89 - Thực hiện các thủ tục trình phờ duyệt quyết toán. Phòng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) - Cung cấp thông tin và hồ sơ phục vụ quyết toán. Phòng Quản lý dự án - Cung cấp thụng tin và hồ sơ phục vụ quyết toán. Như vậy, với một quy trình tương đối tổng quát có thể áp dụng cho mọi loại dự án; trong đó có nêu rõ nhiệm vụ của từng phòng, từng bộ phận chức năng và cơ chế phối hợp hoạt động giữa các phòng, các bộ phận đó ở từng giai đoạn cụ thể. Có thể nói với một quy trình như vậy sẽ giúp cho việc chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án tại EVN.IT trong tương lai sẽ mang lại chất lượng và hiệu quả cao hơn. Tránh được sự quá tải khi hầu hết công việc trong tất cả các giai đoạn đều dồn lên vai phòng Quản lý dự án. 3.2.2.2. Bổ sung cơ cấu tổ chức quản lý dự án. Trong thực tế từ trước tới nay, khi tiến hành các dự án, EVN.IT thường thành lập các Tổ cáng tác, đại đa số đều có sự tham gia của các phòng chức năng như: Phòng Quản lý dự án, Phòng Tổng hợp, Phòng Tài chính kế toán. Tuy nhiên các phòng này tham gia vào dự án thường chỉ thực hiện các chức năng nhiệm vụ thường xuyên và nhiều khi đúng vai trò thụ động. Trong khi đú cú rất nhiều cụng việc của dự án thuộc lĩnh vực chuyờn mụn của các phòng chức năng này như: làm các thủ tục đầu tư, lập kế hoạch, thực hiện thu chi của dự án… thì lại vẫn đang do các quản trị dự án (Tổ trưởng, Tổ phó tổ công tác) đảm nhiệm. Thực tế này làm cho các quản trị dự án rơi vào tỡnh trạng quá tải và nhiều khi gặp khú khăn dẫn đến làm chậm cỏc thủ tục cũng như tiến độ dự án. Do đú, để khắc phục và nhằm tăng cường hơn nữa vai trò của các Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 90 phũng chức năng trong Trung tâm tham gia vào dự án, tác giả xin đề nghị đưa vào biên chế của Dự án hai chức danh là: Thư ký dự án và Kế toán dự án với các nhiệm vụ như sau: Thư ký dự án: Là chuyên viên của phòng Quản lý dự án, tham gia vào dự án với những nhiệm vụ chính bao gồm: - Đầu mối thực hiện trách nhiệm của phũng Quản lý dự án trong Dự ỏn. - Tham mưu cho Quản trị dự án trong việc tuân thủ các thủ tục đầu tư, lập kế hoạch, phối hợp và tổ chức thực hiện dự án. - Lập Nhật ký dự án và cung cấp, báo cáo các thông tin liên quan đến dự án. Tổ chức các Hội thảo trong dự án. - Các công việc khác theo sự phân công của Quản trị dự án. Kế toỏn dự án: Là chuyờn viờn của phũng Tài chớnh kế toán, tham gia vào dự án với các nhiệm vụ chính bao gồm: - Đầu mối thực hiện các trách nhiệm của phòng Tài chính kế toán trong dự án. - Tham mưu cho Quản trị dự án trong việc tuân thủ các quy định về quản lý tài chính, lập kế hoạch tạm ứng vốn và thanh toán vốn. - Thực hiện các nghiệp vụ thu chi của dự án. - Các công việc khác theo sự phân công của Quản trị dự án. Tình hình thực hiện công việc của các chuyên viên này sẽ được Quản trị dự án đánh giá và làm căn cứ cho lãnh đạo Phòng chức năng đánh giá, xếp loại mức độ hoàn thành nhiệm vụ theo các kỳ đánh giá 3.2.2.2. Xây dựng các thủ tục dự án. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 91 Có các thủ tục dự án chính thức tại chỗ cho dự án là quan trọng. Nếu các thủ tục này không được làm tài liệu thì sẽ không ai tuân theo chúng bởi họ không biết về các thủ tục này. Do đó cần phải phát triển và áp đặt các thủ tục tốt, bao quát nhiều chủ đề. ít nhất có 2 lí do để viết ra thủ tục : - Chúng cải thiện sự trao đổi. Mọi người có thể tham khảo tới các tài liệu này để thu được thông tin quan trọng cải thiện hiệu năng của họ. - Chúng làm tăng năng suất. Bằng việc