Lời nói đầu Ngày nay, kinh tế tri thức không còn xa lạ với mọi người. Việc ứng dụng máy tính vào các lĩnh vực, các ngành nghề trở lên phổ biến. Các phần mềm tin học, với hiệu quả cao, đáp ứng tốt nhu cầu phát triển của xã hội đang ngày càng được áp dụng rộng rãi. Công nghệ thông tin đã trực tiếp hoặc gián tiếp tác động vào quá trình lao động của con người, đem lại hiệu quả, hiệu suất lớn, nó đóng vai trò công cụ, phương tiện không thể thiếu trong hầu hết các ngành nghề. Trên lĩnh vực quản lí, việc ứng dụng các sản phẩm máy tính được đặt lên hàng đầu. Đó là điều kiện tiên quyết để đạt hiệu quả, chất lượng cao trong quản lí, kinh doanh. Do sự xuất hiện nhu cầu về hệ thống thông tin với khối lượng thông tin khổng lồ và các quan hệ phức tạp mà bằng thủ công thì bạn sẽ mất nhiều thời gian đôi khi hiệu quả công việc hoàn thành lại không như mong muốn. Vì vậy, để phục vụ cho các đòi hỏi trên nghành Công nghệ Thông tin nói chung và nghành Tin học nói riêng đã tạo ra rất nhiều phần mềm Tin học ứng dụng hữu ích trong mọi lĩnh vực, nhưng các chương trình này ứng dụng trực tiếp vào giải các bài toán quản lí của từng cơ quan, xí nghiệp đôi khi nảy sinh một số vấn đề mới mà chưa kịp đáp ứng kịp thời. Do đó, cần phải có các chương trình quản lí riêng cho từng chuyên nghành cho phù hợp với từng cụng việc cho từng cơ quan. Để phát triển được một đề án Tin học hóa thì ta phải khảo sát hử thống. Người ta định nghĩa "Hệ thống" là một tập hợp các phần tử có các ràng buộc lẫn nhau để cùng hoạt động nhằm hoạt động tốt nhất. Hệ thống quản lí bán hàng là mẫt hệ thống hết sức phức tạp, nó không chỉ chứa các thông tin về quản lí mà nó còn thúc đẩy mạnh mẽ các hoạt động của tổ chức Kinh tế - Xã hội. Do đó, cần phải xem xét các yếu tố đặc thù, những nét khái quát cũng như các mục tiêu về nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng mẫt hệ thống thông tin Quản lí được Tin học hóa mang lại kết quả tốt nhất. Muốn đạt được các yêu cầu trên thì ngoài các yêu cầu đó ta phải chọn ngôn ngữ lập trình sao cho phù hợp. Quản lý bàn hàng tại siêu thị 1 Xuất phát từ thực tế yêu cầu đó nên trong thời gian làm bài tập môn Phân tích thiết kế hệ thống thông tin em chọn đề tài "Phân tích và thiêt kế hê thống quản lý bán hàng tai siêu thị". Qua đồ án này em sẽ được học hỏi và hiểu rõ hơn về Công nghệ thông tin nói chung và mục Phân tích thiêt kế hệ thống nói riêng. Trong tài liệu này bằng những hiểu biết của em, qua quá trình khảo sát, phân tích em đã xây dựng nên môt hệ thống quản lý bán hàng tại một siêu thi. Em xin chân thành cảm ơn cụ giáo Nguyễn Anh khoa công nghệ thông tin đã rất tận tình giúp đỡ em hoàn thành bài tập môn học này. Quản lý bàn hàng tại siêu thị 2 CHƯƠNG I: MÔ TẢ HỆ THỐNG I.mô tả nghiệp vụ của hệ thống Yêu cầu đặt ra là cần phải xây dựng một hệ thống quản lý việc bán hàng tại siêu thị trên hệ thống máy tính làm giảm nhẹ công việc quản lý bán hàng trong siêu thị và tăng độ chính xác. 1.1 nhiệm vụ cơ bản hệ thống quản lý bán hàng tại siêu thị có các nhiệm vụ cơ bản sau: +Quản lý việc bán hàng cho khách và làm thủ tục khách hàng thân thiết cho khách +quản lý việc nhập hàng ,xuất hàng,hàng tồn kho ,hàng tồn trên quầy từ đó đưa ra thống kê chính xác các mặt hàng ở trong siêu thị,từ đó lắm bắt được