Bài TABLE – BẢNG DỮ LIỆU 2.1 CẤU TRƯC CƠ BẢN CỦA M T TABLE Header Row (Dòng tiêu đề) Field Name (tên cột) Record (mẩu tin) Hình 2.1: Cấu tr c Table T_KHACHHANG  Mỗi cột liệu mơ tả thuộc tính thực thể mà ta quản lý gọi trường (Field) Tập hợp cột liệu (fields) tạo nên cấu trúc Table  Mỗi dịng chứa thơng tin chi tiết thuộc tính thực thể xác định gọi Record; Tập hợp mẩu tin (Records) tạo nên nội dung Table 2.2 TẠO TABLE Có hai cách để tạo Table là:  Datasheet view: Với cách ta nhập liệu vào bảng sau khai báo lại tiêu đề tên cột tương ứng  Design View: Cho phép ta xây dựng cấu trúc Table trước sau nhập nội dung Table cách chuyên nghiệp để xây dựng Table 2.2.1 TẠO TABLE BẰNG PHƯƠNG PHÁP DATASHEET VIEW  Từ hình chọn phiếu Create sau Click chuột vào mục Table 23 Hình 2.2 : Màn hình xuất Chọn phiếu Create Click chuột vào mục Table  Trong cột Add New Field nhập nội dung thuộc tính mẩu tin nhấn Enter phím Tab để chuyển đến trường Access tự động thêm tiếp cột Add New Field Cột vừa nhập thông tin tự động đổi tên thành Field1,… Nhập vào nội dung trường Bắt đầu nhập thơng tin thuộc tính Table Hình 2.3 : Màn hình tạo Table phương pháp Datasheet view 24  Sau nhập xong mẩu tin ta Click chuột vào dòng để tiếp tục nhập nội dung mẩu tin thứ 2, 3, Hình 2.4 : Màn hình minh họa việc nhập tiếp tục mẩu tin  Bước nên chỉnh sửa lại tiêu đề cột liệu để phù hợp với nội dung chứa cách Click kép chuột vào tiêu đề cột Click phải vào cột chọn mục Rename Column sau gõ lại tên cột phù hợp Hình 2.5 : Màn hình minh họa cách đ i tên cột 25  Click chuột vào nút Save (Ctrl+S) để lưu lại Table Hình 2.6 : Màn hình minh họa lưu Table  Gõ vào tên Table tương ứng hộp thoại Save as (tên Table1) nhấn Ok (Nên đặt tên Table theo nguyên tắc bắt đầu chữ T_tên gợi ý ví dụ T_HosoNV) Chú ý: Hạn chế cách tạo Table phương pháp Datasheet View Access rõ ràng kiểu thơng tin mà ta có ý định lưu trữ bên trường bảng; Nên phương pháp người chuyên nghiệp sử dụng 2.2.2 TẠO TABLE BẰNG PHƯƠNG PHÁP DESIGN VIEW a) TẠO CẤU TRÚC TABLE (CÁC C T CỦA BẢNG)  Từ hình Create Click chuột vào mục Table Design 26 Hình 2.7 : Màn hinh Click chuột vào phiếu Create chọn Table Design  Trong hình thiết kế ta khai báo mục sau: Hình 2.8 : Màn hình thiết kế Table Design view 27  Field Name (tên cột): o Phải bắt đầu ký tự chữ (A-Z, a-z) số o Trong tên vùng có khoảng trắng, khơng chứa dấu nháy, dấu chấm câu, dấu [] o Chiều dài tối đa 64 ký tự o Thường đặt tên ngắn gọn, gợi ý, khơng có khoảng trắng, dấu tiếng việt  Data Type : Chọn kiểu liệu (xem mục 2.3)  Description : Ghi hay diễn giải ý nghĩa Field (không bắt buộc)  Filed Properties : Các thuộc tính chi tiết kiểu liệu b) KHĨA CỦA TABLE  Khóa Primary key : - Kh a Table hay kết hợp nhiều cột (field) để Access nhận diện Record Table cịn dùng để liên kết liệu Table - Hệ : Giá trị cột làm khóa khơng để trống khơng trùng Nó khẳng định tính thực thể tập thực thể Đ t khóa cho Table : - Chọn cột cần đặt khóa (nếu