TRAINING KĨ NĂNG ĐÀM PHÁN. MẢNG ĐỐI NGOẠI I. KỸ NĂNG CONTACT DOANH NGHIỆP 1. Trường hợp áp dụng Doanh nghiệp “mới toanh” chưa có quan hệ từ trước 2. Phương tiện sử dụng - Điện thoại (quy trình contact: điện thoại – mail) + Nếu dùng mail trước: không đủ thông tin về doanh nghiệp nên mail thiếu thuyết phục và không gửi trực tiếp đến người phụ trách vì thường là mail chung của công ty không ai thèm đọc, phí công 3. Tầm quan trọng - Bước khởi đầu cho việc setup mọi mối quan hệ mới - Ấn tượng ban đầu thường rất sâu sắc (nên nếu làm tốt ) - Phương pháp hiệu quả để lấy những thông tin cần thiết về doanh nghiệp (đây mới là và luôn là mục tiêu chính) 4. Kỹ năng contact doanh nghiệp - Trả lời lần lượt các câu hỏi sau: 4.1. Why?- Tại sao lại phải contact với doanh nghiệp? - Xác định rõ mục đích contact: Thu hút NTT vào event của mình, làm cho họ thấy nếu họ bỏ lỡ ko event này thì sẽ thật sai lầm và đáng tiếc. Vì thế có thể nói quá lên 1 chút (nói quá chứ ko bốc phét ^^) 4.2. Which?- Doanh nghiệp nào cần contact? (phần này làm trước khi chính thức bước vào contact, nó chính là phân vùng DN mà mình đã làm) - TH 1: phạm vi doanh nghiệp có thể contact rộng: phải xác định được doanh nghiệp phù hợp cụ thể (dựa vào qui mô và chi phí của CT để từ đó suy ra ngành nghề, lĩnh vực hoạt động, quy mô, thương hiệu của doanh nghiệp thích hợp với CT của mình …) - TH2: doanh nghiệp cần contact đã rõ: tìm hiểu thêm thông tin về DN đó 4.3. When?- Nên và không nên contact khi nào? - Không nên: + Đầu giờ làm: vì lúc đó nhân viên mới đến, chưa thực sự sẵn sàng vào công việc. Tuỳ cơ quan nhưng hầu hết theo thời gian như sau: từ thứ 2 đến thứ 6 • Sáng: 8h00- 8h30 • Chiều: 13h00- 13h30 NOTES: một số nơi có thời gian làm việc hơi khác cần chú ý: ngân hàng, FPT (làm cả sáng thứ 7) + Cuối giờ làm: vì lúc đó nhân viên đã quá mệt mỏi, không muốn giải quyết công việc thêm nữa • Sáng: 11h00- 11h30 • Chiều: 16h30- 17h00 NOTES: ngân hàng thường đóng cửa sớm 16h30 + Lịch họp: một số cơ quan có lịch họp cố định (thường là vào sáng thứ 2 đầu tuần: họp triển khai kế hoạch cả tuần or chiều thứ 6: họp tổng kết) - Còn lại là nên 4.4. Where? - Cái này không quan trọng lắm: tránh gọi điện + nơi ồn ã (sẽ rất khó nghe, khó tập trung vào cuộc nói chuyện) + nơi public (nếu cần giữ bí mật thông tin) 4.5. Who?- Contact với ai? - Thường là trưởng phòng marketing or chuyên viên PR 4.6. How?- Cách thức contact như thế nào? Trình tự gợi ý: a) Gọi điện đến lễ tân: - Đây là điều bắt buộc vì hầu như công ty nào cũng thế đặc biệt là những công ty, tập đoàn lớn - Cách thức: + không cần xưng tên (vì họ không quan tâm) + nói rõ gọi từ đâu sang (vì họ luôn muốn check độ tin cậy của người gọi, nhất là những công ty lớn ) + nói rõ cần gặp ai hay bộ phận nào + nói tóm tắt nhất về nội dung cần gọi (vì họ không quan tâm đâu, họ chỉ nghe để biết mình xin gặp đúng người+ check lại độ tin cậy một lần nữa thôi) NOTES: - Nhanh miệng hỏi lễ tân tên, giới tính và chức vụ người phụ trách (nếu chưa rõ) sẽ tránh được nhầm lẫn vớ vẩn và rất có lợi thế khi nói chuyện với người đó. - Nếu có thể hỏi luôn cả số máy lẻ để lần sau tiện liên lạc. b) Nói chuyện với người phụ trách: - Chuẩn bị trước nội dung cần trao đổi - 1 câu cho tên, đơn vị công tác (ở đây là HRC- đoàn trường ĐH Ngoại Thương nhé; không được trả lời mỗi HRC không vì họ không biết nó là cái gì đâu) - Trao đổi nhanh gọn (vì họ không có thời gian đâu): 2 câu - Đợi phản ứng của họ trong vòng 5s: + Nếu họ hỏi tiếp thông tin: trả lời từng câu một thật rõ ràng và đầy đủ và tốt nhất là xin được một cuộc hẹn trao đổi trực tiếp + Nếu không thấy họ phản ứng gì tiếp: xin phép được cung cấp thêm thông tin cho họ bằng cách xin