Luận văn Xây dựng chương trình quản lý vật tư LỜI MỞ ĐẦU Trong thời đại thông tin tồn sử dụng hàng ngày Thông tin ngày trở nên quan trọng xã hội phát triển, thực trở thành nguồn tài nguyên quan trọng Việc nắm bắt khai thác sử lý thơng tin nhanh, xác đường dẫn đến thành công tin học cung cấp cho công cụ phương pháp giải yêu cầu Tin học hố cơng tác quản lý đơn vị kinh tế, hành lĩnh vực quan trọng ứng dụng tin học Việc áp dụng tin học vào quản lý làm tăng đáng kể xuất lao động mà tạo điều kiện cho việc xây dựng hệ thống tin quản lý chặt chẽ có sở khoa học Cơng ty TNHH THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BỊ MỚI DNT đơn vị chuyên cung cấp thiết bị điện lạnh điện máy chất lượng cao, kinh tế thị trường việc nắm bắt thu thập xử lý thơng tin nhanh chóng, xấc để kịp thời đưa định đắn yêu cầu công ty Để đáp ứng yêu cầu Cơng ty có kế hoạch tin học hố khâu quản lý Cơng ty nhằm mục đích cải tiến phương thức quản lý cũ, xây dựng hệ thống quản lý với giúp đỡ máy tính Đề tài “Xây dựng chương trình quản lý vật tư “ giải phần kế hoạch tin học hoá MỤC LỤC Lời mở đầu Chương I: Mục đích yêu cầu hệ thống Mục đích hệ thống Yêu cầu hệ thống Chương II: Phân tích thiết kế hệ thống Định nghĩa hệ thống thông tin Mơ hình hệ thống thơng tin Phần I: Phân tích hệ thống quản lý Công ty I: Tổng quan hệ thống II: Các chức hệ thống III: Phương thức hoạt động chức IV: Cách phân loại V: Yêu cầu xây dựng hệ thống thơng tin 10 Phần II: Phân tích hệ thống Công Ty TNHH thương mại thiết bị DNT 11 I: Tổng quan hệ thống 11 II: Chức cuả hệ thống 11 III: Phương thức hoạt động chức 11 IV: Thiết kế hệ thống thơng tin 12 Sơ đồ phân cấp chức 14 A: Biểu đồ phân cấp chức mức đỉnh 15 A1: Biểu đồ phân cấp chức mức đỉnh 16 1: Chức mua vật tư 16 2: Chức bán vật tư 17 3: Chức tra cứu 18 4: Chức quản lý kho 19 5: Chức quản lý nợ đọng 20 6: Chức báo cáo 21 A2: Biểu đồ luồng liệu 21 A3: Biểu đồ luồng liệu mức khung cảnh 23 A4: Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh 24 A5: Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh 25 B: Tổ chức sở liệu 26 Chương III: Phân tích hệ thống liệu 33 I: Các mơ hình thực thể 33 II: Mơ hình thực thể liên kết 36 III: Thiết kế hệ thống sở liệu 38 Chương IV: Giới thiệu ngôn ngữ VB hệ quản trị Access 41 I: Giới thiệu ngôn ngữ VB 41 II: Hệ quản trị Access 45 Chương V: Thiết kế Form 50 1: Form tạo người sử dụng 50 2: Form đăng nhập 50 3: Form 51 4: Form phiếu nhập kho 51 5: Form phiếu xuất kho 52 6: Form phiếu tồn kho 52 7: Form tra cứu nhà cung cấp 53 8: Form tra cứu khách hàng 53 9: Form tra cứu vật tư 54 10: Form Phiếu thu nợ 54 11: Form phiếu trả nợ 55 12: Form phiếu giao hàng 55 13: Form hoá đơn toán 56 14: Form bán vật tư 56 15: Form mua vật tư 57 16: Form khách hàng 57 17: Form nhà cung cấp 58 18: Form vật tư 58 19: Form báo cáo xuất kho 59 20: Form báo cáo nhập kho 59 21: Form báo cáo tồn kho 60 Kết luận 61 Tài liệu tham khảo 62 CHƯƠNG I MỤC ĐÍCH VÀ YÊU CẦU CỦA HỆ THỐNG Mục đích hệ thống Ngày nay, với phát triển tin học