TIỂU LUẬN: Xây dựng quy trình tổ chức kiện phù hợp với tình hình doanh nghiệp Việt Nam thời kì hậu WTO PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lí chọn đề tài Trong điều kiện kinh doanh ngày nay, sản phẩm ngày đa dạng phong phú, người tiêu dùng đối diện với nhiều lựa chọn khác Họ gặp khó khăn việc phân biệt đánh giá sản phẩm Các doanh nghiệp ln tìm cách tạo hình ảnh, phong cách riêng cho sản phẩm nhằm đem lại hình ảnh đẹp dễ sâu vào tâm trí khách hàng, nói cách khác họ tìm cách đưa thương hiệu vào nhận thức khách hàng Các doanh nghiệp định vị quảng cáo thương hiệu nhiều cách : thông qua quảng cáo, - Public Relation – PR hình thức truyền thơng khác với mục tiêu chung làm để đưa thương hiệu vào tâm trí khách hàng Trong số hình thức thường sử dụng truyền thông nay, quảng cáo dần trở nên tràn lan gần bão hịa PR phương pháp mà doanh nghiệp đặc biệt quan tâm ý PR có ảnh hưởng tích cực việc quảng bá hình ảnh thương hiệu với chương trình hành động thiết kế hoạch định tỉ mỉ, cẩn thận nhằm có thừa nhận cơng chúng thơng tin đến họ hoạt động doanh nghiệp Một công cụ hữu hiệu PR event - tổ chức kiện - công cụ nhiều doanh nghiệp sử dụng để quảng bá cho thương hiệu Những lợi ích mà tổ chức kiện mang lại phủ nhận Bên cạnh cách để quảng bá sản phẩm, thương hiệu cách hiệu để doanh nghiệp tiếp cận gần khách hàng , khách hàng mục tiêu Tổ chức kiện hoạt động cần thiết doanh nghiệp Việt Nam nay, việc nghiên cứu sử dụng cơng cụ PR hữu hiệu cịn giai đoạn đầu Khi Việt Nam gia nhập tổ chức thương mại giới WTO, doanh nghiệp Việt Nam nhận thức rõ ràng tầm quan trọng tổ chức kiện Điều giúp doanh nghiệp có nhìn mẻ hoạt động Tổ kiện không đơn hoạt động giới thiệu, quảng bá sản phẩm, hình ảnh hoạt động doanh nghiệp mà cịn nghề thời thượng giới trẻ ưa thích quan tâm tới Mục tiêu nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu với hai mục tiêu : - Phân tích vai trị, tầm quan trọng tổ chức kiện doanh nghiệp Việt Nam - Xây dựng quy trình tổ chức kiện phù hợp với tình hình doanh nghiệp Việt Nam thời kì hậu WTO Nhiệm vụ nghiên cứu : Hướng tới mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu đặt : - Tìm hiểu tổ chức kiện vai trò tổ chức kiện hoạt động kinh doanh nói chung - Những thách thức đặt người tổ chức kiện - Những đặc điểm môi trường kinh doanh Việt Nam kinh tế thị trường tạo điều kiện cho việc ứng dụng tổ chức kiện - Đưa quy trình tổ chức kiện theo dạng quy chuẩn, phân tích tính phù hợp doanh nghiệp Việt Nam thời kì hậu WTO Đối tượng, phương pháp phạm vi nghiên cứu : Đối tượng nghiên cứu: - Đề tài chúng tơi tập trung nghiên cứu đối tượng là: Lý thuyết tổ chức kiện, vai trò vị trí tổ chức kiện xây dựng quảng bá thương hiệu Để minh họa cho lý thuyết này, tài liệu, báo doanh nghiệp sử dụng công cụ hoạt động kinh doanh - Để có thông tin xác thực, hướng nỗ lực tới người làm cơng việc tổ chức kiện, doanh nghịêp sử dụng tổ chức kiện công cụ PR hiệu Phương pháp nghiên cứu : Nghiên cứu đề tài sử dụng phương pháp: - Phương pháp nghiên cứu bàn: - Phương pháp nghiên cứu trường: điều tra vấn, quan sát điều tra - Bên cạnh để tìm hiểu ý nghĩa tài liệu thông tin thu thập được, chúng tơi cịn sử dụng số phương pháp như:  Phương pháp phân tích tổng hợp: Mục đích để chứng minhcác luận điểm mà đề tài đưa cách thuyết phục  Phương pháp hệ thống tư duy: Trên sở phân tích thơng tin thống kê số liệu, thông tin doanh nghiệp, khách hàng người tiêu dùng, đặc điểm tổ chức kiện, xây dựng lên luận điểm nội dung đề tài  Phương pháp so sánh đối chiếu: Chúng tiến hành so sánh, đối chiếu thông tin thu thập doanh nghiệp để rút kết luận xác đáng nội dung nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu: - Về thời gian, phạm vi nghiên cứu tập trung vào khoảng thời gian từ năm 2000 đến - Về không gian giới hạn doanh nghiệp, người tiêu dùng Việt Nam Dự báo nội dung báo cáo nghiên cứu: Ngoài phần mở đầu kết luận, nội dung báo cáo nghiên cứu bao gồm nội dung chủ yếu sau:  Tổ chức kiện - Một công cụ PR truyền thông Marketing  Tổ chức kiện Việt Nam  Một số đề xuất nhằm tối đa hoá hiệu công việc sử dụng tổ chức kiện doanh nghiệp Việt Nam PHẦN NỘI DUNG Tổ chức kiện - Một công cụ PR truyền thông marketing 1.1 Truyền thông marketing 1.1.1 Bản chất hoạt động truyền thông marketing Hoạt động Marketing đại quan tâm đến chiến lược xúc tiến hỗn hợp Đây nhóm cơng cụ chủ yếu Marketing – mix mà doanh nghiệp sử dụng để tác động vào thị trường mục tiêu nhằm đạt mục tiêu kinh