Biểu 2.12: Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số: 99 Ngày 31 tháng 1 năm 2009 Đơn vị tính: Đồng Số hiệu tài khoản Trích yếu Nợ Có Số tiền Ghi chú Xuất kho Bộ Tlac để sản xuất 621 152 4.446.627 Xuất kho Bột Paracetamol để sản xuất 621 152 272.750.000 Xuất kho Axit Stearic để sản xuất 621 152 180.000 Xuất kho Ampicilin để sản xuất 621 152 202.150.000 Xuất kho Natricirat để sản xuất 621 152 240.000 Cộng 2.095.258.000 Kèm theo 6 chứng từ gốc Người lập (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 01 năm 2009 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Từ các chứng từ ghi sổ kế toán tiến hành vào sổ cái, sau đó kế toán đối chiếu số liệu trên sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết để xem có khớp và chính xác không. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Biểu 2.13: Sổ cái TK 152 Sổ cái Tháng 01 năm 2009 Tên TK : Nguyên vật liệu Số liệu: 152 CTGS S ố tiền NT GS SH NT Diễn giải TK ĐƯ Nợ Có Gh i ch ú Số dư đầu kỳ 140.258.000 31/01 98 31/01 Nhập kho Bột Tlac 331 4.000.000 Nhập kho Bột Paracetamol 331 550.000.000 Nhập kho Ampicilin 331 450.000.000 Nhập kho Natricirat 111 600.000 Nhập kho Axit Stearic 112 375.000 31/01 99 31/01 Nhập kho Bột Tlac để SX 621 4.446.627 Nhập kho Bột Paracetamol để SX 621 272.750.000 Nhập kho Axit Stearic để SX 621 180.000 Nhập kho Ampicilin để SX 621 202.150.000 Nhập kho Natricirat để SX 621 240.000 Cộng phát sinh 2.320.000.0 00 2.095.258.0 00 Số dư cuối tháng 365.000.000 Ngày 31 tháng 01 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Từ các chứng từ ghi sổ, kế toán tiến hành vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau khi vào xong kế toán thường tiến hành đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh để xem có khớp đúng, chính xác không Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Biểu 2.14: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm 2009 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ ghi sổ Số hiệu Ngày, tháng Số tiền 98 31/01/2009 2.320.000.000 99 31/01/2009 1.855.258.000 Cộng: 18.589.000.000 Ngày 31 tháng 01 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) 5.Công tác kiểm kê nghuyên liệu vật liệu. Nguyên vật liệu tại công ty thường được kiểm kê 6 tháng 1 lần, tổ chức là vào ngày 30/6 và 31/12 mỗi năm. Việc kiểm kê này rất cần thiết vì sẽ ngăn chặn được mất mát thành phần. Ban kiểm kê gồm có: + Đại diện phòng kinh doanh + Thủ kho + Kế toán nguyên vật liệu Trường hợp phải tính giá lại NVL thì tuỳ thuộc vào kết quả kiểm kê có thể xếp các NVL vào các dạng: + Chất lượng tốt + Không dùng đến + Hỏng, kém phẩm chất + Chờ thanh lý SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TỔNG HỢP NHẬP XUẤT NGUYÊN VẬT LIỆU TK 331 TK 333 TK 338 TK 621,641,627 TK 642 TK 412 TK 331 Nhập kho NVL Tổng giá thanh toán Thuế nhập khẩu tính vào NVL (nếu có) NVL thừa khi kiểm kê (chưa xác định được nguyên nhân) Đánh giá chênh lệch giảm đánh giá chênh lệch tăng NVL hao hụt trong định mức khi kiểm kê NVL xuất dùng cho sản xuất kinh doanh Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 6.Công tác quản lý nguyên liệu vật liệu tại công ty cổ phần Dược. Nguyên vật liệu tại Công ty Dược và TBYT Hà Tĩnh được bảo quản chặt chẽ tại các kho dưới sự quan sát của phòng kinh doanh và phòng kế toán khi các trường hợp được thông qua và ký kết thì việc lập kế hoạch sản xuất, việc sử dụng NLVL gì với số lượng là bao nhiêu đều do phòng kinh doanh đề ra. Phòng kinh doanh phải giám sát quá trình nhập xuất NLVL làm thế nào để tránh mất mát, lãng phí, tiết kiệm