TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH ^  ] BÀI TIỂU LUẬN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG DƯỢC HAI GVHD : ThS Nguyễn Văn Năm SVTH : 1. Nguyễn Trọng Nam 2. Nguyễn Duy Năng 3. Lê Thị Ngà 4. Ngô Thị Thu Ngân 5. Bùi Kiều Ngọc 6. Hà Hữu Nhân 7. Điền Thị Tuyết Nhung 8. Nguyễn Nguyên Huy Oanh 9. Phạm Văn Phác 10. Nguyễn Tấn Phát LỚP : QT2 – K13 Tp. Hồ Chí Minh 08/2010 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH ^  ] BÀI TIỂU LUẬN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG DƯỢC HAI GVHD : ThS Nguyễn Văn Năm SVTH : 1. Nguyễn Trọng Nam 2. Nguyễn Duy Năng 3. Lê Thị Ngà 4. Ngô Thị Thu Ngân 5. Hà Hữu Nhân 6. Bùi Kiều Ngọc 7. Điền Thị Tuyết Nhung 8. Nguyễn Nguyên Huy Oanh 9. Phạm Văn Phác 10. Nguyễn Tấn Phát LỚP : QT2 – K13 Tp. Hồ Chí Minh 08/2010 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay việc sử dụng công nghệ thông tin trong các ngành kinh tế, quản lý sản xuất kinh doanh gần như đã trở thành một yêu cầu bắt buộc. Mức độ tin học hoá trong sản xuất, kinh doanh đã là một thước đo hàng đầu và trong nhiều doanh nghiệp là sự đảm bảo sống còn của nền kinh tế thị trường hiện nay. Áp dụng công nghệ thông tin vào các ngành sản xuất, các lĩnh vực cuộc sống đã trở nên một nhu cầu cấp bách , tối cần thiết , đặc biệt là các ứng dụng tin học trong lĩnh vực quản lý. Thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp cho các nhà quản lý đưa ra được những quyết định đúng đắn mang tính khả thi cao. Để làm được điều đó thì cần phải có sự trợ giúp của công nghệ thông tin và sử dụng hệ thống máy tính để lưu trữ, xử lý thông tin một cách khoa học và nhanh nhạy với khối lượng thông tin phức tạp, đồ sộ. Thấy được những lợi ích mà công nghệ thông tin mang lại, công ty cổ phần nông dược HAI đã mạnh dạn đầu tư tin học hóa ở các phòng ban. Do hạn hẹp về thời gian nên chúng tôi không thể giới thiệu chi tiết toàn bộ các quy trình ở công ty, chúng tôi tập trung giới thiệu “Ứng dụng Công nghệ thông tin trong Quản lý mua hàng và Quản lý kho tại Công ty cổ phần Nông Dược Hai”. Với đề tài này, chúng tôi hy vọng sẽ làm rõ hơn vai trò và lợi ích của công nghệ thông tin đối với các doanh nghiệp hiện nay. ******************************** Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU MỤC LỤC 1. Giới thiệu công ty cổ phần nông dược HAI 1 1.1. Lịch sử hình thành công ty cổ phần nông dược HAI 1 1.2.1. Hệ thống mạng lưới tiếp thị 1 1.2.2. Ngành nghề kinh doanh 1 1.2.3. Sơ đồ tổ chức 2 1.2. Vài nét về công ty cổ phần nông dược HAI 1 2. Cơ sở lý thuyết và ứng dụng của công nghệ thông tin trong doanh nghiệp 4 2.1. Cơ sở lý thuyết 4 2.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp 5 2.2.1. Lộ trình ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp 6 2.2.2. Doanh nghiệp và thương mại điện tử 7 2.2.3. Triển khai ứng dụng internet trong doanh nghiệp 8 3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý mua hàng công ty tại Cổ phần nông dược HAI 8 3.1. Tổng quan quá trình mua hàng 8 3.2. Phân tích quá trình mua hàng 10 3.3. Yêu cầu mua hàng 11 3.4. Quản lý thư hỏi giá và báo giá của nhà cung cấp 13 3.5. Quản lý đơn hàng 13 3.6. Nhận hàng 18 3.7. Quản lý nhà cung cấp 19 3.8. Các xử lý cuối kì 20 3.9 Quản lý dữ liệu 21 4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý kho tại công ty Cổ phần nông dược HAI 22 4.1. Biếu đồ ngữ cảnh 22 4.2. Biểu đồ luồng dữ liệu 24 4.2.1. Biểu đồ dữ liệu mức 0 24 i Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 4.2.2. Biểu đồ dữ liệu mức 1 25 KẾT LUẬN ii Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 1. GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG DƯỢC HAI 1.1. Lịch sử hình thành Công ty Cổ phần Nông dược HAI Công ty Cổ phần Nông dược HAI có tên ban đầu là Công ty Vật tư Bảo vệ Thực vật