BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CƠNG NGHỆ TP HCM KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA QUỐC TẾ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH CÁT TƯỜNG GIANG Ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH Chuyên ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH Giảng viên hướng dẫn :TH.S Ngô Ngọc Cương Sinh viên thực MSSV: 0834030018 :Hoàng Thị Minh Xuân Lớp: 08VQT1 TP Hồ Chí Minh, 2012 LỜI CAM ĐOAN Tơi cam đoan khóa luận tốt nghiệp tơi thực hiện, số liệu thu thập kết phân tích báo cáo trung thực, khơng chép từ đề tài nghiên cứu khoa học Ngày … tháng … năm … Sinh viên thực HỒNG THỊ MINH XN LỜI CẢM ƠN Để hồn thành khóa luận tốt nghiệp này, trước hết em xin chân thành cảm ơn thầy cô trường Đại Học Kỹ Thuật Cơng Nghệ - Tp Hồ Chí Minh, thầy cô khoa Quản Trị Kinh Doanh tận tụy giảng dạy truyền đạt kiến thức cần thiết cho em bốn năm qua Đặc biệt, em xin gửi lời cám ơn trân trọng em đến cô, Thạc sĩ Ngô Ngọc Cương khơng ngại bớt chút thời gian để hướng dẫn cho em Những chỉnh sửa, nhắc nhở bổ sung cô nguồn động viên tinh thần lớn em để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp thật tốt Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty TNHH CÁT TƯỜNG GIANG anh chị đồng nghiệp giúp đỡ tạo điều kiện cho em suốt q trình làm khóa luận tốt nghiệp cơng ty, góp phần giúp cho em hồn thành khóa luận tốt nghiệp Cuối cùng, em xin gửi lời chúc sức khỏe, hạnh phúc thành cơng tới tồn thể q thầy cô trường Đại Học Kỹ Thuật Công Nghệ - Tp Hồ Chí Minh ban lãnh đạo, anh chị đồng nghiệp Công ty TNHH CÁT TƯỜNG GIANG MỤC LỤC Danh mục: Trang DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT iv DANH MỤC CÁC BẢNG v DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH, ĐỒ THỊ vi LỜI MỞ ĐẦU: Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA QUỐC TẾ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 1.1 Dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế đường biển 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Đặc điểm 1.1.3 Vai trò 1.2 Người giao nhận 1.2.1 Khái niệm địa lý pháp lý người giao nhận 1.2.2 Phạm vi dịch vụ người giao nhận 1.2.3 Vai trò người giao nhận thương mại quốc tế 1.3 Giao nhận ngoại thương đường biển 1.3.1 Cơ sở pháp lý 1.3.2 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất 1.3.2.1 Đối với hàng hóa khơng phải lưu kho, lưu bãi cảng 1.3.2.2 Đối với hàng hóa phải lưu kho, lưu bãi cảng 1.3.2.3 Đối với hàng xuất đóng container 10 1.3.2.4 Các chứng từ liên quan 11 1.3.3 Quy trình giao nhận hàng nhập 15 1.3.3.1 Đối với hàng hóa khơng phải lưu kho, lưu bãi cảng 15 1.3.3.2 Đối với hàng hóa phải lưu kho, lưu bãi cảng 15 1.3.3.3 Đối với hàng nhập đóng container 17 1.3.3.4 Các chứng từ liên quan 17 Chương 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA QUỐC TẾ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH CÁT TƯỜNG GIANG 20 2.1 Khái quát Công ty TNHH Cát Tường Giang 20 i 2.1.1 Giới thiệu công ty 20 2.1.2 Cơ cấu tổ chức 20 2.1.2.1 Chức nhiệm vụ phòng ban 21 2.1.2.2 Tình hình nhân cơng ty 22 2.1.3 Hoạt động kinh doanh công ty 23 2.1.3.1 Các loại hình dịch vụ cơng ty 23 2.1.3.2 Hoạt động kinh doanh công ty giai đoạn 2009-2011 24 2.2 Quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế đường biển Công Ty TNHH Cát Tường Giang 27 2.2.1 Quy trình giao nhận nước xuất 27 2.2.1.1 Nhận thông tin đặt chỗ 29 2.2.1.2 Liên hệ lưu khoang 31 2.2.1.3 Tổ chức giao hàng