doanh doanh nghiệp Bản chất hoạt động xúc tiến truyền tin sản phẩm doanh nghiệp tới khách hàng để thuyết phục họ mua Vì vậy, gọi hoạt động truyền thông Marketing Những doanh nghiệp kinh doanh đại thường tổ chức điều hành hệ thống xúc tiến hỗn hợp phức tạp Một số dạng chủ yếu thường công ty sử dụng chiến lược xúc tiến hỗn hợp là: - Quảng cáo: bao gồm hình thức giới thiệu cách gián tiếp đề cao ý tưởng, hàng hóa dịch vụ thực theo yêu cầu chủ thể quảng cáo chủ thể phải toán chi phí - Xúc tiến bán (khuyến mại): biện pháp tác động tức thời ngắn hạn để khuyến khích việc mua sản phẩm hay dịch vụ - Tuyên truyền (quan hệ cơng chúng): việc kích thích cách gián tiếp làm tăng nhu cầu hàng hóa, dịch vụ hay tăng uy tín đơn vị kinh doanh cách đưa tin tức có ý nghĩa thương mại chúng phương tiện thơng tin đại chúng, ấn phẩm miễn phí - Bán hàng cá nhân: giới thiệu miệng hàng hóa dịch vụ người bán hàng qua đối thoại với nhiều khách hàng tiềm nhằm mục đích bán hàng - Marketing trực tiếp: việc sử dụng nhiều công cụ truyền thông marketing để ảnh hưởng đến định mua trực tiếp khách hàng tạo nên giao dịch kinh doanh địa điểm Trong loại lại bao gồm tập hợp công cụ chuyên biệt để thực truyền thông Marketing thích hợp thị trường cụ thể hàng hóa cụ thể, ví dụ quảng cáo đặc biệt, chiến dịch quảng cáo, triển lãm, hội chợ,catalog, pano áp phích, quà tặng, phiếu dự xổ số v.v Để thực hoạt động xúc tiến khuyếch trương cách hiệu quả, doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ chất truyền thông Marketing phương thức thực hoạt động truyền thông 1.1.2 Vai trị truyền thơng marketing hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Việt Nam Nhằm đạt mục tiêu kinh doanh thị trường, có sản phẩm tốt chưa đủ, doanh nghiệp cần phải xây dựng thương hiệu thành thương hiệu khách hàng ưa chuộng Để đạt điều doanh nghiệp cần phải truyền thông tới thị trường để khách hàng biết tính năng, ứng dụng, tính ưu việt lợi ích sản phẩm Ngồi doanh nghiệp cần xây dựng mối quan hệ với khách hàng trì củng cố mối quan hệ Vì u cầu doanh nghiệp cần có chiến lược truyền thơng marketing Có nhiều hình thức truyền thơng marketing khác Doanh nghiệp truyền thơng trực tiếp, mặt đối mặt, sử dụng đội ngũ bán hàng, thông qua trung tâm dịch vụ điện thoại, cách gián tiếp sử dụng quảng cáo , hoạt động thúc đẩy thương mại, truyền thông điện tử, vật dụng trưng bày điểm bán hàng Yếu tố chọn công cụ truyền thông marketing nên dựa nguyên tắc phương tiện giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu cách có hiệu kinh tế nhất, cụ thể phương tiện đạt hiệu cao khoảng chi phí bỏ Trên thực tế doanh nghiệp có nhiều phương thức đa dạng việc truyền thông với khách hàng, phân biệt thành hai loại chính: Truyền thông phi cá thể, chẳng hạn quảng cáo, vật dụng trưng bày điểm bán hàng, thúc đẩy bán hàng truyền thông điện tử quan hệ cộng đồng Truyền thông cá thể (trực tiếp mặt đối mặt), cụ thể hoạt động gặp mặt trực tiếp nhân viên bán hàng khách hàng bán trực tiếp trung tâm dịch vụ điện thoại Cho nên nói có nhiều hình thức truyền thơng để doanh nghiệp lựa chọn Họ sử dụng đơn độc loại sử dụng tập hợp nhiều kỹ thuật lúc, cần thiết để đạt hiệu tối đa ngân sách hạn hẹp Quảng cáo phương thức phổ biến truyền thông phi cá thể, sử dụng phương tiện truyền thơng báo chí, truyền hình, truyền thanh, bảng quảng cáo, tờ poster… Tuy nhiên có nhiều vấn đề cần phải xem xét cẩn thận trước đưa định chi tiêu cho quảng cáo Chẳng hạn có nhiều người cho quảng cáo lãng phí, chi phí tiêu dùng vào phương tiện truyền thơng mang lại hiệu dùng vào việc bán hàng tiếp xúc cá nhân Do vấn đề làm để xây dựng chiến lược truyền thơng hỗn hợp thích hợp Mục tiêu truyền thông marketing bao gồm mục tiêu sau : - Mục tiêu xây dựng nhận biết biết (awareness building): Làm cho khách hàng tiềm biết có mặt bạn sản phẩm mà bạn cung cấp, mục đích nhằm có nhu cầu sản phẩm, dịch vụ mà bạn cung cấp, khách hàng nhớ đến sản phẩm thương hiệu bạn - Mục tiêu đưa tin (informational): Báo cho thị trường, khách hàng biết sản phẩm mới, giới thiệu sản phẩm vào thị trường; thông báo việc thay đổi giá; giới thiệu mô tả dịch vụ sãn sàng phục vụ; uốn nắn nhận thức sai lệch; xây dựng hình ảnh đặc biệt - Mục tiêu thuyết phục (persuasive): Thay đổi nhận thức tính chất sản phẩm; điều chỉnh thái độ, hành vi khách hàng; kích thích nhu cầu (thuyết phục khách hàng mua ngay); thuyết phục khách hàng tiềm tiếp nhận thêm thông tin; cung cấp thông tin theo yêu cầu - Mục tiêu nhắc nhở (remiding): Nhắc nhở khách hàng tương lai họ cần đến sản phẩm dịch vụ chúng ta; nhắc khách hàng sản phẩm bán chỗ nào; trì nhận biết khách hàng sản phẩm/dịch vụ mức độ cao nhất; nằm nhóm sản phẩm/dịch vụ cân nhắc xem xét - Mục tiêu xây dựng thương hiệu (brand building): Trong loại hình truyền thông này, thương hiệu diện cách rõ ràng mà người ta muốn nói lên thông qua thương hiệu thể cách rõ ràng - Mục tiêu làm thay đổi nhận thức (change perception): Những loại hình truyền thơng có nhiệm vụ làm thay đổi nhận thức doanh nghiệp từ sang khác Nếu thành công bạn nói: tơi nghĩ thương hiệu A nghĩ đến B Họ truyền thông điệp mạnh mẽ khẳng định định vị - Mục tiêu bán hàng (sell a product): Tất hoạt động truyền thông cuối dẫn tới mục tiêu bán sản phẩm/dịch vụ - Mục tiêu đánh vào đối thủ cạnh tranh (comparing competition): Được dùng rộng rãi quảng cáo xe, quảng cáo máy tính… sản phẩm mà khách hàng dễ bị tác động điểm bật sản phẩm Cần cẩn thận với loại hình truyền thơng dễ bị kiện lừa dối khách hàng Chiến lược truyền thông phần chiến lược thị trường Một chiến lược truyền thông cụ thể tạo định hướng cần thiết cho hoạt động truyền thơng, giúp doanh nghiệp chuyển thơng điệp tới khách hàng cách nhanh chóng hiệu qua tạo vị trí vững suy nghĩ, nhận thức khách hàng Chiến lược truyền thông bao gồm yếu tố sau đây: - Đối tượng mục tiêu: Rõ ràng bạn phải xác định rõ đối tượng khách hàng nhận thông điệp truyền thông bạn Bạn cần phân định rõ ràng khách hàng hữu khách hàng tiềm Bởi hai đối tượng bạn gửi thơng điệp khác Ngoài bạn cần xem xét yếu tố tạo nên khác nhóm khách hàng với nhóm khách hàng khác Sự khác phân định nhu cầu, tuổi tác, địa lý, thu nhập, tâm lý lối sống Cần lưu ý số lượng người mà bạn cố truyền thơng đến lớn thơng điệp bạn thiếu cụ thể thiếu thuyết phục - Thông điệp định vị: Bằng cách định vị bạn chọn cho vị trí trí óc khách hàng Hiện khách hàng bị tải họ đích ngắm nhiều thơng điệp khác Giữa rừng thông điệp truyền thông vậy, định vị tốt giúp bạn tìm đường vào nhận thức suy nghĩ khách hàng lưu lại lâu dài - Mục tiêu truyền thơng: Mục tiêu truyền thông mà bạn muốn đạt qua chương trình truyền thơng Mục tiêu truyền thơng xây dựng hình ảnh giá trị thương hiệu; gia tăng nhận biết khách hàng loại sản phẩm, dịch vụ; thông báo chương trình khuyến mại; giới thiệu sản phẩm lợi ích mà mang lại cho khách hàng; uốn nắn nhận thức lệch lạc thương hiệu công ty… Xác định mục tiêu truyền thơng cụ thể, giúp bạn có sở để đo lường hiệu chương trình truyền thông - Chiến lược tiếp cận thông điệp cần truyền đi: Chỉ hiểu biết khách hàng thị trường bạn xây dựng cho chiến lược tiếp cận khách hàng hiệu Bạn cần xác đinh thông điệp muốn truyền đến khách hàng gì, thơng điệp phản ánh nỗ lực bạn việc chiếm lấy vị trí tâm trí khách hàng mà bạn định vị Thơng điệp truyền đến khách hàng phương tiện truyền thông đơn lẻ tập hợp nhiều phương tiện truyền thông khác tuỳ vào đặc điểm khách hàng, thị trường tuỳ vào khả bạn - Truyền thông hiệu kinh doanh: Muốn hay không truyền thông phải mang lại hiệu kinh doanh cần phải đo lường Người ta đo lường hiệu truyền thông cách so sánh hiệu đạt với mục tiêu truyền thông từ đầu Ngồi người ta cịn so sánh chi phí bỏ phương tiện truyền thông khác để đạt đơn vị đo lường cụ thể - Theo đuổi: Một sản phẩm hoàn toàn đáp ứng nhu cầu cần thiết khách hàng thường dễ vào lòng người sản phẩm khơng có khác biệt so với sản phẩm loại khác tham gia thị trường lý, âm ánh sáng nào, khách mời ai, người chịu trách nhiệm cho đầu việc đó…Bản kế hoạch người chịu trách nhiệm đối lập theo dõi thường xuyên để nắm bắt tiến độ công việc nào, có việc phát sinh nhanh chóng tìm cách giải Bản kế hoạch cần phải lập cách rõ ràng chi tiết dễ hiểu thực Công việc cần phải phân công cụ thể cho phận, tránh chồng chéo công việc phận với nhau, phải tạo gắn kết phận Sự phối hợp phận yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới thành công kiện Người mẫu diễn mà sân khấu thiết kế theo kiểu…đủng đỉnh Ca sĩ thể tốt người phụ trách âm khơng có chuẩn bị tốt trước diễn Ánh sáng sân khấu vậy, phải thật hoàn hảo từ buổi diễn tập để dạo diễn xếp đội hình người mẫu: mặc trang phục màu đậm đứng nơi có ánh sáng nhiều; trang phục sáng đứng nơi tối hơn…Trong kiện diễn cần phải có người chịu trách nhiệm cho tồn chương trình Theo dõi huy phận, tạo nên gắn kết phận với Một kiện thành công kiện diễn liên tục, khơng có cố, có cố khơng đáng kể Và điều gắn liền với gắn kết