phía Nam. Được thành lập vào tháng 10/1986 theo quyết định số 94 NN-TCCB/QĐ ngày 03/3/1986 của Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp Thực phẩm. Đến ngày 12/3/1988, Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp Thực phẩm ra quyết định số 487/NN-TCCB/QĐ chuyển Công ty Vật tư BVTV phía Nam thành Chi nhánh Vật tư BVTV II, trực thuộc Công ty Vật tư BVTV (Hà Nội). Đến ngày 03/3/1993, theo Quyết định số 100/NN-TCCB/QĐ ngày 24/02/1992 của Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp Thực phẩm, Công ty Vật tư BVTV II chuyển đổi thành doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp Thực phẩm. Đến ngày 07/02/2005, theo Nghị định 64/2002/NĐ-CP ngày 19/6/2002 của Chính phủ về việc chuyển doanh nghiệp nhà nước thành công ty cổ phần và theo Quyết định số 2616/QĐ-BNN ngày 30/8/2004 của Bộ Nông nghiệp và PTNT về việc cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước Công ty Vật tư BVTV II thành công ty cổ phần, Công ty Bảo vệ Thực vật II được chuyển đổi thành CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG DƯỢC HAI. 1.2. Vài nét về Công ty Cổ phần Nông dược HAI 1.2.1. Hệ thống mạng lưới tiếp thị: Công ty Cổ phần Nông dược HAI có mạng lưới nhân viên tiếp thị sản phẩm rải đều các tỉnh Bắc, Trung và Nam bộ. Được bố trí từ 1 đến 3 người mỗi tỉnh, mạng lưới nhân viên tiếp thị luôn là cầu nối giữa Khách hàng với Công ty giúp nông dân tiếp cận với các sản phẩm thuốc bảo vệ thực vệ thực vật mới và hổ trợ khách hàng địa phương hợp tác tốt với Công ty. Ngoài ra, mạng lưới nhân viên tiếp thị còn hổ trợ kỹ thuật, giúp nông dân có phương pháp sử dụng thuốc bảo vệ thực vật đạt hiệu quả cao nhất trong sản xuất nông nghiệp. Với phương châm luôn lắng nghe ý kiến của Khách hàng đồng thời kịp thời giải quyết những khó khăn nguyện vọng của Khách hàng, lực lượng nhân viên tiếp thị của Công ty Cổ phần Nông dược HAI luôn là người bạn thân thiện và đáng tin cậy nhất của người nông dân. 1.2.2. Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất, gia công các loại vật tư nông nghiệp; Kinh doanh, xuất nhập khẩu thuốc bảo vệ thực vật, phân bón; 1.2.3. Sơ đồ tổ chức 1 Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 CN Hà Nộ i Đại Hội Đồng Cổ Đông Hội Đồng Quản Tr ị Ban Giám Đốc BP. Quảng Cáo Tiếp Th ị BP. Kinh Doanh BP. Nhân Sự Hành Chá h BP. Tài Chính P. Bán Hàng P. Sản Xuất P. Mua Hàng Kho P. Quảng Bá P. Tiếp Thị CN Cần Thơ CN An Gia ng CN Đồng Tháp CN Tiền Giang CN Sóc Trăng CN Đồng Nai CN Bình Phước CN Huế CN Nghệ An Ban Kiểm Soát 2 Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 - Đại Hội Đồng Cổ Đông Đại hội đồng Cổ đông (ĐHCĐ) là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn đề quan trọng của công ty theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty. - Hội Đồng Quản Trị Hội đồng Quản trị là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của Công ty, ngoại trừ các vấn đề thuộc quyền hạn của Đại hội đồng Cổ đông quyết định. Định hướng các chính sách tồn tại và phát triển để thực hiện các quyết định của Đại hội đồng cổ đông thông qua việc hoạch định chính sách, ra nghị quyết hành động cho từng thời điểm phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. - Ban Kiểm Soát Ban kiểm soát là tổ chức giám sát, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý điều hành hoạt động kinh doanh; trong ghi chép sổ sách kế toán và tài chính của Công ty nhằm đảm bảo các lợi ích hợp pháp của các cổ đông. - Ban Giám Đốc Hội đồng Quản trị có quyền bổ nhiệm và bãi nhiệm Tổng Giám đốc. Tổng Giám đốc điều hành các hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng Quản trị về các nhiệm vụ và quyền hạn được giao phó. Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty. - Bộ Phận Nhân Sự Hành Chánh Điều hành và quản lý các hoạt động Nhân sự và Hành chính của toàn công ty; Xây dựng nội quy, quy chế, chính sách về nhân sự và hành chính cho toàn công ty; Tổ chức thực hiện và giám sát việc thực hiện các quy chế, chính sách về hành chính, nhân sự phù hợp với thực tế của công ty và với chế độ hiện hành của Nhà nước; Tiếp nhận và luân chuyển các thông tin, ban hành các văn bản đối nội, đối ngoại, các thông báo hội nghị của lãnh đạo. - Bộ Phận Tài Chính Kế Toán Quản lý, điều hành các hoạt động Tài chính, kế toán; Tư vấn cho Ban Giám đốc về tình hình tài chính và các chiến lược về tài chính; Lập báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán; Dự báo các số liệu tài chính, phân tích thông tin, số liệu tài chính kế toán; 3 Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 Quản lý vốn nhằm đảm bảo cho các họat động sản xuất kinh doanh và việc đầu tư có hiệu quả. - Bộ Phận Kinh Doanh Hoạch định, triển khai, kiểm tra và phân tích các kế hoạch sản xuất, kế hoạch vật tư. Lập kế hoạch SXKD hàng năm, dài hạn và chiến lược phát triển. Thu thập các thông tin về tình hình SXKD của Công Ty để tổng hợp, phân tích đánh giá, điều chỉnh. Lập kế hoạch thực hiện các dự án đầu tư đã được phê duyệt. - Bộ Phận Tiếp Thị Xây dựng kế hoạch phát triển và hoàn thiện hệ thống bán hàng. Xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm. Thực hiện, tổ chức các chương trình hội thảo, quảng bá, tiếp thị các sản phẩm, chăm sóc khách hàng. - Các Chi Nhánh Quản lý tiền – hàng và cung ứng vận chuyển cho việc kinh doanh của công ty. 2. Cở sở lý thuyết và ứng dụng của công nghệ thông tin trong doanh nghiệp 2.1. Cơ sở lý thuyết Trong sự phát triển của doanh nghiệp hiện nay đòi hỏi nhà lãnh đạo phải sáng suốt trong việc lập kế hoạch, ra quyết định và tổ chức doanh nghiệp, để làm được điều này nhà lãnh đạo cần có những thông tin hữu ích, để có được thông tin chính xác, nhanh chóng cần phải tổ chức thông tin một cách có hệ thống, khoa học. Thành phần quan trọng nhất của hệ thống thông tin quản lý là dữ liệu và thông tin, dữ liệu là đầu vào và đầu ra là thông tin cung cấp cho nhà quản lý ra nhà quyết định. Để xử lý được dữ liệu và cung cấp thông tin tốt cho nhà quản lý cần phải dựa trên quá trình quản lý và tổ chức. Vai trò của nhà quản lý trong hệ thống thông tin quản lý là tích cực, là người đặt ra các yêu cầu để các chuyên gia hệ thống thông tin thiết kế một hệ thống thông tin cho họ để đạt mục tiêu của quá trình quản lý đề ra. Đề ra quyết định thích hợp đối với những loại vấn đề, các nhà quản lý cấn phải biết loại vấn đề nào cần được giải quyết bằng hệ thống thông tin, loại nào không loại nào giải quyết bằng hệ thống thông tin đặc thù. Cho nên nhà quản lý cấn phải biết các loại hệ thống thông tin đã và đang được sử dụng trong doanh nghiệp để hỗ trợ mình và tổ chức của mình đạt được mục tiêu đề ra. 4 [...]... trình mua hàng của Công ty cổ phần nông dược Hai: 8 Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 9 Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 3.2 Phân tích qui trình mua hàng - Quản lý mua hàng sẽ bao gồm các chức năng sau: • Quản lý yêu cầu mua hàng • Quản lý thư hỏi giá và bảng báo giá • Quản lý đơn hàng, hợp đồng • Quản lý nhận hàng • Quản lý nhà cung cấp • Quản lý dữ liệu (các báo cáo) • Xử lý hàng tháng... khai các ứng dụng này còn nhiều khó khăn về pháp lý, hạ tầng kỹ thuật và cả phương thức thanh toán Trong doanh nghiệp có giao dịch quốc tế thường xuyên thì nên triển khai các dịch vụ thương mại điện tử hình thái doanh nghiệp – doanh nghiệp 3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý mua hàng công ty Cổ phần nông dược HAI 3.1 Tổng quan về qui trình mua hàng - Công ty mua hàng từ 2 nguồn trong nước và. .. của quản lý mua hàng như sau: 10 Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 3.3 Yêu cầu mua