Đang tải... (xem toàn văn)
Đề cương ôn tập tốt nghiệp môn văn thư lưu trữTrường Nôi vụĐại học quốc gia hà nội
ĐỀ CƯƠNG TỐT NGHIỆP MÔN: LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC LƯU TRỮ I. Những vấn đề chung về công tác Lưu trữ, tài liệu lưu trữ: 1. Khái niệm về công tác Lưu trữ: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy, công tác lưu trữ được tổ chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt động được các nhà nước quan tâm. Ở nước ta, công tác lưu trữ thực hiện hai nhiệm vụ sau: Một là: Thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ. Hai là: Thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ như thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. 2. Nội dung của công tác lưu trữ - Thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, thống kê, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ; - Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, tổ chức kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định của Nhà nước về lưu trữ; - Tổ chức nghiên cứu khoa học lưu trữ, đào tạo cán bộ lưu trữ, hợp tác quốc tế về lưu trữ. 3. Tính chất của công tác lưu trữ - Tính chất khoa học: Tính chất khoa học của công tác lưu trữ được thể hiện nổi bật qua việc nghiên cứu tìm ra các quy luật hoạt động xã hội được phản ánh và tài liệu lưu trữ để thực hiện các nội dung chuyên môn của công tác lưu trữ như phân loại, xác định giá trị, bổ sung và thu thập tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu tài liệu khoa học, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ… Mỗi quy trình nghiệp vụ lưu trữ của mỗi hình tài liệu lưu trữ đều có những đặc thù của nó. Khoa học lưu trữ phải tìm tòi phát hiện ra đặc điểm cụ thể của từng loại hình tài liệu lưu trữ và đề ra một cách chính xác các tổ chức khoa học cho từng loại hình tài liệu lưu trữ và đề ra một cách chính xác tổ chức khoa học cho từng loại hình tài liệu. Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu khoa học của các ngành khác để áp dụng hữu hiệu vào các khâu nghiệp vụ lưu trữ. Những thành tựu của toán học, tin học, hóa học, sinh học … đang được nghiên cứu của ứng dụng để bảo quản tài liệu lưu trữ, thông tin nhanh chóng, chính xác nội dung tài liệu lưu trữ phục vụ những người nghiên cứu. Để quản lý thống nhất các lĩnh vực nghiệp vụ lưu trữ, tiêu chuẩn hóa trong lưu trữ cũng phải nghiên cứu một cách đầy đủ. Các tiêu chuẩn kho tàng bảo quản an toàn cho từng loại hình tài liệu, tiêu chuẩn giá, tủ, bìa, cặp… bảo quản tài liệu là những vấn đề đang đặt ra cho công tác tiêu chuẩn hóa của ngành. - Tính cơ mật: Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ chủ yếu có giá trị lịch sử. Tài liệu này phải được sử dụng rộng rãi, phục vụ nghiên cứu lịch sử, giúp cho mọi hoạt động xã hội. Tuy nhiên, một số tài liệu lưu trữ vẫn còn chứa đựng nhiều nội dung thuộc về bí mật quốc gia, do đó kẻ thù tìm mọi thủ đoạn, âm mưu để đánh cắp các bí mật quốc gia trong tài liệu lưu trữ. Vì vậy các nguyên tắc chế độ trong công tác lưu trữ phải thể hiện đầy đủ tính bảo vệ các nội dung cơ mật của tài liệu, cán bộ lưu trữ phải là những người giác ngộ quyền lợi giai cấp vô sản, quyền lợi dân tộc, luôn cảnh giác cách mạng, có ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnhcác quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ của Đảng và Nhà nước. - Tính chính trị: - Tính kỹ thuật: - Tính phục vụ: 4. Khái niệm về tài liệu lưu trữ: Trong quá trình hoạt động của con người, việc trao đổi thông tin là không thể thiếu được. Việc trao đổi thông tin con người có nhiều phương tiện và nhiều cách thể hiện khác nhau, trong đó văn bản được coi là quan trọng nhất. Nhất là khi Nhà nước ra đời thì văn bản (tài liệu thành văn) đã trở thành không thể thiếu được trong hoạt động quản lý của mình, nó được sử dụng để ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, là căn cứ để diều hành và quản lý xã hội, là căn cứ để truy cứu trách nhiệm…Vì vậy, con người đã nhận thức