Đang tải... (xem toàn văn)
Luận văn : Một số giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện công tác quản lý Dự án phát triển giáo dục Trung học cơ sở II
DANH MỤC BẢNG BIỂU Sơ đồ 2.1 Cơ cấu quản lý thực Dự án 19 Hình 2.2 Mơ hình quản lý phạm vi dự án 33 Bảng 2.3 Dự trù kinh phí 35 Bảng 2.4 Kế hoạch tài .35 Bảng 2.5 Phân bổ khoản vay 36 Bảng 2.6 Danh mục hoạt động tuyển chọn tư vấn 39 Bảng 2.7 Các số đánh giá thực giám sát dự án .41 Bảng 2.8 Mẫu đề xuất báo cáo “Tỷ lệ phần trăm tiến độ thực dự án” 44 Bảng 3.1 Chi ngân sách cho nghiệp giáo dục đào tạo qua năm 57 Bảng 3.2 Phân tích SWOT Dự án .58 LỜI MỞ ĐẦU Trong năm gần đây, Việt Nam đã, tiếp tục tăng cường công đổi kinh tế nhiều lĩnh vực đạt thành tựu đáng kể Trong kế hoạch phát triển kinh tế 2006 - 2010, nguồn vốn từ dự án hỗ trợ phát triển thức (ODA) xác định nguồn ngoại lực quan trọng Dự kiến, mức vốn ODA cần giải ngân lến đến 11 tỷ USD Cùng với tăng trưởng số lượng dự án ODA Việt Nam thời gian qua, hệ thống văn pháp quy liên quan tới quản lý tài dự án hồn thiện dần Cơng tác quản lý dự án ODA đóng vai trị quan trọng Việc làm tốt cơng tác quản lý tạo yên tâm cho bên có liên quan dự án nhà tài trợ, quản chủ quản, ngân hàng… Đồng thời, sở phòng tránh, giảm thiểu hành vi làm trái, sai sót q trình thực dự án, vơ tình lẫn hữu ý Và hệ thống kiểm soát quản lý xây dựng tốt ổn định, từ công tác quản lý tổng thể, quản lý nhân quản lý chi tiêu, mua sắm xác định cách nhanh chóng hoạt động bất thường việc thực thi dự án Nhìn từ góc độ tổng thể, thành công dự án tập hợp nhiều yếu tố, nhiều yếu tố chủ quan nhiều yếu tố khách quan Ðến thời điểm này, Dự án phát triển giáo dục trung học sở (THCS) II Bộ Giáo dục Đào tạo – dự án Ngân hàng Phát triển Châu Á (ADB) tài trợ, gần hết chặng đường Với triển khai, kết mang lại có thành cơng cịn số hạn chế Những phần việc làm không mục tiêu cần đạt mà sở tảng để hoàn thành mục tiêu, nhiệm vụ dự án giai đoạn Vì thế, việc nghiên cứu công tác quản lý \ dự án để từ đề biện pháp khắc phục hạn chế, phát huy ưu điểm, tiến tới nâng cao hiệu hoạt động dự án thời gian tới điều đặc biệt cần thiết Với ý nghĩa đó, em muốn tập trung tìm hiểu phân tích trạng Dự án Phát triển Giáo dục THCS II, đánh giá hiệu dự án thời gian qua để từ đề xuất số biện pháp giúp hồn thiện cơng tác quản lý dự án thời gian gần tới, giai đoạn 2010 – 2012 Được giúp đỡ tận tình thành viên Ban điều hành dự án suốt thời gian thực tập, em xin lựa chọn đề tài “Một số giải pháp đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác quản lý Dự án Phát triển giáo dục Trung học Cơ sở II (CPCU) – Bộ Giáo dục Đào tạo giai đoạn 2010 – 2012” làm đề tài nghiên cứu Bài chuyên đề gồm phần là: Chương 1: Tổng - quan quản lý tài dự án Chương 2: Thực trạng công tác quản lý tài Dự án Phát triển giáo dục Trung học Cơ sở II (CPCU) – Bộ Giáo dục Đào tạo Chương 3: Một số giải pháp đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác quản lý tài Dự án CPCU giai đoạn 2010 – 2012 Trong đó, chương trình bày phần lý thuyết có liên quan đến đề tài, sở em lựa chọn để áp dụng phân tích đánh giá tình hình quản lý dự án trường hợp dự án đối tượng nghiên cứu chuyên đề Chương bao gồm nội dung khái niệm quản lý dự án dự án ODA, yêu cầu hệ thống quản lý dự án ODA nội dung cơng tác quản lý cấu, đặc điểm máy triển khai hoạt động quản lý dự án ODA Chương giới thiệu phân tích thực trạng cơng tác quản lý tài Dự án Phát triển Giáo dục Trung học Cơ sở II (CPCU) – Bộ Giáo dục Đào tạo Đó mơ tả chung Dự án, giới thiệu hệ thống tổ chức máy Dự án, nguyên tắc tổ chức hoạt động Dự án Đó đặc điểm thực tế nội dung quản lý tổng thể mảng quản lý Dự án Cuối chương phần đánh giá ưu điểm hạn chế cịn tồn cơng tác quản lý Dự án CPCU Những đánh giá sở quan trọng cho giải pháp mà em mạnh dạn đề xuất chương Từ phân tích điểm mạnh, điểm yếu, hội thách thức Dự án CPCU trình hoạt động, kết hợp với định hướng hoạt động phát triển Dự án giai đoạn 2010 – 2012 định hướng riêng hồn thiện cơng tác quản lý dự án thời gian này, em xin đề xuất số