KỸ NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠ KỸ NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠ I/ KHÁI QUÁT CHUNG: 1. Khái niệm 2. Vai trò của quản lý hồ sơ 1. Quản lý hồ sơ là gì ? Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ sơ trong tổ chức. Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức 2. Vai trò của việc quản lý hồ sơ • Giảm chi phí mua sắm thiết bị • Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời • Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả. • Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh, nghỉ việc riêng. • Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi nhân viên chuyển bộ phận, nghỉ việc… 3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ • Có một số nguyên tắc phải tuân thủ khi quản lý một hệ thống lưu trữ hồ sơ. • Nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có thể nhanh chóng tìm ra khi cần. • Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận hành, nếu không, có thể có sự nhầm lẫn về những hồ sơ nào được yêu cầu và làm chậm trễ việc truy cập. • Khi chọn cho mình một hệ thống lưu trữ hổ sơ, các doanh nghiệp cần lưu ý đến tính linh động để có thể mở rộng và nhận một số lượng lớn hồ sơ khi cần. • - 3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ • Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống và chi phí điều hành nó. Tính có thể nén được là một lý do quan trọng để bảo đảm hệ thống có thể phù hợp với khoảng trống sẵn có. • Phải xem xét tính an toàn chống lại những thứ như hỏa hoạn và sự hư hỏng hồ sơ do bụi, chất bẩn và mất mát, tính an toàn của các hồ sơ mật. Tính phù hợp chung của hệ thống trong điều kiện hoạt động của tổ chức là một xem xét khác. • Cách tạo chỉ mục của hệ thống nên thích hợp với mục đích và cung cấp đủ tham chiếu qua lại đối với những tài liệu bao gồm một số lãnh vực. • Phải có sự kiểm soát để theo dõi bất kỳ tài liệu nào được lấy ra và theo dấu chúng nếu cần. Hệ thống nên chính xác, nghĩa là được giữ cập nhật hóa việc lưu trữ không bị tụt lại phía sau. 3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ • Xây dựng hệ thống sắp đặt hồ sơ có hiệu quả: phải đảm bảo an toàn cho tài liệu quan trọng và dễ tìm khi cần sử dụng, thiết lập cẩm nang, sách hướng dẫn về danh mục sắp xếp. • Thiết kế và sử dụng các biểu mẫu thống nhất theo sự chỉ đạo chung. • Như vậy, một tổ chức phải thiết kế hệ thống lưu trữ hồ sơ của mình phù hợp với các yêu cầu và bảo đảm rằng hệ thống đó đủ linh động để theo kịp các thay đổi, đặc biệt là những thay đổi liên quan đến việc mở rộng hệ thống và các yêu cầu quản trị hiện đại. 3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ • Nên sử dụng những thiết bị chứa đựng hiệu quả để giữ và phân biệt những loại hồ sơ khác nhau. • Nên dùng màu sắc để mã hóa các tên mang lại sự nhận diện tức thời đối với một phân loại hồ sơ sử dụng một màu nào đó. • Tài liệu của hồ sơ nên luôn luôn đưa vào phía sau hướng dẫn. Tài liệu sau cùng được lưu trữ nên ở phía trước hồ sơ. 3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ • Thứ tự của các phân loại hồ sơ nên theo thứ tự của những đề mục chắc chắn được nêu lại trước tiên. Ví dụ, khi sử dụng tên họ thì tên riêng nên đứng trước, tiếp sau đó là những chữ viết tắt của tên hoặc nếu quốc gia là những phân loại chủ yếu thì chúng nên được tiếp theo bởi tên thành phố và thị trấn. Tất cả những phân loại hồ sơ dựa trên từ ngữ nên theo thứ tự chữ cái của từ hoặc chuỗi các chữ cái; các từ kép nên được xử lý như một từ. Nên tránh viết tắt trong các tên gọi hồ sơ. Cũng nên tránh dùng từ đồng nghĩa. • Tài liệu nên được chia thành những nhóm nhỏ hơn để lưu trữ. Như vậy, tài liệu trong một nhóm theo thứ tự chữ cái có thể được chia thành những hồ sơ gồm từ A đến F, G đến L, M đến R và từ S đến Z. cũng áp dụng điều tương tự cho tài liệu lưu trữ theo số, theo địa lý hoặc bằng một phương pháp khác II/ CÁC PHƯƠNG PHÁP LƯU TRỮ • Lưu theo vần, mẫu tự: • Lưu theo số, mã số • Phương tiện và thiết bị lưu trữ [...]