Ứng dụng công nghệ thông tin trong đấu thầu cung ứng thuốc Chủ nhiệm đề tài: DSCKI. Hoàng Văn Hảo Cơ quan chủ trì: Sở Y tế Nghệ An I. ĐẶT VẤN ĐỀ Trước năm 2005, việc cung ứng, sử dụng thuốc và quản lý giá thuốc trong các cơ sở khám chữa bệnh trên toàn quốc diễn ra phức tạp, thuốc cung ứng vào bệnh viện chủ yếu theo hình thức chỉ định thầu hoặc tự mua sắm không đúng luật. Do đó, giá thuốc cung ứng thường cao hơn 10-20% so với giá thực. Tác động của cơ chế thị trường đã làm cho công tác quản lý cung ứng, sử dụng thuốc vốn đã nhạy cảm lại càng trở nên thiếu minh bạch ở nhiều khâu. Ngày 16/4/2004, Bộ Y tế ban hành Chỉ thị số 05/2004/CT-BYT về việc chấn chỉnh công tác cung ứng, sử dụng thuốc trong bệnh viện, trong đó nói rõ: “Giám đốc bệnh viện có trách nhiệm tổ chức đấu thầu mua thuốc chữa bệnh theo quy định của pháp luật” và “Sở Y tế có trách nhiệm hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra việc đấu thầu mua thuốc tại các bệnh viện trực thuộc Sở Y tế, tổ chức thanh tra, kiểm tra việc đấu thầu thuốc”. Sở Y tế Nghệ An đã tiến hành các phương thức đấu thầu phù hợp để cung ứng thuốc, vật tư y tế tiêu hao. Từ năm 2005-2009, nhiều mô hình đấu thầu thuốc đã được thực hiện. Đặc điểm chung của các mô hình này là thời gian chấm thầu kéo dài, ảnh hưởng đến tiến độ cung ứng thuốc cho các cơ sở khám chữa bệnh. Nguyên nhân cơ bản là chưa có một hệ thống phần mềm chấm thầu tốt, có tính ổn định, dễ sử dụng. Việc xây dựng một phần mềm có được các đặc tính đó là một Yêu cầu cấp thiết. Trên cơ sở đó, Sở Y tế Nghệ An đã tiến hành triển khai đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong đấu thầu cung ứng thuốc”. II. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 1. Tính năng kỹ thuật của hệ thống phần mềm 1.1. Cấu trúc hệ thống Hệ thống quản lý đấu thầu thuốc được chia làm hai modul: modul quản lý đấu thầu và chấm thầu và modul kê khai dữ liệu đấu thầu. Modul kê khai dữ liệu đấu thầu được thiết kế để chạy trên các máy đơn, phần này ban tổ chức thầu cấp cho các nhà thầu tham dự để kê khai các thông tin dự thầu, xuất file dự thầu và file biểu giá chào hàng. Modul quản lý đấu thầu và chấm thầu có chức năng quản lý các công việc liên quan đến việc tổ chức thầu và thực hiện việc chấm thầu để chọn ra các mặt hàng trúng thầu. Modul này được xây dựng theo mô hình “khách - chủ”, trong đó máy chủ chứa cơ sở dữ liệu (CSDL) của đợt thầu, có thể chỉ một máy sử dụng đơn hoặc nhiều máy làm việc đồng thời. Trong trường hợp nhiều máy đồng thời sử dụng (trong cùng một mạng LAN), số lượng người kết nối tại một thời điểm chỉ phụ thuộc vào khả năng của cổng kết nối trên máy chủ. 1.2. Cơ sở dữ liệu Để phục vụ cho công tác chấm thầu cũng như quản lý người sử dụng, các loại dữ liệu được lưu trữ trong hệ thống bao gồm: - Thông tin đợt thầu. - Thông tin các gói thầu và danh mục thuốc thuộc gói thầu đó. - Các tiêu chí đánh giá cho gói thầu và cho nhà thầu. - Danh sách các nhà thầu tham gia, danh mục thuốc tham gia thầu của các nhà thầu. - Công thức tính giá đánh giá. - Dữ liệu người dùng, nhóm người dùng và danh sách quyền sử dụng hệ thống. 1.3. Hệ thống phần mềm a. Modul kê khai dữ liệu thầu Modul này là công cụ để các nhà thầu khai báo dữ liệu về nhà thầu và dữ liệu về các mặt hàng tham gia đấu thầu. Các giao diện của modul này tương đối đơn giản và thân thiện với người sử dụng, tạo sự thuận tiện cho các nhà thầu kê khai dữ liệu. Modul cung cấp cho nhà thầu các nhóm chức năng chính: - Chức năng khai báo thông tin nhà thầu; - Xuất file dự thầu, cung cấp công cụ để nhà thầu xuất các thông tin đã kê khai ra file dự thầu (file Excel) để gửi cho ban tổ chức thầu; - Xuất biểu giá chào hàng, các dữ liệu kê khai sẽ được xuất theo định dạng báo cáo ra file Excel. Nhà thầu có thể sử dụng file này để in biểu giá chào hàng gửi cho ban tổ chức thầu kèm theo file dự thầu; - Thay đổi thông tin mời thầu: việc thay đổi thông tin mời thầu cho các lần tổ chức đấu thầu khác nhau là một yêu cầu tất yếu. Chức năng này cho phép ban tổ chức thầu cơ động trong việc cập nhật thông tin các gói thầu và danh mục thuốc mời