được chi phí NLVL một cách tốt nhất và cứ 6 tháng một lần, kế toán NLVL cùng thủ kho và phòng kinh doanh và phòng kinh doanh tiến hành kiểm kê số lượng tồn trong kho, đánh giá lại chất lượng NLVL. 6.1. Về việc tìm nguồn hàng cung cấp: Việc thu mua NLVL tại công ty , tìm nguồn hàng ký kết hợp đồng mua NLVL để đáp ứng cho việc sản xuất theo kịp tiến độ, theo đúng kế hoạch sản xuất là trách nhiệm của phòng kinh doanh. Các nhà cung cấp NLVL cho công ty là các xí nghiệp, công ty trong và ngoài nước. Nhưng hiện nay công ty mua NLVL chủ yếu ở thị trường nước ngoài. Nếu công ty muốn mua NLVL của các công ty nước ngoài thì phải lập kế hoạch mua hàng hợp lý để đáp ứng nhu cầu sản xuất kịp thời giao hàng theo hợp đồng. 6.2. Về việc sử dụng nguyên vật liệu tại công ty: Để bảo quản nguyên vật liệu thật tốt sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả, từ dó giúp cho việc tính giá thành sản phẩm được chính xác, tại công ty đã xây dựng hệ thống định mức sử dụng nguyên vật liệu hợp lý. Do đó đã đảm bảo được quá trình sản xuất diễn ra bình thường, nhân công có ý thức tiết kiệm, không lãng phí NLVL. Ngoài ra, để việc sản xuất được tiến hàng một cách thường xuyên, liên tục không bị gián đoạn thì các NLVL đã xuất dùng không sử dụng hết thì sẽ nhập lại kho. PHẦN 3. HÒAN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC VÀ THIẾT BỊ Y TẾ HÀ TĨNH. I.NHẬN XẾT CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY DƯỢC. Qua thời gian thực tập, với mục đích tìm hiểu thực tế công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng tại Công ty CP Dược & TBYT Hà Tĩnh, xem xin đưa ra vài nhận xét về tình hình chung của công ty và về công tác quản lý và hạch toán NLVT tại Công ty như sau: 1.nhận xét chung về công tác kế toán: Công ty Dược - Thiết bị y tế Hà Tĩnh trong điêu kiện cổ phần hoá từ năm 2002 thị trường thuốc chữa bệnh có những biến động phức tạp, sự cạnh tranh của các thành phần kinh tế tham gia kinh doanh thuốc đang diễn ra hết sức gay gắt, mạng lưới hoạt động kinh doanh rộng nên công tác kiểm tra, kiểm soát, chỉ đạo của ban giám đốc, phòng ban chuyên môn còn gặp nhiều hạn chế. Việc đầu tư cho sản xuất còn gặp nhiều khó khăn cán bộ kỹ thuật, nguồn kinh phí, trang thiết bị, chi phí đầu vào tìm kiếm thị trường cho đầu ra. Sự chuyển đổi mô hình cung ứng thuốc cũng ảnh hưởng lớn đến doanh thu. Tuy vậy trong những năm gần đây công ty đã có nhiều cố gắng phát triển đầu tư chiều sâu, nâng cao trình độ quản lý sản xuất, quản lý tài chính nói riêng, tìm tòi nghiên cứu, cải tiến hợp lý hoá sản xuất, đổi mới dần từng bước công nghệ sản Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com xuất, phấn đấu hạ giá thành sản phẩm. Về doanh thu có sự tăng trưởng trên 10% hoàn thành chỉ tiêu đề ra Các mặt hàng qua kiểm tra đều đạt chất lượng theo quy định của ngành. Công ty đã cố gắng hạ được giá thành một số mặt hàng, tăng cường quản lý chi phí đầu vào. Bộ máy quản lý tài chính đã góp phần không nhỏ vào kết quả chung của toàn Công ty. Về tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Công ty đang áp dụng mô hình tổ chức kế toán phân tán Đặc điểm của Công ty cổ phần dược và thiết bị y tế Hà Tĩnh hoạt động trên quy mô lớn, việc tổ chức và quản lý trải trên một địa bàn rộng phân tán do đó công việc kế toán được phân công cho 18 đơn vị hạch toán báo sổ. Bộ phần xí nghiệp sản xuất thực hiện thu thập chứng từ gốc, xử lý, hạch toán, tính chi phí sản số liêu báo cáo quyết toán kịp thời làm tham mưu cho ban giám đốc điều hành. Đã tổ chức vận dụng chế độ tài chứng từ hợp lý tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản phù hợp yêu cầu quxuất và giá thành sản phẩm. Đồng chí kế toán trưởng đã quán xuyến, phân công cụ thể từng phần hành đặc biệt là kế toán vật liêu, kế toán làm giá thành sản phẩm đảm bảo tính toán kịp thời hàng tháng. Kiểm tra, xử lý phân tích các hoạt động kinh tế đó đặc biệt là phần chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm. áp dung các chuẩn mực kế toán mới phù hợp theo quy định chung, các nghiệp vụ trong công tác quản lý tài chính được nâng cao. Phòng tài chính kế toán hoạt động có quy chế cụ thể, rõ ràng, ản lý vận dụng chế độ sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ phù hợp với quản lý tài chính của Công ty. Làm đầy đủ các báo cáo tài chính có hiệu quả, báo cáo quản trị thích ứng với mục tiêu quản lý đề ra. 2. Kết quả đạt được. Nhìn chung công tác kế toán ở Công ty được tổ chức khá chặt chẽ, phù hợp với yêu cầu quản lý và chỉ đạo tập trung của Công ty. Công tác xây dựng kế hoạch thu mua vật tư hàng tháng được các phòng ban của Công ty thực hiện khá tốt. Với khối lượng vật tư sử dụng lớn, nhiều chủng loại mà vẫn cung cấp cho sản xuất đầy đủ không làm gián đoạn. Đó là những cố gắng với tinh thần trách nhiệm cao của các phòng ban nhất là phòng kế hoạch sản xuất. Hệ thống kho NLVL chính, hoá chất độc hại, NLVL phụ, bao bì, xăng dầu của Công ty được sắp xếp một cách hợp lý nên thuận lợi cho việc nhập, xuất kho và đảm bảo NLVL được bảo quản tốt. Cán bộ công nhân viên ở kho có tinh thần trách nhiệm trong bảo quản và tổ chức giao nhận NLVL. Nhân viên kinh tế phân xưởng thực hiện tốt việc theo dõi tình hình cung cấp và sử dụng vật tư ở phân xưởng mình, ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng một cách kịp thời, cung cấp đầy đủ chứng từ, tài liệu cho kế toán vật liệu và kế toán giá thành. Việc tổ chức hệ thống sổ sách kế toán, sử dụng các chứng từ luân chuyển hợp lý và khoa học giữa các bộ phận liên quan, trên cơ sở đảm bảo nguyên tắc của chế độ kế toán hiện hành phù hợp với khả năng trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và hình thức kế toán của Công ty. Kế toán vật liệu đảm bảo theo dõi sát sao tình hình nhập - xuất - tồn vật liệu theo từng loại, giúp cho công tác quản lý vật liệu của Công ty được chặt chẽ, góp phần vào việc tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo chất lượng xuất ra, đáp ứng nhu cầu của xã hội. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Các loại sổ kế toán NLVL được sử dụng khá đầy đủ từ chi tiết đến tổng hợp phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty đang hạch toán NLVL theo phương pháp kê khai thường xuyên nên có thể theo dõi tình hình biến động vật tư một cách thường xuyên. Hàng tháng, quý, năm các kế hoạch thu mua được lập đều đặn và thực hiện tốt trên cơ sở các chỉ tiêu Công ty quy định, các đơn đặt hàng và khả năng tiêu thụ sản phẩm của Công ty. Do đó, Công ty luôn cung cấp cho sản xuất và nhu cầu khác đầy đủ vật tư theo yêu cầu, không làm gián đoạn sản xuất. Để sản xuất ra sản phẩm, Công ty phải sử dụng một khối lượng lớn vật liệu gồm nhiều thứ, loại vật liệu với tính chất, công dụng khác nhau. Theo công dụng kinh tế của vật liệu, Công ty đã chia vật liệu theo kho và mã hoá từng loại vật tư, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý tránh được thất thoát và việc hạch toán vật liệu được chính xác. 3. Hạn chế còn tồn tại Bên cạnh những ưu điểm thi Công ty còn một số hạn chế cần thiết cải tiến và hoàn thiện. Em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn đối với Công ty: - Về