Hoàn thiện cơ cấu quản lý tổ chức ở công ty TNHH Minh Trí.doc

Hoàn thiện cơ cấu quản lý tổ chức ở công ty TNHH Minh Trí

Lời nói đầu

Drucker, một nhà kinh tế học đã nói: “quản lý kinh doanh không phải là nhiệm vụ thích ứng mà là một nhiệm vụ sáng tạo Có nghĩa là tạo ra các điều kiện kinh tế và thay đổi chúng khi cần thiết hơn là thích ứng với chúng một cách ngoan ngoãn và thụ động” Nh vậy, quản lý có ý nghĩa rất lớn đối với việc phát triển nền kinh tế Ngày nay, quản lý vừa là khoa học vừa là nghệ thuật, nó đang là vấn đề thu hút sự quan tâm của nhiều ngời Một xã hội đợc cấu tạo nên từ những gia đình Một nền kinh tế đợc tạo nên từ những doanh nghiệp Hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp để chứng tỏ nền kinh tế nớc đó mạn Một doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả do rất nhiều nguyên nhân nhng trong đó có ý nghĩa quan trọng là việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp đó phù hợp với các quy định, quy mô của mỗi doanh nghiệp GS.TS Trần Anh Tuấn cho rằng: “quản lý là những hoạt động cần thiết phải đợc thực hiện khi con ngời kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm thành đạt những mục tiêu chung”.

Cũng nh nhiều ngành khác trong nền kinh tế, ngành may mặc có vai trò rất lớn trong nền kinh tế quốc dân May mặc là ngành có từ lâu ở Việt Nam và mặt hàng này của chúng ta đã có mặt ở rất nhiều nớc trên thế giới nh Nhật, Đức, Tiệp Khắc và đặc biệt là thị trờng Mỹ… Trong sự phát triển chung của ngành công ty TNHH Minh Trí Trong sự phát triển chung của ngành công ty TNHH Minh Trí đang nỗ lực để khẳng định vị trí của mình trên thị trờng Nhằm thực hiện và đạt đợc mục tiêu đó, công ty đã không ngừng cảI tiến kỹ thuật công nghệ để nâng cao chất l -ợng sản phẩm Nhng một con tàu chạy tốt thì phải có ngời cầm lái vững chắc Do vậy, bộ máy quản lý là vấn đề đợc công ty rất quan tâm Với thời gian kiến tập tại công ty

TNHH Minh Trí em đã nghiên cứu vấn đề này và đa ra một số ý kiến nhằm “Hoànthiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở công ty TNHH Minh Trí.”

Phần I

Lý luận chung về quản lý và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệpI.Một số khái niệm cơ bản.

Nền kinh tế càng phát triển thì việc tối u hoá cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở tất cả các cấp, các ngành và đối với từng doanh nghiệp của nền kinh tế quốc dân càng đặt ra cấp thiết Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả kinh tế- xã hội Xuất phát từ vai trò quan trọng của bộ máy quản lý, do đó bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn phát triển thì phảI xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cho phù hợp Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải dựa trên cơ sở khoa học của nó Vì vậy, nghiên cứu

một số khái niệm cơ bản về quản lý và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong nghiệp là cần thiết.

1.Một số khái niệm về quản lý và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

1.1.Quản lý

Vấn đề quản lý đợc đề cập rất lâu trong lịch sử Cho đến nay đã có rất nhiều học thuyết khác nhau về quản lý Có học thuyết xuất hiện từ thời cổ nh Aristot, Platon; có học thuyết của trờng phái cổ đIún nh A Smith, D Ricardo; học thuyết về lao động của C.Mac Lênin đã từng nói: “khoa học quản lý là công cụ, phơng tiện tối quan trọng để phát triển kinh tế – xã hội của các nớc không bị lệ thuộc vào sự khác nhau về ý thức chính trị” Sau này đi đôi với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, của lực lợng sản xuất, chúng ta lại thấy xuất hiện những học thuyết về quản lý trong công nghiệp nh F.W.Taylor, Henri Fayol.

Quản lý là một phạm trù có liên quan mật thiết đến phân công và hiệp tác lao động C.Mac đã coi sự xuất hiện của quản lý nh là một kết quả tất yếu của sự chuyển nhiều lao động, nhiều quá trình lao động cá biệt, tản mạn, độc lập với nhau thành một quá trình lao động xã hội đợc phối hợp lại Ông viết: “bất cứ lao động xã hội hay lao động chung nào mà tiến hành trên quy mô khá lớn đều yêu cầu có sự chỉ đạo để đIũu hoà hoạt động cá nhân Sự chỉ đạo đó phảI làm chức năng chung, tức là chức năng phát sinh từ sự khác nhau giữa sự vận động chung của cơ thể sản xuất Với những vận động cá nhân của những khí quản độc lập hợp thành cơ sở Một nhạc sĩ độc tấu thì tự đIũn kiển lấy mình nhng một dàn nhạc thì phải có nhạc trởng” Nh vậy Mac đã chỉ ra rằng chức năng của quản lý thể hiện ở sự kết hợp một cách hợp lý các yếu tố cơ bản của sản xuất, ở chỗ xác lập một sự ăn khớp về hoạt động giữa những ngời lao động riêng biệt Nừu chức năng này không đợc thực hiện thì quá trình hợp lý của lao động hợp tác không thể tiến hành đợc.

