BỘ TÀI CHÍNH TỔNG CỤC HẢI QUAN TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN TRÌNH BÀY QUY TRÌNH XỬ LÝ CƠNG VIỆC Hà Nội, năm 2011 MỤC LỤC Yêu cầu Hệ thống tài liệu Cách viết Quy trình xử lý cơng việc 2.1 Khái niệm 2.2 Hình thức quy trình 2.3 Nội dung quy trình 2.4 Xây dựng biểu mẫu thuộc quy trình Những điều lưu ý viết quy trình Các mẫu sử dụng Mẫu quy trình theo dạng diễn giải chi tiết Yêu cầu hệ thống tài liệu Theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008, quan xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng phải thiết lập thành văn số loại tài liệu Các tài liệu phải công bố rộng rãi quan (và cần cung cấp để tham khảo Tổ chức cá nhân bên ngồi có liên quan) 1.1 Lợi ích việc lập văn - Cơ sở để đảm bảo chất lượng công việc quan tạo nhằm thỏa mãn khách hàng yêu cầu chế định; - Khẳng định cam kết Lãnh đạo chất lượng quan; - Chức năng, nhiệm vụ; cấu tổ chức; trách nhiệm quyền hạn phận cá nhân quan xác lập rõ ràng; - Thông tin cho người quan biết hệ thống quản lý chất lượng thiết lập thực hiện; cung cấp hướng dẫn cần thiết cho tiến hành công việc thuận lợi; - Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực tiêu chí quan tăng hội cho việc cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng quan; - Cơ sở để thừa nhận đánh giá, chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng quan, nâng cao uy tín quan 1.2 Cấu trúc Hệ thống tài liệu Các tài liệu lập thành văn hệ thống quản lý chất lượng quan hành chính, nguyên tắc, gồm 04 mức (hay tầng) sau đây: Mức 1: Sổ tay chất lượng (bao gồm Chính sách Mục tiêu chất lượng) Mức 2: Các Quy trình, thủ tục (gồm Quy trình ứng với yêu cầu bắt buộc tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 Quy trình tác nghiệp) Mức 3: Các hướng dẫn cơng việc (để thực Quy trình, thủ tục) Mức 4: Các tài liệu hỗ trợ (gồm Biểu mẫu, tài liệu tham khảo, hồ sơ… để thực Quy trình, thủ tục, hướng dẫn cơng việc) Việc phân mức (hay tầng) tài liệu nhằm giúp nhận biết tài liệu chủ yếu cần có hệ thống quản lý chất lượng Tuy nhiên, tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 không bắt buộc quan phải thiết lập đủ 04 mức tài liệu không hướng dẫn thống việc biên soạn tài liệu Mỗi quan tự chọn phương án lập văn tài liệu cần thiết cho tương thích với trình độ quản lý trình độ, kỹ cán bộ, công chức quan 1.3 Lưu ý a) Hệ thống văn thiết lập không phủ nhận mà dựa sở văn có với bổ sung chưa có (mà cần phải có), sửa đổi khơng khơng cịn thích hợp (được khẳng định cần sửa đổi), loại bỏ khơng cần thiết khơng cịn hiệu lực mặt pháp lý) b) Chỉ lập thành văn ứng với mức (hay tầng) sở xác định rõ công việc quan q trình để tổ chức thực việc Những cơng việc cần phải làm không quan trọng trình, thủ tục đơn giản thành thục thực hàng ngày cán - công chức khơng cần lập thành văn 1.4 Phân biệt tài liệu hồ sơ: - Tài liệu văn thiết lập công bố để sở mà tổ chức thực cơng việc (như sách mục tiêu chất lượng; cấu tổ chức trách nhiệm, quyền hạn; Quy trình hay Thủ tục; hệ thống văn pháp quy; Tiêu chuẩn; Định mức kinh tế - kỹ thuật) - Hồ sơ loại tài liệu đặc biệt, thông tin tập hợp, ghi chép lại nhiều hình thức sau cơng việc thực hiện; minh chứng cho trạng thái thực việc thực (như biểu mẫu thống kê, báo cáo, biên hội họp, biên hay kết luận kiểm tra – đánh giá, định xử lý, chứng từ vật tư hay tài chính…) Cách xây dựng Quy trình xử lý cơng việc 2.1 Khái niệm Quy trình (hay Thủ tục) tài liệu hướng dẫn cách tiến hành công việc định theo trình tự bước cần thiết (Ai làm làm theo ứng với bước) theo trình định nhằm đảm bảo cho trình kiểm sốt Trong thực tế, Quy trình nhằm thực Q trình định như: Nghiên cứu xây dựng Văn