NGHE THUAT LANH DAO CFVG B UỔI : NGHỆ THUẬT ỦY QUYỀN Phần ỦY QUYỀN LÀ GÌ ? “Ủy quyền nghệ thuật hồn thành cơng việc thơng qua nỗ lực người khác Điều thể lịng tin bạn vào người khác để giao phó cơng việc mà, khơng, bạn phải làm” Dickinson Chú ý ! - Ủy quyền không giao việc - Ủy quyền chỗ để bạn “tống khứ” (dumping) công việc mà bạn không thích làm - Ủy quyền khơng phải từ bỏ trách nhiệm - Ủy quyền bao hàm khái niệm quan trọng : trách nhiệm, quyền hạn trách nhiệm cuối Lợi ích ủy quyền  Ủy quyền giải phóng thời gian bạn  Ủy quyền phương tiện để phát triển nhân viên  Ủy quyền biểu lòng tin bạn vào nhân viên  Ủy quyền giúp gia tăng chất lượng định  Ủy quyền giúp nâng cao tâm, tinh thần hăng hái nguồn động viên cho nhân viên Điều ngăn cản bạn ủy quyền ? o Một số giả định bạn : - Họ không đáng - Họ khơng thích có thêm việc … o Sự sợ hãi : - Tôi không muốn họ biết nhiều ! - Nếu họ làm sai, bị khiển trách ! o Niềm tin cá nhân : - Tơi làm việc tốt nhiều NGHE THUAT LANH DAO CFVG - Nếu tay tơi làm nhanh nhiều - Tơi thích lúc bận rộn Bạn ủy quyền ? - Những việc mà bạn thích làm đồng thời giúp người khác phạt triển - Các công việc thường nhật - Các công việc cần thiết - Những việc mà bạn biết tường tận muốn huấn luyện cho người khác - Công việc hấp dẫn, đòi hỏ sáng tạo giúp cho nhân viên phát triển Những công việc bạn không nên ủy quyền - Đánh giá thành tích cơng tác - Định hướng hoạt động đơn vị - Động viên nhân viên - Giao tiếp với nhân viên - Xây dựng ê kíp Một trình tự ủy quyền hiệu Chuẩn bị Kiểm điểm Lựa chọn Gặp gỡ Theo dõi Hợp đồng CHUẨN BỊ : NGHE THUAT LANH DAO CFVG Bạn tự hỏi - Những mục tiêu kết mong đợi cơng việc ? - Kết công việc đo lường ? - Cần thời gian để thực công việc ? - Cần nguồn lực hổ trợ để hồn thành cơng việc ? - Cần thẩm quyền đến mức độ ? - Tôi làm yếu lược cơng tác chưa ? - Tơi có sẵn sàng tỏ linh hoạt gặp người ủy quyền hay không ? LỰA CHỌN : Bạn tự hỏi - Ai làm cơng việc ? - Ai phát triển thơng qua công việc ? - Ai cần phải giao trách nhiệm nhiều ? - Hiện làm công việc ? - Ai cần phát triển kỹ lĩnh vực đặc thù ? - Cơng việc có khẩn cấp hay khơng ? - Cịn điều cần phải cân nhắc hay không ? GẶP GỠ : Bạn tự hỏi - Bạn thảo luận mục tiêu kết mong đợi chưa ? - Bạn thảo luận tiêu chuẩn hồn thành cơng việc hạn định thời gian chưa ? - Người ủy quyền có biết nguồn lực có sẵn phạm vi quyền hạn anh / chị ta không ? - Bạn gặp trực diện người ủy quyền để giải thích rõ vấn đề chưa ? - Bạn có nói với người ủy quyền bạn chọn anh / chị ta hay không ? NGHE THUAT LANH DAO - CFVG Bạn có người ủy quyền tự định phải làm công việc không ? HỢP ĐỒNG : Những điểm mà bạn phải thỏa thuận - Bản chất phạm vi công việc - Kết mong đợi - Người cộng đánh ? - Hạn thời gian hồn thành cơng việc - Phạm vi thẩm quyền cần thiết - THEO DÕI : Bạn cần phải làm ? - Chỉ kiểm tra vào thời điểm thỏa thuận - Luôn sẵn sàng - Hổ trợ giúp đỡ cần thiết - Cung cấp đủ nguồn lực để hồn thành cơng việc - Ln động viên cổ vũ KIỂM ĐIỂM : Bạn tự hỏi - Cơng việc có hồn thành mục tiêu đặt ban đầu hay không ? - Người ủy quyền có phát triển thơng qua cơng việc hay khơng ? - Bạn có cảm thấy hài lịng với kết cơng việc giữ vai trị người ủy quyền hay khơng ? - Bạn làm lần sau để nâng cao chất lượng ủy quyền ? NGHE THUAT LANH DAO CFVG Phần Ủy quyền phần quan trọng tiến trình quản lý : hồn thành cơng việc thơng qua người khác Thật không may kỹ lại thường thực cách vụng hầu hết nhà quản lý không cảm thấy tự tin thực việc ủy quyền Kết nhiều người họ phải gánh chịu hậu nghiêm trọng cố gắng tự làm việc Ủy quyền cách để thực đầy đủ công việc thông qua người khác phát huy hết tiềm quan, tổ chức Hơn lữa, tự lừa dối cho người làm hết chuyện Bạn thử nghĩ đến hàng loạt công việc quản lý bị bỏ qua mà chúng phải quan tâm thích đáng Ủy quyền trao cho nhân viên thẩm quyền nguồn lực để thực cơng tác Nó cịn mang ý nghĩa động viên họ Tuy nhiên nhà quản lý người chịu trách nhiệm kết cuối cùng, vậy, thật vô lý tin việc phân phối cơng việc qn bẳng ủy quyền có điểm tương đồng Thật khơng may nhiều người khơng nhìn thấy khác biệt Ủy quyền ? Ủy quyền cho người biết yêu cầu kết công việc trao cho thẩm quyền, tức “Hãy làm theo cách anh yêu cầu hổ trợ anh thấy cần” Ủy quyền định nghĩa đơn giản việc nhà quản lý giao cho người cộng thẩm quyền để hành động định thay cho nhà quản lý Như hàm ý rộng “thực cơng việc thông qua người khác” phần Như hai định nghĩa đề cập, ủy quyền giao cho nhân viên thẩm quyền để tiến hành công tác quyền chun cơng tác hồn thành Đồng thời bạn phải chịu trách nhiệm kết cuối cơng tác đó, bạn nhà quản lý Ủy quyền nhiều mức độ khác Ủy quyền “phân phối công việc”, “ra mệnh lệnh thị” Khi nói ủy quyền chúng tơi muốn nói đến ủy quyền cách hiệu Nhiều nhà quản lý ngỡ ủy quyền thật họ thối thác cơng việc đơn giản lệnh cho nhân viên phải làm mà thơi Chúng tơi cho ủy quyền không hiệu giống không ủy quyền mà thơi Thối thác trách nhiệm túy lệnh có hại cho uy tín bạn hiệu quan, tổ chức Nếu bạn không ủy quyền cách hiệu bạn gặp hậu sau :  Nhân viên phân tán khơng biết rõ hướng quan…  Nhân viên lơ công việc  Nhân viên khơng gắn bó với xảy  Tốn nhiều thời gian để phối hợp giám sát  Lãng phí nguồn lực quan  Các định có chất lượng thấp Phân phối công việc Nếu bạn phân phối công việc kèm theo thị nghiêm ngặt lệnh, bạn điều hành khơng phải ủy quyền Nói cách khác, bạn giao công