Đồ án tốt nghiệp Mục lục SV: Mai Văn Duy Lớp: CNT45ĐH Đồ án tốt nghiệp LỜI NÓI ĐẦU Quản lý hàng hóa vật tư việc quan trọng có ý nghĩa định đến phát triển công ty Trong điều kiện kinh tế thị trường cạnh tranh đòi hỏi nhà quản lý phải có thơng tin xác nắm bắt thơng tin kịp thời vật tư đơn vị mình…, từ đưa kế hoạch, định chiến lược kinh doanh hợp lý, để nhằm giảm chi phí, giảm thất thốt, nâng cao hiệu hoạt động cơng ty, có nhiều hội phát triển Để làm điều này, việc ứng dụng Tin học hóa vào vấn đề quản lý cần thiết Trước chưa có phần mềm cơng việc quản lý gặp nhiều khó khăn địi hỏi phải có lượng nhân lực lớn mà hiệu khơng cao, ta muốn tìm kiếm tra cứu thơng tin nhiều thời gian, tất thơng qua giấy tờ Giờ nhờ có phần mềm quản lý, tin học hóa thao tác thủ công mà việc làm việc công ty trở nên thuận lợi khơng phải thấy phịng tủ đầy hồ sơ chứng từ hóa đơn, cặp tài liệu có nhãn làm chốc lát có vài giây truy cập thông tin Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Bình Mình cơng ty chun cung cấp vật liệu xây dựng, đồ gia dụng, đồ trang trí, đồ điện… mà phần lớn cơng việc quản lý vật tư công ty thao tác thủ cơng Chính lý nên em chọn đề tài “Quản lý thiết bị vật tư” làm đồ án tốt nghiệp mình, nhằm hy vọng phần mềm đem lại hiệu tốt công việc quản lý vật tư Đồ án tốt nghiệp hội cho em tiếp xúc thực tế, áp dụng, tổng hợp lại kiến thức mà học được, đồng thời rút kinh nghiệm thực tế quý giá suốt trình làm đồ án tốt nghiệp Trong suốt trình làm đồ án tốt nghiệp giúp đỡ, bảo tận tình Th.S Nguyễn Thế Cường, KS Nguyễn Xuân Hưng cô SV: Mai Văn Duy Lớp: CNT45ĐH Đồ án tốt nghiệp phịng ban cơng ty giúp đỡ em hoàn thành tốt đồ án cách thuận lợi gặt hái số kết khả quan, em xin chân thành cảm ơn công lao dạy dỗ Thầy Cô khoa Công nghệ thông tin Trường đại học Hàng hải, tận tình dạy dỗ bảo em suốt năm học nghiên cứu vừa qua; xin cảm ơn gia đình tạo điều kiện cho học tập để có ngày hơm nay; cảm ơn tất bạn lớp giúp đỡ suốt trình học tập Bên cạnh kết đạt khơng thể tránh thiếu sót hạn chế đồ án, mong nhận góp ý Thầy Cơ bạn bè Hải Phịng, tháng 10 năm 2008 Sinh viên thực Mai Văn Duy SV: Mai Văn Duy Lớp: CNT45ĐH Đồ án tốt nghiệp Chương KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ TẠI CÔNG TY 1.1 GIỚI THIỆU CƠNG TY TNHH BÌNH MINH  Cơng ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Bình Mình đại lý cấp thức cơng ty sơn ORANGES CO.LTD ( công ty vốn 100% nước ngồi, trụ sở chính: Lơ co2_ khu Cơng nghiệp Đức Hịa 1, Ấp 5, xã Đức Hịa Đơng, huyện Đức Hịa, tỉnh Long An ) thuộc tập đồn Asia leader international investment, chuyên cung cấp loại sơn lót, sơn bột, sơn nội thất, sơn ngoại thất., vật tư, nguyên vật liệu lĩnh vực xây dựng, điện nước, đồ dùng thông dụng  Công ty thành lập vào 5/3/2003  Giám đốc: Bùi Văn Minh  Trụ sở chính: Đường 10_ Đơng Sơn_ Thủy Nguyên_ Hải Phòng  Liên hệ: ĐT: (031) 573224 * DĐ: 0904 482851  Cơng ty có tổng số 20 nhân viên Trong có giám đốc, phó giám đốc, kế tốn, thủ kho, nhân viên bảo vệ, nhân viên bán hàng cịn lại cơng nhân, đặc biệt cơng ty Bình Minh có đội tư vấn, đội ngũ thi cơng có tay nghề cao lĩnh vực pha chế sơn màu  Lĩnh vực kinh doanh công ty bao gồm: Vật liệu xây dựng, vật liệu trang trí, đồ dùng gia dụng, đồ điện, đồ nhựa  Mục tiêu chiến lược kinh doanh công ty đặt ra: Luôn đối tác đáng tin cậy khách hàng, trở thành nhà cung cấp địa bàn Thành phố Hải phòng vùng tỉnh lân cận lĩnh vực kinh doanh mình, phân phối sản phẩm đến tận tay người tiêu dùng với giá rẻ với chất lượng tốt Phát triển thành cơng ty lớn có uy tín thương hiệu thi trường SV: Mai Văn Duy Lớp: CNT45ĐH Đồ án tốt nghiệp 1.2 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC KẾ TỐN THỦ KHO NV BÁN HÀNG KINH DOANH SẢN PHẨM TỔNG HỢP SỔ SÁCH NHẬP NGUYÊN VẬT LIỆU TIẾP THỊ KHÁCH HÀNG KHAI THÁC THỊ TRƯỜNG THANH TOÁN LƯƠNG XUẤT NGUYÊN VẬT LIỆU BÁN HÀNG THỰC HIỆN GIAO DỊCH BÁO CÁO THUẾ BÁO CÁO KHO SV: Mai Văn Duy Lớp: CNT45ĐH Đồ án tốt nghiệp 1.3 MỤC ĐÍCH U CẦU BÀI TỐN 1.3.1 Mục đích  Đối với hoạt động quản lý vật tư, người quản lý phải nắm bắt xác, nhanh chóng, thơng tin kịp thời vật tư…, để từ kế hoạch, định chiến lược kinh doanh hợp lý giúp giảm chi phí, nâng cao hiệu kinh tế cho cơng ty Do đồ án xây dựng chương trình quản lý vật tư đáp ứng công việc quản lý việc nhập, xuất vật tư, lý, thu hồi vật tư, quản lý thống kê lượng hàng tồn kho giúp cho người quản lý cân đối việc nhập xuất vật tư, đưa báo cáo chi tiết mua hàng, chi tiết bán hàng, công nợ phải thu, công nợ phải trả khách hàng, lượng hàng tồn kho, đơn giá vật tư để báo giá cho khách hang khách hàng có nhu cầu  Mục tiêu phần mềm  Quản lý vật tư hàng hóa theo qui trình xun suốt từ khâu nhập hàng, xuất hàng khâu thống kê báo cáo đánh giá tình hình tồn kho, cơng nợ khách hàng đưa bảng báo giá cập nhập để thuận tiện cho viêc kinh doanh  Cân đối lượng vật tư hàng hóa tồn kho với kế hoạch sản xuất nhằm đưa định kịp thời xác phục vụ cho hoạt động sản xuất phân phối hàng hóa  Báo cáo thống kê truy vấn dễ dàng theo tất tiêu có sở liệu 1.3.2 Yêu cầu  Cung cấp thông tin chi tiết vật tư, khách hàng cách nhanh chóng, xác đầy đủ SV: Mai Văn Duy Lớp: CNT45ĐH Đồ án tốt nghiệp  Tìm kiếm thống kê lập báo cáo nhanh chóng theo yêu cầu ban lãnh đạo  Kiểm soát lượng hàng tồn kho, cơng nợ để có giải pháp chiến lược kịp thời đưa công ty phát triển  Giao diện phải thân thiện, hỗ trợ phím tắt cho chức năng, đẩy nhanh thao tác nhập liệu  Giảm thiểu thời gian công sức quản lý, phát sinh nhập xuất tồn kho, tăng độ xác thống kê, đáp ứng nhanh chóng yêu cầu số liệu cho phận khác: kế toán, kế hoạch vật tư, phục vụ yêu cầu phát triển công ty  Phân quyền cấp hạn sử dụng người truy cập chức chi tiết 1.4 NỘI DUNG PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN  Khảo sát nghiệp vụ thực tế công ty, kết hợp nghiên cứu lý thuyết, xây dựng sở liệu, phân tích thiết kế tốn  Lựa chọn cơng cụ cài đặt, xây dựng modul chương trình   Cơ sở liệu: SQL Server 2005 Express   Ngôn ngữ sử dụng: C# Lập trình Windown Cài đặt chạy thử chương trình 1.5 NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VẬT TƯ HIỆN TẠI  Các phận nhân cơng ty có nhiệm vụ sau:  Giám đốc cơng ty có nhiệm vụ ký kết hợp đồng, giao dịch thương mại, điều hành cơng ty, tìm hướng đi, hội phát triển công ty  Phó giám đốc: có nhiệm vụ tìm hiểu thị trường, mở mang giao dịch, thực chu trình, kinh doanh sản phẩm SV: Mai Văn Duy Lớp: CNT45ĐH Đồ án tốt nghiệp  Kế tốn: có nhiệm vụ tổng hợp sổ sách, toán lương, báo cáo thuế hàng tháng định kỳ  Nhân viên trực thuộc phận quản lý thiết bị vật tư gồm có  Nhân viên nhập vật tư Nhận yêu cầu nhập thêm vật tư phê duyệt lãnh đạo để tiến hành nhập Họ viết phiếu nhập kho cho số vật tư yêu cầu, sau cập nhập vào sổ chi tiết nhập vật tư, liệt kê chi tiết chứng từ nhập vật tư Số vật tư vừa nhập vào kho phải qua kiểm tra chất lượng, công việc nhân viên kỹ thuật đảm nhiệm Sau đó, nhân viên báo cáo tình hình thiết bị vật tư nhập  Nhân viên xuất vật tư Nhân viên xuất vật tư theo yêu cầu xin cấp phát vật tư đơn vị, tiến hành xuất vật tư Tất vật tư xuất có phiếu xuất, sau họ cập nhập vào sổ chi tiết xuất vật tư, báo cáo chứng từ liên quan đến vật tư xuất  Nhân viên kỹ thuật Có nhiệm vụ sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng, kiểm tra chất lượng thiết bị Đối với vật tư khơng cịn khả sử dụng, hay bị hư hỏng lên kế hoạch lý bảo trì, bảo dưỡng  Nhân viên quản lý kho có nhiệm vụ ghi chép tất thông tin liên quan đến vật tư Họ tiến hành kiểm kê tổng số vật tư có kho Nhân viên kho ghi thông tin vật tư vào sổ vật tư, quản lý số lượng hàng tồn kho, đưa báo cáo thống kê tổng hợp thiết bị vật tư tồn kho (báo cáo định kỳ theo tháng, quý, năm, báo cáo theo yêu cầu lãnh đạo) Đồng thời nhân viên quản lý kho phải cân đối vật tư kho với vật tư nhập, xuất  Nhân viên quản lý vật tư phải giữ phiếu nhập, xuất, phiếu thu, phiếu chi giấy tờ liên quan đến vấn đồ án cho cơng việc bảo SV: Mai Văn Duy Lớp: CNT45ĐH Đồ án tốt nghiệp trì, sửa chữa hay thay mới, lý vật tư… Đồng thời nhân viên quản lý vật tư phải có báo cáo chi tiết tất công việc lên ban lãnh đạo, thống kê báo cáo thiết bị vật tư tồn, cân đối vật tư tồn xuất kho với tổng số vật tư có kho trước  Thiết bị vật tư nhập vào kho vật tư Công ty phiếu nhập kho Bộ phận quản lý kho vào phiếu nhập kho để ghi vào sổ chi tiết nhập Nhân viên kho tiến hành cập nhập thông tin vật tư vào sổ chi tiết cho loại thiết bị vật tư tiến hành phân loại  Thiết bị sau nhập vào kho, tùy theo yêu cầu sản xuất mà thủ kho làm thủ tục xuất kho cho đơn vị theo Phiếu xuất kho Mỗi loại thiết