những mặt hàng gần hết để lập đơn hàng gửi cho tổ mua hàng. 1.2cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm Hệ thống quản lý bán hàng taị siêu thị gồm có 2 bộ phận hoạt động tương đối độc lập nhau : a)bộ phận thứ nhất là bộ phận quản lý hàng trong siêu thị(hay bộ phận kho) nó có nhiệm vụ : +cung cấp hàng khi khách đến mua hàng +thường xuyên cập nhật lại kho hàng đúng thực tế nhất +theo dõi xem lượng hàng nào sắp hết để lập báo cáo đưa cho nhóm mua hàng, để nhập hàng vào kho bộ phận này bao gồm các tổ sau +Tổ tin học sử dụng một PC ,trên đó có hệ chương trình gọi là hệ quản lý kho trợ giúp việc theo dõi việc nhập hàng, xuất hàng( lượng hàng bán ra),hàng tồn từ đó giúp người quản lý cập nhật lại kho hàng đúng thực tệ nhất. +tổ mặt hàng: Nhiệm vụ của tổ là kiểm tra chất lượng hàng hoá và nắm tình trạng hàng hoá của siêu thị, đảm bảo hàng hoá luôn ở trong tình trạng tốt nhất khi đến tay khách hàng. Khi phát hiện hàng hư hỏng phải kịp thời giải quyết để có biện pháp giải quyết và điều phối hàng +tổ thu mua:có nhiệm vụ thu mua hàng b)bộ phận thứ hai là bộ phận bán hàng,bộ phận này có nhiệm vụ: +tiếp nhận và lập hóa đơn thanh toán +tính tiền trả cho khách+trao hóa đơn thanh toán +làm thủ tục khách hàng thân thiết +in và lưu hóa đơn thanh toán vào CSDL Bộ phận này bao gồm các tổ sau: +tổ tin hoc: cũng sử dụng một PC,trên đó có cài đặt một hệ chương trình trợ giúp việc lưu trữ thông tin của khách hàng, thanh toán tiền hàng, lập hóa đơn, cập nhật lại giá cả và tổng hợp lượng hàng đã bán. Quản lý bàn hàng tại siêu thị 3 +Tổ thu ngân: Thực hiện việc bán hàng và lập hóa đơn cho khách hàng đồng thờighi nhận lại số hàng hoá bán được của mỗi loại để báo cáo cho tổ quản lý sau mỗi ca làm việc. 1.3quy trình sử lý và các dữ liệu Qua điều tra khảo sát thực tế Hệ quản lý bán hàng tại siêu thị , ta thấy được quy trình làm như sau : *qua trình bán hàng -khi khách hàng đến sạp hàng sẽ lựa chọn những mặt hàng cần mua sau đó khách hàng sẽ tới bộ phận bán hàng để thanh toán tiền hàng .Tổ thu ngân có nhiệm vụ tiếp nhận yêu cầu thanh toán của khách,sau đó lập hóa đơn thanh tóan.nếu hàng không có mã vạch sẽ cập nhật thong tin mặt hàng,còn nếu hàng có mã vạch thì sẽ tính tổng giá trị hóa đơn nếu là khách hàng thân thiết thì kiểm tra số điểm thưởng nếu có 30 điểm trở lên sẽ giảm giá theo quy định,sau đó cập nhật lại điểm thưởng của kkách và in hóa đơn cho khách hàng và lưu hóa đơn.còn nếu không phải là khách hàng thân thiết sẽ kiểm tra giá hóa đơn hiện tại nếu trên 50.000đ sẽ tiếp nhận yêu cầu đăng ký tham gia khách hàng thân thiết và cấp thẻ khách hàng thân thiết luư thông tin về khách hàng than thiết và cuối cùng là in hóa đơn cho khách hàng và lưu trữ hóa đơn. *chế độ ưu đãi đối với khách hàng than thiết có nghĩa là: Khi một khách hàng chưa là khách hàng thân thiết của siêu thị đến mua hàng, nếu tổng giá trị hàng hoá trong một lần mua từ 50.000đ trở lên thì sau khi tính tiền khách hàng có thể đăng ký chương trình khách hàng thân thiết của siêu thị với nhân viên quản lý. Nhân viên quản lý sẽ lưu trữ lại các thông tin của khách hàng và cấp cho các khách hàng này thẻ khách hàng thân thiết với số điểm thưởng tương ứng giá trị hóa đơn ở trên. Những đợt mua hàng tiếp theo có giá trị hơn 50.000đ, trước