phận với Do thuê công ty chuyên tổ chức kiện cần phải lựa chọn cơng ty chun nghiệp, có uy tín có kinh nghiệm lâu năm tổ chức kiện Ngoài yếu tố chủ quan trên, kiện cịn chịu ảnh hưởng yếu tố khách quan khác luật pháp, phong tục tập quán nơi tổ chức kiện, thời tiết…Mặt khác, thành công kiện phụ thuộc vào bên tổ chức kiện mà cịn đánh giá người tham gia chứng kiến kiện Mục tiêu cuối doanh nghiệp gửi đến công chúng nhận tin thơng điệp từ kiện Và để họ hiểu tiếp nhận thơng điệp cách xác lưu lại tâm trí họ lâu dài thành công kiện Tổ chức kiện Việt Nam 2.1 Tổng quan hoạt động tổ chức kiện doanh nghiệp Việt Nam Hiện doanh nghiệp Việt Nam quan tâm đến việc quảng bá hình ảnh thơng qua kiện Hàng năm doanh nghiệp Việt Nam thường tổ chức nhiều kiện như: lễ khai trương, kỉ niệm ngày thành lập, họp báo giới thiệu sản phẩm mới, tham gia tài trợ cho chương trình truyền hình lớn…Điều cho thấy doanh nghiệp Việt Nam nhận tầm quan trọng kiện đầu tư vào cách mức Honda Việt Nam tổ thi tìm hiểu luật lệ an tồn giao thơng với tên gọi “Tơi u Việt Nam” Do tính chất xã hội mà thi cơng chúng hưởng ứng cách nhiệt tình tạo cho cơng chúng ấn tượng tốt đẹp Honda Việt Nam Mặt khác công ty quan tâm đến việc tài trợ cho chương trình cơng chúng quan tâm Như công ty sữa Việt Nam, Vinamilk tham gia tài trợ cho gameshow Tam thất bản, gameshow ưa thích nay, Vinamilk đạt hiệu quảng bá hình ảnh cho nhãn hàng thơng qua chương trình Các cơng ty tạo kiện với nguồn lực sẵn có hay th cơng ty khác lo tồn cho kiện Xuất Việt Nam khoảng năm 1995 với vài cơng ty nước ngồi, đến số công ty làm nghề tổ chức kiện nhiều Chiếm số đông khoảng 20 công ty nhỏ vừa chuyên PR/event Việt Nam Max, Coon, Galaxy, Venus…(nhân viên công ty thường từ – vài chục người) Còn số lượng cơng ty quảng cáo cơng ty khác có kèm event vơ số Theo kết nghiên cứu độc lập gần công ty FTA, dựa vấn trực tiếp 70 “đại gia” (như Unilever, Pepsi, Tiger, Heniken, Thiên Long, Kinh Đô,…) ngành PR/event Việt Nam tăng trưởng nhanh ước tính 30%/năm với 20 công ty chuyên PR/event hàng trăm công ty quảng cáo làm kèm thêm event; 66% công ty tự làm 77% công ty thuê làm hoạt động PR/event Khách hàng vấn cho biết họ hài lòng với kết mang lại Những yếu tố mà họ mong đợi có quan hệ tốt (với báo chí quan chức năng), nhiệt tình, chuyên nghiệp, hiệu điều làm họ khơng hài lịng la thiếu sáng tạo Vì 44% đặt sáng tạo lên hàng đầu, đến phục vụ khách hàng, kỹ truyền đạt thông tin, kỹ giải vấn đề…Max Communications đứng đầu danh sách 20 công ty nhắc đến theo sau Galaxy, Venus…Các cơng ty có lợi thể thành lập từ lâu, am hiểu thị trường nên đưa ý tưởng vừa độc đáo vừa mang sắc dân tộc quan chi phí nhẹ công ty đa quốc gia Thị trường Việt Nam thị trường tiềm cho công ty kinh doanh lĩnh vực tổ chức kiện 2.2 Những thuận lợi khó khăn nhà tổ chức kiện Việt Nam 2.2.1 Những điều kiện thuận lợi Các doanh nghiệp sử dụng kiện công cụ truyền thông hiệu Mục đích doanh nghiệp sử dụng kiện quảng bá hình ảnh sản phẩm, hình ảnh doanh nghiệp hoạt động doanh nghiệp đến với công chúng nhận tin đặc biệt cơng chúng nhận tin mục tiêu Cịn công ty chuyên làm lĩnh vực tổ chức kiện coi kiện sản phẩm, dịch vụ của Họ ln cố gắng tạo kiện không đảm bảo truyền thông điệp cần gửi tới khách hàng mục tiêu mà tạo kiện với hình thức thể thật sáng tạo lơi Trong năm, doanh nghiệp tổ chức nhiều kiện lễ khai trương, lễ kỉ niệm, dịp lễ tết…Nhưng doanh nghiệp Việt Nam tự tổ chức kiện từ đầu cuối Thường doanh nghiệp thường th ngồi làm kiện cho Chính mà thuận lợi cho nhà tổ chức kiện Việt Nam thị trường dịch vụ tổ chức kiện ngày sôi động Nhu cầu tổ chức kiện lớn, để đảm bảo cho kiện diễn cách thành cơng, doanh nghiệp thường thuê công ty event lo cho tồn kiện Đây coi mảnh đất màu mỡ cho nhà tổ chức kiện kiếm lời Theo kết nghiên cứu FTA, năm 2004, số 15 công ty làm PR/tổ chức kiện hàng đầu Việt Nam khơng có bóng dáng cơng ty nước ngồi Một vài cơng ty nước ngồi sớm phải nói lời chia tay với thị trường Việt Nam cạnh tranh với công ty nước Các công ty tổ chức kiện nước hiểu thị trường, truyền thống văn hóa đất nước đặc biệt có ý tưởng sáng tạo khơng thể ngờ nên họ thường nhận đơn đặt hàng nhiều cơng ty nước ngồi 2.2.2 Những thách thức đặt cho nhà tổ chức kiện Việt Nam Càng ngày yêu cầu đơn đặt hàng cho kiện ngày cao Ý tưởng phải thật độc đáo, quy mô kiện phải thật hồnh tráng Nhưng để tìm ý tưởng hay, phù hợp khơng dễ chút Ý tưởng kiện phải phù hợp với nội dung mà thể đồng thời phải phù