thầu cho các đợt đấu thầu khác nhau mà không phải thay đổi phần mềm. b. Modul quản lý đấu thầu và chấm thầu Modul này là công cụ để ban tổ chức thầu chuẩn bị các công việc cần thiết trong đợt thầu và thực hiện việc chấm thầu. Modul bao gồm các nhóm chức năng chính sau: - Chuẩn bị thầu: nhóm chức năng này đảm nhận các công việc: chuẩn bị các thông tin cần thiết cho việc tạo file mời thầu và chấm thầu như nhập thông tin đợt thầu, nhật thông tin gói thầu, danh mục thuốc mời thầu, cấu hình các gói thầu, các tiêu chí đánh giá gói thầu, các tiêu chí đánh giá nhà thầu và công thức tính giá đánh giá. Nhóm chức năng cũng đảm nhận việc bán hồ sơ mời thầu. - Nhóm chức năng chấm thầu được bắt đầu sử dụng sau khi các nhà thầu đã nạp file và hồ sơ dự thầu và được sử dụng cho đến khi kết thúc đợt thầu. - Nhóm chức năng thống kê - báo cáo: thống kê và báo cáo các thông tin liên quan đến đợt thầu. - Nhóm chức năng quản lý hệ thống thực hiện các công việc: cấu hình thông tin về CSDL, quản lý các thông tin về người dùng và nhóm người dùng, phân quyền sử dụng hệ thống, thực hiện sao lưu dự phòng và phục hồi dữ liệu. 2. Đối tượng áp dụng và khả năng áp dụng Đối tượng áp dụng hệ thống phần mềm chấm thầu thuốc là các thành viên của tổ chuyên gia đấu thầu, tổ tư vấn thẩm định của Hội đồng đấu thầu thuốc Sở Y tế Nghệ An và các nhà thầu tham dự đấu thầu cung ứng thuốc trên địa bàn tỉnh. Đối với các nhà thầu tham dự đấu thầu, phần mềm nhập dữ liệu của hệ thống là công cụ để nhà thầu khai báo các tiêu chí kỹ thuật, đơn giá dự thầu của từng mặt hàng mà nhà thầu tham gia. Sau khi đã nhập đầy đủ nội dung, phần mềm nhập dữ liệu cũng sẽ là công cụ cho phép nhà thầu tạo biểu giá chào hàng và file dữ liệu dự thầu trên cơ sở nội dung đã nhập. Đối với các thành viên tổ chuyên gia đấu thầu, phần mềm đánh giá dữ liệu đấu thầu là công cụ để cập nhật tất cả dữ liệu có trong file dữ liệu dự thầu của các nhà thầu, phân tích các dữ liệu đó và đưa ra kết quả trúng thầu. Phần mềm cũng là công cụ để đưa ra các thông tin báo cáo như số mặt hàng không trúng thầu do không có nhà thầu chào hàng, do vượt giá trần thẩm định, do chào không đúng yêu cầu của chủ đầu tư. Phần mềm này giúp xuất dữ liệu để lưu giữ trong thời gian dài phục vụ cho quá trình nghiên cứu, thanh tra, kiểm tra sau này. Đối với các thành viên tổ tư vấn thẩm định, phần mềm đánh giá dữ liệu đấu thầu là công cụ để kiểm tra, thẩm định lại kết quả đề nghị xét trúng thầu mà tổ chuyên gia đấu thầu đưa ra. Hiện nay, công tác đấu thầu cung ứng thuốc đang được triển khai tại hầu hết các tỉnh thành trong cả nước, trong khi chưa có địa phương nào áp dụng một phần mềm chấm thầu thực sự. Phần mềm chấm thầu do Sở Y tế Nghệ An xây dựng thành công chắc chắn sẽ được nhiều Hội đồng đấu thầu tại các địa phương khác đề nghị áp dụng. Việc nhân rộng ứng dụng phần mềm chấm thầu có tính khả thi cao, góp phần tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian đấu thầu tại các địa phương và đem lại hiệu quả lớn trong đấu thầu cung ứng thuốc trên toàn quốc. III. KẾT LUẬN Hệ thống phần mềm đấu thầu cung ứng thuốc có đầy đủ chức năng đáp ứng yêu cầu về cập nhật, sửa đổi, hiệu chỉnh, xử lý dữ liệu đấu thầu, từ đó đưa ra kết quả trúng thầu. Hệ thống dễ sử dụng, giao diện tiếng Việt, linh hoạt, có tính mở, không đòi hỏi cao về phần cứng, có thể triển khai rộng rãi đấu thầu cung ứng thuốc ở tuyến cơ sở, tuyến tỉnh, tuyến trung ương, giúp tiết kiệm chi phí, thời gian trong đấu thầu thuốc./. . Ứng dụng công nghệ thông tin trong đấu thầu cung ứng thuốc Chủ nhiệm đề tài: DSCKI. Hoàng Văn Hảo Cơ quan chủ trì: Sở Y tế Nghệ An I. ĐẶT VẤN ĐỀ Trước năm 2005, việc cung ứng, sử dụng thuốc. Ứng dụng công nghệ thông tin trong đấu thầu cung ứng thuốc . II. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 1. Tính năng kỹ thuật của hệ thống phần mềm 1.1. Cấu trúc hệ thống Hệ thống quản lý đấu thầu thuốc được. bị thầu: nhóm chức năng này đảm nhận các công việc: chuẩn bị các thông tin cần thiết cho việc tạo file mời thầu và chấm thầu như nhập thông tin đợt thầu, nhật thông tin gói thầu, danh mục thuốc