tác bảo người phải làm xác thường xuyên kiểm tra để đảm bảo nhất làm theo lời bạn Thối thác cơng việc NGHE THUAT LANH DAO CFVG Khi bạn thối thác cơng việc, bạn làm ngược lại điều Bạn rũ bỏ tất trách nhiệm công việc Bạn thảy công tác cho nhân viên, bảo họ làm đừng quấy rầy bạn : “Trả lại cho anh làm xong đừng làm thặng xị lên” Chúng ta xem ví dụ sau để hiểu ủy quyền công việc : Ông Đạo báo cho nhân viên biết phải cho tất điểm bán hàng biết có mặt hàng văn phịng phẩm Ông ta gửi mẫu tin : “Anh lo việc báo cho biết lào làm xong” Ông Đạo bảo nhân viên cần phải thông báo cho tất nhà phân phối có mặt hàng văn phịng phẩm Ơng Đạo gửi thơng báo nội số tài liệu cho nhân viên nêu rõ : “Sao chụp tài liệu sản xuất bán hàng (đảm bảo chúng phải rõ nét) gửi cho điểm bán hàng trước thứ năm tuần tới” Ơng Đạo giải thích cho nhân viên cần phải làm (thơng báo cho tất điểm bán hàng mặt hàng văn phòng phẩm mới) yêu cầu lên kế hoạch thực cho tốt trở lại báo cáo cho ông ta sau tuần lễ Khi anh nhân viên thảo xong kế hoạch, thảo luận với ơng Đạo Trong ví dụ đầu tiên, ơng Đạo nhân viên hoàn toàn tự lo liệu Nhân viên có “bơi” “chìm” mặc kệ Thậm chí ơng ta khơng cho hạn định thời gian Nếu nhân viên có làm sai, ông Đạo chuyện vỡ lở Trong ví dụ 2, ơng Đạo coi nhân viên máy vô tri vô giác Ơng ta hồn tồn khơng để cho nhân viên có hội phát triển phát huy sáng kiến Cơng việc hồn tất, nhân viên khơng lợi quan lâu dài Trong ví dụ sau cùng, ơng Đạo tạo hội cho người cộng tham gia vào công việc cách sáng tạo Nhân viên làm y hệt ơng Đạo muốn, bầu khơng khí tin tưởng tơn trọng phát sinh q trình cơng tác kết tưởng thưởng Vậy bạrl nghĩ lại xem “ủy quyền” công việc tương tự Có nhiều mức độ ủy quyền khác mà bạn sử dụng tùy theo cơng tác trình độ lực nhân viên Chúng ta phân thành lăm mức độ sau : Ủy quyền hoàn toàn Mức độ áp dụng nhân viên lành nghề mà bạn biết rõ họ Nó áp dụng cho công tác nhỏ nhặt công việc vụ hành chánh Bạn cho nhân viên biết công tác mà bạn cần hoàn thành thời hạn yêu cầu Việc làm nhân viên định Bạn sẵn sàng để nhân viên tham khảo ý kiến cần Ủy quyền chủ yếu Ở mức độ ủy quyền này, bạn giải thích cơng tác cho nhân viên hạn chót để hồn thành công việc Bạn xác định rõ thời gian gặp gở để thảo luận mức độ tiến người ủy quyền q trình hồn thành công việc Nhân viên tự định phương án tiến hành công tác nhưrlg định kỳ thông báo cho bạn tiến độ Bạn không nên phủ phương án định nhân viên điều thật cần thiết Ủy quyền giới hạn Bạn giải thích cơng tác cho nhân viên yêu cầu suy nghĩ phương án mà tiến hành Nhân viên ủy quyền sau trình bày kiến nghị cho bạn Bạn chấp nhận, hiệu chỉnh bác bỏ đề nghị xác định thời hạn hoàn thành thảo luận tiến triển công tác NGHE THUAT LANH DAO CFVG Hai mức độ cuối : 4) Ủy quyền tối thiểu 5) Khơng ủy quyền Ở hai mức độ này, bản, nhà quản lý lệnh cho rthârl viên phải làm làm thư nào, khơng ủy quyền chút Bây xem xét tác dụng tích cực ủy quyền hiệu Ủy quyền mang lại lợi ích cho nhà quản lý ? Mặc dù có vơ số lời biện hộ cho ủy quyền không hiệu quả, thực tế, bạn biết dù bạn phải ủy quyền Trong phần này, nhắc lại lợi ích chủ yếu ủy quyền Ủy quyền giải phóng thời gian bạn Ủy quyền cho phép bạn rảnh tay tập trung vào công việc đặc biệt quan trọng, có mức đóng góp tầm mục tiêu hàng đầu quan Kết bạn gia tăng hiệu hiệu lực cơng tác, đảm bảo hồn thành cơng việc mà sử dụng sức lực thân Ủy quyền phát triển nhân viên Ủy quyền phương tiện tốt để phát triển nhân viên bạn Thông qua ủy quyền, bạn giúp nhân viên học tập nâng cao trình độ từ tiềm lực quan tăng lên Ủy quyền biểu tin cậy tin tưởng Bằng việc ủy quyền có hiệu quả, bạn cho nhân viên thấy bạn tin cậy họ tin tưởng vào lực họ “Ủy quyền, việc trao thẩm quyền cho người hành động người đại diện bạn, biểu quan trọng tin cậy phương tiện để hình thành trách nhiệm” Ủy quyền nâng cao chất lượng định Cuối bạn có định tốt cá nhân tham gia vào việc định (nhân viên) thông qua ủy quyền thường sâu sát với vấn đề “thực tế hàng ngày” họ bạn Ủy quyền tạo tâm gắn bó, nguồn động viên tinh thần hăng hái Qua ủy quyền, nhân viên có số quyền tự chủ cơng việc Ủy quyền thành công thường nhân viên tự định phải làm công việc nào, từ nhân viên tâm để đạt thành tích Khi họ hồn thành tốt cơng việc, họ cảm thấy hài lòng hãnh diện Chúng ta khó mà tìm lý luận bênh vực cho ủy quyền mạnh luận điểm Ủy quyền có hiệu cịn có khả nâng cao triển vọng nghề nghiệp bạn Thật vậy, người ta đánh giá bạn dựa mức độ đóng góp đơn vị mà bạn quản lý mục tiêu chung quan, dựa mức độ quan hệ bạn nhân viên tốt hay xấu hiệu công tác thành viên đơn vị Bạn chắn không khen ngợi tự làm thứ Ủy quyền làm tăng vị quyền hành bạn với tư cách nhà quản lý Nếu bạn tin cậy nhân viên họ ngược lại gắn bó với bạn Điều thường phản ánh qua việc gia tăng hiệu suất làm việc Như ủy quyền mang lại lợi ích cho bạn, cho nhân viên bạn, cho đơn vị quan bạn “Điều ngăn trở bạn ủy quyền !” Hầu hết nhà quản lý cảm thấy khó khăn ủy quyền Họ có nhiều lý khác Một số nhà quản lý e ngại ủy quyền ; họ sợ nhân viên khơng thích họ Nếu bạn có ý nghĩ nên suy nghĩ lại Giả sử điều nầy có đúng, nguy hại khơng ủy quyền hiệu cịn nghiêm trọng nhiều NGHE THUAT LANH DAO CFVG Có ba yếu tố ngăn cản ủy quyền hiệu Yếu tố thứ xuất phát từ giả định bạn nhân viên Yếu tố thứ hai liên quan đến nỗi sợ hãi người (tất có) Yếu tố thứ ba nhận thức thân vai trò bạn Một số giả định