Đang tải... (xem toàn văn)
Phân tích & thiết kế hệ thống quản lý kho tại Công ty Công Nghệ Phúc Anh
Lời nói đầuHiện nay trên thế giới nói chung và nớc ta nói riêng đang diễn ra quá trình tin học hoá toàn diện trên mọi lĩnh vực hoạt động của xã hội loài ngời, loài ngời đang chuyển sang kỷ nguyên của Công nghệ thông tin. Các máy tính đặc biệt là các máy vi tính xuất hiện khắp nơi, hoặc hỗ trợ hoặc thay thế toàn bộ con ngời thực hiện những công việc do con ngời giao cho thông qua các chơng trình máy tính. một trong những kiến thức tối thiểu của một con ngời trong thời đại ngày nay là biết sử dụng máy tính. Với sự hỗ trợ đắc lực của Công nghệ thông tin, nó đã giúp cho công việc quản lý ngày càng hiệu quả và dễ dàng xử lý các tình huống, các yêu cầu, đa ra các con số, và các báo cáo một cách chính xác và nhanh chóng nhất và bên cạnh đó nó còn giảm thiểu thời gian rất lớn và công sức để hoàn thành công việc. Với ứng dụng Công nghệ thông tin mà nó đã làm giảm đợc sự quản lý đầy khó khăn và nặng nề trên giấy tờ trong công tác quản lý từ trớc tới nay.Với vốn kiến thức đợc học tại trờng và nhu cầu nóng bỏng của xã hội cộng thêm sự ham mê muốn làm đợc một chơng trình có thể ứng dụng trong thực tiễn. Em đã chọn đề tài Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kho tại công ty Công Nghệ Phúc Anh với nội dung chính nh sau :Chơng I : Tổng quan về công ty, lý do chọn đề tài và hệ quản trị cơ sở dữ liệu.Chơng II : Giới thiệu chung về hệ thống thông tin Chơng III : Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại Công ty Công Nghệ Phúc Anh.Cho dù rất cố gắng nhng bài viết chắc chắn còn nhiều thiếu khuyết em vẫn hy vọng cũng sẽ là tài liêụ bổ ích cho các bạn. Rất mong đợc sự thông cảm của thày và các bạn và mong nhận đợc sự góp ý chân thành cảm ơn thầy và các bạn để bài viết đợc hoàn thiện hơn . Em xin chân thành cảm ơn thầy và các bạn. Chơng I 1 Tổng quan về công ty, lý do chọn đề tài và Hệ quản trị cơ sở dữ liệuI. Tổng quan về công ty Công Nghệ Phúc AnhĐợc thành lập vào tháng 02 năm 2002, Công ty Công Nghệ Phúc Anh là một công ty hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp các thiết bị điện, điện tử, tin học và các sản phẩm ứng dụng công nghệ cao. Sau hơn ba năm thành lập, đến nay Suntech đã và đang trên đà phát triển. Công ty không ngừng mở rộng hợp tác kinh doanh, cải tiến chất lợng sản phẩm và dịch vụ nhằm đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng. Đợc xây dựng và phát triển bởi đội ngũ cán bộ, công nhân viên và cộng tác viên với trình độ đại học và trên đại học, công ty dã mang đến cho khách hàng những công nghệ hiện đại và dịch vụ mang tính chuyên nghiệp cao.Để góp phần vào thành công của khách hàng, công ty Công Nghệ Phúc Anh luôn cố gắng hết mình với phơng châm hoạt động: Uy tín, chất lợng và hiệu quả. Theo đó, các sản phẩm chủ yếu mà công ty mang đén cho khách hàng nh: các loại ti vi, máy giặt, tủ lạnh, điều hoà nhiệt độ, máy xay sinh tố, máy tính và thiết bị văn phòng, nội thất ô tô, chuông hình, chuông cho các toà nhà, các loại card, .với nhiều mẫu mã hiện đại của nhiều hãng có tên tuổi trong nớc cũng nh trên thế giới. II. Lý do chọn đề tài và hệ quản trị cơ sở dữ liệu1. Lý do chọn đề tàiSau khi có thời gian tìm hiểu về quy trình quản lý hàng hoá của công ty tại các kho của công ty em thấy hiện tại công