UBND TỈNH HẬU GIANG TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG NGUYỄN QUỐC THỂ BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG MSSV: D64K203067 Lớp: Quản trị Văn phịng Khóa: 2007- 2010 Năm học 2009- 2010 Hậu Giang, năm 2010 http://www.ebook.edu.vn LỜI NGỎ http://www.ebook.edu.vn TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN I TÓM TẮT LỊCH SỬ BẢN THÂN: Họ tên sinh viên: Nguyễn Quốc Thể Ngày tháng năm sinh: ngày 15 tháng 10 năm 1989 Quê quán: xã Phương Phú, huyện Phụng Hiệp, tỉnh Hậu Giang Nơi cư trú: ấp Phương An A, xã Phương Phú, huyện Phụng Hiệp, tỉnh Hậu Giang Số chứng minh nhân dân: 363583823 Số điện thoại: 0167.92.93.234 Địa liên lạc: ấp Phương An A, xã Phương Phú, huyện Phụng Hiệp, tỉnh Hậu Giang II THÔNG TIN KHÁC: Mã số sinh viên: D64K203067 Lớp: Quản trị Văn phịng Khóa học: 2007- 2010 Số điện thoại: 0167.92.93.234 Địa liên lạc: ấp Phương An A, xã Phương Phú, huyện Phụng Hiệp, tỉnh Hậu Giang Rạch Gòi, ngày tháng năm 2010, Người báo cáo Nguyễn Quốc Thể http://www.ebook.edu.vn TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP I THÔNG TIN VỀ CƠ QUAN: Tên quan, đơn vị thực tập: Trường Cao đẳng Cộng đồng Hậu Giang Thủ trưởng quan, đơn vị thực tập: - Hiệu trưởng: Hà Hồng Vân - Hiệu phó: Trần Thị Tư Điện thoại: 0711.3930838 Địa quan: Số 286, QL61, Thị trấn Rạch Gòi, Huyện Châu Thành A, Tỉnh Hậu Giang II THÔNG TIN KHÁC: Họ tên cán hướng dẫn: Chức vụ: Điện thoại: 0711.3930838 Địa liên hệ: phịng Hành Tổ chức Trường Cao đẳng Cộng đồng Hậu Giang http://www.ebook.edu.vn NỘI DUNG THỰC TẬP PHẦN MỘT LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, TÌNH HÌNH HOẠT VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CƠ QUAN A GIỚI THIỆU VỀ TRƯỜNG: Thủ tướng Chính phủ đạo tổng kết mơ hình trường cao đẳng đẳng cộng đồng sau năm thí điểm rút mơ hình tối ưu, mục tiêu phấn đấu cho nhiều địa phương việc đào tạo nguồn nhân lực chỗ, đa cấp, đa ngành Nghị Quyết Hội Nghị Ban Chấp hành Trung Ương Đảng lần hai (Khoá VIII) lần sáu (khoá IX) đề Đồng thời giải pháp hữu hiệu cho địa phương nghèo muốn có trường cho em học đại học tốn kém, đồng thời tăng số lượng nữ nông thôn vào đại học Hy vọng Trường CĐCĐ giải pháp quan trọng để quy hoạch mạng lưới trường CĐ, ĐH Bộ giáo dục Đào tạo trở nên khả thi Vì nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế xã hội tỉnh nhà sau chia tách nên ngày 01 tháng năm 2005 Bộ Trưởng Bộ GD & ĐT ký Quyết định số 4128/QĐ-BGD&ĐT thành lập Trường CĐ Cộng đồng Hậu Giang Trường đời nhằm mục đích đào tạo nguồn nhân lực có tay nghề trình độ để phục vụ cơng xây dựng q hương ngày giàu đẹp phát triển sánh vai tỉnh bạn khu vực miền Tây nước Trường sở giáo dục công lập, thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Hậu Giang, chịu quản lý nhà nước giáo dục đào tạo Bộ Giáo dục Đào tạo; Trường có tư cách pháp nhân, dấu, tài khoản riêng Về sở vật chất, Trường có 02 sở: Cơ sở thị xã Vị http://www.ebook.edu.vn Thanh, có Trung tâm Tin học – Ngoại ngữ hoạt động giảng dạy, thi cấp chứng Tin học, Ngoại ngữ trình độ A, B, C; Cơ sở huyện Châu Thành A sở Trường, nơi tập trung lớp học, phịng máy vi tính, khu nhà làm việc…Hiện nay, Trường kết hợp với quan chức triển khai thiết kế cơng trình xây dựng diện tích 49 UBND Tỉnh cấp thị xã Vị Thanh Trường Cao đẳng Cộng đồng Hậu Giang có chức đào tạo cán trình độ cao đẳng trình độ thấp hơn; bồi dưỡng nâng cao trình độ văn hóa học vấn, chuyên môn, nghiệp vụ cho người lao động nhằm tạo điều kiện cho người lao động có thêm hội tìm kiếm việc làm Đồng thời, Trường cịn liên kết, liên thông với trường Đại học đào tạo Cử nhân, Kỹ sư