giải pháp hồn thiện hoạt động quản lý áp dụng cho Dự án CPCU chương Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo giúp đỡ bảo tận tình cho em suốt q trình nghiên cứu để hồn thành chuyên đề tốt nghiệp CHƯƠNG - TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ODA 1.1 Khái niệm quản lý dự án ODA 1.1.1 Khái niệm số đặc điểm dự án ODA a Khái niệm dự án ODA: Dự án tập hợp hoạt động có liên quan đến nhằm đạt mục tiêu xác định, thực địa bàn cụ thể, khoảng thời gian xác định, dựa nguồn lực xác định Sản phẩm chuyển giao dự án tạo hạng mục cuối dự án ác dự án Hỗ trợ phát triển thức (sau gọi tắt dự án ODA) hiểu dự án thuộc khuôn khổ hoạt động hợp tác phát triển Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam nhà tài trợ b Một số đặc điểm dự án ODA: Nguồn vốn: Toàn phần nguồn vốn thực dự án ODA tổ chức/chính phủ nước ngồi, tổ chức song phương tài trợ Cơ chế tài nước việc sử dụng ODA cấp phát, cho vay (toàn bộ/một phần) từ ngân sách Nhà nước Các dự án ODA thường có vốn đối ứng khoản đóng góp phía Việt Nam vật giá trị để chuẩn bị thực chương trình, dự án (có thể dạng tiền đuợc cấp từ ngân sách nhân lực, sở vật chất) Nguồn vốn điểm khác biệt lớn dự án ODA với với dự án khác; kèm theo yêu cầu, quy định, sở pháp lý quản lý thực nhà đầu tư nhà tài trợ Tính tạm thời: Tính tạm thời có nghĩa dự án ODA có khởi điểm kết thúc xác định Dự án loại công việc hàng ngày, thường tiếp diễn, lặp lặp lại theo quy trình có sẵn Dự án thực thời gian ngắn kéo dài nhiều năm Về mặt nhân sự, dự án khơng có nhân cơng cố định, họ gắn bó với dự án khoảng thời gian định (một phần toàn thời gian thực dự án) Khi dự án kết thúc, cán dự án phải chuyển sang/tìm kiếm công việc/hợp đồng Duy nhất: có mục đích tương tự, dự án ODA phải đối mặt với vấn đề nguồn lực, mơi trường khó khăn khác Hơn nữa, mức độ định, dự án đem lại sản phẩm, dịch vụ “duy nhất”, khơng giống hồn tồn với dự án khác Ví dụ với mục đích xây nhà dự án có khác biệt chủ đầu tư, thiết kế, địa điểm, vv Khi sử dụng kinh nghiệm việc lập kế hoạch dự án tương tự nhau, cần phải hiểu rõ đặc trưng riêng dự án Hơn nữa, cần phải phân tích thật kỹ lưỡng có kế hoạch chi tiết trước bắt đầu thực “Phát triển chi tiết hố” liên tục: Đặc tính kèm với tính tạm thời dự án ODA Trong suốt trình thực dự án, bước thực cần có phát triển liên tục cụ thể hoá với mức độ cao hơn, kỹ lưỡng, công phu Ví dụ như: • Mục đích ban đầu đặt dự án ”Đảm bảo an ninh lương thực nước cho người nông dân nghèo tỉnh X” cụ thể hố “Ưu tiên tập trung nâng cao suất, sản lượng lương thực tiếp thị tiếp đến cung cấp nguồn nước cho người dân” nhóm thực dự án phát triển hiểu biết mục đích, phạm vi, sản phẩm dự án • Một dự án có mục đích “xây dựng nhà máy chế biến thức ăn gia súc” bắt đầu xem xét quy trình kỹ thuật việc biến thức ăn gia súc Đây sở việc thiết kế phân xưởng chế biến để xác định đặc điểm phục phụ cho thiết kế kỹ thuật phân xưởng Tiếp đó, vẽ chi tiết tiến hành, thông qua, làm sở cho việc thực hiện, kiểm sốt q trình xây dựng nhà máy Sản phẩm thông qua sở thiết kế điều chỉnh vận hành thử Giới hạn: Mỗi dự án ODA thực khoảng thời gian, nguồn lực kinh phí định Các nhà quản lý cần phải liên tục cân nhu cầu, tài chính, nguồn lực lịch trình để hồn thành dự án, đảm bảo yêu cầu nhà đầu tư nhà tài trợ 1.1.2 Khái niệm đặc điểm quản lý dự án ODA Quản lý dự án sử dụng nguồn lực để hoàn thành mục tiêu dự án.Có số trường hợp, quản lý dự án tính từ giai đoạn hình thành dự án Trong khn khổ chuyên đề này, quản lý dự án ODA hiểu quản lý việc thực dự án ODA, tính từ giai đoạn chuẩn bị thực dự án, sau hoàn tất khâu thiết kế, thẩm định, phê duyệt sẵn sàng cho giai đoạn Việc quản lý dự án ODA phải đáp ứng yêu cầu chủ đầu tư nhà tài trợ, bao gồm: i) Mục tiêu chủ đầu tư nhà tài trợ; ii) Thời gian, chi phí, chất lượng dự án; iii) Những yêu cầu xác định (nhu cầu) yêu cầu không xác định (mong muốn) Những yêu cầu thực thông qua lĩnh vực quản lý đa dạng 1.2 Một số yêu cầu công tác quản lý dự án dự án ODA 1.2.1 Một số nhiệm vụ, trách nhiệm quyền hạn Chủ dự án