KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM 2 1. Vai trò của nhóm trong tổ chức 2 1.1. Các lý do của sựSự cần thiết phải phát triển tinh thần làm việc nhóm 2 1.2. Khái niệm nhóm 4 1.3. Các lợi ích của Ví sao cần phát triển nhóm? 13 2. Quá trình hình thành nhóm 16 2.1. Giai đoạn hình thành 16 2.2. Giai đoạn thử thách 18 2.3. Giai đoạn định hình 20 2.4. Giai đoạn ổn định, phát huy và sẵn sàng thay đổi 21 3. Nhận diện nhóm hoạt động hiệu quả 23 3.1. Mục tiêu chung của nhóm luôn được hiểu biết, tâm niệm, quán triệt bởi mọi thành viên 24 3.2. Hệ thống các nguyên tắc làm việc trong nhóm được xác lập trên cơ sở thảo luận và đồng thuận và được duy trì 24 3.3. Các thành viên chủ động tham gia và hưởng lợi 25 3.4. Có tinh thần nhóm hay tinh thần tập thể 25 3.5. Giao tiếp theo hướng mở và đang tin cậy 26 3.6. Tin cậy và hỗ trợ cao giữa các thành viên 26 3.7. Mức độ đồng thuận và hài lòng cao 26 3.8. Kiến thức, kinh nghiệm và kĩ năng của các cá nhân được nhóm tận dụng tối đa 26 3.9. Tạo nên các giá trị và phong cách của nhóm 26 3.10. Tính tự chủ của toàn nhóm và của từng thành viên 26 3.11. Đạt được năng suất và kết quả như mong muốn 27 4. Kĩ năng làm việc nhóm 27 4.1. Các nguyên tắc làm việc nhóm 27 4.2. Vai trò của nhà quản lý đối với nhóm và phát triển nhóm 30 4.3. Các kĩ thuật làm việc nhóm và phát triển nhóm 30 4.4. Khi Khi Những trường họp “nhóm” trở nên trở nên không cần thiết hoặc không hiệu quả 35 4.5. Các phẩm chất cần thiết đối với trưởng nhóm 37 1 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM 1. Vai trò của nhóm trong tổ chức 1.1. Các lý do của sựSự cần thiết phải phát triển tinh thần làm việc nhóm Như trên đã nói, giao tiếp là cách thức con người ứng xử với người khác, với thời cuộc, với nhiệm vụ. …Quan hệ trong nhóm là một hình thức giao tiếp cộng đồng quan trọng của chúng ta, vì nhóm là một hình thức mô phỏng của tổ chức, của xã hội, trong khuôn khổ một phạm vi, quy mô nhỏ hơn. Trong xã hội hiện đại, nhất là khi sự phụ thuộc giữa con người được hỗ trợ rất nhiều bởi các tiến bộ công nghệ thông tin và truyền thông, năng lực cá nhân cấn được đánh giá một cách hợp lý thông qua nhìn nhận cá nhân với những người xung quanh có liên quan chứ không chỉ đơn thuần là cá nhân người đó một cách biệt lập. Hơn nữa, kết hợp hiệu quả làm việc của các cá nhân thông qua nhóm có rất nhiều giá trị gia tăng so với giá trị của hiệu quả cá nhân độc lập. Chính vì vậy, nhóm (team) và làm việc (trong) nhóm (từ đây viết gọn là làm việc nhóm ) (teamwork) đang ngày càng thu hút được nhiều sự quan tâm của mọi tầng lớp xã hội, đặc biệt từ là giới quản lý, lãnh đạo. 2 Trong đời sống làm việc hiện đại, với hỗ trợ mạnh mẽ của công nghệ thông tin và truyền thông, thế giới trở nên ‘phẳng’ (1) hơn, nhiều ranh giới trở nên mờ nhạt, sự kết nối trở nên quan trọng hơn, nhiều tổ chức tìm kiếm cách thức xây dựng và tăng cường năng lực của mình thông qua cơ cấu lấy nhóm làm nền tảng. Nhóm và làm việc nhóm là hình thức căn bản của quản lý có sự tham gia (participative management). Đây được xem như là một bước tiến trong quản lý nói chung và quản lý chính phủ nói riêng. Trong mô hình cơ cấu thứ bậc cũ, con người là các mắt xích trong một chuỗi chung rất lớn, với rất nhiều sự phục thuộc, ràng buộc về thẩm quyền và trách nhiệm, kết quả là, đôi khi các cá nhân được nhìn nhận như là vô danh, hành động một cách cứng nhắc theo mệnh lệnh, không cần hoặc không thể mang tính cá nhân trong đời sống làm việc. Do đó, việc đánh giá công trạng, đóng góp của cá nhân vào tổ chức là rất khó khăn. Chính vì vậy, con người được đánh giá chủ yếu trên cơ sở cách thức họ giao tiếp, ứng xử liên cá nhân trong tổ chức (như: tính thân thiện, sự hết lòng, nhiệt tình, …) chứ không phải là kết quả làm việc. Trong tinh thần làm việc nhóm, con người được khuyến khích tham gia, được có cái ‘tôi’, được thể hiện bản sắc, được khích lệ để có ‘sở hữu’ cá nhân trong kiến thức, tinh thần, trách nhiệm và kết quả làm việc của nhóm. 3 Tuy nhiên, nhìn một cách tổng thể, làm việc nhóm và phát triển nhóm đang là một khâu rất yếu trong quản lý hành chính nhà nước nói chung và trong giao tiếp công vụ nói một cách cụ thể. 1.2. Khái niệm nhóm Nhận diện nhóm Một trong những lý do quan trọng của việc phát triển nhóm chưa trở thành một xu hướng trong các cơ quan hành chính nhà nước, hay trong Chính phủ- nói một cách ngắn gọn, chính là sự mơ hồ sự mơ hồ về khái niệm nhóm và , tinh thần làm việc nhóm cũng như ; và vai trò của mô hình làm việc này. Trong rất nhiều tài liệu, cả bằng tiếng Việt lẫn tài liệu dịch hay nguyên bản tiếng nước ngoài, thuật ngữ nhóm được đưa ra nhưng không được so sánh để phân biệt với các khái niệm có liên quan. Chừng nào những câu hỏi then chốt như liệu nhóm có phải là Tổ chức, Đội, Tổ, Ủy ban, hay Đơn vị…không được giải quyết, khó có thể bắt đầu nói về vai trò của nhóm và làm việc nhóm. Để nhận diện được nhóm, trước nhất, cần làm rõ khái niệm tổ chức. Theo Từ điển Pháp - Việt Pháp luật - Hành chính, Tổ chức là ‘một hệ thống gồm nhiều phân hệ, có những mối quan hệ hữu cơ hợp lý, rõ ràng, hợp tác và phối hợp chặt chẽ, tác động lẫn nhau trong một tổng thể, phát sinh một lực tổng hợp tác động cùng chiều lên một đối tượng nhằm đạt đwocj những mục tiêu chung đã định’ (1992: 208) (2). 4 Trong cuộc đời, mỗi chúng ta có xu hướng là thành viên của ít nhất một tổ chức. Đó có thể là tổ chức chính thức hoặc không chính thức (xét từ gó độ cách thức thừa nhận sự tồn tại của tổ chức đó. Lấy ví dụ, những người cùng tốt nghiệp từ một trường đại học nào đó tập hợp lại và hình thành một tổ chức có Ban liên lạc đứng ra làm đầu mối, họ hoạt động có tôn chỉ, mục đích, có quy chế họp lớp, họp trường, có quỹ Nếu tổ chức này đăng kí chính thức với nhà trường hoặc địa phương, thì nó được xếp vào tổ chức chính thức đối với nhà trường và địa phương đó. Nếu không, trong cách nhìn nhận của nhà trường và xã hội, nó là tổ chức không chính thức. Tất nhiên, trong cả hai trường hợp, nó vẫn là chính thức đối với các thành viên