C.Mac viết: “Mọi hình thái sản xuất đều sinh ra những quan hệ quản lý riêng của nó… Trong sự phát triển chung của ngành công ty TNHH Minh Trí” Hoạt động quản lý trong xã hội sẽ mang dấu ấn của xã hội đó Nó có mỗi quan hệ chặt chẽ với chế độ sở hữu và các quan hệ kinh tế phát sinh từ chế độ xã hội đó.

Ngày nay, khoa học quản lý càng trở nên quan trọng và có nhiều quan đIúm quản lý khác nhau tùy thuộc vào đối tợng quản lý và phạm vi quản lý.

-Theo lĩnh vực sản xuất: quản lý đợc hiểu là quá trình tính toán, lựa chọn các biện pháp để chỉ huy, phối hợp, đIũu hành quá trình sản xuất kinh doanh bằng những công cụ quản lý nh: kế hoạch định mức, thống kê kế toán, phân tích kinh doanh, thông tin kinh tế … Trong sự phát triển chung của ngành công ty TNHH Minh Trí để sản xuất đáp ứng đợc ba yêu cầu:

+ Yêu cầu của thị trờng về số lợng, chất lợng, giá cả và thời đIúm +Đảm bảo sản xuất kinh doanh có lãi.

+ Tôn trọng pháp luật Nhà nớc.

- Theo lĩnh vực kinh doanh: quản lý là sự tác động có tổ chức, có tính hớng đích của chủ thể quản lý lên đối tợng quản lý nhằm duy trì tính trồi của hệ thống, sử dụng một cách tốt nhất các tiềm năng cơ hội của hệ thống đó để đa hệ thống đó đến một mục tiêu đã định trong đIũu kiện môi trờng luôn biến động

Sơ đồ 1:Sơ đồ quản lý

Ngoài ra, quản lý có thể hiểu là quá trình phối hợp chỉ huy hoạt động sản xuất của các khâu, các bộ phận đảm bảo phát huy hết khả năng của doanh nghiệp để phục vụ cho sự phát triển

Quản lý còn đợc hiểu là quá trình tác động một cách có hệ thống, có tổ chức đến tập thể những ngời lao động trong doanh nghiệp với nhiệm vụ liên kết những mục tiêu xác đáng kế hoạch phát triển của doanh nghiệp, đến ý đồ về công việc hay hoạt động có liên quan và đa ra quyền hạn có thể làm đợc để hoàn thành công việc.

Theo quan điểm chung nhất, quản lý là sự tác động có tổ chức, có mục đích đến toàn bộ nền kinh tế quốc dân(trên cơ sở vĩ mô) và doanh nghiệp (trên cơ sở vi mô) bằng một hệ thống các biện pháp kinh tế, xã hội và các biện pháp khác để tạo ra các biện pháp thuận lợi nhất thực hiện mục tiêu đề ra trớc đó Thực chất của quản lý là sự tác động lên hành vi của mỗi cá nhân nhờ đó tạo thành hành vi chung có sức mạnh tạo lên sức mạnh cho cả hệ thống.

* Phân biệt quản lý và quản trị :

Quản trị là một thuật ngữ vừa có nghĩa là quản lý vừa có nghĩa là quản trị nhng chủ yếu với nghĩa là quản trị Cho nên về thực chất có thể tạm coi quản lý là thuật ngữ đợc dùng để chỉ việc quản lý hành chính của Nhà nớc đối với các doanh nghiệp, còn quản trị là thuật ngữ đợc hiểu là các điều khiểu hoạt động sản xuất kinh doanh của chủ doanh nghiệp và các chuyên gia quản lý đối với doanh nghiệp của mình.

Do đó quản trị là sự tác động có tổ chức, có hớng định của chủ thể quản trị lên đối tợng bị quản trị nhằm đạt mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi tr-ờng.

Sơ đồ 2: Sơ đồ quản trị

Trong đó, chủ thể quản trị có thể là một ngời, nhiều ngời; còn đối tợng bị quản trị có thể là ngời hoặc giới vô sinh (máy móc thiết bị, đất đai… Trong sự phát triển chung của ngành công ty TNHH Minh Trí) hoặc giới sinh vật.