ngành kinh tế, kỹ thuật, nông nghiệp phục vụ cho nhu cầu nhân lực đa dạng tỉnh Hậu Giang khu vực Đồng sơng Cửu Long Trường có chức chính: dạy nghề, liên thông giáo dục thường xuyên Chức đào tạo nghề: Thống việc đào tạo trung cấp, cao đẳng trung tâm giáo dục thường xuyên tỉnh vào trường CĐCĐ Đào tạo tất ngành nghề mà xã hội có nhu cầu (kể đào tạo giáo viên cấp) Có thể liên kết với đại học vùng đào tạo ngành mà trường chưa đủ khả năng, theo hình thức quy khơng quy Đảm nhận việc bồi dưỡng tay nghề, xác định tay nghề bậc trung cấp cao đẳng cho công nhân lao động doanh nghiệp Trường CĐCĐ vùng khó khăn nên phải liên kết đào tạo năm đầu cho trường đại học (đóng thành phố lớn) sau thực việc liên thơng, chuyển tiếp để sinh viên hồn tất khố trình đại học Chức liên thơng: http://www.ebook.edu.vn Trên giới, việc liên thông (articulation) sở đào tạo bậc đại học ghi nhận số nước phát triển Anh, Đài Loan, Nhật Bản, New Zealand, Australia,…, Hoa Kỳ Ban đầu liên thơng thực đại học nhỏ (có chương trình đào tạo năm) đại học lớn (có chương trình đào tạo năm, hay nhiều hơn) tạo điều kiện cho người học, xong chương trình đào tạo năm, sau chuyển tiếp (transfer) đến trường khác hồn tất chương trình đào tạo khác cao hơn, ngành khác ngành, để đạt văn cao cử nhân (bachelor) hay kỹ sư (engineering), trường thừa nhận số kinh nghiệm học tập (quy thành tín chỉ) có kết tốt, tích lũy q trình học tập trước Hiện nay, liên thông thực rộng rãi đa dạng, coi phương cách đào tạo hữu hiệu tiết kiệm nhằm giúp người học thực nguyện vọng học tập suốt đời, giúp cho quốc gia muốn mở rộng cánh cửa đại học cho số đông, đẩy nhanh tiến độ xây dựng xã hội học tập Thực hình thức liên thông sau: Liên thông“lên”: để nhận văn cao Trường hợp liên thông ngành nghề xin tạm gọi liên thông “dọc” Không ngành nghề tạm gọi liên thông “xiên” Thời gian đào tạo liên thông “xiên- lên” hiển nhiên dài thời gian đào tạo liên thơng “dọc-lên” cần học chuyển đổi Liên thông lên để lấy cử nhân, cao đẳng, để học tiếp 2-3 năm lại với trường liên kết đào tạo bậc đại học, để chuẩn hoá trình độ đại học cho giáo viên Các trường Sư phạm kỹ thuật đào tạo giáo viên dạy nghề cho địa phương từ người có trình độ cao đẳng nghề kỹ sư từ hình thức liên thông http://www.ebook.edu.vn Liên thông“ngang”: để nhận cấp thứ hai bậc Trường hợp cần học thêm học phần thiếu để nhận cấp Liên thông“xuống”: để nhận cấp dù thấp hữu dụng người học Cũng chia liên thông “dọc- xuống” (cùng ngành nghề) liên thông “xiên- xuống” (trái ngành nghề) Thường diễn sinh viên theo đuổi việc học đại học cao đẳng Liên thông ngang xuống cần cho người lao động muốn chuyển đổi nhanh ngành nghề theo yêu cầu thu nhập hay hoàn cảnh Chức giáo dục thường xuyên: Trường sở đào tạo nghề hợp từ nhiều sở đào tạo địa phương nên có trang thiết bị tốt tiếp tục đầu tư tập trung Cùng với chức liên thông, trường đảm trách công việc trung tâm giáo dục thường xuyên Từ đảm trách việc dạy nghề thuộc lĩnh vực khoa học- công nghệ Một lĩnh vực mà địa phương cần Học hành hay ngồi hành chính, ban đêm Sinh viên trường CĐCĐ cò thể học sinh vừa tốt nghiệp THPT, họ vào để học nghề bậc trung cấp, cao đẳng, học chương trình liên kết để chuyển tiếp lên đại học Ngoài ra, sinh viên trường CĐCĐ cịn có người làm việc (tại chức), họ thường theo học lớp ban đêm ngoại ngữ, tin học; học liên thông nhận cấp để chuyển ngành hay chuẩn hoá, nâng cao tay nghề Sinh viên trường CĐCĐ người lớn tuổi, người có đại học… Trường vận hành theo hướng thực hành- ứng dụng Việc mở ngành đào tạo phải theo nhu cầu xã hội đáp ứng thị trường lao động Mục tiêu đào tạo trọng nhiều vào thục kỹ đáp ứng tiến công nghệ http://www.ebook.edu.vn Cơ cấu Nhà trường bao gồm: Chi Cơng đồn Đồn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Ban Giám hiệu Khoa Sư phạm Khoa Kinh tế, Công nghệ, Kỹ thuật Khoa Khoa học Trung Tâm Tin học Ngoại ngữ Tổ trị Phịng Hành Tổ chức Phịng Đào tạo Phịng Khảo thí Phịng Kế hoạch Tài vụ Phòng Nghiên cứu Khoa học- hợp tác quốc tế Phòng Quản trị, Thiết bị, Thư viện Phịng Cơng tác trị, pháp luật, y tế B QUY MÔ ĐÀO TẠO I HỆ CHÍNH QUY 1/ Bậc đại học: Đào tạo Đại học sở tỉnh Hậu Giang Trường Đại học Cần Thơ giảng dạy cấp phát tốt nghiệp STT KHỐI MÃ NGÀNH/ CHUYÊN NGÀNH THI ĐKTS A 130 Xây dựng Dân dụng Công nghiệp A, D 420 Kế toán tổng hợp 421 Tài ( TC – NH, TC – A, D Doanh nghiệp) A, D 422 Ngoại thương A, C 520 Luật ( Hành chính, Tư pháp, Thương mại) 1 http://www.ebook.edu.vn CHỈ TIÊU 60 60 100 60 160 756 D 2/ Bậc cao đẳng: Anh văn 60 Trường đào tạo, tuyển sinh nước, riêng ngành Sư phạm Giáo dục Mầm non tuyển thí sinh có hộ thường trú tỉnh Hậu Giang STT KHỐI MÃ NGÀNH/ CHUYÊN THI ĐKTS NGÀNH A 01 Tin học ứng dụng 02 Tiếng Anh D 03 Quản trị văn phòng C, D 04 Kế toán A, D 05 Dịch vụ Thú y B 06 Sư phạm Giáo dục Mầm non M,C, D 07 Quản trị kinh doanh A, D 08 Tài – Ngân A, D hàng 1 CHỈ TIÊU 50 50 100 80 80 80 1 3/ Bậc trung cấp chuyên nghiệp: Kế toán Dịch vụ Thú y 4/ Đào tạo liên thơng cao đẳng: 1.Kế tốn 2.Dịch vụ thú y 3.Sư phạm Giáo dục Mầm non 4.Tin học 5/ Bậc cao đẳng vừa làm vừa học: 1.Kế toán 2.Sư phạm Giáo dục Mầm non 6/ Bậc trung cấp chuyên nghiệp vừa làm vừa học: Kế toán Dịch vụ Thú y II LIÊN KẾT ĐÀO TẠO HỆ VỪA LÀM VỪA HỌC http://www.ebook.edu.vn 100 100 3/ Nghiệp vụ quản lý văn đến: * Tiếp nhận, đăng ký văn đến: Tiếp nhận văn đến: Khi tiếp nhận văn chuyển đến từ nguồn, người làm văn thư quan, tổ chức (sau gọi chung là.cán văn thư) người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến trường hợp văn chuyển đến làm việc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v ; văn mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Nếu phát thiếu bì, tình trạng bì khơng cịn ngun vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với bì văn có đóng dấu ''Hoả tốc'' hẹn giờ), phải báo cáo cho người giao trách nhiệm giúp người đứng đầu quan, tổ chức quản lý công tác văn thư (sau gọi tắt người giao trách nhiệm); trường hợp cần thiết, phải lập biên với người đưa văn Đối với văn đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng, cán văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn bản, v.v…; trường hợp phát có sai sót, phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến: Sau tiếp nhận, bì văn đến phân loại sơ xử lý sau: - Loại khơng bóc bì: bao gồm bì văn gửi cho tổ chức Đảng, đoàn thể quan, tổ chức bì văn gửi đích danh người nhận, chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với bì văn gửi đích danh người nhận, văn liên quan đến công việc http://www.ebook.edu.vn chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký - Loại cán văn thư bóc bì: bao gồm tất loại bì cịn lại, trừ bì văn có đóng dấu chữ ký hiệu độ mật (bì văn mật); - Đối với bì văn mật, việc bóc bì thực theo quy định Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công an hướng dẫn thực Khi bóc bì văn cần lưu ý: - Những bì có đóng dấu độ khẩn cần bóc trước để giải kịp thời; - Không gây hư hại văn bì; khơng làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện; cần sốt lại bì, tránh để sót văn bản; - Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì; trường hợp phát có sai sót, cần thơng báo cho nơi gửi biết để giải quyết; - Nếu văn bán đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu