Quản trị rủi ro tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM KHOA TM-DL-MARKETING ♦ TIỂU LUẬN QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRIỄN LÃM Môn : Quản trị rủi ro Giảng viên : GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân Lớp : Marketing-k34 Quản trị rủi ro tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân MỤC LỤC Danh sách nhóm ……………………………………………………………… Phần mở đầu ………………………………………………………………… Cơ sở lý luận ………………………………………………………………… 2.1 Giới thiệu đề tài ……………………………………………………………… 2.2 Khái niệm, vai trò MICE 2.2.1 Khái niệm MICE ………………………………………………………… 2.2.2 Vai trò MICE ……………………………………………………………… 2.2.3 Sự bùng nổ MICE toàn giới 2.2.4 Khái niệm, vai trò yếu tố MICE ………………………… 2.3 Qui trình tổ chức hội chợ, triễn lãm ………………………………………… 12 2.3.1 Tiếp nhận thông tin khách hàng ………………………………………… 13 2.3.2 Ý tưởng Format, nội dung chương trình ………………………………… 14 2.3.3 Viết kịch cho chương trình …………………………………………… 14 2.3.4 Tổ chức Event theo dõi Event ………………………………………… 17 Nghiên cứu vấn đề …………………………………………………………… 21 Giải pháp phòng ngừa, hạn chế ……………………………………………… 44 Hạn chế đề tài …………………………………………………………… 45 Quản trị rủi ro tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân Danh sách thành viên nhóm Nguyễn Xuân Chương Mar Lê Ngọc Trâm Mar Phạm Thị Kiều Dung Mar Tống Thị Kim Huệ Mar Nguyễn Thị Hồng Hạnh Mar Phạm Xuân Thủy Mar Trần Thúy Quỳnh Ngân Mar 3 Quản trị rủi ro tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân Phần mở đầu: 1.1 Mục đích: Nghiên cứu rủi ro xảy việc tổ chức kiện triển lãm giải pháp cho vấn đề 1.2 Ý nghĩa: Biết rủi rỏ để có giải pháp thích hợp, giúp cho việc Tổ chức kiện triễn lãm tốt 1.3 Đối tượng phạm vi áp dụng : 1.3.1 Đối tượng : kiện triễn lãm 1.3.2 Phạm vi áp dụng : 1.3.3 1.4 Phương pháp: phân tích Bố cục: 1.4.1 Cơ sở lý luận đề tài 1.4.2 Khái niệm, qui trình thực quản trị rủi ro 1.4.3 Case study, học kinh nghiệm 1.4.4 Giải pháp, hạn chế đề tài Quản trị rủi ro tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân Cơ sở lý luận 2.1 Giới thiệu đề tài Hàng năm, hàng tháng, hàng tuần, chí hàng ngày, giới có hàng trăm Event diễn Đó event hoạt động doanh nghiệp, nhiều doanh nghiệp, quốc gia hay mở rộng toàn cầu Vậy Event gì? Event nói chung hoạt động, kiện có chủ đích, xảy địa điểm thời gian định, nhằm truyền tải thông điệp nội dung chương trình đến với đối tượng tham gia Thế giới Event sôi động với loại hình, mục đích khác Hiện nay, có nhiều cách phân chia loại hình Event khác khơng có cách phân chia mang tính xác hồn tồn mà khái niệm mang tính tương đối Nhìn chung, dựa vào vai trị phân biệt số loại hình Event Event Marketing, Event MICE, Event Public số loại hình khác chương trình ca nhạc, gameshow truyền hình hay thi… Event Marketing hoạt động có mục đích quảng bá thương hiệu (branding), kích thích mua hàng (boost sales), tương tác với khách hàng hay định vị thương hiệu thị trường Phụ thuộc vào mục đích chiến lược Marketing mà Event Marketing chia thành PR hay Brand Activation Event PR kiện nhằm tăng cường mối quan hệ với khách hàng thu hút giới truyền thông Tiêu biểu hoạt động thông cáo báo chí, lễ khai trương… Brand Activation kiện nhằm kích hoạt thương hiệu, đánh dấu thời điểm quan trọng giới thiệu sản phẩm (Event launch product), trình diễn (Event show) hay event điểm bán (Shopper Event) Event Public kiện mang tính cộng đồng, kiện vùng miền quốc gia Điển hình kiện Festival, lễ tranh cử, tổng tuyển cử… Event MICE hoạt động có quy mơ lớn nhỏ khác hội nghị cổ đông doanh nghiệp, chương trình hội chợ, triển lãm… mang tính địa phương hay quốc tế Các hoạt động MICE gói gọn chữ M (Meeting), I (Incentive) – C (Conference) – E (Exhibitions) Với chữ lại mang màu sắc riêng với hoạt Quản trị rủi ro tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân động đa dạng, phong phú Các hoạt động MICE giới Việt Nam nói riêng có bước tiến rõ rệt mặt chất mặt lượng Sự phát triển MICE ví vụ nổ bom toàn giới Minh chứng cho vấn đề diện tích địa điểm tổ chức kiện MICE tăng nhanh Đặc biệt khu vực Asia với mức tăng lên đến 20% năm từ 2006 đến 2010 MICE phối hợp nhiều bên agency, supplier, sponsor … với số lượng lớn mang tính quốc tế cao thuộc lĩnh vực khác kinh tế Trong gia đoạn, bước tiến để thực event MICE tiềm ẩn rủi ro Vì thế, cơng tác quản trị rủi ro tỏ cấp thiết trở nên phức tạp 2.2 Khái niệm - vai trò MICE 2.2.1 Khái niệm: MICE viết tắt Meeting - Incentive - Conference – Exhibitions Tên đầy đủ Meeting Incentive Conference Event MICE hoạt động phối hợp lĩnh vực thương mại, vận tải, tài du lịch hình thành phát triển quốc gia Âu Mỹ kỉ MICE thực chất sản phẩm tổ chức, bên cạnh ý nghĩa riêng MICE, họ tạo nhằm sở hữu hoạt động tài trợ, kích thích nhu cầu dịch vụ, kéo theo phát triển dịch vụ kèm theo 2.2.2 Vai trò MICE: MICE đáp ứng nhu cầu tìm kiếm đối tác, phát triển việc kinh doanh phát triển thị trường Đặc trưng MICE ba cao, ba lớn ba lợi ích Ba cao gồm tiềm phát triển cao, giá trị cộng thêm cao, lợi ích đổi cao Ba lớn sản lượng lớn, hội lớn cho nhân viên, hiệp hội công nghiệp phát triển lớn Ba lợi ích khơng khác ngồi hiệu sử dụng tài sản, hiệu nguồn nhân lực hiệu sử dụng công nghệ 2.2.3 Sự bùng nổ MICE toàn giới: Theo thống kê hiệp hội ICCA (International Congress & Convention Association), toàn giới có tổng cộng 400.000 hội nghị triển lãm tổ chức năm Hiệp hội UFI (The Global Association of the Exhibition Industry) Quản trị rủi ro tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đồn Thị Hồng Vân năm MICE có tổng chi phí lên đến 1.16 nghìn tỷ USD (trong có 400 tỷ USD cho hội nghị 760 tỷ USD cho triển lãm) Một báo cáo 2007 UEI cho tồn giới có tổng cộng 1062 hội trường triễn lãm chiếm 27.6 triệu m2 Năm 2010 số lên đến 1104 hội trường với tổng diện tích 31.1 triệu m2 Ngày nay, nhiều quốc gia giới đưa MICE bước bước tiến dài hơn, điều có nghĩa phát triển kinh tế linh hoạt Hiện tại, Singapore quốc gia có MICE mạnh khu vực Đông Nam Á Tại Việt Nam, khai thác thị trường MICE mục tiêu chiến lược phát triển Tuy nhiên, Việt Nam chưa có tổ chức thức nhằm tiến hành việc xúc tiến phát triển MICE Hàng năm, thành phố lớn Hà Nội, Tp.HCM, Đà Nẵng… diễn nhiều event lĩnh vực MICE hội nghị tồn cầu World Cargo Alliance Cơng ty TNHH Intuitive Logistic resources đồng tổ chức Vietnam Airline, hội chợ quốc tế Đồ Gỗ Mỹ Nghệ Xuất Khẩu Việt Nam tổ chức HAWA, triễn lãm quốc tế thiết bị văn phịng thí nghiệm khoa học ITEC kết hợp với IMAG tổ chức… Hãng hàng không quốc gia Việt Nam Airlines Saigontourism khách sạn Việt nam như: New World, Sofitel, Sheraton, Legend, Equaterial thành lập nên “Vietnam – Meetings – Incentives club” Câu lạc tổ chức tiếp thị hội chợ quốc tế như: AIME Úc, IT & CMA Thái Lan, IMEX Đức, EITBM Thụy Sỹ Nhìn chung, Việt Nam có nhiều tiềm để phát triển lĩnh vực MICE cần có đầu tư mực vào lĩnh vực nhằm phát triển cách bền vững 2.2.4 Khái niệm – vai trò yếu tố MICE M – Meeting (Đại hội) M hiểu Đại hội tổ chức nhằm thu hút tham dự nhiều doanh nghiệp, tổ chức, quan để gặp gỡ, giới thiệu mục đích truyền thông cho chuỗi event diễn tới Vì mục tiêu truyền thơng mà Meeting thường có quy mơ lớn để đem lại hiệu q truyền thông cao I - Incentives (Xúc tiến) Quản trị rủi ro tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân Bao gồm chuyến nhằm mục đích xúc tiến thương mại tổ chức doanh nghiệp/ ngành/ quốc gia phần chương trình xây dựng phát triển sản phẩm – dịch doanh nghiệp/ ngành/ quốc gia C – Conference/ Convention (hội nghị/ hội nghị thỏa hiệp) Về C lớn M thường tổ chức cho nhiều doanh nghiệp/ tổ chức đến từ vùng tất vùng giới đến để gặp gỡ, thỏa thuận vấn đề quan tâm Như Công ước Ủy ban Công nghiệp giới có nêu bảng thuật ngữ Cơng nghiệp APEX (CIC, 2003), C – hội nghị có tham gia nhằm đưa thảo luận ý kiến để thiết kế, giải vấn đề; kiện sử dụng để truyền đạt thông điệp, mở tranh luận cung cấp công khai số biểu cụ thể Do tổ chức nhằm giải mục tiêu cụ thể nên Hội nghị thường có quy mơ nhỏ Đại hội E – Event/ Exhibition E event tổ chức sau chuỗi event M – I – C diễn trước Các event giai đoạn diễn nhiều hình thức, ngày hội, lễ hội (Festival) Triển lãm – Hội chợ Trong đó, Event tổ chức hình thức Triển lãm – Hội chợ thương mại phổ biến MICE thuộc thương mại Do M – C có quy cách tổ chức gần giống nhau, E hồn khác biệt nên Tổ chức chịu trách nhiệm tổ chức M.I.C.E có phân biệt rõ ràng thành Tổ chức chuyên tổ chức Hội nghị (Meeting – Conference Organizer) Tổ chức chuyên tổ chức Triển lãm – Hội chợ (Exhibition Organizer) Hội chợ, triển lãm thương mại hoạt động xúc tiến thương mại thực tập trung thời gian địa điểm định để thương nhân trưng bày, giới thiệu hàng hố, dịch vụ Ngồi cịn có Triển lãm - Hội chợ phi thương mại, phủ tổ chức, nhằm khuyếch trương hình ảnh, nâng cao vị khu vực, quốc gia Quản trị rủi ro tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân Trong chữ E, có nhiều hình thức doanh nghiệp/ tổ chức lựa chọn thực tùy theo mục đích thực quy mơ muốn tổ chức Có thể phân loại thành: Hội chợ thương mại – Trdade Fair, Triển lãm – Trade show, Triển lãm quốc tế - Expo Fair / Trade Fair – Hội chợ / Hội chợ thương mại Định nghĩa: Hội chợ thương mại tổ chức để nhà cung ứng sản phẩm, dịch vụ tiếp cận với nhu cầu mua sắm người tiêu dùng Mục đích tổ chức tham gia hội chợ để trực tiếp tiêu thu sản phẩm, dịch vụ Đối tượng doanh nghiệp tham gia: doanh nghiệp nước Đối tượng tham dự mục tiêu: người tiêu dùng doanh nghiệp ngồi nước Cơng ty tổ chức: công ty chuyên tổ chức kiện Triển lãm – Hội chợ, công ty tư vấn – thực Xúc tiến thương mại nước VD: Hội chợ Hàng Việt Nam chất lượng cao, hội chợ bán lẻ hàng Thái Lan… Trade show – Triển lãm thương mại Định nghĩa: Triển lãm thương mại thường tổ chức để doanh nghiệp trưng bày, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ có Mục đích chính: trưng bày, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ hay cơng nghệ có phát triển không thực bán hàng