phần cứng phần mềm, ứng dụng máy vi tính quản lý ngày trở nên phổ biến Hệ thống quản lý Vật tư thiết kế nhằm mục đích hỗ trợ cho cơng tác quản lý Công ty TNHH THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BỊ MỚI DNT dễ dàng Chương trình giúp cho cán phòng ban nhân viên Công ty tiết kiệm thời gian công sức việc tổng hợp số liệu hoá đơn chứng từ, rút ngắn thời gian lập báo cáo, nhanh chóng đáp ứng đầy đủ thơng tin chi tiết tất loại hàng đến khách hàng Hệ thống thông tin quản lý vật tư thông qua máy tính triển khai phịng kinh doanh Công ty TNHH THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BỊ MỚI DNT, liệu cập nhật đầy đủ đồng tất phịng ban Cơng ty Sử dụng hệ thống tin quản lý thu lợi điểm sau: + Nhập liệu cách dễ dàng + Sử dụng liệu nhiều lần + Đáp ứng nhiều loại liệu tổng hợp + Đưa báo cáo thống kê cách nhanh chóng xác u cầu hệ thơng: + Yêu cầu đơn vị: Mỗi đơn vị có yêu cầu đặc điểm quản lý riêng Hệ thống tin quản lý phải đáp ứng yêu cầu quản lý đơn vị Nhà quản lý đơn vị phải nhà đề đạt định đưa ứng dụng tin học vào công tác quản lý Như hệ thống tin quản lý cần phải nắm chiến lược phát triển chung đơn vị quản lý, không để thay đổi nhỏ tổ chức quản lý làm sai lệch thơng tin tập hợp Trong q trình phát triển hệ thống phải kiểm chứng tính đắn, tính khoa học đồng thời hệ thống phải ln ln hồn thiện, điều chỉnh cho phù hợp Các thơng tin đầu phải đảm bảo mục tiêu rõ ràng chuẩn xác, đầy đủ, mang tính khoa học cao, đáp ứng kịp thời nhà quản lý +Yêu cầu người sử dụng: Một hệ thống có tính thực tế cao dễ vận hành thâm nhập vào công việc cách dễ dàng Khi thiết kế hệ thống cần phải tuân theo quy tắc sau: - Yêu cầu truy nhập liệu: Hệ thống phải có khả truy cập liệu mau chóng, thuận lợi, chuẩn xác Các thao tác phải thuận lợi, đơn giản phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu truy nhập liệu - Yêu cầu hệ thống thơng tin: Hệ thống phải bảo trì, có tính mở dễ phát triển, điều chỉnh Đặc biệt phải có khả kiểm tra tính đắn liệu khả phát lỗi xử lý lỗi - Yêu cầu giao diện: Giao diện người dùng máy phải thiết kế khoa học, thân thiện đẹp mắt không cầu kỳ Phải có tính thống phương pháp làm việc, cách trình bầy, khả trợ giúp kịp thời giải thắc mắc người sử dụng Các thông báo lỗi phải đày đủ, dự kiến khả sai xót người sử dụng - Yêu cầu đối thoại giải đáp: Hệ thống phải có khả thực chế độ hội thoại mức nhằm cung cấp nhanh, chuẩn xác yêu cầu người quản lý Đây tính mở hệ thống nhằm đảm bảo cho người sử dụng khai thác tối đa hệ thống - Yêu cầu bảo mật hệ thống: Thông tin hệ thống phải đảm bảo cao tránh trường hợp lộ thông tin, ảnh hưởng đến công việc Công ty Để đảm bảo hiệu kinh tế chương trình phương án lựa chọn để bảo mật thông tin hệ thống cần phải đặt lên hàng đầu CHƯƠNG II PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG Định nghĩa hệ thống thông tin Hệ thống thông tin tập hợp người, thiết bị phần cứng, phần mềm, liệu, thực hoạt động cập nhật, lưu trữ phân phối thông tin ràng buộc gọi môi trường Nó thể người, thủ tục, liệu