chọn nhiều ta phải kết hợp với phím Shift Ctrl) - Click chuột vào nút Primary Key  Khóa ngoại Foreign key): - Kh a ngoại nhiều trường Table, Nó khơng phải khóa Table lại khóa chinh Table khác - Hệ quả: Giá trị chứa cột làm khóa ngoại phải tồn cột mà làm khóa Table Nó khẳng định tính tồn thực thể c) LƯU TRỮ CẤU TRÚC CHO TABLE - Chọn lệnh File / Save Click vào nút Save Hình 2.9 : Hộp thoại Save As dùng đ t tên cho Table 28 - Đặt tên cho Table ô Table Name bấm OK d) NHẬP LIỆU CHO TABLE  Từ hình thiết kế Table (Design view), Click vào nút View  Nhập nội dung mẩu tin vào Table (chú ý trường khóa khơng nhập trùng để rỗng) 2.3 DATA TYPE FIELD PROPERTIES 2.3.1 KIỂU DỮ LIỆU CỦA FIELD STT Kiểu liệu Text Memo Number Date/Time Currency AutoNumber Yes/No OLE Object Hyperlink 10 Attachments 10 Lookup Wizard Ý nghĩa Kiểu chuỗi Chứa ký tự bất kỳ, chiều dài tối đa 255 ký tự Kiểu ghi nhớ Văn ghi ký tự bất kỳ, tối đa 65535 ký tự Kiểu số Chứa trị số Kiểu ngày Chứa trị ngày/ giơ Kiểu số định đạng tiền tệ Kiểu số tự động tăng Không nhập sửa đổi Kiểu luận lý Gồm hai giá trị đúng(True), hay sai(False) Kiểu đối tượng kết nhúng (hình ảnh, tài liệu Word, Equation, ) Kiểu chuỗi Là liên kết siêu văn bản: địa trang Web Kiểu liệu cho phép đính kèm file làm giá trị thuộc tính (được bổ sung vào Access 2007) Tạo cột để chọn giá trị gán sẵn lấy từ Table/Query khác 2.3.2 C C THU C T NH CỦA FIELD a) CÁC THU C TÍNH FILED CĨ KIỂU TEXT Field size Format Input mask Caption Default value Validation rule Validation Text Required Chiều dài tối đa cho phép nhập liệu Nếu văn có dấu tiếng Việt , ký tự byte Khuôn dạng chung liệu Quy định cho ký tự nhập (mặt nạ nhập liệu) Chuỗi tiêu đề cột, dùng chế độ mở bảng nhập liệu Giá trị mặc định ban đầu nhập mẩu tin Quy tắc kiểm chứng liệu nhập Thông báo lỗi liệu nhập vi phạm quy tắckiểm chứng Yêu cầu bắt buộc nhập liệu cột để trống Giá trị Yes/No Nếu chọn Yes, bắt buộc phải nhập 29 10 Allow zero length Indexed liệu Chọn Yes, chấp nhận chuỗi rỗng Chọn giá trị sau: No: khơng có thứ tự Yes Duplicate OK: Có thứ tự cho phép trùng liệu cột mẩu tin bảng Yes No Duplicate: Có thứ tự không cho phép trùng liệu cột mẩu tin bảng (thường field tham gia vào khố) Có thể tạo khn dạng cho Text memo sử dụng ký hiệu bảng sau : Ký hiệu @ & < > Mô tả Ký tự (có thể khoảng trắng), bắt buộc nhập Ký tự, không bắt buộc nhập Chuyển ký tự sang chữ thường (lowercase) Chuyển ký tự sang chữ in (uppercase) Khuôn dạng Text Memo người sử dụng tạo có vùng Mỗi vùng định dạng cho đoạn liệu khác field Vùng Thứ Thứ Mô tả Định dạng fields với dạng văn Định dạng fields với chuỗi rỗng( zero-length strings) giá trị Null Ví dụ : Định dạng @;"None" thuộc tính Format Khi chiều dài chuỗi khác 0, ký hiệu @ nội dung chuỗi ; "None" chuỗi có chiều dài =0 giá trị Null vùng Một số Ví dụ bảng : Định dạng Dữ liệu Hiển thị @@@-@@-@@@@ 465043799 465-04-3799 @@@@@@@@@ 465-04-3799 465043799 465-04-3799 465043799 > love LOVE Love