ODA việc quản lý dự án: Tổ chức máy quản lý thực dự án; ký kết hợp đồng theo quy định pháp luật; Tổ chức thẩm định, phê duyệt thiết kế kỹ thuật, dự tốn hạng mục cơng trình; Đàm phán, ký kết, giám sát việc thực hợp đồng xử lý vi phạm hợp đồng; Kiến nghị với Cơ quan chủ quản chế, sách bảo đảm việc thực dự án phù hợp với cam kết quốc tế; Thực công tác đấu thầu theo quy định pháp luật đấu thầu; Cung cấp thông tin, tài liệu có liên quan cho bên hợp đồng tư vấn lập thực dự án; chịu trách nhiệm sở pháp lý độ tin cậy thông tin, tài liệu cung cấp; lưu trữ hồ sơ, tài liệu dự án theo quy định pháp luật; Thực giám sát, đánh giá dự án, quản lý khai thác chương trình, dự án; 1.2.2 Một số yêu cầu khác: Để thực dự án ODA, hiểu biết quy định quản lý việc sử dụng vốn, thực dự án Việt Nam nhà tài trợ đặc biệt cần thiết • Các hoạt động dự án ODA phải tuân thủ quy định Chính phủ Việt Nam nhà tài trợ Do vậy, tìm hiểu văn pháp luật Chính phủ Vỉệt Nam nhà tài trợ sở pháp lý cho việc quản lý thực dự án ODA cơng việc đặc biệt cần quan tâm tiến hành • Các quy định Chính phủ Việt Nam nhà tài trợ việc thực dự án ODA sửa đổi cần liên tục cập nhật văn có liên quan • Trình báo cáo tiến độ, báo cáo tài dự án ODA cho Bộ, ngành có liên quan Việt nam nhà tài trợ theo quy định Một điểm cần ý phân tích mơi trường thực dự án trình thực dự án ODA Mỗi dự án thực môi trường dự án đặc trưng thường gây tác động tích cực tiêu cực định đến mơi trường (được trù tính khơng trù tính) ngược lại (mơi trường có tác động đến việc thực dự án) Ví dụ như: • Mơi trường tự nhiên: Nếu dự án có tác động đến môi trường tự nhiên xung quanh, cần có hiểu biết lĩnh vực hiểu biết chất lượng mơi trường nước/khơng khí hay hệ sinh thái Các yếu tố môi trường tự nhiên, điều kiện khí hậu, thời tiết, vvv, gây nên tác động việc thực dự án • Mơi trường văn hố, xã hội: trình quản lý dự án, việc hiểu biết tác động dự án đối người ngược lại cần thiết Nó địi hỏi phải hiểu biết nhiều khía cạnh mơi trường xã hội mơi trường văn hố, làm việc nhóm thực dự án • Mơi trường sách quốc tế: Do đặc tính dự án ODA sử dụng nguồn vốn tài trợ tổ chức nước ngoài, quốc gia nên việc thông hiểu luật (đặc biệt việc thực dự án), tập quán tổ chức/quốc gia tài trợ thiếu 1.3 Các nội dung cơng tác quản lý dự án ODA Theo Viện nghiên cứu Quản trị Dự án quốc tế PMI quản lý dự án gồm nội dung phân theo đối tượng quản lý sau: Quản lý tổng hợp: nhằm đảm bảo hoạt động dự án phối hợp hài hoà, bao gồm phát triển kế hoạch dự án, thực dự án, theo dõi, đánh giá, kiểm soát n \ững thay đổi cách toàn diện Quản lý phạm vi: nhằm đảm bảo dự án thực cơng việc u cầu để hồn thành dự án cách thành công, thuờng bao gồm quy hoạch, xác định kiểm tra phạm vi, đồng thời kiếm soát thay đổi phạm vi dự án Quản lý thời gian, lịch trình: nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành mặt thời gian, bao gồm xác định hoạt động, xếp hoạt động, dự đoán thời gian hoạt động, thực kiểm soát hoạt động Quản lý chi phí, mua sắm: nhằm đảm bảo dự án hoàn thành phạm vi ngân sách giao việc mua sắm thực theo yêu cầu dự án tuân thủ quy định chung Quản lý chất lượng: nhằm đảm bảo dự án thoả mãn nhu cầu phát sinh việc thực Quản lý nhân lực: q trình nhằm đảm bảo việc tận dụng tối đa nguồn nhân lực có dự án Quản lý liên lạc: nhằm đảm bảo việc phát sinh, thu thập, phổ biến, lưu trữ đặt thông tin dự án thực hạn thích hợp Quản lý tác động môi trường - xã hội: Hầu tất dự án phải đối mặt với nhiều vấn đề môi trường - xã hội q trình thực dự án, có vấn đề không lường trước Quản lý chất lượng: nhằm đảm bảo dự án đạt chất lượng cao, chủ yếu thông qua việc giám sát đánh giá Theo dõi, đánh giá dự án đưa kiến nghị điều chỉnh cần thiết, kịp thời đề xuất phương án phục vụ việc định cấp quản lý nhằm đảm bảo dự án thực mục tiêu, tiến độ, bảo đảm chất lượng khuôn khổ nguồn lực xác định 10 dự án trước đó, đồng thời có cải biến phát triển phù hợp điều kiện, đặc điểm dự án Thứ ba, nội dung quản lý bao trùm vấn đề phạm vi, chất lượng, tiến độ thời gian chi phí dự án Hoạt động quản lý