ty chỉ quản lý các kho chủ yếu dựa trên sổ sách, giấy tờ một cách thủ công. Tuy rằng cũng đã có tin học hoá một số bộ phận nhng việc quản lý đó vẫn cha thực sự đáp ứng đợc nhu cầu của bộ phận quản lý kho. Bởi với một số lợng mặt hàng rất lớn lại nằm ở nhiều kho khác nhau thì việc quản lý nhập - xuất và lên các báo cáo tồn kho cho từng giai đoạn để ban 2 giám đốc có đầy đủ thông tin chính xác cho việc ra quyết định là rất phức tạp, đòi hỏi phải có một hệ thống tổng thể có thể bao quát đợc tất cả những thông tin về mặt hàng, khách hàng, kho hàng, hàng tồn kho, nhập - xuất hàng, .Vì thế, để bộ phận quản lý kho hoạt động một cách có hiệu quả em đã quyết định chọn đề tài: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại công ty Công Nghệ Phúc Anh với mong muốn góp phần vào công việc quản lý của công ty để công ty ngày một vững mạnh. 3 Chơng IIgiới thiệu chung về hệ thống thông tinTrớc tiên muốn thực hiện phân tích một dự án tin học là phải khảo sát hệ thống. Ngời ta định nghĩa hệ thống phải là một tập hợp các phần tử có các ràng buộc lẫn nhau và với môi trờng bên ngoài. Hệ thống quản lý là một hệ thống tích hợp giữa ngời và máy tạo ra các thông tin giúp con ngời trong sản xuất quản lý và ra quyết định. Do đó, cần xem xét phân tích các yếu tố đặc thù, những nét khái quát cũng nh các mục tiêu và nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý đợc tin học hoá mang lại lợi ích và kết quả tốt.I. những đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý1. Phân cấp quản lýHệ thống quản lý trớc hết là một hệ thống đợc tổ chức từ trên xuống dới có chức năng tổng hợp, thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn hệ thống. Hệ thống quản lý đợc phân tích thành nhiều cấp bậc gồm cấp trung ơng, cấp đơn vị trực thuộc, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý từ trên xuống dới. Thông tin đợc tổng hợp từ dới lên và truyền từ trên xuống.2. Luồng thông tin vào.Trong hệ thống thông tin quản lý có những thông tin đầu vào khác nhau gồm: Những thông tin đầu vào là cố định và ít thay đổi thông tin này mang tính chất thay đổi lâu dài. Những thông tin mang tính chất thay đổi thờng xuyên phải luôn cập nhật Những thông tin mang tính chất thay đổi tổng hợp, đợc tổng hợp từ các thông tin cấp dới phải xử lý định kỳ theo thời gian. 4 3. Luồng thông tin ra.Thông tin đầu ra đợc tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trờng hợp cụ thể.Bảng biểu và báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng đợc phục vụ cho nhu cầu quản lý của hệ thống, nó phản ánh trực tiếp mục đích quản lý của hệ thống các bảng biểu báo cáo phải đảm bảo chính xác và kịp thời.4. Quy trình quản lý.Trong quy trình quản lý thủ công, các thông tin thờng xuyên đợc đa vào sổ sách. Từ sổ sách đó các thông tin đợc kết xuất để nhập các bảng biểu, báo cáo cần thiết.Việc quản lý kiểu thủ công có nhiều công đoạn chồng chéo nhau. Do đó sai sót có thể xảy ra ở nhiều công đoạn do việc d thừa thông tin. Trong quá trình quản lý do khối lợng công việc lớn nên nhiều khi chỉ chú trọng vào một số khác và đối tợng quan trọng, vì thế có nhiều thông tin không đợc tổng hợp đầy đủ .II . mô hình một hệ thống thông tin quản lý1 . Mô hình luân chuyển dữ liệu.Mô hình luân chuyển trong hệ thống thông tin quản lý có thẻ mô tả qua các modul sau :+ Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lu trữ.