Đang tải... (xem toàn văn)
Phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÀI TẬP LỚN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý khách sạn Giảng viên hướng dẫn: GV. Vũ Đức Huy Nhóm thực hiện: Nhóm 4 1. Phạm Văn Vương 2. Nguyễn thị Mến 3. Lê Thị Ngọc 4. Chu Đức Cường 5. Ngô Hoàng Việt Hà Nội, tháng 8 năm 2013 2 LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay khoa học kỹ thuật phát triển như vũ bão, lao động trí óc dần thay thế cho lao động chân tay bằng những ứng dụng khoa học kỹ thuật. Góp phần đắc lực trong cuộc cách mạng khoa học này phải kể đến lĩnh vực công nghệ thông tin. Công nghệ thông tin được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là trong ngành kinh tế, nó đóng góp một phần đáng kể vào quá trình hội nhập. Như chúng ta đã biết, việc quản lý của đa số các khách sạn vẫn tiến hành rất thủ công, việc ghi chép thông qua sổ sách gặp rất nhiều trở ngại, gây khó khăn cho người quản lý khi muốn xem xét tình trạng phòng trống hay không. Cũng như rất khó có thể thống kê nhanh chóng được doanh thu của khách sạn theo ngày ,theo tháng, theo quý …Từ thực tế như vậy mà nhóm chúng em đã tiến hành xây dựng một phần mềm quản lý khách sạn với giao diện đẹp và dễ sử dụng. Hệ thống là một chương trình phần mềm cho phép người sử dụng thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác việc nhập dữ liệu, lưu trữ cập nhật thông tin, thực hiện yêu cầu báo cáo thống kê một cách chính xác và nhanh chóng…với giao diện làm việc thân thiện ,tiện dụng đối với người sử dụng hệ thống. Với sự cố gắng và nổ lực của mình, chúng em đã cùng nhau xây dựng và hoàn thành đề tài này. Xong vẫn còn nhiều thiếu xót chúng em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy và các bạn để cho đề tài của chúng em được hoàn thiện hơn . Chúng em xin chân thành cảm ơn ! 3 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 2 MỤC LỤC 3 Phần 1. Khảo sát 5 1. Thông tinh khách sạn khảo sát: 5 2. Cơ cấu tổ chức của khách sạn. 5 3. Quy trình xử lý công việc hiện tại của khách sạn. 7 3.1. Sơ đồ quản lý đặt phòng. 7 3.2. Quy trình xử lý đặt phòng.Sơ đồ quản lý sử dụng dịch vụ: 8 3.3. Sơ đồ quản lý trả phòng: 8 MÔ TẢ BÀI TOÁN 10 1. Đăng ký phòng 10 2. Đặt phòng trước 10 3. Yêu cầu dịch vụ 10 4. Thanh toán phòng 10 Phần 2. Phân tích chức năng của hệ thống. 11 I. Mô hình phân rã chức năng 11 1. Xác định chức năng của hệ thống: 11 2. Phân tích chức năng của hệ thống: 11 3. Phân rã chức năng của hệ thống: 12 4. Mô tả chức năng hệ thống: 17 II. Mô hình luồng dữ liệu 21 1. Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh. 21 2. Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh. 22 3. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh. 23 Phần 3. Phân tích và thiết kế dữ liệu 29 I. Xây dựng mô hình thực thể liên kết. 29 1. Xác định các thực thể, định danh tương ứng. 29 2. Xác định liên kết giữa các thực thể. 29 3. Xác định các thuộc tính. 30 4. Tách liên kết n-n giữa PHÒNG – THIẾT BỊ, KHÁCH HÀNG – DỊCH VỤ. 31 5. Mô hình liên kết thực thể của hệ thống. 32 II. Chuyển mô hình thực thể liên kết thành các bản ghi logic. 33 III. Thiết kế CSDL vật lý. 33 4 1. Lập từ điển dữ liệu vật lý. 33 2. Mô hình dữ liệu vật lý. 39 Phần 4. Thiết kế giao diện 40 1. Các biểu mẫu điền dùng cho nhập dữ liêu. 40 2. Các biểu mẫu xử lý. 51 3. Thiết kế tài liệu xuất. 63 Phần 5. Thiết kế kiểm soát và chương trình. 70 1. Thiết kê kiểm soát. 70 2. Thiết kế chương trình. 