Đang tải... (xem toàn văn)
good
Nguồn: Công ty tư vấn Macconsult (www.macconsult.vn) Trang 1/4 Tài liệu chỉ mang tính chất tham khảo. Để ứng dụng trong thực tiễn, Bản mô tả công việc cần được xây dựng trên cơ sở định hướng chiến lược, cơ cấu tổ chức, đặc thù doanh nghiệp và chức năng nhiệm vụ cụ thể mỗi phòng ban. BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH Chức danh công việc: TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH Phòng/ban: HÀNH CHÍNH Tên người đảm nhận: Người quản lý trưc tiếp: Phòng phụ trách về nhân sự điền thông tin: Mã nhân viên: Nhóm lương Bậc lương: Thử việc Dưới 12 tháng Từ đủ 12 - 36 tháng Loại hợp đồng lao động: Không xác định thời hạn Khác Lý do soạn thảo: Soạn mới Đánh giá lại công việc Sửa đổi, cập nhật Khác Lần sửa đổi: Người phê duyệt: Ngày phê duyệt: / / Chức danh: Ngày có hiệu lực: / / MỤC ĐÍCH CỦA CÔNG VIỆC Tham mưu cho Giám đốc và tổ chức thực hiện Công tác hành chính đảm bảo các hoạt động hành chính trong Công ty diễn ra thông suốt và tạo dựng được hình ảnh tích cực của Công ty với các đối tác, tổ chức bên ngoài Công ty. Phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ hoạt động của Phòng. CÁC TRÁCH NHIỆM CHÍNH 1. Tham mưu Giám đốc xây dựng, kiện toàn, cải tiến và tổ chức áp dụng cơ chế quản lý hành chính của Công ty. a. Tham mưu và thiết lập cơ chế điều hành, báo cáo, phản hồi thông tin giữa các cấp quản lý, đơn vị, bộ phận trong Công ty. b. Nghiên cứu xây dựng và hoàn thiện các quy trình, thủ tục, biểu mẫu phục vụ quản lý, điều hành nội bộ. c. Tổ chức phổ biến và hướng dẫn, giám sát các đơn vị thực hiện đúng theo hệ thống đã thiết lập. 2. Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ, và quản lý thông tin nội bộ trong Công ty, thông tin đến và đi CÔNG TY ABC Địa chỉ: Điện thoại: 04 - 12345678 Fax: 04 - 12345678 Email: contact@abc.com Website: w ww.abc.com Nguồn: Công ty tư vấn Macconsult (www.macconsult.vn) Trang 2/4 a. Tổ chức xây dựng, kiện toàn và hướng dẫn nhân viên thực hiện các quy định về soạn thảo, ban hành, lưu trữ văn bản, quản lý thông tin, sử dụng con dấu… b. Chỉ đạo nhân viên soạn thảo các tài liệu theo yêu cầu và kiểm duyệt lần cuối trước khi trình Lãnh đạo Công ty. Chỉ đạo, giám sát thực hiện quy định về sử dụng con dấu. c. Chỉ đạo, giám sát nhân viên thực hiện lưu trữ, bảo mật các thông tin, hồ sơ, chứng từ của Công ty thuộc phạm vi quản lý. d. Chỉ đạo, giám sát nhân viên trong việc tiếp nhận, xử lý các thông tin (điện thoại, fax, thư tín, email… ) đến Công ty và từ Công ty ra bên ngoài. 