Mục tiêu: quảng bá hình ảnh nước Đối tượng tham gia: doanh nghiệp nước, nước Đối tượng tham dự mục tiêu: công chúng nước, doanh nghiệp nước Công ty tổ chức: công ty chuyên tổ chức kiện Triển lãm – Hội chợ, công ty tư vấn – thực Xúc tiến thương mại nước VD: Triển lãm hàng Thái Lan, Triển lãm Vietbuild… Expo / Exposition – Triển lãm Quốc tế Quản trị rủi ro tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân Định nghĩa: tương tự với Triển lãm Mục đích: nói khó phân biệt rõ ràng Expo triển lãm đơn giống mục đích thực Tại Expo, doanh nghiệp/tổ chức tham gia trình bày sản phẩm, dịch vụ nhất, công nghệ tiên tiến để người tham quan chiêm ngưỡng đánh giá Mục tiêu: quảng bá hình ảnh cơng ty/ khu vực/ quốc gia giới Đối tượng tham gia: tổ chức, doanh nghiệp nước Đối tượng tham dự: người tiêu dùng/ doanh nghiệp ngồi nước tùy theo mục đích Expo Công ty tổ chức: công ty chuyên tổ chức kiện Triển lãm – Hội chợ, công ty tư vấn – thực Xúc tiến thương mại nước VD:  Quy mô địa phương, quốc gia: triển lãm Hà Nội Expo, Japan Expo…  Quy mô ngành: triển lãm Quốc tế chuyên ngành Y dược, triển lãm Quốc tế Kỷ nguyên công nghệ số (ngành Công nghệ thông tin)  Quy mơ tồn cầu: World Expo – Thượng Hải 2010 với góp mặt 189 sảnh đường triển lãm xây dựng 189 quốc gia Vai trò Triển lãm – Hội chợ: Triển lãm – Hội chợ mang vai trị quan trọng tiến trình xúc tiến thương mại doanh nghiệp Triển lãm – Hội chợ thực tế hoạt động xúc tiến thương mại ngành/ doanh nghiệp, ngồi với hình thức Triển lãm – hội chợ phi thương mại hoạt động xúc tiến mặt trị, xã hội khu vực/ quốc gia Triển lãm – hội chợ theo góc nhìn doanh nghiệp hoạt động kinh doanh có tác động lớn tới hoạt động doanh nghiệp, như:  Định hướng cho phát triển công nghiệp chuyển giao công nghệ  Đẩy mạnh công nghiệp vùng quốc gia thông qua việc trưng bày hàng hố  Tìm kiếm đầu tư nước nước 10 Quản trị rủi ro tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm o GV: Đoàn Thị Hồng Vân thiệp mời Hội thảo thiệp mời Tiệc tối 3.1.2.2 Các đơn vị tài trợ: 31 Quản trị rủi ro tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm 3.2 GV: Đoàn Thị Hồng Vân Người tham dự: tất đối tượng khách hàng có đăng ký trước qua website đăng ký nơi tổ chức tham gia a b c d e Người tiêu dùng Doanh nghiệp Các tổ chức phủ Ngân hàng Hội nhóm u thích cơng nghệ thơng tin Khách mời danh dự: 1) Ơng Nguyễn Thiện Nhân Phó Thủ tướng Chính phủ Trưởng Ban Chỉ đạo Quốc gia Cơng nghệ Thơng tin 2) Ơng Đỗ Trung Tá Phái viên Thủ Tướng Chính Phủ CNTT Phó Trưởng Ban Chỉ đạo Quốc gia Công nghệ Thông tin 3) Ông Lê Nam Thắng Thứ trưởng Thường trực Bộ Thông Tin & Truyền Thông 4) Bà Nguyễn Thị Kim Tiến Thứ trưởng Bộ Y tế 5) Ông Nguyễn Hữu Từ Phó Chánh Văn phịng Trung ương Đảng 6) Ông Sơn Phước Hoan Thứ Trưởng Phó Chủ nhiệm Ủy Ban dân tộc 7) Ông Vũ Tiến Lộc Chủ tịch Phịng Thương mại Cơng nghiệp Việt Nam 8) H.E Chea Peng Cheng Thứ trưởng, Quốc vụ Khanh, Bộ Kinh tế Tài chính, Vương quốc Cambodia 9) Ơng Patrick McGovern Chủ tịch Nhà sáng lập Tập đoàn Dữ liệu Quốc tế IDG 10) Ông Lê Mạnh Hà Giám đốc Sở Thơng Tin Truyền Thơng Tp.Hồ Chí Minh 32 Quản trị rủi ro tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đồn Thị Hồng Vân 11) Ơng Bùi Vĩnh Kiên Phó Chủ tịch UBND tỉnh Bắc Ninh Trưởng Ban Chỉ đạo CNTT tỉnh Bắc Ninh 12) Ông Hồ Đức Phớc Phó