lên tàu 32 2.2.1.4 Nhận chi tiết làm vận đơn phát hành vận đơn nhà cho khách hàng 35 2.2.1.5 Gửi chi tiết làm vận đơn nhận vận đơn chủ từ hãng tàu 37 2.2.1.6 Gửi Pre-Alert cho đại lý Công ty TNHH Cát Tường Giang 39 2.2.1.7 Theo dõi hàng hóa 39 2.2.2 Quy trình giao nhận nước nhập 41 2.2.2.1 Trước tàu cập cảng 42 2.2.2.2 Khi tàu cập cảng 42 2.2.2.3 Tổ chức nhận hàng giao hàng cho chủ hàng 44 2.3 Đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế đường biển Cơng ty TNHH Cát Tường Giang 45 2.3.1 Các ưu điểm 45 2.3.2 Các nhược điểm 46 Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HĨA QUỐC TẾ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY TNHH CÁT TƯỜNG GIANG 47 3.1 Phương hướng phát triển công ty 47 3.1.1 Xây dựng văn hóa doanh nghiệp 47 ii 3.1.2 Xây dựng hoạt động marketing 47 3.1.3 Nâng cao chất lượng dịch vụ 47 3.1.4 Hiện đại hóa hệ thống thơng tin 47 3.2 Một số giải pháp đề xuất nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế đường biển Công ty TNHH Cát Tường Giang .48 3.2.1 Xây dựng văn hóa doanh nghiệp 48 3.2.2 Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ 49 3.2.2.1 Hồn thiện cơng tác quản lý 49 3.2.2.2 Tuyển dụng nhân viên 50 3.2.2.3 Đào tạo hồn thiện q trình tác nghiệp nhân viên 50 3.2.2.4 Hoàn thiện phương pháp đánh giá đãi ngộ nhân viên 52 3.2.2.5 Giải pháp marketing 53 3.2.2.6 Hồn thiện quy trình xuất 54 3.2.2.7 Phát triển dịch vụ khai thuê hải quan 55 3.2.2.8 Giải pháp cho hệ thống thông tin 55 3.2.3 Một số giải pháp khác 56 3.2.3.1 Xây dựng mối quan hệ với đối tác liên quan 56 3.2.3.2 Hạn chế ảnh hưởng tính thời vụ 57 3.2.3.3 Hoàn thiện khâu kiểm tra, giám sát, giải khiếu nại 58 3.2.3.4 Nâng cao giữ ổn định khả tài 58 KẾT LUẬN 60 TÀI LIỆU THAM KHẢO 62 iii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT A/N AWB B/L CFS CTG CY D/O DEPT DOCS ETA ETD FCL HBL ICD LCL MBL POD SI TNHH XNK : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : Arrival Notice- Thông báo tàu đến Air Way Bill – Vận đơn hàng không Bill Of Lading- Vận đơn đường biển Container Freight Station- Kho hàng lẻ Cát Tường Giang Container Yard – Bãi container Delivery Order- Lệnh giao hàng Department – Phòng, ban Document – Chứng từ Estimated Time Arival – Dự kiến thời gian đến Estimated Time Departue – Dự kiến thời gian khởi hành Full Container Load – Hàng nguyên container House Bill Of Lading – Vận đơn nhà Inland Container Depot – Cảng nằm sâu nội địa Less Than Container Load- Hảng lẻ Master Bill Of Lading – Vận đơn chủ Port of Discharge – cảng dỡ hàng Shipping Instructions – Chi tiết làm vận đơn Trách nhiệm hữu han Xuất nhập iv DANH MỤC CÁC BẢNG Danh mục .Trang 1) Bảng 2.1 : Tình hình nhân công ty CTG 22 2) Bảng 2.2: Kết hoạt động kinh doanh CTG 24 v DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ, SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH Danh mục Trang 3) Sơ đồ 2.1 : Cơ cấu tổ chức công ty CTG 20 4) Biểu đồ 2.2: Biểu đồ doanh thu chi phí 25 5) Biểu đồ 2.3: Biểu đồ lợi nhuận qua năm 26 6) Sơ đồ 2.4: Quy trình giao nhận nước xuất 27 7) Sơ đồ 2.5: Quy trình nhận thơng tin đặt chỗ 29 8) Sơ đồ 2.6: Quy trình liên hệ lưu khoang 31 9) Sơ đồ 2.7: Quy trình hãng tàu gửi booking confirmation 32 10) Sơ đồ 2.8: Quy trình CTG gửi booking note 33 11)Sơ đồ 2.9 : Quy trình đưa hàng cảng hồn tất thủ tục hải quan 34 12)Sơ đồ 2.10: Quy trình nhận SI phát hành HBL 35 13)Sơ đồ 2.11: Quy trình gửi SI nhận MBL 37 14)Sơ đồ 2.12: Quy trình giao nhận nước nhập 41 15)Sơ đồ 2.13: Quy trình đại lý gửi Pre-Alert 42 16)Sơ đồ 2.14: Quy trình chứng từ tàu cập cảng đến 43 vi Khóa Luận Tốt Nghiệp Lớp: 08VQT1 LỜI MỞ ĐẦU Để xây dựng đất nước giàu mạnh phát triển bối cảnh tồn cầu hố, khu vực hoá, hội nhập kinh tế quốc tế khơng thể xem nhẹ hoạt động ngoại thương đảm bảo giao lưu hàng hố, thơng thương với nước bè bạn năm châu, giúp khai thác có hiệu tiềm mạnh nguồn lực bên bên sở phân cơng lao động chun mơn hố quốc tế Khi nhắc đến hoạt động xuất nhập hàng hố khơng thể khơng nói đến dịch vụ giao nhận vận tải hàng hố quốc tế hai hoạt động không tách rời nhau, chúng có tác động qua lại thống với Qui mô hoạt động xuất nhập tăng lên nhanh chóng năm gần nguyên nhân trực tiếp khiến cho giao nhận vận tải nói chung giao nhận vận tải biển nói riêng phát triển mạnh mẽ chiều rộng bề sâu Bên cạnh đó, với 3000 km bờ biển nhiều cảng biển lớn nhỏ rải khắp chiều dài đất nước, ngành giao nhận vận tải biển Việt Nam thực có bước tiến đáng kể, chứng minh tính ưu việt so với phương thức giao nhận vận tải khác Khối lượng giá trị giao nhận qua cảng biển chiếm tỷ trọng lớn tổng giá trị giao nhận hàng hóa quốc tế Việt Nam Điều có ý nghĩa lớn, khơng nối liền sản xuất với tiêu thụ, giúp đưa hàng hoá Việt Nam đến với bạn bè quốc tế mà cịn góp phần nâng cao khả cạnh tranh hàng hoá nước ta thị trường giới Trải qua 07 năm hoạt động, Công Ty TNHH Cát Tường Giang bước hoàn thiện củng cố hoạt động kinh doanh Tuy vậy, để tồn phát triển lâu dài, cơng ty cần có giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ để thúc hiệu hoạt động kinh doanh Trong thời gian thực tập tìm hiểu Cơng Ty TNHH Cát Tường Giang, với kiến thức sinh viên khoa Quản Trị Kinh Doanh trường ĐH Kỹ Thuật Công Nghệ TP.HCM, với mong muốn đóng góp phần nhỏ vào phát triển công ty, em chọn đề tài: “Quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế đường biển Công Ty TNHH Cát Tường Giang – (CTG-Logistics)” Thông qua đề tài em muôn sâu vào chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế đường biển Công ty TNHH Cát Tường Giang để làm sáng tỏ vai trò quan trọng dịch vụ Mong qua khóa luận thân em có SV: Hồng Thị Minh Xn GVHD: TH.S Ngô Ngọc Cương 01 GỬI BOOKING REQUEST QUA E-MAIL CHO HÃNG TÀU 02 NHẬN BOOKING CONFIRMATION TỪ HÃNG TÀU QUA EMAIL 03 GỬI BOOKING NOTE CHO KHÁCH HÀNG 04 YÊU CẦU KHÁCH HÀNG GỬI SI 05 CHI TIẾT SI NHẬN TỪ KHÁCH HÀNG 06 MÔ TẢ CÁCH ĐIỀN THÔNG TIN B/L TRÊN EXCEL 07 MÔ TẢ ĐIỀN THÔNG TIN B/L (PHẦN 2) 08 HBL SAU KHI ĐÃ ĐIỀN THÔNG TIN LÔ HÀNG VÀ IN RA THEO MẪU 09 PHÁT HÀNH HBL 10 KIỂM TRA NHỮNG CHI TIẾT TRÊN B/L NHÁP CỦA HÃNG TÀU 11 GỬI PRE-ALERT CHO ĐẠI LÝ CTG 12 A/N HÃNG TÀU GỬI CTG A/N CỦA CTG GỬI KHÁCH HÀNG 13 14 HÃNG TÀU GỬI D/O CHO CTG 15 CTG GỬI D/O CHO KHÁCH HÀNG ... hàng hóa quốc tế đường biển – Chương 2: Quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế đường biển Công ty TNHH Cát Tường Giang – Chương 3: Giải pháp nâng cao chất dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế đường biển. .. NHẬN HÀNG HĨA QUỐC TẾ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH CÁT TƯỜNG GIANG 2.1 Khái quát Công ty TNHH Cát Tường Giang 2.1.1 Giới thiệu cơng ty Tên thức: Công ty TNHH Cát Tường Giang Tên giao dịch đối... trình giao nhận hàng hóa quốc tế đường biển Cơng Ty TNHH Cát Tường Giang – (CTG-Logistics)” Thông qua đề tài em muôn sâu vào chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế đường biển Công ty TNHH