Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 LỜI MỞ ĐẦU Trong xu thế phát triển chung của kinh tế thế giới, kinh tế nước nhà đã và đang có những chuyển biến rõ rệt theo hướng tích cực. Sự chuyển đổi cơ cấu kinh tế từ một nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa đang phát huy tác dụng, khẳng định được vị thế của nước ta trên trường quốc tế. Khi Việt Nam chính thức trở thành một thành viên của “ngôi nhà lớn – WTO”, tham gia vào một “sân chơi mới”, cũng tức là chúng ta đang đứng trước những cơ hội và những thách thức mới. Vậy làm thế nào để các doanh nghiệp, các tổ chức có thể khai thác các nguồn lực một cách hiệu quả đáp ứng với nhu cầu phát triển kinh tế một cách bền vững, thực hiện tốt mục tiêu kinh tế - xã hội? Điều đó, đòi hỏi Đảng và Nhà nước, các doanh nghiệp, các tổ chức cần có những kế hoạch hoạt động cụ thể, quy trình triển khai kế hoạch khoa học, phù hợp với mục tiêu cũng như chiến lược phát triển của mình nhằm tổ chức, khai thác các nguồn lực một cách hiệu quả nhất. Đối với những sinh viên Việt Nam nói chung, sinh viên Đại học Kinh tế Quốc dân nói riêng và đặc biệt là sinh viên CLB Nhà quản lý, những nhà quản lý tương lai, họ cần được đào tạo, rèn luyện một cách khoa học và có hệ thống về kế hoạch cũng như quy trình tổ chức thực hiện kế hoạch. Thông qua đó, họ có thể tích lũy thêm những kiến thức và kỹ năng để xây dựng cho mình, cho tổ chức của mình các kế hoạch và quy trình tổ chức thực hiện kế hoạch một cách tối ưu nhất nhằm nâng cao hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như thực hiện được các mục tiêu của tổ chức với hiệu quả và hiệu lực cao nhất. Bằng phương pháp thu thập thông tin, phân tích tài liệu và phương pháp quan sát thực tế, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình tổ chức 1 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 thực hiện kế hoạch hoạt động cho CLB Nhà quản lý – Khoa Khoa học quản lý - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân” nhằm đưa ra một số các giải pháp để hoàn thiện hơn quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch hoạt động cho CLB Nhà quản lý, góp phần vào sự phát triển chung của Câu lạc bộ. Kết cấu và nội dung nghiên cứu của đề tài - Lời mở đầu - Chương 1: Cơ sở lý luận về quy trình tổ chức thực hiện kế hoạch hoạt động - Chương 2: Phân tích thực trạng quy trình tổ chức thực hiện kế hoạch ở CLB Nhà quản lý - Chương 3: Giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện kế hoạch tại CLB Nhà quản lý - Kết luận Bài viết của em còn nhiều thiếu sót, mong cô xem xét và đóng góp ý kiến để bài viết được hoàn thiện hơn! 2 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG 1.1 Tổng quan về kế hoạch hoạt động của tổ chức Lập kế hoạch là một trong những chức năng của quản lý. Trên giác độ ra quyết định, lập kế hoạch là một loại ra quyết định đặc thù để xác định một tương lai cụ thể mà các nhà quản lý mong muốn cho tổ chức của họ. Nếu hình dung, lập kế hoạch bắt đầu từ rễ cái của một cây sồi đồ sộ, rồi từ đó mọc lên các “nhánh” tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra, thì kế hoạch là chức năng khởi đầu và trọng yếu đối với nhà quản lý. Lập kế hoạch không phải là một sự kiện đơn thuần có bắt đầu và kết thúc rõ ràng. Nó là một quá trình tiếp diễn phản ánh và thích ứng được với những biến động diễn ra trong môi trường của mỗi tổ chức. Trên nghĩa này, lập kế hoạch được coi là quá trình thích ứng với sự không chắc chắn bằng việc xác định các phương án hành động để đạt được những mục tiêu cụ thể của tổ chức. Trong quá trình hoạt động của một tổ chức, những yếu tố không chắc chắn có nguồn gốc rất đa dạng. Loại yếu tố không chắc chắn thứ nhất gọi là không chắc chắn về trạng thái. Chúng liên quan đến một môi trường không thể dự đoán được. Loại thứ hai là không chắc chắn về sự ảnh hưởng, tức là sự ảnh hưởng của những biến đổi của môi trường là không thể dự đoán được. Một loại yếu tố không chắc chắn nữa là không chắc chắn về hậu quả, tức là không dự đoán được những hậu quả của các quyết định. Tóm lại, lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức để đạt được các mục tiêu đó. Nếu không có các kế hoạch các nhà quản lý có thể không biết tổ chức, khai thác con người và các nguồn 3 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 lực khác của tổ chức một cách hiệu quả, thậm chí không có một ý tưởng rõ ràng về cái họ cần tổ chức và khai thác. Không có kế hoạch, nhà quản lý và các nhân viên của họ sẽ có rất ít cơ hội để đạt được mục tiêu của mình, không biết khi nào và ở đâu phải làm gì. Lúc này, việc kiểm tra sẽ trở nên rất phức tạp. Ngoài ra, trong thực tế, những kế hoạch tồi tệ cũng thường ảnh hưởng xấu đến tương lai của toàn bộ tổ chức. Hiện nay, các kế hoạch của một tổ chức có thể phân loại theo rất nhiều tiêu thức khác nhau, có thể phân loại theo hình thức thể hiện, theo thời gian thực hiện. Còn cách phân loại theo cấp kế hoạch thì có hai cấp kế hoạch tiêu biểu là kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp. - Các kế hoạch chiến lược do những nhà quản lý cấp cao của tổ chức thiết kế nhằm xác định những mục tiêu tổng thể của tổ chức. Các kế hoạch chiến lược liên quan đến mối quan hệ giữa con người của tổ chức với các con người của những tổ chức khác . - Các kế hoạch tác nghiệp bao gồm những chi tiết cụ thể hoá của các kế hoạch chiến lược thành những hoạt động hàng năm, hàng quý, hàng tháng, hàng tuần, thậm chí hàng ngày như kế hoạch nhân công, kế hoạch tiến độ, kế hoạch nguyên vật liệu và tồn kho … Mục đích đặt ra đối với các kế hoạch tác nghiệp là bảo đảm mọi người trong tổ chức đều hiểu về các mục tiêu của tổ chức và xác định rõ trách nhiệm của họ liên quan thế nào trong việc thực hiện các mục tiêu đó và tiến hành các hoạt động ra sao để đạt được những kết quả dự kiến. Loại kế hoạch này chỉ liên quan đến con người trong chính tổ chức. 1.2 Quy trình tổ chức thực hiện kế hoạch Quá trình tổ chức triển khai kế hoạch có thể coi như một quá trình liên tục gồm 3 giai đoạn, được mô phỏng qua sơ đồ sau: 4 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Giai đoạn 1: Chuẩn bị triển khai 1. Xây dựng và quyết định cơ cấu về mặt tổ chức triển khai kế hoạch 2. Xây dựng chương trình hành động (lập kế hoạch triển khai) 3.Thể chế hóa thành các văn bản 4. Tổ chức tập huấn Giai đoạn 2: 1. Truyền thông 2. Tổ chức thực hiện chương trình 3. Vận hành các quỹ 4. Đàm phán và làm trung gian đàm phán 5. Xây dựng cơ chế phối hợp 6. Giải quyết xung đột Giai đoạn 3: 1. Xây dựng hệ thống các tiêu chí đánh giá 2. Tiến hành giám sát, đo lường, đánh giá và đưa ra các sáng kiến mới 3. Điều chỉnh 4. Tổng kết và kiến nghị Hiện nay, quy trình này thường được biểu hiện dưới dạng sơ đồ hình tròn như dưới đây: 5 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 1.2.1 Chuẩn bị triển khai kế hoạch 1.2.1.1 Xây dựng và quyết định cơ cấu về mặt tổ chức triển khai kế hoạch Việc xây dựng và quyết định cơ cấu về mặt tổ chức để triển khai kế hoạch sẽ nhằm xác định rõ mối tương quan giữa các hoạt động cụ thể; những nhiệm vụ, quyền hạn và nghĩa vụ gắn liền với các cá nhân, bộ phận, phân hệ của tổ chức. Từ đó, các nhà quản lý sẽ hình thành được một cơ cấu tổ chức Chỉ đạo thực hiện Kiểm tra thực hiện Chuẩn bị triển khai 6 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 để thực hiện kế hoạch. Sau đó, để đảm bảo những