pháp quy; Xét miễn thuế nhập hàng hóa NK (áp dụng Tổng cục); Xem xét, giải Đơn khiếu tố Công dân; Tiến hành kiểm tra hay tra; Tuyển dụng cán bộ, công chức; Quản lý văn đi-đến; Lưu trữ hồ sơ… Trong hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008, Quy trình thường thiết lập tương ứng với ba phần: - Ứng với công việc thuộc phạm vi áp dụng tiêu chuẩn quan; - Ứng với công việc hỗ trợ để thực cơng việc chính; - Ứng với u cầu bắt buộc tiêu chuẩn (với tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 hoạt động: Kiểm soát tài liệu; Kiểm soát hồ sơ; Đánh giá nội bộ; Kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp; Hành động khắc phục; Hành động phịng ngừa) 2.2 Hình thức Quy trình Tùy theo mức độ phức tạp quy trình hay trình ý đồ người soạn thảo, phần nội dung trình bày nhiều dạng khác Trong khuôn khổ quan hành nhà nước Việc hình thức quy trình cân nhắc xây dựng theo cách khác nhau, tài liệu hướng dẫn xây dựng quy trình giới thiệu cách xây dựng Sử dụng bảng biểu diễn giải Hình thức Quy trình xây dựng theo cách thức thể thông tin theo dạng diễn giải kết hợp với bảng biểu xây dựng theo trình tự xử lý thủ tục hành chính, nêu rõ trình tự bước, trách nhiệm cán bộ, công chức, thời gian xử lý, biểu mẫu, hồ sơ cần lưu bước công việc Theo Quyết định 118/2009/QĐ-TTg, quan cần áp dụng HTQLCL thủ tục hành công bố theo kết Đề án 30 Do đó, q trình xây dựng thủ tục xử lý cơng việc, thơng tin liên quan đến q trình xử lý thủ tục hành cần tận dụng tối đa, triệt để Hình thức Quy trình theo cách thức bảng biểu diễn giải có ưu điểm bên cạnh việc thể rõ nội dung cần thiết quy định, rõ trách nhiệm, thời gian xử lý biểu mẫu liên quan, hồ sơ cần lưu cịn tận dụng tối ưu thơng tin cơng bố theo kết Đề án 30 Các quy trình xử lý cơng việc xây dựng mẫu cho quan hành nhà nước xây dựng theo cách Mẫu Quy trình xử lý cơng việc theo cách thức thể Phụ lục 2.3 Nội dung Quy trình Để dễ theo dõi, nội dung Quy trình gồm mục sau: a) Mục đích: Nói rõ Quy trình thiết lập nhằm giải vấn đề Thí dụ: Mục đích Quy trình kiểm sốt tài liệu viết “Mục đích Quy trình hướng dẫn phân cơng trách nhiệm để kiểm sốt có hệ thống việc ban hành, phân phát, soát xét hủy bỏ tài liệu Hệ thống Quản lý chất lượng” Hay mục đích Quy trình xét miễn thuế nhập hàng hóa NK (áp dụng Tổng cục) viết “Mục đích Quy trình quy định bước phải thực việc xét miễn thuế nhập hàng hóa nhập áp dụng Tổng cục Hải quan”… b) Phạm vi áp dụng Cho biết Quy trình áp dụng lĩnh vực nào, phận hay cá nhân phải thực (như với Quy trình kiểm sốt tài liệu, kiểm sốt hồ sơ phạm vi áp dụng toàn Tổ chức) c) Tài liệu viện dẫn Liệt kê tài liệu có nguồn gốc nội hay bên sử dụng để thực Quy trình Với Dịch vụ hành quan trọng phải sưu tập liệt kê Văn Pháp quy (Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Thông tư, Quyết định, Chỉ thị) tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ - kỹ thuật quan có thẩm quyền (Tiêu chuẩn, Định mức, Biểu mẫu thống kê…) Tài liệu viện dẫn thường nhiều thay đổi, cần chọn lựa tài liệu trực tiếp chi phối việc thực Quy trình hàng ngày tài liệu phải cập nhật có bổ sung, sửa đổi, thay quan có thẩm quyền Khi cần thiết, viện dẫn văn pháp quy liên quan mục nội dung d) Thuật ngữ Định nghĩa Giải thích khái niệm hay định nghĩa từ ngữ sử dụng thống Quy trình để tránh hiểu sai hay hiểu không thống từ viết tắt quy trình e) Nội dung quy trình Mơ tả nội dung, trình tự, địa điểm, thời gian tiến hành công việc; phận hay cá nhân phải thực thực theo dẫn Điều quan trọng để xác định phần phải nắm vững yêu cầu đặc điểm cơng việc (các tính chất đặc trưng, độ phức tạp, yếu tố tạo thành, mối quan hệ tương tác lẫn nhau…); trình (chung riêng); lực cán bộ, công chức nguồn lực huy động Đây phần cốt lõi Quy trình Mỗi tổ chức đơn vị, cá nhân tổ chức cần phân tích, chọn lựa phương án thích hợp cho mình, rõ ràng, dễ hiểu, dễ làm, đảm bảo kiểm sốt q trình công việc tạo Theo kinh nghiệm nhiều nơi, nên kết hợp sử dụng Lưu đồ với mô tả lời thuận tiện cho người thực f) Hồ sơ Liệt kê hồ sơ cần phải lưu trữ làm chứng cho việc thực Quy trình, cần quy định rõ trách nhiệm lưu trữ, thời gian lưu trữ, nơi lưu… g) Biểu mẫu Chủ yếu gồm hướng dẫn, biểu mẫu áp dụng thống thực Quy trình (được mã hóa kèm theo nguyên bản) Xây dựng biểu mẫu Biểu mẫu hiểu mẫu đơn, mẫu phiếu (ví dụ: mẫu giấy đề nghị cấp giấy chứng nhận, mẫu theo dõi q trình xử lý cơng việc, biểu mẫu thống kê… Biểu mẫu ấn phẩm in sẵn, dùng đến việc điền vào khoảng trống a) Mục đích - Thống cách ghi chép - Cung cấp đủ thông tin cần thiết - Tiết kiệm thời gian b) Hình thức Tùy mục đích sử dụng mà biểu mẫu có nhiều dạng khác Dưới số dạng thường gặp: - Biểu, bảng: thường dùng để điền số - Mẫu/Form: quy định thông tin cần cung cấp (sau khoảng trống để ghi chép) - Kết hợp dạng - Và dạng khác Kích thước màu sắc: tùy mục đích màu sắc, sử dụng loại kích thước, màu sắc khác cho phù hợp c) Cách sử dụng - Có thể ghi chép tay - Hoặc sử dụng phương tiện tự động, bán tự động để ghi chép Lưu ý viết quy trình Trong trình xây dựng Quy trình xử lý cơng việc, người dự thảo cần lưu ý số điểm sau: - Mỗi Quy trình nên có đủ 07 mục nêu Mục khơng có nội dung phải trình bày bỏ trống ghi chữ “Khơng” - Viết Quy trình phần quan trọng nhiều cơng sức Cần chọn cử cán có trình độ, nắm vấn đề đảm nhiệm - Thường Quy trình từ thông qua, công bố áp dụng lần đầu (ở cuối giai đoạn xây dựng Văn bản) tới tạm coi hoàn chỉnh (ở giai đoạn đánh giá, chứng nhận) phải bổ sung, sửa đổi nhiều lần Cần thực việc viết Quy trình theo hướng dẫn bên Tư vấn như: Nhận biết yêu cầu (tức xác định Quy trình cần phải có); Lãnh đạo Cơ quan phê duyệt (xác nhận cần thiết cho tiến hành); Thu thập thông tin (về Quy trình hành thơng tin liên quan khác); Viết dự thảo (những phải làm cân nhắc; xếp hợp lý; diễn tả đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu…); Thu thập ý kiến đóng góp nội Cơ quan nơi có liên quan bên (gồm kết khảo sát, thử nghiệm, có); Xét duyệt cho phép áp dụng Lãnh đạo Cơ quan; Theo dõi, phân tích tình hình áp dụng để tiếp tục bổ sung, hoàn chỉnh - Trong quan, đơn vị cần phân công cụ thể trách nhiệm xây dựng dự thảo Quy trình; trách nhiệm kiểm tra, xem xét dự thảo quy trình trách nhiệm phê duyệt Quy trình Người dự thảo Quy trình nên người trực tiếp thực quy trình Lãnh đạo cấp Phòng, người xem xét nên Đại diện lãnh đạo/thành viên ban lãnh đạo quan, đơn vị, người phê duyệt cần phải người Lãnh đạo cao để đảm bảo tính hiệu lực HTQLCL - Việc xây dựng Quy trình HTQLCL trách nhiệm quan, đơn vị thực dự án Không nên ủy quyền thuê tư vấn viết hộ Quy trình Điều dễ dẫn đến việc cán bộ, công chức không hiểu nội dung Quy trình, khơng tn thủ theo quy trình khơng có khả tự cải tiến quy trình./ ... giá, định xử lý, chứng từ vật tư hay tài chính…) Cách xây dựng Quy trình xử lý cơng việc 2.1 Khái niệm Quy trình (hay Thủ tục) tài liệu hướng dẫn cách tiến hành công việc định theo trình tự bước... tục) Mức 4: Các tài liệu hỗ trợ (gồm Biểu mẫu, tài liệu tham khảo, hồ sơ… để thực Quy trình, thủ tục, hướng dẫn công việc) Việc phân mức (hay tầng) tài liệu nhằm giúp nhận biết tài liệu chủ yếu... cầu Hệ thống tài liệu Cách viết Quy trình xử lý cơng việc 2.1 Khái niệm 2.2 Hình thức quy trình 2.3 Nội dung quy trình 2.4 Xây dựng biểu mẫu thuộc quy trình Những điều lưu ý viết quy trình Các mẫu