LOVE LOVE LOVE < love LOVE Love love love love @;"Unknown" Null value Unknown Zero-length string Unknown Chuỗi xác định Hiện nội dung chuỗi nhập 30 b) CÁC THU C TÍNH CỦA FIELD CĨ KIỂU NUMBER Field size Format Decimal place Caption Default value Chọn Byte, Integer, LongInteger, Single, Double Khuôn dạng chung liệu : General, Currency, Standard, Fixed, Percent, Scientific Số ký số phần lẻ Chọn Auto, quy định từ đến 15 số lẻ Chuỗi tiêu đề cột, dùng chế độ mở bảng nhập liệu Giá trị số mặc định ban đầu nhập mẩu tin Chi tiết Filed size: Kiểu chọn Byte Decimal Integer Mô tả Giá trị số nguyên từ đến 255 Giá trị số thực từ -1028 -1 đến 1028 -1 Giá trị số nguyên từ –32,768 đến 32,767 (Mặc định) Giá trị số từ – 2,147,483,648 đến 2,147,483,647 Giá trị số thực từ –3.402823E38 đến –1.401298E–45 cho số âm từ 1.401298E–45 đến 3.402823E38 cho số dương Giá trị số thực từ – 1.79769313486231E308 đến – 4.94065645841247E–324 cho số âm từ 1.79769313486231E308 đến 4.94065645841247E–324 cho số dương Long Integer Single Double Số ký số lẻ Không 28 Không Vùng nhớ byte 12 bytes bytes Không bytes bytes 15 bytes Chi tiết Format : Định dạng General Number Currency Euro Fixed Standard Percent Scientific Mơ tả (Default) Đúng số nhập vào Có phân cách phần ngàn, số lẻ (separator) chèn thêm $ Giống định dạng Currency, nhiên chèn thêm dấu € thay cho dấu $ Có phân cách phần ngàn có làm trịn, phụ thuộc vào vị trí số lẻ Decimal places Có phân cách phần ngàn, số lẻ Dữ liệu nhập nhân với 100 định dạng thêm ký tự % Dạng số khoa học Định dạng khác (Custom Formats) Người sử dụng tạo khn dạng số có phần, phân cách dấu “;” Phần Thứ Thứ Description Định dạng cho số dương (positive numbers) Định dạng cho số âm (negative numbers) 31 Thứ Thứ Định dạng cho số (zero values) Định dạng cho giá trị Null Ví dụ dạng định dạng cho Currency : $#,##0.00[Green];($#,##0.00)[Red];"Zero";"Null" Có thể tạo khn dạng định dạng số có sử dụng ký hiệu sau : Ký hiệu (period) , (comma) # $ % E– or e– E+ or e+ Ví dụ : Định dạng 0;(0);;"Null" +0.0;–0.0;0.0 Mơ tả Phân cách phần thập phân Theo quy định hệ thống(Regional Settings in Windows Control Panel) Dấu phân cách hàng ngàn (Thousand separator) Một ký số Hiển thị ký số hay Một ký số Hiển thị ký số hay khơng có Hiện ký hiệu "$" Phần trăm (Percentage) Giá trị nhân với 100 sau có ký hiệu % Ký hiệu số khoa học, dạng 0.00E–00 hoăc 0.00E00 Ký hiệu số khoa học, dạng 0.00E+00 Mơ tả Hiển thị giá trị dương bình thường; giá trị âm cặp ngoặc đơn (); từ "Null" giá trị Null Hiện dấu + với giá trị dương; dấu – với giá trị âm; 0.0 c) CÁC THU C TÍNH CỦA FIELD CÓ KIỂU DATE/TIME Format Input mask Gồm giá trị bảng chi tiết Dạng khác nên tự nhập vào dd/mm/yy Quy định cho ký tự nhập (mặt nạ nhập liệu) Chi tiết Format : Định dạng General Date Long Date Mô tả (Default) Ngày đầy đủ Ví dụ: 4/3/08, 05:34:00 PM Thứ, ngày, tháng, năm (theo Regional Settings Properties Windows Control Panel) Ví dụ: Saturday, April 3, 2008 Medium Date Ngày, tháng, năm Ví dụ: 3-Apr-08 Short Date Ngày, tháng, năm Ví dụ: 4/3/08 Long Time Giờ:Phút:giây AM/PM Ví dụ: 5:34:23 PM Medium Time Giờ:phút AM/PM Ví dụ: 5:34 PM Short Time Giờ:phút Ví dụ: 17:34 Định dạng khác (Custom Formats) Có thể tạo khn dạng định dạng ngày.giờ sử dụng ký hiệu sau : Ký hiệu : (colon) / Mô tả Dấu cách Giờ:Phút:Giây (theo Regional Settings Properties Windows Control Panel) Dấu phân cách ngày (Date separator) 32 c d dd ddd dddd ddddd dddddd w ww m mm mmm mmmm q y yy yyyy h hh n nn s Ss ttttt AM/PM; am/pm; A/P; a/p; AMPM Ngày chuẩn theo Standard General Date Ngày tháng, số tùy theo cần thiết (1-31) Ngày tháng, số (01- 31) Tên tắt ngày tuần (Sun - Sat) Tên đầy đủ ngày tuần (Sunday - Saturday) Ngày theo chuẩn Standard Short Date Ngày theo chuẩn Standard Long Date Ngày tuần (1 đến 7) Tuần năm (1 đến 53) Tháng năm, số tùy theo cần thiết (1-12) Tháng năm, số (01- 12) Tên tắt tháng năm (Jan – Dec) Tên đầy đủ tháng năm (January - December) Quý năm (1 đến 4) Ngày năm (1 đến 366) Năm số sau (01 đến 99) Năm đầy đủ (0100 đến 9999) Giờ có số cần (0 - 23) Giờ có số (00 - 23) Phút có số cần (0 - 59) Phút có số (00 - 59) Giây có số cần (0 - 59) Giây (00 - 59) Giờ theo chuẩn Standard Long Time Giờ theo cách chia thành 12 giờ, AM:sáng ; PM:chiều Ví dụ custom date/time Formats: Định dạng Hiển thị ddd", "mmm d", "yyyy mmmm dd", "yyyy "This is week number "ww "Today is "dddd Mon, Jun 2, 1997 June 02, 1997 This is week number 22 Today is Tuesday d) MẶT NẠ NHẬP LIỆU (INPUT MASK) Mặt nạ định dạng liệu, dùng để bắt buộc người sử dụng nhập liệu vào bảng phải tuân theo định dạng Nó tạo từ kết hợp ký hiệu phụ thuộc vào yêu cầu định dạng liệu nhập Ký tự Mô tả Ký số > 9, bắt buộc nhập, không nhập dấu [+] [–] Ký số > 9, khoảng trắng (space), không bắt buộc nhập, không nhập dấu [+] [–] 33 # Ký số > 9, khoảng trắng (space), không bắt buộc nhập, cho nhập dấu [+] [–] Ký tự A > Z, bắt buộc nhập Ký tự A > Z, không bắt buộc nhập Ký tự ký số , bắt buộc nhập Ký tự ký số , không bắt buộc nhập Bất kỳ ký tự khoảng trắng, bắt buộc nhập Bất kỳ ký tự khoảng trắng, không bắt buộc nhập Các dấu phân cách: số lẻ, phần ngàn, ngày (theo Regional Settings Properties Windows Control Panel) Chuyển đổi liệu chuỗi ký tự in sang chữ thường Chuyển đổi liệu chuỗi ký tự thường sang in L ? A a & C ,:; -/ < > 2.4 CÁC PHÉP TOÁN CƠ BẢN - HẰNG - BIẾN TRONG ACCESS 2.4.1 CÁC PHÉP TOÁN CƠ BẢN a) TỐN TỬ S HỌC Tốn tử Phép tốn Cú pháp + Cộng a+b - Trừ a-b * / \ ^ Nhân Chia Chia nguyên Lũy thừa Phần dư phép chia a*b a/b a\b a^b Mod a mod b Cơng dụng Cộng số a b Có thể dùng nối chuỗi ký tự Trừ số a b Có thể dùng để biểu diễn số âm Nhân số a b Chia số a b có số lẻ thập phân Chia số nguyên lấy phần nguyên a lũy thừa b Ví dụ : 3^2 = a chia b lấy phần dư Ví dụ: mod = b) TỐN TỬ SO SÁNH Kết trả True False Các toán hạng phải kiểu Toán tử = > < >= Toán hạng Toán hạng < Toán hạng Toán hạng >= Toán hạng Toán hạng 1