Từ khái niệm về quản lý và quản trị ta thấy giữa chúng có sự giống và khác nhau Quản lý là khái niệm đợc hiểu theo nghĩa rộng trong đó bao gồm cả nội dung quản trị Quản lý là thuật ngữ đợc dùng đối với các cơ quan Nhà nớc trong việc quản lý xã hội, quản lý kinh tế trong phạm vi cả nớc, còn quản trị là thuật ngữ đợc dùng đối với các cơ sở trong đó có các doanh nghiệp Vì vậy quản lý và quản trị có điểm chung đều là các hoạt động quản trị của con ngời để đạt mục tiêu đặt ra nhng khác nhau ở nội dung và quy mô của sự tác động.

Qua đó ta thấy mục đích của quản lý doanh nghiệp là nhằm phát triển sản xuất cả về số lợng và chất lợng với chi phí thấp nhất và đạt hiểu quả cao nhất, đồng thời không ngừng cải thiện lao động và nâng cao đời sống cho mỗi thành viên trong doanh nghiệp Suy cho cùng, quản lý là quản lý con ngời nên quy mô doanh nghiệp càng lớn thì quản lý yêu cầu càng cao và thực sự trở thành nhân tố quan trọng để tăng năng suất lao động và tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Do đó, quản lý cần phải có tổ chức và có sự phân công giữa các bộ phận cấu

Bộ máy quản lý doanh nghiệp là một hệ thống các bộ phận hợp thành gồm các phòng ban có chức năng, có nhiệm vụ cơ bản giúp cho Giám đốc doanh nghiệp quản lý và điều hành quá trình sản xuất kinh doanh, đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh đạt mục tiêu đề ra với hiệu quả cao nhất.

Hệ thống các phòng ban chức năng tạo lên bộ máy quản lý doanh nghiệp Nhng nếu để các bộ phận này riêng lẻ không có mối liên hệ nào thì sẽ vô nghĩa, không đáp ứng đợc yêu cầu nhiệm vụ của quản lý Do vậy phải đặt các bộ phận này trên một tổ chức nhất định, các bộ phận này phải hoạt động nhịp nhàng ăn khớp với nhau.

1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một chỉnh thể hợp thành của các bộ phận khác nhau, có mối quan hệ hữu cơ và phục thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá có nhiệm vụ và quyền hạn nhất định, đợc bố trí theo các khâu, các cấp đảm bảo chức năng quản trị doanh nghiệp nhằm mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản lý Nó có tác động đến quá trình hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp Nó một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác tác động tích cực trở lại việc phát triển sản xuất

Tóm lại, bộ máy quản lý có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh Một doanh nghiệp có bộ máy quản lý hợp lý sẽ đạt hiệu quả cao trong sản xuất Thêm vào đó một doanh nghiệp biết phát huy nhân tố con ngời trong sản xuất thì bộ máy quản lý hoạt động có hiệu quả và làm cho sản xuất kinh doanh phát triển

Sản xuất ngày càng phát triển thì mức độ tập trung hoá và chuyên môn hoá sản xuất ngày càng cao nó đòi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban và phân xởng sản xuất ở tất cả các khâu của quá trình sản xuất Nh vậy, việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý đợc xem nh vấn đề trọng tâm của mỗi doanh nghiệp trong nền kinh tế cạnh tranh Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải dựa trên những nguyên tắc nhất định và phải đáp ứng những yêu cầu cơ bản của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

1.4 Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp phải thực hiện những nhiệm vụ và mục tiêu khác nhau do đó cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp ở từng doanh nghiệp khác nhau không nhất thiết phải giống nhau Nó tuỳ thuộc vào đặc điểm của từng doanh nghiệp để xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cho phù hợp Để xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, doanh nghiệp cần căn cứ vào các nguyên tắc sau:

- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp phải phù hợp cơ chế quản lý doanh nghiệp mới,

- Cơ cấu đó phải có mục tiêu chiến lợc thống nhất

- Có chế độ trách nhiệm rõ ràng, quyền hạn và trách nhiệm phải tơng xứng với nhau.

- Cần phải có sự mền dẻo về tổ chức.

- Cần có sự chỉ huy tập trung thống nhất vào một đầu mối - Có phạm vi kiểm soát hữu hiệu

- Đảm bảo tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh

1.5 Yêu cầu cơ bản đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

Một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp đợc coi là tốt nếu đáp ứng những yêu cầu sau:

-Tính tối u: giữa các khâu, các cấp quản lý phải thiết lập mối quan hệ hợp lý

Đáp ứng đợc yêu cầu này cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có tính năng động cao, luôn đi sát phục vụ sản xuất

-Tính linh hoạt:

Trong cơ chế mới hiện nay, khi nhu cầu thị trờng luôn biến động nếu doanh nghiệp nào không chuyển mình kịp để đáp ứng nhu cầu thị trờng thì doanh nghiệp đó dễ bị thất bại Do vậy đòi hỏi doanh nghiệp phải chủ động linh hoạt thay đổi để thích nghi với bất cứ tình huống nào xảy ra trong cũng nh ngoài doanh nghiệp Nghĩa là khi nhiệm vụ của doanh nghiệp thay đổi thì bộ máy quản lý của doanh nghiệp cũng phải phù hợp với sự thay đổi đó.