thực xuyên suốt trình thực dự án, từ khâu chuẩn bị đầu tư, lập dự toán, triển khai xây dựng mơ hình trường điểm hệ thống tiêu chuẩn FSQL, khâu giám sát, theo dõi tập hợp phân tích, đánh giá, rút kinh nghiệm qua giai đoạn dự án Thứ tư, việc sử dụng vốn vay ODA tuân thủ nghiêm ngặt theo lịch trình chi tiết dự trù, đảm bảo công khai, minh bạch Với hỗ trợ chuyên gia tư vấn giám sát nghiêm túc phía nhà tài trợ, kinh nghiệm đáng quý thu sau dự án này, mang tính áp dụng thực tế tích cực cho dự án sau 2.3.2 Hạn chế Dự án CPCU coi dự án đầu tư diện rộng, quy mô lớn với mục tiêu đầy tham vọng: góp phần giảm đói nghèo nâng cao chất lượng giáo dục cấp THCS Việt Nam Với tầm vóc đó, hạn chế, thiếu sót khơng thể tránh khỏi Có thể kể đến số hạn chế cụ thể sau: Thứ nhất, công tác quản lý, đạo hoạt động nhà thầu chưa thực sát Chưa có phối hợp nhịp nhàng cán quản lý Ban điều hành dự án với nhà thầu dẫn đến nhiều vấn đề phức tạp nảy sinh trình cung cấp thiết bị cho sở trường điểm địa phương - Phương pháp quản lý áp dụng chưa ứng dụng nhiều thành tựu khoa học đại Hệ thống máy tính chưa phát huy hết tác dụng to lớn phương tiện trao đổi truyền tải thông tin liên lạc phận Các phần mền quản lý dự án đại chưa áp dụng triệt để, phần mềm quản lý dự án Microsoft Project, chưa ứng dụng để tạo lịch làm việc, lịch phân bổ tài ngun, nhân cơng cho q trình thực dự án Do đó, hoạt động quản lý dự án dự án chưa linh hoạt, nhạy bén hiệu chưa đạt mức tối ưu 54 Đội ngũ cán quản lý cấp địa phương có trình độ hạn chế, chưa thật đảm bảo kỹ cán quản lý: kỹ điều hành, đạo, hướng dẫn, kỹ giao tiếp thơng tin … Do đó, chưa tạo nên phối hợp nhịp nhàng, ăn ý nhóm điều hành cán lãnh đạo với công nhân viên Hạn chế lớn dự án này, giống hầu hết dự án ODA Việt Nam vấn đề giải ngân Các thủ tục giải ngân phức tạp, gây chậm trễ cho nhà tài trợ đơn vị triển khai dự án 55 CHƯƠNG – MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN CPCU GIAI ĐOẠN 2010 – 2012 3.1 Định hướng giai đoạn 2010 – 2012 3.1.1 Định hướng hoạt động phát triển Dự án CPCU giai đoạn 2010 – 2012 Mục tiêu Dự án THCS 2: "Hỗ trợ nâng cao chất lượng, hiệu giáo dục THCS; hoàn thiện, củng cố kết đạt Dự án phát triển giáo dục THCS; hỗ trợ phát triển giáo dục THCS địa bàn khó khăn, vùng dân tộc; góp phần đạt củng cố mục tiêu phổ cập THCS có chất lượng nước vào năm 2010" Giai đoạn 2010 – 2012 giai đoạn hậu kỳ dự án Mọi vấn đề tài chính, nhân sự, chất lượng hạng mục nội dung tổng kết, báo cáo rút kinh nghiệm giai đoạn Đồng thời, giai đoạn giai đoạn xác định tính tiếp tục chuyển hướng dự án Với ý nghĩa đó, định hướng hoạt động phát triển dự án khơng nằm ngồi mục tiêu nói trên: tất cải thiện chất lượng giáo dục bậc THCS Việt Nam 3.1.2 Những thuận lợi thách thức Dự án CPCU giai đoạn 2010 – 2012 Thuận lợi trước mắt dự án CPCU cải thiện chế quản lý hành Chính sách cửa tạo điều kiện cho đơn vị triển khai thủ tục hành Cơ chế quản lý lĩnh vực tài có cải thiện khiến cho cơng tác giải ngân tích cực Việt Nam giai đoạn phát triển, năm 2010 đánh giá năm lề, vượt qua giai đoạn khủng hoảng kinh tế theo xu chung khu vực giới Chính thế, hoạt động đầu tư, tài trợ vào Việt Nam đẩy mạnh Việt 56 Nam nơi thu hút nhiều nhà đầu tư nhiều nguồn viện trợ từ nước phát triển Bên cạnh đó, cấu đầu tư nước ngồi có thay đổi tích cực, tỉ trọng đầu tư cho lĩnh vực giáo dục ngày tăng Vì thế, triển vọng kéo dài mở rộng dự án CPCU điều hoàn toàn khả thi Cơ cấu vốn chi ngân sách phân bổ nguồn vốn đầu tư nhà nước ta cho hoạt động giáo dục ngày cải thiện Bảng 3.1 Chi ngân sách cho nghiệp giáo dục đào tạo qua năm Năm % Chi ngân sách 2000 2001 11,63 2002 2003 11,89 12,04 12,63 2004 11,83 2005 10,89 2006 12,12 2007 13,46 Tuy nhiên, thuận lợi song hành với thách thức Khi luồng vốn đầu tư vào Việt Nam tăng lên có tính trọng điểm hơn, việc đánh giá giám sát trình thực dự án chặt chẽ Ngân hàng ADB đơn vị tài trợ cấp vốn ODA cho nhiều dự án cơng trình nước ta Các quy định, điều luật ADB rõ ràng chi tiết Tuy vậy, không loại trừ yêu cầu nghiêm khắc nhà đầu tư khác