truy nhập vào các thủ tục được viết rõ ra, các thành viên Tổ công tác có thể tham khảo tới các thủ tục thích hợp để biết thông tin hơn là phí thời gian tìm nó hay làm gián đoạn người khác. Tất nhiên ta sẽ tránh việc phát triển các thủ tục cho mọi hành động riêng lẻ của dự án. Các thủ tục cho mọi hành động sẽ là phản tác dụng và dẫn tới việc kiểm soát quá đáng và kiềm chế tính sáng tạo của tổ. Các thủ tục chỉ nên bao quát các những chủ điểm bản chất, không phải mọi chủ đề. Người Quản lý dự án phải xác định chủ đề nào là bản chất và mức độ chi tiết. Mỗi thủ tục đều nên trả lời các câu hỏi liên quan tới ai, cái gì, khi nào, ở đâu, thế nào, và tại sao cho từng chủ đề đặc biệt. Bên cạnh đó, mỗi thủ tục nên có các mục sau : - Mục đích. - Phạm vi. - Nội dung. - Chấp thuận. ( Chữ ký của người QLDA). - Phụ lục. 3.2.2.4. Xây dựng Hồ sơ lịch sử dự án. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 92 Hồ sơ lịch sử dự án cung cấp cho các thành viên Tổ nhiều thông tin hữu dụng. Đây là các tệp có chứa thông tin về dự án từ lập dự toán cho tới trách nhiệm. Đặc biệt, một hay nhiều tệp được duy trì cho từng chủ đề chính, bao gồm: - Thư từ với cấp quản lý và khách hàng. - Các bản nháp về mọi tài liệu có ý nghĩa. - Các biểu mẫu. - Các bản ghi nhớ. - Các biên bản các cuộc họp. - Các thủ tục. - Các báo cáo. - Các trách nhiệm. - Cập nhật các lịch biểu. - Các cấu trúc phân việc. Các hồ sơ lịch sử dự án được duy trì tốt đưa ra nhiều ưu điểm: - Thứ nhất, chúng tạo ra điều kiện tốt cho việc theo dõi dấu vết. Bất kì khi nào các thành viên Tổ cần phải nắm chắc về nguyên nhân của một vấn đề thì họ có thể xét lại các tệp để biết thông tin. Điều này sẽ giúp cho họ xác định nguyên nhân và sửa chữa vấn đề. - Thứ hai, các hồ sơ lịch sử dự án cũng tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm toán. Thỉnh thoảng quản lý cấp cao có thể tiến hành các cuộc kiểm toán và yêu cầu thông tin đặc biệt. Các Hồ sơ lịch sử dự án phục vụ như một kho chứa tuyệt vời các thông tin để đáp ứng cho những việc như vậy. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 93 - Thứ ba, các Hồ sơ lịch sử dự án cũng bảo vệ cho người QLDA. Nếu điều gì đó không đi như ý muốn thì họ có thể tạo ra giấy tờ làm việc có liên quan từ các tệp này để hỗ trợ cho việc bảo vệ của họ. - Thứ tư, các báo cáo có thể được làm dễ dàng hơn từ các hồ sơ lịch sử của dự án. Các thành viên có thể truy nhập trực tiếp vào các tệp này và trích ra thông tin cần thiết để xây dựng các báo cáo. - Thứ năm, các hồ sơ lịch sử dự án cũng có khả năng làm ngắn lại đường cong học tập của các thành viên mới. Thay vì để tài liệu bị giấu kín trong ngăn tủ của mọi người, giấy tờ làm việc nên được cất giữ tại vị trí trung tâm mọi người đều truy cập tới được. Mọi người sẽ không phí thời gian định vị tài liệu. - Cuối cùng, hồ sơ lịch sử dự án làm cải thiện sự trao đổi. Mọi người đều có thể tham khảo tới các tệp này để làm sáng tỏ bất kì điều mơ hồ nào hay để tìm ra câu trả lời cho các câu hỏi. Vấn đề hành chính: Để thu được lợi ích của việc có hồ sơ lịch sử dự án, cần đề cập tới 2 vấn đề hành chính quan trọng. Thứ nhất là xác định ai sẽ thiết lập và duy trì các tệp này. Người Quản lý dự án phải bổ nhiệm ai đó trông coi các tệp. Trách nhiệm của người này nên bao gồm việc thiết lập tệp, bổ sung hay loại bỏ tài liệu và quy định người có quyền truy nhập. Việc xây dựng tệp là dễ dàng. Người trông coi đơn giản dùng một tủ cỡ lớn và chất vào đó với các cặp tài liệu. Mỗi cặp tài liệu đều có nhãn mô tả cho nội dung của nó. Thứ hai là lựa ra một vị trí trung tâm cho các tệp. Hãy chắc chắn để các tệp này cho thành viên tổ dễ dàng truy nhập. Cách tiếp cận khác là dùng chung tệp dưới dạng Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 94 điện tử. Một nguồn phục vụ tệp với danh mục được chỉ định trước có thể chứa tất cả các hồ sơ lịch sử của dự án. Các thành viên tổ sẽ được ban cho quyền truy nhập chỉ đọc. Phần khác là trang chủ trên mạng LAN của Trung tâm, với các móc nối tới tài liệu được tham chiếu. 