hàng: Các tính năng chính bao gồm: 3.3.1 Tạo yêu cầu mua hàng: Sau khi có thông tin về các mặt hàng cần đặt, phòng kinh doanh sẽ dựa vào đó để tạo yêu cầu mua hàng Việc tạo yêu cầu mua hàng có 3 phương thức để tạo yêu cầu mua hàng: - Dựa vào yêu cầu mua đã có - Chọn nguồn mua hàng và nhập thông tin vào yêu cầu mua. .. tổng hợp mua hàng theo nhà cung cấp - Vendor Purchase Summary Report - Báo cáo này liệt kê tất cả các lần chuyển hàng muộn, bị từ chối Có thể dùng báo cáo này để phạt nhà cung cấp 4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý kho tại công ty Cổ phần nông dược HAI Oracle cho phép người dùng tạo và quản lý kho theo 2 cấp: • Inventory Organization: kho chính, có thể phân quyền quản lý giao dịch kho theo... tra, được nhập vào kho thì thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho - Kiểm tra hàng trong kho: khi các bộ phận có nhu cầu lấy hàng trong kho thì thủ kho sẽ kiểm tra xem trong kho còn hàng, dùng được nữa hay không và báo lại - Lập bản tường trình: khi hàng trong kho bị hỏng, thủ kho sẽ làm bản tường trình lý do hỏng để báo hủy - Lập phiếu xuất kho: Khi các bộ phận yêu cầu chuyển thong tin xuất kho, thủ kho sẽ lập... kho, yêu cầu người nhận kí xác nhận - Báo cáo hàng nhập: cuối tháng thủ kho làm báo cáo về lượng hàng nhập về 25 Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 trong tháng - Báo cáo hàng xuất: cuối tháng thủ kho làm báo cáo về lượng hàng xuất kho trong tháng - Thẻ kho: dựa vào lượng hàng nhập và lượng hàng xuất để lập các thẻ kho cho biết lượng hàng tồn kho trong ngày - Báo cáo tồn kho: dựa vào các thẻ kho. .. Inventory: kho phụ, được tạo ra để phục vụ các mục đích quản lý hàng chi tiết trong kho chính Ngoài ra Oracle còn cung cấp một mức chi tiết hơn Sub Inventory là “Locator” để quản lý chính xác vị trí hàng trong kho Các mặt hàng được kho quản lý theo danh mục, đều được đánh mã số Khi bộ phận bán hàng nhận đơn hàng thì sẽ gửi yêu cầu tới kho thông qua phiếu đề nghị mua hàng hóa dịch vụ Thủ kho sẽ tiếp... cùng với phân hệ quản lý kho hàng sẽ giúp thực hiện các chức năng cho việc nhận hàng, kiểm tra hàng nhận, chuyển vào kho + Bước 4: Xuất hiện cảnh báo về GPNK khi thực hiện lập đơn hàng hoặc nhận hàng (làm TKHQ) Khi nhập thông tin TKHQ, chọn GPNK để áp vào hàng nhập trên GPNK 18 theo dõi trừ lùi số lượng Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 3.6.2 Trả hàng: Trong phân hệ quản lý mua hàng cho phép thực... Organization) … Phân hệ quản lý mua hàng cũng cho phép quản lý các tình trạng của các loại đơn hàng như đơn hàng chuẩn, đơn hàng kế hoạch và việc thực hiện từng phần các đơn hàng Phân hệ quản lý mua hàng cho phép quản lý những chức năng sau: + Xóa các đơn hàng hoặc dòng, chi tiết giao nhận, chi tiết hạch toán chưa được phê duyệt + Hủy toàn bộ hoặc từng phần đơn hàng + Chuyển đổi trạng thái đơn hàng hoặc đóng... đổi thông tin một PO đã được duyệt, hệ thống cho phép in “Phụ lục hợp đồng” chỉ bao gồm các thông tin thay đổi 3.6 Nhận hàng 3.6.1 Nhận hàng: • Đối với hàng hóa mua trong nước: Sau khi hoàn thành đơn đặt hàng và kí kết hợp đồng với nhà cung cấp trong nước Hàng sẽ được chuyển đến công ty và nhập kho • Đối với hàng nhập từ nước ngoài: + Bước 1: Dựa vào đơn đặt hàng, phòng kinh doanh sẽ lập hợp đồng mua . KINH TẾ TP.HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH ^  ] BÀI TIỂU LUẬN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG DƯỢC HAI GVHD. KINH TẾ TP.HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH ^  ] BÀI TIỂU LUẬN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG DƯỢC HAI GVHD. 1.2. Vài nét về công ty cổ phần nông dược HAI 1 2. Cơ sở lý thuyết và ứng dụng của công nghệ thông tin trong doanh nghiệp 4 2.1. Cơ sở lý thuyết 4 2.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong