1 Luận văn Đặc điểm và tổ chức hoạt động của Cty TNHH Máy tính & Thương mại Tân Quang 2 Lời mở đầu Khi nền kinh tế Thế giới thay đổi, nền kinh tế tập trung đang dần chuyển sang nền kinh tế thị trường, sự quản lý vĩ mô của Nhà nước là không thể thiếu được. Song song với sự thay đổi của nền Kinh tế thị trường là sự ra đời của Công nghệ Tin học. Công nghệ Tin học ra đời đã giúp ích rất nhiều trong công việc quản lý vĩ mô của Nhà nước. Nhưng để có được sự quản lý vĩ mô hoàn thiện, ở mỗi đơn vị cá nhân cần phải có sự quản lý chặt chẽ trong mọi vấn đề như sau: Quản lý nhân sự, Quản lý hàng hoá, Quản lý vật tư, Quản lý sổ sách - chứng từ, Đối với các Doanh nghiệp tư nhân, quản lý là một công việc hết sức quan trọng vì nó có ý nghĩa quyết định đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn về nghiệp vụ quản lý ở Doanh nghiệp Tư nhân, em đã xin vào thực tập tại Cty TNHH Máy tính & Thương mại Tân Quang. Với sự phân công thực tập song song ở hai phòng ban (phòng Kinh doanh & phòng Kế toán), với sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ trong công ty, đồng thời, được sự chỉ bảo tận tình của thầy, em xin mạnh dạn đưa ra một số nội dung báo cáo theo hướng đẫn của nhà trường. Nội dung báo cáo của em được chia thành 2 phần chính : Phần I: Đặc điểm và tổ chức hoạt động của cơ sở thực tập Phần II: Nội dung thực tập Chương I- Nội dung thực tập tại Công ty Tân Quang Chương II- Những vấn đề học được sau đợt thực tập nhận thức. 3 Phần I: Đặc đIểm và tổ chức hoạt Động của cơ sở thực tập. 1.Vài nét giới thiệu về cơ sở thức tập: Công ty TNHH Máy Tính và Thương Mại Tân Quang (Tan Quang Computer and Trading Co, Ltd ) -Tên giao dịch Quốc tế là: Tân Quang Co, Ldt. - được thành lập theo quyết định số 4165 GP/TLDN do uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp ngày 26/03/1999. Giấy phép kinh doanh số 071213 do sở kế hoạch đầu tư Hà Nội cấp ngày 02/04/1999. Tài khoản của công ty Tân Quang số 105952 tại Ngân hàng Thương mại cổ phần Á Châu, chi nhánh Hà Nội. Địa chỉ công ty Tân Quang: 39 Lý Nam Đế – Hoàn Kiếm – Hà Nội – Việt Nam Phone: 04 7339029 – 04 8432649 Fax: 84 4 7338191 2. Các hoạt động chính của Công ty Tân Quang: Công ty Máy Tính và Thương Mại Tân Quang có chức năng kinh doanh đúng như tên gọi của nó: . Nghiên cứu, thiết kế, chuyển giao công nghệ Tin học và ứng dụng vào các công nghệ khác . Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng . Đại lý mua - bán ký gửi hàng hoá Trong đó lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của Tân Quang là lĩnh vực Tin học và chuyển giao công nghệ. Sản phẩm kinh doanh của Công ty là máy tính và các thiết bị Tin học, có hơn 200 mặt hàng mà Công ty kinh doanh bao gồm máy tính và các linh kiện như : bàn phím, màn hình, mực in, chuột, RAM, Case, Internet Card, … với nhiều chủng loại khác nhau. 3. Tư tưởng chủ đạo của công ty: Với khẩu hiệu “ Uy tín - Chất lượng ” , nhiệm vụ chủ yếu của Công ty Tân Quang đặt ra là phải đáp ứng mọi nhu cầu về các sản phẩm tin học và các dịch vụ 4 khác như lắp đặt, sửa chữa, tư vấn, cài đặt một cách tốt nhất.Trong suốt quá trình xây dựng và phát triển, Công ty luôn cố gắng tự hoàn thiện bản thân nhằm mang tới cho khách hàng một dịch vụ đáng tin cậy. Với một hệ thống hỗ trợ kinh doanh được tổ chức khoa học, với một