- Tính tin cậy:

Bộ máy này phải đảm bảo độ chính xác của các luồng thông tin lu động đợc có tính tin cậy trong quản lý Đảm bảo thực hiện nghiêm túc chế độ một thủ trởng trong kinh doanh.

- Tính kinh tế:

Trong cơ chế mới các doanh nghiệp hoạch toán độc lập và do vậy nếu muốn tồn tại thì đòi hỏi doanh nghiệp làm ăn có lãi Một trong những biện pháp nhằm góp phần tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp đó là việc tổ chức một bộ máy sao cho hợp lý nhất Nghĩa là bộ máy đó không quá cồng kềnh so với nhiệm vụ, tổ chức bộ máy sao cho chi phí quản lý thấp nhất nhng mang lại hiệu quả quản lý cao nhất.

1.6.Những nhân tố ảnh hởng đến việc hình thành tổ chức bộ máy quản lý doanhnghiệp

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một hình thức pháp lý của doanh nghiệp Nó liên kết các mặt công tác của doanh nghiệp, phối hợp các yếu tố tổ chức quản lý doanh nghiệp về mặt không gian thời gian theo một hình thức kết cấu nhất định xoay quanh mục tiêu chiến lợc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nó chịu ảnh hởng của nhiều nhân tố nh: môi trờng kinh doanh và thị trờng; quy mô của doanh nghiệp địa bàn doanh nghiệp; đặc điểm quy trình công nghệ; đặc điểm chế tạo sản phẩm , tính chất và đặc điểm sản xuất … Trong sự phát triển chung của ngành công ty TNHH Minh Trí ng ta có thể quy chúng thành ba nhómnh

Những nhân tố trên biến đổi do đó ảnh hởng đến thành phần, nội dung những chức năng quản lý và thông qua đó mà ảnh hởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

- Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý :

+ Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp

+ Mức độ tập trung hoá và chuyên môn hoá các hoạt động quản lý +Trình độ cơ giới hoá, tự động hoá trong hoạt động quản lý

+ Trình độ tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu suất lao động của họ.

+Quan hệ phụ thuộc giữa số lợng ngời bị lãnh đạo, khả năng kiểm tra của ngời lãnh đạo đối với hoạt động của cấp đới

+Chế độ chính sách của doanh nghiệp đối với đội ngũ quản lý

+Kế hoạch, chủ trơng, đờng lối đúng nh mục đích mà doanh nghiệp đã đề ra và phấn đấu đạt đợc.

- Nhóm nhân tố thuộc cơ chế chính sách của Nhà nớc + Kế hoạch , chủ trơng, đờng lối của Đảng và Nhà nớc

+ Chế độ chính sách đãi ngộ của Nhà nớc đối với doanh nghiệp

+ Các bộ luật: Luật doanh nghiệp, Luật công ty, các văn bản, Nghị định, Thông t dới luật

Trên đây là những yếu tố tác động đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp Không có một yếu tố riêng lẻ nào quyết định cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý mà cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý chịu ảnh hởng của hàng loạt các yếu tố.Vì thế trong quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý các doanh

nghiệp cần quan tâm một cách toàn diện đến các nhân tố ảnh hởng nhằm đạt hiểu quả cao nhất trong sản xuất kinh doanh

2 Một số mô hình về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

Quản lý có vai trò rất lớn trong hoạt động của doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp khác nhau lại có cách thức quản lý khác nhau do vậy mà hình thành nên các mô hình xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp khác nhau Lý thuyết và thực tế quản lý doanh nghiệp đã hình thành nhiều kiểu tổ chức trong doanh nghiệp Mỗi hệ thống tổ chức doanh nghiệp là một cách phân chia các cấp quản lý mà ở đó các bộ phận trong doanh nghiệp liên kết với nhau theo quan điểm phân quyền ra mệnh lệnh.

2.1 Cơ cấu trực tuyến (cơ cấu đờng thẳng)

*Nguyên lý xây dựng cơ cấu :

- Mỗi cấp dới chỉ có một thủ trởng cấp trên trực tiếp,

- Mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức là đợc thiết lập chủ yếu theo chiều dọc - Công việc đợc tiến hành theo tuyến

Một ngời lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản trị, mọi vấn đề đợc giải quyết theo đờng thẳng

+ Không tận dụng đợc các chuyên gia giúp việc.

Cơ cấu này đợc áp dụng phổ biến ở cuối thế kỷ XIX và đợc áp dụng chủ yếu ở các doanh nghiệp có quy mô sản xuất không phức tạp và tính chất của sản xuất là đơn giản.

Ngày nay, kiểu tổ chức này vẫn đợc áp dụng ở những đơn vị có quy mô nhỏ, ở những cấp quản lý thấp: Phân xởng, tổ đội sản xuất Khi quy mô và phạm vi các vấn đề chuyên môn tăng lên, cơ cấu này không thích hợp và đòi hỏi một giải pháp khác.