được vai trò quan trọng của văn bản. Họ đã biết giữ lại những văn bản quan trọng để sử dụng khi cần thiết, và vì nó là phương tiện chính xác phản ánh hiện thực, ghi chép lại những bài học kinh nghiệm trong hoạt động của con người nên đã trở thành tài sản quý giá để lưu truyền cho đời sau. Xã hội càng phát triển, tư duy con người càng phong phú, thì các hình thức văn bản càng đa dạng. Vì vậy việc quản lý tài liệu lưu trữ và và sử dụng tài liệu lưu trữ càng cần thiết. Đó chính là những nhu cầu đòi hỏi con người quan tâm đến tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ. Đó là cơ sở hình thành những khái niệm về tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ, lưu trữ học và ngày càng được hoàn thiện. Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của toàn xã hội. 5. Các đặc trưng (đặc điểm) của tài liệu lưu trữ: Tài liệu lưu trữ có những đặc điểm chủ yếu sau đây: - Nội dung tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh các thành tựu lao động sáng tạo của nhân dân trong các thời kỳ lịch sủ khác nhau, ghi lại những sự kiện lịch sử, hoặc những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học và nhà văn hóa nổi tiếng. - Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao. Nó là bản chính. Trường hợp không có bản chính thì có thể dùng bản sao có giá trị như bản chính thay thế. Tài liệu lưu trũ phải có đầy đủ các thể thức văn bản. Lời văn của tài liệu lưu trữ phải chính xác. Trong thực tế có những tài liệu lưu trữ được sản sinh ra trong những điều kiện lịch sử không cho phép đạt được tất cả các yêu cầu trên thì chúng ta cũng phải có sự linh hoạt khi xem xét chúng. - Tài liệu lưu trữ do Nhà nước thống nhất quản lý. Nó được đăng ký, bảo quản và nghiên cứu, sử dụng theo những quy định thống nhất của Nhà nước. 6. Các loại tài liệu lưu trữ: Tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động của hầu hết các ngành trong xã hội, nên nó bao gồm nhiều loại hình phong phú và đa dạng. Đê quản lý một cách khoa học các loại hình tài liệu lưu trữ, các nhà lưu trữ học phải nghiên cứu đặc điểm của mỗi loại hình tài liệu, trên cơ sở đó đề ra những biện pháp thích ứng để quản lý tốt từng loại tài liệu lưu trữ. Ngày nay căn cứ vào các đặc điểm ghi tin, các nhà lưu trữ học đã phân chia tài liệu lưu trữ ra một số loại hình cơ bản như tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu phim, phim điện ảnh, ảnh, ghi âm, tài liệu điện tử… - Tài liệu hành chính bao gồm các loại văn bản có nội dung phản ánh những hoạt động quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, quân sự… Tài liệu hành chính có nhiều thể loại tùy thuộc vào từng giai đoạn của lịch sử của mỗi quốc gia cụ thể. Ở Việt Nam, dưới các triều đại phong kiến tài liệu hành chính chủ yếu là các loại sắc, dụ, chiếu, tấu, sớ…v.v - Tài liệu khoa học kỹ thuật có nội dung phản ánh các hoạt động về nghiên cứu khoa học; phát minh sáng chế; về thiết kế các công trình xây dựng cơ bản; về thiết kế chế tạo các loại sản phẩm công nghiệp, về điều tra khảo sát tài nguyên thiên nhiên như địa chất; khí tượng thủy văn, trắc địa bản đồ, v.v Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như: bản vẽ, bản thuyết minh kỹ thuật, sơ đồ, biểu đồ, tài liệu tính toán và các loại tài liệu khác. - Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình là các loại tài liệu phản ánh các hoạt động văn hóa xã hội, lao động sáng tạo của con người và các hoạt động phong phú khác. Tài liệu này còn khả năng ghi và tái hiện các sự kiện bằng hình ảnh, âm thanh tạo nên sự hấp dẫn cho người sử dụng và ngày càng chiếm vị trí quan trọng trong Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Tài lệu phim điện ảnh, ảnh, ghi âm bao gồm âm bản của các bức ảnh, các cuộn phim; dương bản của các bức ảnh hiện nay có nhiều loại như: phim thời sự, phim khoa học, phim truyện, phim hoạt hình, phim đèn chiếu… Ngoài ba loại hình tài liệu chủ yếu nêu trên, tài liệu lưu trữ còn có những tài liệu phản ánh các hoạt động