Điều địi hỏi dự án Việt Nam cần xây dựng cách cụ thể hơn, ban quản lý dự án cần phải làm việc tích cực nhân lực cho dự án cần phải có trình độ chun mơn vững cấp cao Việc phát triển dự án giáo dục mang lại ảnh hưởng văn hóa xã hội theo hai hướng: tích cực tiêu cực Tác dụng tích cực dự án thể mục tiêu ma dự án hướng tới Tuy nhiên ảnh hưởng tiêu cực như: tính cục trường trọng điểm, căng thẳng cân đối việc học tủ, thi chọn, bệnh thành tích, cố gắng đạt chuẩn trọng điểm nhiều cách… xảy Có thể nỏi rằng, thách thức lớn dự án giáo dục nước ta nói chung, dự án CPCU giai đoạn hậu kỳ 2010 – 2012 nói riêng 57 3.2 Phân tích SWOT Dự án Từ đánh giá thành tích điểm hạn chế dự án CPCU, nhận xét, phân tích điều kiện thuận lợi nguy thách thức tác động tới dự án, em xin đưa bảng phân tích SWOT Bảng 3.2 Phân tích SWOT Dự án Điểm mạnh Điểm yếu 1, Tổ chức quản lý dự án phù hợp với 1, Thứ nhất, công tác quản lý, đạo đối yêu cầu, tính chất dự án với hoạt động nhà thầu chưa 2, Quy trình quản lý dự án áp dụng thực sát tương đối khoa học, tuân thủ chặt chẽ 2, Phương pháp quản lý áp dụng quy định Chính phủ Việt chưa ứng dụng nhiều thành tựu khoa học Nam, Bộ GD&ĐT quan tài trợ đại Ngân hàng ADB 3, Đội ngũ cán quản lý cấp địa 3, Nội dung quản lý bao trùm phương có trình độ hạn chế, chưa thật vấn đề phạm vi, chất lượng, tiến đảm bảo kỹ cán độ thời gian chi phí dự án quản lý: kỹ điều hành, đạo, Hoạt động quản lý thực xuyên hướng dẫn, kỹ giao tiếp thông tin suốt trình thực dự án … 4, Việc sử dụng vốn vay ODA tuân thủ 4, Hạn chế lớn dự án này, nghiêm ngặt theo lịch trình chi tiết dự giống hầu hết dự án ODA trù, đảm bảo công khai, minh bạch Việt Nam vấn đề giải ngân Các thủ tục giải ngân phức tạp, gây chậm trễ cho Cơ hội nhà tài trợ đơn vị triển khai dự án Thách thức 1, Những cải thiện chế quản lý 1, Khi luồng vốn đầu tư vào Việt Nam hành tạo điều kiện cho đơn vị tăng lên có tính trọng điểm hơn, triển khai thủ tục hành việc đánh giá giám sát trình thực 2, Cơ chế quản lý lĩnh vực tài dự án chặt chẽ có cải thiện khiến cho công tác giải 2, Những ảnh hưởng tiêu cực như: tính 58 ngân tích cực cục trường trọng điểm, 3, Xu đầu tư, tài trợ vào Việt Nam căng thẳng cân đối việc học đẩy mạnh Việt Nam nơi thu tủ, thi chọn, bệnh thành tích, cố gắng đạt hút nhiều nhà đầu tư nhiều nguồn viện chuẩn trọng điểm nhiều cách… có trợ từ nước phát triển thể xảy tiếp tục khơng có 4, Bên cạnh đó, cấu đầu tư nước quan tâm mức cấp quản lý có thay đổi tích cực, tỉ trọng đầu tư hữu quan cho lĩnh vực giáo dục ngày tăng 5, Cơ cấu vốn chi ngân sách phân bổ nguồn vốn đầu tư nhà nước ta cho hoạt động giáo dục ngày cải thiện 3.3 Một số giải pháp đề xuất việc hồn thiện cơng tác quản lý dự án dự án CPCU 3.3.1 Hoàn thiện chế tổ chức quản lý dự án dự án CPCU Theo định hướng đề ra, dự án tiếp tục trì cấu máy quản lý cho gọn nhẹ đảm bảo tính hiệu cao Muốn đạt điều đó, ban điều hành dự án cần tập trung nâng cao chất lượng đội ngũ nhân Tăng cường bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ chun mơn cho nhân lực quản lý cấp địa phương Các công việc Ban điều hành dự án nên hệ thống hóa lại theo cách khoa học Thực tế, công việc thực có kết cao chúng xếp theo kế hoạch cụ thể, phân công cách khoa học đáp ứng yêu cầu ban điều hành đơn vị tài trợ, giám sát, tham gia triển khai dự án có liên quan Hiện nay, việc lưu trữ báo cáo thông tin số liệu mà dự án thu thập suốt trình triển khai chưa lưu ý quan tâm mức Vì vậy, Ban điều hành dự án cần xếp lại hồ sơ cẩn thận 59 hệ thống Do tài liệu cần thiết để đưa vào nghiên cứu, rút học kinh nghiệm cho dự án Tăng cường áp dụng máy móc, trang thiết bị phương pháp kỹ thuật đại vào quản lý dự án Máy móc thiết bị ln yếu tố cần thiết đơn vị Trong công tác quản lý dự án nay, việc sử dụng phần mềm tin học dường khơng cịn điều q xa lạ Trong thời gian tới, dự án cần phổ biến số công cụ tin học vào việc quản lý dự án đặc biệt cấp địa phương Ví dụ, phần mềm phổ biến để quản lý Microsoft Office Project Không phải đơn vị áp dụng thành thạo phần mềm để phục vụ cho công