34 Thực hiện công tác sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn cơ sở hạ tầng, tổ chức đấu thầu tuyển chọn nhà thầu, tổ chức nghiệm thu và quyết toán khối lượng sửa chữa. 2.1.3.4. Phòng Tài chính - Kế toán. Chức năng: Quản lý công tác tài chính và tổ chức công tác hạch toán kế toán của TT nhằm sử dụng đồng vốn đúng mục đích, đúng chế độ, phục vụ hiểu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhiệm vụ chính: - Công tác tài chính : Phối hợp các phòng chức năng lập kế hoạch tài chính- chi phí sản xuất. Thực hiện các biện pháp huy động vốn, quan hệ với các đon vị khác để đảm bảo vốn cho hoạt động SXKD của TT. Hướng dẫn và kiểm tra việc áp dụng chế độ quản lý tài sản của TT; quản lý các quỹ của TT. - Công tác hạch toán kế toán: Hạch toán kế toán nhằm ghi chép phản ánh kịp thời chính xác tình hình hoạt động kinh tế tài chính của TT. 2.1.3.5. Phòng Hệ thống Mạng. Chức năng: - Tham mưu cho Giám đốc TT về các hệ thống hạ tầng cơ sở CNTT. - Xây dựng các hệ thống hạ tầng cơ sở CNTT. - Nghiên cứu phát triển, triển khai, chuyển giao các công nghệ mới về CNTT. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 35 - Quản lý, phát triển, vận hành, hệ thống mạng WAN, mạng điện tử, kết nối Internet của EVN - Quản lý, phát triển vận hành hệ thống mạng LAN của TT CNTT. Nhiệm vụ: - Xây dựng chiến lược, kế hoạch ngắn và dài hạn về các hệ thống hạ tầng CNTT cho EVN, bảo vệ và làm đầu mối thực hiện. - Xây dựng qui trình, qui phạm, tiêu chuẩn kỹ thuật cho các hệ thống hạ tầng cơ sở CNTT áp dụng trong EVN.IT và EVN. - Quản lý vận hành, phát triển các hệ thống mạng, hệ thống máy tính chủ, hệ thống thư tín điện tử của EVN. - Tư vấn thiết kế xây dựng các hệ thống hạ tầng cơ sở CNTT. - Phối hợp các phòng chuyên môn khác thực hiện quản lý kỹ thuật về CNTT theo nhiệm vụ được EVN giao. 2.1.3.6. Phòng Công nghệ phần mềm. Phòng CNPM được cơ cấu thành 4 tổ: Tổ “Hệ thống thông tin quản lý tài chính” (FMIS) Tổ “Hệ thống thông tin quản lý khách hàng” (CMIS) Tổ “WEB và hệ thông tin quản lý khách hàng” Tổ “Hệ thống thông tin quản lý tổng hợp” Các tổ phối hợp thực hiện các chức năng nhiệm vụ của từng tổ và của các chức năng nhiệm vụ chung của cả phòng như sau: Chức năng: Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 36 - Nghiên cứu, xây dựng, nâng cấp, triển khai bảo trì các hệ thống phần mềm trong TCT theo kế hoạch và định hướng phát triển của TTCNTT. - Đầu mối nghiên cứu, tiếp quản việc chuyển giao công nghệ và thực hiện triển khai các phần mềm mua trong phạm vi TCT. - Thương mại hoá các sản phẩm phần mềm và tham gia thị trường CNTT bên ngoài TCT. Nhiệm vụ : - Tham gia xây dựng chiến lược phát triển công nghệ phần mềm của Trung tâm và TCT - Tham gia lập các dự án xây dựng các phần mềm thống nhất cho TCT - Thực hiện bảo trì, bảo dưỡng nâng cấp các phần mềm dùng chung cho toàn TCT. - Thực hiện các nhiệm vụ khác theo qui chế hoạt động và theo yêu cầu chỉ đạo của Trung tâm và của TCT. 2.1.3.7. Phòng Đào tạo nghiên cứu và phát triển. Chức năng: - Xây dựng kế hoạch, chương trình, nội dung đào tạo về CNTT thống nhất trong TCT và tổ chức thực hiện. - Nghiên cứu để tổ chức triển khai thực hiện các hoạt động trong lĩnh vực CNTT theo định hướng. - Phát triển