bạn Chúng ta xem xét số nguyên cớ giả định mà nhà quản lý đưa để biện hộ cho việc không ủy quyền hiệu cho cộng “Họ không đáng ủy quyền” “Họ khơng muốn có thêm việc” “Họ sung sướng với làm” “Họ trả lương hậu để làm cơng việc họ” “Họ làm việc chừng họ trở thành nhà quản lý” “Họ không đáng ủy quyền !” “Hầu hết nhân viên thật khơng có lực Tốt khơng nên tin cậy để giao phó công việc cho họ” Tuy nhiên, nhà quản lý hiệu biết muốn thành công họ phải sẵn sàng mạo hiểm Họ hiểu nhân viên chưa có kỹ cần thiết, họ huấn luyện, thơng qua ủy quyền, để hồng thành công tác Điều này, tầm dài hạn, giúp bạn tiết kiệm thời gian nâng cao suất, mức độ động viên nhân viên, bạn quan tâm đến nhu cầu phát triển nhân viên “Họ khơng muốn có thêm việc !” “Họ nhân viên cịn trẻ khơng thích gánh thêm nhiều trách nhiệm Đối với họ, chuyện lặt vặt Họ phàn nàn lại giao việc cho họ, tơi người trả lương để làm cơng việc mà” Nếu bạn sử dụng lời biện hộ bạn cần phải xem lại giả thuyết quản lý ta làm việc Dĩ nhiên có số nhân viên phù hợp với mơ tả trên, nói chung hầu hết nhân viên muốn cần cơng việc thử thách, có nhiều trách nhiệm để phát triển Hầu hết người muốn học tập tiến lĩnh vực nghề nghiệp mà họ lựa chọn sẵn sàng làm việc để gặt hái thêm kinh nghiệm “Họ lịng với làm !” “Họ khơng quan tâm đến phát triển khơng có tham vọng, khơng cần kinh nghiệm thẩm quyền ủy quyền việc nhận lãnh trách nhiệm” Các nhà quản lý có kinh nghiệm nhận thức hầu hết nhân viên quan tâm đến việc phát triển Thơng thường họ khơng quan tâm đến họ chẳng tạo hội để nâng cao trình độ phát triển Nếu nhân viên không tạo hội vậy, họ trở lên lãnh đạm động viên hoài bảo, khát vọng “Họ trả lương hậu để làm công việc họ !” “Tại lại phải để huấn luyện phát triển họ Chẳng phải có phịng chun lo chuyện ? Hơn nữa, họ thuê mướn để làm công việc phải làm việc mà khơng cần trợ giúp tơi” Lời biện hộ ngăn trở việc ủy quyền hiệu Những nhà quản lý suy nghĩ coi chọn lầm nghề Một nhiệm vụ chủ yếu quản lý hoàn thành mục tiêu tổ chức thơng qua q trình làm việc với nhân viên phát triển họ Những nhà quản lý khơng phát triển nhân viên NGHE THUAT LANH DAO CFVG thông qua ủy quyền chắng phải đối diện với việc, trường hợp tốt nhất, họ phải lãnh đạo nhân viên ù lì, khơng hiệu quả, giả tệ hơn, nhà quản lý việc “Họ làm việc chừng họ trở thành nhà quản lý Không phải !” Những nhà quản lý có ý nghĩ nên suy nghĩ lại q trình họ đạt vị trí ngày hơm Trong hầu hết trường hợp cấp họ tin cậy đầy đủ ủy quyền cho họ công tác có ý nghĩa Dĩ nhiên có cơng tác mà bạn ủy quyền Nhiệm vụ bạn xác định cơng tác khơng thể ủy quyền Nỗi sợ hãi “Nếu họ làm sai, bị khiển trách” “Nếu họ làm tốt tôi, tơi khơng cịn cần thiết nữa” “Tơi tiếng tăm mà tơi có” "Nếu họ làm sai, bị khiển trách” “Tôi Ngọc làm công việc cách năm làm hỏng Tơi gặp rắc rối to” Những mối lo sợ thư khiến cho bạn trở nên cuồng tín việc kiểm tra quan tâm đến hình ảnh, địa vị nhân viên bạn Xu hướng nghiên việc tự bảo vệ biểu hình thức chối bỏ trách nhiệm phạm sai lầm, hạ thấp cộng phạm khuyết điểm từ chối ủy quyền trừ công việc lặt vặt tầm thường "Tơi khơng muốn họ có ý tưởng !” “Hiện thứ ổn Tơi hồn tồn kiểm sốt họ Họ thức tỉnh với sống đơn giản tơi trao cho họ trách nhiệm Và chuyện xảy họ bắt đầu nghĩ họ làm công việc ? Như khơng cịn cần thiết đặc biệt họ thật làm tốt tơi Hơn nữa, người cho giỏi chuyện mà !” Những sợ hãi cội nguồn thật sự lo âu thấp Những nhà quản lý hiệu nhận thức họ khơng thể làm hồn hảo cơng việc họ làm tất thứ Các quan, tổ chức ngày phức tạp Các nhà quản lý thành công nhận thức phần nhiệm vụ họ phát triển đề bạt nhân viên có lực lợi ích quan, tổ chức Nếu nhân viên làm điều tốt bạn, bạn cơng nhận tận dụng điều này, nói chung bạn có giá trị quan Bạn nên ý thức điều Một số nhà quản lý lo sợ họ ủy quyền cơng việc quan trọng, họ tiếng tăm người lãnh đạo Thật vị họ gia tăng đơn vị họ làm việc hiệu Niềm tin cá nhân “Tơi làm việc tốt nhiều” “Nếu tay tơi làm nhanh nhiều” “Tơi thích lúc bận rộn” “Tôi phải làm việc lâu chăm họ” “'Tơi làm việc tốt nhiều !” “Nếu bạn muốn cơng việc hồn thành cách tốt đẹp, tự làm lấy” Đa số làm việc theo nguyên tắc đơn giản hóa đời Chúng ta không cần phải bận tâm tới việc phải giao tiếp cho phù hợp Bởi bảo người khác làm cơng việc NGHE THUAT LANH DAO CFVG điều khó khăn Chúng ta cảm thấy đơn giản cho làm cơng việc tốt Thật nhà quản lý hiệu biết điều sai Họ hiểu có nhiều người khác làm cơng việc tốt họ, khơng muốn nói tốt họ Cho lên, tin ln ln làm việc tốt người khác chẳng qua cảm giác mà thơi “Nếu tay tơi làm nhanh nhiều !” “Tại lại phải nhờ người khác làm công việc mà tơi làm với phân nửa thời gian mà thơi ?” Điều hồn tồn xác Bạn làm cơng việc nhanh nhiều Tuy nhiên, khơng phải khía cạnh vấn đề mà ta cần cân nhắc Chúng ta nhớ lại lý để ủy quyền : giải phóng thời gian bạn cho công tác quan trọng phương tiện để phát triển nhân viên Đầu tư thời gian bạn bắt đầu ủy quyền cơng tác thu lại kết tương lai : thông qua ủy quyền, bạn phát triển nhân viên để cuối tự hồn thành cơng việc giải phóng thời gian bạn “Tơi thích lúc bận rộn !” “Tơi cảm thấy hãnh diện bận rộn suốt ngày; người ta trả lương cho tơi chuyện mà” Nhiều nhà quản lý thích tỏ bận rộn cơng việc ; điều khiến họ cảm thấy quan trọng Nó cớ để họ lẫn tránh cơng việc khó khăn quan trọng mà họ phải đối diện Bạn suy nghĩ xem bạn thật có mặt để làm Có phải để làm cơng việc