Đang tải... (xem toàn văn)
Giáo trình hướng dẫn sử dụng phần mềm Acsoft
Giáo trình PHẦN MỀM ACsoft ® TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft MỤC LỤC MỤC LỤC 2 Các quy ước .3 Các quy ước sử dụng trong hướng dẫn 3 Quy ước sử dụng bàn phím .3 CHƯƠNG I: CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 4 Yêu cầu cấu hình và hệ điều hành 4 Các bước cài đặt 4 CHƯƠNG II: KHỞI ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH .4 CHƯƠNG III: CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN 6 CHƯƠNG IV: CÁC HỖ TRỢ SẴN CÓ TRONG ACSOFT .11 CHƯƠNG V: PHẦN HÀNH "HỆ THỐNG" .13 CHƯƠNG VI: PHẦN HÀNH "KẾ TOÁN CHI TIẾT" .24 CHƯƠNG VII: PHẦN HÀNH "KẾ TOÁN TỔNG HỢP" 49 CHƯƠNG VIII: PHẦN HÀNH "BÁO CÁO" 59 KẾT LUẬN 64 2 Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft Các quy ước Để bạn có thể sử dụng một cách tối ưu chương trình kế toán ACsoft, trong cuốn hướng dẫn sử dụng này chúng tôi có sử dụng một số các định dạng cho các cụm từ thể hiện và các tổ hợp bàn phím cần thiết phục vụ quá trình sử dụng chương trình. Bạn xem chi tiết trong phần sau. Các quy ước sử dụng trong hướng dẫn Quy ước Nội dung, ý nghĩa Chữ đậm Xuất hiện để bạn biết phải điền vào để máy tính quản lý, không được để trắng. VD: Mã cấp TK, Mã TS . Chữ nghiêng Xuất hiện để bạn biết những từ chương trình yêu cầu để người sử dụng quản lý và dễ đọc: VD: Tên cấp TK, Tên TS . Quy ước sử dụng bàn phím Quy ước Nội dung, ý nghĩa Phím 1 + Phím 2 Ký hiệu dấu cộng (+) có ý nghĩa là một tổ hợp phím, bạn phải bấm và giữ phím 1 và sau đó bấm phím 2. VD: trong khi thực hiện làm khai báo chi tiết, bạn sẽ thường xuyên sử dụng tổ hợp Alt + L để lưu dữ liệu sau khi đã khai báo xong. 3 Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft CHƯƠNG I: CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH Yêu cầu cấu hình và hệ điều hành Để chương trình được sử dụng một cách tốt nhất và đáp ứng yêu cầu nhanh nhất cho người sử dụng yêu cầu cấu hình máy tối thiểu như sau: • Tốc độ CPU >= 233 MZ • Ram >=64MB • Đĩa cứng còn trống tối thiểu 200MB Phần mềm kế toán ACsoft cho phép cài đặt trên các hệ điều hành của Microsoft như: Windows 9x/Me/2000/XP/NT. Các bước cài đặt • Đưa đĩa CD có chứa bộ cài đặt chương trình kế toán ACsoft vào ổ đĩa. • Từ thanh menu "Start", bấm mục "Run .". • Bấm phím "Browse .", chọn file "Setup.exe" trong ổ đĩa. • Thực hiện các bước theo yêu cầu của phầm mềm cài đặt. CHƯƠNG II: KHỞI ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH Vậy là chương trình kế toán ACsoft đã được cài đặt trên máy tính của bạn. Sau khi cài đặt xong, chương trình sẽ tự động tạo biểu tượng (shortcut) ở trên nền màn hình (desktop) và tự động tạo một nhóm chương trình trong thực đơn Program có tên là "ACsoft", trong đó có chứa 3 thành phần: Chương 4 Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft trình ACsoft, trợ giúp ACsoft và gỡ bỏ chương trình ACsoft. Thông thường khi cài đặt chương trình sẽ cài mặc định vào C:\ACsoft Để khởi động chương trình kế toán ACsoft bạn thực hiện một trong các cách sau: Cách 1: Tại màn hình của Windows, kích đúp chuột vào biểu tượng của ACsoft. Cách 2: Từ thanh "Taskbar" của Windows, chọn "Programs", chọn "ACsoft", bấm chuột vào biểu tượng ACsoft. Cách 3: Khởi động trực tiếp từ tập tin chương trình, Double Click vào file tckt.exe trong thư mục chương trình( ví dụ : C:\ACosft). 