các ứng dụng thành tựu mới về CNTT để phục vụ cho hoạt động quản lý và điều hành sản xuất của TCT. Nhiệm vụ Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 37 - Đào tạo Xây dựng, lập kế hoạch đào tạo, chuyển giao công nghệ năm, quí, tháng về phần mềm và phần cứng các hệ chương trình ứng dụng cho các cán bộ tin học và người sử dụng của các đơn vị trong TCT. Quản lý các phòng LAB và các hoạt động đào tạo về CNTT. Nghiên cứu và phát triển Xây dựng nội dung và kế hoạch nghiên cứu để tổ chức triển khai ứng dụng CNTT cho ngành điện theo định hướng và chỉ đạo của TCT. Thực hiện và thử nghiệm các đề tài nghiên cứu khoa học về CNTT trong quản lý ngành điện 2.1.3.8. Tổ vận hành. Chức năng - Duy trì hệ thống CNTT tại TCT vận hành ổn định và hiệu quả cao. Nhiệm vụ - Quản lý, vận hành hệ thống sao lưu dữ liệu trên các máy chủ của TCT. - Tiếp nhận và chuyển giao CNTT cho hệ thống CNTT tại TCT. - Sữa chữa thiết bị, phần mềm hỗ trợ ngưòi dùng cuối tại TCT. - Phòng chống Vius tin học cho các máy tính của TCT. 2.2. Thực trạng quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án tại EVN.IT. 2.2.1. Quy trình thực hiện và quản lý dự án tại Trung tâm Công nghệ thông tin - Tổng công ty điện lực Việt Nam. Để quy định thống nhất phương pháp quản lý các hoạt động tiếp nhận và triển khai các dự án công nghệ thông tin của EVN.IT nhằm hỗ trợ những người thực hiện công Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 38 tác quản lý và theo dõi dự án thực hiện và tuân thủ theo các quy định của EVN và Nhà nước về quản lý đầu tư và xây dựng, EVN.IT đã xây dựng và áp dụng Quy trình thực hiện và quản lý dự án. Dưới đây là sơ đồ Quy trình thực hiện và quản lý dự án đầu tư. 2.2.1.1. Tiếp nhận dự án - Xác định nhu cầu. Yêu cầu xuất phát từ phía các phòng hoặc nhóm hoặc xuất phát từ lãnh đạo EVN.IT về nhu cầu có các dự án CNTT phục vụ cho mục đích sản xuất kinh doanh của TCT hoặc với đơn vị bên ngoài. Các nhóm viết bản yêu cầu và kế hoạch thực hiện, sau khi được lãnh đạo EVN.IT phê duyệt, dự án gửi lên TCT. TCT trên cơ sở đó xem xét và phê duyệt. Trong một số trường hợp dự án thực hiện theo yêu cầu của TCT thì căn cứ thực hiện dự án là quyết định giao nhiệm vụ. 2.2.1.2. Lập Báo cáo nghiên cứu khả thi (hoặc tiền khả thi). Theo quy định về quản lý đầu tư xây dựng của Nhà nước và của TCT về phân cấp hạng mục dự án thì tuỳ theo giá trị, dự án có thể phải lập BCNCTKT và BCNCKT. Với những dự án nhỏ thì không nhất thiết phải lập 2 loại báo cáo trên mà chỉ cần có Báo cáo đầu tư. Trong một số trường hợp phải thuê khoán một số chuyên gia thì sơ đồ thực hiện cũng được áp dụng cho chính dự án thuê chuyên gia tư vấn lập BCNCTKT hoặc BCNCKT tuy nhiên không áp dụng bước lập BCNCTKT và BCNCKT. 2.2.1.3. Phê duyệt. Tổng công ty có thể uỷ quyền cho EVN.IT làm Ban quản lý hoặc thay TCT thực hiện các dự án đầu tư như ký kết hợp đồng thực hiện dự án. Tuy nhiên, sau khi kết thúc dự án phải có báo cáo lên TCT về kết quả thực hiện. