Đang tải... (xem toàn văn)
Lập tiến trình thu thập phân tích dự án, các thông tin một cách liên tục và hệ thống nhằm mục đính kiểm soát và ra quyết định dự án. Cần có sự nối kết giữa các văn bản,các tổ chức khác nhau để có thể đạt được hiệu quả cao.
Giám sát hệ thống giám sát Xây dựng số đo lường việc thực Khung theo dõi kết ĐỊNH NGHIÃ GIÁM SÁT (Define Monitoring) Là tiến trình thu thập, phân tích sử dụng thông tin cách liên tục có hệ thống nhằm mục đích kiểm soát định quản lý Là loạt quy trình/thủ tục mà qua thông tin yêu cầu truyền phạm vi tổ chức tới cấp quản lý khác để hổ trợ cho việc định Một hệ thống giám sát thiết lập để nối kết vài tổ chức với HỆ THỐNG GIÁM SÁT CÁC BỘ PHẬN CƠ BẢN CUẢ HỆ THỐNG GIÁM SÁT Bộ phận cung cấp liệu Bộ phận có chức thu thập thông tin,điền nộp thông tin thông qua biểu mẫu giám sát Bộ phận xử lý liệu Chức cuả phận thiết kế, phân phối tập hợp biểu mẫu dùng cho giám sát đánh giá, sau tiến hành xử lý liệu thu thập thành thông tin thích hợp báo cáo Bộ phận sử dụng liệu Bộ phận sử dụng liệu thông tin báo cáo để đánh giá, định để quản lý Lý giám sát Cung cấp thông tin quản lý xác lúc để định kiểm soát Số lượng chất lượng cuả đầu Nguồn nhân lực Thời gian Vật lực Tài GIÁM SÁT TIẾN TRÌNH DỰ ÁN: NỘI DUNG Tiến trình dự án Tiến trình thực tế kế hoạch ? Sự chậm trễ, nguyên nhân hành động điều chỉnh Dự báo thời gian hoàn thành dự án Kiểm soát chi phí Thực chi thực tế kế hoạch Vượt (dưới mức) chi phí kế hoạch, nguyên nhân hành động điều chỉnh Dự báo chi phí hoàn thành thực tế Kiểm soát chất lượng kết thực Chất lượng thực tế kế hoạch, đặc điểm tiêu chuẩn công việc kết Các vấn đề chất lượng, nguyên nhân, hành động đề nghị Tiên liệu vấn đề khác? Đề nghị hành động điều chỉnh? Các thước đo để cải tiến kết thực dự án NÊN GIÁM SÁT CÁI GÌ ? Các nguồn lực : – Sự huy động – Việc sử dụng – Những vấn đề tiên đoán theo dõi Các hoạt động – Khối lượng hoạt động dự án (với mô ta)û – Tiến trình hoạt động (với thời hạn điểm mốc chủ yếu) – Những vấn đề tiên đoán theo dõi NÊN GIÁM SÁT CÁI GÌ ? Kết – Khối lượng thời hạn kết cụ thể kết cuối (với mô tả) – Mục tiêu đạt – Chất lượng đặc điểm – Những vấn đề tiên đoán theo dõi Những khác : – Kết thực nổ lực đội dự án – Các số thành mục tiêu dự án – Sự nhận thức ủng hộ thành viên có liên quan – Những tác động tiềm ẩn khả chống đỡ – Những vấn đề tiên đoán theo dõi TẦM QUAN TRỌNG CUẢ GIÁM SÁT Bằng chứng thực Sự hiểu biết có tổ chức Minh bạch Chức phản hồi Cố vấn sách Điều phối Chỉ báo công cụ quản lý Chỉ báo “một biến số dùng để đánh giá mức thay đổi cuả tượng hay quy trình” Chỉ báo yếu tố chứa đựng tất thông tin cần cung cấp cho công tác quản lý dạng số 10 KIỂM SOÁT DỰ ÁN TRUYỀN THỐNG Thiết lập kế toán chi phí (cho nhóm gói công việc riêng lẽ WBS) bao gồm : Sự mô tả công việc, trách nhiệm cá nhân, ngân sách nguồn lực khác phân bổ Các kế toán chi phí quản lý giám sát cách riêng lẽ Các công việc kế toán chi phí lập tiến độ sơ đồ Gantt, ngân sách dự kiến tương ứng theo thời gian, cung cấp sở (baseline) cho việc kiểm soát Tiến độ kiểm soát cách theo dõi tiến trình so sánh với lịch trình ban đầu Chi phí kiểm soát việc phân tích sai lệch chi phí so sánh chi phí thực tế chi phí kế hoạch Bất lợi : Trong quản lý dự án, phân tích sai lệch chi phí tự không đầy đủ không công việc hoàn thành chi phí tương lai 28 KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRUYỀN THỐNG Nhiệm Tháng Tháng vụ CP dự tính 150 Tháng Tháng Tháng Tháng Ngân sách 150 (100%) CP thực tế 120 CP dự tính 150 (100%) CP thực tế 150 CP dự tính 150 (75%) CP thực tế 150 CP dự tính CP thực tế 150 200 100 Tổng cộng 600 29 KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN SỬ DỤNG GIÁ TRỊ THU ĐƯC Nhiệm Tháng Tháng vụ CP dự tính 150 (100%) CP thực tế 120 Giá trị thu 150(100%) Tháng Tháng Tháng Tháng Ngân sách CP dự tính 150 (100%) 150 CP thực tế 150 Giá trị thu 50(33%) CP dự tính 150 (75%) CP thực tế 150 Giá trị thu 