ĐẶC ĐIỂM MỘT SỐ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN CHỦ YẾU CỦA CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 1.DOC

ĐẶC ĐIỂM MỘT SỐ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN CHỦ YẾU CỦA CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 1

mở đầu

Qua tình hình nghiên cứu khảo sát tại Công ty Xây dựng số 1 - thuộc Tổng công ty Xây dựng Hà Nội, với sự nỗ lực của bản thân, bằng các công tác tham gia tìm hiểu thực tế dây chuyền công nghệ, đặc điểm về tổ chức sản xuất kinh doanh, tìm hiểu chức năng nhiệm vụ của các phòng ban, tổ chức công tác kế toán tại công ty; kết hợp với những kiến thức tiếp thu đợc trong nhà trờng, đặc biệt sự hớng dẫn chỉ bảo tận tình của cô giáo Phạm Bích Chi, em xin trình bày toàn bộ quá trình khảo sát tại Công ty Xây dựng số 1.

I-/Quá trình hình thành và phát triển Công ty Xây dựng số 1.

Công ty Xây dựng số 1 là một trong số các doanh nghiệp thành viên thuộc Tổng công ty Xây dựng Hà Nội (Bộ Xây dựng) Hiện nay trụ sở của công ty đợc đặt tại 59 phố Quang Trung - Hà Nội Chức năng chủ yếu của công ty là xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp trong phạm vi cả nớc.

Công ty Xây dựng số 1 tiền thân là Công ty Kiến trúc Hà Nội, đợc ra đời ngày 5-8-1958 theo Quyết định số 117 của Bộ Kiến trúc.

Thời kỳ công ty ra đời cũng chính là thời kỳ khôi phục kinh tế ở miền Bắc nớc ta sau 9 năm kháng chiến chống thực dân Pháp, cải tạo xã hội chủ nghĩa và phát triển kinh tế, văn hoá Đáp ứng nhiệm vụ này công ty có hơn 1.000 cán bộ, nhân viên quản lý, hơn 10.000 công nhân trực tiếp sản xuất và đã xây dựng đợc nhiều công trình cho đất nớc (chủ yếu là ở thủ đô Hà Nội) Trong đó có các nhà máy Cao su Sao Vàng, Xà phòng Hà Nội, Thuốc lá Thăng Long, Dệt 8-3, Bê tông Chèm, trờng ĐH Bách Khoa, trờng ĐH Kinh tế Quốc dân, các khu nhà tập thể Kim Liên, Trung Tự, Thợng Đình,

Ngày 7/7/1960 Công ty Kiến trúc Hà Nội đợc đổi tên thành Công ty Kiến trúc khu Nam Hà Nội thuộc Bộ Kiến trúc (nay là Bộ Xây dựng) Thời gian này miền Bắc nớc ta có chiến tranh phá hoại bằng không quân và hải quân của đế quốc Mỹ Nền kinh tế phải chuyển hớng: xây dựng cơ bản phải thu hẹp để tập trung sức ngời, sức của cho cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nớc Vì thế nhiệm vụ chủ yếu của công ty giai đoạn này là xây dựng các công trình phục vụ chiến đấu và phòng tránh bom đạn Mỹ gồm có: hầm chỉ huy và làm việc của Bộ t lệnh phòng không Hà Nội, hàng chục hầm trú ẩn cho các lãnh tụ, các đồng chí lãnh đạo cấp cao của Đảng và Nhà nớc Sau ngày đất nớc hoàn toàn giải phóng (1975) công ty đã tiến hành củng cố, tuyển chọn thêm công nhân, bố trí lực l-ợng khắc phục hậu quả chiến tranh, hoàn thiện các công trình dở dang hay xây dựng lại các cơ sở y tế, thông tin, vận tải đã bị máy bay Mỹ phá hoại nh bệnh viện Bạch Mai, nhà ga Hà Nội,