tác quản lý dự án Việc đưa Microsoft Office Project vào thực tiễn q trình, khơng thể vội vàng 3.3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quản lý dự án theo nội dung quản lý: a Giải pháp cho hoạt động quản lý thời gian, tiến độ dự án: Việc lập kế hoạch quản lý thời gian cách chi tiết, tỉ mỉ công cụ đắc lực giúp cho Ban quản lý dự án có nhìn sâu sắc, cụ thể tình hình hoạt động dự án Một dự án chia thành nhiều hạng mục thành phần nhỏ có thời gian thực chi phí khác Việc quản lý chi tiết không giúp cho ban điều hành nhà tài trợ giám sát sát tình hình thực cơng việc mà cịn giúp phát sai sót kịp thời q trình thi cơng Nếu việc quản lý tiến độ diễn sơ sài thiếu chi tiết cán quản lý khó phát phát sinh xảy Trong q trình thực cơng tác, Ban điều hành dự án không nên lập kế hoạch cho tiến hành theo kế hoạch Cán quản lý cần phải cố gắng tìm tịi phương án khác, xếp lại quy trình cơng việc để từ lựa chọn phương án tối ưu Phương án lựa chọn phương án có thời gian thực tương đối ngắn so với phương án lại mà đảm bảo chất lượng nguồn kinh phí cho phép 60 Ngồi ra, Ban điều hành dự án nên có nhiệm vụ xem xét lại thời gian thực tất cơng việc dự án Từ đó, Ban tìm xem liệu rút ngắn thời gian công việc mà đảm bảo yêu cầu chung dự án hay không Những công đoạn khơng thật cần thiết bỏ qua rút ngắn đến mức tối đa thời gian dành cho cơng việc Để quản lý cụ thể công việc thực dự án, ban điều hành cần bố trí cho đội ngũ ghi chép cẩn thận hạng mục công việc triển khai địa phương đến cấp thôn, tiến độ loại Biên ghi chép thực theo tháng, q, chí tuần, đảm bảo cho công việc quản lý sát Dự án bao hàm chuỗi công việc thực liên tiếp Nhưng tất hạng mục công việc đơn vị thi công thực Giữa công đoạn dự án thường tốn khoảng thời gian để bàn giao Chính để dự án hồn thành tiến độ thời gian bàn giao cần phải diễn nhanh chóng, tránh ì ạch kéo dài làm ảnh hưởng tới công đoạn Mặt khác, Ban điều hành nên xem xét bố trí cơng đoạn tiến hành lúc mà không ảnh hưởng tới chất lượng triển khai công việc Việc bố trí khơng đảm bảo tiến độ mà chí đẩy nhanh thời gian hoàn thành dự án Các nhà thầu nguyên nhân gây chậm trễ dự án Việc nhà thầu cố tình kéo dài thời gian thực không làm tăng thêm chi phí mà cịn ảnh hưởng tới tiến độ chung Ban điều hành cần phải có biện pháp để phịng ngừa ngăn chặn tình trạng Cần phải có phận giám sát cơng tác thực nhà thầu, tránh để mặc cho nhà thầu hồn tồn tự hồn thành cơng việc theo ý riêng họ Ngoài ra, Ban điều hành dự án cần thường xuyên đôn đốc động viên kịp thời toàn thể đội ngũ nhân lực tham gia dự án, giúp họ nâng cao ý thức tự giác để làm việc có suất, đảm bảo cho tiến độ dự án hoàn thành theo mục tiêu đề 61 b Giải pháp cho hoạt động quản lý chất lượng dự án Quản lý chất lượng ba nội dung công tác quản lý dự án dự án CPCU Quá trình phải diễn xuyên suốt ba giai đoạn dự án Chất lượng sản phẩm dự án mục tiêu hàng đầu muốn xác lập uy tín đơn vị tiếp nhận tài trợ Đặc biệt sản phẩm dự án hạng mục nâng cao chất lượng giáo dục, vấn đề chất lượng trở nên cấp thiết liên quan tới xây dựng sở hạ tầng lâu dài cho phát triển quốc gia Trước hết, khâu Lập dự án, ban điều hành dự án cần phối hợp chặt chẽ với đơn vị tổ chức tư vấn để thực tốt chất lượng báo cáo đầu tư, hồ sơ đấu thầu, hồ sơ mua sắm trang thiết bị, báo cáo xây dựng trường điểm, quy tắc tiêu chuẩn FSQL… Sau đó, Ban điều hành dự án nên có tổ chức thẩm định lại dự án cách khách quan, khoa học toàn diện Kết thẩm định có vai trị giúp chủ đầu tư đưa định đầu tư đắn Sang đến công đoạn đấu thầu, chất lượng hồ sơ dự thầu vấn đề cần dự án ý tới Việc lựa chọn phải nhà thầu khơng có lực ảnh hưởng nghiêm trọng tới thời gian, chi phí chất lượng dự án Vì vậy, Ban điều hành dự án cần ý tới việc lựa chọn nhà thầu đáp ứng yêu cầu mà kế hoạch đặt Trong giai đoạn thực dự án, Ban điều hành cần phải giám sát chặt chẽ, sát việc thực đơn vị địa phương Ban điều hành dự án phải phối hợp đơn vị giám sát kiểm tra thường xuyên việc thực có với dự trù ban đầu dự án hay khơng Đối với số địa phương có nguồn lực hạn