73 Kết luận 76 Tài liệu tham khảo 77 5 Phần 1. Khảo sát 1. Thông tinh khách sạn khảo sát: Tên khách sạn: Khách sạn Suối Giàng địa chỉ: Thôn bản phiêng 1 – Xã Sơn Thịnh – Văn Chấn Yên Bái. 2. Cơ cấu tổ chức của khách sạn. Hình 1.1. Sơ đồ hoạt động của khách sạn. Giám đốc khách sạn: có trách nhiệm chính của khách sạn và là người điều hành khach sạn. Phòng nhân sự: Quản lý nhân sự trong khách sạn, có nhiệm vụ chấm công, quản lý nhân viên trong khách sạn, tuyển dụng nhân viên. Phòng kế toán: Quản lý tài chính của khách san,đưa ra kế hoạch tài chính cho khách sạn, chi trả lương, kiểm soát các hoạt động tài chính của khách sạn. Bộ phận lễ tân: Tiếp khách, thực hiện các công việc nhận đặt phòng, check in, check out và thanh toán cho khách hàng. Bộ phận tiếp thị và bán hàng: Quản lý các dịch vụ bán hàng trong khách sạn và quảng bá về khách sạn. Giám đốc điều hành Phòng nhân sự Phòng kế toán Bộ phận lễ tân Bộ phận tiếp thị và bán hàng Bộ phận phục vụ ăn uống Bộ phận buồng Bộ phận an ninh Bộ phận giám sát và bảo dưỡng trang thiết bị 6 Bộ phận phục vụ ăn uống: Quản lý về phục vụ ăn uống cho khách hàng khi khách hàng có yêu cầu. Bộ phận buồng: Thực hiện quản lý buồng phòng, dọn phòng đón khách,đưa khách lên phòng, kiểm tra trang thiết bị trong phòng khi khách không thuê phòng nữa Bộ phận an ninh: Quản lý an ninh cho khách sạn, đảm bảo hành lý, sự an toàn của khách hàng. Bộ phận giám sát và bảo dưỡng trang thiết bị: Quản lý các thiết bị trong khách sạn, sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị trong khách sạn. 7 3. Quy trình xử lý công việc hiện tại của khách sạn. 3.1. Sơ đồ quản lý đặt phòng. Hình 1.2. Sơ đồ quản lý đặt phòng. a. Đón tiếp khách hàng Xác nhận việc đặt phòng Nhận yêu cầu thuê phòng của khách hàng Kiểm tra phòng trong khách sạn Trả lời khách hàng (Có hoặc không) Giới thiệu hoặc gợi ý cho khách hàng Khách hàng đồng ý (Có hoặc không) Từ chối cho thuê Làm thủ tục đăng ký thuê phòng Giới thiệu các dịch vụ của khách sạn Bàn giao phòng cho khách hàng Xác nhận khả năng thanh toán của khách hàng Đưa khách đi nhận phòng Hoàn tất hồ sơ đăng ký thuê phòng Đặt phòng trước Chưa đặt phòng Không Không Có Có 8 3.2. Quy trình xử lý đặt phòng.Sơ đồ quản lý sử dụng dịch vụ: Hình 1.3. Sơ đồ quản lý dịch vụ. 3.3. Sơ đồ quản lý trả phòng: Hình 1.4. Sơ đồ quản lý trả phòng. Nhận yêu cầu trả phòng Xác định thông tin trả phòng Thanh toán với khách hàng Lập hóa đơn Tổng hợp chi phí phát sinh Lưu thông tin trả phòng Nhận yêu cầu dịch vụ của khách hàng Cung cấp dịch vụ Lưu thông tin sử dụng dịch vụ Tổng hợp thông tin 9 Nhận xét: Quỳ trình đặt phòng và trả phòng, lưu thông tin đều được làm thủ công và được lưu trữ trên excel, trên sổ sách nên có nhiều nhược điểm: + Lưu trữ hồ sơ thủ công với số lượng lớn nên xảy ra nhiều sai xót, khó xử lý và lưu trữ trong nhiều năm gây ra khó khăn trong quản lý và tìm kiếm. Tốn thời gian và công sức của người quản lý, điều hành. + Sai xót xảy ra thì khó sửa đổi, không có sự liên kết giữa các phòng ban trong công ty, nên sự thông nhất không cao. Chính vì những nhược điểm trên và đòi hỏi trong việc quản lý một cách nhất quán để hiệu quả và đỡ tốn kém nên việc xây dựng một Hệ thông quản lý khách sạn là cần thiết. Xây dựng hệ thống mới. Các chức năng của hệ thống mới: Xây dựng hệ thống quản lý khách sạn đảm bảo các yêu cầu: - Tra cứu được thông tin nhân viên. - Tra cứu được danh sách khách hàng về các thông tin số CMND, mã số