Ngày 18/3/1977 một lần nữa công ty lại đợc đổi tên thành Công ty Xây dựng số 1 trực thuộc Bộ Xây dựng Lúc này tốc độ xây dựng ở nớc ta đang tăng dần Công ty Xây dựng số 1 cũng góp phần vào sự phát triển đó bằng các công trình nh: bệnh viện nhi Thuỵ Điển, cung văn hoá lao động hữu nghị Việt-Xô, nhà khách văn phòng Quốc hội, Để đáp ứng cho nhu cầu xây dựng ngày càng tăng trên phạm vi cả nớc, ngày 31/3/1983 Tổng công ty Xây dựng Hà Nội đợc

thành lập Từ đó đến nay Công ty Xây dựng số 1 chịu sựu quản lý của cơ quan cấp trên là Tổng công ty Xây dựng Hà Nội.

Tháng 12/1986 Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VI của Đảng cộng sản Việt Nam đã đánh dấu sự nghiệp đổi mới toàn diện trên đất nớc ta, nền kinh tế chuyển sang nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần dới sự quản lý của Nhà n-ớc Việc chuyển đổi cơ chế đã gây ra không ít khó khăn cho công ty, đòi hỏi công ty phải nâng cao hiệu quả, chất lợng sản xuất, chấp nhận cạnh tranh đấu thầu Trong bối cảnh đó từ năm 1989 đến nay, công ty đã phát triển thành một doanh nghiệp mạnh của ngành xây dựng và đã thi công nhiều dự án lớn, yêu cầu kỹ thuật cao, thời gian thi công ngắn Đó là: nhà máy đèn hình HANEL, khách sạn quốc tế Tây Hồ (cao 20 tầng), tháp trung tâm Hà Nội (cao 25 tầng), Một trong những nguyên nhân dẫn tới thành công của công ty là nhạy bén với cái mới, cạnh tranh bằng chất lợng và tiến độ thi công, áp dụng công nghệ và các thiết bị thi công tiên tiến, Công ty ngày càng có uy tín trên thị trờng và đã góp một phần không nhỏ vào ngân sách Nhà nớc, tạo đợc nhiều công việc cho ngời lao động, chăm lo đến điều kiện sống và làm việc của công nhân viên chức toàn công ty.

Một số chỉ tiêu của công ty

Chỉ tiêuvị tínhĐơn Năm 1998Năm 1999năm 2000Dự kiến

Giá trị tổng sản lợng 1.000đ 160.273.000 108.896.252 109.000.000 Doanh thu tiêu thụ 1.000đ 50.153.445 66.913.276 70.000.000 Lợi nhuận để lại công ty 1.000đ 2.114.064 1.902.244 1.069.025

Nh chúng ta đã biết, sản phẩm xây dựng là những công trình nhà cửa đợc xây dựng và sử dụng tại chỗ, sản phẩm mang tính đơn chiếc, có kích thớc và chi phí lớn, thời gian xây dựng lâu dài Xuất phát từ đặc điểm đó nên quy trình sản xuất các loại sản phẩm chủ yếu của Công ty Xây dựng số 1 nói riêng và các công ty xây dựng nói chung có đặc thù là sản xuất liên tục, phức tạp, trải qua nhiều giai đoạn khác nhau (điểm dừng kỹ thuật hợp lý) Mỗi công trình đều có dự toán thiết kế

riêng và phân bổ rải rác ở các địa điểm khác nhau Tuy nhiên hầu hết các công trình đều tuân theo một qui trình công nghệ sản xuất sau:

- Nhận thầu thông qua đấu thầu hoặc giao thầu trực tiếp - Ký hợp đồng xây dựng với chủ đầu t công trình (Bên A).

- Trên cơ sở hồ sơ thiết kế và hợp đồng xây dựng đã đợc ký kết, công ty tổ chức quá trình sản xuất thi công để tạo ra sản phẩm (công trình hoặc hạng mục công trình):

+ San nền giải quyết mặt bằng thi công, đào đất, làm móng.