nguồn lực tốt nhất (tài lực, vật lực, nhân lực, thông tin) ta phải xây dựng được các chương trình, dự án. 1.2.1.2 Xây dựng chương trình hành động Các bộ phận, phân hệ của bộ máy chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch, căn cứ vào mục tiêu, nhiệm vụ được cấp trên giao phó sẽ xây dựng các chương trình hành động (các kế hoạch thấp hơn, cụ thể hơn) để đưa kế hoạch vào thực hiện một cách hiệu quả nhất, phù hợp với thực tiễn. Tức là phải xây dựng các phương hướng và biện pháp tổ chức triển khai cụ thể cho tổ chức của mình và trình cấp trên thông qua. Ở đây, các bộ phận, phân hệ triển khai thực hiện phải lập kế hoạch tác nghiệp để chuẩn bị triển khai kế hoạch, trong đó cần xác định được các vấn đề cốt yếu sau: - Thời gian và thời hạn triển khai kế hoạch. - Mục tiêu cụ thể cho từng giai đoạn. - Danh mục công việc cần phải thực hiện - Tiến độ thực hiện công việc. - Sự phân bổ các nguồn lực cho từng mục tiêu trong từng giai đoạn. 1.2.1.3 Thể chế hóa thành các văn bản Cho dù kế hoạch có hoàn hảo đến đâu, quá trình tổ chức thực hiện nó có được diễn ra một cách nhanh chóng và hiệu quả hay không thì việc thể chế hóa thành các văn bản nhằm hướng dẫn và cụ thể hoá các kế hoạch cho từng đơn vị, bộ phận, các phân hệ và các đối tượng của kế hoạch được biết và thực hiện đóng vai trò quan trọng. Nó quy định hay hướng dẫn những người, những bộ phận nào có chức năng, quyền hạn để thực hiện công việc, nhiệm vụ. 1.2.1.4 Tổ chức tập huấn 7 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Tiến hành tổ chức tập huấn cho những cá nhân, những bộ phận chịu trách nhiệm tổ chức triển khai kế hoạch và cho các đối tượng chủ yếu của kế hoạch để trang bị cho họ những kiến thức, những kỹ năng cần thiết để họ có thể thực hiện kế hoạch một cách thành công với hiệu quả và hiệu lực cao nhất. 1.2.2 Chỉ đạo thực hiện Chỉ đạo thực hiện kế hoạch là thực hiện việc tổ chức triển khai kế hoạch, đưa kế hoạch vào thực tiễn hoạt động của tổ chức bao gồm các bước: 1.2.2.1 Truyền thông Thông qua hệ thống các kênh thông tin truyền truyền thông như: báo viết, báo hình, báo đài, báo điện tử, … thì công tác truyền thông, công tác tuyên truyền sẽ giúp cho việc hướng dẫn tổ chức, thực hiện kế hoạch đến các cá nhân, bộ phận phân hệ trong tổ chức cũng như các đối tượng chịu ảnh hưởng của kế hoạch (bên ngoài tổ chức) sẽ nhanh hơn, mọi người có thể tiếp cận và hiểu nhanh hơn về nội dung kế hoạch, nghĩa vụ hay lợi ích của họ trong việc thực hiện kế hoạch. Từ đó, vận động được sự đồng tình ủng hộ từ bên trong tổ chức, của các yếu tố bên ngoài tổ chức. 1.2.2.2 Tổ chức thực hiện chương trình Tổ chức thực hiện chương trình là quá trình nhằm xác định những công việc cần phải làm và phân công cho những cá nhân, bộ phận hay phân hệ đảm nhận các công việc đó, tạo mối quan hệ ngang dọc trong tổ chức. Tùy vào từng loại kế hoạch, tùy điều kiện mà tổ chức có thể áp dụng những quy trình tổ chức thực hiện chương trình theo những cách thức khác nhau. Trong mỗi bước của quá trình đó, cần xác định và đặt những câu hỏi theo phương pháp 5W + 1H. Phương pháp này có thể hiểu: 8 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 • What: Đặt câu hỏi với What nhằm xác định công việc, chương trình đó là gì? • Why: Tại sao phải thực hiện? • Who: Ai là người thực hiện, làm công việc đó? • Where: Công việc đó được thực hiện ở đâu? • When: Khi nào công việc đó bắt đầu được thực hiện và kết thúc? • How: Làm thế nào để thực hiện được công việc đó? Lưu ý rằng, với HOW, có thể mở rộng nghĩa của nó là: - Bằng cách nào? Với câu hỏi này, tức là cần xây dựng các hướng dẫn hay hướng dẫn vận hành các bộ phận. - Đo lường như thế nào? Xác định hệ thống tiêu chuẩn cho từng công việc cho quy trình. Sau khi xác định được những yếu tố cốt lõi theo phương pháp 5W + 1H, bước tiếp theo là cần định biên công việc, tức là: - Xác định một LIST các công việc và bộ phận phải thực hiện các công việc đó. - Nhóm các công việc có cùng tính chất vào một nhóm. - Ước lượng thời gian để thực hiện các công việc đó. - Phân công công việc để thực hiện sao cho đảm bảo thời gian, đúng thời lượng, đảm bảo tiến độ của chương trình. 