hợp với đối tượng nhận tin Cái khó khăn người tổ chức kiện Việt Nam địa điểm tổ chức Các kiện quan trọng thường chọn khách sạn cao cấp để tổ chức Tuy nhiên khách sạn đáp ứng đòi hỏi kiện Một số khách sạn khơng có khán phịng đủ rộng để chứa nhiều người tham gia kiện, hay không đảm bảo hệ thống âm thanh, ánh sáng cho kiện Hiện có nhiều cơng ty chọn nhà thi đấu, hay sân vận động để tổ chức kiện Ở địa điểm đáp ứng số lượng người tham gia vấn đề an ninh khó đảm bảo, hay tổ chức ngồi trời có thời tiết khơng ủng hộ Đối với kiện truyền hình, tính ưu việt truyền hình mức độ phủ sóng lớn Tham gia vào kiện truyền hình, doanh nghiệp khơng cần phải lo mức độ truyền tin, chương trình tiếng có tỷ lệ người xem cao Tuy nhiên, chi phí cho kiện lớn, khơng phải doanh nghiệp tham gia Chỉ có doanh nghiệp lớn, có chỗ đứng thị trường, có tiềm lực dồi dào, đủ khả làm kiện 2.3 Đánh giá hiệu tổ chức kiện Việt Nam - Một số vấn đề tồn Đo lường tác động kiện hiệu PR việc làm tương đối khó Khơng giống hình thức quảng cáo khác, hiệu xem xét khía cạnh tác động với động thái, hành vi tiêu dùng khách hàng, kiện thường liên quan nhiều đến cộng đồng Do khó dự đốn thơng điệp kiện có phương tiện thông tin đại chúng đề cập đến hay không, có, xuất trước công chúng Tuy nhiên việc đánh giá hiệu tạm tiến hành theo hai tiêu chí sau: - Đánh giá tần số xuất hiện: Có báo nhắc đến kiện? Bao nhiêu lần đại diện công ty trả lời vấn kiện phương tiện truyền thông? - Đánh giá hiệu thiết thực: Có tạo thay đổi hình ảnh cơng ty sản phẩm cơng chúng khơng? (ví dụ : số lượng người tham gia bình chọn, dùng thử, tiếp tục mua thêm sản phẩm…) Mục đích doanh nghiệp tạo lợi nhuận từ việc kinh doanh sản phẩm Vì vậy, việc xây dựng hay khuyếch trương thương hiệu thông qua kiện, xét cho bước chiến lược quảng bá Dù xuất hình thức nào, hỗ trợ phát triển thể thao, đề cao văn hóa hay tinh thần thiện nguyện, tác động sau kiện hiệu kinh doanh cần đặc biệt quan tâm Những sai lầm nên tránh trước định tạo tài trợ cho kiện để có hiệu quả? Theo Sergio Zyman, nguyên Giám đốc marketing toàn cầu cho Coca-Cola, người sáng lập Zyman marketing Group, sai lầm bao gồm: - Khơng biết lý tài trợ: Nhiều cơng ty bỏ chi phí để tài trợ kiện khơng lên quan họ quen làm đối thủ khác tài trợ Đổi lại logo họ xuất bảng quảng cáo nơi mà khách hàng mục tiêu lui tới - Khơng biết đạt điều từ kiện: Tạo họăc tài trợ cho kiện để loè thiên hạ, để nhận vài vé vào cửa miễn phí Các doanh nghiệp cần đánh giá hiệu dựa hội kinh doanh, khách hàng mục tiêu ý đến dự kiện - Quá nhượng với đơn vị hợp tác tổ chức kiện: Đôi nhà kinh doanh nhượng đơn vị hợp tác tổ chức kiện cách thái quá, dẫn đến việc ngược lại đường lối kinh doanh hình ảnh thương hiệu Cần nhớ họ hợp tác với bạn để tổ chức kiện cho thật tốt, họ không quan tâm tới hiệu kinh doanh bạn, bạn phải chịu trách nhiệm đo lường việc - Không tập trung ý vào lợi nhuận từ việc đầu tư cho kiện: Mục đích tối hậu kiện, tất hình thức PR khác bán nhiều hàng cho nhiều người hơn, thường xuyên giá cao Kết thúc kiện, bạn cần bảng báo cáo doanh số bán hàng để biết chi phí bỏ có thực đem lại hiệu kinh doanh khơng Ở Việt Nam, ngồi cơng ty tổ chức kiện gần xuất nhóm chuyên tổ chức kiện hành nghề tự do, khơng có “tên tuổi” cơng ty chun nghiệp, dựa vào mối quan hệ để làm chương trình Ưu điểm nhóm làm giá rẻ, khách hàng linh hoạt thay đổi yêu cầu, thêm bớt chi tiết chương trình Và tất nhiên điểm hạn chế họ không đủ sức làm chương trình lớn, hồnh tráng, địi hỏi tính sáng tạo vượt trội Để hành nghề tự do, yêu cầu hàng đầu nhóm phải có quan hệ rộng có uy tín đủ lớn Tuy nhiên xuất nhóm cho thấy doanh nghiệp Việt Nam sử dụng thường xuyên kiện công cụ truyền thông hiệu Nghề tổ chức kiện phát triển mau chóng cạnh tranh lĩnh vực trở nên mạnh mẽ Tổ chức kiện thực bùng nổ, doanh nghiệp nhìn nhận tổ chức kiện việc cần làm ngân sách cho phép Từ bùng nổ tổ chức kiện hàng loạt dịch vụ hàng loạt dịch vụ khác đời sân bãi, địa điểm tổ chức, hệ thống âm ánh sáng, đến người dẫn chương trình, ca sĩ người mẫu…phục vụ cho nội dung ngày phong phú hoạt động Hiện catse ca sĩ, người mẫu, MC kiện ngày cao với mức ngất ngưởng Nhưng mặt trái vấn đề lại nằm Các ca sĩ tham gia vào kiện lại nội dung kiện, họ biết kiếm tiền, đến hát hát quen thuộc, nhiều không phù hợp với ý nghĩa chương trình Cịn số người dẫn chương trình đến gần chương trình bắt đầu đọc qua nói chút chủ quan vê chun mơn Kết khơng ăn nhập với chương trình Một vấn đề khác