đội ngũ kỹ thuật đựoc đào tạo tốt và có kinh nghiệm, Công ty đã có thể mang lại cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất với chất lượng đảm bảo và giá cả hợp lý. Công ty Tân Quang cũng sẵn sàng hỗ trợ khách hàng để giúp khách hàng có thể đưa ra những quyết định một cách đúng đắn và tối ưu nhất để họ không phải lo lắng nhiều về vấn đề dịch vụ sau bán hàng. 4. Cơ cấu tổ chức của công ty: Công ty tổ chức bộ máy quản lý dựa theo mô hình tập trung để ban lãnh đạo có thể nắm bắt tình hình công ty một cách chính xác và thực tế nhất. 4.1- Sơ đồ tổ chức của công ty: Ngoài ra, tuỳ thuộc theo nhu cầu từng phòng ban mà mỗi phòng ban lại chia nhỏ theo từng nhóm hoạt động riêng lẻ. VD: phòng kinh doanh dược chia thành 3 nhóm: nhóm kinh doanh dự án, nhóm kinh doanh phân phối, và nhóm kinh doanh bán lẻ; còn phòng Kỹ thuật chia thành 2 nhóm chính: kỹ thuật máy tính, và nhóm xử lý, thiết kế phần mềm, … … . Bên cạnh đó Cty Tân Quang cũng quản lý một hệ thống mạng lưới đại lý dày đặc khắp các tỉnh thành, như: - Cửa hàng đại lý 63 Tôn Đức Thắng - Cửa hàng đại lý 39 Lý Thường Kiệt Ban giám c Phòn g Kinh Doan Phòn g Hành Chín Phòn g K Toán Kho Phòn g K Thu t 5 - Cửa hàng đại lý 75 Lê Hồng Phong - Cửa hàng đại lý VH 16 Lý Nam Đế - Cửa hàng đại lý 19C Lý Nam Đế - Công ty ETC - 70 Trần Hưng Đạo - Hải Dương - Công ty BMC -133 Láng Hạ - Hà Nội - Cửa hàng INTE - 11 Lý Nam Đế - … … . 4.2- Đội ngũ nhân viên trong Công ty: Qua nhiều năm hoạt động, số lượng và thành phần cán bộ nhân viên trong các Công ty thường có nhiều thay đổi, nhưng ở Công ty Tân Quang thì thành phần Ban Giám đốc hầu như không có sự đổi thay. Có thể đây cũng là một trong những đặc điểm riêng của các Công ty TNHH. Thành phần chính của Ban Giám đốc Công ty Tân Quang gồm có: - Giám đốc : Trần Thăng Long - Phó Giám đốc : Nguyễn Anh Tuấn - Trưởng phòng kinh doanh : Nguyễn Văn Bình - Trưởng phòng kế toán : Nguyễn Tấn Bình - Trưởng phòng kỹ thuật : Nguyễn Tâm Đắc Công ty Tân Quang còn có đội ngũ cán bộ trẻ tuổi có tinh thần nhiệt huyết cao, 95% có trình độ đại học, tuổi bình quân của công ty là 27. Số lượng nhân viên trong công ty là trên 30 người. 6 5. Cơ sở vật chất và cơ cấu quản lý của Công ty Tân Quang: Vì có chức năng kinh doanh như trên nên Công ty Máy Tính – Thương Mại Tân Quang có một hệ thống máy tính và các thiết bị tin học có cấu hình, màn hình, bộ nhớ,…luôn tối ưu nhất , hiện đại nhất. Số lượng máy tính được sử dụng tại công ty là 10 chiếc. Công ty có sử dụng máy in laser, máy Fax, và có một hệ thống mạng điện thoại mắc nội bộ rất dễ liên lạc khi cần thiết … Các phần mềm thường được sử dụng tại công ty Tân Quang thường là Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook,…. Ngoài ra, khi dùng để cài đặt máy, Công ty cũng sử dụng nhiều phần mềm khác như Foxpro, Pascal,… Để quản lý hệ thống máy tính của mình, công ty sử dụng hệ thống mạng LAN, ngoài ra , công ty cũng nối mạng Internet để liên kết và thu thập được nhiều thông tin hàng ngày. 6. Đơn vị được bố trí thực tập: Là học sinh năm thứ nhất kiến thức còn hạn chế nên đợt thực tập nhận thức tại Công ty Tân Quang lần này của em phần lớn chỉ là trợ giúp cán bộ nhân viên trong công ty. Và vì thế, phòng ban em được phân công thực tập trong đợt thực tập lần này là ở cả Phòng Kinh doanh