khi thanh toán hóa đơn, khách hàng cần đưa thẻ khách hàng thân thiết cho nhân viên bán hàng, hệ thống sẽ tự động tính toán và cập nhật điểm thưởng của khách hàng. Khi khách hàng thân thiết có số điểm trên 30 điểm của siêu thị thì trong cácđợt mua hàng sau đó, họ sẽ được giảm giá 5% trên tổng giá trị hàng họ mua.Tuy nhiên, cuối năm hệ thống phải tự động xoá khách hàng này ra khỏi danhsách khách hàng thân thiết của siêu thị. .khi thanh toán xong bộ phận sẽ đóng gói hàng cho khách và khách hàng có thể nhận được hóa đơn thanh toán -sau khi đã nhận hàng khách hàng sẽ đến bộ phận gửi đồ để nhận lại đồ đã gửi trước đó,đồng thời trả lại khóa gửi đồ cho bộ phận gửi đồ. *thống kê báo cáo Sau khi tiếp nhận yêu cầu báo cáo thông kê bộ phận quản lý sẽ cập nhật các thông tin về hàng hóa( như số lượng nhập ,suất,lượng tồn trên quầy ) để tính số lượng tồn của hàng hóa từ đó xác định những mặt hàng gần hết từ đó lập dự trù gửi tổ mua hàng. -tổ mua hàng chọn nhà cung cấp để đặt mua các mặt hàng đã nêu, sau đó thương lượng và gửi đơn đặt hàng tới nhà cung cấp và theo dõi sự hoàn tất của đơn hàng đồng Quản lý bàn hàng tại siêu thị 4 thời bên giao hàng sẽ thanh toán tiền hàng với bộ phận tài chính và kèm theo hóa đơn thanh toán. *quá trình nhập hàng Quản lý kho sẽ tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp,lập và in phiếu nhập hàng,sau đó phân loại hàng hóa theo loại hàng,theo chủng loại và theo đơn vị tính sau đó lưu trữ thông tin về hàng hóa và số lượng hàng đó Mặt hàng mới nhập về sẽ được nhân viên quản lý phụ trách tin học lưu trữ các thông tin của hàng vào hệ thống quản lý. Các thông tin bao gồm: mã vạch,giá bán, ngày sản xuất, hạn sử dụng, số lượng nhập, đơn vị tính,… Mỗi mặt hàng sẽ được đánh một mã vạch, thực hiện theo quy tắc: - Bộ mã bán hàng: là bộ mã mang tính cách pháp lý giữa Siêu Thị (bên bán) và người tiêu dùng (bên mua). Mỗi một mặt hàng kinh doanh đều có một mã số riêng để phân biệt với những hàng khác. - Một mã bán hàng có độ dài 13 ký tự theo cấu trúc của hệ thống mã vạch đối với những mặt hàng có in sẵn mã vạch của nhà sản xuất. Nếu một mặt hàng nào không có sẵn mã vạch, hay nếu có mã vạch mà mã vạch không có khả năng tin cậy thì mặt hàng đó sẽ được dùng mã nội bộ của Siêu Thị làm mã bán hàng, và mã này có chiều dài 8 ký tự *quá trình suất hàng lên quầy bán Khi tiếp nhận yêu cầu mua hàng bộ phận quản lý sẽ kiểm tra số luwngj hàng tồn nếu còn hàng sẽ lập phiếu xuất hàng,cập nhật số lượng hàng tồn của mặt hàng đó sau đó in và lập phiếu xuất hàng.nếu lượng hàng tồn trng kho hết sẽ đặt hàng với nhà cung cấp để cập nhật hàng vào kho. *quá trình kiểm kê hàng hóa :khi tiếp nhân yêu cầu kiểm kê hàng hóa tổ kiểm kê sẽ kiểm tra chất lượng tình trạng hàng hóa kiểm tra số lượng hàng tồn sau đó lập và in báo cáo kiểm kê hàng hóa 1.4 quy tắc quản lý +Khi khách hàng không mua một hàng hóa nào đó nữa, ở thời điểm đó nếu hóa đơn chưa được in ra thì ta có thể cho phép xóa. Ngược lại, ta không cho xóa. +Hàng hóa chỉ được bán cho khách hàng khi hàng có mã vạch quản lý. +Khi lập hóa đơn, một hóa đơn phải có tối thiểu một hàng hóa +Khách hàng đăng ký làm khách hàng thân thiết của siêu thị khi người đó có hóa đơn thanh toán từ 50000 trở lên. +Khi khách hàng có số điểm thưởng từ 30 