tổ chức kiện vấn đề địa điểm tổ chức Có thể nhận thấy Hà Nội TP.HCM hai nơi có số lượng kiện diễn nhiều Tuy nhiên địa điểm tổ chức hai thành phố lại “vừa thừa, vừa thiếu” Thông thường kiện họp báo, giới thiệu sản phẩm, lễ kỉ niệm…thường tổ chức khách sạn cấp từ đến Tuy nhiên số lượng khách lên đến 500 người có nơi đáp ứng nhu Equatoria, Sheraton gần Park Hyatt (TP.HCM) Tại Hà nội lại hoi với Melia Deawoo Các khách sạn khác sức chứa 300 – 400 người, cịn sân vận động, nhà thi đấu phục vụ cho kiện đại trà, chất lượng không cao Khi mật độ kiện ngày nhiều số địa điểm tỏ phục vụ Những trường hợp hệ thống máy lạnh kém, âm ánh sáng chập chờn, an ninh lỏng lẻo, vệ sinh khơng đảm bảo, tệ khơng có thời gian để dàn dựng, chạy thử chương trình, muốn phải trả thêm tiền th địa điểm… Đó vấn đề tồn thị trường tổ chức kiện Tuy nhiên, Việt Nam, kiện giai đoạn phát triển Khơng thể tránh khỏi thiếu sót chắn khắc phục Một số đề xuất nhằm tối đa hoá hiệu công việc sử dụng tổ chức kiện doanh nghiệp Việt Nam 3.1 Lập kế hoạch tổ chức kiện Một kiện dù lớn hay nhỏ phải có kế hoạch cụ thể cho Kế hoạch cho kiện chi tiết tốt, giúp cho người tổ chức kiện hình dung cơng việc cần phải chuẩn bị cho kiện diễn Qua doanh nghiệp chủ động với cơng việc Lập kế hoạch cho kiện, bước phải có người phụ trách cho tồn kiện Người xử lý tất việc phải đơn đốc số người khác thực nhiệm vụ khác Tiếp theo định chủ đề kiện: - Mục đích kiện gì? - Mục tiêu bạn muốn đạt gì? - Bạn muốn tạo tác động gì? - Phân công nhiệm vụ cho phận, đề thời hạn hồn thành phần cơng việc khác kiện - Khi phê chuẩn cần thực hiện? - Ngày bắt đầu gửi giấy mời Tổ chức họp định kì với người tham gia tổ chức kiện để đảm bảo công việc triển khai Đến địa điểm tổ chức kiện để kiểm tra công việc chuẩn bị Chuẩn bị sách nhỏ cung cấp thơng tin nhanh kiện bao gồm chương trình làm việc, danh sách đại biểu tham dự, tóm tắt vấn đề trị vấn đề quan trọng khác, báo liên quan đến vấn đề Sau kiện tổ chức buổi họp kiểm điểm với nhân viên viết báo cáo nhanh việc diễn chưa kế hoạch nhằm mục đích rút kinh nghiệm tổ chức kiện tương lai 3.2 Quy trình tổ kiện điều kiện Việt Nam Cạnh tranh ngày gay gắt thị trường khiến công ty tổ chức kiện ngày nâng tầm quan trọng chuyên nghiệp hóa Ai nói chun nghiệp Chun nghiệp phải làm thứ từ thứ nhỏ đến thứ lớn làm kế hoạch, gửi giấy mời nào, trình bày màu sắc cho phù hợp với công ty, sản phẩm, khách mời ai, ăn gì, chỗ ngồi nào, khách quan trọng đứng làm sao, bảo vệ an tồn Tóm lại phải hoàn hảo chi tiết nhỏ Quản lý kiện bao gồm trình hoạch định kiểm sốt chi phí (cost), cơng việc (content) rủi ro (risk) kèm với ràng buộc luật pháp (legal), văn hóa đạo đức (ethical) thay đổi lường trước bên bên doanh nghiệp Một event phải trải qua thủ tục sau:  Hình thành chủ đề cho kiện: chủ đề bị ràng buộc chi phối nhiều vấn đề vĩ mô luật (regulation), khu vực tổ chức (site choice), văn hóa riêng khách hàng (client culture), nguồn lực (resource) vấn đề vi mô địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (catering), hình thức giải trí (entertainment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm ánh sáng (sound and light), kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects)  Viết chương trình (proposal): cách tạo sản phẩm event giấy tờ Chương trình gửi lên khách hàng với bảng báo giá chờ phản hồi từ phía khách hàng Thơng thường, event, giai đoạn quan trọng nhất, tạo khác biệt công ty event với Nhưng ý tưởng hay chưa đảm bảo cho thành cơng event cịn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức  Hoạch định: trình mà người hoạch định hình thành trước đầu công việc cần thiết cho event Kết việc hoạch định : Các bước cơng việc cần – Required jobs (ví dụ như: chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng trang trí, tiến hành dàn dựng trang trí địa điểm tổ chức kiện, tổng duyệt chương trình ); Bảng phân cơng công việc – Checklist (ai chịu trách nhiệm đặt hàng hối thúc nhà cung cấp) Thời hạn hồn thành cơng việc – Timeline  Thực kế hoạch có kèm kiểm sốt: lúc người thực cơng việc đặt ngồi (outsourcing) theo kế hoạch có kiểm sốt trưởng phận  Tổ chức kiện kiểm soát kiện: trưởng phận điều phối nhân lực theo cơng việc phân cơng Những lúc phát sinh dự kiến, người tập hợp lại để giải chỗ  Kết thúc kiện, chuyển đồ đạc kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sửa lại vật dụng sử dụng (repair), toán hợp đồng cho nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)  