địa chỉ mail và số điện thoại di động (phải xin mail trước cho chính đáng, rồi mới xin mobi sau) + Nếu họ từ chối: xin email để gửi thông tin giới thiệu về CLB incase họ có nhu cầu sau này NOTES: - Phong cách nói chuyện: nhẹ nhàng,chậm rãi, lễ phép (vì chắc chắn mình kém tuổi họ), rõ ràng và nghiêm túc (vì đây là công việc không phải trò đùa) - Xưng hô là anh/chị (trừ khi biết chắc chắn là người bên kia rất “già”) - Không được nói trống không, không nói quá nhanh và quá nhiều một lúc, không dài dòng, đưa đẩy và tối kỵ là nói sai tên công ty or tên người phụ trách (nếu hỏi lễ tân mà chưa rõ tên thì thà đừng nói còn hơn) - Điều tối quan trọng là phải thật bình tĩnh và điều tối thiểu là phải biết được mình đang nói chuyện với ai, chức vụ là gì - Điều gì biết chắc chắn thì trả lời, điều gì không chắc thì nhất thiết không được trả lời bừa; hãy làm như marketing “được phép nói quá nhưng không được phép nói sai” - Sẵn sàng giấy bút trong lúc nói chuyện để take note lại những vấn đề cần ghi nhớ - Cảm ơn trong mọi tình huống - Nên là người dập máy sau hoặc nếu không hãy đặt máy thật nhẹ nhàng 4.7. What?- Thu được những gì sau contact? - Tổng kết những gì đã đạt được và so sánh với mục tiêu đề ra. - Lên list công việc và kế hoạch cho những hoạt động tiếp theo. II. KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN VỚI DOANH NGHIỆP Nguyên tắc: không bao giờ đặt mình ở vị trí thấp hơn doanh nghiệp, đã là đối tác thì ít nhất là ngang hàng Bí quyết: đàm phán hai bên cùng có lợi, điều cần nhất là chỉ ra rõ ràng những lợi ích mà mình mang lại cho họ 1. Chuẩn bị - Văn bản giấy tờ: + đầy đủ, ngoài ra có thể mang dự phòng 02 bản + chính xác: kiểm tra thật kỹ nội dung văn bản + chú ý tính chính thức của những văn bản cần thiết (dấu, văn bản đi kèm) + sắp xếp văn bản theo một thứ tự nhất định + những “thứ khác” đi kèm: file tài liệu - Tinh thần: + Xác định rõ mục đích đàm phán; giới hạn đàm phán (có thể “nhún” đến mức độ nào, cung cấp thêm cho họ những quyền lợi nào, có đi kèm với trách nhiệm gì đòi hỏi họ thêm hay không?) + Nắm chắc mọi thông tin cần thiết + Sẵn sàng đón nhận và bình tĩnh trong mọi tình huống 2. Đàm phán - Phong cách: Pro, chủ động và hết sức khéo léo trong mọi tình huống - Nhớ kỹ nguyên tắc và giới hạn đặt ra - Vấn đề trả lời được: nói quá vừa đủ một cách khiêm tốn - Vấn đề không trả lời được: điều tối kỵ là trả lời “bừa”, tìm cách câu thời gian để suy nghĩ, nếu không nghĩ ra luôn nên nhã nhặn xin phép sẽ trả lời họ sau NOTES: - hay nhất là nên đi đàm phán hai người 1nam 1nữ; trong trường hợp này phải chuẩn bị thật kỹ để phối hợp ăn ý cả về nội dung đàm phán và phong cách thể hiện - tránh những cử chỉ xấu: khua tay, chỉ tay, cười khẩy hoặc những thói quen xấu khi nói: nghịch móng tay, nói quá nhanh, nói cướp lời và đặc biệt khắc phục: nói ngọng, nói lắp, dùng tiếng địa phương (có thể đệm t.Anh với những từ thông dụng vào câu nói; tránh phô trương dùng quá nhiều Cuối cùng, điều cần nhớ nhất trong khi đi mời tài trợ là “mềm nắn rắn buông” và quyết tâm mặc cả đến cùng nếu thấy DN còn có ý định tài trợ cho mình  . là HRC- đoàn trường ĐH Ngoại Thương nhé; không được trả lời mỗi HRC không vì họ không biết nó là cái gì đâu) - Trao đổi nhanh gọn (vì họ không có thời gian đâu): 2 câu - Đợi phản ứng của họ trong. nói quá nhưng không được phép nói sai” - Sẵn sàng giấy bút trong lúc nói chuyện để take note lại những vấn đề cần ghi nhớ - Cảm ơn trong mọi tình huống - Nên là người dập máy sau hoặc nếu không. mọi thông tin cần thiết + Sẵn sàng đón nhận và bình tĩnh trong mọi tình huống 2. Đàm phán - Phong cách: Pro, chủ động và hết sức khéo léo trong mọi tình huống - Nhớ kỹ nguyên tắc và giới hạn đặt