+ Tổ chức lao động, bố trí máy móc, thiết bị thi công, tổ chức cung ứng vật t + Xây, trát, trang trí, hoàn thiện.

- Công trình đợc hoàn thành dới sự giám sát của chủ đầu t công trình về mặt kỹ thuật và tiến độ thi công.

- Bàn giao công trình hoàn thành và thanh quyết toán hợp đồng xây dựng với chủ đầu t.

2-/ Đặc điểm về tổ chức sản xuất kinh doanh.

Trong cùng một thời gian, Công ty Xây dựng số 1 thờng phải triển khai thực hiện nhiều hợp đồng xây dựng khác nhau trên các địa điểm xây dựng khác nhau nhằm hoàn thành yêu cầu của các chủ đầu t theo hợp đồng xây dựng đã ký kết Với năng lực sản xuất nhất định hiện có, để có thể đồng thời thực hiện nhiều hợp đồng xây dựng khác nhau, Công ty Xây dựng số 1 đã tổ chức lực l-ợng lao động thành 8 xí nghiệp và các ban chủ nhiệm công trình, đội công trình Điều này đã giúp công ty tăng cờng đợc tính cơ động, linh hoạt và gọn nhẹ về mặt trang bị tài sản cố định sản xuất, tận dụng tối đa lực lợng lao động tại chỗ và góp phần giảm chi phí có liên quan đến vận chuyển.

Bên cạnh đó, đặc điểm của sản phẩm xây dựng cũng nh đặc điểm quy trình công nghệ nêu trên có ảnh hởng rất lớn đến tổ chức sản xuất và quản lý trong công ty làm cho công việc này có nhiều điểm khác với các ngành sản xuất khác Điều này đợc thể hiện rõ nét qua cơ chế giao khoán ở đơn vị Nội dung là các công trình hoặc hạng mục công trình mà công ty nhận thầu thi công kể cả công trình do xí nghiệp tự tìm kiếm đều thực hiện theo cơ chế khoán toàn bộ chi phí thông qua hợp đồng giao khoán giữa công ty và các xí nghiệp, đội trực thuộc Cơ chế này đợc cụ thể hoá qua bản quy chế tạm thời với những điểm chính nh sau:

- Mức giao khoán với tỷ lệ từ 86% đến 93% giá trị quyết toán đợc duyệt, số còn lại chi cho các khoản sau:

+ Nộp thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp + Tiền sử dụng vốn ngân sách Nhà nớc.

+ Phụ phí nộp cấp trên và chi phí quản lý công ty + Tiền lãi vay ngân hàng.

+ Trích lập các quỹ của doanh nghiệp.

- Những khối lợng công việc và công trình đặc thù riêng sẽ có tỷ lệ giao khoán riêng thông qua từng hợp đồng giao khoán.

- Các đơn vị nhận khoán phải tổ chức thi công, chủ động cung ứng vật t, nhân lực thi công, đảm bảo tiến độ, chất lợng kỹ thuật, an toàn lao động và phải tính đến các chi phí cần thiết cho việc bảo hành và luân chuyển chứng từ nhằm phản ánh đầy đủ, chính xác, khách quan, kịp thời mọi hoạt động kinh tế phát sinh Cuối quý phải kiểm kê khối lợng sản phẩm dở dang Đơn vị phải lập kế hoạch tháng, quý, năm về nhu cầu vật t, nhân công, phơng tiện thi công và báo cáo về công ty.

- Trong tỷ lệ khoán, nếu đơn vị có lãi sẽ đợc phân phối nh sau: + Nộp cho công ty 25% để nộp thuế thu nhập.

+ Đơn vị đợc sử dụng 75% để lập quỹ lơng và quỹ khen thởng.

- Nếu đơn vị bị lỗ phải tự bù đắp Thủ trởng đơn vị và phụ trách kế toán phải chịu trách nhiệm trớc giám đốc công ty.