và Phòng Kế toán. Công việc chính thức thì ở phòng Kinh doanh, nhưng vì đôi khi phòng Kế toán thiếu người nên khi cần em cũng phải qua đó hỗ trợ, thực tập. Phòng Kinh doanh có chức năng chính của Công ty là kinh doanh thiết bị, sản phẩm công nghệ Tin học, buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng phục vụ ngành Tin học, đồng thời, phòng kinh doanh cũng là nơi đại lý mua - bán ký gửi hàng hoá về các thiết bị Tin học có liên quan… Phòng Kế toán tài chính trong công ty có một vị trí rất quan trộng vì nó đảm bảo tài chính, phản ánh chính xác quá trình sản xuất vầ chi phí kinh doanh khác nhằm cung cấp các thông tin để giúp Ban Giám đốc nắm bắt thông tin về tình hình hoạt động của công ty. 7 8 Phần II: Nội dung thực tập Phần nội dung thực tập bao gồm: 2 chương, mỗi chương có một nội dung riêng biệt, nhưng liên hệ rất khăng khít với nhau, hỗ trợ cho nhau. Tất cả các chương đều được tích luỹ cô đọng sau một quá trình học hỏi và đúc rút từ kinh nghiệm thực tập của em, đồng thời đây cũng là những nghiệp vụ cơ bản mà một Kỹ thuật viên Tin học Quản Lý có thể đảm nhiệm. Chương I : Nội dung thực tập tại công ty Tân Quang. A/ Những công việc dược giao tại công ty Tân Quang: Nói chung, ngay từ tuần đầu tiên của đợt thực tập nhận thức này, Ban lãnh đạo và các anh chị cán bộ nhân viên của cơ quan tiếp nhận thực tập (Công ty Máy Tính & Thương Mại Tân Quang) đã tạo điều kiện để em nhanh chóng làm quen với công ty và tiếp cận được với nhưng việc cần làm. Đồng thời, công ty Tân quang cũng sớm coi em như một nhân viên thực sự của công ty nên tín nhiệm giao cho em nhưng công việc khá quan trọng. Ban giám đốc và các anh chị ở phòng kinh doanh, phòng kế toán (là nơi trực tiếp quản lý và hướng dẫn em trong đợt thực tập này) đã phân công cho em những công việc như :  Phòng Kinh doanh (là nơi chính) : - Trực điện thoại - Giao tiếp với khách hàng. - Đi giao dịch với khách hàng . - Theo dõi bảng chấm công. - Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và những giấy tờ cần thiết cho các dự án của công ty - Cập nhật và lập bảng báo giá hàng ngày. - Chuyển phát nhanh các bưu kiện, linh kiện hàng hoá, giấy tờ 9 - Sang các công ty đối tác, hoặc các đại lý phân phối của công ty để nhận và giao hàng hoá. - Gửi và nhận FAX. - Và các công việc khác như: Viết lệnh xuất kho sản phẩm, quản lý hàng hoá, … .  Phòng kế toán ( khi cần) : - Viết phiếu thu. - Viết hoá đơn hàng hoá. - Hỗ trợ nhân viên kế toán hoàn thành sổ sách. - Soạn 1 số giấy tờ có liên quan - Thanh toán tiền thuê bao Điện thoại, cước Internet. - Và một số việc khác Có thể đây mới chỉ là những công việc rất đơn giản của một nhân viên. Nhưng là thực tập sinh năm thứ nhất, với những kiến thức chuyên môn còn hạn hẹp, kinh nghiệm thực tế còn ít nên được phân công những công việc như vậy đã giúp em hiểu rõ hơn những công việc của của một cán bộ, nhân viên bình thường cần làm. Đây sẽ là một tiền đề tốt để cho lần thực tập tốt nghiệp của em được thành công hơn. B/ Tự đánh giá về kết quả thực tập tại công ty Tân quang: 1. Đánh giá về chất lượng hiệu quả công tác cảu bản thân: Với khối lượng công việc được giao như đã nói trên, em tin rằng sẽ không khó để đạt được kết quả tốt. Nhất là khi nhìn nhận và đánh giá lại chất lượng hiệu quả công tác sau 2 tháng thực tập. Có