Chương 5 Kiểm soát bán hàng Mục tiêu 1. Kiểm soát và các loại hình kiểm soát 2. Mục tiêu của kiểm soát bán hàng 3. Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát 4. Phân tích, đánh giá kết quả bán hàng 5. Quản trị kết quả phân tích, đánh giá Kiểm soát bán hàng “Kiểm soát nói chung hay kiểm soát bán hàng nói riêng là một quá trình đo lường các kết quả thực hiện, so sánh với các tiêu chuẩn, phát hiện các sai lệch và nguyên nhân, tiến hành các hoạt động điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù hợp với kết quả hay mục tiêu mong muốn” Các loại hình kiểm soát BH  Theo thời gian tiến hành kiểm soát - Kiểm soát trước (tiền kiểm) - Kiểm soát đồng thời - Kiểm soát sau (hậu kiểm)  Theo tần suất của các cuộc kiểm soát - Kiểm soát định kỳ - Kiểm soát liên tục - Kiểm soát bằng mục tiêu và kết quả  Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm soát - Kiểm soát toàn bộ - Kiểm soát cá nhân - Kiểm soát bộ phận Bảng theo dõi thời gian NVBH BẢNG THEO DÕI THỜI GIAN TÊN NHÂN VIÊN BÁN HÀNG: KHU VỰC BÁN HÀNG: TUẦN THỨ: NĂM: HOẠT ĐỘNG T2 T3 T4 T5 T6 T7 CN TỔNG 1. Làm việc trực tiếp với khách hàng 2. Tiếp xúc với khách hàng qua điện thoại 3. Chuẩn bị các kiến nghị ở văn phòng 4. Làm việc với các phòng ban khác 5. Đi lại 6. Chờ đợi 7. Giải quyết mâu thuẫn 8. Làm những công việc khác ở văn phòng TỔNG CỘNG * Số lần trực tiếp đến gặp khách hàng tiềm năng * Số lần trực tiếp đến gặp khách hàng hiện tại BẠN MUỐN PHÂN BỔ THỜI GIAN NHƯ THẾ NÀO ĐỂ ĐẠT KẾT QUẢ CAO HƠN? CẦN THỰC HIỆN NHỮNG THAY ĐỔI GÌ ĐỂ ĐẠT ĐƯỢC ĐIỀU NÀY? NHẬN XÉT: Mục tiêu của kiểm soát BH - Xác định rõ ràng kết quả đã đạt được của hoạt động bán hàng trong tương quan so sánh với kế hoạch đã xây dựng giúp nhà quản trị thấy được kết quả của việc thực hiện các chiến lược, chính sách bán hàng đã đề ra. - Một trong các công việc của kiểm soát bán hàng là tìm ra các nguyên nhân gây ra sai biệt thực tế. Dựa trên kết quả này, giám đốc phải xác định và dự đoán được những biến động trong lĩnh vực hoạt động của mình. - Cung cấp cho nhân viên thông tin đánh giá việc thực hiện công việc của họ để các nhân viên tự hoàn thiện công việc do mình phụ trách. - Nhà quản trị kiểm soát nhân viên nhưng vẫn phải đảm bảo sự phản hồi từ nhân viên về các chương trình hoạt động của công ty. - Nhân viên bán hàng cùng nhau xác định các mục đích mới hay các hoạt động mà nhân viên và giám đốc cần phải thực hiện để hoàn thành các mục tiêu đã xác định. Xác định tiêu chuẩn kiểm soát là một quá trình đo lường và phân tích liên tục dùng để so sánh thực tế hoạt động hiện tại của một công ty với những hoạt động “tốt nhất” được sử dụng bởi các tổ chức cấp quốc tế Xác định tiêu chuẩn kiểm soát Quá trình xác định tiêu chuẩn kiểm soát Lập kế hoạch • Xác định cái gì làm chuẩn • Xác định các công ty or lực lượng bán hàng so sánh. Thu thập thông tin • Xác định phương pháp lựa chọn • Lựa chọn dữ liệu Phân tích và truyền đạt • Xác định “lỗ hổng” trong thực hiện công việc hiện tại • Lập kế hoạch mức độ thực hiện tương lai • Truyền đạt tiêu chuẩn được lựa chọn và tìm kiếm sự chấp nhận Thực hiện và điều khiển để thúc đẩy thực hiện • Thiết lập các mục tiêu chức năng • Phát triển các kế hoạch hành động • Thực hiện các kế hoạch hành động riêng biệt và kiểm soát quá trình • Hiệu chỉnh tiêu chuẩn kiểm soát Các tiêu chuẩn kiểm soát KẾT QUẢ BÁN HÀNG  Tổng số lượng hàng bán được  Tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu hay dự đoán  So với năm trước hay tháng trước  Số tài khoản mới được mở  Số khách hàng hiện tại bị mất  Tổng các tài khoản hoạt động CHẤT LƯỢNG BÁN HÀNG  Tổng số lượng hàng bán được  Phạm vi bao phủ  Loại khách hàng  Sự thất thoát tín dụng  Tổng chênh lệch bán hàng giữa các khu vực  Sự định giá của khách hàng HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG  Số lượng cuộc gọi hàng tuần đến các khách hàng tương lai so với hiện tại  Số lần đề nghị ; số lần trình bày  Số lượng cuộc hẹn KỸ NĂNG BÁN HÀNG  Mở rộng đối tượng khách hàng  Tạo các cuộc nói chuyện  Đặt các câu hỏi thăm dò  Nhiệt tình  Lập kế hoạch cuộc gọi  Trình bày các mục tiêu  Giải quyết sự phản đối, những lời phàn nàn  Sử dụng các công cụ hỗ trợ bán hàng  Kết thúc bán hàng KHẢ NĂNG HIỂU BIẾT VỀ  Đặc điểm về sản phẩm  Chính sách và lợi thế của công ty  Khách hàng hiện tại  Khách hàng tương lai  Thị trường  Sự cạnh tranh  Lợi thế cạnh tranh  Các chương trình ứng dụng  Phần mềm máy tính KHẢ NĂNG TỰ TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH  Sử dụng thời gian đi lại một cách hiệu quả  Lưu hồ sơ về khách hàng  Phân chia thời gian giữa các tài khoản và các vùng địa lý  Lập kế hoạch hàng ngày, hàng tuần và trình bày kế hoạch  Sắp xếp ngăn nắp các mẫu và tài liệu bán hàng SỰ THAM GIA  Các cuộc họp về bán hàng  Các cuộc trưng bày sản phẩm  Các buổi hội thảo, thăm dò SỰ TRÔNG COI VÀ GIÁM SÁT  Các bản lộ trình  Các bản báo cáo cuộc gọi, chi tiêu, tín dụng  Các yêu cầu quảng cáo, đơn đặt hàng KIỂM SOÁT CHỈ TIÊU  Du lịch và giải trí  Cước phí và tiền trợ cấp quảng cáo  Giảm giá, Khuyến mãi, …. QUAN HỆ VỚI KHÁCH HÀNG  Thường xuyên gặp khách hàng  Phục vụ và giúp đỡ khách hàng  Quan hệ cá nhân  Xử lý những lời phàn nàn QUAN HỆ VỚI CÔNG TY  Chính sách và thủ tục  Quan hệ cá nhân TÍNH CÁCH  Thái độ, Nhiệt tình  Quyết đoán, Tự tin  Xông xáo, Linh động  Kiên nhẫn, Óc phán đoán  Tính ổn định, Có thể tin cậy được  Khẩn trương  Trí tưởng tượng  Sáng kiến, Ngoại hình Các tiêu chuẩn kiểm soát [...]... lợi - Ví dụ Full Cost Approach Region Sales Contribution Approach District 1 District 2 District 3 $300,000,000 $180,000,000 $70,000,000 $50 ,000,000 Cost of Goods Sold $ 255 ,000,000 $168 ,50 0,000 $58 ,50 0,000 $28,000,000 Gross Margin $ 45, 000,000 $ 11 ,50 0,000 $11 ,50 0,000 $22,000,000 District Selling Expenses $ 11,000,000 $ 5, 000,000 $ 3 ,50 0,000 $ 2 ,50 0,000 Regional Direct Selling Expenses $ 10,000,000 -. .. • Loại sản phẩm • Quy mô đặt hàng • Loại tài khoản K.H Phân tích bán hàng theo loại hình bán Ví dụ Territory 5 Product Type Sales Account Type Sales Product Type A Product Type B Product Type C Account Type A Account Type B Account Type C Sales $1 75, 000 $2 75, 000 $300,000 $290,000 $1 75, 000 $2 85, 000 Additional Analysis Additional Analysis Phân tích bán hàng Phân tích bán hàng Phân tích theo cấp độ tổ... chức bán hàng nào • Hướng dẫn phân tích trong từng loại phân tích này là một nhiệm vụ phức tạp Bốn loại phân tích BH điển hình Phân tích hoạt động BH Phân tích chi phí Phân tích khả năng sinh lợi Hiệu quả tổ chức bán hàng Phân tích năng suất Phân tích bán hàng Phân tích bán hàng Phân tích theo cấp độ tổ chức BH Phân tích theo loại bán hàng Phân tích theo các loại hình phân tích Phân tích bán hàng Phân... chi phí bán hàng cá nhân cho một thời điểm xác định Ngân sách bán hàng • Phát sinh tại tất cả các