Chủ tịch UBND tỉnh Nghệ An Phó Trưởng Ban Chỉ đạo CNTT tỉnh Nghệ An 13) Ông Đặng Cơng Huẩn Phó Chủ tịch UBND tỉnh Kiên Giang 14) Ông Lưu Xuân Vĩnh Phó Chủ tịch UBND tỉnh Ninh Thuận Trưởng Ban Chỉ đạo CNTT tỉnh Ninh Thuận 15) Ơng Nguyễn Văn Phịng Phó Chủ tịch UBND tỉnh Tiền Giang Trưởng Ban Chỉ đạo CNTT tỉnh Tiền Giang 16) Ơng Nơng Văn Páo Phó Chủ tịch UBND tỉnh Cao Bằng Trưởng Ban Chỉ đạo CNTT Tỉnh Cao Bằng 17) Ông Phan Ngọc Thọ Phó Chủ tịch UBND tỉnh Thừa Thiên Huế 18) Ơng Nguyễn Thế Trường Phó Chủ tịch UBND tỉnh Vĩnh Phúc Trưởng Ban Chỉ đạo CNTT tỉnh Vĩnh phúc 19) Ơng Trần Văn Vĩnh Phó Chủ tịch UBND tỉnh Đồng Nai Trưởng Ban Chỉ đạo CNTT tỉnh Đồng Nai 20) Ơng Nguyễn Văn Phong Phó Chủ tịch UBND tỉnh Trà Vinh 21) Ông Chu Tiến Dũng Chủ tịch Hội Tin học Thành phố Hồ Chí Minh 33 Quản trị rủi ro tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đồn Thị Hồng Vân 22) Ơng Nguyễn Đình Minh Vụ Trưởng - Vụ Khoa Giáo Văn Xã 23) Ơng Nguyễn Trọng Phát Chánh Văn phịng Bộ Thơng Tin & Truyền Thơng 24) Ơng Đinh Thế Lịch Vụ trưởng - Trưởng Đại diện Cơ quan Bộ Thông tin Truyền thơng Tp Hồ Chí Minh Vé vào cổng 34 Quản trị rủi ro tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 3.2.1 Gian hàng triễn lãm 3.2.2 Sản phẩm trưng bày Phần cứng: o Bo mạch chủ o Bộ vi xử lý o Bộ nhớ o Thiết bị lưu trữ o Ổ đĩa quang o Card hình, card âm thanh, card đồ họa o Bàn phím, Chuột 35 Quản trị rủi ro tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân o Màn hình o Thùng máy tính o Bộ nguồn máy tính Ứng dụng phần mềm: o Các phần mềm ứng dụng văn phòng o Hệ thống thu thập, lưu giữ quản lý liệu o Công cụ ứng dụng hỗ trợ kinh doanh trực tuyến o Hệ điều hành hỗ trợ hoạt động cho doanh nghiệp o Hệ thống an ninh, bảo mật thông tin, phần mềm diệt vi rút Thiết bị viễn thông: o Điện thoại di động, điện thoại cố định o Máy fax, phụ kiện máy fax o Hệ thống ghi âm o Tổng đài o Bộ đàm o Thiết bị truyền dẫn o Hệ thống giám sát mạng di động, cố định o Cáp quang o Vệ tinh 36 Quản trị rủi ro tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân Thiết bị kỹ thuật số: o Máy chụp ảnh, máy quay phim kỹ thuật số o Thẻ nhớ, card reader o Webcam o Camera quan sát o Bluetooth Thiết bị mạng: o Router, Modem ADSL o Hub, Switch o Card mạng o Fax Modem o UTP-Cable-Dụng cụ mạng o Mạng không dây o Mạng băng thông rộng o Hệ thống mạng đa phương tiện o Hệ thống OEM phụ trợ o Mạng cục bộ, mạng diện rộng Thiết bị văn phịng: o Máy tính PC o Máy tính xách tay o Máy in o Máy chiếu 37 Quản trị rủi ro tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân o Máy photocopy o Máy quét o Máy chủ o Máy chấm công o Thiết bị Báo cháy Thiết bị gia đình: o Màn hình tinh thể lỏng LCD, Plasma o Các loại Tivi o Đầu DVD & HDD o Hệ thống loa dàn âm Giải trí điện tử: o Thiết bị chơi game cầm tay o Trò chơi game trực tuyến o Phần mềm phần cứng hỗ trợ chơi game o Máy nghe nhạc MP3, MP4 loại Công nghệ thông tin xanh o PC o Máy tính xách tay o Trung tâm liệu 3.2.3 Hoạt động truyền thông:  Đêm gala IT – tiến lên công nghệ  Sử dụng mạng xã hội kênh  Website: game đấu giá ngược 38 Quản trị rủi ro tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân  Các hoạt động offine: Roadshow, phát bong bóng, phát vé trực tiếp qua đặt trước  Qua số diễn đàn công nghệ: Tinhte, genk, vnzoom  Qua báo: vnexpress  Qua kênh truyền hình: VTV 3.2.4 Các dịch vụ kèm theo:  Xe bus miễn phí  GIới thiệu khách sạn cho đối tượng xa  Cung cấp địa bệnh viện, hãng hàng không, tư vấn giá cả, trung tâm thương mại  Ngày hội việc làm triễn lãm 3.2.5 Qui trình thực Với nhu cầu cập nhật công nghệ người tiêu dùng, với khát khao tiếp xúc với đối tượng khách hàng mục tiêu tổ chức có sản phẩm cơng nghệ, IDG cho đời Hội thảo triễn lãm kỷ nguyên công nghệ số (VCW) từ năm 2006 Năm 2011 lần thứ 16 VCW diễn IDG triển khai VCW thơng qua nhóm dự án sau đây: 3.2.5.1 Nhóm nội dung: Nhóm nội dung gồm người gồm có trưởng team thành viên, hỗ trợ từ chuyên gia CEO ngành, vị lãnh đạo có hiểu biết định ngành, tổ chức tham gia hội thảo – triễn lãm Nhóm nội dung tiến hành cơng việc sau:  Nội dung Hội thảo quốc gia phủ điện tử:  Đối với hội thảo này, nhóm nội dung có hỗ trợ từ Ban đạo quốc gia CNTT Thông tin Truyền thơng Bên cạnh đó, CEO doanh nghiệp tham gia hôi thảo, ban giám đốc công ty tham gia tham mưu nội dung  Chủ đề triễn lãm mặt hàng cơng nghệ 3.2.5.2 Nhóm sales:  Trong VCW, nhóm sales chịu trách nhiệm bán gian hàng triễn lãm, mời nhà tài trợ khơng tham gia gian hàng mà cịn tài trợ hình thức: nước uống, áo cho nhân viên kiện, …  Nhóm sales nhận nội dung từ nhóm nội dung, gói tài trợ mong muốn: tài trợ chính, tài trợ kim cương, tài trợ tiệc tối, đơn vị tham gia tài trợ thông quan gian hàng, tài trợ nước uống, quà tặng, tài trợ thiết bị viễn thông, internet, tài trợ thẻ đeo, … tiến hành mời gói với đối tác mục tiêu 39 Quản trị rủi ro tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân  Nhóm sales kiêm nhiệm cơng việc truyền thơng qua facebook 3.2.5.3 Về mặt logistic, cơng ty IDG có nhân chuyên phụ trách công tác  Trưởng nhóm hay người phụ trách phân chia cơng việc cho người, kiểm sốt giải có cố xảy Đối với logistic VCW, nhóm phải đảm nhận công việc:  Sắp xếp nơi diễn kiện: địa điểm, thời gian, điều kiện hỗ trợ nhân viên quản lý nơi chốn, bãi giữ xe,…  Liên hệ bên thứ ba công tác chuẩn bị, quản lý tron suốt thời gian trước, sau kiện  Công tác quản lý tài sản ban tổ chức kiện 3.2.6 Như đề cập công tác logistic, bên thứ ba triễn lãm năm 2011, IDG hợp tác với IGS, IDC, MRD để thực công tác sau:  Cung cấp thông tin liên lạc vị quan chức, đối tượng mục tiêu tiệc tối cho nhóm sales  Thực công tác chuyên biệt VCW: xếp vé mời, giao vé, diễu hành đường (roadshow), gọi điện mời đơn vị tham gia, ráp banner, backdrop, dựng sân khấu, booth công ty… thực hiên công tác địa điểm diễn kiện  Nguồn lực khác: thuê số nhân viên thời vụ nhân viên thực tập để hỗ trợ truyền thông, logistic, PR 3.2.7 Các gian hàng tham gia kiện  Tham gia VCW, doanh nghiệp có gian hàng riêng, tùy theo gói độ tài trợ có độ lớn gian hàng tương ứng Doanh nghiệp tham gia có trách nhiệm dựng booth, thiết kế booth mình, lắp ráp khoảng thời gian quy định ban tổ chức Trong trình tham gia set up, thành viên phải liên hệ ban tổ chức để có thẻ vào khu triễn lãm  Năm 2010, số lượng công ty tham gia 104 (event directory 2010) Canon nhà tài trợ chính, gian hàng vị trí cửa vào Các gian hàng có độ lớn khơng Canon gồm: Samsung, Nikon, Sony, VTC, Panasonic, … Cũng năm 2010, gian hàng xếp theo trình tự lớn nhỏ từ ngồi vào Những nhà tài trợ chính, tài trợ kim cương sở hữu gian hàng vị trí thuận lợi – người tham quan thấy trước nhất, ghé thăm trước Đi sâu dần vào gian hàng nhỏ hơn, không náo nhiệt gian hàng phía ngồi, hầu hết gian hàng với sản phẩm chuyên biệt công nghệ giải pháp công nghệ như: Apacer, Logitech, BKAV, … 40 Quản trị rủi ro tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân  Năm 2011, với … gian hàng tham gia, nhà tài trợ Kim Cương Sony có khu để trựng bày, nhà tào trợ vàng Hp có khu để trưng bày sản phẩm Cũng năm 2010, gian hàng từ vào nhỏ dần quy mô  Các hoạt động diễn gian hàng phong phú, doanh nghiệp đầu tư việt thiết kế booth, điển Sony, Hp, Taiwan Excellent Đồng thời, đội ngũ nhân viên thu hút ánh nhìn khách tham quan vẻ ngồi ưa nhìn nụ cười ln thường trực mơi  Các hoạt động gian hàng: giới thiệu sản phẩm mới, tạo nhiều hội để khách tham quan bỏ nhiều thời gian trải nghiệm sản phẩm gian hàng như: cho dùng thử, trưng bày mẫu vật, thực thao tác sử dụng chỗ kèm với kết đạt (Hp cho rửa hình chỗ) Bên cạnh đó, tạo hội để khách tham quan nhớ nhiều sản phẩm thơng qua trò chơi nhỏ, cho khách hàng chạm, cầm, giữ sản phẩm, trình diễn với gian hàng Sony với dịng máy tính C Sử dụng người có ảnh hưởng, cụ thể gian hàng Sony, người mẫu có tiếng Việt Nam trình diễn với dịng máy ảnh … 3.2.8 Khách tham quan  Đối tượng tham gia: o Người tiêu dùng: hướng đến sản phẩm điện tử phục vụ nhu cầu phổ thông o Doanh nghiệp: hướng đến gói sản phẩm lớn, giải pháp CNTT  Khách có vé tham gia: khác đưa vé khu kiểm soát nhận sticker để vào khu triễn lãm  Khách khơng có vé: đăng ký đầy đủ thông tin quầy đăng ký  Số lượng tham gia: o Năm 2010:250.000 lượt khách tham quan (nguồn: báo mới) o Năm 2011: 237.000 lượt khách tham quan (nguồn: ban tổ chức) 3.2.9 Rủi ro khâu: 3.2.10 Nội dung:  Cơng nghệ chưa có Việt Nam, không tiếp nhận thị trường nhiều lý quốc gia, người Hoặc doanh nghiệp có mặt VN chưa triển khai công nghệ  Nội dung mang tính lý tưởng, thuộc chiến lược phận cấp cao công ty, nội dung không hấp dẫn  Sự khó khăn kinh tế dẫn đến doanh nghiệp rút khỏi gian hàng tham gia  Nội dung khơng mang tính đột phá so với năm 2010 41 Quản trị rủi ro tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 3.2.11 Sales – Marketing:       Các gói chào mời khơng hấp dẫn do: chi phí cao, kinh tế trở nên khó khăn Hấp dẫn tình trạng tài doanh nghiệp khơng cho phép Không sales đủ doanh số Tân Hiệp Phát rút tài trợ nước uống Samsung rút tài trợ Các chương trình truyền thơng nhiều số đối tượng quan tâm chủ yếu để lấy quà  Bị nhiễu thông tin từ nhiều bên 3.2.12 Logictic:  SECC từ chối hợp đồng khu vực SECC không đáp ứng kế hoạch  Thiếu sót, hư, mất, khơng phù hợp  Nơi giữ xe khơng đáp ứng khối lượng xe  Thiếu sót, hư, mất: bảng số hiệu hội thảo phủ điện tử 3.2.13 Bên thứ 3:  Cung cấp thông tin: sai thông tin, không đối tượng mục tiêu  Công tác khác: o Thiếu hụt số lượng vé mời o Giao sai địa chỉ, tìm địa khơng có  Q trình set up: dùng cơng cụ như: máy khoan, búa, đinh, cầu thang tăng mức độ nguy hiểm cho người vật, là: trình lắp ráp cổng chào, làm rớt banner chương trình, rách  Lượng ticker dán lên khách tham dự thiếu khiến xảy cố người tham dự 3.2.14 Gian hàng tham gia kiện  Không tham gia chương trình co đăng ký gian hàng: gian hàng bên Hàn Quốc  Kích thước, trang trì khơng đảm bảo hợp đồng  Q trình lắp ráp sơ sài, gây nguy hiểm