3. Chỉ đạo, tổ chức quản lý trang thiết bị, phương tiện và cơ sở hạ tầng Công ty a. Tổ chức lập kế hoạch, mua sắm, cấp phát và giám sát sử dụng văn phòng phẩm, máy móc, trang thiết bị văn phòng. b. Tổ chức theo dõi hoạt động của hệ thống máy móc, trang thiết bị, cơ sở hạ tầng văn phòng và khắc phục sửa chữa các sự cố. c. Ký duyệt lệnh điều động và kiểm soát việc sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa, bảo hiểm phương tiện vận chuyển (xe ôtô). d. Giám sát các đơn vị trong việc sử dụng đất đai, nhà xưởng, trang thiết bị, phương tiện… theo quy định của Công ty. 4. Chỉ đạo công tác bảo vệ an ninh trật tự, bảo vệ tài sản, vệ sinh môi trường làm việc a. Tham mưu các hình thức, giải pháp và kế hoạch bảo vệ an ninh trật tự, bảo vệ tài sản, vệ sinh môi trường đối với trụ sở, cơ sở trực thuộc… của Công ty. b. Tổ chức xây dựng, thiết lập các quy định, quy trình kiểm soát an ninh trật tự, bảo vệ tài sản… và hướng dẫn, giám sát các đơn vị thực hiện. c. Chỉ đạo việc lập kế hoạch, tổ chức bảo vệ an ninh trật tự, an toàn tài sản và hướng dẫn, giám sát nhân viên thực hiện. d. Tham mưu và tổ chức xử lý các vụ việc vi phạm, gây rối, thất thoát tài sản của Công ty theo chỉ đạo. Trực tiếp phối hợp với các cơ quan chính quyền địa phương giải quyết các sự vụ nghiêm trọng. e. Tổ chức, giám sát nhân viên và các Công ty cung cấp dịch vụ thực hiện việc dọn dẹp, vệ sinh và trồng cây tại văn phòng, hành lang, khuôn viên của Công ty. 5. Chủ trì và tham gia tổ chức thiết lập, tạo dựng phát triển uy tín, thương hiệu của Công ty. a. Chỉ đạo, tổ chức tiếp đón, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác, làm việc tại Công ty. b. Tiếp nhận yêu cầu và chuyển đến Ban lãnh đạo/các bộ phận giải quyết. Trực tiếp phối hợp giải quyết công việc theo yêu cầu của Ban lãnh đạo. c. Tham mưu cho Giám đốc và phối hợp với bộ phận chuyên môn xây dựng các văn bản tài liệu giới thiệu Công ty và phối hợp tổ chức các chương trình, sự kiện quảng bá hình ảnh Công ty. d. Thiết lập mối quan hệ với các cơ quan truyền thông, báo chí, cơ quan nhà nước. Tham mưu Giám đốc và theo dõi, thực hiện các thủ tục, làm việc với các đối tác, khách hàng… 6. Tổ chức chăm lo đời sống cho cán bộ nhân viên Công ty a. Chỉ đạo các hoạt động phòng chống, khám chữa bệnh, theo dõi, chăm sóc sức khoẻ. Phối hợp với bộ phận nhân sự thực hiện chế độ BHYT cho người lao động. Nguồn: Công ty tư vấn Macconsult (www.macconsult.vn) Trang 3/4 b. Chỉ đạo các hoạt động của nhà ăn tập thể, phục vụ bữa ăn ca tại Công ty cho người lao động. Trực tiếp duyệt thực đơn các bữa ăn hàng tháng và giám sát nhà ăn tổ chức nấu ăn và phục vụ bữa ăn cho CBCNV Công ty. c. Tham gia tổ chức các hoạt động chăm lo đời sống tinh thần cho người lao động: Văn hoá – văn nghệ quần chúng, các phong trào đoàn thể, thi đua khen thưởng… 7. Quản lý, giám sát nhân sự trực thuộc a. Trực tiếp thiết lập mục tiêu, phân công, lập kế hoạch cho các cán bộ, nhân viên trực thuộc. b. Các cán bộ quản lý trực thuộc được đào tạo, phát huy đầy đủ năng lực. Phổ biến chiến lược, quy định và thay đổi đầy đủ, kịp thời cho các cán bộ quản lý trực thuộc. c. Thực hiện chương trình đánh giá đúng quy định. Đề xuất thưởng, nâng hạ lương, điều chuyển phù hợp. d. Bố trí nhân sự đúng người đúng việc và tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực phụ trách. 