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 39 Với BCNCTKT và BCNCKT tuỳ thuộc vào quy mô dự án mà có các cấp phê duyệt khác nhau. Có thể Tổng giám đốc hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị phê duyệt. Các BCNCTKT và BCNCKT còn phải trình cho cơ quan cho vay tài chính phê duyệt sau khi Tổng công ty đã phê duyệt. Hoàn toàn tương tự về cấp phê duyệt các hạng mục như: dự toán, Hồ sơ mời thầu, Tiêu chuẩn xét thầu, Kế hoạch đấu thầu, Kết quả chấm thầu và Hợp đồng sau khi đã thương thảo thành công. 2.2.1.4. Các công việc chuẩn bị gọi thầu. Tuỳ theo quy mô và cách thức thực hiện mà có thể chọn qua các bước sơ tuyển, danh sách ngắn hay là hình thức chỉ định thầu. Các nội dung này được quy định rõ ràng trong Nghị định 88 của Chính phủ và có hướng dẫn chi tiết. TCT cũng có một số quy định về hình thức thực hiện này. Những điều kiện chuẩn bị gói thầu là các quyết định giao nhiệm vụ để có thể thực hiện việc gọi thầu. 2.2.1.5. Thủ tục xét thầu. Công tác chuẩn bị các thủ tục xét thầu bao gồm các hạng mục sau: - Căn cứ pháp lý để thực hiện: quyết định giao nhiệm vụ, uỷ quyền. - Các thủ tục về tổ chuyên gia xét thầu. - Chuẩn bị Hồ sơ mời thầu. - Tiêu chuẩn xét thầu. 2.2.1.6. Xét thầu. Tổ chuyên gia tiến hành xét thầu theo tiêu chuẩn đã được phê duyệt. 2.2.1.7. Thương thảo hợp đồng. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 40 Tổ chuyên gia dựa vào bản chào kỹ thuật và bản chào tài chính và các quy định hiện hành của TCT và các đơn vị cho vay tài chính để thương thảo. 2.2.1.8. Theo dõi thực hiện dự án. Khi dự án bắt đầu có hiệu lực, sau khi khởi động dự án và căn cứ theo khối lượng công việc và kế hoạch thực hiện có trong hợp đồng, tiến hành theo dõi các hoạt động của dự án và làm các thủ tục điều phối, chi trả 2.2.1.9. Tổng kết nghiệm thu dự án. Thủ tục để kết thúc dự án là các báo cáo cuối cùng được phê duyệt, báo cáo nghiệm thu. Trên đây là quy trình tổng quát của việc thực hiện và quản lý các dự án công nghệ thông tin tại EVN.IT. Đối với các dự án khác nhau có lẽ sẽ có một số thay đổi trong quy trình cho phù hợp với yêu cầu đặc thù của dự án đó. Như vậy, qua xem xét quy trình thực tế đang được áp dụng cho công tác chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án tại EVN.IT, tác giả thấy rằng quy trình này chưa có được sự phối hợp hoạt động một cách chặt chẽ giữa các phòng, các bộ phận chức năng trong trung tâm; chưa trình bày rõ được nhiệm vụ của từng phòng chức năng trong từng bước của quy trình. Do đó, có thể thấy ngay rằng sự phối hợp giữa các phòng, bộ phận chức năng sẽ có nhiều lúng túng. Từ đó mà ảnh hưởng tới chất lượng và tiến độ của dự án. Như vậy, một số câu hỏi đặt ra là: Một quy trình tốt phải đảm bảo các tiêu chuẩn gì? Quy trình thực hiện và quản lý dự án hiện đang được áp dụng tại EVN.IT có đảm bảo các tiêu chuẩn đó hay không? Nếu không thì quy trình cần hoàn thiện ở khâu nào, Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 41 nội dung nào? Tất cả các câu hỏi này sẽ từng bước được làm sáng tỏ thông qua việc nghiên cứu và phân tích một dự án cụ thể đã và đang được thực hiện tại EVN.IT. 2.2.1.10. Các tiêu chuẩn của một quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án đầu tư. 2.2.1.10.1. Khái niệm quy trình. Có thể có nhiều cách định nghĩa khác nhau về quy trình. Theo ý kiến của cá nhân tác giả thì “Quy trình”, hiểu một cách đơn giản và hình tượng nhất, là một sơ đồ trong đó nêu lên các bước công việc cần thực hiện theo một trình tự lô gic