2.2 Cơ cấu chức năng ( Song trùng lãnh đạo )

* Nguyên lý xây dựng cơ cấu: Cơ cấu này đợc Frederiew Teylor lần đầu tiên đề xớng và áp dụng trong chế độ đốc công chức năng Việc quản lý đợc thực hiện theo chức năng, mỗi cấp có nhiều cấp trên trực tiếp của mình

*Sơ đồ :

Sơđồ:2 Cơ cấu chức năng

*Đặc điểm: Trong phạm vi toàn doanh nghiệp, ngời lãnh đạo tuyến trên lẫn ngời lãnh đạo tuyến chức năng đều có quyền ra quyết định về các vấn đề có liên quan đến chuyên môn của họ cho các phân xởng tổ đội sản xuất: Nhiệm vụ quản lý trong cơ cấu này đợc phân chia trong các đơn vị riêng biệt để cùng tham gia quản lý Mỗi đơn vị đợc chuyên môn hoá thực hiện chức năng và hình thành những ngời lãnh đạo chức năng

- Ưu điểm :

+ Tận dụng đợc các chuyên gia vào công tác lãnh đạo + Giảm gánh nặng cho ngời lãnh đạo chung.

- Nhợc điểm :

+ Một cấp dới có nhiều cấp trên + Vi phạm chế độ một thủ trởng.

2.3 Cơ cấu trực tiếp chức năng

*Điều kiện áp dụng : Môi trờng phải ổn định mọi vấn đề thuộc về thủ trởng đơn vị, tuy nhiên có sự giúp đỡ của các lãnh đạo chức năng, các chuyên gia Từ đó cùng dự thảo ra các quyết định cho các vấn đề phức tạp để đa xuống cho ngời thực hiện và ngời thực hiện chỉ nhận mệnh lệnh của ngời lãnh đạo doanh

* Sơ đồ:

Sơ đồ 3: Cơ cấu trực tuyến chức năng

* Đặc điểm :

+ Lãnh đạo các phòng chức năng làm nhiệm vụ tham mu, gúp việc, theo dõi, đề xuất, kiểm tra, t vấn cho thủ trởng nhng không có quyền ra qyết định cho các bộ phận , đơn vị sản xuất.

+ ý kiến của lãnh đạo các phòng chức năng đối với các đơn vị sản xuất chỉ có tính chất t vấn về mặt nghiệp vụ, các đơn vị nhận mệnh lệnh trực tiếp từ thủ trởng đơn vị, quyền quyết định thuộc về thủ trởng đơn vị sau khi đã tham khảo ý kiến các phòng chức năng.

- Ưu điểm:

+ Thực hiện đợc chế độ một thủ trởng + Tận dụng đợc các chuyên gia

+ Khắc phục đợc nhợc điểm của cơ cấu trực tiếp và cơ cấu chức năng nếu để riêng

- Nhợc điểm:

+ Số lợng ngời tham mu cho giám đốc sẽ nhiều, gây lãng phí nếu các phòng không đợc tổ chức hợp lý

+ Phải giải quyết những mâu thuẫn rất trái ngợc nhau của các bộ phận chức năng nên phải họp nhiều.Tuy vậy, do cơ cấu này có quá nhiều u điểm nên nó đ-ợc áp dụng trong cơ chế hiện nay.

2.4 Cơ cấu trực tuyến – tham mu ( cơ cấu phân nhánh )

*Sơ đồ

Cán bộ Cán bộ Cán bộ

Sơ đồ 4 : Cơ cấu trực tuyến – tham mu

* Đặc điểm :

Đây là cơ cấu có thêm bộ phận tham mu giúp việc Cơ quan tham mu có thể là một hoặc một nhóm chuyên gia hoặc cán bộ trợ lý Cơ quan tham mu có nhiệm vụ đa ra ý kiến góp ý dự thảo quyết định cho lãnh đạo doanh nghiệp

Để đa ra một quyết định ngời lãnh đạo mất nhiều thời gian làm việc với tham mu, dễ tình trạng dẫn tới tốc độ ra quyết định chậm, nhiều lúc có thể mất đi cơ hội trong kinh doanh.

2.4 Cơ cấu tổ chức kiểm ma trận.

Giám đốc doanh nghiệp

Sơ đồ 5 : Cơ cấu tổ chức kiểu ma trận

F : Các phòng chức năng

O : các sản phẩm, dự án, các công trình.

* Đặc điểm : Khi thực hiện một dự án sẽ cử ra một chủ nhiệm dự án, cac phòng chức năng cử ra một cán bộ tơng ứng Khi dự án kết thúc ngời nào trở về công việc của ngời đó.

- Ưu điểm:

+ Cơ cấu này có tính năng động cao dễ di chuyển các cán bộ có năng lực để thực hiện các dự án khác nhau

+ Sử dụng cán bộ có hiệu quả, tận dụng đợc cán bộ có chuên môn cao, giảm cồng kềnh cho bộ máy quản lý doanh nghiệp.