cho nhân viên, khách hàng  Mở nhạc vượt quy định cho phép, hoạt động gian hàng không lành mạnh, khó kiểm sốt: Sony trình diễn thời trang, HP tổ chức nhảy, Samsung giới thiệu chương trình khuyến mãi, giới số 24h khai trương giới thiệu chương trình khuyến  Xảy số hư hỏng trình diễn nên phải sửa chữa: Asus 42 Quản trị rủi ro tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân 3.2.15 Khách tham quan:  Quên đem theo vé nên phải đăng ký lại  Không đồng ý cung cấp thông tin đăng ký vé chỗ  Gây trật tư an ninh tập trung số gian hàng lớn Sony, HP, HTC, Thế giới số 24h  Một số người muốn nhận quà nên đăng ký nhiều vé lúc  Số người tham dự khơng dự kiến 3.2.16 Báo chí:  Một số bên báo chí khơng mời đến đến để nhận “phí”  Mức độ đưa tin không nhiều  Một số dư luận không tốt nói chương trình: chê, phê phán v.v 3.2.17 Lý khách quan:  Thời điểm tổ chức hè nên lượng lớn đối tượng sinh viên quê nên tham gia  Khu vực tổ chức xa với trung tâm  Chương trình tổ chức từ 9h – 18h30, kết thúc sớm nên số người tham dự tham gia Giải pháp phòng ngừa, hạn chế  Các hoạt động hội chợ triễn lãm nói riêng, M.I.C.E nói chung nên tổ chức vào ngày cuối tuần thời gian tổ chức nên vào tháng quý  Đưa gói gian hàng dịch vụ kèm cụ thể thống để tránh cố hợp đồng hai bên  Cải thiện giải pháp truyền thông hấp dẫn để thu hút người tham dự: sử dụng hội nhóm để gây sức ảnh hưởng, đại sứ, kênh công cụ …  Các sách quy định cho gian hàng cụ thể để tránh xảy cố vi phạm khơng đáng có  Lên danh sách báo chí cụ thể tránh trường hợp “không mời mà đến”, xử lý trường hợp nên nhẹ nhàng, xin thông tin liên hệ, cần châm trước phịng ngừa thêm số phí thêm cho họ để lấy mối quan hệ  Lên danh sách đồ đặc vị trí lưu giữ để tránh thất lạc mát  Kiểm sốt dư luận để tránh thơng tin bất lợi  Với bên thứ yêu cầu hợp đồng điều khoản chặt chẽ tránh xảy số trường hợp khơng đáng có 43 Quản trị rủi ro tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân Hạn chế đề tài:  Đề tài đề cập nhiều hội chợ triễn lãm hội chợ, triễn lãm thường nằm khn khổ Event M.I.C.E  Quy trình thực kiện đưa chưa cụ thể đầy đủ  Một số thơng tin thiếu sót đưa lập luận chưa khách quan  Chỉ đưa trường hợp thực tế để phân tích  Đề tài rời rạc, chưa xuyên suốt thống 44 Quản trị rủi ro tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân LỜI CẢM ƠN Xin chân thành cảm ơn đơn vị IDG hỗ trợ, cung cấp thơng tin, số liệu, hình ảnh cần thiết để nhóm hồn thành Tiểu luận cách tốt Xin chân thành cảm ơn GS.TS Đồn Thị Hồng Vân giúp nhóm có hội tiếp cận với đề tài hấp dẫn Bài tiểu luận số điểm chưa hồn chỉnh, nên Nhóm mong nhận ý kiền đóng góp Cơ 45 ... 2.3 Quy trình tổ chức hội chợ, triễn lãm 12 Quản trị rủi ro tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân Trong quy trình làm event rủi ro xuất tất khâu, nhiên việc quản trị rủi ro nên tập trung... kiện 30 Quản trị rủi ro tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm o GV: Đoàn Thị Hồng Vân thiệp mời Hội thảo thiệp mời Tiệc tối 3.1.2.2 Các đơn vị tài trợ: 31 Quản trị rủi ro tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm 3.2 GV:... Mar 3 Quản trị rủi ro tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân Phần mở đầu: 1.1 Mục đích: Nghiên cứu rủi ro xảy việc tổ chức kiện triển lãm giải pháp cho vấn đề 1.2 Ý nghĩa: Biết rủi rỏ để