+ Cập nhật thông tin có tính chất thay đổi thờng xuyên.+ Lập sổ sách báo cáo. 2 . Cập nhật thông tin động. 5 Modul loại này có chức năng xử lý các thông tin luân chuyển chi tiết và tổng hợp. Lu ý loại thông tin chi tiết đặc biệt lớn về số lợng cần xử lý thờng đợc cập nhật đòi hỏi tốc độ nhanh và độ tin cậy cao.3 . Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu.Thông tin loại này cần cập nhật nhng không thờng xuyên yêu cầu chủ yếu của loại thông tin này là phải tổ chức hợp lý để tra cứu các thông tin cần thiết.4 . Lập sổ sách báo cáo.Để thiết kế phần này cần nắm vững nhu cầu quản lý, nghiên cứu kỹ các bảng biểu mẫu. Thông tin đợc sử dụng trong việc này thuận lợi là đã đợc xử lý từ các phần trớc nên việc kiểm tra sự đúng đắn của số liệu trong phần này đợc giảm nhẹ. III . các nguyên tắc đảm bảoXây dựng hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh là một việc hết sức khó khăn, chiếm nhiều thời gian và công sức, việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý thờng dựa trên một số nguyên tắc cơ bản sau.1 . Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất.ý nghĩa của nguyên tắc này thể hiện ở chỗ thông tin đợc tích luỹ và thờng xuyên cập nhật. Đó là các thông tin cần thiết phục vụ cho việc giải quyết nhiều bài toán quản lý vì vậy thông tin trùng lặp cần đợc loại bỏ. Do vậy, ngời ta tổ chức thành các mảng thông tin cơ bản mà trong đó các trờng hợp trùng lặp hoặc không nhất quán về thông tin đã đợc loại trừ. Chính mảng thông tin cơ bản này sẽ tạo thành mô hình thông tin của đối tợng điều khiển.2 . Nguyên tắc linh hoạt của thông tin. 6 Thực chất của nguyên tắc này là ngoài các mảng thông tin cơ bản cần phải có công cụ đặc biệt tạo ra các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời dựa trên cơ sở các mảng thông tin cơ bản đã có và chỉ trích từ mảng cơ bản các thông tin cần thiết tạo ra mảng làm việc để sử dụng trực tiếp trong các bài toán cụ thể.Việc tuân theo nguyên tắc thống nhất và linh hoạt đối với cơ sở thông tin sẽ làm giảm nhiều cho nhiệm vụ hoàn thiện và phát triển sau này.3 . Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra.Nguyên tắc còn đợc vận dụng cả khi đa thông tin mới vào hệ thống việc này không những giảm nhẹ công sức cho việc vào số liệu mà còn tăng độ tin cậy thông tin đầu vào.IV . Các bớc xây dựng hệ thống quản lýMột cách tổng quát việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý tự động hoá thờng qua các giai đoạn sau.1 . Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án. ở bớc này ngời ta tiến hành tìm hiểu và khảo sát hệ thống, phát hiện nhợc điểm còn tồn tại, từ đó đề xuất các giải pháp khắc phục, cần cân nhắc tính khả thi của dự án từ đó định hớng cho các giai đoạn tiếp theo.2 . Phân tích hệ thống.Tiến hành phân tích một cách chi tiết hệ thống hiện tại để xây dựng các lợc đồ khái niệm. Trên cơ sở đó tiến hành xây dựng lợc đồ cho hệ thống mới.3 . Thiết kế tổng thể.Nhằm xác định vai trò vị trí của máy tính trong hhệ thống mới. Phân định rõ phần việc nào sẽ đợc xử lý bằng máy tính, việc nào xử lý thủ công. 7 4 . Thiết kế chi tiết.+ Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thông tin trớc khi đa vào máy tính. + Thiết kế các phơng pháp cập nhật và xử lý thông tin cho máy tính.+ Thiết kế chơng trình, các giao diện ngời sử dụng, các tệp dữ liệu.