- Nhợc điểm :

+ Hay xảy ra mô thuẫn giữa ngời lãnh đạo dự án và ngời lãnh đạo chức năng, do đó phải có tinh thần hợp tác cao.

+ Cơ cấu này thờng chỉ áp dụng đối với các mục tiêu ngắn hạn và trung hạn

2.5 Cơ cấu khung:

- Chỉ duy trì một số cán bộ cho những bộ phận nòng cốt, khi nào cần thi tuyển thêm ngời theo hợp đồng, khi hết việc thì ngời tạm tuyển bị phân tán.

- Chỉ áp dụng ở những doanh nghiệp mà công việc mang tính thời vụ hoặc tuỳ thuộc vào khả năng thắng thầu.

2.6 Nếu theo quy mô thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp cóhai loại:

2.6.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn ;

Mô hình này thờng đợc cấu tạo bởi : 1 giám đốc, 2 phó giám đốc, 7 phòng ban chức năng, và các phòng ban có nhiệm vụ:

- Phòng kinh doanh : Đảm nhận các khâu có liên quan đến thị trờng vật t , xuất nhập khẩu, tiêu thụ sản phẩm.

- Phòng điều hành sản xuất: Vạch ra kế hoạch sản xuất, định mức lao động quản lý sản xuất, lợng sản phẩm, công nghệ kiểm tra phục vụ sản xuất - Phòng kế hoạch tài chính: Phụ trách mạng tài chính, thống kê , hạch toán

kế toán, kiểm kê tài sản, kiểm tra tiền lơng.

- Phòng nội chính: Tuyển dụng,sa thải, quản lý nhân viên, bảo vệ doanh nghiệp, lo hành chính, đời sống , y tế

- Các phòng chức năng khác: Chuẩn bị các quyết định theo yêu cầu đợc giao Theo dõi, hớng dẫn các phân xởng, các bộ phận sản xuất.

Sơ đồ 7.1 : Cơ cấu bộ máy quản lý doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn

2.6.2 Mô hình quản lý bộ máy có quy mô nhỏ.

*ở Việt Nam, do chủ trơng phát triển kinh tế hàng hoá nhiều thành phần của Đảng nên hiện nay chúng ta có nhiều loại hình doanh nghiệp : doanh nghiệp Nhà nớc, doanh nghiệp liên doanh, công ty cổ phần, đặc biệt có rất nhiều công ty TNHH Đây là hình thức khá phổ biến, cơ cấu thờng có: 1 Giám đốc, 1.P.Giám đốc

2.9 Cơ cấu khác.

2.9.1 Cơ cấu chinh thức: Cơ cấu này gắn liền vơi vai trò, nhiệm vụ hớng đích trong một doanh nghiệp đợc tổ chức một cách chính thức.

2.9.2 Cơ cấu phi chính thức:

Thực chất là những giao tiếp cá nhân trong quá trình thực thi nhiệm vụ tại nơi làm việc Qua đó hình thành nên các nhóm, tổ không chính thức nằm ngoài cơ cấu chính thức đã đợc phê chuẩn của doanh nghiệp Cơ cấu này có vai trò lớn trong thực tiễn quản lý, nó không định hình và không thay đổi, luôn tồn tại song song với cơ cấu chính thức Nó tác động nhất định và đáng kể đến hiệu quả sản xuất kinh doanh Sự tồn tại khách quan của cơ cấu này là dấu hiệu chỉ ra những chỗ yếu và trình độ cha hoàn thiện của cơ cấu chính thức Nên nó đòi hỏi ngời lãnh đạo phải có nghệ thuật quản lý và phải thờng xuyên nghiên cứu cơ cấu này, thúc đẩy sự phát triển của cơ cấu này vì mục tiêu quản lý chung của doanh nghiệp?

* Các mối liên hệ trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.

- Liên hệ trực thuộc: Là mối liên hệ giữa cấp trên và cấp dới, liên hệ có tính chất chỉ đạo, mệnh lệnh

- Liên hệ tham mu phối hợp: Là mối liên hệ giữa các bộ phận chức năng với nhau hoặc giữa các bộ phận chức năng cấp trên với nhân viên chức năng cấp d-ới.

- Liên hệ t vấn: Là mối liên hệ giữa hội đồng các chuyên gia với thủ trởng, các hội đồng, các chuyên gia làm nhiệm vụ t vấn.

II Những nội dung cơ bản của bộ máy quản lý doanh nghiệp.1 Thiết kế quản lý bộ máy của doanh nghiệp.

Việc xây dựng một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hợp lý là một việc làm quan trọng của quản trị, nó giúp cho việc quản lý có hiệu quả Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát trỉên thì doanh nghiệp đó phải thiết kế đợc bộ máy sao cho chi phí thấp nhất mà đạt hiệu quả quản lý cao nhất Muốn vậy, việc thiết kế bộ máy quản lý của doanh nghiệp phải đảm bảo yêu cầu sau:

- Phải đảm bảo hoàn thành những nhiệm vụ của doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ, toàn diện các chức năng quản lý.