III-/ Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty Xây dựng số 1.

Để quá trình thi công xây lắp có thể tiến hành đúng tiến độ đặt ra và đạt đ-ợc hiệu quả kinh tế mong muốn đòi hỏi các doanh nghiệp xây dựng phải có bộ máy quản lý đủ năng lực điều hành sản xuất.

Hiện nay ở Công ty Xây dựng số 1 bộ máy quản lý đợc tổ chức nh sau:

* Ban giám đốc: Giám đốc là ngời có thẩm quyền cao nhất, có trách

nhiệm quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Giúp việc cho giám đốc là 3 phó giám đốc: phó giám đốc kinh tế, phó giám đốc kỹ thuật thi công, phó giám đốc kế hoạch tiếp thị.

- Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật thi công: là ngời chịu trách nhiệm trớc

giám đốc về kỹ thuật thi công của các công trình, chỉ đạo các đội, các công

trình, các bộ phận kỹ thuật, thiết kế biện pháp thi công theo biện pháp kỹ thuật an toàn cho các máy móc, thiết bị, bộ phận công trình, xét duyệt cho phép thi công theo các biện phép đó và yêu cầu thực hiện nghiêm chỉnh các biện pháp đã đợc phê duyệt.

- Phó giám đốc phụ trách kế hoạch đầu t tiếp thị: là ngời đợc giám đốc

công ty giao trách nhiệm về kế hoạch đã xây dựng của công ty và là ngời thay mặt giám đốc phụ trách công tác kỹ thuật và an toàn lao động.

- Phó giám đốc kinh tế: phụ trách các vấn đề kinh tế nh việc sử dụng nguồn

vốn có hiệu quả (nhất là về vấn đề tiền mặt) trên cơ sở các dự án đã có của công ty.

* Các bộ phận chức năng:

- Phòng tài chính - kế toán - thống kê: có nhiệm vụ tham mu về tài chính

cho giám đốc, triển khai thực hiện công tác tài chính kế toán, thống kê và hạch toán cho các công trình và toàn công ty, kiểm tra, giám sát hoạt động tài chính theo pháp luật nhằm phục vụ sản xuất kinh doanh kịp thời có hiệu quả.

Chức năng của phòng là tổ chức công tác kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty Hớng dẫn các đơn vị trong toàn công ty mở sổ sách, ghi chép số liệu ban đầu một cách chính xác, kịp thời đúng với chế độ kế toán hiện hành Tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh của công ty.

Hiện nay thực hiện cơ chế khoán gọn cho các xí nghiệp sản xuất trên cơ sở ký hợp đồng với bên đầu t (Bên A) của công ty, phòng kế hoạch lên kế hoạch cụ thể cho các công trình thi công chi tiết theo các khoản mục, điều kiện và khả năng cụ thể của nội bộ Công ty giao khoán cho xí nghiệp xây dựng và thống nhất với các xí nghiệp về điều khoản cho việc thi công hoàn thành công trình thông qua các hợp đồng làm khoán ở các xí nghiệp: giám đốc xí nghiệp, chủ nhiệm công trình căn cứ vào nhiệm vụ của đội trởng và khả năng điều kiện thực tế của tổ, tiến hành phân công nhiệm vụ và khoán công việc cụ thể cho cán bộ tổ chức sản xuất Cuối tháng hoặc khi hoàn thành hợp đồng làm khoán, xí nghiệp tiến hành tổng kết nghiệm thu đánh giá công việc về số lợng, chất lợng đã hoàn thành của các tổ làm cơ sở thanh toán lơng cho từng tổ sản xuất theo đơn giá trong hợp đồng quy định.