văn bì với phiếu gửi; nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; - Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần kiểm tra, xác minh điểm văn mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn cần giữ lại bì đính kèm với văn để làm chứng Đóng dấu ''Đến", ghi số ngày đến: Văn đến quan, tổ chức phải đăng ký tập trung văn thư, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức hoá đơn, chứng từ kế toán v.v http://www.ebook.edu.vn Tất văn đến thuộc diện đăng ký văn thư phải đóng dấu "Đến"; ghi số đến ngày đến (kể đến trường hợp cần thiết) Đối với Fax cần chụp lại trước đóng dấu ''Đến''; văn đến chuyển phát qua mạng, trường hợp cần thiết, in làm thủ tục đóng đấu ''Đến" Đối với văn đến không thuộc diện đăng ký văn thư khơng phải đóng dấu "Đến" mà chuyển cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải Dấu "Đến" đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống, số, ký hiệu (đối với văn có ghi tên loại), trích yếu nội dung (đối với cơng văn) vào khoảng giấy trống phía ngày, tháng, năm ban hành văn Đăng ký văn đến: Văn đến đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu văn đến máy vi tính - Đăng ký văn đến sổ: đăng ký văn đến Tuỳ theo số lượng văn đến hàng:năm, quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập loại sổ đăng ký cho phù hợp Đối với quan, tổ chức tiếp nhận 2000 văn ổan đến năm cần lập hai loại sổ sau: - Sổ đăng ký văn đến (dùng để đăng ký tất loại văn bản, trừ văn mật); - Sổ đăng ký văn mật đến Những quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến 5000 văn đến năm, nên lập loại sổ sau: - Sổ đăng ký văn đến Bộ, ngành, quan trung ương; - Sổ đăng ký văn đến quan, tổ chức khác; http://www.ebook.edu.vn - Sổ đăng ký văn mật đến Đối với quan, tổ chức tiếp nhận 5000 văn bán đến năm cần lập sổ đăng ký chi tiết hơn, theo số nhóm quan giao dịch định sổ đăng ký văn mật đến Những quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều khiếu nại, tố cáo lập sổ đơn, thư đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn, thư khơng nhiều nên sử dụng sổ đãng ký văn đến để đăng ký Đối với quan, tổ chức hàng tiếp nhận, giải số lượng đơn yêu cầu dịch vụ hành cơng u cầu, đề nghị khác quan, tổ chức cơng dân cần lập thêm sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định pháp luật + Đăng ký văn đến Mẫu sổ việc đăng ký đơn thư phải thực theo quy định nhà nước - Đăng ký văn máy vi tmh sử dựng chương trmh quản lý văn * Trình chuyển giao văn đến Trình văn đến: Sau đăng ký, văn đến phải kịp thời trình cho người đứng đầu quan, tổ chức người người đứng đầu quan, tổ chức giao trách nhiệm để xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Người có thẩm quyền, vào nội dung văn đến; quy chế làm việc quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến đạo giải thời hạn giải văn Đối với văn đến liên quan đến nhiều đơn vị nhiều cá nhân cần xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, đơn vị cá nhân tham gia thời hạn giải đơn vị, cá nhân (nếu cần) http://www.ebook.edu.vn Ý kiến phân phối văn ghi vào mlục ("chuyển" dấu '"Đến" Ý kiến đạo giải thời hạn giải văn đến cần ghi vào phiếu riêng Mẫu phiếu giải văn đến quan, tổ chức quy định cụ thể Sau có ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền, văn đến chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn đến, sổ đăng ký đơn, thư vào trường tương ứng sở liệu văn đến Chuyển giao văn đến: Văn đến chuyển giao cho đơn vị cá nhân giải vào ý kiến người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn đến cần bảo đảm yêu cầu sau: - Nhanh chóng văn