- Phải đảm bảo thực hiện nghiêm túc chế độ 1 thủ trởng, chế độ trách nhiệm cá nhân trên cơ sở đảm bảo và phát huy quyền làm chủ của tạp thể lao động trong doanh nghiệp.

- Phải phù hợp với quy mô sản xuất thích ứng với đặc điểm kinh tế kỹ thuật - Phải đảm bảo tính gọn nhẹ và có hiệu lự

Nh vậy, thiết kế bộ máy hợp lý sẽ tạo động lực thúc đẩy doanh nghiệp phát triển phải đảm bảo tính liên tục của thông tin Doanh nghiệp phát triển đó là mục tiêu chung Mà thông tin là yếu tố rất quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp Bởi thực chất của hoạt động quản trị doanh nghiệp là việc ban hành các quyết định quản trị Cho nên độ chính xác của thông tin có ý nghĩa rất lớn tới hoạt động quản trị của doanh nghiệp Do vậy tổ chức hệ thống thông tin trong doanh nghiệp nói chung và tổ chức bộ máy doanh nghiệp nói riêng là một nội dung quan trọng Muốn thiết kế xây dựng cơ cấu tổ chức và đảm bảo thông tin quản lý đợc liên tục thì cần phải có những phơng pháp hình thành cơ cấu tổ chức quản lý

* Những phơng pháp hình thành cơ cấu tổ chức quản lý

Để hoàn thiện một cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp cũng nh việc xoá bỏ hoặc sủa đổi một cơ cấu tổ chức nào đó buộc nhà quản lý phảo dựa trên cơ sở khoa học, cụ thể phải nắm vững kiến thức về các kiểu cơ cấu quản lý và xác định đợc nhiệm vụ của các bộ phận Qua lý luận và thực tiễn hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý đến nayđã hình thành lên một số phơng pháp sau:

1.1 Phơng pháp tơng tự :

- Đây là phơng pháp mới dựa vào việc thừa kế kinh nghiệm thành công,và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của các cơ cấu tổ chức có sẵn Những cơ cấu tổ chức trớc đây có những yếu tố tơng tự với cơ cấu tổ chức sắp hình thành.

- Ưu điểm:

+ Quá trình hình thành cơ cấu nhanh + Chi phí để thiết kế cơ cấu ít

+ Thừa kế có phân tích những kinh nghiệm quí báu - Nhợc điểm:

- Thiếu phân tích những điều kiện thực tế của cơ cấu tổ chức quản lý sắp hoạt động là những khuynh hớng cần ngăn ngừa

1.2 Phơng pháp phân tích theo yếu tố:

- Đây là phơng pháp khoa học đợc ứng dụng trong mọi cấp, mọi đối tợng quản lý Phơng pháp này đợc chia làm 3 giai đoạn.

Sơ đồ:trang bên

Có 2 trờng hợp xảy ra:

TH1: Xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý mối phải đợc tiến hành tuần tự qua 3 bớc: - Bớc 1: Dựa vào những tài liệu ban đầu, những văn bản hớng dẫn của cơ quan quản lý vĩ mô, những qui định có tính chất luật pháp để xây dựng cơ cấu tở chức bộ máy quản lý tổng quát và xác định những đặc trng cơ bản nhất của cơ cấu này Kết quả thực hiện ở giai đoạn một: Xây dựng mục tiêu của tổ chức:

+Xây dựng các phân hệ chức năng.

+Phân cấp nhiệm vụ quyền hạn cho từng cấp quản lý +Xác lập mối quan hệ cơ bản giữa các bộ phận - Bớc 2:

+Xác định các thành phần kinh tế +Các bộ phận của cơ cấu tổ chức +Lập mối quan hệ giữa các bộ phận.

Nội dung cơ bản của bớc này đợc thể hiện ở việc xây dựng phân hệ trực tuyến - chức năng và chơng trình mục tiêu cơ sở để xác định các thành phần, các bộ phận của cơ cấu là sự cần thiết chuyên môn hoá hoạt động quản lý sự phân cấp và phân chia hợp lý các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ quản lý Điều quan trọng nhất là tập hợp và phân tích các dấu hiệu ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức quản lý.

- Bớc 3:

Phân phối và cụ thể hoá các chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, quyết định số l-ợng cán bộ công nhân viên cho từng bộ phận trong cơ cáu tổ chức quản lý Từ đó xây dựng điều lệ, quy tắc làm việc nhằm đảm bảo cơ chế tổ chức quản lý đạt hiệu quả cao.