bị nhập, xuất kho thủ kho quản lý thẻ kho ghi chép vào sổ chi tiết (sổ kho) Sau vào số thiết bị vật tư ban đầu số thiết bị vật tư xuất để xác định lượng hàng cịn tồn kho  Vật tư đưa sử dụng vật tư cịn tồn kho cơng ty ln ln phải có kế hoạch quản lý tình trạng vật tư để kịp thời xử lý Quá trình quản lý chia phần sau: Quản lý tình trạng vật tư có kho; tiến hành kiểm tra tình trạng vật tư hàng tháng, hàng quý, hàng năm Sau kiểm tra phải có báo cáo tình trạng vật tư để lên kế hoạch thu hồi, bảo trì, sửa chữa lý hay nhập vật tư SV: Mai Văn Duy Lớp: CNT45ĐH Đồ án tốt nghiệp 1.6 MỘT SỐ MẪU BIỂU CỦA CÔNG TY PHIẾU NHẬP Mã phiếu: Họ tên Nhà phân phối: Địa chỉ: Stt Mã thiết bị Tên thiết bị Đơn vị tính Số Đơn giá lượng Thuế Thành tiền Ngày tháng năm Thủ kho Kí tên PHIẾU XUẤT Mã phiếu: Họ tên khách hàng Địa STT Mã Tên thiết bị thiết bị Đơn vị Số tính lượng Đơn giá Thành tiền Ngày tháng năm ……… Thủ kho Kí tên 10 SV: Mai Văn Duy Lớp: CNT45ĐH Đồ án tốt nghiệp 70 SV: Mai Văn Duy Lớp: CNT45ĐH Đồ án tốt nghiệp From cập nhập phải xử lý bắt lỗi Với trường hợp Form FrmTonKho form cập nhập vật tư tồn kho đầu kỳ, số lương vật tư bảng TonKho tính theo đơn vị chuẩn để tiện cho viêc tinh tốn, ví dụ: Xi măng tính theo đơn vi Kg, Cát tính theo đơn vị chuẩn m3, Thép tính theo đơn vị m Chính ngồi việc bắt lỗi chưa cập nhập vật tư, đơn vị tính, số lượng ta cịn bắt thêm lỗi đơn vị tính chọn phải đơn vị chuẩn quy định bảng DonViTinh Nếu bạn chọn vào check box vật tư cũ liễu thao tác bảng tồn kho hàng cũ Nếu khơng thao tác bảng tồn kho ( tồn kho đầu kỳ ), mặc định check box false 71 SV: Mai Văn Duy Lớp: CNT45ĐH Đồ án tốt nghiệp 72 SV: Mai Văn Duy Lớp: CNT45ĐH Đồ án tốt nghiệp Form quy đổi có nhiệm vụ quy định đơn vị tính kèm với vật tư nào, với đơn vị tính khơng phải đơn vị tính chuẩn tỷ lệ quy đổi theo đơn vị chuẩn là Ví dụ: vật liệu xi măng Hải phịng, bán với đơn vị tính bao, đơn vị chuẩn kg, tỷ lệ quy đổi 50 tưc ( Xi măng Hải Phòng/ bao = 50 Xi măng Hải Phòng/kg) 73 SV: Mai Văn Duy Lớp: CNT45ĐH Đồ án tốt nghiệp 4.1.2.3 Form liên quan đến nghiệp vụ Với Form liên quan đến nghiệp vụ xuất, nhập, lý, thu hồi việc xử lý khó hơn., form vừa phải kiểm soát lỗi nhập liệu, lỗi chưa cập nhập, lỗi hàng có tồn kho khơng, lỗi số lượng kho có đủ khơng, lỗi đơn vị tính có dùng cho vật liệu không, lỗi cập nhập đơn giá cho vật liệu chưa , sau kiểm sốt lỗi xong với form thực nhiệm vụ khác • Với form xuất vật tư, đơn giá lấy tự động từ bảng đơn giá ngày, với giá bán lấy giá nhất, tổng tiền tính tự động Khi ta nhấn nút cập nhập điều kiện sau kiểm tra mà thỏa mãn phiếu xuất tạo, vào phiếu xuất ta cập nhập cho bảng chi tiết xuất, tiền nợ khách hàng Update, hàng kho giảm theo số lượng vật tư xuất Như nút cập nhập đồng thời làm nhiệm vụ: tạo phiếu xuất đưa vào bảng PhieuXuat, cập nhập chi tiết vật tư đưa vào bảng