3.2.2.5. Xây dựng các Báo cáo. Báo cáo đóng vai trò chủ chốt trong việc theo dõi điều phối và cuối cùng kiểm soát tiến độ của dự án. Thường hơn cả thì các báo cáo được dùng để hiển thị thông tin về tiến độ so với lịch biểu, ngân sách và chất lượng. Các báo cáo có thể có nhiều dạng. Chúng có thể dưới dạng bảng hay đồ hoạ. Chúng có thể xuất hiện dưới dạng in ra giấy hay dạng điện tử. Bản sao của báo cáo được cất giữ hoặc dưới dạng vật lý hoặc điện tử (hay cả 2). Chỗ thích hợp để cất giữ báo cáo bao gồm tài liệu dự án và các hồ sơ lịch sử dự án. Việc cất giữ và tìm kiếm là quan trọng để phân tích nguồn gốc vấn đề, rút ra bài học kinh nghiệm, hoàn thành số liệu thống kê và cung cấp dấu vết kiểm toán. 3.2.2.6. Xây dựng Thư viện dự án. Thư viện dự án là chỗ cất giữ tài liệu dự án để bảo vệ và làm cho nó thành truy nhập được cho mọi người. Thư viện dự án nên chứa tất cả các tài liệu có liên quan tới dự án, bao gồm: - Các công bố của Trung tâm ( như các chính sách và thủ tục ). - Sách vở. - Bản tin. - Hồ sơ lịch sử dự án. - Tài liệu dự án. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 95 - Chính sách và thủ tục dự án. - Tài liệu kỹ thuật. Thư viện dự án phục vụ như là kho thông tin trung tâm. Mọi người phải biết chỗ để tìm ra thông tin thay vì cứ đi tìm chúng. Nó cũng phục vụ như một trung tâm huấn luyện tuyệt vời cho các nhân viên mới có thể tới và đọc, do đó giảm bớt đường cong học tập của họ. 3.2.2.7. Xây dựng sổ tay dự án. Sổ tay dự án là tài liệu sưu tập các thông tin hữu dụng mà các thành viên có thể tham khảo bất kì khi nào họ có câu hỏi. Sổ tay dự án cung cấp nhiều ưu điểm. Nó cải tiến sự trao đổi. Nếu nhân viên có sổ tay tham khảo thì khi cần họ có thể tìm ra thông tin họ cần. Nếu họ cần phải biết tiếp xúc với ai để xin phê duyệt chẳng hạn, họ có thể tham khảo sổ tay này. Họ không phải mất thời gian quý giá để tìm thông tin hay thu được thông tin không đúng từ ai đó. Cuốn sổ tay này làm giảm sự xuất hiện của các hoạt động không sản xuất. Rất thường là mọi người dành thời gian của mình vào những hoạt động mà lại không đóng góp cho năng suất lớn hơn. Hoạt động phí hoài thông thường là tìm thông tin mà đáng ra đã có sẵn. Sổ tay dự án có thể giúp khử bỏ hoạt động phí hoài như vậy bằng việc làm cho thông tin thành sẵn có. Sổ tay làm giảm phạm vi tác động của việc ngắt quãng với nhân viên nên có năng suất. Ai đó cần một số điện thoại hay một cái tên nào đó thì không phải ngắt quãng một cá nhân có năng suất, như thường vẫn xảy ra đối với một nhân viên mới làm gián đoạn một thành viên tổ dự án dạn dày. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 96 Sổ tay dự án cung cấp việc chuẩn hoá bằng việc chứa thông tin chung sẵn có cho mọi người. Tất cả mọi người đều có thể tham khảo tới cùng thủ tục và dùng biểu mẫu thay vì thực hiện các thủ tục khác nhau. Cùng với việc chuẩn hoá thì việc kiểm soát và trao đổi của người QLDA cũng tốt hơn. Cuốn sổ tay này cho phép đảm bảo rằng mọi thành viên đều có thông tin để thực hiện một cách hiệu lực và hiệu quả. Cuối cùng, sổ tay dự án là công cụ tuyệt hảo để huấn luyện nhân viên mới bằng việc cung cấp thông tin cần thiết để giúp họ trở thành quen thuộc với dự án. Để hữu dụng, sổ tay dự án nên chứa thông tin về nhiều chủ điểm, bao gồm: - Tài nguyên sẵn có. - Các sơ đồ thanh. - Lập kế hoạch dự phòng. - Giải quyết với cấp trên và khách hàng. - Việc ước lượng. - Các biểu mẫu. - Các cuộc họp (định kì và bất thường ). - Lịch biểu mạng. - Sơ đồ tổ chức. - Danh sách số điện thoại. - Các phát biểu thủ tục và chính sách. - Công bố dự án. - Các báo cáo. - Các chức năng hỗ trợ dịch vụ. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 97 - Phát biểu về công việc. - Các trách nhiệm của thành viên tổ. - Cấu trúc phân việc. - Luồng công việc. Tổ chức của sổ tay cũng quan trọng như nội dung. Nó không nên là việc sắp xếp tài liệu mà không có trình tự logic. Nếu sổ tay là một tệp linh tinh lớn, thì mọi người sẽ gạt nó sang bên và tìm thông tin ở đâu đó khác. Sổ tay nên có mục giới thiệu; với một bảng mục lục và trình bày thông tin về cách dùng sổ tay này. Bảng mục lục chứa tài liệu tham khảo và nên được tổ chức theo chủ đề. Cuốn sổ tay cũng nên có mục chứa thông tin phụ, như các phụ lục, bảng từ và chỉ mục. Xác định nội dung và kết cấu logic là 2 khía cạnh quan trọng của việc xây dựng sổ tay dự án. Bên cạnh đó, ta phải đề cập tới một số xem xét hành chính quan trọng. Người quản lý dự án nên xác định ai sẽ lập kế hoạch và tổ chức sổ tay. Việc xây dựng sổ tay dự án không dễ, nó đòi hỏi sự làm việc cần mẫn, thời gian và tiền bạc; cần người có kĩ năng tổ chức, biết nghiên cứu và viết tốt. Người QLDA cũng cần xác định ai sẽ cập nhật sổ tay dự án. Cuốn sổ tay được làm ra mà không được cập nhật thì cũng như không, cuối cùng bạn sẽ có cuốn sổ tay vô dụng. Cách tốt nhất là lựa ra ai đó không làm việc tại những nhiệm vụ găng. Cuốn sổ tay nên được cập nhật trên cơ sở đều đặn. (hàng tháng hoặc hàng quý). Mọi người trong tổ dự án nên có bản sao cuốn sổ tay này để làm tăng tính sẵn có của thông tin. Nếu điều đó là không thể được thì bạn có thể đưa bản sao cho ai đó như Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 98 trưởng nhóm hay người làm việc trong các hoạt động đường găng. Cách thức này sẽ giúp làm giảm nhẹ chi phí hành chính trong khi vẫn đảm bảo rằng người dùng có thể truy nhập vào thông tin đúng. Nhiều người quản lý dự án rùng mình khi nghĩ tới việc xây dựng một cuốn sổ tay dự án, cảm thấy rằng nó đòi hỏi quá nhiều công sức và thời gian và họ cũng phải. Vâng, thời gian và công sức dành cho việc xây dựng cuốn sổ tay về sau có thể tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức hơn. Các nhân viên sẽ không phí hoài thời gian quý báu của mình trong việc tìm thông tin. Bằng việc tham khảo tới cuốn sổ tay này, họ sẽ không làm gián đoạn những nhân viên có năng suất cao để hỏi những thông tin có thể dễ dàng được trả lời. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com . 89 - Thực hiện các thủ tục trình phờ duyệt quy t toán. Phòng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) - Cung cấp thông tin và hồ sơ phục vụ quy t toán. Phòng Quản lý dự án - Cung cấp thụng tin và hồ. ký dự án: Là chuyên viên của phòng Quản lý dự án, tham gia vào dự án với những nhiệm vụ chính bao gồm: - Đầu mối thực hiện trách nhiệm của phũng Quản lý dự án trong Dự ỏn. - Tham mưu cho Quản. vốn. - Thực hiện các nghiệp vụ thu chi của dự án. - Các công việc khác theo sự phân công của Quản trị dự án. Tình hình thực hiện công việc của các chuyên viên này sẽ được Quản trị dự án đánh