việc lập danh điểm vật tư: Công ty cần xây dựng được hệ thống danh điểm NLVL khoa học, hợp lý. Nó giúp kế toán kiểm tra đối chiếu được chính xác dễ dàng hơn, tránh phải mất nhiều thời gian tìm kiếm vì sổ danh điểm vật tư được chia theo từng loại, từng nhóm, từng mức theo tính năng lý học, hoá học, theo quy cách phẩm chất của vật liệu. - Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Công ty chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Công ty luôn dự trữ một NLVL lớn mà thị trường luôn có những sự cạnh tranh gay gắt, giá cả thị trường luôn biến động thất thường nếu Công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho sẽ gây những thiệt hại không nhỏ có thể xẩy ra. Việc lập dự phòng thực chất là việc gi nhận trước một khoản chi phí thực tế chưa thực sự chi vào chi phí sản xuất kinh doanh, chi phí đầu tư tài chính của niên độ báo cáo, để có nguồn tài chính cần thiết bù đắp những khoản thiệt hại có thể xảy ra trong niên độ sau. - Về việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Công ty đang sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NLVL. Phương pháp này đơn giản, dễ làm nhưng chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại NLVL và tình hình nhập xuất không nhiều. Trong khi với Công ty thì quá trình nhập xuất NLVL diễn ra hàng ngày với số lượng, chủng loại lớn và đa dạng, công việc chủ yếu được tiến hành vào cuối tháng nên công việc ghi chép rất lớn. Hơn nữa, việc sử dụng phương pháp thẻ song sóng trong hạch toán chi tiết NLVL còn có nhược điểm nữa là giữa kế toán và thủ kho có sự ghi chép trùng lặp nhau về chỉ tiêu số lượng. II.KIẾN NGHỊ ĐÓNG GÓP. Công ty nên xây dựng sổ danh điểm vật tư, hàng hoá. Lập danh điểm vật tư, hàng hoá là quy định cho mỗi vật tư, hàng hoá một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số (kết hợp với các chữ cái) thay thế tên gọi, quy cách, kích cỡ của chúng; đảm bảo đơn giản, dễ nhớ, không trùng lặp. Cụ thể, Công ty có thể giữ nguyên việc phân chia thành các nhóm ký hiệu theo chữ cái từ A đến X và nên tiếp tục chi tiết hơn bằng cách trong từng nhóm sẽ sắp xếp NLVL theo thứ tự A, B, C và thêm ký hiệu số bắt Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com đầu từ số 01 vào sau theo ký hiệu nhóm. Xây dựng sổ danh điểm vật tư còn tạo điều kiện thuận lợi cho xí nghiệp Biểu số 2.15: Sổ danh điểm vật tư Ký hiệu danh điểm vật liệu Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu ĐVT Đơn giá Ghi chú 152.1 Vật liệu chính 152.1.01 Thuốc độc bảng A 152.1.01.01 Uabain 152.1.01.02 Papaverin 152.1.01.03 Codeinbazơ 152.02 Thuốc độc bảng B 152.02.01 Axit Clohyđric 152.02.02 Dexamcthazon 152.03 Thuốc thường 152.03.01 Bộc Tlac 152.03.02 Nabicar 152.03.03 Vitamin B1 Mở sổ danh điểm vật liệu phải có sự nghiên cứu của phòng kế toán, phòng kế hoạch sản xuất sau đó trình lên cơ quan chủ quản biết để thống nhất quản lý và sử dụng trong toàn Công ty. Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được xác định một lần vào cuối niên độ kế toán và phải theo dõi chi tiết theo từng mặt hàng. Công ty chỉ được tính dự phòng giảm giá đối với những mặt hàng tồn kho mà giá thị trường hiện tại giảm xuống so với giá gốc. Đối với NVL thì phải có thêm điều kiện là mặt hàng được sản xuất từ chúng cũng giảm giá. Công ty có thể áp dụng công thức tính sau: Mức dự phòng cần lập cho mặt hàng A = Số lượng tồn kho của mặt hàng A x Giá gốc của một đơn vị mặt hàng - Giá thị trường của một đơn vị mặt hàng Công ty nên mở TK 621 để tập hợp chi phí NVL trực tiếp. TK 621 được mở chi tiết cho từng phân xưởng. + TK 