mà người khác hồn thành dễ dàng làm thay cho họ ? Một số nhà quản lý nghĩ họ phải làm việc lâu chăm tất người khác Họ tin điều làm cho người khác kính trọng họ Làm việc lâu khơng có ý nghĩa mà phải làm việc “thơng minh” : ủy quyền mang lại điều Bạn có lẽ nghe tất lời biện hộ lúc lúc khác Thật ra, suy nghĩ kỹ, có bạn sử dụng biện hộ tương tự Tăng cường ủy quyền Nhà quản lý giỏi quan tâm đến kết công việc quan, đơn vị lĩnh vực trách nhiệm Cơ quan, đơn vị có làm hết cơng việc đặt định cho hay khơng ? Nó có đạt hiệu cơng việc tối ưu hay không ? Nhà quản lý giỏi nhận thức sử dụng cách có hiệu nguồn nhân lực điều kiện tiên để quản lý thành cơng Một lãnh đạo làm cơng việc khơng thể xây dựng quan thành công mặt Khi xem xét vấn đề ủy quyền, nhà quản lý lên tự hỏi số câu hỏi quan trọng sau :  Tơi có thật sử dụng hết lực nhân viên chưa ?  Có người khác làm cơng việc có lợi cho người khơng ?  Tơi có nghĩ cần thiết hay không ?  Tơi biết tơi bận rộn cơng việc quan trọng Có khác làm cơng việc không ? Đầu tiên, bạn cần phải biết lực nhân viên bạn ; hình thức bảng thống kê chẳng hạn Kế bạn cần cân nhắc lực ủy quyền cơng tác “Có người khác làm cơng việc dó hay khơng ?” Đây câu hỏi đáng đặt trước công tác mà bạn phải ủy quyền Bạn phải chấp nhận người khác làm cơng việc theo cách khác với bạn không nhanh bạn, họ có khả phát triển nhờ có thêm kinh nghiệm qua việc nhận lãnh trách nhiệm Tuy 10 NGHE THUAT LANH DAO CFVG nhiên, bạn ý khơng ủy quyền tồn cơng việc tầm thường, lặt vặt Nếu bạn làm vậy, việc ủy quyền khơng cịn dịp để phát triển nhân viên sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả, mà phương tiện để bạn tống khứ cơng việc vơ vị "Tơi có thật cần thiết hay không ?” Lo sợ rlghi ngờ có hại cho việc ủy quyền Nó làm cho trở nên sức hẹp hòi cung cách làm việc quên nhu cầu phát triển nhân viên tổ chức Một nhà quản lý già dặn nhận thức tất vơ dụng số phương diện - điều đáng buồn lại thật “Có người khác làm cơng việc khơng ?” Nhà quản lý hiệu biết có công việc quan trọng cần quan tâm ông ta Thay công việc không quan trọng làm gián đoạn hoạt động thiết yếu hoạch định, động viên, giám sát, v.v , bạn tự hỏi liệu có người khác thay bạn để đảm nhiệm công việc hay không Ủy quyền hiệu cân trao quyền giải cơng việc để giải phóng thời gian q báu bạn việc phát triển nhân viên Để làm điều này, bạn cần phải biết việc ủy quyền việc khơng Nếu có thể, bạn nên lập kế hoạch trước : tránh để nước đến chân nhảy Lập kế hoạch cho công việc ủy quyền trước tiên Bạn không nên ngồi chờ ủy quyền vào chót Người ủy quyền cần thời gian để lập kế hoạch hành động Ln làm việc tình trạng gấp gáp khó mà chu đáo kỷ lưỡng Hãy suy nghĩ phần việc bạn ủy quyền phần không Cũng cần phải ưu tiên cho cơng tác mà bạn ủy quyền Bạn ủy quyền ? Bài tập : Phần 1.1 Nhận dạng chi tiết tốt có liên quan đến cơng việc bạn Bạn phải đảm bảo liệt kê đầy đủ công tác quan trọng công tác vụ , hàng ngày 1.2 Bạn nghiên cứu danh sách bạn suy nghĩ xem cơng tác ủy quyền, công tác không (chỉ cần đánh dấu gạch chéo cạnh cơng tác dấu chữ thập bên cạnh công tác ủy quyền) Trong làm công việc này, bạn nên tự hỏi câu sau : - Những cơng tác lập lập lại hoài ? - Các chi tiết làm tiêu tốn phần lớn tơi ? - Có khía cạnh mà bỏ qua hay không ? - Những vấn đề nhỏ nhặt mà phải định ? - Những công tác cho phép số nhân viên định ? - Những công tác giúp nhân viên bạn phát triển ? - Những công tác không cần đến lực bạn để giải ? - Những công tác mà số nhân viên có khả làm tốt bạn ? BÀI LÀM : 11 NGHE THUAT LANH DAO CFVG Phần 2.1 Giờ bạn có danh sách cơng việc quan trọng mà bạn cho ủy quyền Bây bạn chăm chút thêm danh sách cách thiết lập thứ tự ưa tiên công tác 2.2 Nghiên cứu công tác mà bạn định ủy quyền Lưu ý yếu tố quan trọng cơng tác, phải hồn thành, có lợi mặt phát triển nhân viên bạn 2.3 Khi bạn hoàn tất việc xếp thứ tự ưa tiên công tác, ghi công việc ưu tiên khoảng chừa trống Kiểm tra bạn đánh giá cao thơng cơng việc Nêu lý giải thích cho cơng tác CƠNG TÁC LÝ DO GIẢI THÍCH Đến bạn nên có danh sách cơng tác mà bạn tin ủy quyền Bạn đảm bảo chúng khơng phải tồn cơng tác tầm thường, vô vị Bạn nhớ lý để ủy quyền để phát triển nhân viên bạn Nói chung khơng có cơng thức tổng qt, nhiên có số cơng tác mà bạn không nên ủy quyền : Đánh giá thành tích cơng tác Xác định hướng quan, tổ chức Kỷ luật nhân viên Động viên nhân viên Giao tiếp với nhân viên Xây dựng đội, nhóm Một trình tự để ủy quyền thành công Để cho ủy quyền thành công, có số nguyên tắc trọng tâm mà nhà quản lý phải tuân thủ Khi lựa chọn công tác để ủy quyền, bạn phải đảm bảo bạn biết rõ chi tiết liên quan đến công tác kết mang lại cho cá nhân / cho quan hồn thành cơng tác Cơng tác thuộc phạm vi trách nhiệm bạn, quan trọng quan bạn ủy quyền Hãy cân nhắc điểm sau :  Cơng việc tầm thường hay đầy thách thức ?  Đó có phải thật cơng tác bạn hợp lẽ bạn ủy quyền ?  