thể nói, ban đầu ngay khi tiếp xúc với công việc, không ai là đạt được kết quả như ý muốn được, ngay cả đối với em cũng vậy. Nhưng nhờ sự giúp đỡ, chỉ bảo của cán bộ hướng dẫn tại công ty và nhờ sự cố gắng học hỏi của bản thân, em đã hoàn thành tốt công việc được giao. Tính cho tới thời điểm kết thúc thực tập, em đã có thể hoàn thành tốt những công việc như: nhập, trình bày và tính toán đầy đủ dữ liệu đối với bảng báo giá (trong Excel); soạn 10 thảo, chỉnh sửa và trình bày văn bản hoặc giáy tờ cần thiết - như: các loại hợp đồng, giấy cam kết,…- (trong Winword); chuẩn bị đầy đủ giấy ở, tài liệu cần thiết cho một bộ hồ sơ dự thầu, …; cập nhật & lập báo giá ( trong Outlook, Excel); nhập dữ liệu và theo dõi sổ sách kế toán, … . 2. Tự đánh giá về ưu khuyết điểm của bản thân về kiến thức, về kỹ năng nghiệp vụ và về ứng xử khi làm việc, sinh hoạt trong đơn vị: Bất kể được phân côn việc gì , em đều cố gắng hoàn thành tốt theo năng lực của mình. Và đôi khi không tránh khỏi những trục trặc nhỏ trong công việc, vì dù sao, mới chỉ là thực tập sinh năm thứ nhất còn non cả về kiến thức lẫn năng lực tiếp xúc với công việc. Tuy nhiên, theo lời nhận xét của ban lãnh đạo và của các anh chị phụ trách tại Cơ sở thực tập (Cty Tân Quang), em xin đưa ra 1 số ưu khuyết điểm của bản thân qua thời gian thực tập : Về ưu điểm, em tự thấy những kiến thức cơ bản về tin học để soạn thảo văn bản, trình bày văn bản, tính toán số liệu trong bảng tính,… hay những kỹ năng cơ bản về giao tiếp ứng xử khi làm việc, sinh hoạt trong đơn vị, … là những điều mà em đã thực hiện khá tốt. Bên cạnh những ưu điểm, em cũng vẫn còn 1 số điều hạn chế, chưa phát huy được trong thời gian thực tập chẳng hạn như: sử dụng các chương trình ứng dụng vào công việc, hay hỗ trợ nhân viên kế toán lập bảng tính lương,… Sở dĩ chưa giải quyết được nhũng hạn chế đó, phần là do kiến thức nghiệp vụ của bản thân chưa sâu, phần là do chương trình được đào tạo đã ít được ưa chuộng trên thực tế. Em tin rằng năm học sau, được học sâu hơn về nghiệp vụ Tin học quản lý, cùng với nỗ lực của bản thân, em sẽ đạt yêu cầu cần thiết của một KTV Tin học Quản lý để giúp ích được nhiều hơn cho cơ sở tiếp nhận thực tập. [...]... sử dụng 10 chiếc máy vi tính, và chúng được kết nối với nhau qua mạng LAN để Ban lãnh đạo Cty dễ dàng quản lý, và nắm bắt được thông tin của từng phòng ban, từng cá nhân Được sự hướng dẫn của các cán bộ nhân viên trong Cty, em đã có dịp đi sâu tìm hiểu về mạng Nay, em xin được trình bày một số đặc điểm chung về mạng như sau: 1 Mạng là gì ? Mạng máy tính (network) là hai hay nhiều máy tính nối với nhau... Bước 3: Nhận và giải mã: Trong bước này, máy nhận các tín hiệu truyền đến, lọc bỏ những thông tin không phải là dữ liệu Bước này được gọi là bước tiếp nhận hay Receiver  Ba bước trên là khái quát quá trình truyền dữ liệu giữa hai máy tính trong mạng Nhờ những đặc điểm và lợi ích của mạng đem lại, nên không chỉ Cty Tân Quang mà còn rất nhiều các cơ quan, xí nghiệp, trường học, và các tổ chức khác cũng... Tìm hiểu cơ sở chung về mạng I / Cách nhập liệu và trình bày văn bản trên Microsoft Word: Đặt vào thực tế của Cty Máy tính – Thương mại Tân Quang, để nhập liệu báo giá mà không cần tính toán, hay soạn thảo các hồ sơ, hợp đồng, giấy cam kết, …, nhân viên trong