Sử dụng phần mềm bảng tính điện tử Một số khái niệm thao tác với MS Excel Khái niệm & thao tác MS Excel Khởi động Excel Màn hình làm việc Thốt khỏi Excel Khởi tạo bảng tính Địa chỉ, miền cơng thức Các thao tác soạn thảo Các thao tác với tập tin Một số hàm đơn giản 06/28/14 GV: Huỳnh Phước Hải Khởi động Excel Start  Programs  Microsoft Excel Desktop  Microsoft Excel Office Bar  Microsoft Excel 06/28/14 GV: Huỳnh Phước Hải Màn hình làm việc 06/28/14 GV: Huỳnh Phước Hải Các thành phần hình làm việc • • • • • • • • • • • Thanh tiêu đề (Title Bar) Thanh menu (Menu Bar) Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar) Thanh công cụ định dạng (Formating Toolbar) Thanh biên tập cơng thức (Formula Bar) Bảng tính (Sheet) – 256 cột (A Z, AA,AB…IV) – 65536 dòng – Một tập tin (workbook) gồm nhiều bảng tính (sheet) Các cuộn (scroll bars) Thanh trạng thái (status bar) Dòng tên cột (column heading) Cột tên hàng (row heading) … 06/28/14 GV: Huỳnh Phước Hải Thoát khỏi Excel • Sử dụng Menu File – File  Exit • Kích chuột vào biểu tượng đóng ứng dụng góc bên phải hình 06/28/14 GV: Huỳnh Phước Hải Tạo bảng tính số thao tác • Để tạo tập tin (workbook) mới: – File New – Chọn New workbook • Workbook có nhiều trang tính (sheet) Để tạo sheet mới: – Kích chuột phải vào tên sheet (vd: Sheet1), chọn Insert, sau chọn Worksheet • Đặt tên cho trang tính: – Kích chuột phải vào tên trang, chọn Rename – Gõ tên gõ Enter • Bố trí trật tự sheets: Dùng chuột bấm rê tên sheet tới vị trí mong muốn 06/28/14 GV: Huỳnh Phước Hải 4.1 Dịch chuyển trỏ • Con trỏ (Cell pointer) hình chữ nhật trùm quanh đường viền • Di chuyển: Sử dụng phím mũi tên, Page Up, Page Down, Home • Nhấn Ctrl + mũi tên để di chuyển đến ô cuối (đầu tiên) bảng tính theo chiều mũi tên • Gõ F5 gõ địa ô (xem phần sau) • Kích chuột vào 06/28/14 GV: Huỳnh Phước Hải 4.2 Chọn miền, cột, dòng, bảng… • Chọn miền (range) – Bấm rê chuột từ ô bên trái tới ô bên phải vùng (hoặc theo chiều khác) • Chọn dịng/cột – Kích chuột trái tên dịng (cột) để lựa chọn dịng (cột) • Nhấn thêm phím Ctrl chọn để chọn miền rời • Chọn bảng tính – Kích chuột vào giao hàng tên cột cột tên dòng 06/28/14 GV: Huỳnh Phước Hải 4.3 Nhập liệu {1} • Sử dụng bàn phím để nhập liệu cho vị trí trỏ Gõ Enter để hồn tất!!! • Nhập số: – Nhập bình thường – Sử dụng dấu chấm “.” làm dấu phân cách thập phân (Regional setting US) – Sử dụng dấu gạch chéo “/” để nhập phân số – Viết cách phần nguyên phần thập phân để nhập hỗn số 06/28/14 GV: Huỳnh Phước Hải 10 6.1 Sao chép {1} • Chọn miền cần chép (nếu di chuyển trỏ tới đó) • Nhấn Ctrl+C chọn menu Edit Copy • Miền bao HCN nhấp nháy • Di chuyển tới nơi cần chép tới • Nhấn Ctrl+V chọn menu Edit Paste 06/28/14 GV: Huỳnh Phước Hải 21 6.1 Sao chép {2} • Chép chuột – Chọn vùng cần chép – Nhấn Ctrl, di trỏ tới biên vùng đến xuất dấu + cạnh chuột – Bấm rê chuột để kéo vùng cần chép sang vị trí khác thả chuột • Chép tới hàng/cột liền kề: – Di chuột tới góc bên phải vùng chọn tới chuột chuyển thành dấu cộng (+) – Bấm rê để chép tới ô liên tiếp hàng (cột) 06/28/14 GV: Huỳnh Phước Hải 22 6.2 Chuyển • Chọn miền cần chuyển (nếu di chuyển trỏ tới đó) • Nhấn Ctrl+X chọn menu Edit Cut • Miền bao HCN nhấp nháy • Di chuyển tới nơi cần chép tới • Nhấn Ctrl+V chọn menu Edit Paste 06/28/14 GV: Huỳnh Phước Hải 23 6.3 Sửa xóa liệu • Sửa: – Di chuyển trỏ tới cần sửa – Nhấn phím F2 kích đúp chuột trái – Sửa