điểm trở lên trong một năm hiện tại thì khách hàng mua hàng được giảm 5% trị giá hóa đơn thanh toán. +Giá bán sản phẩm cho khách hàng được tính thuế VAT nộp cho nhà nước. Giá một sản phẩm đến tay khách hàng được tính toán như sau: giá bán sản phẩm * (1 + Thuế VAT/100) 1.5 các dạng mẫu biểu Dưới đây là một số dạng mẫu biểu giao dịch của hệ thống: 1.mẫu biểu giới thiệu mặt hàng Quản lý bàn hàng tại siêu thị 5 Nhà cung cấp gửi cho hệ thống bảng giới thiệu về mình và đơn giá của từng loại mặt hàng mình cung cấp được. Hệ thống lưu lại thông tin đó trong tệp DM-NCC gồm có các thông tin cơ bản sau: 2.hóa đơn nhập hàng do bộ phận nhập hàng lập Quản lý bàn hàng tại siêu thị 6 3.hóa đơn thanh toán do bộ phận bán hàng lập Khi khách hàng yêu cầu thanh toán bộ phận bán hàng sẽ tính tiền trả cho khách và in hóa đơn thanh toán cho khách,hóa đơn thanh toán gồm các muc sau: Quản lý bàn hàng tại siêu thị 7 4.thống kê hàng hóa Khi nhận được yêu cầu thống ke hàng hóa theo kì,theo quý hoặc theo năm,bộ phận quản lý hàng sẽ cập nhật lượng hàng nhập,hàng xuất,hàng tồn trên quầy hàng,lượng hàng bán ra từ đó đưa ra bảng thống kê báo cáo gồm các nội dung sau: Quản lý bàn hàng tại siêu thị 8 5.thẻ khách hàng thân thiết Khi khách hàng mua hàng có tổng giá trị trên 50.000đ yêu cầu làm thẻ khách hàng thân thiết,bộ phận bán hàng sẽ làm và cấp thẻ khách hàng thân thiết cho khách 6.phiếu giao hàng của nhà cung cấp: Khi nhà cung cấp giao hàng cho bộ phận quản lý hàng sẽ kèm thêm phiếu giao hàng Quản lý bàn hàng tại siêu thị 9 7.hóa đơn xuất từ kho lên quầy hàng Khi nhân được yêu cầu xuất hàng lên quầy hàng ,bộ phận quản lý hàng sẽ xuầt hàng lên quầy kèm theo hóa đơn xuất Quản lý bàn hàng tại siêu thị 10 [...]... phận bán hàng 4.2 bộ phận quản lý hàng hóa Quản lý bàn hàng tại siêu thị 29 4.đặc tả chưc năng theo sơ đồ khối 4.1 quản lý khách hàng thân thiết Quản lý bàn hàng tại siêu thị 30 s 4.2 quản lý bán hàng Quản lý bàn hàng tại siêu thị 31 Quản lý bàn hàng tại siêu thị 32 4.3 quản lý nhập hàng 4.4 kiểm kê hàng hóa Quản lý bàn hàng tại siêu thị 33 a quản lý xuất hàng Quản lý bàn hàng tại siêu thị 34 b thống. .. phận nhập hàng để kiểm tra đối chiếu,nếu có sai xót sẽ khiếu lại tới nhà cung cấp Quản lý bàn hàng tại siêu thị 11 5 Mô hình tiến trình nghiệp vụ của hệ thống (Định nghĩa ký hiệu sử dụng, vẽ mô hình ) Quản lý bàn hàng tại siêu thị 12 Quản lý bàn hàng tại siêu thị 13 II Xử lý sơ bộ, tổng hợp kết quả khảo sát : 1.Mô tả chi tiết công việc : Dự án Tiểu dự án: Xuất hàng +phiếu xuất Trang: Loại: Phân tích hiện... luồng dữ liệu mức 0 Quản lý bàn hàng tại siêu thị 26 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 gồm một chức năng duy nhất biểu thị toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu, chức năng này được nối với mọi tác nhân ngoài của hệ thống. Các luồng dữ liệu giữa chức năng và tác nhân ngoài chỉ thông tin vào ra của hệ thống 3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 Quản lý bàn hàng tại siêu thị 27 Quản lý bàn hàng tại siêu thị 28 4 Sơ đồ luồng... thống kê báo cáo Quản lý bàn hàng tại siêu thị 35 2 Kết luận Sau khi phân tích hệ thống về chức năng ta thu được một số kêt quả như sau: - Các chức năng cơ bản đã được xác định - Ta xác định được nguyên lí hoạt động của các