của tổ chức ); tổ chức chuyên môn, nghề nghiệp (Hội nhà báo, Hội cựu giáo chức, ) hoặc đơn thuần chỉ gắn với một niếm say mê hay ý thích nào đó (Hội Vespa, ‘sợ vợ’, hội thích thời trang Hàn Quốc, ); tổ chức cơ quy mô rất lớn (tới hàng triệu người như một Bộ nào đó), hoặc nhỏ (như một Viện nghiên cứu thuộc một Bộ khác)… Nói tóm lại, có rất nhiều loại tổ chức trong xã hội, và chúng có thể được phân loại trên cơ sở sử dụng các tiêu chí khác nhau. Trong khi đó, nhóm là một tập hợp các thành viên có số lượng ổn định từ hai người trở lên, tối ưu là 5-7, tối đa là 15, có giao tiếp trực diện thường xuyên tập trung xung quanh một mối quan tâm hay vấn đề chung nào đó. 5 Như vậy, nhóm là hình thức mô phỏng của tổ chức. Sự khác biệt căn bản giữa Tổ chức và Nhóm là ở chỗ quy mô của nhóm thường nhỏ, trong khi đối với tổ chức, con số này có thể lên tới hàng chục triệu người. Chính vì vậy, người ta thường nói về các nhóm trong tổ chức chứ không nói tổ chức trong nhóm. Nói tóm lại, các dấu hiệu để nhận biết nhóm là: - Một tập hợp người có giao tiếp trực diện, thường xuyên. - Số lượng thường từ 2- 15. - Chia sẻ mối quan tâm hoặc mục đích chung. - Các cá nhân có xuất phát điểm, phong cách, khác nhau, nhưng ý thức được về nhau và có ảnh hưởng qua lại, phụ thuộc nhau trong việc tạo ra kết quả thực thi. - Cùng nhau hoạt động để đạt được mục tiêu chung. Rõ ràang, nhóm không đơn thuần là một tập hợp các cá nhân. Ngày nay, có một thuật ngữ được sử dụng rộng rãi trong nhiều doanh nghiệp quốc tế là ‘nhóm thực thi cao (high performance team) hoặc siêu nhóm (superteam). Siêu nhóm là nhóm của từ 3 đến 30 nhân viên từ nhiều đơn vị, lĩnh vực khác nhau của tổ chức tập hợp lại với nhau để giải quyết các vấn đề hàangf ngày của đời sống làm việc. Trên đây là khái niệm chung về Nhóm, theo chị cũng cần phải xác định Nhóm trong cơ quan hành chính? Các hình thức nhóm 6 Có nhiều hình thức nhóm. Theo tiêu chí về mục đích, có thể có nhóm tự quản (nhằm đạt được quyền tự quyết của nhóm, chứ không phải một đối tượng khác ngoài nhóm quyết định) và nhóm năng suất cao (định hướng nâng cao năng suất, hoạt động trong khuôn khổ quyền quyết định thuộc về các nhà quản lý có thẩâm quyền từ bên ngoài nhóm). Theo tiêu chí về hình thức tồn tại trong cơ cấu của tổ chức, có nhóm chính thức và có nhóm không chính thức. Nhóm chính thức nói chung, cũng như trong cơ quan hành chính nhà nước nói riêng, , được hình thành xuất phát từ sáng kiến của quản lý, lãnh đạo – mang tính pháp định (khi đó, dù các thành viên không hợp, không thích nhau vẫn phải làm việc với nhau) để thực hiện các nhiệmvụ được giao nhằm giúp tổ chức đạt được mục tiêu. Kiểu điển hình của nhóm chính thức chính là các Tổ, Đội, Phòng, Đơn vị, Ban hoặc Ủủy ban trong tổ chức, bao gồm một (hoặc một vài) nhà quản lý và các nhân viên- những người chịu trách nhiệm báo cáo lên nhà quản lý. Một số nhóm chính thức có thể mang tính tạm thời. Nhóm này thường được gọi là các Lực lượng đặc nhiệm (task force) hoặc nhóm dự án - những