Ngoài ra vì công ty còn chia lực lợng lao động thành các xí nghiệp trực thuộc, nên dới các xí nghiệp lại phân ra thành các bộ phận chức năng: kỹ thuật, tài vụ, lao động tiền lơng, an toàn các đội sản xuất Trong các đội sản xuất phân thành các tổ sản xuất chuyên môn hoá nh: tổ sắt, tổ mộc, tổ nề, tổ lao động

Đứng đầu các xí nghiệp là giám đốc điều hành chịu trách nhiệm trớc giám đốc công ty về hoạt động sản xuất, kỷ luật của đơn vị mình.

- Phòng tổ chức hành chính: chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công

ty và hớng dẫn nghiệp vụ cho phòng tổ chức lao động tiền lơng và thanh tra bảo vệ quân sự của công ty.

+ Chức năng: tham mu giúp cho giám đốc tổ chức và triển khai công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lơng, hành chính.

+ Nhiệm vụ: theo dõi, tổ chức quản lý chặt chẽ cán bộ công nhân viên công tác tại công ty, thực hiện chế độ chính sách lao động và đời sống, các chế độ bảo hiểm xã hội Phòng có quyền thanh tra, kiểm tra thực hiện nhiệm vụ kế hoạch, chính sách pháp luật, lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị hành chính và văn phòng Đồng thời có nhiệm vụ tổ chức khám sức khoẻ định kỳ cho cán bộ công nhân viên trong công ty.

- Phòng kế hoạch đầu t, tiếp thị: tham mu giúp việc cho giám đốc trong quản lý và điều hành công việc thuộc lĩnh vực đầu t tiếp thị.

Nhiệm vụ của phòng là xây dựng kế hoạch định lợng cho sản xuất kinh doanh hàng quý, năm trình giám đốc xem xét quyết định Chủ trì và triển khai kế hoạch đầu t xây dựng cơ bản theo đúng trình tự và thủ tục quy định Lập kế hoạch mua sắm thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh theo định hớng của công ty, tiếp cận thị trờng, thu thập những thông tin về giá cả thị trờng xây dựng để từ đó có định hớng chính xác trong việc lập kế hoạch giá cả cho một công trình cụ thể và đa ra các phơng án đấu thầu hợp lý.

- Phòng kỹ thuật: tham mu giúp việc cho giám đốc, phó giám đốc về kỹ thuật thi công, an toàn lao động, điện máy và nhân sự cho thi công các công trình thuộc công ty quản lý.

Nhiệm vụ của phòng là chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp mọi hoạt động của phòng và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, phó giám đốc, thiết kế mặt bừng sản xuất thi công cho các công trình, xác định khối lợng công trình, lập các hồ sơ kỹ thuật cho công việc đấu thầu công trình và an toàn tổng thể cho các công trình.

Công tác tổ chức sản xuất kinh doanh và mô hình quản lý của công ty đợc khái quát theo sơ đồ sau:

IV-/ Đặc điểm tổ chức kế toán của công ty xây dựng số 1. và theo dõi thanh toán với người bán

Kế toán chi tiền mặt Kế toán tổng hợp

Kế toán tiền gửi ngân hàng theo dõi các khoản

phải trả

* Kế toán tr ởng: là ngời phụ trách chung công tác kế toán toàn công ty, là

ngời chịu trách nhiệm tổ chức chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán toàn công ty, tổ chức hớng dẫn các nghiệp vụ cũng nh việc nghiên cứu triển khai chế độ kế toán hiện hành của Tổng công ty Xây dựng Hà Nội Chịu trách nhiệm trớc giám đốc công ty và Nhà nớc về tổ chức công tác kế toán tài chính, hớng dẫn, kiểm tra tình hình thực hiện các chế độ kế toán của Nhà nớc, lập báo cáo tài chính, xét duyệt các báo cáo kế toán của công ty trớc khi gửi tới cơ quan chức năng, tham gia góp ý kiến với lãnh đạo về hoạt động tài chính để có biện pháp quản lý, đầu t kịp thời, có hiệu quả.