Đó công việc tầm thường nhiều thời gian hay thật hội phát triển nhân viên 12 NGHE THUAT LANH DAO CFVG CHUẨN BỊ GẶP GỠ HỢP ĐỒNG GIÁM SÁT KIỂM ĐIỂM Khi bạn lựa chọn công tác để ủy quyền, điều quan trọng bạn phải chuẩn bị để “bàn giao” cho nhân viên Có số điểm bạn cần phải xem xét Bước bạn phải xác định mục tiêu công tác : kết mong đợi Bạn phải có rõ ràng đầu kết mong đợi , tiêu chí để đánh giá thành công công tác Đảm bảo chúng phải có tính thực Bạn phải biết rõ việc hồn thành tốt cơng tác đo lường Xác định khía cạnh đặc thù cơng tác phức tạp Xem xét cẩn thận thời gian dự kiến để thực hồn thành cơng tác Bạn phải đặt định khung thời gian hợp lý Nó thay đổi tùy theo cơng tác kỹ có nhân viên Có thể nhân viên chưa có kinh nghiệm cần trợ giúp giai đoạn đầu, cần cho nhiều thời gian để giúp dễ dàng tiếp cận cơng tác Tìm hiểu liên quan cần thời gian Xác định thời hạn chót để hồn thành cơng tác mức “q lạc quan” khơng hợp lý gây xáo trộn việc hồn thành cơng tác gây thiệt hại cho tinh thần làm việc Ngược lại, thời hạn lâu ảnh hưởng đến lăng suất Chuẩn bị hướng dẫn nguồn lực mà nhân viên ủy quyền cần thiết để hoàn thành công tác Ở điểm này, bạn cần thiết lập khung giới hạn Nguồn lực bao gồm tiền bạc, nhân lực, thiết bị, v.v Bạn cần cân nhắc tiêu chuẩn hồn thành cơng tác Bạn cần cân đối giá trị phát triển công tác người ủy quyền với hiệu kinh tế giá thành cơng tác Cần đạt đến mức độ hợp lý Thật không hợp lý chút hy sinh công tác quan trọng để đánh đổi hội phát triển cỏn Dự kiến lịch theo dõi tình hình để thảo luận với nhân viên ủy quyền tiến hiệu q trình thực cơng tác Một lần nữa, bạn cần phải cân đối mức độ tự thẩm quyền ủy quyền kết mong đợi Cuối cùng, xem xét phương tiện hổ trợ mà bạn cung cấp cho người ủy quyền Thật vô lý ủy quyền công tác mà không hổ trợ người Bạn cần nhớ rằng, để hồn thành tốt cơng tác, nhân viên cần nhiều thẩm quyền có Bạn phải định cần thẩm quyền đến mức độ để hồn thành cơng tác Khi bạn cân nhắc tất điểm đây, tốt bạn đưa hết chúng vào yếu lĩnh công tác (task brief), danh sách liệt kê cách cô đọng chi tiết Tài liệu hữu ích bạn gặp gỡ người ủy quyền lần để thảo luận cơng tác Một ví dụ “Bản tóm lược công tác” Mục tiêu : Thiết kế catalogue cho đơn vị Thời hạn đề nghị : Hoàn thành trước 13/07/2001 Ngày theo dõi đề nghị : - 09/03/2001 - 11/05/2001 13 NGHE THUAT LANH DAO CFVG - 08/06/2001 Nguồn lực có sẳn : Ngân sách 28 triệu đồng 02 trợ lý Thẩm quyền cần thiết : Dùng máy vi tính thiết kế; trợ lý; Thợ chụp ảnh Yêu cầu : Catalogue màu Rõ ràng, dễ đọc Hấp dẫn độc giả đại chúng Khi bạn cân nhắc tất điểm chuẩn bị tóm lược cơng tác, bạn sẵn sàng để định người ủy quyền Trước làm điều bạn ghi nhớ điều quan trọng : thiết bạn không coi bạn chuẩn bị “đinh đóng cột” Một nguyên tắc ủy quyền phát triển nhân viên cách để họ tham gia biết cách hồn thành cơng tác Nếu bạn tỏ cứng nhắc khơng họ tham gia góp ý, bạn có nguy mức sai lầm ủy quyền không hiệu hay đơn “phân phát cơng việc” TĨM TẮT CHUẨN BỊ Chuẩn bị ủy quyền công tác, bạn tự đặt câu hỏi sau :  Mục tiêu cơng tác ?  Kết mong đợi cơng tác ?  Kết đo lường ?  Bạn mong đợi cơng tác hồn thành theo tiêu chuẩn ?  Các khía cạnh đặc biệt liên quan đến công tác ?  Cần thời gian để thực công tác ?  Cần nguồn lực để hồn thành cơng tác ?  Tơi cần phải trợ giúp ?  Cần thẩm quyền mức độ ?  Có cần nhiều người để hồn thành cơng việc hay khơng ?  Tơi có phải chuẩn bị tóm lược cơng tác hay khơng ?  TƠI CÓ CẦN PHẢI LINH ĐỘNG KHI GẶP NGƯỜI ĐƯỢC ỦY QUYỀN HAY KHÔNG ? LỰA CHỌN Bạn suy nghĩ xem người thích hợp để ủy quyền cơng tác Khi định việc này, bạn đừng cho phải nhân viên giỏi việc người mà bạn ln ln tin cậy Có thể người không cần trách nhiệm phương diện phát triển Anh ta chán ngấy việc thứ đổ dồn lên bàn làm việc Dĩ nhiên cần phải có phù hợp người công tác giao, nhiên bạn phải tìm kiếm người thu lợi ích từ kinh nghiệm thực 14 NGHE THUAT LANH DAO CFVG cơng việc Như người nhân viên chưa có kinh nghiệm người tập tểnh nấc thang quản lý, họ cần hội để luân phiên cơng việc tương đương : nhằm có thêm kinh nghiệm lĩnh vực xa lạ Khi định người để ủy quyền, bạn cần cân nhắc hai khía cạnh Đầu tiên, tự hỏi bạn :  Ai làm cơng tác (ai sẵn sàng để ủy quyền) ? Và, khía cạnh thứ hai :  Ai phát triển thực cơng tác ? Hàm ý đằng sau hai câu hỏi việc ủy quyền mang lại lợi ích cho bạn quan Bài tập áp dụng Chọn công tác mà bạn định ủy quyền Bạn soạn tóm lược cơng tác để uỷ quyền cơng việc (bạn thiết kế theo mẫu khác tuỳ ý) Mặc dù biểu mẫu không đề cập hết tất điểm mà bạn phải cân nhắc “giai đoạn chuẩn bị”, đề nghị bạn nên suy nghĩ đến chúng MẪU TĨM LƯỢC CƠNG TÁC Mục tiêu Thời hạn đề nghị Ngày theo dõi đề nghị Nguồn lực có sẵn Thẩm quyền cần thiết Kết cơng việc “Ai làm công tác ?” Khi bạn tự hỏi câu hỏi này, có số điểm cần phải cân nhắc Ví dụ có nhân viên mà bạn cảm thấy cần phải giao trách nhiệm lớn nhân viên mà bạn thấy cần phải thử thách phương diện hay khơng ? Ủy quyền sử dụng để chuẩn bị “thử nghiệm” người mà bạn dự định đề bạt : bạn ủy quyền cho nhân viên thuộc loại hay không ? Bạn xem xét đến tiềm nhân viên mức độ tin tưởng lĩnh vực Nhân viên loại thích hợp cho cơng tác phức tạp khẩn cấp Trong trường hợp kinh nghiệm lực coi trọng nhu cầu phát triển “Ai thu lợi ích mặt phát triển thực công tác !” Giống câu hỏi đây, lựa chọn nhân viên đòi hỏi phải hiểu biết sâu sắc nhân viên bạn Các thơng tin thu thập đánh giá phát triển giám sát Đánh giá phát triển có thể dịp tốt để thảo luận ủy quyền Nhận diện nhân viên mà bạn cho thiếu tự tin yếu lĩnh vực Họ thu lợi ích khơng ? Dĩ nhiên, bạn chọn nhân viên loại này, không nên chọn công tác khó phức tạp lúc ban đầu Hãy bắt đầu cách từ từ Sẽ không phát triển nhân viên bị đẩy vào tình mà có nhiều khả bị thất bại Nếu bạn chọn nhân viên lý này, bạn phải dành nhiều thời gian cho giai đoạn đầu 15 NGHE THUAT LANH DAO CFVG Bạn cần xem