Họp rút kinh nghiệm: sau event kết thúc, phận viết báo cáo ghi nhận lại thiếu sót q trình chuẩn bị, q trình diễn trình kết thúc kiện để rút kinh nghiệm cho lần sau Nghe tưởng chừng đơn giản thế, công việc tổ chức event cơng việc khó Nó địi hỏi công ty phải thực tâm huyết với cơng việc làm Hy vọng, với quy trình cụ thể tiếp thêm sức mạnh cho người làm event Việt Nam biết người hiểu đồng cảm với công việc 3.3 Mang nghệ thuật vào tổ chức kiện Hãy mang nghệ thuật vào tổ chức kiện Hãy để sản phẩm trở thành tác phẩm nghệ thuật tạo từ ý tưởng sáng tạo, có màu sắc sức hấp dẫn đầy cảm xúc Muốn ăn khách cần có giải pháp tạo nên đột phá kiện, dường cho hai đầu: công ty khách hàng khách hàng trực tiếp Như gánh nặng cho công ty tổ chức kiện phải tổ chức cho kiện đột phá sáng tạo để thuyết phục khách hàng chịu bỏ tiền hấp dẫn để lấy chọn cảm xúc người xem Với yêu cầu chất lượng ngày cao kiện, giải pháp giúp cho doanh nghiệp tìm đột phá tổ chức kiện? Câu trả lời mang nghệ thuật vào kiện Hãy để sản phẩm trở thành tác phẩm nghệ thuật tạo từ cảm hứng sáng tạo có màu sắc, sức hấp dẫn huyền bí Dù biết mục tiêu kiện tạo ý, bổ trợ quảng bá thương hiệu cách hiệu quả, tiết kiệm, quán theo chiến lược, nghệ thuật hố nó, có nghĩa hiệu cao hơn, cho khách hàng mà người thực Hãy tưởng tượng buổi họp báo mắt phiên game online, vượt khỏi mơ típ thơng thường khách sạn, backdrop (phơng nền), băng rôn, hoa cảnh, tiếp khách phát biểu Mà trở thành đại hội võ lâm tửu lầu, với khơng khí hân hoan, anh hùng thập đại mơn phái bay lượn xuất chiêu, để giải cứu đệ tử khỏi quái vật sương khói mịt mù, ánh sáng chói loà âm gay cấn, hoành tráng Kịch đem lại hiệu ấn tượng cho buổi họp báo khơng giống Có lẽ ấn tượng buổi trình diễn nghệ thuật L’amour Nokia cịn tâm trí người tham gia khán giả xem đài hoà nhập vào bữa tiệc nghệ thuật thật thông minh “Ái nữ” L’amour lồng ghép, thể cá tính hiệu ứng nghệ thuật đặc biệt hội họa, âm nhạc, thời trang ánh sáng Ở thời trang không đơn giản câu chuyện vào, âm nhạc không giọng hát cất lên thổn thức mà câu chuyện đối nghịch hoà hợp, giống L’amour mang nghệ thuật giản đơn vào sống đương cho cảm giác thăng hoa Trên kiện tổ chức hàng ngày dựa ý tưởng phương pháp thực kết hợp với phong cách nghệ thuật Vậy lại chọn nghệ thuật để lồng ghép vào kiện mà ngành khác? Đầu tiên, nghệ thuật hình thành khơng phải khung sườn cụ thể mà bắt nguồn từ cảm hững thăng hoa trước đẹp, hay người nghệ sĩ Chính thế, tiếp nhận nghệ thuật, người bị lôi vào cảm xúc Mặt khác nghệ thuật lại bắt nguồn từ sống, dễ dàng hịa nhập vào giới thực tầm mức cao Nghệ thuật tạo hướng nhìn tồn vẹn ý tưởng cới mở cho tất vấn đề liên quan Trong tầm nhìn sáng tạo nâng cao ứng dụng hiệu Sân khấu làm cho buổi tổ chức kiện có vị trí cao để người xem chiêm nghiệp sản phẩm Âm nhạc, múa, thơ ca, làm cho người xem có cảm giác dễ chịu buổi diễn thuyết Kiến trúc hội họa đặc sắc hóa cho khơng gian kiện Điện ảnh tổng hợp hóa nghệ thuật nhằm mang lại nhìn gần gũi, thuyết phục cho khách mời Từ yêu cầu kiện cho trở lại loại dầu nhờn “số một”, ý tưởng sáng tạo phiên thứ hai phim “Sự trở lại vị thần”, với kịch chăm lo vị thần dành cho thần dân họ từ điều nhỏ nhặt “chiếc xe” Sự kiện xây dựng bối cảnh thời kì Hy Lạp cổ đại minh họa trang phục cổ xưa, trang tri ấn tượng, nhạc huyền thoại khán “phiêu” khơng khí Đến đoạn cao trào, nhân vật sản phẩm dầu nhờn, thể hết đặc điểm vượt trội mình, tình có vấn đề mang phong cách táo bạo gây tị mị thích thú từ hàng ghế khán phịng Đó buổi trình diễn thật sự, khán giả mục tiêu họ có cịn nhớ đến bàn tán khơng? Họ có hiểu thơng điệp sản phẩm không? Và lựa chọn loại dầu nhờn, họ lựa chọn ai? Một nhân vật họ hiểu thích thú, hay nhân vật họ biết biết? Ý tưởng hay chưa đủ làm nên kiện thu hút thuyết phục, cần thăng hoa nhờ vào nghệ thuật hiệu ứng sân khấu, âm thanh, nghệ thuật đặt, bố trí Và cuối điện ảnh kết hợp tất mạnh vào với kịch hấp dẫn để kiện đạt hiệu cao cách thức diễn đạt dễ hiểu nhất, sống động vào lòng khán giả thuyết phục 3.4 Nâng cao tính chuyên nghiệp cho nhà tổ chức kiện Các kiện ngày tổ chức với quy mô lớn hơn, công phu nên đội ngũ người tổ chức kiện cần đào tạo cách chun nghiệp hơn, có chun mơn Nhanh nhạy, động, sáng tạo, có đầu óc tổ chức, biết cách xoay sở tình ứng phó tình huống…đó phẩm chất người làm công việc tổ chức kiện Ý tưởng ưu tiên số một, khẳng định làm nghề tổ chức kiện Dự lễ hội quảng cáo sản phẩm bạn tham gia nhiều trò chơi độc đáo, bất