nội dung – Nhấn Enter • Xóa liệu: – Chọn miền cần xố – Nhấn phím Delete để xố liệu (các khơng bị xoá) 06/28/14 GV: Huỳnh Phước Hải 24 6.4 Bỏ miền chèn • Bỏ miền: – Chọn miền cần bỏ – Chọn menu Edit Delete… – Shift cells left: Đẩy sang trái – Shift cells up: Đẩy ô lên – Entire row: Xố tồn hàng – Entire column: Xố tồn cột • Chèn ơ: Chọn menu Insert – Cells: Chèn ô – Columns: Chèn cột vào bên trái cột thời – Rows: Chèn hàng lên phía hàng thời 06/28/14 GV: Huỳnh Phước Hải 25 6.5 Dán đặc biệt • • Thực động tác (Ctrl+C) Chọn Edit Paste Special – – – – – All: Dán toàn Formulas: Chỉ dán công thức Values: Chỉ dán giá trị … Operation: Lấy liệu vùng bị dán đè thực phép tốn với liệu dán vào • Chọn OK để chấp nhận dán 06/28/14 GV: Huỳnh Phước Hải 26 6.6 Undo Redo • Undo – – Tác dụng: Huỷ bỏ thao tác vừa làm trước Cách làm: Nhấn Ctrl+Z chọn Edit Undo… • Redo – Tác dụng: Lặp lại thao tác vừa làm trước – Cách làm: Nhấn Ctrl+Y chọn Edit Redo… 06/28/14 GV: Huỳnh Phước Hải 27 Các thao tác với tệp • Tệp Excel có phần mở rộng “xls” • Các thao tác với tệp – Tạo tệp – Mở tệp có – Ghi tệp – Ghi tệp với tên khác – Ghi tệp với kiểu khác – Đóng tệp 06/28/14 GV: Huỳnh Phước Hải 28 7.1 Tạo tệp Chọn menu File  New Kích chuột vào nút New công cụ chuẩn Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N 06/28/14 GV: Huỳnh Phước Hải 29 7.2 Mở tệp có đĩa File  Open Kích chuột vào nút Open cơng cụ chuẩn Ctrl + O • Sau đó: – Chọn thư mục – Nhấn chuột chọn tệp – Nhấn Open 06/28/14 GV: Huỳnh Phước Hải 30 7.3 Ghi tệp • File  Save (Ctrl + S, biểu tượng đĩa mềm cơng cụ) • Sau đó: – Chọn thư mục – Gõ tên tệp – Gõ Enter nhấn Save 06/28/14 GV: Huỳnh Phước Hải 31 7.4 Ghi tệp với tên khác • File  Save As • Sau đó: – Gõ tên khác cho tệp – Gõ Enter nhấn Save • Kết quả: – Excel ghi tệp hành sang tệp – Tệp mở thay tệp cũ • Sử dụng muốn tạo phiên để sửa chữa mà không ảnh hưởng đến tệp cũ 06/28/14 GV: Huỳnh Phước Hải 32 7.4 Ghi tệp với kiểu khác • File  Save As, sau đó: – Gõ tên tệp – Chọn kiểu tệp mục Save as type • • • *.HTML: trang web *.DBF: sở liệu dBASE, … • Kết quả: – Excel ghi tệp hành sang tệp có kiểu chọn – Tệp mở thay tệp cũ • Sử dụng muốn xuất liệu sang dạng khác 06/28/14 GV: Huỳnh Phước Hải 33 7.5 Đóng tệp • File  Close, • Kích chuột vào nút đóng cửa sổ tệp, hoặc: • Gõ Ctrl + F4 • Kết quả: – Tệp soạn thảo đóng – Excel tệp khác mở 06/28/14 GV: Huỳnh Phước Hải 34 Một số hàm đơn giản • • • • • • SUM (miền) – Tính tổng số miền – Ví dụ: SUM(A1:A5); SUM(số_ngày_thuê) AVERAGE (miền) – Tính trung bình số miền – Ví dụ: AVERAGE(B2:E10) MAX(miền): Giá trị lớn miền MIN(miền): Giá trị nhỏ miền COUNT(miền): Số ô chứa số miền IF(điều_kiện, giá_trị_1, giá_trị_2): – Nếu điều_kiện đúng, trả giá_trị_1 – Nếu điều_kiện sai, trả giá_trị_2 – Các lệnh IF lồng 06/28/14 GV: Huỳnh Phước Hải 35 .. .Khái niệm & thao tác MS Excel Khởi động Excel Màn hình làm việc Thốt khỏi Excel Khởi tạo bảng tính Địa chỉ, miền cơng thức Các thao tác soạn thảo Các thao tác với tập tin Một số hàm đơn... Phước Hải Thoát khỏi Excel • Sử dụng Menu File – File  Exit • Kích chuột vào biểu tượng đóng ứng dụng góc bên phải hình 06/28/14 GV: Huỳnh Phước Hải Tạo bảng tính số thao tác • Để tạo tập tin... GV: Huỳnh Phước Hải 27 Các thao tác với tệp • Tệp Excel có phần mở rộng “xls” • Các thao tác với tệp – Tạo tệp – Mở tệp có – Ghi tệp – Ghi tệp với tên khác – Ghi tệp với kiểu khác – Đóng tệp 06/28/14