đại học kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế Bộ môn hệ thống thông tin quản lý K TON MY Mục đích môn học Trang bị cho sinh viên hiểu biết toàn diện về: Mt h thống thơng tin kế tốn dựa máy tính kỹ sử dụng máy tính để thực cơng việc kế toán  Sự hiểu biết hệ thống thơng tin kế tốn cách rõ ràng, hiểu biết rõ hệ thống hiệu khai thác hệ thống cao  Vị trí vai trị người hệ thống thơng tin quản lý dựa máy tính nói chung hệ thống thơng tin kế tốn đại nói riêng Chuơng I Hệ thống thông tin kế toán với tổ chức doanh nghiệp I Thông tin kế toán định Khái niệm Dữ liệu kế to¸n Số liệu kế tốn có sẵn (hố đơn, chứng từ kế tốn)  Thơng tin kế tốn Là thơng tin động tuần hồn tài sản, phản ánh đầy đủ chu trình nghiệp vụ tổ chức doanh nghiệp, từ chu trình cung cấp đến chu trình sản xuất, tiêu thụ tài Đó thơng tin hai mặt tượng, trình: vốn nguồn, tăng giảm, chi phí kết cần thiết cho hạch toán kinh doanh  Điểm khác liệu kế tốn thơng tin kế tốn Khái niệm Tiêu thức Thơng tin kế tốn Chỉ giá trị, trạng thái cụ thể Tổ chức lưu trữ Dữ liệu kế tốn - Thơng tin khái niệm rộng lớn bao gồm nhiều giá trị liệu - Nó thể quan hệ, xu có mức trừu tượng cao hơn, diễn tả thực chất hơn, - Thông tin mang ý nghĩa, có tính định hướng Sổ nhật ký Sổ Mức độ quan Tức thời tâm Ví dụ Lâu dài, liên tục Nhật ký bán hàng Sổ tài khoản phải thu khách hàng Những người sử dụng thơng tin kế tốn  Nhà quản lý: sử dụng thơng tin kế tốn để định lập kế hoạch kiểm tra việc thực kế hoạch, đưa định tất mức quản lý  Các nhà đầu tư: dựa thông tin kế tốn báo cáo tài để định đầu tư Vì báo cáo xác định rõ hiệu kinh doanh thời kỳ kinh doanh tình hình tài doanh nghiệp, tình hình sử dụng vốn, nhà đầu tư có thơng tin đầy đủ để định đầu tư hay không đầu tư tiếp vào doanh nghiệp  Nhà nước: sử dụng thơng tin kế tốn để làm sở hoạch định sách, soạn thảo văn pháp luật phù hợp sách đầu tư, sách thuế II HỆTHỐ TH«NG TIN KẾTỐ NG N Khái niệm Một HTTT kế toán hiểu tập hợp nguồn lực người, thiết bị máy móc thiết kế nhằm biến đổi liệu tài liệu khác thành thơng tin Phần cứng Dữ liệu kế tốn (chứng từ, sổ sách) Phần mềm Con người Cơ sở liệu Các thủ tục H ệ t h ống t hông t i n kế t ố n Thơng tin kế tốn (Báo cáo quản trị, báo cáo tài chính) Các yếu tố cấu thành HTTT kế toán  Con người: + Các nhân viên xử lý thơng tin (phân tích thiết kế viên hệ thống, lập trình viên ) + Các nhân viên nghiệp vụ (kế toán viên người có nhu cầu làm kế tốn với trợ giúp máy tính) + Các nhà quản trị doanh nghiệp  Phần cứng: Là tập hợp thiết bị cơng nghệ tạo thành máy tính điện tử + Máy tính + Các thiết bị ngoại vi + thiết bị mạng phục vụ nhu cầu giao tiếp với người hay với máy tính khác  Phần mềm: Là tồn chương trình để vận hành máy tính điện tử Nó thành phần quan trọng hệ thống máy tính + Hệ điều hành: chương trình để quản lý việc sử dụng phận phần cứng, phối hợp hoạt động phận để thực chương trình người dùng + Hệ quản trị CSDL: chương trình phần mềm máy tính cho phép người dùng: - Lưu trữ liệu theo cách thức thống - Tổ chức liệu thành ghi theo cách hợp - Truy