xét đến nhân viên yếu kỹ lĩnh vực đặc thù mà họ gặt hái tiến thơng qua việc hồn thành cơng tác hướng dẫn bạn Trong trường hợp rày, tốt bạn bắt đầu cơng tác “có mức đòi hỏi thấp” tiến dần lên Một số điểm khác phạm vi cần xem xét Ví dụ, cơng tác mà bạn muốn ủy quyền đòi hỏi phải giao tiếp với nhân viên phịng ban khác, bạn phải cân nhắc đến yếu tố Khó mà cung cấp danh sách đầy đủ tất điều mà bạn phải suy nghĩ lựa chọn người để ủy quyền Các cơng tác khác có phức tạp, vấn đề yêu cầu khác Điều quan trọng bạn phải lựa chọn cho phù hợp phức tạp yêu cầu đặc biệt công tác với nhu cầu, lực tiềm nhân viên Trong trường hợp lý tưởng, việc uỷ quyền cơng việc thoả mãn mục đích phát triển, nhiên điều lúc thực Tuy nhiên, bạn nhắm mục tiêu ủy quyền cung cấp thêm kinh nghiệm đa dạng, thoả mãn công việc nhằm mục đích động viên, bạn hướng TÓM TẮT LỰA CHỌN  Khi lựa chọn người để ủy quyền, bạn đặt câu hỏi sau :  Ai làm cơng tác ?  Ai phát triển từ cơng tác ?  Ai cần trách nhiệm nhiều ?  Ai cần công việc đầy thách thức ?  Ai làm cơng tác ?  Ai có điểm yếu cải thiện thông qua công tác ?  Ai cần phải củng cố niềm tin ?  Ai sẳn sàng để đề bạt ?  Ai cần phát triển lĩnh vực đặc thù ?  Ai có quan hệ tốt với nhân viên khác ?  Có phải cơng tác khẩn cấp hay khơng ?  CẦN PHẢI CÂN NHẮC GÌ THÊM KHƠNG ? GẶP GỠ Ở giai đoạn bạn gặp gỡ người mà bạn vừa định ủy quyền công tác Đây lúc bạn sử dụng Bản tóm lược công tác Bạn thảo luận công việc kỳ vọng cơng tác Bạn đề cập đến điều kiện tổng quát quan tâm đến lợi ích phát triển cá nhân Cho phép nhân viên tham gia tổ chức công việc ủy quyền Đảm bảo hai bên hiểu rõ nthững vấn đề liên quan đến công tác Bạn giao thẩm quyền tồn cơng việc : nhân viên làm việc hiệu hiểu chịu trách nhiệm toàn phầrl công việc trước nhà quản lý Điều giúp tránh tình trạng đổ thừa khơng hồn thành cơng tác có sai sót Bạn lên trực tiếp giao yếu lĩnh cơng tác Đồng thời bạn cần cung cấp tài liệu khác có ích cho người ủy quyền Giải thích cách tường tận điều bạn mong đợi nơi nhân viên 16 NGHE THUAT LANH DAO CFVG cơng tác Khuyến khích họ đặt câu hỏi đề nghị lúc thảo luận Để cho nhân viên hồn thành tốt cơng tác, điều quan trọng họ phải hiểu rõ việc Bạn nhớ rằng, giai đoạn gặp gỡ hàm ý tham gia bên Cẩn thận giải thích mục tiêu công tác đảm bảo thuyết phục nhân viên cần thiết ích lợi cơng tác Cũng nên giải thích cho người ủy quyền bạn chọn mà người khác Cần tập trung vào lợi ích arth ta quan xuất phát từ cơng việc Giải thích thời hạn mà bạn đặt định cần hỏi xem cần thời gian để giải phóng khỏi công việc khác trước bắt tay vào công việc ủy quyền Thảo luận quyền hạn mà bạn giao phó với mức độ thẩm quyền tự hành động Thông báo cho người ủy quyền biết lúc bạn sẳn sàng cung cấp ý kiến cố vấn hướng dẫn ( thỏa thuận thời gian định kỳ theo dõi tình hình) Giai đoạn chủ yếu giai đoạn thảo luận bạn người ủy quyền Người ủy quyền phải hoàn toàn tham gia vào khoản “thế nào” công tác : công tác tiếng hành làm để đạt kết cuối ? Anh ta người giao trách nhiệm để hồn thành tốt cơng tác phải người phát biểu ý kiến thực Anh ta phải có hội chất vấn bạn để làm rõ vấn đề từ nguồn lực phạm vi thẩm quyền bạn nên khuyến khích việc trao đổi ý kiến hai chiều Nếu công tác quan trọng, người ủy quyền để chuẩn bị chi tiết kế hoạch ý tưởng gặp lại bạn sau để gút lại mà dự định làm Trong nhiều trường hợp có bạn phải gặp lại nhiều lần trước đạt thoả thuận kế hoạch hành động ký hợp đồng TÓM TẮT GẶP GỠ  Khi gặp gỡ người ủy quyền, bạn tự đặt câu hỏi sau :  Tôi thảo luận điều mong đợi / mục tiêu chưa ?  Anh ta có hiểu rõ lợi ích công tác không?  Chúng thảo luận kết mong muốn chưa ?  Chúng tơi có thảo luận thời hạn hồn thành cơng tác chưa ?  Người ủy quyền có hiểu hết điểm ?  Người ủy quyền có biết nguồn lực có sẳn khơng ?  Người ủy quyền có biết phạm vi thẩm quyền đến chừng khơng ?  Bạn có sử dụng tóm lược cơng tác khơng ?  Bạn có gặp gỡ trực diện khơng ?  Bạn có tạo hội cho người ủy quyền chất vấn để làm rõ vấn đề hay không ?  Tơi có nói với người ủy quyền chọn không ?  Chúng có cần gặp lại lần khơng ?  TƠI CÓ TẠO CƠ HỘI CHO NGƯỜI ĐƯỢC ỦY QUYỀN QUYẾT ĐỊNH “LÀM NHƯ THẾ NÀO” KHÔNG ? Sau giai đoạn gặp gỡ , bạn người ủy quyền phải đến thỏa thuận công tác Thỏa thuận hình thức hợp đồng tốt 17 NGHE THUAT LANH DAO CFVG HỢP ĐỒNG Quá trìh ủy quyền có tham gia nhà quản lý nhân viên để đạt thỏa thuận số điểm Đây gọi hợp đồng ủy quyền Để cho việc ủy quyền thành công, cần phải có hợp đồng chặt chẽ nhà quản lý người cộng ủy quyền Cần phải có thỏa thuận số lĩnh vực quan trọng Về tóm tắt điểm thỏa thuận (các) họp trước Hợp đồng không thiết phải bao gồm thỏa thuận công khai việc tiến hành công việc Bạn dễ dàng thêm vào điều bạn cho công tác quan trọng đến mức bạn cần phải biết chi tiết việc tiến hành, giả bạn nghĩ người ủy quyền cần phải giám sát sâu sát chưa có kinh nghiệm Những hạng mục cần đạt thỏa thuận bao gồm : Mơ tả xác chất cơng tác ủy quyền Nói cách khác, điều kiện chi tiết công tác phải mô tả rõ ràng Nhân viên phải nắm rõ điều mong đợi họ phạm vi công việc : Họ chịu trách nhiệm khoản Việc nghiên cứu kỹ lưỡng nhà quản lý hợp đồng chặt chẽ thiết lập hai bên giúp tránh thông hiểu lầm, chán chường ốn hận sau Cũng cần có thỏa thuận nguồn lực có sẵn Kết cần đạt dược Nhà quản lý cần phải cẩn thận phác thảo điều mà ông ta kỳ vọng nhân viên đạt Mặc dù ơng ta chuẩn bị kỹ lưỡng kỳ vọng