8. Thực hiện các công việc khác liên quan hoặc theo yêu cầu: a. Tham gia các hội nghị, họp, thảo luận của Công ty. b. Thực hiện đúng chế độ lập kế hoạch và báo cáo hoạt động theo quy định và yêu cầu. c. Tham gia thực hiện các công việc, dự án khác theo chỉ đạo. KẾT QUẢ CÔNG VIỆC CẦN ĐẠT ĐƯỢC 1. Hệ thống thông tin liên lạc, thông tin quản lý trong nội bộ Công ty được quản lý, vận hành đúng quy trình, quy định, thông suốt. 2. Tình hình an ninh trật tự, bảo vệ tài sản của Công ty được kiểm soát chặt chẽ và hạn chế tối thiểu các vụ việc mất trật tự, mất cắp xảy ra. 3. Các phương tiện, trang thiết bị văn phòng luôn hoạt động ổn định, không làm ảnh hưởng đến hoạt động của các phòng ban khác. Phát hiện, sửa chữa kịp thời các sự cố phát sinh. Kế hoạch duy trì, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị, máy móc… được lập, trình phê duyệt đúng thời hạn và giám sát thực hiện đúng yêu cầu. 4. Công tác y tế, khám chữa bệnh, phục vụ bữa ăn ca, vệ sinh môi trường được thực hiện đầy đủ, đúng tiêu chuẩn, quy định của nhà nước và Công ty. 5. Nhân viên hiểu và tuân thủ đúng nội quy, kỷ luật, chế độ báo cáo của phòng. Nhân viên được phân công, giao việc hợp lý, đánh giá và đề xuất khen thưởng, xử phạt công bằng, khách quan đúng quy định. TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ, GIÁM SÁT Chức danh chịu sự quản lý, giám sát: - Chức danh 1 - Chức danh 2 Trực tiếp Có Không Tổng số: người Chức danh chịu sự quản lý, giám sát: - Chức danh 1 - Chức danh 2 Gián tiếp Có Không Tổng số: người Nguồn: Công ty tư vấn Macconsult (www.macconsult.vn) Trang 4/4 CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN Trình độ Đại học Chuyên ngành Quản trị kinh doanh hoặc các các lĩnh vực liên quan. Chứng chỉ Không Kinh nghiệm Có ít nhất 8 năm kinh nghiệm tổ chức và quản lý. Kiến thức Có kiến thức về quản trị hành chính. Hiểu về các quy định pháp luật có liên quan. Có kiến thức về lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Kỹ năng Giao tiếp tốt. Tổ chức tốt. Khả năng Lãnh đạo. Liên kết, thuyết phục, tạo dựng và phát triển mối quan hệ. Làm việc độc lập, chịu áp lực công việc cao. Xử lý các xung đột và mâu thuẫn trong tổ chức. MÔI TRƯỜNG, ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC Thường xuyên làm việc trong văn phòng Thường xuyên phải làm việc: Ngoài trời Trong môi trường nóng, ẩm Di chuyển nhiều Trong môi trường hóa chất Vào ban đêm Khác : CHỮ KÝ Tên người quản lý trực tiếp: Chữ ký: Ngày: Mã số chức danh Tên người phê duyệt: Chữ ký: Ngày: Mã số chức danh Tên người nhận việc: Chữ ký: Ngày: Mã số chức danh Đại diện Phòng Nhân sự: Chữ ký: Ngày: Mã số chức danh . chức năng nhiệm vụ cụ thể mỗi phòng ban. BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH Chức danh công việc: TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH Phòng/ban:. Nguồn: Công ty tư vấn Macconsult (www.macconsult.vn) Trang 1/4 Tài liệu chỉ mang tính chất tham khảo. Để ứng dụng trong thực tiễn, Bản mô tả công việc