6211: Bộ phận sản xuất chính 6211.1: Phân xưởng tiêm 6211.2: Phân xưởng viên 6211.3: Phân xưởng kháng sinh + TK 6212: Bộ phận sản xuất phụ 6212.1: Phân xưởng cơ điện 6212.2: Phân xưởng sửa chữa lớn Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 6212.3: Phân xưởng nồi hơi 6212.5: Phân xưởng nước cất 6212.8: Tổ trạm bơm 6212.9: Tổ khí nén Cuối tháng kế toán kết chuyển từ TK 621 về TK 154 (chi tiết cho từng phân xưởng) để tính giá thành sản phẩm hoàn thành. Công ty nên sử dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết NVL thì sẽ phù hợp hơn với đặc điểm quy mô sản xuất lớn. Phương pháp này sẽ khắc phục được việc ghi chép trùng lặp của phương pháp thẻ song song. Hơn nữa, công việc ghi sổ được phân đều trong kỳ nên không bị dồn vào cuối kỳ tránh việc nhầm lẫn. Vì bao bì của sản phẩm được sử dụng một lần, Công ty nên tính luôn giá trị của bao bì vào giá trị NLVL chính. Ở công ty hạch toán NVL theo phương pháp thẻ song song cũng được nhưng phương pháp này tốn nhiều thời gian công sức. Theo em nên chuyển sang hạch toán theo phương pháp sổ số dư. Phương pháp này tránh được sự ghi chép trùng lặp về mặt số lượng giữa thủ kho và kế toán việc kiểm tra đối chiếu được chặt chẽ hơn tránh được sự mất mát NVL điều này góp phần vào lợi nhuận của công ty đáng kể. SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN THEO PHƯƠNG PHÁP SỔ SỐ DƯ Thẻ kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ xuất Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu Bảng luỹ kế xuất kho Bảng luỹ kế nhập kho Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Thẻ kho Nhập Xuất 554.000.000 277.196.627 Từ sơ đồ trên ta có thể hạch toán và đưa số liệu vào để lấy được ưu điểm của phương pháp này. Từ phiếu nhập kho cộng tất cả sang chuyển thẻ kho số tiền 163.411.600. Sóo tiền này chuyển xuống phiếu giao nhận chứng từ nhập, để lưu lần 1 song chuyển từ sóo tiền này vào bảng luỹ kế nhập kho. Đồng thời cũng chuyển sang bảng X-N-T. Từ phiếu xuất kho cộng tất cả các phiếu xuất trong tháng với số tiền: 112.509.600 cũng như bên nhập, chuyển số tiền này vào phiếu giao nhận chứng từ xuất. Song chuyển tiếp sang bảng luỹ kế xuất kho. Đồng thời cũng chuỷen sang bảng X-N-T để theo dõi. Từ phiếu xuất và phiếu nhập từ đó cùng lúc đưa vào thẻ kho và chuyển sang sổ số dư NVL trong tháng, quý hay năm. Từ sổ số dư đối chiếu với bảng X-N-T lúc này kế toán trưởng chỉ cần nắm số liệu ở sổ số dư mà thôi. SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN THEO PHƯƠNG PHÁP SỐ DƯ VỚI SỐ TIỀN MINH HOẠ Phiếu xuất kho lần 1:4.446.627 l ần Phiếu nhập kho Lần 1: 4.000.000 Lần 2: 550.000.000 Sổ số dư: chỉ lấy còn số nhập trừ xuất 276.803.373 Phiếu giao nhận chứng từ xuất 277.196.627 Phiếu giao nhận chứng từ nhập kho Cộng 2 lần: 554.000.000 Bảng tổng hợp N-X-T Nhập Xuất 554.000.000 277.196.627 Tồn 276.803.373 Bảng luỹ kế xuất kho 277.196.627 Bảng luỹ kế nhập kho 554.000.000 Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com . Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 6 .Công tác quản lý nguyên liệu vật liệu tại công ty cổ phần Dược. Nguyên vật liệu tại Công ty Dược và TBYT Hà Tĩnh được bảo quản chặt chẽ tại các kho. TY CỔ PHẦN DƯỢC VÀ THIẾT BỊ Y TẾ HÀ TĨNH. I.NHẬN XẾT CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY DƯỢC. Qua thời gian thực tập, với mục đích tìm hiểu thực tế công tác kế toán. nhỏ vào kết quả chung của toàn Công ty. Về tổ chức bộ m y kế toán tại Công ty Công ty đang áp dụng mô hình tổ chức kế toán phân tán Đặc điểm của Công ty cổ phần dược và thiết bị y tế Hà Tĩnh