sáng tác văn học, nghệ thuật của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sỹ, các nhà hoạt động chính trị, khoa học… Loại tài liệu này chủ yếu là bản thảo của chính tác phẩm văn học nghệ thuật, khoa học, thư từ trao đổi và tài liệu về tiểu sử các nhà văn, nhà thơ, nghệ sỹ nổi tiếng, của các nhà hoạt động chính trị, khoa học. Những năm gần đây với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã xuất hiện loại hình tài liệu lưu trữ điện tử. 7. Ý nghĩa và tác dụng của tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn đối với tất cả hoạt động xã hội như hoạt động chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học của loài người. a) Về chính trị: tài liệu lưu trữ được các giai cấp thống trị sử dụng làm công cụ để bảo vệ quyền lợi của giai cấp mình, đấu tranh chống lại các giai cấp đối địch. Bọn đế quốc và thực dân đã sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho chính sách bóc lột nhân dân, vơ vét tài nguyên của các nước thuộc địa, hầu hết các nhà nước trên toàn thế giới đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ chủ quyền lãnh thổ, lãnh hải của tổ quốc mình, đấu tranh chống lại âm mưu xâm lược của ngoại bang. Giai cấp vô sản và các lãnh tụ của mình đã sử dụng rất hiệu quả tài liệu lưu trữ để làm bằng chứng vạch trần bộ mặt bản chất xấu xa đầy tội ác của giai cấp tư sản, thức tỉnh tinh thần đấu tranh của giai cấp công nhân và nhân dân lao động. Chính CacMac, V.I.LeNin là những người sử dụng triệt để tài liệu lưu trữ để viết các tác phẩm nổi tiếng của mình như bộ Tư bản, Chủ nghĩa tư bản ở Nga… Chủ tịch Hồ Chí Minh khi viết cuốn Bản án chế độ thực dân Pháp (in năm 1925 ở Paris) đã sử dụng tài liệu để vạch trần tội ác man rợ của bọn thực dân Pháp ở Đông Dương và các thuộc địa khác. Cuốn sách đã đóng góp nhiều vào việc thức tỉnh và động viên giai cấp công nhân và nhân dân lao động Việt Nam, các thuộc địa khác đứng lên đấu tranh chống bọn thực dân Pháp lúc đó. Ngày nay, Đảng và Nhà nước ta cũng sử dụng tài liệu lưu trữ để quản lý nhà nước, bảo vệ chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ của đất nước, đấu tranh chống lại mọi kẻ thù trong và ngoài nước. b) Về kinh tế, tài liệu lưu trữ được sử dụng để điều tra tài nguyên thiên nhiên (địa chất, thổ nhưỡng, tài nguyên, rừng, biển…) làm cơ sở cho việc quy hoạch phát triển kinh tế văn hóa trong từng vùng và toàn quốc, làm căn cứ rất quan trọng để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế hàng năm và nhiều năm trên đất nước. Tài liệu lưu trữ đã được sử dụng để đẩy nhanh tiến độ thiết kế và thi công của các công trình xây dựng cơ bản (nhà ga, đường sắt, công trình thủy lợi, nhà ở v.v ) để quản lý tốt các công trình đó để sửa chữa lại các công trình hư hỏng. c) Về nghiên cứu khoa học, tài liệu lưu trữ được sử dụng để làm tư liệu tổng kết các quy luật vận động và phát triển của sự vật và hiện tượng trong tự nhiên, xã hội và tư duy. Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa và tác dụng đặc biệt trong nghiên cứu lịch sử. Để nghiên cứu lịch sử của các dân tộc và các quốc gia cần phải sử dụng nhiều nguồn sử liệu khác nhau. Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng nhất, chính xác nhất. Vì vậy các nhà sử học đã sử dụng tài liệu lưu trữ là những bằng chứng tin cậy để xác minh các sự kiện lịch sử, khôi phục lại sự thật lịch sử để giúp các thế hệ hiện tại và tương lai hiểu đúng lịch sử. Ví dụ, nhờ tài liệu lưu trữ của Đảng mà các nhà nghiên cứu lịch sử Đảng đã xác minh đúng ngày thành lập Đảng là ngày 3/3/1930 chứ không phải ngày 6/1/1930 như trước đây một số tài liệu đã công bố. d) Tài liệu lưu trữ là một di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc. Cùng với các loại di sản văn hóa khác mà con người để lại từ đời này sang đời khác như các di chỉ khảo cổ, các hiện vật trong các bảo tàng, các công trình kiến trúc, điêu khắc, hội họa… tài liệu lưu trữ đã để lại cho xã hội loài người các loại văn tự có giá trị. Sự xuất hiện các