nhóm được thành lập để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể, nhất thời, rồi đựơc giải thể khi nhiệm vụ hoàn thành. Trong cơ quan hành chính thì nhóm có thể hình thành trên cơ sở sự phân công thực hiện một nhiệm vụ nào đó:.Ví dụ: Ba hoặc năm người (ở một bộ phận hoặc từ các bộ phận khác nhau) được phân công xây dựng Đề án đổi mới đào tạo (hoặc phối hợp 7 với Dự án Tổ chức các khoá đào tạo tại địa phương) bắt buộc phải làm việc theo nhóm để hoàn thành công việc được giao Nhóm không chính thức trong tổ chức, cơ quan, được hình thành bất cứ đaâu khi con người có liên quan đến nhau và tương tác thường xuyên với nhau. Tuy được hình thành trên cơ sở tự nguyện, tập hợp những cá nhân cùng ‘kiểu’ với nhau, nhưng các nhóm này phát triển trong bối cảnh cơ cấu tổ chức chính thức nên có ảnh hưởng nhất định đến kết quả thực thi. Lấy ví dụ, cùng làm việc trong một Phòng thuộc một Sở, một số thành viên có kiểu tác phong, nhịp điệu và cách nhìn nhận vấn đề rất tương hợp với nhau, họ kết thành một nhóm. Nhóm này không có tên trong Phòng, không có cơ cấu tổ chức được quy định thành văn,… nhưng việc là thành viên của nhóm và cách thứuc làm việc chung với nhau trong nhóm có những ảnh hưởng nhất định đến họ với tư cách cá nhân và đến Phòng với tư cách là một ‘ê-kíp’. Trách nhiệm của các nhà quản lý là hướng các nhóm này thành một cơ chế hỗ trợ tích cực cho quá trình và kết quả thực thi của tổ chức. Nhóm không chính thức có bốn vai trò quan trọng trong tổ chức: (i) giúp duy trì và tăng cường các chuẩn mực và giá trị chung mà các thành viên tin; (ii) tạo cảm giác thoả mãn về mặt xã hội, địa vị, và an toàn trong các thành viên. Trong những tổ chức rất 8 lớn, nhiều nhân viên có thể thấy (hoặc nghĩ rằng) các nhà quản lý chẳng biết đến họ, chẳng quan tâm đến họ, việc tham gia các nhóm không chính thức tạo nên ở học cảm giác thỏa mãn nhu cầu nhân sinh về tình bạn và sự hỗ trợ. (iii) giúp các thành viên giao tiếp với nhau. Thông qua các nhóm không chính thức này, nhân viên trong các tổ chức biết được các thông tin liên quan đến các vấn đề chính thức. (iv) giúp giải quyết các vấn đề. Thông thường, các nhóm không chính thức này nhỏ hơn và linh hoạt hơn nên các di chuyển của nó cũng nhanh hơn và tác động cũng lan tỏa nhanh hơn so với nhóm chính thức. Lấy ví dụ, nếu một thành viên của nhóm có chuyện vui hoặc buồn, nhóm không chính thức thường biết trước và có phản ứng thiết thực hơn. Thực tế cho thấy, trong các tổ chức hiện nay, rất nhiều nhóm có đặc điểm của cả hai kiểu chính thức và không chính thức. Trong rất nhiều trường hợp, các nhóm có thể được hình thành hoặc gọi tên một cách ‘chính thức’ chỉ ở cấp độ nói miệng chứ không có văn bản cụ thể ghi nhận nào cả, dù rằng nhóm có thể tồn tại rất lâu. Nhóm hay Đội và Tổ? 9 Có một số khác biệt căn bản giữa nhóm và Tổ, Đội, Phòng và Đơn vị ( vì tần suất sử dụng Đơn vị trong việc đặt tên tổ chức không cao như Tổ và Đội, từ đây, chỉ nói tới Tổ, Đội cho ngắn gọn, tuy rằng có hàm ý cả Đơn vị): - Khi