nhất định nào đó, các chủ thể sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các công việc đó và cơ chế phối kết hợp hoạt động giữa các chủ thể; để từ đó mà tạo nên một kết quả nhất định thoả mãn mục tiêu đề ra. 2.2.1.10.2. Các tiêu chuẩn của một quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án đầu tư tốt. Cũng theo ý kiến của cá nhân tác giả một Quy trình tốt phải đáp ứng ít nhất 3 tiêu chuẩn sau đây: - Tính chính xác. - Tính gọn nhẹ. - Tính hiệu quả. Một quy trình đảm bảo tính chính xác tức là một quy trình tuân thủ đúng và đầy đủ các quy định của pháp luật có liên quan đến hoạt động đầu tư. Một quy trình đảm bảo tính gọn nhẹ là một quy trình có sự phân công công tác một cách rõ ràng, một sự phối hợp hoạt động nhịp nhàng giữa các bộ phận chức năng; tránh được sự chồng chéo và tình trạng “cha chung không ai khóc”. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 42 Và một quy trình đảm bảo tính hiệu quả tức là khi áp dụng quy trình đó thì nó sẽ mang lại hiệu quả không chỉ cho chính đơn vị thực hiện mà còn đem lại hiệu quả cho chính bản thân dự án đó. Hiện nay EVN.IT đang thực hiện và quản lý rất nhiều các dự án CNTT khác nhau. Vì vậy để có thể nêu bật được thực trạng tình hình chuẩn bị, thực hiện và công tác quản lý dự án đang diễn ra tại EVN.IT là một việc làm đòi hỏi nhiều thời gian và công sức. Bên cạnh đó, do hạn chế về trình độ và thời gian cho nên tác giả xin phép được lựa chọn dự án “áp dụng giải pháp tự động hoá thiết kế nhà máy điện phục vụ nâng cao năng lực tư vấn” làm ví dụ để phân tích xuyên suốt trong bản Luận văn này. 2.2.2. Thực trạng công tác chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án tại EVN.IT. 2.2.2.1. Giới thiệu chung về dự án “áp dụng giải pháp tự động hoá thiết kế nhà máy điện phục vụ nâng cao năng lực tư vấn”. Trong kế hoạch phát triển kinh tế đất nước, nhu cầu tiêu thụ năng lượng ngày càng tăng, với tốc độ tăng trưởng hàng năm lên tới 17%. Để đáp ứng nhu cầu đó, Tổng Công ty Điện lực Việt Nam (EVN) đang triển khai kế hoạch phát triển các nguồn điện và lưới điện. EVN có kế hoạch phát triển khoảng 40 nhà máy điện từ nay đến 2020, trong đó các nhà máy nhiệt điện chiếm khoảng 20% tổng công suất của hệ thống. Chính vì vậy EVN đang tiến hành thực hiện đề án nâng cao năng lực khối các công ty tư vấn xây dựng điện và Viện Năng lượng nhằm giúp các đơn vị này từng bước lớn mạnh đủ khả năng thực hiện độc lập các công tác tư vấn đầu tư, đáp ứng nhiệm vụ đầu tư xây dựng phát triển to lớn của ngành điện trong những năm tới. Đề án này tập trung vào các giải pháp chính là nâng cao trình độ năng lực, đổi mới trang Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 43 thiết bị, cơ sở vật chất và đặc biệt là trang bị công nghệ phần mềm tiên tiến. Các chi phí này được xác định lấy từ nguồn vốn đầu tư phát triển của EVN. Công tác thực hiện triển khai trang bị phần mềm thiết kế nhà máy nhiệt điện là một trong những dự án quan trọng trong đề án đó. Dự án đã được tiến hành thực hiện với sự phân công đơn vị đầu mối là EVN.IT với sự phối hợp của Viện Năng lượng, các Ban của EVN gồm Ban Khoa học công nghệ môi trường và Viễn thông, Ban Quản lý Đấu thầu. Viện Năng lượng là một trong những thành viên của EVN