thiết bị tin học không tin học Đầu vào hệ thống thông tin lấy từ nguồn xử lý hệ thống sử dụng với liệu lưu trữ từ trước Kết chuyển đến chuyển đến đích cập nhật vào kho liệu Mơ hình hệ thống thơng tin Nguồn Cập nhật Xử lý lưu trữ Kho liệu Như vậy, hệ thống thơng tin có phận: + Bộ phận đưa liệu vào + Bộ phận xử lý + Kho liệu + Bộ phận đưa liệu Thơng tin đưa Phần I Phân tích hệ thống quản lý vật tư Công ty I Tổng quan hệ thống quản lý Công ty Hệ thống tổ chức hoạt động Cơng ty tổ chức theo mơ hình sau: Phòng giám đốc Kinh doanh Phòng kĩ thuật bảo hành Phịng trợ giúp khách hàng Phịng kế tốn Hiện hệ thống quản lý vật tư Công ty chủ yếu dựa vào phương thức lưu trữ thông tin giấy tờ, Xử ký thủ công thông tin vào Cách quản lý có nhược điểm, cồng kềnh, khó khăn việc truy cập tìm kiếm thơng tin, báo cáo II Các chức hệ thống: Hoạt động chủ yếu công ty kinh doanh số mặt hàng Điện lạnh-Điện máy, cung cấp cho thị trường nước Chính chức hệ thống quản lý vật tư Công ty bao gồm: 1.Mua vật tư 2.Bán vật tư 3.Quản lý tồn kho 4.Quản lý cơng nợ 5.Quản lý xuất nhập hàng hố III Phương thức hoạt động chức chính: 1.Chức mua vật tư: Có hai phương thức mua vật tư: + Mua vật tư mà Công ty thường xuyên phải cung cấp cho khách hàng, trường hợp Công ty thường mua vật tư đơn vị cung cấp quen thuộc Công ty +Mua vật tư theo yêu cầu đột xuất trường hợp khách hàng yêu cầu vật tư đặc biệt mà Công ty khơng có sẵn kho Trường hợp này, người phụ trách tìm hồ sơ xem có đơn vị cung cấp vật tư khơng? Nếu tìm lựa chọn đơn vị đơn vị cung cấp tốt (Theo tiêu chuẩn chất lượng vật tư số lượng theo yêu cầu, thái độ phục vụ giá hợp lí) sau đó, lập dự trù mua vật tư duyệt mua cuối liên hệ với đơn vị cung cấp lập hợp đồng mua vật tư 2.Bán vật tư: Mỗi có khách yêu cầu mua vật tư phận bán vật tư kiểm tra xem kho có cịn vật tư với số lượng đáp ứng đủ yêu cầu khách hàng khơng Nếu khơng đủ thoả thuận lại số lượng bán Sau thoả thuận với khách giá cả, số lượng, phương thức toán, số tiền nợ (nếu có nợ ), thời hạn tốn ,bước cuối lập phiếu bán vật tư cho khách 3.Chức quản lý kho: Chức có nhiệm vụ sau: -Dựa theo phiếu mua vật tư cập nhật thông tin vật tư nhập kho -Dựa theo phiếu mua vật tư cập nhật thông tin vật tư xuất kho Để làm vấn đề này, phận quản lý kho phải quản lý tất thông tin tất vật tư tồn kho, bao gồm thông tin chủng loại, quy cách, giá cả, số lượng tồn kho Mỗi có hoạt đơng mua bán vật tư thơng tin cập nhật 4.Quản lý nợ đọng: Chức có nhiệm vụ quản lý hệ thống tài mua bán hỗ trợ cho cơng tác kế tốn công ty c Mẫu biểu (Form): Mẫu biểu đối tượng thiết kế chủ yếu dùng để nhập hiển thị liệu, điều khiển việc thực ứng dụng Các mẫu biểu dùng để trình bày hồn tồn theo ý muốn liệu truy xuất từ bảng truy vấn Cho phép in mẫu biểu Cũng cho phép thiết kế mẫu biểu để chạy Macro Module đáp ứng kiện Mẫu biểu phương tiện giao diện người sử dựng ứng dụng Microsoft Access thiết kế mẫu biểu cho nhiều mục đích khác + Hiển thị điều chỉnh liệu + Điều khiển tiến trình ứng dụng + Nhập liệu + Hiển thị thông