cấp độ bán hàng của tổ chức và cho tất cả các hạng mục chi phí cơ bản • Mục tiêu là xác định mức chi phí thấp nhất cần thiết để đạt được hạn ngạch bán hàng • Hai cách tiếp cận để xác định ngân sách bán hàng: – Phương pháp phần trăm doanh số – Phương pháp mục tiêu và nhiệm vụ Các hạng mục chi phí bán hàng. .. $11,000,000 $12,000,000 District 3 District 4 District 5 $13 ,50 0,000 $7,000,000 $12 ,50 0,000 Territory 1 Sales Territory 2 Territory 3 Territory 4 Territory 5 Territory 6 $1,100,000 $1,300,000 $1, 250 ,000 $1,400,000 $ 750 ,000 $1,200,000 Additional Analysis Phân tích bán hàng Phân tích bán hàng Phân tích theo cấp độ tổ chức BH Phân tích theo loại bán hàng Phân tích theo các loại hình phân tích • Tổng doanh...Hiệu quả tổ chức bán hàng vs Kết quả hoạt động bán hàng Các nhân tố môi trường Đặc điểm lực lượng BH Các nhân tố thuộc tổ chức Hệ thống K .soát LLBH Thực hiện hành vi BH Kết quả bán hàng Thực hiện hành vi không BH Hiệu quả tổ chức BH Phân tích hiệu quả tổ chức BH • Không ai có thể đo lường ngay tức khắc hiệu qủa tổ chức bán hàng • Nhiều nhân tố khác nhau phải được ước định... hình phân tích Phân tích bán hàng Phân tích bán hàng Phân tích theo cấp độ tổ chức BH Phân tích theo loại bán hàng Phân tích theo các loại hình phân tích • Tổ chức bán hàng • Quận,huyện • Vùng miền • Lãnh thổ • Khu vực • Tài khoản KH Phân tích bán hàng theo cấp độ tổ chức Ví dụ Sales Organization Region 1 Sales Region 2 Region 4 $62,000,000 $62,000,000 Region 3 $56 ,000,000 $73,000,000 District 1 Sales... measured 5 The variable-activity share of each of the functional cost groups is noted 6 A segment’s relative profitability is determined by gross margin less direct expenses and costs assignable to functional cost groups Phân tích chi phí • Ước định chi phí phát sinh bởi tổ chức bán hàng để tạo ra kết quả bán hàng • So sánh chi phí phát sinh và ngân sách đã được xác định • Tổng ngân sách bán hàng là... theo loại bán hàng Phân tích theo các loại hình phân tích • So sánh với dự báo ban đầu • So sánh với thời gian trước đó • So sánh với các tổ chức BH khác • So sánh với ngành và các đối thủ cạnh tranh Phân tích bán hàng theo loại hình phân tích Ví dụ District 1 District 2 District 3 District 4 District 5 Sales $11,000,000 $12,000,000 $13,000,000 $7,000,000 $12,000,000 Sales Quota $11, 250 ,000 $11 ,50 0,000... Sales Quota $11, 250 ,000 $11 ,50 0,000 $12, 750 ,000 $10,000,000 $11,000,000 Effectiveness Index Sales Last Year 98 104 102 70 $10,700,000 $11,000,000 $12, 250 ,000 $6,800,000 Sales Growth 3% 9% 6% 3% Industry Sales $42,000,000 Market Share 26% $42,000,000 $ 45, 000,000 29% 29% $40,000,000 18% 109 $10, 350 ,000 16% $ 45, 000,000 27% Phân tích chi phí Phân tích chi phí bán hàng có thể trở nên vô giá trong việc tìm . kiểm soát BH  Theo thời gian tiến hành kiểm soát - Kiểm soát trước (tiền kiểm) - Kiểm soát đồng thời - Kiểm soát sau (hậu kiểm)  Theo tần suất của các cuộc kiểm soát - Kiểm soát định kỳ - Kiểm. Chương 5 Kiểm soát bán hàng Mục tiêu 1. Kiểm soát và các loại hình kiểm soát 2. Mục tiêu của kiểm soát bán hàng 3. Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát 4. Phân tích, đánh giá kết quả bán hàng 5. . Kiểm soát định kỳ - Kiểm soát liên tục - Kiểm soát bằng mục tiêu và kết quả  Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm soát - Kiểm soát toàn bộ - Kiểm soát cá nhân - Kiểm soát bộ phận Bảng theo