1.2.2.3 Vận hành các quỹ Tổ chức các quỹ và sự vận hành của các quỹ, thực chất là việc sử dụng đồng tiền vào việc tổ chức thực hiện kế hoạch. Ở đây, cần xác định rõ nguồn huy động của các quỹ, quản lý thống nhất và minh bạch, rõ ràng từ việc hình thành quỹ đến khâu sử dụng nó để việc thực hiện các công việc 9 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 một cách suôn sẻ, đảm bảo mục tiêu của kế hoạch được thực hiện một cách hiệu quả. 1.2.2.4 Đàm phán và làm trung gian đàm phán Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn có được từ người khác. Đó là quá trình giao tiếp qua lại được thiết kế nhằm đạt được thỏa thuận trong khi giữa ta và bên kia có những quyền lợi có thể chia sẻ và những quyền lợi đối kháng. Như vậy, với việc đàm phán và làm trung gian đàm phán, bằng những nghệ thuật đàm phán, chúng ta có thể sẽ thu được nhiều những lợi thế từ phía đối tác, từ phía những nhà tài trợ để có thể đẩy nhanh tiến độ thực hiện công việc. 1.2.2.5 Xây dựng cơ chế phối hợp Trong thực tế, phối hợp là quá trình năng động và liên tục được thực hiện nhờ cả các công cụ chính thức và phi chính thức. Quá trình tổ chức triển khai kế hoạch có được thực hiện đúng tiến độ, các nguồn lực có được huy động và sử dụng một cách hiệu quả hay không phụ thuộc rất lớn vào việc xây dựng một cơ chế phối hợp. Đó là sự phối hợp giữa các cá nhân, giữa các bộ phận, phân hệ trong tổ chức hay giữa những chủ thể này với những lực lượng bên ngoài tổ chức. Sự phối hợp đó được thực hiện thông qua các kế hoạch, qua các hệ thống tiêu chuẩn kinh tế - kỹ thuật, các công cụ cơ cấu, giám sát trực tiếp, qua các công cụ của hệ thống thông tin, truyền thông và tham gia quản lý; văn hóa tổ chức cũng là một công cụ hữu hiệu giúp cho sự phối hợp thêm nhịp nhàng hơn, gắn kết giữa các bộ phận và con người của tổ chức trong quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch thành một khối thống nhất, làm tăng cường khả năng phối hợp để đạt mục đích chung. 1.2.2.6 Giải quyết xung đột 10 [...]... viên, kế hoạch tổ chức kiện toàn Ban chủ nhiệm CLB và kết nạp thành viên mới, kế hoạch về tập huấn cho các thành viên trong CLB, …); Các kế hoạch về tổ chức kinh doanh; Các kế hoạch về tổ chức thực hiện và tham gia công tác xã hội (kế hoạch tổ chức chương trình từ thiện “Trái tim Nhà quản lý , kế hoạch tổ chức quy n góp quần áo, sách vở cho những em học sinh nghèo ở một số tỉnh miền núi, …); Các kế hoạch. .. không ổn định thì việc thực hiện quá trình tổ chức thực hiện sẽ gặp nhiều khó khăn, trở ngại Và những thay đổi theo hướng tích cực những điều kiện về kinh tế thì có thể coi là “chất xúc tác”, giảm bớt sự khó khăn cho quá trình đó CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH Ở CLB NHÀ QUẢN LÝ 2.1 Tổng quan về CLB Nhà quản lý và kế hoạch hoạt động Câu lạc bộ Nhà quản lý là câu lạc bộ sinh... THỰC HIỆN KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG TẠI CLB NHÀ QUẢN LÝ 3.1 Giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện kế hoạch 29 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Thứ nhất, cần xây dựng một bộ máy quản lý quy trình tổ chức triển khai kế hoạch có năng lực, mang tính chuyên nghiệp, được tập huấn, được đào tạo