+ Chạy thử chơng trình.+ Dịch sang đuôi .exe và đóng gói chơng trình. 8 Chơng IIIPhân tích thiết kế hệ thống quản lý kho tại công ty công nghệ Phúc AnhI. Phân tích hệ thống thông tin quản lý kho 1. Chức năng quản lý kho.Phơng thức hoạt động của các chức năng chính nh sau:1.1. Nhập hàng:Dựa vào số liệu kiểm kê kho, số liệu yêu cầu cần mua của bộ phận bán hàng các phiếu chào hàng của các hãng cung cấp, đồng thới kết hợp với thông tin của thị trờng, bộ phận mua hàng lập bảng dự trù thông qua sự kiểm duyệt của ban giám đốc sau đó liên hệ với nhà cung cấp để thoả thuận hợp đồng mua hàng cập nhật thông tin mua hàng.1.2. Xuất hàng:Khi khách hàng có yêu cầu mua hàng, bộ phận bán hàng lần lợt duyệt các khách yêu cầu, kiểm tra số lợng mặt hàng mà công ty có thể bán. Có thể xảy ra các trờng hợp sau: Mặt hàng này công ty không có hoặc hệ thống thông tin chào hàng không có trong công ty. Trờng hợp này phải từ chối bán các mặt hàng. Công ty có đủ số lợng, quy cách cũng nh yêu cầu:Trờng hợp này tiếp tục thoả thuận về giá cả. Công ty không có các mặt hàng này nhng hệ thống thông tin chào hàng có các thông tin liên quan đến mặt hàng này, qua đó bộ phận tiếp thị có thể trao đổi với khách hàng. Nếu khách hàng chấp nhận thì bộ phận bán hàng sẽ đề nghị 9 với bộ phận nhập hàng liên hệ với nhà cung cấp để khẳng định lại việc đặt hàng. Sở dĩ nh vậy là để tăng độ tin cậy của phiếu chào hàng của các nhà cung cấp. Công ty có đầy đủ số lợng và quy cách mặt hàng theo yêu cầu của khách nhng trong kho không còn đủ số lợng và quy cách do bán hết hoặc còn thiếu thì có thể thảo luận với khách hàng về việc cung cấp tiếp các mặt hàng còn lại.2. Luồng thông tin và dữ liệu.Trớc hết ta phải xác định luồng thông tin vào và ra của hệ thống từ đó sẽ phân tích thiết kế hệ thống mới.Có nhiều hệ thống phân tích thông tin chức năng, ở đây ta áp dụng phơng pháp phân tích từ trên xuống.+ Luồng thông tin vào:- Các thông tin về khách hàng.- Thông tin về nhà cung cấp.- Thông tin về hàng hoá.+ Luồng thông tin ra:- Báo cáo nhập, xuất và tồn kho.- Báo cáo về khách hàng.- Báo cáo về công nợ.- Tra cứu tổng hợp về các mục tiêu có liên quan đến công tác kinh doanh của Công ty. 10 [...]... càng có vai trò quan trọng của công ty Công nhgệ Phúc Anh nên chơng trình này đợc thiết kế theo hớng để các nhân viên quản lý kho có thể quản lý một cách tối u nhất Chuơng trình đợc thiết kế với mục đích đem lại những thuận lợi trong việc quản lý hàng vật t bằng máy vi tính Dễ sử dụng, chơng trình không đòi hỏi ngời sử dụng có khả năng đặc biệt về tin học, máy tính Với hệ thống các cửa sổ, hộp thoại,... dễ dàng hơn, Hệ thống có ý nghĩa thực tiễn rất lớn đối với việc quản lý kho trớc mắt và lâu dài Hệ thống này sẽ giúp cho việc năng cao chất lợng và hiệu quả của việc thu hút thêm nhiều khách hàng mới của công ty hơn cũng nh việc cung ứng hàng khi có yêu cầu đợc nhanh hơn, chính xác hơn Hệ thống giúp cho nhân viên báo cáo các hàng vật t trong kỳ cho văn phòng kế toán và lãnh đạo một cách nhanh chóng và... sử dụng dễ dàng hơn Những dữ liệu mà chơng trình lu trữ có thể sử dung nh là một công cụ quản lý hàng hoá Dòng thông tin ra chủ yếu là các bảng báo cáo về hàng vật t trong kho Có thể nói rằng việc mạnh dạn đa công nghệ mới vào việc quản lý hàng vật t trong kho là cả một sự năng động, tìm