170(85%) 150 200 CP dự tính CP thực tế Giá trị thu 100 Tổng cộng 600 30 GIÁ TRỊ THU ĐƯC (Earned Value) Là phát triển PERT/Chi phí tiêu chuẩn C/SCSC (Cost/Schedule Control System Criteria) Là công cụ phối hợp hoạch định kiểm soát Là công cụ để theo dõi tiến trình chi phí thời gian dự án 31 CÁC THUẬT NGỮ CƠ BẢN BCWS (Budgeted Cost of the Work Scheduled) ACWP (ActualCost of the Work Performed) BCWP (Budgeted Cost of the Work Performed) SV (Schedule Variance) CV (Cost Variance) BAC (Budgeted at Completion) FCAC (Forecast Cost at Copletion) FCTC (Forecast Cost To Complete project) 32 KẾ HOẠCH GIÁ TRỊ THU ĐƯC (Earned Value Plan) BAC : Ngân sách dự tính cho việc hoàn thành toàn công việc BCWS : Chi phí dự tính cuả công việc cụ thể theo tiến độ thời điểm cho trước (đơn giản : Giá trị công việc theo kế hoạch) BCWS = BAC * %công việc hoạch định thời điểm xem xét 33 THỰC TRẠNG GIÁ TRỊ THU ĐƯC (Earned Value Status) BCWP : Chi phí (hoặc giá trị) dự tính cuả công việc thực thời điểm Còn gọi Giá trị thu BCWP = BAC * PC PC : % công việc làm thời điểm xem xét ACWP : Chi phí thực tế công việc thực thời điểm 34 PHÂN TÍCH THÀNH QUẢ (1) (Performance Analysis) Sai lệch tiến độ : SV = BCWP – BCWS SV > Vượt tiến độ SV = Đúng tiến độ SV < Chậm tiến độ Sai lệch chi phí : CV = BCWP – ACWP CV > Không vượt chi phí CV = Đúng chi phí CV < Vượt chi phí 35 PHÂN TÍCH THÀNH QUẢ (2) (Performance Analysis) Sai lệch thời gian – TV (Time Variance) Chỉ mức độ sớm hay trễ dự án so với kế hoạch TV = SD – BCSP SD (Status Date) : Ngày xem xét BCSP (Budgeted Cost of the Schedule Performed) thời hạn mà BCWS = BCWP Sai lệch kế toán – AV (Accounting Variance) Là khác biệt chi tiêu theo kế hoạch chi tiêu thực tế công việc AV = BCWS – ACWP (AV > Chí phí kế hoạch lớn chi tiêu thực tế) 36 CÁC CHỈ SỐ THÀNH QUẢ (Performance Indices) Chỉ số thành tiến độ – SPI SPI = BCWP/ BCWS (Schedule Performance Index) Chæ số thành chi phí - CPI CPI = BCWP/ACWP (Schedule Performance Index) Khi SPI CPI lớn cho thấy công việc thực vượt tiến độ mức ngân sách; SPI CPI nhỏ ngược lại 37 DỰ BÁO THÀNH QUẢ CHI PHÍ TƯƠNG LAI (Forecasting Future Cost Performance) Dự báo chi phí hoàn thành cho toàn dự án (FCAC) FCAC = BAC / CPI Lưu ý FCAC tính toán cách ngoại suy xu hướng kết đạt tử thời điểm xem xét đến kết thúc dự án Giả định suất tiếp tục trì tỷ lệ kết thúc dự án Dự báo chi phí để hoàn thành phần việc lại dự án (FCTC) FCTC = (BAC - BCWP)/CPI 38 KIỂM SOÁT DỰ ÁN THEO GIÁ TRỊ THU ĐƯC Ước lượng giá trị thu (BCWP) BCWP = BCWS * PC Trong thực tế, làm để ước lượng PC cho toàn dự án? Các hoạt động dự án có mức độ hoàn thành khác Khó lượng hoá PC cho toàn trạng dự án gây tranh cải việc đánh giá mục tiêu dự án phức tạp không Giải việc sử dụng mô hình giá trị thu tích luỹ (Bảng báo cáo kết giá trị thu được) để thấy toàn cảnh dự án 39 BẢNG BÁO CÁO KẾT QUẢ GIÁ TRỊ THU ĐƯC Hoạt BAC BCWS PC BCWP Tình trạng động A $100 $100 100% $100 Đúng thời gian B $400 $400 75% $300 Chậm tiến độ C $1200 $800 90% $1080 Vượt tiến độ Tổng cộng $1.300 $1.480 40 BÁO CÁO GIÁ TRỊ THU ĐƯC Báo cáo theo dạng bảng thấy toàn thực trạng dự án nhanh Báo cáo nên cách rõ ràng hoạt động thuộc trách nhiệm phận chức Các báo cáo sử dụng kỹ thuật quản lý theo kỳ vọng để nhận dạng khu vực có vấn đề Xác định dấu hiệu sai lệch để có hướng xử lý quản lý 41 Chúc bạn thành công 42 ... khả tác động hoạt động dự án hiểu biết mục tiêu mục đích dự án Đánh giá dự án chức quan trọng dự án phát triển mà có kết mục tiêu không hữu hình 19 ĐÁNH GIÁ SO VỚI GIÁM SÁT Một kiện có tính... LOẠI ĐÁNH GIÁ (Types of Evaluation) Kết thúc dự án, đánh giá cuối đánh giá tác động Kết cuả việc đánh giá sử dụng để đưa đề nghị có tính chất hệ thống cho giai đoạn cuả dự án cho dự án Đánh... THỐNG Nhiệm Tháng Tháng vụ CP dự tính 150 Tháng Tháng Tháng Tháng Ngân sách 150 (100%) CP thực tế 120 CP dự tính 150 (100%) CP thực tế 150 CP dự tính 150 (75%) CP thực tế 150 CP dự tính CP thực