nhóm được ghi nhận chính thức trong cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức, nó có thể được gọi là Tổ, Đội. Tuy nhiên, có một cảnh báo quan trọng liên quan đến khía cạnh này là một số không nhỏ quan niệm rằng nhóm là sự hình thành và tồn tại một cách tự phát, không chính thức, nên tốt nhất, các nhà quản lý không liên đới gì và nên để mặc nó diễn ra tự nhiên. Thực ra, trọng trách của nhà quản lý trong tổ chức là tạo dựng môi trường thuận lợi cho các nhóm hình thành và phát triển. Do vậy, họ không nên đóng vai là người lập kế hoạch, chỉ đạo và kiểm soát, mà với nhóm, họ nên là những người hướng đạo, gợi dẫn, kèm cặp và kích thích và khích lệ. - Tổ, Đội có cơ cấu và cơ chế làm việc mang tính chính thức và thứ bậc; quản lý trong Tổ, đội có quyền lực trước nhất là quyền lực pháp định (do tổ chức trao cho, được ghi nhận trong các văn bản chính thức, hợp pháp, gắn với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức). Trong khi đó, cơ cấu của nhóm thường không mang tính thứ bậc, khoảng cách giữa Trưởng nhóm và các thành viên không nhiều, mặc dù họ rất có uy tín, do bản chất làm việc nhóm là tham gia. Cơ chế điều hành của nhóm là tự điều hành, các quyết định được đưa ra trên cơ sở thảo luận, tham gia, không cần 10 [...]... tâm của tổ chức sang thành vị trí của người hỗ trợ, người thúc đẩy nhóm - Họ cần xem những người làm việc cùng không còn là cấp dưới mà là các cộng sự 4.3 Các kĩ thuật làm việc nhóm và phát triển nhóm Làm việc nhóm - Vai trò của trưởng nhóm: Trong cơ quan hành chính, c Các trưởng nhóm chính thức thường được bổ nhiệm hay bầu cử Các trưởng nhóm không chính thức thường xuất hiện dần dần khi các thành viên... tự chủ của toàn nhóm và của từng thành viên Các cá nhân ra quyết định cùng nhau chứ không phụ thuộc vào duy nhất trưởng nhóm hay một người từ bên ngoài 26 3.11 Đạt được năng suất và kết quả như mong muốn Năng suất và kết quả thực thi đáp ứng các trông đợi về số lượng chất lượng được đo lường cho cả ở cấp độ cá nhân và của toàn nhóm 4 Kĩ năng làm việc nhóm 4.1 Các nguyên tắc làm việc nhóm - Hiểu biết... nhóm - Lựa chọn trưởng nhóm Lãnh đạo nhóm là quá trình gây ảnh hưởng một cách tích cực đến các thành viên trong nhóm nhằm định hướng, dẫn dắt và khích lệ tinh thần nhóm và sự phát triển, sự cống hiến của cá nhân Nhóm có thể trải qua nhiều giai đoạn để xác định trưởng nhóm Cách thức lựa chọn trưởng nhóm cũng rất linh hoạt trong các nhóm khác nhau Ở nhóm này, trưởngnhóm là một thủ lĩnh tinh thần, ở nhóm. .. tốt, thì Tổ, Đội đã có tinh thần nhóm Quan trọng hơn, trong khi ý thức được rằng Tổ hay Đội đều là các hình thức khác nhau của nhóm, bản thân Tổ, Đội không đương nhiên là các nhóm và có tinh thần làm việc nhóm Chúng tôi lập luận rằng, để có kết qủa thực thi cao và để nâng cao chất lượng đời sống làm việc của nhân viên, mỗi tổ chức đều cần phát triển kiểu phối hợp lấy nhóm làm nền tảng trong mỗi đơn vị... chúng + Kĩ năng khích lệ chia sẻ, bộc lộ sự khác biệt và tôn trọng sự khác biệt 19 + Kĩ năng tổ chức và điều hành hội họp: Chúng ta kì vọng ở Trưởng nhóm (được nhất trí lựa chọn hoặc tiềm năng) thể hiện tốt các năng lực của chủ tọa trong hội họp Ngược lại, năng lực điều hành nhóm trong hội họp, trao đổi ý kiến này cũng phản ánh năng lực và cơ hội cá nhân được công nhận là trưởng nhóm + Kĩ năng thương... là tất cả thích làm việc với nhau 3.8 Kiến thức, kinh nghiệm và kĩ năng của các cá nhân được nhóm tận dụng tối đa Nhóm hiệu quả là nhóm quản trị được chất xám của các thành viên 3.9 Tạo nên các giá trị và phong cách của nhóm Các thành viên có thể tự hào về bản thân với tư cách là thành viên của nhóm và về nhóm nói chung Họ có xu hướng khuếch trương các giá trị và thể hiện phong cách nhóm của mình khi... trưởngnhóm là một thủ lĩnh tinh thần, ở nhóm khác, trưởng nhóm là người quản lý sự vụ; ở nhóm này, trưởng nhóm được chọn từ giai đoạn rất sớm của nhóm để dẫn dắt, quyết định cách thức của nhóm, ở nhóm khác, việc lựa chọn một trưởng nhóm có tính thử thách đối với một số ứng viên nhất định để tìm ra người thích hợp nhất Trong rất nhiều trường hợp, trưởng nhóm là một chức danh không chính thức trong cây cơ... được làm rõ + Cách thức đánh giá kết quả thực thi cần được làm rõ và công khai - Xác định lịch trình công việc, thời hạn cho mỗi hoạt động - Xác định ưu tiên cho những việc cần làm - Xác định tiêu chí đánh giá đối với kết quả đạt được - Chuẩn bị không khí thuận lợi cho việc đưa kế hoạch vào thực tiễn: ví dụ thông qua việc thăm dò ý kiến các thành viên tiềm năng, vận động, thuyết phục họ thông qua việc. .. các biên tập viên làm việc độc lập, sau đó các nhóm cân nhắc sử dụng mỗi sản phẩm trong tổng thể cuốn sách hoặc tạp chí, - Khi công việc không cần đến sự chia sẻ trách nhiệm - Khi công việc không cần đến nhiều người - Khi công việc không cần nhiều giao tiếp liên cá nhân - Khi các cá nhân có quá ít quan tâm, hiểu biết hoặc mong muốn làm việc với người khác 35 Những trường hợp Khi nhóm hoạt động sẽ không... một người’ Không khí làm việc trong Tổ, Đội có thể căng thẳng, và để giải quyết vấn đề, để dung hòa những khác biệt, biện pháp độ lượng, thỏa thuận hướng về phòng tránh các hệ lụy của xung đột Tuy nhiên, tinh thần làm việc trong nhóm là thích thú và tâm đầu ý hợp với nhau Do vậy, cách thức thỏa thuận ở nhóm là hướng tới tương lai, tập trung vào việc đạt được những gì tốt nhất mà nhóm có thể 11 - Các . KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM 2 1. Vai trò của nhóm trong tổ chức 2 1.1. Các lý do của sựSự cần thiết phải phát triển tinh thần làm việc nhóm 2 1.2. Khái niệm nhóm 4 1.3 muốn 27 4. Kĩ năng làm việc nhóm 27 4.1. Các nguyên tắc làm việc nhóm 27 4.2. Vai trò của nhà quản lý đối với nhóm và phát triển nhóm 30 4.3. Các kĩ thuật làm việc nhóm và phát triển nhóm 30 4.4 Khi Những trường họp nhóm trở nên trở nên không cần thiết hoặc không hiệu quả 35 4.5. Các phẩm chất cần thiết đối với trưởng nhóm 37 1 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM 1. Vai trò của nhóm trong tổ chức 1.1.