5 Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft CHƯƠNG III: CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN Màn hình khởi chạy đầu tiên Khi bạn kích hoạt chương trình kế toán ACsoft sau khi vừa cài đặt, giao diện đầu tiên xuất hiện đó là màn hình khởi chạy đầu tiên. Các chức năng lựa chọn bao gồm: Máy chủ: Khi bạn chọn chức năng này có nghĩa là máy tính của bạn được chương trình chọn làm máy chủ. Bộ chương trình trên máy bạn cho phép các máy tính chọn thuộc tính máy trạm được truy cập và dùng chung cơ sở dữ liệu. Máy trạm: Khi bạn chọn chức năng, máy tính của bạn được chương trình định nghĩa là máy trạm. Chương trình sẽ hiển thị phần chọn đường dẫn để bạn định nghĩa vị trí cơ sở dữ liệu dùng chung Biệt lập: Khi bạn chọn chức năng này có nghĩa là máy tính được chương trình xác nhận là chương trình độc lập. Cơ sở dữ liệu sẽ không có quyền chia xẻ và không một máy trạm nào được định nghĩa có thể dùng cơ sở dữ liệu trên máy tính của bạn là cơ sở dữ liệu dùng chung. Chức năng "Máy chủ" và "Máy trạm" chỉ có thể thực hiện được khi bạn có trong tay chương trình kế toán ACsoft sử dụng mạng. Chức năng "Biệt lập" chỉ được thể hiện khi bạn có chương trình kế toán ACsoft chạy trên máy đơn lẻ. Màn hình khởi động ban đầu Khi bạn kích hoạt chương trình kế toán ACsoft, giao diện đầu tiên xuất hiện đó là màn hình khởi động ban đầu. Công tác thực hiện trong màn hình khởi động bao gồm các thông tin mà bạn cần thiết sau: Họ và tên: Họ tên người sử dụng chương trình. Họ tên này được đặt ngay từ đầu khi khởi động máy đối với chương trình biệt lập và được khai báo phân quyền làm việc đối với chương trình kế toán ACsoft mạng, phân quyền. Chức vụ: Tương tự như phần "Họ và tên". Mật khẩu: Tương tự như phần "Họ và tên". Niên độ làm việc: Chọn năm để nhập dữ liệu - IMàn hình khởi động ban đầu chạy lần đầu tiên Trong lần chạy đầu tiên, một số thông số để bạn định nghĩa sử dụng cho những lần chạy tiếp sau bao gồm: Họ và tên: Khi bạn nhập phần này, từ những laàn chạy tiếp sau chương trình sẽ mặc định đúng họ tên mà bạn đã nhập, nếu bạn sửa lại, chương trình sẽ không cho phép bạn sử dụng chươngtrình. Chức vụ: Tương tự như phần họ tên. 6 Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft Mật khẩu: Những lần chạy tiếp sau bạn sẽ phải nhập đúng mật khẩu sử dụng, nếu bạn không nhập vào trong lần đầu tiên này thì từ những lần chạy tiếp sau bạn không phải nhập mật khẩu. Niên độ: Bạn chọn niên độ bắt đầu làm việc. VD: Nếu bạn sử dụng chương trình để làm công việc kế toán năm 2004 bạn chọn niên độ là "2004. Mời bạn xem thêm thông tin trong phần "Màn hình khởi động ban đầu". Lưu ý: Nếu màn hình đầu tiên khởi động phần Máy chủ và máy trạm sáng lên thì chương trình bạn dùng là chương trình chạy mạng. Máy bạn chọn làm máy chủ các mục phải nhập đúng chữ hoa và thường như sau: Họ và tên: Admin Chức vụ : Quản trị mạng Mật khẩu: Admin - IIMàn hình khởi động ban đầu chạy các lần tiếp sau Tương tự như lần chạy đầu tiên, nhưng các phần bao gồm: Họ và tên, Chức vụ, Mật khẩu nếu như trong lần chạy đầu tiên bạn đã nhập như thế nào thì trong các lần chạy tiếp sau bạn phải nhập đúng như vậy. Bạn hãy lưu ý thật kỹ. Màn hình làm việc chính - IThanh thực đơn chính Tất cả các tác vụ để chương trình kế toán ACsoft thực hiện đều được thể hiên trên thanh thực đơn chính, bao gồm: Các phần hành kế toán, các báo cáo quản trị, báo cáo tài chính . Thanh thực đơn phụ thể hiện phần lớn các tác vụ trên với một giao diện được trau chuốt và tạo sự thân thiện cho người sử dụng. Nội dung Mô tả 7 Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft Kế toán chi tiết Chứa đựng các thành phần để thực hiện các tác vụ định khoản, điều chuyển các bút toán, thực hiện các công việc nhập xuất kho hàng hoá, vật liệu, lập thẻ tài sản cố định, kế toán các Tài khoản ngoài bảng . Bao gồm các giao diện thực hiện sau (có tách riêng 2 phần thực hiện với VND và Ngoại tệ): • Kế toán tiền vốn (các bút toán không theo dõi số