xuất liệu nhanh, xác, đảm bảo độ an tồn cao + Phần mềm kế tốn: Quan hệ thành phần yếu tố phần mềm HTTT kế toán Người SD Người SD Phần mềm Phần mềm kế toán kế toán Phần mềm Phần mềm kế toán kế toán Hệ quản trị sở liệu Cơ sở liệu  Cơ sở liệu Là tập hợp dịng liệu có cấu trúc, lưu trữ tệp có quan hệ với nhau, quản trị cách hợp hệ quản trị sở liệu nhằm đạt mục đích tồn HTTT kế tốn cung cấp thông tin hoạt động hàng ngày, thơng tin cho phép kiểm sốt hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp  Các thủ tục Thủ tục cần tuân thủ để tổ chức quản trị hoạt động xử lý thông tin thiết kế triển khai chương trình, trì phần cứng, phần mềm quản lý chức nghiệp vụ d Chu trình tài Gồm kiện liên quan đến việc huy động quản lý nguồn vốn quỹ, kể tiền mặt Chức năng: Ghi chép kế toán kiện liên quan đến việc huy động quản lý nguồn vốn quỹ, kể tiền mặt Các kiện kinh tế - Hoạt động tăng vốn từ chủ doanh nghiệp đầu tư, vay - Sử dụng vốn để hình thành tài sản sử dụng tài sản để tạo doanh thu Các phân hệ nghiệp vụ - Hệ thống thu quỹ - Hệ thống chi quỹ e Chu trình báo cáo tài Chức năng: Thực báo cáo nguồn tài kết đạt từ việc sử dụng nguồn tài Các phân hệ nghiệp vụ - Hệ thống sổ - Hệ thống báo cáo tài III TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH XỬ LÝ NGHIỆP VỤ KẾ TỐN Các dòng liệu nghiệp vụ doanh nghiệp sản xuất điển hình Quy trình bán hàng - Đơn đặt hàng - Lệnh bán hàng - Hoá đơn bán hàng - Giấy báo tình hình cơng nợ cịn phải thu khách hàng -Chứng từ toán Sơ đồ dịng liệu nghiệp vụ quy trình bán hàng Hoá đơn bán hàng KHÁCH Đơn đặt KHÁCH HÀNG hàng HÀNG Xử lý đơn đặt hàng Giấy báo tình hình tốn Lệnh bán hàng Thanh Thanh tốn tốn Lập Lập hóa hóa đơn đơn Chứng từ KẾ TỐN KẾ TỐN tốn VIÊN VIÊN III TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH XỬ LÝ NGHIỆP VỤ KẾ TỐN Các chế độ xử lý nghiệp vụ kế toán a Quy trình xử lý nghiệp vụ kế tốn  Quy trình xử lý nghiệp vụ kế tốn thủ cơng Các tài liệu gốc ghi chép lại sổ nhật ký nhằm lưu trữ cách có hệ thống nghiệp vụ Sau chúnh chuyển sang sổ để tổng hợp liệu tài Từ sổ xử lý để lên báo cáo tài Sơ đồ quy trình xử lý nghiệp vụ kế tốn thủ cơng Các nghiệp vụ kinh tế Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phát sinh Lập chứng từ Các chứng từ kế toán Các chứng từ kế toán Ghi sổ kế toán Sổ nhật ký Sổ nhật ký Chuyển sổ Sổ Sổ Lên báo cáo Báo cáo tài Sổ sách kế tốn a Quy trình xử lý nghiệp vụ kế tốn  Quy trình xử lý nghiệp vụ kế tốn tự động hóa Các tài liệu gốc cập nhật vào máy tính thông qua thiết bị vào, tổ chức lưu trữ nhớ ngồi máy tính dạng tệp tin liệu nghiệp vụ quản trị cách hợp hệ quản trị CSDL Sau tệp liệu nghiệp vụ “chuyển sổ” vào tệp sổ chương trình máy tính Định kỳ sổ xử lý để làm sở lập báo cáo tài Sơ đồ quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán tự động hoá Các nghiệp vụ kinh tế Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phát sinh Lập chứng từ Các chứng từ kế toán Các chứng từ kế toán Nhập chứng từ vào máy Tệp chi tiết Tệp chi tiết Tổng hợp số liệu Tệp tổng hợp Tệp tổng hợp Lên báo cáo