* Kế toán vật t : chấp hành đầy đủ các nguyên tắc, thủ tục về chứng từ, sổ

sách nhập - xuất vật liệu, tính toán và phản ánh kịp thời, chính xác những nghiệp vụ phát sinh Tăng cờng công tác quản lý vật liệu để đảm bảo vật liệu đ-ợc an toàn, đầy đủ, không tham ô lãng phí Giải quyết kịp thời những vấn đề ứ đọng vốn, giám sát việc chấp hành kế hoạch thu mua, cấp phát, dự trữ vật liệu, cung cấp những số liệu cần thiết làm báo cáo thống kê và phân tích kinh tế, kế toán vật t kiêm kế toán công cụ, dụng cụ, thủ quỹ.

* Kế toán tiền l ơng : tổ chức hạch toán ban đầu về lao động tiền lơng, tổ chức

ghi chép ban đầu, ghi sổ kế toán, báo cáo phân tích các thông tin về lao động tiền lơng về văn phòng giám đốc Trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế trong chi phí, từ đó tính lơng phải trả cho các bộ phận, cho các đối tợng Đánh giá kịp thời, đầy đủ, chính xác làm cơ sở hạch toán chi phí sản xuất và giá thành Lựa chọn các hình thức thanh toán hợp lý với đặc điểm yêu cầu quản lý của doanh nghiệp đồng thời cung cấp tài liệu cho việc phân tích hoạt động kinh doanh, tình hình quản lý và sử dụng quỹ lơng, kiêm kế toán các khoản phải thu.

* Kế toán tài sản cố định: có nhiệm vụ quản lý chặt chẽ và sử dụng hợp lý

đầy đủ công suất của tài sản cố định, đặt ra công tác hạch toán tài sản cố định phản ánh đầy đủ, kịp thời và chính xác số lợng tài sản cố định phân bổ chính xác, hợp lý số tiền khấu hao tài sản cố định kiểm tra và sử dụng quỹ khấu hao cơ bản; tính đúng chi phí sửa chữa và giá trị các trang thiết bị thêm để cải tiến kỹ thuật, đổi mới tài sản cố định; tính đúng nguyên giá tài sản cố định.

* Kế toán ngân hàng: phản ánh chính xác, kịp thời đầy đủ số liệu và tình

hình biến động, giám sát chặt chẽ thu - chi quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, ngoại tệ.

* Kế toán tổng hợp: tập hợp các loại chứng từ, tập hợp các chi phí để tính

giá thành cho từng công trình, hạng mục công trình và kế toán nguồn vốn đầu t xây dựng cơ bản.

Về bộ máy tổ chức của công ty còn phân ra thành các xí nghiệp và ban chủ nhiệm công trình lại có một bộ phận kế toán riêng Mỗi bộ phận kế toán này có một nhiệm vụ riêng.

- Bộ phận kế toán ở các ban chủ nhiệm công trình: thu thập và xử lý

chứng từ ban đầu, ghi chép, theo dõi một số sổ chi tiết nh sổ chi tiết vật t, sổ chi tiết tài khoản 131, 331, Định kỳ nộp chứng từ về công ty để kiểm tra, định khoản, nạp vào máy tính.

- Bộ phận kế toán các xí nghiệp trực thuộc: tiến hành mọi công việc kế

toán từ việc tập hợp, xử lý chứng từ ban đầu đến việc tập hợp các báo cáo kế toán gửi về công ty.

* Bộ phận kế toán công ty: trên cơ sở báo cáo do xí nghiệp gửi lên và

chứng từ của ban chủ nhiệm công trình, phòng kế toán công ty tổng hợp số liệu, lập báo cáo chung toàn công ty.

2-/ Tổ chức hệ thống sổ kế toán.

Hình thức kế toán công ty đang áp dụng là hình thức Nhật ký chung.

Sơ đồ hạch toán theo hình thức Nhật ký chung

Báo cáo kế toán

chiếu