trước ủy quyền công việc, ông ta nên để khoản linh động để thương lượng thảo luận với nhân viên Đánh giá thành tích nhân viên Các tiêu chí đánh giá việc hồn thành tốt cơng tác phải xác định rõ ràng hiểu đầy đủ Nếu khơng thực điều này, bạn gặp phải trường hợp nhân viên cho cơng tác hồn thành mỹ mãn bạn lại khơng hài lịng với kết đạt Thời gian cho phép Một số khung thời gian hạn định cuối cần đưa vào phần định nghĩa công tác Điều quan trọng nhân viên buộc phải hồn thành cơng việc khoản thời gian cho phép Những thời điểm kiểm tra, giám sát cần thỏa thuận giai đoạn Thẩm quyền cần thiết Nhiều công tác ủy quyền không kèm theo số mức độ quyền hạn Ngay việc triệu tập họp để thảo luận sáng kiến khuyết nghị đòi hỏi mức độ quyền hạn Phạm vi quyền hạn phải xác định rõ ràng từ đầu thông báo tới nhân viên có liên quan Thường xuyên phải xin ý kiến nhà quản lý biểu yếu trình ủy quyền thiếu tin tưởng vào người ủy quyền Thoả thuận thời điểm giám sát Bạn cần phải thỏa thuận số thời điểm q trình thực cơng tác mà bạn gặp người ủy quyền để theo dõi tiến Không nên hỏi câu “Cái làm chưa?” “Anh có anh hướng hay không ?” Thỏa thuận xong tin cậy Sau đạt thỏa thuận bạn phải tin tưởng vào nhân viên làm việc can dự vào thời điểm giám sát thỏa thuận nhân viên cần giúp đở 18 NGHE THUAT LANH DAO CFVG Khi hợp đồng ký xong, người ủy quyền thực kế hoạch để hồn thành cơng tác Như bạn biết, công việc bạn chưa phải chấm dứt TÓM TẮT HỢP ĐỒNG Trong hợp đồng hai bên phải thoả thuận :  Bản chất phạm vi công tác  Kết mong đợi  Người cộng đánh  Thời gian cần thiết để hoàn thành công tác  Thẩm quyền cần thiết THEO DÕI Trong việc can thiệp vào công tác ủy quyền khơng cần thiết việc theo dõi tiến lại cần làm lợi ích hai bên Một hai bên thỏa thuận, thủ tục nên coi chế hổ trợ can thiệp vào lĩnh vực ủy quyền Chúng ta biết ủy quyền phân công công việc : nhà quản lý phát lệnh công việc chờ cho thực Ơng ta khơng thể rủ bỏ trách nhiệm cuối Bạn nhớ rằng, ủy quyền, bạn người chịu trách nhiệm cuối công việc người cộng Chỉ theo dõi thời điểm thỏa thuận Khi bạn ủy quyền công tác bạn nên theo dõi người ủy quyền vào thời điểm thỏa thuận trước q trình thực cơng tác Người ủy quyền cần phải biết chịu trách nhiệm hồn thành cơng tác Bạn cần phải thơng báo cho biết sách thay đổi có ảnh hưởng đến công tác mà thực Bạn cần tỏ quán trình theo dõi Trong giai đoạn bạn cần phải làm nhiều theo dõi tiến triển công việc cách thụ động Lúc sẵn sàng Bạn phải gắn bó với cơng tác người thực Tuy nhiên, việc chủ động tiếp xúc nên từ phía người ủy quyền Nếu yêu cầu trợ giúp lời khuyên bạn phải sẵn sàng Hổ trợ khuyến nghị cần Nhân viên muốn tự việc định, đồng thời, họ cần hổ trợ nhiều cách khác nhau, bao gồm khuyến khích cổ vũ quan tâm sâu sát Cung cấp đủ nguồn lực để hồn thành cơng tác Việc cần suy nghĩ cẩn thận từ đầu Thật không hợp lý chút mong đợi công việc hồn thành tốt mà khơng cung cấp nguồn lực cần thiết, dù nguồn tài lực, vật lực, thời gian nguồn nhân lực Thậm chí từ định ban đầu, bạn “tìm ra” nguồn lực bổ sung trình thực kế hoạch TÓM TẮT THEO DÕI  Chỉ theo dõi thời điểm thỏa thuận 19 NGHE THUAT LANH DAO CFVG  Luôn sẵn sàng  Hỗ trợ giúp đỡ cần thiết  Giao cho nguồn lực đủ để hoạt thành công tác  Luôn động viên cổ vũ Bạn theo dõi để giúp đỡ phát triển nhân viên để bảo đảm công việc tiến hành hướng Sau ủy quyền công tác, bạn không nên giám sát chặt không bỏ mặc để người ủy quyền tự giải vấn đề KIỂM ĐIỂM Bạn cần phải đánh giá thành công công tác, hiệu hoạt động nhân viên hiệu công tác bạn với tư cách người ủy quyền Công tác Kết công việc có đạt mong muốn hay khơng ? Điều mà bạn phải đánh giá mức độ hồn thành cơng việc ? Điều thực tương đối dễ dàng bạn cẩn thận, từ giai đoạn đầu, thiết lập tiêu thỏa thuận kết mong đợi Nếu công tác thoả mãn vượt qua tiêu chí thỏa thuận thành cơng Còn chưa vậy, bạn cần nghiên cứu tìm tịi đào sâu Bạn có giải thích cơng tác đầy đủ chưa ? Bạn có theo dõi thường kỳ hay khơng? Bạn có nhân viên tận tâm, gắn bó hay khơng ? Hoặc giả nhân viên không tuân thủ điều thỏa thuận Nếu lần sau bạn theo dõi sát Bạn nhớ rằng, người ủy quyền thỏa thuận hồn thành cơng tác Anh ta chịu trách nhiệm trước bạn bạn chịu trách nhiệm trước “xếp” bạn Nếu có sai lầm không cố ý, bạn nên xem xét chúng cách lơ gích Xem xét khía cạnh cơng việc cá tính Rà sốt lại phương pháp làm việc sử dụng mà không trích gay gắt Nên cố gắng phê bình xây dựng mà thơi Người ủy quyền Rà sốt lại xem người ủy quyền đáp ứng thách thức Xem xét cách thức arth ta thực cơng việc Anh ta có tâm có óc phán đốn khơng ? Quan trọng rà sốt cơng việc q trình ủy quyền để đảm bảo hiệu cơng cụ phát triển Người ủy quyền có học tập qua việc hồn thành cơng tác hay khơng ? Một số kỹ có nâng cao ? Điểm yếu có đề cập ? Nếu nhân viên cảm thấy thỏa mãn hồn thành cơng tác cơng tác hồn thành tốt đẹp, mục tiêu phát triển coi đạt Bạn nên đặt câu hỏi khơng giúp cho cá nhân mà cịn có ích cho bạn tổ chức, quan Bạn / Quá trình ủy quyền Xem xét bạn thực việc ủy quyền Bạn có cảm thấy thoải mái chấp nhận trách nhiệm cuối công việc hay không ? Bạn có theo bước ủy quyền thành công trở lại cách làm cũ ? Bạn cần phải nhận thức giá trị ủy quyền thân bạn việc gia tăng quỹ thời gian có rthân viên có lực nhiệt tình TĨM TẮT KIỂM ĐIỂM : điểm chủ yếu  Công tác : công tác có hồn thành tốt so sánh với mục tiêu đặt ra, kết mong đợi với tiêu chuẩn thiết lập hay không ? 20 NGHE THUAT LANH DAO CFVG  Người ủy quyền : Anh ta có phát triển qua cơng tác ủy quyền hay khơng ? Anh ta có điều chỉnh khuyết điểm nâng cao kỹ không ?  Bạn / q trình ủy quyền : Bạn có thoải mái với tư cách người ủy quyền không ? Bạn quan có lợi ích khơng ?  BẠN SẼ LÀM GÌ LẦN SAU ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG ỦY QUYỀN ? Đến bạn khảo sát qua hệ thống để ủy quyền thành cơng Có thể nhiều phức tạp liên quan đến nhiều thứ giai đoạn này, nhiên bạn thấy trở nên dể dàng bạn thực nhiều Một bạn quen với ủy quyền hiệu quảvà bắt đầu thấy lợi ích mang lại cho nhân viên bạn, cho quan bạn cho bạn, chuyện trở lên gần tự động Bạn cần duyệt qua giai đoạn để tự nhắc bạn quan trọng mà thơi Cuối cùng, bạn nên có hồ sơ theo dõi chi tiết công tác ủy quyền Trong thực tế bạn ủy quyền người mà vài người nhiều người thông công tác khác diễn giai đoạn khác Bạn theo dõi q trình để biết làm biểu mẫu đơn giản 21 NGHE THUAT LANH DAO CFVG Phần Bài tập Bạn đánh việc ủy quyền ông Đạo trường hợp sau : Ông Đạo bảo nhân viên phải thông báo cho tất điểm bán hàng biết công ty có mặt hàng văn phịng phẩm Ông ta gửi mẫu tin : “Anh lo việc báo cho biết làm xong” Bình luận : Ơng Đạo bảo nhân viên cần phải thông báo cho tất nhà phân phối cơng ty có mặt hàng văn phịng phẩm Ơng Đạo gửi thơng báo nội (memo) đính kèm tài liệu cho nhân viên nêu rõ : “Sao chụp tài liệu sản phẩm tài liệu bán hàng này, đảm bảo chúng phải rõ nét gửi cho điểm bán hàng 02 trước thứ năm tuần tới” Bình luận : Ơng Đạo giải thích cho nhân viên cần phải làm (thơng báo cho tất điểm bán hàng mặt hàng văn phòng phẩm mới) yêu cầu lên kế hoạch thực cho tốt trở lại báo cáo cho ông ta sau tuần lễ Khi anh nhân viên thảo xong kế hoạch, thảo luận với ơng Đạo Bình luận : 22 NGHE THUAT LANH DAO CFVG Bảng câu hỏi Bạn ủy quyền ? TT Nội dung Đúng Tơi khơng muốn ủy quyền tơi làm nhanh Cơng việc dồn đống tơi cơng tác ngồi Tơi q bận khơng có suy nghĩ Tôi luôn phải mang việc nhà Tôi khơng ủy quyền nhân viên tơi học nhiều điểu tơi tơi bị thay Tôi không muốn cho người khác kinh nghiệm mà phải vất vả có Tơi phải hỗn lại cơng việc quan trọng tơi q bận lên khơng thể hồn thành chúng Nhân viên tơi than phiền họ không giao trách nhiệm thảo luận định Tôi biết phải dàrth nhiều thời gian cho công tác lập kế hoạch thưng mà tơi khơng có 10 Nhân viên tơi dường chẳng có tiến làm việc khơng có cải tiến khơng có phát triển Giải đáp : sai sai hoàn toàn Ghi : Bảng đầy đủ gồm khoảng 40-50 câu 23 Sai NGHE THUAT LANH DAO CFVG Nghiên cứu tình CƠNG TY NƯỚC GIẢI KHÁT HẢI HÀ Ơng Hồng Hải chủ kiêm giám đốc công ty tư nhân sản xuất nước giải khát đóng chai có khoảng 100 nhân viên Ở độ tuổi 48, ông người động, giao thiệp rộng, ăn to nói lớn có nhiều tham vọng Ơng làm việc cần cù kiên sống chết với cơng việc kinh doanh Phần lớn nhân viên làm việc cho công ty từ 15 năm lâu ơng Hồng Hải thuộc tên người Trong số bốn trưởng phòng công ty người báo cáo trực tiếp cho ơng Hồng Hải, có ba làm việc cho cơng ty từ ngày thành lập Họ người có lực, có kiến thức làm việc tận tâm Mức lương, nói chung, nhân viên tồn cơng ty thấp so với hãng khác khu vực Nhà xưởng văn phòng làm việc gọn gàng vừa đủ để làm việc Chính văn phịng riêng ơng Hồng Hải khơng khỏi ngoại lệ Ơng Hồng Hải có sổ để đầu giường ngũ mình, để thức giấc đêm với ý tưởng hay, ông ghi lại thực vào sáng ngày hơm sau Ơng giữ chi tiết hồ sơ phịng riêng doanh số bán hàng, sản lượng, sản xuất, chi phí mua sắm, bảo trì bảng biểu đánh giá kết công tác khác Ơng tự hào có hệ thống hồ sơ đầy đủ phòng ban nhà xưởng cơng ty gộp lại Trước ơng Hồng Hải đuổi việc số nhân viên vi phạm nội quy cơng ty, ơng, vài trường hợp, cho người làm việc trở lại vài ngày sau Ơng khơng ngần ngại phê bình nhân viên họ có định mà ơng cho khơng tốt Trong họp, ơng ln nói thẳng điều, không cần úp mở luôn định làm theo ý Cơng ty Hải Hà thành công thương trường Công ty chiếm thị phần quan trọng cạnh tranh với cơng ty lớn gấp nhiều lần Cá tính ơng Hồng Hải phản ánh tính cách cơng ty qua việc trì mối quan hệ gần gũi với thị trường, động, sẵn sàng cạnh tranh linh hoạt Đến hôm, ông Hồng Hải định đến lúc ơng cần phải đa dạng hóa hoạt động kinh doanh mua thành lập thêm công ty khác Để làm điều này, ông nhận thức ông cần phải giảm bớt thời gian làm việc công ty Hải Hà giao lại phần lớn cơng việc mà thân ơng làm cho trưởng phịng Câu hỏi: Điều xảy ơng Hồng Hải bắt đầu thực việc ủy quyền cho trưởng phòng Liệu dự định ơng việc đa dạng hóa hoạt động kinh doanh có thành cơng hay khơng ? Theo Anh / Chị, ơng Hồng Hải cần phải làm để gia tăng hội thành cơng việc đa dạng hóa hoạt động kinh doanh ? Từ câu chuyện ơng Hồng Hải kinh nghiệm thân, bạn rút điều năn cản người lãnh đạo ủy quyền hiệu ? 24 ... : 4) Ủy quyền tối thiểu 5) Khơng ủy quyền Ở hai mức độ này, bản, nhà quản lý lệnh cho rthârl viên phải làm làm thư nào, khơng ủy quyền chút Bây xem xét tác dụng tích cực ủy quyền hiệu Ủy quyền. .. lời biện hộ cho ủy quyền không hiệu quả, thực tế, bạn biết dù bạn phải ủy quyền Trong phần này, chúng tơi nhắc lại lợi ích chủ yếu ủy quyền Ủy quyền giải phóng thời gian bạn Ủy quyền cho phép... lý Ủy quyền nhiều mức độ khác Ủy quyền “phân phối công việc”, “ra mệnh lệnh thị” Khi nói ủy quyền chúng tơi muốn nói đến ủy quyền cách hiệu Nhiều nhà quản lý ngỡ ủy quyền thật họ thối thác cơng