tòi, sáng tạo nhằm cải thiện hệ thống cũng nh trong việc lựa chọn giải pháp kỹ thuật Với việc lựa chọn giải pháp... (Ký,họ tên ) Thủ kho (Ký,họ tên) 3- Thẻ kho: 20 Đơn vị: Địa chỉ: Thẻ kho Ngày Tháng Năm 200 TT Tên hàng hoá ĐVT Số lợng Tồn đầu Thủ kho (Ký, họ tên) Ghi chú Nhập Xuất Tồn cuối Kế toán trởng (Ký, họ tên) 21 VII Thiết kế giao diện: Là một phần trong những phần thiết yếu của hệ thống trình bày một phần các thông tin mà ngời sử dụng cần biết Bởi vậy, mục tiêu của nó cần đợc ngời thiết kế tiến hành... Hoàn thiện hệ thống với các chức năng rộng hơn nh: Quản lý bán và mua hàng, tính giá cho từng hàng hoá vật t rồi đa hệ thống vào sử dụng Thiết kế và cài đặt cho các nghiệp vụ còn lại - Khi hệ thống hoạt động bình thờng: Tối đa hoá chơng trình về mặt tốc độ, kích thớc Nâng cấp các chức năng, cho phép máy tính có thể xử lý thông minh ví dụ nh cho phép ngời sử dụng thay đổi các biểu mẫu báo cáo thống kê... hàng 3 Makho Character 5 Mã kho 4 DVT Character 6 Đơn vị tính 7 Bảng TON (Tồn kho) STT Tên trờng Loại Độ rộng Diễn giải 1 Makho Character 5 Mã kho 2 Mamh Character 5 Mã mặt hàng 3 Soluong Number 8 Số lợng 4 Dongia Number 10 Đơn giá 17 8 Bảng KHO STT Tên trờng Loại Độ rộng Diễn giải 1 Makho Character 5 Mã kh 2 Tenkho Character 30 Tên kho 3 Diachi Character 50 Địa chỉ 4 Thukho Character 12 Tên thủ kho IV... Các sự kiện: Thay đổi chủng loại, mã hàng - Phiếu xuất kho: + Mô tả: Quản lý việc bán, xuất hàng hoá của Công ty cho khách + Thông tin vào: Các thông tin về xuất hàng + Thông tin ra: Phiếu xuất hàng, giao hàng - Kiểm kê kho: + Mô tả: Quản lý việc xuất, nhập, tính tồn hàng hoá của Công ty + Thông tin vào: Tình hình nhập, xuất +Thông tin ra: Thẻ kho - Báo cáo nhập: + Mô tả: Cung cấp thông tin về nhà... chính Lập báo cáo xuất Đối chiếu Báo cáo xuất 14 * Chức năng quản lý kho: Yêu cầu nhập hàng Hàng Phiếu nhập kho Ghi phiếu nhập DS hàng nhập Hàng Tồn DS hàng xuất Xuất hàng Khách Xuất hàng Hàng Liệt kê hàng tồn Ghi phiếu xuất Phiếu xuất kho Nhận hàng Kiểm kê kho Phiếu y/c xuất kho Nhập hàng Hàng khách Báo cáo kho Đối chiếu Lập báo cáo III- Thiết kế cơ sở dữ liệu 1 Bảng Ctpx (Chi tiết phiếu xuất) STT Tên... ra: In báo cáo về xuất hàng hoá * Chức năng quản lý kho: 12 + Mô tả: Phiếu nhập và xuất kho khi có yêu cầu của phòng kinh doanh + Thông tin vào: Các mặt hàng đã nhập kho +Thông tin ra: Các mặt hàng đã xuất kho + Các sự kiện: Thay đổi về địa chỉ, số điện thoại - Phiếu nhập kho: + Mô tả: Quản lý việc hàng hoá của Công ty + Thông tin vào: Các thông tin về mua hàng, nhập hàng + Thông tin ra: Phiếu nhập hàng... giao hàng (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên ) Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 19 2 Phiếu xuất kho: Đơnvị: Địa chỉ: phiếu xuất kho Mẫu số: 02 -VT Theo QĐ: 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày Tháng Năm Của bộ tài chính Ngày Tháng Năm 200 Nợ: Số: Có: - Họ, tên ngời nhận hàng: Địachỉ(Bộ phận) - Lý do xuất kho: Xuất tại kho: Cộng thành tiền (viết bằng chữ): . 8 Chơng IIIPhân tích thiết kế hệ thống quản lý kho tại công ty công nghệ Phúc AnhI. Phân tích hệ thống thông tin quản lý kho 1. Chức năng quản lý kho. Phơng. đề tài Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kho tại công ty Công Nghệ Phúc Anh với nội dung chính nh sau :Chơng I : Tổng quan về công ty, lý do chọn