công ty chỉ việc mở phần mềm Microsoft Word ra và trình bày một văn bản theo mẫu đã lưu sẵn trong máy Công việc đơn giản, nhanh nhẹn mà lại đạt... lý nào đó và cho phép các máy dùng chung dữ liệu và các thiết bị của nhau Các tệp dữ liệu (văn bản, hình ảnh, chương trình…) và các thiết bị như (ổ đĩa, máy in,…) được gọi chung là tài nguyên (resource) trên mạng 2 Lợi ích của mạng: 13 - Giảm số máy in, số lượng ổ đĩa, giản tối đa cấu hình của máy trạm(workstation) - Nhờ mạng, thông tin, dữ liệu chỉ cần nhập một lần, lưu giữ ở một máy và các máy khác... Chi 5400 95400 2000 Tổng 93400 93400 Trong đó, cột ghi số tiền tồn trong quỹ luôn được định sẵn bằng một công thức Kế toán, nên ta chi việc nhập dữ liệu cần thiết còn cột ghi tồn sẽ theo công thức và tự tính ra số tiền còn tồn trong ngân quỹ Cty III/ Tìm hiểu cơ sở chung về mạng: Như đã giới thiệu trong mục 5, phần I về Cơ cấu quản lý hệ thống máy tính của Cty Tân Quang, Cty Tân Quang có một hệ thống... nhanh nếu dung tích Ram và dung tích ồ cứng lớn Máy chủ khác với các máy tính thông thường ở các điểm sau: - Dung tích RAM và ổ cứng lớn (RAM 64 Mb-516 Mb) - Tốc độ làm việc nhanh - Có nhiều CPU - Được thiết kế sẵn các khả năng phòng ngừa các sự cố 5 .Máy trạm (Workstation): Các máy workstaion không có yêu cầu gì đặc biệt nếu chúng ta chỉ sử dụng nó vào việc tính toán sử lý thông thường, tuy nhiên để tránh... kiểu trên 4 Máy chủ (Server): Máy chủ (server) có vai trò đặc biệt quan trọng trong hệ thống mạng, nó được cài đặt để điều hành mạng Máy chủ thường xuyên phải tiếp nhận, phân tích các yêu cầu khác nhau của client về tài nguyên và đáp ứng yêu cầu này, vì vậy phải đòi hỏi dung tích bộ nhớ phải lớn, tốc độ đủ nhanh, phải có độ tin cậy và ổn định cao Máy chủ sẽ làm việc nhanh nếu dung tích Ram và dung tích... đó các máy có vai trò ngang nhau trong qúa trình khai thac tài nguyên, máy này có thể yêu cầu máy kia cung cấp tài nguyên và ngược lại Trong mạng không có máy nào được coi là máy chủ, các quyền hành đều ngang nhau Sơ đồ H.1 cho ta ý niệm về mạng Peer To Peer 14 Mạng Peer To Peer H.1 - Loại mạng khách/chủ (client/server) Mạng client/sever là mạng có ít nhất một máy gọi là máy chủ (server), ở máy này... này có cài đặt hệ đIều hành mạng (network operating system), máy này có chức năng điều khiển phân chia tài nguyên theo yêu cầu của các máy khác Loại mạng hỗn hợp (kết hợp mạng bình đẳng và clien/server), là mạng mà trong quá trình khai thác tài nguyên các máy có lúc quan hệ với nhau bình đẳng, có lúc quan hệ theo kiểu khách chủ Đặc điểm của loại mạng này là mạng Window NT b) Phân loại mạng theo quy... xí nghiệp, trường học, và các tổ chức khác cũng dùng hệ thống mạng trong công tác quản lý của mình 18 Lời kết Trải qua hai tháng thực tập nhận thức tại Cty Máy Tính - Thương Mại Tân Quang, mặc dù có những công việc được giao là ngoài chuyên môn nhưng em cảm thấy thật vui vì đã thu được một khối lượng kiến thức, và kinh nghiệm khá thú vị từ thực tế xã hội Sở dĩ, em nói là “những công việc được giao là . 1 Luận văn Đặc điểm và tổ chức hoạt động của Cty TNHH Máy tính & Thương mại Tân Quang 2 Lời mở đầu Khi nền. I: Đặc đIểm và tổ chức hoạt Động của cơ sở thực tập. 1.Vài nét giới thiệu về cơ sở thức tập: Công ty TNHH Máy Tính và Thương Mại Tân Quang (Tan Quang