những kỹ năng cần thiết đảm bảo cho quá trình triển khai thực hiện kế hoạch. .. về thực trạng tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch hoạt động ở CLB Nhà quản lý thông qua việc phân tích một kế hoạch cụ thể - kế hoạch tổ chức chương trình từ thiện “Trái tim Nhà quản lý nhằm đưa ra một số giải pháp hoàn thiện Do vậy, không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong các thày, cô đóng góp ý kiến để đề tài này được hoàn chỉnh hơn nữa, và có thể áp dụng được vào thực tế của CLB Nhà quản. .. thông qua phân tích thực trạng triển khai kế hoạch tổ chức chương trình từ thiện “Trái tim Nhà quản lý vì đây là vì đây là một kế hoạch lớn hàng năm của Câu lạc bộ, các hoạt động của Câu lạc bộ thường hướng đến và bổ trợ cho kế hoạch chương trình này, qua đó ta có thể thấy rõ được thực trạng công tác triển khai kế hoạch tại Câu lạc bộ Nhà quản lý Vậy quy trình tổ chức thực hiện chương trình này cụ thể... thiết cho bản thân ngoài những buổi trao đổi về kỹ năng được tổ chức vào các buổi sinh hoạt hàng tuần 2.2 Thực trạng triển khai Các kế hoạch hoạt động ở CLB Nhà quản lý rất đa dạng và phong phú tùy từng lĩnh vực hoạt động của CLB cũng như tính chất của từng bản kế hoạch Tuy nhiên, trong khuôn khổ đề tài này, chúng ta sẽ làm rõ hơn quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch hoạt động tại CLB Nhà quản lý thông... các chương trình sau ngày một tốt hơn 2.3 Đánh giá thực hiện hoạt động Sau nhiều lần áp dụng quy trình tổ chức – triển khai kế hoạch hoạt động của CLB Nhà quản lý – Khoa Khoa học quản lý, mà cụ thể là chương trình từ thiện “Trái tim Nhà quản lý như trên, Ban chủ nhiệm CLB đã rút ra nhiều kinh nghiệm và có những sự đánh giá như sau: - Thứ nhất, Ban chủ nhiệm đã xây dựng được một quy trình tổ chức – triển... hiện kế hoạch thiếu tinh thần trách nhiệm thì sẽ làm cho việc thực hiện gặp nhiều khó khăn Hoặc dẫn đến không thực hiện được hết quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch Thứ ba, thủ tục hành chính, để có thể đưa các kế hoạch vào thực hiện thì cần hợp lý hoá, hợp pháp hoá các kế hoạch; Các bộ phận chức năng trong tổ chức lập ra những quy chế, thủ tục cần thiết để tạo môi trường thực hiện kế hoạch, tạo trình. .. đoạn chuẩn bị triển khai kế hoạch Xây dựng và quy t định cơ cấu về mặt tổ chức triển khai kế hoạch Hiện nay, bộ máy tổ chức để triển khai thực hiện kế hoạch chương trình Trái tim Nhà quản lý cũng chính là bộ máy quản lý của Câu lạc bộ, do đây là một kế hoạch chương trình lớn, Câu lạc bộ tập trung mọi nguồn nhân lực hiện có của CLB cho chương trình, cơ cấu tổ chức đó được thể hiện theo mô hình dưới... tác từ thiện;  Tổ chức chương trình – sự kiện Để có thể duy trì hoạt động và phát triển CLB thì hàng năm, CLB luôn hoạt động dưới định hướng của Ban chủ nhiệm khoa và theo kế hoạch mà Ban chủ nhiệm Câu lạc bộ lập ra Kế hoạch hoạt động của CLB Nhà quản lý được lập ra nhằm xác định những mục tiêu hoạt động cho CLB và phương thức để đạt được những mục tiêu đó Đó là những kế hoạch về nhân sự (kế hoạch . lý – Khoa Khoa học quản lý - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân nhằm đưa ra một số các giải pháp để hoàn thiện hơn quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch hoạt động cho CLB Nhà quản lý, góp phần. sự khó khăn cho quá trình đó CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH Ở CLB NHÀ QUẢN LÝ 2.1 Tổng quan về CLB Nhà quản lý và kế hoạch hoạt động Câu lạc bộ Nhà quản lý là câu lạc. thực trạng quy trình tổ chức thực hiện kế hoạch ở CLB Nhà quản lý - Chương 3: Giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện kế hoạch tại CLB Nhà quản lý - Kết luận Bài viết của em còn nhiều