cần'được chuyển cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải ngày, chậm ngày làm việc tiếp theo; - Đúng đối tượng: văn phải chuyển cho người' nhận; - Chặt chẽ: chuyển giao văn phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu người nhận văn phải ký nhận; văn đến có đóng dấu "Thượng khẩn" "Hoả tốc" (kể "Hoả tốc" hẹn giờ) cần ghi rõ thời gian chuyển Cán văn thư đơn vị người thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau tiếp nhận văn đến, phải vào sổ đăng ký đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét cho ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải Căn vào ý kiến thủ trưởng đơn vị, văn đến chuyển cho cá nhân trực dõi, giải Khi nhận Fax văn chuyển qua mạng, cán văn thư phải đóng dấu ''Đến'', ghi số ngày đến (số đến ngày đến số thứ tự ngày, tháng, năm đăng ký Fax, http://www.ebook.edu.vn văn chuyển qua mạng) chuyển cho đơn vị cá nhân nhận Fax, văn chuyển qua mạng Tuỳ theo số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức định việc lập sổ chuyển giao văn đến theo hướng dẫn sau: - Đối với quan, tổ chức tiếp nhận 2000 văn đến năm nên sử dụng sổ đăng ký văn đến để.chuyển giao văn bản; - Những quan, tổ chức tiếp nhận 2000 văn đến năm cần lập sổ chuyển giao văn đến * Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Giải văn đến: Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định cụ thể quan, tổ chức; văn đến có đóng dấu độ khẩn, phải giải khẩn trương, không chậm trễ Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức cho ý kiến đạo giải quyết, đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải văn đến có ý kiến đề xuất đơn vị, cá nhân Đối với văn đến có liên quan đến đơn vị cá nhân khác, đơn vị cá nhân chủ trì giải cần gửi văn văn (kèm theo phiếu giải văn đến có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền) để lấy ý kiến đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét, định, đơn vị cá nhân chủ trì phải trình kèm văn tham gia ý kiến đơn vị, cá nhân có liên quan Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến: http://www.ebook.edu.vn Tất văn đến có ấn định thời hạn giải theo quy định pháp luật quy định quan, tổ chức phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến: - Người giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc đơn vị, cá nhân giải văn đến theo thời hạn quy định; - Căn quy định cụ thể quan, tổ chức, cán văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn đến, bao gồm: tổng số văn đến; văn đến giải quyết; văn đến đến hạn chưa giải v.v để báo cáo cho người nhiệm Trường hợp quan, tổ chức chưa giao trách ứng dụng máy vi tính để theo dõi Việc giải văn đến cán văn thư cần lập sổ để theo dỏi việc giải văn đến Đối với văn đến có đóng đấu “Tài liệu thu hồi”, cán văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định 4/ Nghiệp vụ quản lý văn đi: Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản: Trước thực công việc để phát hành văn bản, cán văn thư cần kiểm tra lại thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát có sai sót, phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải Ghi số ngày, tháng văn bản: Ghi số văn bản: Tất văn quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đánh số theo hệ thống số chung quan, tổ chức văn thư thống quản lý Ghi ngày, tháng văn bản: Việc ghi ngày, tháng văn thực theo quy định pháp luật http://www.ebook.edu.vn Nhân bản: Văn nhân theo số lượng thời gian quy định Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật Đóng dấu quan: dấu đóng phải rõ ràng ngắn trùm lên phần ba chữ ký Đóng dấu độ khẩn, mật: thực theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Đăng ký văn Lập sổ đăng ký văn đi: Căn tổng số số lượng loại văn hàng năm, quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn cho phù hợp Lập sổ Đăng ký văn việc đăng ký văn phải thực theo trình tự pháp luật quy định Làm thủ tục phát hành văn bản: Lựa chọn bì: Tuỳ theo số lượng, độ dày khổ giấy kích thước bì cho phù hợp Bì văn cần làm loại giấy dai, bền, khó thấm nước, khơng nhìn thấu qua có định lượng từ 80gram/m2 trở lên Trình bày bì viết bì Vào bì dán bì: Tùy theo số lượng độ dày văn mà lựa chọn cách gấp văn để vào bì Khi gấp văn cần lưu ý để mặc giấy có chữ vào vào Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn Khi dán bì, cần lưu ý khơng để hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải dán kín khơng bị nhăn Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật dấu khác lên bì: Trên bì văn khẩn phải đóng dấu độ khẩn đóng văn bì http://www.ebook.edu.vn dấu độ khẩn Việc đóng dấu ''Chỉ người có tên bóc bì'' dấu chữ ký hiệu độ mật bì văn luật thực theo quy định khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) Chuyển phát văn đi: Chuyển giao văn nội quan: Tuỳ theo số lượng văn chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân nội quan, tổ chức cách tổ chức chuyển giao (được thực văn thư cán văn thư trực tiếp chuyển đến đơn vị, cá nhân), quan, tổ chức định lập sổ riêng sử dụng sổ đăng ký văn để quan, tổ chức định lập sổ riêng sử dụng sổ đăng ký văn để chuyển giao văn theo hướng dẫn: - Nếu quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao nội nhiều việc chuyển giao văn thực tập trung văn thư cần lập sổ chuyển giao riêng - Đối với quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao việc chuyển giao văn cán văn thư trực tiếp thực hiên nên sử dụng sổ đăng ký văn để chuyển giao văn bản, cần bổ sung cột ký nhận vào sau cột ''Nơi nhận văn bản'' Chuyển giao trực tiếp cho quan, tổ chức khác: Tất văn cán văn thư giao liên quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho quan, tổ chức khác phải đăng ký vào sổ Chuyển phát văn qua bưu điện: Tất văn chuyển phát qua hệ thống bưu điện phải đăng ký vào sổ (mẫu sổ việc vào sổ thực theo hướng dẫn Phụ lục X sổ gửi văn bưu điện kèm theo Công văn này) Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận đóng dấu vào sổ Chuyển phát văn máy Fax, quan mạng: Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển cho http://www.ebook.edu.vn nơi nhận máy Fax chuyển qua mạng, sau phải gửi văn có giá trị lưu trữ Chuyển phát văn mật: Việc chuyển phát văn mật thực theo quy định Điều 10 Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP quy định khoản Thông tư số 12/2002/TTBCA(A11) Theo dõi việc chuyển phát văn đi: Cán văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi: Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Việc xác định văn cần lập phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký văn định; Đối với văn có đóng dấu ' Tài liệu thu hồi'', phải theo dõi, thu hồi thời hạn; nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn khơng bị thiếu thất lạc; Đối với bì văn gửi lý (do khơng có người nhận, thay đổi địa chỉ, v.v ) mà bưu chuyển cho đơn vị cá nhân soạn thảo văn điện trả lại phải đó; đồng thời, ghi vào sổ gửi văn bưu điện để kiểm tra, xác minh cần thiết; -Trường hợp phát văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải Lưu văn Bản lưu văn thư có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền khơng có đóng dấu Bản lưu văn văn thư Sắp xếp theo thứ tự đăng ký Những văn đánh số đăng ký chung xếp chung; đánh số đăng ký riêng theo loại văn theo