chế điều kiện địa lý khó khăn, nhân khơng đủ trình độ lực, ban điều hành cần trao đổi với quan hữu quan tìm cách giải Trong trường hợp cần thiết, cần bổ sung nhân từ ban điều hành để hỗ trợ trình triển khai dự án địa phương Tất phải đặt mục tiêu chất lượng công việc lên hàng đầu Sau hạng mục cơng việc địa phương hồn thành, ban điều hành dự án cần tổ chức nghiệm thu bàn giao cơng trình theo thứ tự quy 62 trình quy định cụ thể văn pháp luật hành hiệp định ký kết phủ Việt Nam nhà tài trợ ngân hàng ADB c Giải pháp cho hoạt động quản lý chi phí dự án Chi phí dự án phải tính tốn cách chi tiết, cụ thể cho hạng mục công việc Việc bỏ chi phí tiến hành xuyên suốt dự án, từ khâu chuẩn bị đầu tư tới tận nghiệm thu bàn giao, kết thúc Trước hết, việc ước tính chi phí tài nguyên phải thực cẩn thận với tính tốn tương đối xác Muốn vậy, Ban điều hành cần phải có quản lý chặt chẽ danh mục tài nguyên, đồng thời nên nắm rõ danh mục công việc cần thực Sau đó, Ban điều hành dự tính tổng chi phí để thực dự án Sau biết tổng chi phí, Ban điều hành tiến hành việc phân bổ chi phí cho giai đoạn, hạng mục cơng việc Q trình phân bổ tài nguyên nguồn lực phải thực phù hợp với tính chất hạng mục Những hạng mục cơng việc địi hỏi nhiều nguồn lực cần ưu tiên cho nguồn kinh phí lớn hạng mục có tính chất đơn giản Ban điều hành nên xem xét việc phân bổ chi phí cho khoa học, tránh lãng phí khơng cần thiết Để thực việc phân bổ dễ dàng hơn, dự án nên áp dụng phần mềm tin học hỗ trợ, điển hình phần mềm Microsoft Office Project Đây công cụ giúp đắc lực cho dự án để công tác quản lý dự án tốt Trong giai đoạn thực đầu tư, có nhiều đơn vị thực hạng mục cơng việc khác nhau, hạng mục lại có chi phí riêng Vì Ban điều hành dự án phải liên kết chặt chẽ với đơn vị điều hành địa phương để nắm bắt tình hình cách kịp thời Thông thường giai đoạn này, chi phí có xu hướng phát sinh lên, nằm ngồi dự đốn dự án Vì Ban điều hành nên có biện pháp phịng ngừa chuẩn bị cho phát sinh đó, cần tăng cường kiểm tra giám sát nội hạng mục ngân sách triển khai Đối với khu vực dự án triển khai vùng sâu vùng xa cần quy hoạch cụ thể nội dung chi ngân sách Cân đối nội dung thực chi kế hoạch hàng quý, hàng năm để có điều chỉnh kịp 63 thời Nếu có phát sinh ngồi ý muốn, cán giám sát cần phải thông báo cho Ban điều hành dự án cấp tỉnh cấp TW để tìm phương hướng giải Một điểm lưu ý mà Ban điều hành dự án cần phải có tinh thần chuẩn bị để đối phó Đó nguy liên kết ngầm nhà thầu để đẩy giá lên cao so với giá trị thực Vấn đề địi hỏi người quản lý phải có nhìn tinh tế trình độ chuyên môn cao để hiểu biết rõ đơn vị dự thầu Khâu chấm thầu coi vô quan trọng để chọn nhà thầu thích hợp Dự án nên tổ chức chấm thầu cách công khai, minh bạch phải khách quan kết lựa chọn Bên cạnh đó, q trình quản lý chi phí phải kết hợp chặt chẽ với quản lý tiến độ quản lý chất lượng Đây nội dung tách rời công tác quản lý dự án Một dự án gọi thành cơng hồn thành chi phí lại bị kéo dài tiến độ chất lượng khơng đảm bảo Do đó, Ban điều hành dự án cần phải cân đối hợp lý nội dung để đạt mục tiêu yêu cầu đặt Tăng cường quan hệ nhà tài trợ đơn vị triển khai dự án (ở Bộ Giáo dục Đào tạo) Bản thân ADB có báo cáo tình hình triển khai dự án tình hình sử dụng vốn nên ban điều hành dự án cần tích cực tiếp thu phối hợp nhà tài trợ trường hợp cần thiết Điều tạo điều kiện thuận lợi cho công tác giải ngân vốn mà đồng thời lại khắc phục hạn chế cơng tác quản lý tài dự án ODA nói chung: tính minh bạch, hiệu báo cáo tài chính, hiệu hệ thống tổ chức toán kiểm toán d Giải pháp cho hoạt động quản lý nhân lực dự án: Con người yếu tố trung tâm dự án, dự án khơng thể thực khơng có yếu tố người, cho dù có máy móc thiết bị tiên tiến đến đâu Việc phân bổ tài nguyên cho dự án không đơn phân bổ nguyên vật liệu máy móc mà phân bổ nguồn nhân lực cho hạng mục người Theo đó, địa phương có tính chất phức tạp ban điều hành dự án 64 nên ưu tiên số lượng nhân lực nhiều với trình độ chun mơn cao Ban điều hành dự án nên có kế hoạch cụ thể để bố trí công việc cách hiệu quả, nhằm