s l m cho h th ng kém ch t l ng, ng c l i vi c s d ngể ệ ố ẽ à ệ ố ấ ượ ượ ạ ệ ử ụ quá nhi u các công c s gây lãng phí th i gian ng b các mô hình,ề ụ ẽ ờ để đồ ộ m t m t có th kéo d i th i gian xây d ng, m t khác l i có th l m gi mộ ặ ể à ờ ự ặ ạ ể à ả ch t l ng h th ng. Ng i phân tích ph i t ch u trách nhi m ánh giá ấ ượ ệ ố ườ ả ự ị ệ đ để có quy t nh úng xem nên dùng công c n o cho phù h p v i h th ng cế đị đ ụ à ợ ớ ệ ố ụ th .ể Thi t k h th ng bao g m các công vi c:ế ế ệ ố ồ ệ - Xác nh h th ng máy tính.đị ệ ố - Phân tích vi c s d ng d li u.ệ ử ụ ữ ệ - Hình th c hoá h th ng th nh ph n: áp d ng các cách ki m soátứ ệ ố à ầ ụ ể c n thi t, g p nhóm các th nh ph n ch c n ng.ầ ế ộ à ầ ứ ă - Thi t k c s d li u v t lý.ế ế ơ ở ữ ệ ậ - Thi t k ch ng trình.ế ế ươ 2.2.4. Xây d ng ch ng trìnhự ươ L giai o n l p trình trên c s các phân tích, thi t k các giaià đ ạ ậ ơ ở ế ế ở o n tr c. K t qu l ch ng trình. Giai o n n y chi m kho ng 35-60%đ ạ ướ ế ả à ươ đ ạ à ế ả công s c.ứ Giai o n n y g m các b c :đ ạ à ồ ướ a. Thi công: - Trên cơ sở kết quả thiết kế tiến hành tích hợp, mã hoá các module chương trình. - Vi t các câu l nh s n sinh CSDL.ế ệ ả - Thực hiện các câu lệnh trên hệ quản trị CSDL lựa chọn. b. T o các CSDL ki m tra.ạ ể c. Kiểm thử chương trình. 2.2.5. Cài đặt hệ thống a. Lập tài liệu hướng dẫn sử dụng. b. Chuyển đổi dữ liệu cũ. Thực hiện chuyển đổi cơ sở dữ liệu nếu có yêu cầu thay đổi sang hệ thống mới. Việc này đòi hỏi đồng thời hiểu biết cấu trúc của cả hệ thống cũ và hệ thống mới và nguyên tắc chuyển đổi. Cơ chế chuyển đổi phải được thiết kế ngay trong giai đoạn thiết kế hệ thống. §å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp 10 [...]... việc quản ý xuất nhập vật tư thiết bị bằng máy tính Khi ứng dụng tin học vào công tác quản lý xuất, nhập vật t ư thiết bị dựa trên những thuật toán và các nghiệp vụ xuất nhập, trình tự hoạch toán, người lập trình có thể đưa ra những chương trình phần m ềm về k ỹ thuật nhằm thu thập tài liệu, xử lý thông tin, đáp ứng những yêu cầu cần thi ết của nhà quản lý Quá trình quản lý xuất nhập vật tư thiết bị. .. ười quản lý chỉ cần chuẩn bị các điều kiện về máy tính, khi nhập dữ liệu vào máy tính, máy tính sẽ tự động tổng hợp các thông tin như: L ượng t ồn kho, tình hình xuất nhập vật tư thiết bị, phải thu của khách, phải trả cho nhà cung cấp… theo yêu cầu của người sử dụng , §å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp 22 Quản lý vật tư, thiết bị Sơ đồ trình tự quản lý xuất,nhập vật tư thiết bị bằng... khăn trong công tác quản lý theo kiểu thủ công Số lượng vật tư thiết bị nhiều, chủng loại phong phú, nếu như không quản lý tốt, chặt chẽ thì rất dễ dẫn đến nhầm lẫn khi xuất, nhập vật tư thiết bị Mỗi lần xuất hay nhập vật tư thiết bị là lại có một hoá đơn lưu trữ, như vậy chỉ tính trong một lần báo cáo về tình hình xuất, nhập vật tư thiết bị thì số lượng hoá đơn sẽ rất nhiều Nếu kế toán hay người phụ... tháng báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn vật tư lên cấp trên Phòng §å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp 21 Quản lý vật tư, thiết bị kỹ thuật có trách nhiệm kiểm tra vật tư thiết bị khi nhập, xuất đồng thời có kế hoạch bảo trì thiết bị cho khách hàng -Sơ đồ phân cấp phòng ban tại Trung Tâm: Ban Giám Đốc Phòng đào tạo Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng vật tư Phòng kỹ thuật 4.1.2.Tình hình... tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp 24 Quản lý vật tư, thiết bị Hình1:Biểu đồ phân cấp chức năng .