loại văn tự và việ lưu trữ các loại văn tự đó đã trở thành một trong những tiêu chí đánh giá trình độ văn minh của các dân tộc xuất hiện chữ viết sớm, có nhiều văn kiện dân tộc có nền văn hóa lâu đời. Tài liệu lưu trữ được bảo quản từ thế hệ này đến thế hệ khác là nguồn thông tin vô tận để mọi người sử dụng nó xây đắp nền văn hóa đậm đà bản sắc dân tộc. Tóm lại tài liệu lưu trữ vừa có ý nghĩa thực tiễn, vừa có ý nghĩa lịch sử lớn lao. Vì vậy Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia được Ủy ban thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001 chỉ rõ “Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa”. II. Phân loại tài liệu phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam: 1. Khái niệm về phân loại: Phân loại là sự phân chia và sắp xếp các sự vật, hiện tượng và các khái niệm theo một thứ tự nhất định, ở những cấp độ nhất định, dựa trên những thuộc tính giống nhau và khác nhau giữa chúng để đưa chúng vào từng nhóm riêng biệt tùy thuộc vào mục đích phân loại. Phân loại tài liệu là quá trình phân tích tài liệu nhằm xác định nội dung chủ yếu và thể hiện nội dung đó bằng những ký hiệu của khung phân loại cụ thể. Ký hiệu này có thể đơn giản hay phức tạp là tùy thuộc vào nội dung tài liệu đề cập. 2. Khái niệm về các loại phông, sưu tập lưu trữ: Phông lưu trữ là khái niệm dùng để chỉ một khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh phản ánh quá trình hình thành và phát triển của một quốc gia, một cơ quan hay một cá nhân, gia đình, dòng họ. Như vậy, để xác định một phông lưu trữ, chúng ta cần xem xét đến các yếu tố như: đơn vị hình thành phông là một quốc gia, một cơ quan, một cá nhân hay một gia đình, dòng họ; khối tài liệu trong phông hoàn chỉnh hay tương đối hoàn chỉnh… Trong một phông lưu trữ có thể có nhiều loại tài liệu khác nhau. Từ khái niệm về phông lưu trữ chúng ta có thể thấy mỗi một quốc gia trong quá trình hình thành và phát triển của mình sẽ hình thành một khối tài liệu phong phú, đa dạng. Khối tài liệu đó hợp lại thành Phông lưu trữ quốc gia. Mỗi cơ quan trong quá trình hình thành và phát triển sẽ hình thành nên phông lưu cơ quan và mỗi cá nhân, gia đình, dòng họ trong quá trình sống và hoạt động sẽ hình thành nên Phông lưu trữ cá nhân, Phông lưu trữ gia đình, Phông lưu trữ dòng họ. Dưới đây là những đặc điểm cơ bản của các loại Phông lưu trữ. 2.1. Phông lưu trữ quốc gia: Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001: “Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, không phân biệt thời gian, xuất xứ, chế độ xã hội, nơi bảo quản, kỹ thuật làm ra tài liệu đó”. Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam bao gồm hai phông lớn Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam. “Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, tổ chức chính trị- xã hội; tài liệu về thân thế sự nghiệp và hoạt động của chủ tịch Hồ Chí Minh, của các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng đồng thời là lãnh đạo chủ chốt của Nhà nước, của các tổ chức chính trị - xã hội”. “Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân, các nhân vật lịch sử tiêu biểu và tài liệu khác có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ”… Ở nhiều nước trên thế giới Phông Lưu trữ Quốc gia được định nghĩa thống nhất và trong thực tế cũng được quản lý thống nhất. Ở nước ta công tác lưu trữ cũng được tổ chức theo nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Trong thực tế Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam được chia làm hai phông lớn và chịu sự quản lý của hai hệ thống cơ quan khác nhau dưới sự quản lý thống nhất của nhà nước. Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam do hệ thống các cơ quan Đảng quản lý thống nhất về tài liệu lưu trữ và chỉ đạo thống nhất việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. Cơ quan quản lý Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là Cục Lưu trữ trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng; còn Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ quản lý. Cả hai Phông lưu trữ Đảng và phông Lưu trữ nhà nước đều chịu sự quản lý thống nhất của hệ thống luật pháp về công tác lưu trữ và chịu sự quản lý của Chính phủ. 2.2. Phông lưu trữ cơ quan: Mỗi một cơ quan, tổ chức trong quá tình hình thành và phát triển sẽ sản sinh ra một khối lượng tài liệu phản ánh quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, tổ chức đó. Phông lưu trữ cơ quan là khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh phản ánh quá trình hình thành và phát triển của một cơ quan, một tổ chức chính trị, tổ chức kinh tế, văn hóa, xã hội hoặc một đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân. Thời gian của một Phông lưu trữ cơ quan được tính bắt đầu từ khi cơ quan, tổ chức đó thành lập đến khi cơ quan, tổ chức đó ngừng hoạt động hoặc giải thể. Phông lưu trữ cơ quan phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản của một phông lưu trữ, tức là ngoài yếu tố của một phông lưu trữ. Vì vậy, một cơ quan, tổ chức muốn thành lập một phông lưu trữ cần đáp ứng những yêu cầu sau: - Cơ quan tổ chức đó phải hoạt động độc lập: tức là có văn bản của cơ quan có thẩm quyền cho phép thành lập và hoạt động, có tài khoản riêng, có biên chế riêng, có văn thư và con dấu riêng (có tư cách pháp nhân). - Tài liệu hình thành trong quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, tổ chức phải phản ánh hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh quá trình hình thành và phát triển của cơ quan đó. 2.3. Phông lưu trữ cá nhân: Phông lưu trữ cá nhân là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một cá nhân. Phông Lưu trữ cá nhân được bắt đầu từ khi người đó sinh ra và kết thúc khi người đó qua đời. (Tuy nhiên, vẫn có quan điểm cho rằng thời điểm kết thúc của phông lưu trữ cá nhân có thể kéo dài cho đến khi không còn các cá nhân khác viết về người đó). Phông lưu trữ cá nhân bao gồm nhiều nhóm tài liệu phong phú đa dạng, từ tài liệu về tiểu sử đến các tài liệu phản ánh quá trình học tập, làm việc và những tài liệu thư từ trao đổi, tài liệu của những cá nhân khác viết về người đó. Trong đó có nhiều loại hình tài liệu khác nhau như: tài liệu hành chính; tài liệu nghiên cứu khoa học; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu chuyên môn; tài liệu phim ảnh, ghi âm; tài liệu điện tử… Do đặc điểm tài liệu phông lưu trữ cá nhân rất phong phú đa dạng và nhiều thể loại nên không thể xây dựng một phương án phân loại thống nhất đối với các loại phông lưu trữ cá nhân mà trong quá trình phân loại cần vận dụng linh hoạt nhiều đặc trưng phân loại tài liệu. Người ta thường căn cứ vào tính chất hoạt động của cá nhân hình thành phông mà quy định một phương án phân loại và sắp xếp thứ tự các nhóm trong phông riêng biệt. 2.4. Phông lưu trữ gia đình, dòng họ”: Phông lưu trữ gia đình, dòng họ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một gia đình, dòng họ hoặc tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của nhiều cá nhân tiêu biểu trong một gia đình, dòng họ. Phông lưu trữ gia đình, dòng họ cũng có những đặc trưng khác biệt với phông lưu trữ cơ quan hay phông lưu trữ cá nhân. Phông lưu trữ gia đình, dòng họ phản ánh quá trình sống và hoạt động của một gia đình, một dòng họ hoặc nhiều cá nhân tiêu biểu trong một gia đình, dòng họ. Vì vậy, thành phần tài liệu trong phông lưu trữ gia đình, dòng họ rất đa dạng và phức tạp. Do đó việc xây dựng và lựa chọn phương án phân loại cho loại hình phông lưu trữ này là rất khó khăn và phức tạp. 2. 5. Sưu tập tài liệu lưu trữ: Sưu tập tài liệu là nhóm tài liệu được sưu tầm và thu thập chủ yếu theo chủ đề nhất định dựa trên đặc trưng nội dung, vấn đề, thời gian, tác giả hoặc vật liệu, kỹ thuật chế tác ra tài liệu. Đây là khối tài liệu thường có số lượng ít, chưa có đủ các yếu tố để thành lập một phông lưu trữ. Khối tài liệu này lại không đủ điều kiện thoả mãn là thành phần của một phông lưu trữ cơ quan hay một phông lưu trữ cá nhân bất kỳ. Vì vậy, người ta thu thập, sưu tầm và để thành một khối riêng biệt gọi là sưu tập tài liệu. Ví dụ: Sưu tập tài liệu về Phong trào Xô viết Nghệ Tĩnh năm 1930-1931. 