cũng đang xây dựng chương trình nâng cao năng lực nhằm đáp ứng các yêu cầu của EVN giao cho. Viện Năng lượng được giao các nhiệm vụ chính sau: - Đảm nhận chức năng đầu mối của ngành và Nhà nước, tham mưu cho Nhà nước và ngành về chiến lược phát triển năng lượng và điện lực, cũng như chính sách năng lượng quốc gia. - Tổ chức nghiên cứu, soạn thảo các chương trình và dự án phát triển năng lượng tổng thể, cân bằng năng lượng toàn quốc và phân vùng - Lập các quy hoạch phát triển năng lượng, lưới điện, lập Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, Báo cáo nghiên cứu khả thi các dự án nguồn điện và lưới điện - Làm tư vấn chính cho các công trình nguồn điện, lưới điện, lập thiết kế kỹ thuật chi tiết cho công trình và giám sát công trình (hiện nay phần việc này vẫn phải thuê tư vấn nước ngoài cùng tham gian). - Nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới cho các nhà máy, hoặc nâng cấp các nhà máy hiện có đều yêu cầu triển khai thiết kế thi công công trình. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com [...]... xuất, thiết kế và triển khai dự án, như vậy Viện mới có thể nắm bắt được nhu cầu của sản xuất và tiếp cận được công nghệ trên thế giới Với phương thức thực hiện như vậy sẽ từng bước nâng cao được năng lực của cán bộ và kỹ sư của Viện Hiện nay trong công tác của mình, Viện Năng Lượng đã có các bước phát triển tích cực Viện đã được EVN giao nhiệm vụ tư vấn thiết kế các công trình nhà máy nhiệt điện lớn, trọng... gia thiết kế các công trình nhiệt điện ngày càng lớn, ở một mức độ chuyên môn ngày càng cao với đòi hỏi tiến độ ngày càng rút ngắn, vì vậy Viện cần có các trang bị ứng dụng phần mềm tự động hoá thiết kế Hơn thế nữa, trong qúa trình phát triển của mình, Viện Năng lượng đã và đang nâng cao quy mô thiết kế trong các công trình nhà máy nhiệt điện, áp dụng các công nghệ tiên tiến trong công tác thiết kế,... and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com - Nghiên cứu chiến lược phát triển khoa học và khoa học ứng dụng trong ngành năng lượng, nghiên cứu các vấn đề tài nguyên môi trường, nâng cao hiệu qủa sử dụng năng lượng và phát triển bền vững Để có thể nâng cao năng lực nghiên cứu ứng dụng song song với việc nghiên cứu lý thuyết, Viện Năng Lượng cần phải tham gia vào dây chuyền sản xuất của EVN... tác thiết kế, chính vì thế việc triển khai giải pháp tự động hoá thiết kế là công tác mang tính chiến lược lâu dài của Viện Năng lượng Xuất phát từ nhu cầu trên của Viện Năng lượng, EVN đã có chỉ đạo việc mua sắm phần mềm thiết kế nhà máy nhiệt điện để sớm đáp ứng nhu cầu thiết kế các công trình nhà máy trong thời gian sắp tới 44 . trạng quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án tại EVN.IT. 2.2.1. Quy trình thực hiện và quản lý dự án tại Trung tâm Công nghệ thông tin - Tổng công ty điện lực Việt Nam. Để quy định. tác quản lý và theo dõi dự án thực hiện và tuân thủ theo các quy định của EVN và Nhà nước về quản lý đầu tư và xây dựng, EVN.IT đã xây dựng và áp dụng Quy trình thực hiện và quản lý dự án. . thân dự án đó. Hiện nay EVN.IT đang thực hiện và quản lý rất nhiều các dự án CNTT khác nhau. Vì vậy để có thể nêu bật được thực trạng tình hình chuẩn bị, thực hiện và công tác quản lý dự án