khách,… - Tra cứu được thông tin phòng, ngày giờ khách thuê phòng hay đặt phòng. - Tra cứu được thông tin về trạng thái của phòng: phòng trống, đang được sửa chữa, đã được đặt trước hay đang cho thuê. - Tra cứu được loại phòng, mã phòng, số tầng. số điện thoại,… - Tổng kết doanh thu hàng tháng, hàng quý, hàng năm. Cung cấp thông tin, thanh toán cho khách hàng, nhân viên. - Có thể xóa bỏ, tìm kiếm, chỉnh sửa và in tất cả các thông tin. - Phân quyền người dùng, nhân viên thực hiện một số chức năng nhất định, nhà quản lý quản lý toàn bộ thông tin của khách sạn. Các thông tin sử dụng trong hệ thống mới: - Thông tin về khách hàng: Họ tên khách, số CMND(Hộ chiếu), ngày sinh, giới tính, địa chỉ, email, điện thoại. - Thông tin về nhân viên: Họ tên, ngày sinh, quê quán, nố CMND, tuổi, giới tính, bằng cấp, địa chỉ, điện thoại. - Thông tin về phòng: Tên phòng, đặc điểm của phòng, đơn giá phòng, số điện thoại của phòng. - Thông tin khác: Ngày giờ thuê phòng, ngày giờ trả phòng và thời gian thuê phòng. 10 MÔ TẢ BÀI TOÁN 1. Đăng ký phòng Khách hàng đăng ký phòng trực tiếp tại quầy lễ tân hoặc khách hàng có thể gọi điện đặt phòng hoặc đặt phòng qua trang web của khách sạn. Khi đăng ký phòng, khách hàng phải đưa chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu. Nhân viên lễ tân tiếp nhận toàn bộ thông tin cá nhân, yêu cầu của khách hàng (loại phòng, kiểu phòng, dịch vụ, số ngày ở)và lưu vào hệ thống. Khách có thể chọn loại tiền tệ mà khách sạn cho phép sử dụng để thanh toán phòng. Nếu khách hàng là một nhóm người thì ghi nhận người trưởng nhóm, mỗi phòng sẽ có một trưởng nhóm nếu có từ hai người trở lên và trong hóa đơn thanh toán phòng chỉ ghi tên người này. 2. Đặt phòng trước Khách hàng có thể đặt phòng trước trực tiếp tại quầy lễ tân của khách sạn hoặc liên hệ đặt phòng trước qua điện thoại, website của khách sạn. Trong trường hợp đặt phòng trước thì khách phải đặt cọc một số tiền bằng một số phần trăm giá loại phòng yêu cầu tương ứng do khách sạn quy định. Nhân viên lấy thông tin khách, cập nhật hệ thống và sắp xếp phòng. 3. Yêu cầu dịch vụ Khách hàng yêu cầu dịch vụ với nhân viên lễ tân. Nhân viên ghi nhận thông tin yêu cầu, lưu vào hệ thống sau đó chuyển yêu cầu cho bộ phận phục vụ phòng phục vụ khách. 4. Thanh toán phòng Khách hàng yêu cầu thanh toán phòng với lễ tân. Khách hàng đăng ký số ngày ở khi đăng ký phòng nhưng có thể ở ít hơn hoặc cao hơn số ngày đã đăng ký. Khi trả phòng thì ngày trả phòng được tính là thời điểm trả phòng. Giá phòng và dịch khách đã sử dụng sẽ được quy đổi ra loại tiền tệ khách yêu cầu. Nhân viên in hóa đơn cho khách và cập nhật hệ thống. [...]...I 1 - Phần 2 Phân tích chức năng của hệ thống Mô hình phân rã chức năng Xác định chức năng của hệ thống: Quản lý hệ thống Quản lý khách hàng Quản lý phòng Quản lý đặt, thuê phòng Quản lý dịch vụ Quản lý thiết bị Quản lý nhân viên Báo cáo thống kê 2 Phân tích chức năng của hệ thống: 2.1 Quản lý hệ thống Quản lý phân quyền cho từng người dùng, quản lý đồng bộ vào sao lưu hệ thống tránh trường hợp... Quản lý hệ thống 3.2 Quản lý khách hàng Quản lý khách hàng Thêm thông tin khách hàng Cập nhật thông tin khách hàng Phân loại khách hàng Xóa khách hàng Hình 2.2 Chức năng Quản lý khách hàng” 12 3.3 Quản lý phòng Quản lý Phòng Thêm thông tin phòng Cập nhật thông tin phòng Quản lý tình trạng phòng Quản lý tiện nghi Xóa phòng Hình 2.3 Chức năng Quản lý phòng” 3.4 Quản lý đặt, thuê phòng Quản