Đặc tả chức năng của hệ thống a.Chức năng nhập hàng (1).Chức năng lập đơn mua hàng - Cho phép người sử dụng lập danh sách các loại vật tư, thiết bị cần mua sau khi nhận được báo giá của nhà cung cấp và căn cứ vào số lượng các vật tư, thiết bị còn trong kho của Trung Tâm (2).Chức năng viết phiếu... nhập Phòng kế toán tổng hợp mọi số liệu liên quan đến hoạt động tài chính của Trung Tâm, lập ra các báo cáo tài chính và báo cáo quản lý Trên các số liệu báo cáo đó phòng kế toán sẽ hỗ trợ ban giám đốc trong việc ra các quyết định về tài chính giúp cho việc quản lý kinh doanh của Trung Tâm đạt hiệu quả cao Phòng vật tư là nơi quản lý các vật tư thiết bị của Trung Tâm đồng thời hàng tháng báo cáo tình... Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp 14 Quản lý vật tư, thiết bị Chương 3 Cơ sở lý thuyết phân tích -thiết kế cơ sở dữ liệu 3.1 Tổng quan về cơ sở dữ liệu 3.1.1 Cơ sở dữ liệu là gì? Cơ sở dữ liệu là tập dữ liệu về một đơn vị tổ chức được lưu trên máy và có cách tổ chức quản lý theo một mô hình phù hợp với đơn vị tổ chức đó Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là hệ thống các phần mềm cho phép mô tả, lưu trữ thao tác... thanh toán để thu tiền của khách Hàng tháng bộ phận kinh doanh phải theo dõi tình hình nhập xu ất của Trung Tâm và lập sổ theo dõi nhập xuất các mặt h àng trong tháng, quý Cuối mỗi quý, tháng bộ phận báo cáo dựa vào sổ theo dõi nhập xuất để lập báo cáo về tình hình nhập, xuất, hàng tồn kho và qua đó tính doanh thu gửi ban lãnh đạo 4.2.2.Mục đích quản lý - Nhằm quản lý tất cả những vật tư, thiết bị hiện... lưu trữ dưới dạng vật lý -Biểu thị cho tác nhân ngoài: Ký hiệu: Tác nhân ngoài là một người, một nhóm người hoặc một tổ chức nằm bên ngoài hệ thống nhưng liên quan mật thiết tới hệ thống nhằm xác định danh giới hệ thống B.Biểu đồ luồng dữ liệu §å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp 29 Quản lý vật tư, thiết bị Cũng là một loại biểu đồ nhằm mục đích điễn tả một quá trình xử lý và trao đổi... hàng vào kho đồng thời thanh toán với nh à cung cấp thông qua hoá đơn §å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp 23 Quản lý vật tư, thiết bị Bộ phận bán hàng khi nhận được đơn đặt hàng của khách sẽ kiểm tra xem trong kho có còn đủ hàng cung cấp cho khách hay không N ếu h ết hàng thì thông báo cho khách, nếu đủ thì bộ phận bán hàng tiến hành viết phiếu xuất kho để xuất hàng cho khách đồng thời . Quản lý vật tư, thiết bị nhóm sinh viên: nguyễn văn nam phạm văn mạnh nguyễn tú uyên đề tài :quản lý vật tư, thiết bị, ứng dụng cho trung tâm phát triển cntt-đhqg tphcm đồ án tốt nghiệp. quản lý vật tư. a .Phân cấp quản lý. -Hệ thống quản lý vật tư là một hệ thống lớn có chức năng tổng hợp tất cả những thông tin về vật tư, thiết bị để từ đó có thể quản lý một cách §å ¸n tèt nghiÖp. quản lý nhân sự, quản lý hàng hoá, quản lý vật tư… và thực sự chiếm được lòng tin của khách hàng. Tuy nhiên để cho ra đời một sản phẩm phần mềm quản lý có chất lượng thì người thiết kế phải hiểu