TH2: Đối với việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý đang hoạt động: Phải nghiên cứu kỹ lỡng cơ cấu hiện tại và tiến hành đánh giá hoạt đoọng của nó theo những căn cứ nhất định Nội dung gồm :

- Phân tích tình hình thực hiện các chức năng đã quy định cho từng bộ phận, từng nhân viên của bộ máy.

- Phân tích khối lợng công tác thực tế của mõi bộ phận, mỗi ngời , từ đó phát hiện khâu yếu trong việc phân bổ khối lợng công việc.

- Phân tích tình hình phân định chức năng kết quả việc thực hiện chế độ trách nhiệm cá nhân, mối quan hệ ngang – dọc trong cơ cấu.

- Phân tích tình hình tăng, giảm số lợng và tỷ lệ cán bộ nhân viên gián tiếp so với công nhân trực tiếp sản xuất.

2 Tổ chức lao động quản lý.

Các doanh nghiệp muốn phát triển cần phải quán triệt và thực hiện đờng lối chính sách chế độ của Đảng và nhà nớc, của cấp trên về tổ chức lao động quản lý Đội ngũ những ngời lao động quản lý là yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp Muốn có một đội ngũ cán bộ quản lý tốt thì doanh nghiệp phải:

2.1 Lựa chọn cán bộ quản lý:

Đây là công việc nhằm hoàn thiện tổ chức quản lý doanh nghiệp.Mỗi doanh nghiệp có một bộ máy tổ chức riêng, do vậy việc lựa chọn cán bộ quản lý phải phù hợp với trình độ của ngời quản lý, đồng thời phải thích hợp đối với cơ cấu tạo điiêù kiện cho ngời quản lý phát huy đợc tính tự chủ, tính năng động, đồng thời tạo điiêù kiện thuận lợi cho bộ máy hoạt động linh hoạt có hiệu quả Để đảm bảo cho việc lựa chọn cán bộ quản lý, doanh nghiệp cần phải xây dựng chức danh và tiêu chuẩn cán bộ giúp cho việc quản lý và lựa chọn cán bộ đợc thuận lợi

2.2 Tuyển dụng.

Nhân lực đợc coi là yếu tố đầu vào của quả trình sản xuất kinh doanh Nó là yếu tố không thể thiếu của hoạt động sản xuất kinh doanh Để việc tuyển dụng đảm bảo tính hiệu quả thì phải tuyển đúng ngời vào công việc phù hợp với khả năng của ngời lao động.

2.3 Công tác

Ngày nay với sự phát triển nh vũ bão của công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật

cho nên để doanh nghiệp không bị tụt hậu thì phải áp dụng những thành tựu của khoa học kỹ thuật vào sản xuất cũng nh quản lý Để làm đợc việc đó thì cán bộ quản lý phải là ngời hiểu biết về chuyên môn và ứng dụng kịp thời sự thay đổi của khoa học kỹ thuật vào quản lý Do vậy, cán bộ quản lý phải đợc đào tạo và đào tạo laị một cách thờng xuyên Để công tác đào tạo có hiệu quả phải chú ý đến việc phân loại cán bộ quản lý để xây dựng nội dung, nhu cầu cần đào tạo tránh tình trạng đào tạo tràn lan mất nhiều thời gian và kinh phí mà vẫn không có hiệu quả Bên cạnh đó các doanh nghiệp phải xác định phơng pháp đào tạo: Ngắn hạn, dài hạn, đào tạo tại chỗ hay gửi đi học nhằm phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp.

Việc nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ là công tác quan trọng ở các doanh nghiệp cho các thành viên trong bộ máy quản lý Đay không chỉ là công việc chung cảu doanh nghiệp mà tự bản thân mỗi cán bộ quản lý phải thấy rõ đợc sự cần thiết và không ngừng nâng cao trình độ, tự học hỏi và nỗ lực vơn lên Muốn làm đợc việc đó thì doanh nghiệp phải kích lệ bằng việc tăng lơng, tiền thởng, thăng chức cho những ngời có trình độ và làm việc có hiệu quả Làm đợc nh vậy doanh nghiệp sẽ hoạt động Nền kinh tế đã từng bớc khắc phục đợc tình trạng suy thoái, lạm phát đợc đẩy lùi và kiềm chế ở mức một con số, đời sống của nhân dân đợc cải thiện Có đợc kết quả đó, trớc hết là do đờng lối đúng đắn của Đảng, sự lỗ lực cảu mọi thành phần kinh tế, sự cố gắng vơn lên không ngừng của các doanh nghiệp Đặc biệt trong điều kiện hội nhập, nếu mỗi doanh nghiệp không biết tự hoàn thiện và tự đổi mới mịnh để đạt mục tiêu hiệu quả thì doanh nghiệp đó không thể tồn tại Trong đó ta không thể không nói đến những thành công trong việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp hợp lý Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có vai trò vô cùng quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả kinh tế – xã hội Bất kỳ doanh nghiệp nào muốn có hiệu quả sản xuất cao, mọi hoạt động phải đợc thông suốt đồng bộ, thống nhất thì vấn