Báo cáo tài Sổ sách kế toán Các chế độ xử lý nghiệp vụ kế toán b Chế độ xử lý nghiệp vụ kế tốn  Chế độ xử lý theo lơ Những nghiệp vụ tương ứng đưa vào tệp liệu nghiệp vụ (~ sổ nhật ký)  Chế độ xử lý trực tiếp Tất liệu nghiệp vụ lưu trữ tệp liệu nghiệp vụ Sự khác chế độ xử lý - Xử lý theo lô cần đến sổ nhật ký - Xử lý trực tiếp không cần đến sổ nhật ký trước thực trình chuyển sổ Hệ thống mã hoá xử lý nghiệp vụ kế toán  Khái niệm mã hoá Là cách thức sử dụng “mã hiệu” để thay thông tin dạng tự nhiên đối tượng cần quản lý thực việc phân loại, xếp lớp đối tượng  Lợi ích việc mã hố liệu - Nhận diện đối tượng nhanh chóng, tránh nhầm lẫn - Tăng tốc độ truy cập, tăng độ xác, giảm thời gian truy nhập, lưu trữ, xử lý tiết kiệm nhớ - Giúp cho việc nhận diện nhanh chóng tập hợp đối tượng mang số thuộc tính chung Hệ thống mã hố xử lý nghiệp vụ kế toán  Các phương pháp mã hoá liệu kế toán Mã hoá Sử dụng số (ký hiệu) liên trình tự tăng dần giảm dần để mã hoá  Ưu điểm: Dễ mã hoá, số lượng lớn  Nhược điểm: - Không cho người sử dụng thông tin đối tượng - Không cho phép chèn thêm mã vào mã cũ  Ví dụ: Hệ thống mã hoá xử lý nghiệp vụ kế toán  Các phương pháp mã hoá liệu kế toán Mã hoá gợi nhớ Sử dụng ký hiệu viết tắt đối tượng cần mã hoá để mã hoá đối tượng  Ưu điểm: Dễ nhận biết đối tượng  Nhược điểm: - Số lượng - Khơng phân nhóm đối tượng  Ví dụ: Mã hố đồng tiền: VND, USD, EUR, JPY Hệ thống mã hoá xử lý nghiệp vụ kế toán  Các phương pháp mã hoá liệu kế toán Mã hoá theo seri Sử dụng những dẫy số theo quy luật để mã hoá đối tượng  Ưu điểm: Dễ quản lý đối tượng theo nhóm  Nhược điểm: - Số lượng nhóm đối tượng hạn chế - Khơng chèn thêm đối tượng vào nhóm  Ví dụ: Mã hố hố đơn, chứng từ (số seri) Hệ thống mã hoá xử lý nghiệp vụ kế toán  Các phương pháp mã hoá liệu kế toán Mã hoá phân cấp Sử dụng ký hiệu kéo dài số phía phải để sâu vào chi tiết đối tượng cần mã hoá  Ưu điểm: Khả tổng hợp phân tích thơng tin kế tốn lớn  Nhược điểm: - Nếu đối tượng mã hoá mà chi tiết ký hiệu dài cồng kềnh  Ví dụ: Hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống mã hoá xử lý nghiệp vụ kế toán  Các phương pháp mã hoá liệu kế toán Mã hoá tổng hợp Sử dụng kết hợp hai phương pháp mã hoá với Thường sử dụng pp mã hoá gợi nhớ với phân cấp  Ưu điểm: Dễ nhận biết đối tượng thuộc nhóm theo yêu cầu nhà quản lý  Nhược điểm: - Khó mã hố phải phân nhóm đối tượng trước mã hố  Ví dụ: Mã hố số báo danh thí sinh, biển số xe máy, ô tô ... rõ hệ thống hiệu khai thác hệ thống cao  Vị trí vai trị người hệ thống thơng tin quản lý dựa máy tính nói chung hệ thống thơng tin kế tốn đại nói riêng Chu¬ng I Hệ thống thông tin kế toán với. .. vụ quản trị doanh nghiệp - Liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp đảm bảo cho tổ chức doanh nghiệp đạt mục tiêu đề - Cung cấp báo cáo kế tốn với mục tóm tắt tổng hợp tổng doanh thu... thông tin kế toán với tổ chức doanh nghiệp I Thông tin kế toán định Khái niệm Dữ liệu kế toán S liu kế tốn có sẵn (hố đơn, chứng từ kế tốn)  Thơng tin kế tốn Là thơng tin động tuần hoàn tài