lượng) • Hàng hoá, nguyên vật liệu (các bút toán theo dõi số lượng) • Hàng đại lý • Kế toán tài sản cố định (Lập thẻ, tăng giảm tài sản cố định) • Kế toán khác (Hoàn ứng, điều chỉnh, thanh toán bù trừ, trích quỹ .) • Kế toán Tài khoản ngoài bảng (ghi đơn các Tài khoản ngoài bảng) • Nhập hàng trả lại • Xuất điều chuyển nội bộ Kế toán tổng hợp Thực hiện các tác vụ liên quan đến kế toán tổng hợp bao gồm: • Phân bổ công cụ dụng cụ. • Trích khấu hao tài sản. • Bảng phân bổ chi phí mua hang • Xác định giá vốn • Kết chuyển khác • Tính lương và bảo hiểm xã hội. • Tổng hợp giá thành. • Xác định kết quả. Sổ chi tiết Tuỳ thuộc vào phiên bản chương trình kế toán ACsoft mà bạn có trong tay dành cho hình thức kế toán "Nhật ký chứng từ" hay "Nhật ký chung" mà hệ thống Sổ chi tiết có sự khác biệt. Hình thức kế toán "Nhật ký chứng từ": Hệ thống sổ Nhật ký. Hệ thống sổ Bảng kê. Hệ thống báo cáo khác. Hình thức kế toán "Nhật ký chung": Hệ thống sổ Báo cáo chi tiết. Hệ thống sổ Bảng tổng hợp chi tiết. Hệ thống báo cáo khác. 8 Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft Sổ tổng hợp Bao gồm một hệ thống các báo cáo tổng hợp phục vụ cho người sử dụng nhằm thể hiện toàn bộ quá trình tổng hợp mà chương trình đã thực hiện, hệ thống sổ tổng hợp bao gồm: Hệ thống báo cáo tài chính. Hệ thống báo cáo Sổ cái Tài khoản. Hệ thống bảng phân bổ. Hệ thống báo cáo tài sản cố định. Hệ thống báo cáo chi phí, giá thành, lãi lỗ. Tìm kiếm dữ liệu Bao gồm một hệ thống các công cụ phục vụ cho người sử dụng nhằm thao tác các công tác tra cứu, tìm kiếm, sửa xoá . bao gồm: • Tra cứu nhanh số liệu. • Tìm kiếm và sửa số liệu. • Tìm kiếm và xoá số liệu. • Sửa VAT đầu vào. • Sửa tính chất thu chi. • Sửa khoản mục phí. 9 Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft Hệ thống Đây là phần hành quan trọng nhất trong chương trình, bao gồm các chỉ tiêu bạn phải thiết lập để phục vụ cho quá trình hạch toán của bạn sau này. Các chỉ tiêu chính bao gồm: Quản lý hệ thống: • Nhập số dư đầu kỳ. • Tạo năm làm việc. • Quản lý thời gian sử dụng • Xác định số dư hàng hoá. • Kiểm tra sai sót dữ liệu. • Dọn dẹp dữ liệu. • Quản lý người sử dụng. Khai báo hệ thống: • Khai báo chi tiết tài khoản. • Khai báo khoản mục phí. • Khai báo loại ngoại tệ. • Khai báo vụ việc. • Phương pháp tính thuế VAT. • Khai báo tài sản cố định. • Khai báo tiêu thức quản lý. • Khai báo các vận hành đặc thù khác. Kết thúc Vì lý do quan trọng của phần mềm, các bạn đọc kỹ phần hướng dẫn về "Khai báo Hệ thống” dưới đây. Trợ giúp Chứa đựng tất cả các thông tin trợ giúp bạn về các tác vụ thực hiện trong chương trình trong quá trình làm việc. - IIThanh thực đơn phụ Thanh thực đơn phụ được thể hiện bằng các nút nhấn, các nút nhấn này chứa đựng các nội dung được thể hiện trên thanh thực đơn chính. Bạn xem lại phần “Thanh thực đơn chính”. 10 [...]... bảng Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft • Nhập hàng trả lại • 25 Xuất điều chuyển nộI bộ Phần hành "Kế toán tiền vốn" Phần hành "Tiền vốn" được chia làm 3 phần, mỗi phần có 2 chức năng riêng biệt là tiền Việt và Ngoại tệ Do 3 phần này tương tự như nhau, chỉ khác nhau về tài khoản được đề xuất nên chúng tôi xin trình bày rất kỹ 1 phần hành tiêu biểu, đó là phần "Kế toán tiền mặt" Các phần. .. niên độ kế tiếp Ngày nhập dữ liệu: Là ngày bạn bắt đầu niên độ kế toán sử dụng trong chương trình kế toán ACsoft Ngày nhập số dư: Chương trình kế toán ACsoft sẽ tự động trừ lùi đi một ngày so với ngày nhập dữ liệu để xác nhận ngày của số dư Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft 22 Bạn bấm "Xác nhận" để chương trình kế toán ACsoft lưu niên độ, chính thức xác lập niên độ làm việc sau khi xác nhận.. .Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft 11 CHƯƠNG IV: CÁC HỖ TRỢ SẴN CÓ TRONG ACSOFT CÁCH THỨC XỬ LÝ KỸ THUẬT CỦA CHƯƠNG TRÌNH Chương trình kế toán ACsoft là một phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp trong hoạt động tổ chức hạch toán kế toán Để phục vụ tốt nhất quá trình hạch toán kế toán, đảm bảo tính chất tự động cao, tính riêng biệt... (nếu là phiếu chi) Nếu trong phần hành "Sử dụng vận hành nhập" bạn đánh dấu phần "In" trong phần hành "Tiền mặt Đồng Việt Nam" thì ô "Họ tên" này sẽ cho phép bạn nhập các ký tự, còn nếu bạn không đánh dấu thì bạn sẽ không thể sửa đổi được tên người nhận hoặc người nộp tiền Còn nếu bạn muốn sửa tên, bạn đưa con trỏ vào ô rồi gõ lại Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft 27 - 8Đơn vị: Nhập đơn... dữ liệu, chương trình kế toán ACsoft sẽ loại bỏ tất cả các bút toán đã được đánh dấu xoá ra khỏi cơ sở dữ liệu, tăng tốc độ truy xuất và thực hiện các báo cáo nhanh hơn - VI Quản lý người sử dụng Đối với phần mềm chạy trên mạng nội bộ, phần quản lý người sử dụng sẽ cấp quyền thực hiện toàn bộ hay từng phần hành riêng biệt tùy theo nhu cầu quản lý CHƯƠNG VI: PHẦN HÀNH "KẾ TOÁN CHI TIẾT" Phần hành "Kế... máy Đây là phần việc rất quan trọng đối với chương trình kế toán ACsoft, và chỉ khi nào bạn khai báo mã số các Tài khoản kế toán chính xác và phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị bạn thì phần mềm mới đáp ứng yêu cầu công việc Để chuẩn bị cho việc khai báo mã số từng Tài khoản bạn nên: Hệ thống lại tất cả các chi tiết cần khai báo ở mỗi Tài khoản Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft 20 Sắp... nhưng chương trình kế toán ACsoft sẽ đề xuất năm tiếp theo của quy trình hạch toán bạn chọn năm, bấm "Xác nhận", chương trình yêu cầu bạn chờ một chút để tính toán và lọc, nạp dữ liệu Sau đó, chương trình sẽ thông báo đã thực hiện thành công Vậy là bạn đã kết chuyển số dư xong Quản lý thời gian sử dụng Quản lý thời gian sử dụng thực chất là khoá sổ kế toán tại thời điểm do bạn tuỳ chọn Phần mềm chỉ cho... pháp tính số lượng và giá vốn hàng tồn kho khi xuất kho của chương trình kế toán ACsoft là bình quân tại thời điểm nhập nên sau một thời gian dài có quá trình nhập xuất liên tục, chương trình Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft 24 sẽ bị xử lý chậm lại do có quá nhiều dữ liệu trung gian Việc xác định số dư hàng hoá giúp chương trình tìm ra số dư của tất cả các sổ chi tiết đối tượng của tài khoản... tác xem phần "Kế toán hàng hoá xuất bán nội bộ đồng Việt Nam " và "Kế toán tiền mặt Ngoại tệ" Tất cả các số tiền (Giá vốn, giá bán, tổng vốn, tổng bán ) đều là tiền Ngoại tệ Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft 36 - IIIKế toán Thành phẩm Đồng Việt Nam Thành phảm được hình thành từ nguyên vật liệu, nhân công, các chi phí chung trong một quá trình kinh doanh Các đơn vị sản xuất sử dụng phần hành... giá bán kế hoạch: Nếu trong phần khai báo chi tiết tài khoản bạn đã khai báo giá vốn dự kiến và giá bán kế hoạch của mặt hàng nào đó và muốn hiển thị trong quá trình nhập, xuất mặt hàng đó thì nhấp chọn vào mục này • Chế độ sử dụng: Hiển thị năm 2004: Giúp bạn xem rõ ràng hơn về năm đang được sử dụng của bút toán, báo cáo khi bạn chọn, chương trình ACsoft sẽ thể hiện năm sử dụng có 4 chữ số (VD: 01/01/2002), . Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft Các quy ước Để bạn có thể sử dụng một cách tối ưu chương trình kế toán ACsoft, trong cuốn hướng dẫn sử dụng. có chứa 3 thành phần: Chương 4 Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft trình ACsoft, trợ giúp ACsoft và gỡ bỏ chương trình ACsoft. Thông thường