ngờ cách tổ chức ấn tượng bạn cảm thấy ấn tượng với chương trình nhu thế, điều làm bạn nhớ đến công ty nhiều Trong năm gần đây, nhu cầu giới thiệu sản phẩm, tổ chức thăm quan nhà máy cơng ty, tập đồn ngày lớn Nếu quảng cáo xng đơn điệu hiệu Muốn có chương trình event hay ấn tượng phải trải qua nhiều giai đoạn cơng phu khơng đơn giản người ta nhìn thấy bề Yêu cầu lớn kiện phải nắm rõ cấu sản phẩm mà cơng ty định mắt khách hàng gì? Đối tượng ai? Địa điểm tổ chức? Sau tự đặt cho hàng nghìn câu hỏi tình xảy để lên kế hoạch “tác chiến” Trước kiện lớn, thường tất thành viên công ty tổ chức ngồi lại với đưa ý tưởng cho kịch chương trình Để thực ý tưởng người làm kiện phải mời nghệ sĩ, ca sĩ, hoạ sĩ, nhà văn, nhà thơ, cầu thủ…nổi tiếng xuất chương trình Để ln có ý tưởng mới, người làm nghề tổ chức kiện nên nắm bắt hay, lạ sống Nên nhiều, đọc nhiều, xem nhiều, có kiến thức, có kinh nghiệm để biết hồn cảnh nào, với sản phẩm ý tưởng đưa khả thi, phù hợp với văn hóa, pháp luật nơi tổ chức Mặt khác cần phải có cảm hứng sáng tạo đam mê công việc Sau có ý tưởng nên chuẩn bị kế hoạch chi tiết cho công việc cần chuẩn bị cho kiện Trong tay ln có bảng danh mục cơng việc cần làm để nắm bắt tình trạng cơng việc thời gian hồn tất Ngồi khơng thể thiếu tiến độ công việc, phải nghĩ đến phương án quản lý rủi ro để giải cố xảy cách an tồn nhanh chóng Đó tâm niệm người làm nghề tổ chức kiện, doanh nghiệp muốn tự đứng làm chương trình cho Quan trọng hết không xem nhẹ công việc nào, dù nhỏ Ở mộ kiện tổ chức chuyên nghiệp, người ta tính đến giải pháp xử lý khủng hoảng Theo đó, người tổ chức dự đốn tình xảy ra, cách giải cụ thể trường hợp…Làm hay cố gắng làm chương trình hồn thiện theo kiểu tránh khơng để xảy sơ suất Trên thực tế, điều khơng thể, có cịn có tác dụng ngược, cố chu tất mặt lại sơ hở mặt khác Người làm nghề tổ chức kiện phải người chịu áp lục công việc Không lên chi tiết cho chương trình, liên hệ với cơng ty cần thiết: ánh sáng, xe cộ, đặt nhà hàng, đón khách…mà cịn liên hệ với khách mời để biết thêm thơng tin xác Phải bám sát chương trình từ đầu đến cuối, có cố xảy phải tìm cách giải nhanh chóng Người tổ chức kiện khơng thiết kế chương trình, liên hệ cơng ty cần thiết, mà phải biết liên hệ với tất khach hàng, khách mời…để biết thơng tin xác phải gắn bó với tồn chương trình từ đầu đến cuối Nếu chương trình bị thay đổi vào phút cuối lý nào, kế hoạch bắt đầu số không Do nhân viên tổ chức kiện phải chuẩn bị kỹ lưỡng chi tiết chương trình Tuy có nhiều vất vả song nghề tổ chức kiện nghề thời thượng giới trẻ Đây nghề mà giới trẻ săn đón có niềm vui mà khơng ngành nghề có chương trình nhận tín hiệu tốt đẹp từ khách hàng, từ cơng chúng Nhưng để nhận tín hiệu trước hết người làm kiện phải thường xuyên nâng cao trình độ mình, tạo phong cách làm việc chuyên nghiệp hơn, từ tạo kiện không hay nội dung mà cịn thu hút hình thức thể PHẦN KẾT LUẬN Để có chỗ đứng tâm trí khách hàng, doanh nghiệp phải thường xuyên quảng bá hình ảnh mình, hoạt động tới khách hàng Những chương trình quảng cáo dần trở nên tràn lan, bão hòa, doanh nghiệp phải tìm cách khác cho chiến lược truyền thơng Trong kiện cơng cụ truyền thông sử dụng phổ biến Người tiêu dùng ngày thích thú với kiện, qua họ hiểu thêm hoạt động doanh nghiệp, biết công dụng, đặc tính sản phẩm mà doanh nghiệp chuẩn bị tung thị trường…Chính điều tạo hội cho kiện mở rộng số lượng chất lượng Tuy nhiên, để tổ chức tốt kiện điều kiện Việt Nam khơng phải dễ Vẫn cịn khó khăn, thách thức nhà tổ chức kiện khơng ngừng tìm tịi, sáng tạo, đầu tư mức cho kiện Kết hợp kiện với yếu tố Marketing – mix khác tạo hệ thống truyền thông hiệu đến người tiêu dùng Không doanh nghiệp lớn làm kiện mà doanh nghiệp nhỏ làm kiện lôi hấp dẫn theo cách riêng Cái quan trọng khách hàng biết bạn ai, sản phẩm bạn ngược lại bạn hiểu khách hàng cần thơng qua kiện ... tích vai trị, tầm quan trọng tổ chức kiện doanh nghiệp Việt Nam - Xây dựng quy trình tổ chức kiện phù hợp với tình hình doanh nghiệp Việt Nam thời kì hậu WTO Nhiệm vụ nghiên cứu : Hướng tới mục... công kiện 2 Tổ chức kiện Việt Nam 2.1 Tổng quan hoạt động tổ chức kiện doanh nghiệp Việt Nam Hiện doanh nghiệp Việt Nam quan tâm đến việc quảng bá hình ảnh thơng qua kiện Hàng năm doanh nghiệp Việt. ..  Tổ chức kiện - Một công cụ PR truyền thông Marketing  Tổ chức kiện Việt Nam  Một số đề xuất nhằm tối đa hố hiệu cơng việc sử dụng tổ chức kiện doanh nghiệp Việt Nam PHẦN NỘI DUNG Tổ chức