http://www.ebook.edu.vn nhóm văn xếp riêng, theo số thứ tự văn Các quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ phương tiện cần thiết để bảo vệ, bả quản an toàn lưu văn thư Cán văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu độ mật thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước 5/ Quản lý sử dụng dấu: Việc quản lý sử dụng dấu phải tuân theo quy định sau : Mỗi quan, tổ chức chức danh nhà nước theo luật định sử dụng dấu Trong trường hợp cần có thêm dấu nội dung dấu thứ phải đồng ý văn quan có thẩm quyền thành lập phải có ký hiệu riêng để phân biệt với dấu thứ nhất; Các quan, tổ chức có chức cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ chứng minh nhân dân, thị thực visa có dán ảnh khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho công tác, nghiệp vụ phải cấp có thẩm quyền cho phép nội dung dấu phải giống dấu ướt mà quan, tổ chức phép sử dụng Con dấu khắc xong phải đăng ký mẫu quan cơng an, phải nộp lệ phí Bộ Tài quy định sử dụng sau cấp "Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu" Cơ quan, tổ chức bắt đầu sử dụng dấu phải thông báo giới thiệu mẫu dấu http://www.ebook.edu.vn Việc đóng dấu vào loại văn giấy tờ phải theo quy định pháp luật Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý sử dụng dấu quan, tổ chức Con dấu phải để trụ sở quan, tổ chức phải quản lý chặt chẽ Trường hợp thật cần thiết để giải công việc xa trụ sở quan Thủ trưởng quan, tổ chức mang dấu theo phải chịu trách nhiệm việc mang dấu khỏi quan Mực in dấu thống dùng màu đỏ Trong trường hợp bị dấu, quan, tổ chức phải báo cho quan công an gần quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng thời phải thông báo huỷ bỏ dấu bị Con dấu sử dụng bị mịn, hỏng có chuyển đổi tổ chức hay đổi tên tổ chức phải làm thủ tục khắc lại dấu nộp lại dấu cũ Cơ quan, tổ chức sử dụng dấu phải tạo điều kiện để quan có thẩm quyền kiểm tra việc chấp hành quy định quản lý sử dụng dấu Cơ quan, tổ chức theo luật định có định chia tách, sáp nhập, giải thể, kết thúc nhiệm vụ có hiệu lực thi hành người đứng đầu quan, tổ chức phải thu hồi dấu nộp lại dấu cho quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu Trong trường hợp tạm đình sử dụng dấu, quan, tổ chức có thẩm quyền định thành lập cho phép sử dụng dấu phải thu hồi dấu phải thông báo cho quan công an cấp giấy phép khắc dấu quan liên quan biết http://www.ebook.edu.vn 6/ Các thiết bị hỗ trợ: SƠ ĐỒ PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔ CHỨC LỊCH LÀM VIỆC CHUYÊN VIÊN Tr ịnh Diễm Hươ ng PHĨ PHỊN Nguy ễn Văn Diệp MÁY PHOTO Cửa vào VĂN THƯ Trương Thị Hằng BÀN H Ồ SƠ VĂN PHÒNG PHẨM BÀN TIẾP KHÁCH TRỢ LÝ Kim Hồng Phượng TỦ HỒ SƠ http://www.ebook.edu.vn CƠ CẤU TỔ CHỨC TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG HẬU GIANG CƠNG ĐỒN CHI BỘ ĐOÀN TNCSHCM BAN GIÁM HIỆU P HCTC K SƯ PHẠM P ĐT K KT-CN-KT P KHTV K KHCB P KHẢO THÍ P NCKH- HTQT TT TH-NN P QT- TB- TV TỔ CHÍNH TRỊ P CTCT- PL- YT http://www.ebook.edu.vn http://www.ebook.edu.vn ... Đại học Huế, Đại học Cần Thơ đào tạo số ngành học: Đại học Bình Dương: - Quản trị Doanh nghiệp http://www.ebook.edu.vn - Quản trị Luật Kinh doanh - Quản trị Du lịch Đại học Huế: Luật Đại học Cần... Nhiệm vụ văn phòng: Xây dựng kế hoạch cho máy quản lý chương trình hành động cho nhà quản trị Thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho nhà quản trị trình quản trị Theo dõi việc thực định,... vi quản lý Bộ Quốc phòng thực http://www.ebook.edu.vn theo quy định pháp luật quy định cụ thể Bộ Quốc phòng Ngày, tháng, năm ban hành văn bản: Ngày, tháng, năm ban hành văn quy phạm pháp luật Quốc