3. Các bước phân loại tài liệu phông lưu trữ Quốc gia: Phân loại tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam là dựa vào những đặc trưng về thời kỳ lịch sử, đặc trưng nội dung tài liệu, đặc trưng vật liệu và kỹ thuật chế tác tài liệu … để phân chia toàn bộ tài liệu trong phông lưu trữ quốc gia thành những phông tài liệu lớn nhỏ, từ đó xác định và phân chia tài liệu trong các phông đó để bảo quản tại các trung tâm, các phòng kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu. Kết quả cuối cùng của việc phân loại tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam là phải xác định được mạng lưới các trung tâm, các phòng, kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương. Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam có quá trình hình thành tương đối phức tạp. Ngày 26 tháng 12 năm 1981 Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Quyết định số 168-HĐBT về việc thành lập Phông Lưu trữ quốc gia của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; tiếp đó ngày 23 tháng 9 năm 1997, Ban Bí thư Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam ban hành Quyết định số 20-QĐ/TW về thành lập Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Hiện nay, Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam được định nghĩa theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 trên cơ sở thống nhất Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam. Trên thực tế, Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam đã được phân loại thành hai phông lưu trữ lớn là Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam. Tài liệu Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam được phân loại để bảo quản tại các trung tâm, các kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương, cụ thể như sau: Các bước phân loại Phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam: Bước 1. Tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam được phân loại để bảo quản tại mạng lưới các trung tâm, các kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương. Toàn bộ tài liệu thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam có ý nghĩa toàn quốc được phân chia bảo quản tại ba trung tâm lưu trữ quốc gia: Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III dựa theo đặc trưng thời kỳ lịch sử, theo Quyết định số 13/QĐ-LTNN ngày 23 tháng 02 năm 2001 của Cục Lưu trữ nhà nước. Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia chịu sự quản lý trực tiếp của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Những tài liệu thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam có ý nghĩa toàn quốc song còn đang có giá trị hiện hành, chưa được thu thập, bổ sung vào các trung tâm lưu trữ quốc gia thì được bảo quản tại các lưu trữ hiện hành nơi sản sinh ra tài liệu. Đó là lưu trữ các bộ, ngành, lưu trữ các cơ quan, tổ chức cấp trung ương. Toàn bộ tài liệu thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam có ý nghĩa địa phương được phân chia bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (gọi chung là trung tâm lưu trữ tỉnh) và lưu trữ huyện. Hiện nay nước ta có 64/64 Trung tâm Lưu trữ tỉnh, nơi bảo quản tài liệu thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam sản sinh trong quá trình hình thành và hoạt động của tỉnh đó. Trung tâm Lưu trữ tỉnh là nơi thu thập, bổ sung tài liệu các cơ quan nhà nước cấp tỉnh như: Đoàn Đại biểu Quốc hội, Hội đồng Nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, các sở, ban ngành của tỉnh và các tổ chức kinh tế, xã hội, nghề nghiệp, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đóng trên địa bàn tỉnh… Những tài liệu thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam có ý nghĩa địa phương song đang còn giá trị hiện hành, chưa được thu thập, bổ sung vào Trung tâm lưu trữ tỉnh cũng được phân chia bảo quản tại các lưu trữ hiện hành của cơ quan nơi sản sinh tài liệu, đó là lưu trữ các sở, ban, ngành và các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh. Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh. Ở cấp huyện, những tài liệu có ý nghĩa thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam cũng được bảo quản tại Phòng Lưu trữ huyện, không phải nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh. Hiện nay ở nước ta hầu hết các huyện đều có Phòng Lưu trữ. Phòng lưu trữ huyện là nơi thu thập, bảo quản tài liệu của các cơ quan nhà nước cấp huyện như: Hội đồng Nhân dân huyện, Ủy ban nhân dân huyện, các phòng, ban thuộc sự quản lý của Hội đồng Nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện; tài liệu của cấp xã thuộc huyện quản lý. Ngoài ra Phòng Lưu trữ huyện còn thu thập, quản lý những tài liệu của các tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, nghề nghiệp và các đơn vị vũ trang nhân dân đóng trên địa bàn huyện. Phòng Lưu trữ huyện trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện. Cũng theo Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001 và các văn bản hướng dẫn thi hành thì Trung tâm Lưu trữ tỉnh là Lưu trữ lịch sử, bộ phận Lưu trữ huyện vừa là là lưu trữ hiện hành vừa là lưu trữ lịch sử. Như vậy, sau phân loại bước một, toàn bộ tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam đã được phân chia bảo quản trong mạng lưới các trung tâm, các kho lưu trữ từ trung ương tới địa phương tương đương với từng cấp bậc của hệ thống các cơ quan quản lý nhà nước. Bước 2: Phân loại tài liệu trong các trung tâm, các kho lưu trữ thành các Phông Lưu trữ và các sưu tập tài liệu. Toàn bộ tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam đang quản lý tại các trung tâm, các kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương sẽ được phân chia tiếp thành các phông lưu trữ. Nói cách khác phông lưu trữ là đơn vị để phân chia tài liệu trong các trung tâm, các kho lưu trữ. Kết quả cuối cùng của việc phân loại ở bước hai là tài liệu tại các trung tâm lưu trữ quốc gia, trung tâm lưu trữ tỉnh, phòng lưu trữ huyện phải được phân loại thành các phông lưu trữ cơ quan; phông lưu trữ cá nhân; phông lưu trữ gia đình, dòng họ và các sưu tập tài liệu lưu trữ. Trong bước hai, để phân loại tài liệu trong các trung tâm, các kho lưu trữ thành các phông lưu trữ như đã kể trên, chúng ta cần xác định giới hạn của một phông lưu trữ. Xác định giới hạn phông lưu trữ là xác định giới hạn thời gian bắt đầu và kết thúc của một phông lưu trữ. Khi xác định giới hạn của một phông lưu trữ cần căn cứ vào thời gian bắt đầu và kết thúc hoạt động của cơ quan (hay còn gọi là đơn vị hình thành phông). Sự bắt đầu và kết thúc hoạt động của một cơ quan thường được quy định bằng những văn bản pháp luật về việc thành lập hay giải thể cơ quan. Ngoài ra còn phải xem xét thêm các yếu tố ảnh hưởng đến giới hạn thời gian hoạt động của đơn vị hình thành phông lưu trữ như: - Sự thay đổi về chế độ chính trị: sự thay đổi đó thường gắn liền với các cuộc cách mạng, khi đó các cơ quan thuộc bộ máy của chính quyền cũ bị xoá bỏ, bộ máy nhà nước mới được thành lập, làm xuất hiện hàng loạt cơ quan mới. Ví dụ: Ở Việt Nam, Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công, đánh đổ bộ máy chính quyền Pháp và phong kiến bù nhìn tại Việt Nam, kéo theo sự ra đời của [...]