ChiTiet_XuatVatTu, Update công nợ khách hàng vao bảng KhachHang, Update hàng tồn kho vào bảng TonKho 74 SV: Mai Văn Duy Lớp: CNT45ĐH Đồ án tốt nghiệp • Với Form nhập vật tư việc cập nhập tính có điều đơn giá nhập tay Hàng kho tăng lên theo số lượng nhập vào 75 SV: Mai Văn Duy Lớp: CNT45ĐH Đồ án tốt nghiệp • Với Form thu hồi chia làm trường hợp: thu hồi hàng cũ, thu hồi hàng Với hàng cũ hàng qua sử dụng chất lượng Hàng hàng mà khách hàng (quen) trả nguyên giá trị sau họ mượn 76 SV: Mai Văn Duy Lớp: CNT45ĐH Đồ án tốt nghiệp • Với form lý vật tư bạn chọn phần trăm giảm giá so với giá bán 77 SV: Mai Văn Duy Lớp: CNT45ĐH Đồ án tốt nghiệp Sau xuất nhập vật tư, ta In hóa đơn bán hàng 78 SV: Mai Văn Duy Lớp: CNT45ĐH Đồ án tốt nghiệp 4.1.2.4 Một số form báo cáo 79 SV: Mai Văn Duy Lớp: CNT45ĐH Đồ án tốt nghiệp 80 SV: Mai Văn Duy Lớp: CNT45ĐH Đồ án tốt nghiệp KẾT LUẬN Sau thời gian thực đồ án vừa qua, em làm việc nghiêm túc với hướng dẫn nhiệt tình thầy giáo Th.S Nguyễn Thế Cường K.S Nguyễn Xuân Hưng, em thu hoạch kết sau:  Hiểu rõ phương pháp phân tích thiết kế hệ thống  Đồng thời qua trình thực tập cơng ty TNHH Bình Mình, thơng tin em có thêm kiến thức thực tế, nắm cấu tổ chức công ty, đặc biệt cách thức quản lý vật tư, việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý Việc phân tích thiết kế hệ thống chương trình cơng ty TNHH Bình Minh đề cập giải số tồn công tác quản lý thủ công nay, giúp tăng hiệu công tác Đồ án tránh khỏi thiếu sót hạn chế mình, em mong nhận bảo, góp ý thầy cô bạn bè Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Th.S Nguyễn Thế Cường K.S Nguyễn Xuân Hưng giúp đỡ, bảo em suốt trình làm đồ án tốt nghiệp vừa qua! 81 SV: Mai Văn Duy Lớp: CNT45ĐH Đồ án tốt nghiệp TÀI LIỆU THAM KHẢO Phạm Hữu Khang (Chủ biên); Lập trình Windown forms(Tập 2); NXB Lao Động Xã Hội; 2006 Phạm Hữu Khang (Chủ biên); Lập trình hướng đối tượng (tập 3); NXB Lao Động Xã Hội; 2006 Phạm Hữu Khang (Chủ biên); Lập trình sở liệu (tập 4_ quyển); NXB Lao Động Xã Hội; 2006 Nguyễn Văn Ba; Phân tích thiết kế hệ thống thông tin; NXB Đại học Quốc gia Hà Nội; 2006 Đỗ Trung Tuấn; Cơ sở liệu; Nhà xuất Giáo dục; 1998 Biên dịch Thái Thành Phong; Các giải pháp lập trình C#; 2007 82 SV: Mai Văn Duy Lớp: CNT45ĐH ... án xây dựng chương trình quản lý vật tư đáp ứng công việc quản lý việc nhập, xuất vật tư, lý, thu hồi vật tư, quản lý thống kê lượng hàng tồn kho giúp cho người quản lý cân đối việc nhập xuất vật. .. vấn đề quản lý cần thiết quan trọng, cụ thể xây dựng phần mềm quản lý hệ thống máy tính, cụ thể chương trình “ Quản lý vật tư ”  Phần mềm xây dựng cần đáp ứng đầy đủ yêu cầu nghiệp vụ quản lý, ... 3.3.2.3 Chức quản lý kho vật tư  Quản lý nhập vật tư: Nhân viên quản lý kho vật tư thường xuyên thống kê lượng vật tư kho để cân đối lượng vật tư có kho để yêu cầu nhập vật tư Nhân viên quản lý kho