báo d Báo cáo (Report): Báo cáo đối tượng thiết kế để định quy cách, tính tốn, in tổng hợp liệu chọn Các tính tiên tiến báo cáo Access: + Có cơng cụ Auto Report dùng để tự động xây dựng báo cáo cho bảng truy vấn + Có thể thiết đặt nhiều thuộc tính bổ sung Macro Access Basic + Các báo chứa chương trình Access Basic cục (được gọi chương trình báo cáo-code behind report) để đáp ứng kiện báo cáo + Các công cụ để tạo thuộc tính để giúp tạo biểu thức phức tạp câu lệnh SQL + Có thể cất kết báo cáo vào tệp văn RTF + Có thuộc tính “ Page “ để tính tổng số trang thời điểm in Những tính tiên tiến Access Basic: + Có khả viết trực tiếp chương trình mẫu biểu báo cáo để xử lý kiện + Truy nhập trực tiếp đến chương trình thuộc tính biểu mẫu báo cáo thông qua việc thiết đặt thuộc tính + Làm việc với tất đối tượng CSDL bao gồm bảng, truy vấn, biểu mẫu, Macro, trường, mục, mối quan hệ điều kiện + Khả xử lý lỗi cải thiện + Các phương tiện tìm kiếm lỗi cải tiến CHƯƠNG V CÁC FORM VỀ CHƯƠNG TRÌNH Form tạo người sử dụng mới: Form đăng nhập: Form chính: Form phiếu nhập kho Form phiếu xuất kho: 6.Form phiếu tồn kho: 7.Form tra cứu nhà cung cấp: 8.Form tra cứu khách hàng: 9.Form tra cứu vật tư: 10: Form phiếu thu nợ: 11: Form phiếu trả nợ: 12: Form phiếu giao hàng: 13: Form hoá đơn toán: 14: Form Bán vật tư: 15: Form mua vật tư: 16: Form khách hàng: 17: form nhà cung cấp: 18: form vật tư 19: From báo cáo xuất kho: 20: From báo cáo nhập kho: 21: From báo cáo tồn kho: KẾT LUẬN Sau thời gian nỗ lực phấn đấu, đề tài hoàn thành với nhiệm vụ giao ” quản lý vật tư công ty TNHH THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BỊ MỚI DNT” Báo cáo giải vấn đề: Xây dựng hệ thông thông tin quản lý vật tư công TNHH THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BỊ MỚI DNT Quản lý mua vật tư Quản lý bán vật tư Tra cứu Quản lý xuất nhập /tồn kho Quản lý nợ đọng TÀI LIỆU THAM KHẢO: Bài giảng “ Phân tích thiết kế hệ thống ” Thầy Lê Hải Hà - Đại học Bách khoa Hà nội Tự học lập trình Visual Basic 6.0 cách hiệu nhanh Thầy Đậu Quang Tuấn- Nhà xuất trẻ Microsoft Visual Basic lập trình Cơ sở liệu 6.0 GS.Ts: Nguyễn Hữu Anh nhà xuất giáo dục Kỹ thuật lập trình Microsoft Access GS: Phạm Văn ẤT Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý TS: Trần thành Trai Các tài liệu hố đơn, xuất nhập, báo cáo, cung ứng Cơng ty TNHH THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BỊ MỚI DNT ... cung cấp Mua vật tư Trả nợ Đơn mua vật tư Thu nợ Bán vật tư Đơn bán vật tư Vật tư Mã mua Mã bán Mã vật tư Đơn giá Số lượng Mã vật tư Tên vật tư Loại vật tư Tồn kho Mã vật tư Mã vật tư SL xuất SL... hệ thống quản lý vật tư Công ty bao gồm: 1.Mua vật tư 2.Bán vật tư 3 .Quản lý tồn kho 4 .Quản lý công nợ 5 .Quản lý xuất nhập hàng hoá III Phương thức hoạt động chức chính: 1.Chức mua vật tư: Có hai... Mã số vật  Số lượng vật tư tồn kho  Số lượng vật tư tồn kho tối thiểu  Giá nhập trung bình 10 Vật tư: Kiểu thưc thể dùng để lưu trữ thông tin loại vật tư VẬT TƯ  Mã số vật tư  Tên vật tư 