... đó là tài liệu hiện có trong các kho lưu trữ và các công báo hàng năm đang được lưu trữ tại các lưu trữ, thư viện… Xác định giới hạn phông lưu trữ cũng là một trong những nội dung phân loại tài liệu trong phạm vi các trung tâm, các kho lưu trữ 4 Nội dung các bước tiến hành phân loại tài liệu một phông lưu trữ cụ thể: 4.1 Phân loại phông lưu trữ cơ quan Phông lưu trữ cơ quan là khối tài liệu phản ánh... Phông Lưu trữ Bộ Khoa học Công nghệ Tài nguyên và Môi trường, thành lập mới hai phông lưu trữ: Phông Lưu trữ Bộ Khoa học và Công nghệ, Phông Lưu trữ Bộ Tài nguyên và Môi trường Sự thay đổi đó sẽ dẫn đến sự thay đổi số lượng phông trong Kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III sau khi thu thập tài liệu từ các đơn vị hình thành phông nói trên - Sự thay đổi về địa giới hành chính: Trường hợp này thư ng... chế tác tài liệu có các kho lưu trữ phim ảnh, băng ghi âm, kho lưu trữ tài liệu quản lý Hành chính, … 2 Phân loại tài liệu trong các kho lưu trữ: Đây là giai đoạn phân loại được được áp dụng ở các kho lưu trữ ngành, các kho lưu trữ địa phương, các kho lưu trữ trung ương Tại giai đoạn phân loại này, tài liệu trong kho lưu trữ được phân chia theo phông chữ lưu trữ Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu hình... trữ của: - Hội đồng Nhân dân; - Ban chỉ huy quân sự; - Công an,… Ngoài phông lưu trữ cơ quan, còn có các kho lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ và các sưu tập lưu trữ 3 Một số cách phân loại tài liệu theo phông lưu trữ: Phân loại tài liệu theo phông lưu trữ cơ quan: Phân loại tài liệu theo phông lưu trữ là dựa vào đặc trưng của tài liệu trong phông để phân chia chúng thành các nhóm, xắp xếp logic các... cơ quan, một đơn vị không bị xóa lẻ mà giữ được mối liên hệ tạo thuận lợi cho bảo quản và sử dụng Trong kho lưu trữ của tỉnh, thành phố được phân chia thành các phông lưu trữ và có thể bao gồm các phông lưu trữ sau đây: - Hội đồng Nhân dân tỉnh; - Ủy ban Nhân dân thành phố; - Phông lưu trữ các sở, ban, ngành Kho lưu trữ của huyện, quận, thị xã có thể phân chia thành các phông lưu trữ của: - Hội đồng... phông lưu trữ Ví dụ: Quyết định số 67/CP ngày 07/4/1966 của Hội đồng Chính phủ về việc chia huyện Hà Quảng tỉnh Cao Bằng thành hai huyện: Huyện Hà Quảng và huyện Thông Nông; hợp nhất huyện An Dương và huyện Hải An thuộc thành phố Hải Phòng thành huyện An Hải, đã kết thúc phông lưu trữ các huyện Hà Quảng, An Dương và Hải An cũ, bắt đầu các phông lưu trữ mới như: Phông lưu trữ huyện Hà Quảng, Phông lưu. .. lưu trữ huyện Hà Quảng, Phông lưu trữ huyện Thông Nông và Phông lưu trữ huyện An Hải Để thực hiện được việc phân phông trong một kho lưu trữ đòi hỏi phải có kiến thức về lịch sử Việt Nam, đặc biệt là lịch sử nhà nước và pháp luật Việt Nam Đối với từng khối tài liệu lưu trữ phải đặt yêu cầu nghiên cứu thận trọng lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông lưu trữ Những tư liệu lịch sử quan trọng... một cơ quan, tổ chức Phông lưu trữ cơ quan có tài liệu có giá trị lịch sử được bảo quản tại các trung tâm lưu trữ quốc gia và tài liệu có giá trị hiện hành được bảo quản tại lưu trữ cơ quan (lưu trữ hiện hành) Dù tài liệu được bảo quản tại các trung tâm lưu trữ quốc gia hay tại lưu trữ hiện hành chúng cũng được phân loại, xác định giá trị và sắp xếp một cách khoa học phục vụ cho công tác bảo quản và tra... hình thành phông + Chế độ công tác văn thư của cơ quan + Nguyên nhân và thời gian giải thể đơn vị hình thành phông - Phần lịch sử phông cần nêu những nội dung sau: + Khối lượng tài liệu của phông nhiều hay ít, có đầy đủ tài liệu hay không + Ngày tháng giới hạn của tài liệu trong phông + Thời gian thu thập tài liệu của phông vào lưu trữ Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông được biên... vực hoạt động ở nước ta đã xây dựng các kho lưu trữ của các ngành như kho lưu trữ của ngành công an, kho lưu trữ quân đội, kho lưu trữ tài chính, ngân hàng, bưu điện,… Dựa vào đặc trưng thời kỳ lịch sử có kho tài liệu lưu trữ trước cách mạng tháng tám, kho lưu trữ sau cách mạng tháng tám,… Dựa vào đặc trưng lãnh thổ, các kho lưu trữ của các tỉnh, thành phố, quận, huyện, thị xã,… được xây dựng Dựa vào . ĐỀ CƯƠNG TỐT NGHIỆP MÔN: LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC LƯU TRỮ I. Những vấn đề chung về công tác Lưu trữ, tài liệu lưu trữ: 1. Khái niệm về công tác Lưu. Phông lưu trữ cá nhân, Phông lưu trữ gia đình, Phông lưu trữ dòng họ. Dưới đây là những đặc điểm cơ bản của các loại Phông lưu trữ. 2.1. Phông lưu trữ