tận dụng tối đa trí tuệ khả sáng tạo nhân Việc bố trí xếp nhân khơng diễn giai đoạn thực dự án mà dự án kết thúc, ban điều hành dự án cần phải quan tâm tới bố trí lại cơng việc cho người tham gia suốt trình triển khai dự án Sau dự án kết thúc đưa vào bàn giao, dự án cần có sách quan tâm hỗ trợ tới thành viên Bản quản lý dự án, đảm bảo cho họ tiếp tục làm việc Những thành viên quay trở lại cơng việc cũ bố trí sang phận khác để làm chờ dự án Trình độ chuyên môn nguồn nhân lực vấn đề quan trọng mà dự án cần phải ý cải thiện Trong thời buổi khoa học công nghệ phát triển liên tục nay, nhân viên quản lý dự án lại không nắm vững kiến thức kỹ thuật, kiến thức q yếu kém, khơng làm ảnh hưởng tới tiến độ, làm thời gian thực mà cịn giảm chất lượng cơng việc Chính vậy, dự án đã, cần nỗ lực công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho toàn thể cán tham gia Việc nâng cao chất lượng chuyên môn cán công tác Ban điều hành Dự án giải pháp tích cực hiệu nhằm đảm bảo việc thực công việc thông suốt, hiệu tốt Để nâng cao ý thức cho đội ngũ lao động, dự án cần có chế thưởng phạt rõ ràng Dự án cần tăng cường tính kỷ luật lao động, đặc biệt việc chấp hành nghiêm chỉnh nội quy dự án Bên cạnh đó, nhằm khuyến khích động viên người lao động, dự án nên phát động phong trào thi đua phận, tổ sản xuất Từ đó, tìm cá nhân, phận xuất sắc hoạt động sản xuất kinh doanh chung để khen thưởng kịp thời Đồng thời, dự án nên đẩy mạnh vai trị hoạt động tổ chức Cơng đồn, Đồn Thanh niên, hội Phụ nữ để động viên người lao động tham gia tích cực vào q trình quản lý, điều hành tổ chức sản xuất kinh doanh dự án 65 Một yếu tố có tác động lớn tới người lao động chế độ lương thưởng Dự án cần xây dựng sách lương riêng, sách lương hợp lý, cơng yếu tố động viên hiệu quả, kích thích tinh thần làm việc hăng say nhân viên tham gia dự án Mặt khác, dự án bồi dưỡng thêm cho cá nhân có thành tích xuất sắc q trình cơng tác Song song với chế độ lương thưởng sách mặt xã hội, để động viên nhân viên tham gia, dự án cần phải tạo môi trường làm việc thuận lợi, tạo điều kiện cho tất người phát huy khả sáng tạo vào công việc Một môi trường làm việc khẩn trương với tác phong công nghiệp phương pháp tốt để nâng cao hiệu suất công việc, giúp cho dự án hồn thành khơng tiến độ mà cịn đảm bảo chất lượng phạm vi ngân sách duyệt Giữa phận thành phần dự án cần có mối liên kết, hỗ trợ lẫn nhân viên địa phương nhân viên ban điều hành địa phương với nhân viên ban điều hành TW Qua đó, hiệu làm việc nhóm tăng lên cơng việc giải nhanh chóng với góp sức tất người 66 KẾT LUẬN Dự án Phát triển Giáo dục THCS thực tế kéo dài khoảng thời gian từ năm 1998 năm 2010, với hai giai đoạn chính: giai đoạn 1: Từ 27/03/1998 đến 30/6/2006; giai đoạn 2: Từ 18/03/2005 đến cuối 2010 Cho đến nay, dự án vào giai đoạn hậu kỳ Việc triển khai tiếp dự án thời gian tới dựa nhiều yếu tố, phạm vi khuôn khổ chuyên đề này, em đề cập đến trường hợp dự án kéo dài thêm hai năm nữa, có nghiên cứu, phân tích, đánh giá để rút kinh nghiệm đề xuất biện pháp có ích cho dự án tương tự sau Qua ba chương nội dung chính, chuyên đề đề cập từ sở lý luận, đến phân tích thực tiễn, cuối đề xuất giải pháp Do yếu tố thời gian hạn hẹp thiếu hụt số tài liệu thông tin thống kê Dự án, nên chắn chun đề khơng tránh khỏi thiếu sót định Em mong nhận quan tâm góp ý thêm thầy cơ, bạn học bạn độc giả! 67 ... DỰ ÁN PHÁT TRIỂN GIÁO DỤC TRUNG HỌC CƠ SỞ II (CPCU) – BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO 2.1 Tổng quan Dự án Phát triển giáo dục THCS II 2.1.1 Mô tả chung mục tiêu Dự án Dự án Phát triển giáo dục Trung học. .. điều hành dự án suốt thời gian thực tập, em xin lựa chọn đề tài ? ?Một số giải pháp đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác quản lý Dự án Phát triển giáo dục Trung học Cơ sở II (CPCU) – Bộ Giáo dục Đào tạo... tác quản lý cấu, đặc điểm máy triển khai hoạt động quản lý dự án ODA Chương giới thiệu phân tích thực trạng cơng tác quản lý tài Dự án Phát triển Giáo dục Trung học Cơ sở II (CPCU) – Bộ Giáo dục