chức năng - Một số chức năng do điều kiện thời gian nên chưa phân tích chi tiết hết Lấy các chức năng đã phân tích làm cơ sở thiết kế hệ thống Quản lý bàn hàng tại siêu thị 36 ... sau: 1.làm thủ tục thanh toán 2.làm thủ tục khách hàng thân thiết Bộ phận bán hàng 3.giao hàng cho khách 1.cập nhật lại kho hàng và lập bảng dự trù 2 giao dịch với nhà cung cấp 3 nhập hàng vào kho Bộ phận quản lý hàng 4 xuất hàng lên quầy bán 5 kiểm kê hàng hóa 3 Vẽ sơ đồ phân rã chức năng Quản lý bàn hàng tại siêu thị 23 Hệ thống quản lý bán hàng ở siêu thị II Sơ đồ luồng dữ liệu 1.Định nghĩa các ký... về kỹ thuật: uy tín CHƯƠNG II:PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG 1 Sơ đồ phân rã chức năng 1.1 Các chức năng chi tiết a Bước 1: Gạch chân những động từ, bổ ngữ liên quan đến công việc của hệ thống Quản lý bàn hàng tại siêu thị 19 *qua trình bán hàng -khi khách hàng đến quầy hàng lựa chọn được những mặt hàng cần mua , khách hàng sẽ tới bộ phận bán hàng để thanh toán tiền hàng Tổ thu ngân có nhiệm vụ tiếp... và số lượng hàng đó Quản lý bàn hàng tại siêu thị 20 Mặt hàng mới nhập về sẽ được nhân viên quản lý phụ trách tin học lưu trữ các thông tin của hàng vào hệ thống quản lý Các thông tin bao gồm: mã vạch,giá bán, ngày sản xuất, hạn sử dụng, số lượng nhập, đơn vị tính,… Mỗi mặt hàng sẽ được đánh một mã vạch, thực hiện theo quy tắc: - Bộ mã bán hàng: là bộ mã mang tính cách pháp lý giữa Siêu Thị (bên bán)... trình khách hàng thân thiết của siêu thị với nhân viên quản lý Nhân viên quản lý sẽ lưu trữ lại các thông tin của khách hàng và cấp cho các khách hàng này thẻ khách hàng thân thiết với số điểm thưởng tương ứng giá trị hóa đơn ở trên Những đợt mua hàng tiếp theo có giá trị hơn 50.000đ, trước khi thanh toán hóa đơn, khách hàng cần đưa thẻ khách hàng thân thiết cho nhân viên bán hàng, hệ thống sẽ tự động... cất giữ Quản lý bàn hàng tại siêu thị 25 Quan hệ giữa kho dữ liệu , chức năng và luồng dữ liệu  Tác nhân ngoài : Định nghĩa : Là một người hoặc một nhóm người nằm ngoài hệ thống nhưng có trao đổi trực tiếp với hệ thống Sự có mặt của nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống , định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài Tên : Danh từ Biểu diễn : Hình chữ nhật Và vì lý do trình... tham gia khách hàng thân thiết và cấp thẻ khách hàng thân thiết luư thông tin về khách hàng than thiết và cuối cùng là in hóa đơn cho khách hàng và lưu trữ hóa đơn *chế độ ưu đãi đối với khách hàng thân thiết có nghĩa là: Khi một khách hàng chưa là khách hàng thân thiết của siêu thị đến mua hàng, nếu tổng giá trị hàng hoá trong một lần mua từ 50.000đ trở lên thì sau khi tính tiền khách hàng có thể đăng . cấp Quản lý bàn hàng tại siêu thị 11 5. Mô hình tiến trình nghiệp vụ của hệ thống (Định nghĩa ký hiệu sử dụng, vẽ mô hình ). Quản lý bàn hàng tại siêu thị 12 Quản lý bàn hàng tại siêu thị 13 II. này. Quản lý bàn hàng tại siêu thị 2 CHƯƠNG I: MÔ TẢ HỆ THỐNG I.mô tả nghiệp vụ của hệ thống Yêu cầu đặt ra là cần phải xây dựng một hệ thống quản lý việc bán hàng tại siêu thị trên hệ thống. sau: Quản lý bàn hàng tại siêu thị 7 4 .thống kê hàng hóa Khi nhận được yêu cầu thống ke hàng hóa theo kì,theo quý hoặc theo năm,bộ phận quản lý hàng sẽ cập nhật lượng hàng nhập ,hàng xuất,hàng