lý đặt,... ra 2.2 Quản lý khách hàng Quản lý danh sách khách hàng, quản lý phân loại khách hàng, quản lý thông tin khách đến khách đi, có thể tìm kiếm, sửa đồi thông tin khách hàng khi cần thiết 2.3 Quản lý phòng Quản lý thêm, sửa, xóa thông tin phòng, quản lý trạng thái của phòng, quản lý tiện nghi trong phòng 2.4 Quản lý đặt, thuê phòng Hệ thống nhận yêu cầu thuê phòng của khách, kiểm tra thông tin khách hàng,... thống kê Thống kê danh sách khách hàng Báo cáo doanh thu dịch vụ Báo cáo doanh thu phòng Hình 2.8 Chức năng “Báo cáo thống kê” 15 Thống kê danh sách nhân viên MÔ HÌNH PHÂN RÃ CHỨC NĂNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN quản lý hệ thống Quản lý khách hàng Quản lý phòng Quản lý đặt, thuê phòng Quản lý dịch vụ Quản lý thiết bị Quản lý nhân viên Báo cáo thống kê Thêm TT phòng Nhận yêu cầu của khách hàng Cập nhật thông... thiết bị 11 2.7 Quản lý nhân viên Quản lý thông tin của nhân viên, phân loại cán bộ nhân viên 2.8 Báo cáo thống kê Thống kê số lượng khách khàng, thống kê danh sách nhân viên trong khách sạn, báo cáo tình hình hoạt động của khách sạn theo tháng, theo quý và theo năm 3 Phân rã chức năng của hệ thống: 3.1 Quản lý hệ thống Quản lý hệ thống Phân quyền người dùng Đồng bộ và sao lưu Hình 2.1 Chức năng Quản. .. LÝ Hình 2.10 Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh 21 TT Nhân viên bị xóa 2 Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh Quản lý nhân viên TT Nhân viên thay đổi TT Nhân viên mới NHÂN VIÊN TT Thiết bị mới Nhân viên Quản lý hệ thống KHÁCH HÀNG Người dùng Phòng Dịch vụ sử dụng Hóa đơn phòng TT Dịch vụ mới Quản lý đặt, thuê phòng Quản lý phòng Quản lý khách hàng Quản lý dịch vụ Khách hàng Nhân viên Quản lý thiết bị Thiết. .. vụ” 3.6 Quản lý thiết bị Quản lý thiết bị Thêm thông tin thiết bị Cập nhật thông tin thiết bị Xóa thông tin thiết bị Hình 2.6 Chức năng Quản lý thiết bị” 14 Xóa dịch vụ 3.7 Quản lý nhân viên Quản lý nhân viên Thêm thông tin nhân viên 3.8 Cập nhật thông tin nhân viên Xóa thông tin nhân viên Tìm kiếm thông tin nhân viên Hình 2.7 Chức năng Quản lý nhân viên” Báo cáo thống kê Báo cáo thống kê Thống kê... chức năng Quản lý khách hàng” Thêm TT khách hàng Cập nhật TT khách hàng Khách hàng NHÂN VIÊN Phân loại khách hàng Xóa khách hàng Hình 2.13 Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng Quản lý khách hàng” 23 3.3 Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng Quản lý phòng” Thêm thông tin phòng Cập nhật thông tin phòng NHÂN VIÊN Phòng Quản lý tình trạng phòng Thiết bị Quản lý tiện nghi Xóa phòng... của khách, thực hiện lập hóa đơn thuê phòng khi khách tới thuê, lập hóa đơn trả phòng khi khách trả phòng 2.5 Quản lý dịch vụ Quản lý thông tin dịch vụ, tình trạng của dịch vụ, lập danh sách dịch vụ (Giặt, là, ăn uống,…) Thực hiện lập hóa đơn dịch vụ, tổng hợp lại thông tin sử dụng dịch vụ của khách hàng 2.6 Quản lý thiết bị Lập danh sách thiết bị, quản lý thêm, cập nhật thông tin thiết bị, quảjn lý. .. cáo thống kê Dịch vụ TT: Thông tin NHÀ QUẢN LÝ Hình 2.11 Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh 22 3 Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 3.1 Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng Quản lý hệ thống Phân quyền người dùng NHÂN VIÊN Người dùng Đồng bộ và sao lưu Hình 2.12 Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng Quản lý hệ thống 3.2 Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng Quản lý