... trình 3 Huấn luyện 4 Tổ chức sắp xếp 5 Lập danh mục 6 Theo dõi, cập nhật 1 Xác định chính sách quản lý hồ sơ Các chính sách quản lý hồ sơ của DN bao gồm: • Thời gian lưu trữ của từng loại hồ sơ (kể từ khi lưu), ví dụ: 5 năm • Việc quản lý các loại hồ sơ mật, tuyệt mật • Người được phép tiếp cận các loại hồ sơ ...1 Lưu theo vần, mẫu tự: Sử dụng cho hồ sơ tên: • Hồ sơ cá nhân: bỏ các tư liệu liên quan đến cá nhân vào bìa kẹp hồ sơ tên (hoặc phong bì) riêng Bên ngoài ghi tên và một số thông tin cơ bản khác Bên trong mỗi hồ sơ, sắp xếp các tư liệu theo ngày tháng từ gần nhất đến xa nhất • Hồ sơ hỗn hợp: sắp xếp các tư liệu theo vần mẫu tự để dễ truy tìm các tư liệu • Hồ sơ cùng một tên: nếu phát sinh liên tục,... những đề tài có liên quan Điều này dường như do sự miễn cưỡng mở một hồ sơ riêng biệt cho từng chủ đề trong hồ sơ linh tinh 8 Sắp xếp hồ sơ theo địa lý • Khi dùng phương pháp địa lý, các hồ sơ được sắp xếp theo các địa điểm như quận, thành phố… cho phân loại chủ yếu Sau đó có thể sử dụng các phân loại nhỏ hơn theo mẫu tự • Phương pháp địa lý đôi khi được gọi là sắp xếp theo địa điểm Điều này là dễ hiểu... đoạn • Các hồ sơ khác nhau nhưng có cùng tên : đặt mã phụ sau tên, hoặc sử dụng bìa hồ sơ có màu khác để phân biệt 1 Lưu theo vần, mẫu tự (tt) Hồ sơ theo chủ đề: • Tên chủ đề cần đặt cụ thể, • Không dùng chủ đề mơ hồ, chung chung • Sử dụng các tiêu đề và phụ đề cho các hồ sơ theo chủ đề • Sử dụng các công cụ hỗ trợ, như: thẻ hướng dẫn theo vần mẫu tư, thẻ hướng dẫn theo chủ đề chính, kẹp hồ sơ (cũng... mẫu tư, thẻ hướng dẫn theo chủ đề chính, kẹp hồ sơ (cũng có thể tạo lập trên máy tính) • Kẹp hồ sơ có thể dùng cho các dạng: hồ sơ cá nhân, hồ sơ cho mỗi tiêu đề chính • Cần có một bảng mục lục các chủ đề để tránh việc mở hồ sơ không có trong chủ đề, gây khó khăn cho tìm kiếm 1 Lưu theo vần, mẫu tự (tt) Hồ sơ theo địa danh: • Cần thiết lập danh mục các địa danh giống như một chủ đề • Cần có cách tra... ích trong các hoạt động như nghiên cứu thị trường quảng cáo trực tiếp bằng thư từ bưu điện và dự báo thời tiết 9 Quản lý phân tán theo bộ phận Ưu điểm • Tránh được sự trì hoãn không cần thiết • Dễ dàng thực hiện • Tách biệt hồ sơ với các bộ phận khác 9 Quản lý phân tán theo bộ phận (tt) Nhược điểm: • Có sự trùng lắp không cần thiết của thiết bị và hồ sơ trong các bộ phận • Nhân viên thựsc hiện không... được sử dụng phối hợp với nột trong những phương pháp phân loại khác Do đó, là điều phổ biến khi hồ sơ được lưu trữ theo thứ tự chữ cái và sử dụng trình tự thời gian bên trong hồ sơ 5 Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian • Thuận lợi:hệ thống này rất tiện lợi và tiết kiệm được không gian nhiều nhất vì các hồ sơ có thể được lưu trữ ngẫu nhiên vì việc truy cập tìm kiếm có thể tự động nếu địa chỉ là chính... tiếp được trao đổi cho hồ sơ do đó không cần chỉ mục, dường như đây là một cách làm dễ dàng để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu, và có thể nhanh chóng kiểm soát xem có bất kỳ tài liệu nào bị lưu trữ sai hay không Các bất lợi của phương pháp này bao gồm: nếu có những tên thông dụng, có thể trùng nhau 6 Sắp xếp hồ sơ theo vần, mẫu tự • Phân loại theo thứ tự chữ cái được dựa trên tên hồ sơ Việc phân chia thành... hiện nhiều công việc khác nhau trong văn phòng • Không thống nhất trong các bộ phận dẫn đến khó quản lý chung • Những tài liệu quan trọng khó bảo mật • Những văn bản được lưu trữ ở các bộ phận chỉ giữ ở mức độ tối thiểu và tạm thời 10 Quản lý theo tập trung • Quản lý tập trung có thể giúp giảm sự trùng lắp hồ sơ và thiết bị, tiết kiệm thời gian sắp xếp hoặc phân phối theo yêu cầu do có nhân viên chuyên... này: (1) Sử dụng rộng rãi vi phim để giảm thiểu kích thước và giữ lại các hồ sơ; (2) Sử dụng rộng rãi việc lưu trữ bằng máy tính, đặc biệt là lưu trữ bằng đĩa cứng nằm trong máy Chức năng thứ 2 đang ngày càng được sử dụng rộng rãi khi mà máy tính ngày càng trở nên rẻ hơn và nhỏ hơn • Việc dùng kỹ thuật vi phim để quản lý hồ sơ đã trở nên phổ biến trong những năm gần đây do những cải tiến trong các . KỸ NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠ KỸ NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠ I/ KHÁI QUÁT CHUNG: 1. Khái niệm 2. Vai trò của quản lý hồ sơ 1. Quản lý hồ sơ là gì ? Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp,. nghỉ việc… 3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ • Có một số nguyên tắc phải tuân thủ khi quản lý một hệ thống lưu trữ hồ sơ. • Nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có thể nhanh chóng tìm ra. hồ sơ sử dụng một màu nào đó. • Tài liệu của hồ sơ nên luôn luôn đưa vào phía sau hướng dẫn. Tài liệu sau cùng được lưu trữ nên ở phía trước hồ sơ. 3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ • Thứ