TIỂU LUẬN: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư - Lưu trữ trong văn phòng Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh C ông nghiệp Lời mở đầu ở trên nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin được truyền tải chủ yếu dưới hình thức văn bản. Có thể nói văn bản là phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin hữu hiệu nhất. Hiện nay có nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này trong hoạt động quản lý và điều hành của đơn vị mình. Công tác Văn thư - Lưu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lý mà còn liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong cơ quan, đơn vị. Làm tốt công tác Văn thư - Lưu trữ sẽ bảo đảm cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lý, trên cơ sở đó ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp, hợp lý, kịp thời, hiệu quả đảm bảo cho cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lý và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao. Từ những lập luận trên cho thấy công tác Văn thư - Lưu trữ là công tác không thể thiếu được trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào. Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp là một doanh nghiệp Nhà nước, trong quá trình hoạt động hàng năm Tổng công ty đã ban hành một khối lượng văn bản rất lớn để quản lý, điều hành mọi hoạt động của 8 đơn vị thành viên, đồng thời cũng tiếp nhận một khối lượng khá lớn công văn, tài liệu do các cơ quan Nhà nước và các đơn vị trực thuộc gửi tới. Đây là khối lượng tài liệu rất quan trọng cần được tổ chức lưu trữ một cách khoa học và bảo quản tốt để phục vụ cho công tác khai thác và sử dụng sau này. Công tác Văn thư - Lưu trữ của văn phòng Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp trong thời gian qua đã có những đóng góp tích cực vào kết quả hoạt động của công tác văn phòng, tuy nhiên, bên cạnh đó còn tồn tại một số điểm bất cập. Đó là những thiếu sót, sai phạm cả do ý muốn chủ quan lẫn điều kiện khách quan mang lại. Đó là những yếu kém về trình độ chuyên môn quản lý, những lạc hậu về cơ sở vật chất, kỹ thuật. Vì vậy đổi mới nâng cao hiệu quả công tác Văn thư - Lưu trữ trong hoạt động văn phòng Tổng công ty là công việc cần thiết em đã quyết định chọn đề tài “ Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư - Lưu trữ trong văn phòng Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh C ông nghiệp” . Mục đích nghiên cứu đề tài này là: làm rõ tính khoa học, hợp lý của công tác Văn thư - Lưu trữ trong văn phòng Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp hiện nay; phân tích mặt mạnh, mặt yếu và mạnh dạn đề xuất một số giải pháp cải tiến, hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư - Lưu trữ trong hoạt động văn phòng Tổng công ty. Trong quá trình nghiên cứu phân tích báo cáo chuyên đề đã sử dụng: - Phương pháp nghiên cứu thực tế. - Sử dụng một số tư liệu đã nghiên cứu để tiếp cận vấn đề. Kết cấu chuyên đề gồm có: Lời mở đầu. Chương I: Khái quát chung về tình hình tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp. Chương II: Tình hình tổ chức và hoạt động của văn phòng Tổng công ty. Chương III: Thực trạng hoạt động văn thư lưu trữ tại văn phòng Tổng công ty và một số biện pháp để nâng cao hiệu quả công tác Văn thư - Lưu trữ trong hoạt động văn phòng. Kết luận. chương i: khái quát về tình hình tổ chức và hoạt động của Tổng công ty sành sứ - thuỷ tinh công nghiệp. I. sự hình thành và phát triển của Tổng công ty: Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp được thành lập theo Quyết định thành lập số 1190/QĐ - TCCB ngày 07/5/1996 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp. Tên giao dịch : Tổng công ty Sành sứ Thuỷ tinh Công nghiệp. tên giao dịch quốc tế: industrial ceramic and glass corporation. Tên viết tắt : VINACEGLASS. Tổng công ty có: *Trụ sở chính: 24 - Nguyễn Công Trứ - Quận 1 - Tp. Hồ Chí Minh. Điện thoại: 08 8213170 - 08 8213171. Fax : 08 8213172. Email : vinaceglasscorp@hcm.vnn.vn *Văn phòng đại diện: Số 2B - Vũ Ngọc Phan - Láng Hạ - Q. Đống Đa - Tp. Hà Nội. Điện thoại : 04 7760161 - 04 7760162. Fax : 04 7760163. Email : vinaceglasscorp@hn.vnn.vn Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp (sau đây được gọi tắt là Tổng công ty) là Tổng công ty Nhà nước, hoạt động kinh doanh theo Quyết định số 90/TTg ngày 7/3/1994 của Thủ tướng Chính phủ, có tư cách pháp nhân, có các quyền và nghĩa vụ dân sự theo luật định, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh trong số vốn do Tổng công ty quản lý, có con dấu, có tài sản và các quỹ tập trung, được mở tài khoản tại kho bạc Nhà nước, được tổ chức và hoạt động theo Điều lệ Tổng công ty do Bộ trưởng Bộ Công nghiệp ra Quyết định số 1711/QĐ - TCCB phê chuẩn ngày 21 tháng 6 năm 1996. Tổng công ty có một số thành viên là Doanh nghiệp hạch toán độc lập, Doanh nghiệp hạch toán phụ thuộc và đơn vị sự nghiệp có quan hệ gắn bó với nhau về lợi ích kinh tế, tài chính, công nghệ Tổng công ty được quản lý bởi Hội đồng quản trị và được điều hành bởi Tổng giám đốc, Tổng công ty chịu sự quản lý Nhà nước của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương, đồng thời chịu sự quản lý của các cơ quan này, với tư cách là cơ quan thực hiện quyền của chủ sở hữu đối với Doanh nghiệp nhà nước theo qui định của Luật Doanh nghiệp Nhà nước và các qui định khác của Pháp luật. Các đơn vị thành viên thuộc Tổng công ty gồm có: 1. Công ty Bóng đèn - Phích nước Rạng Đông. 2. Công ty Sứ Hải Dương. 3. Công ty Thuỷ tinh Phả Lại. 4. Xí nghiệp Khai thác và Chế biến Cao Lanh. 5. Viện nghiên cứu Sành sứ và Thuỷ tinh Công nghiệp. 6. Công ty Xuất Nhập Khẩu Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp. 7. Công ty Bóng đèn Điện Quang. 8. Nhà máy Thuỷ tinh Hưng Phú. II. Chức năng và nhiệm vụ của Tổng công ty: 1. Chức năng của tổng công ty: 1. Tổng công ty thực hiện chức năng cung ứng, tiêu thụ, dịch vụ, thông tin, nghiên cứu, đào tạo, tiếp thị, hoạt động trong ngành sành sứ, thuỷ tinh, chiếu sáng, bao bì y tế. 2. Tăng cường tích tụ, tập trung, chuyên môn hoá và hợp tác để thực hiện nhiệm vụ Nhà nước giao. 3. Nâng cao khả năng và hiệu quả kinh doanh của các đơn vị thành viên và của toàn Tổng công ty. 2.Nhiệm vụ của Tổng công ty: 1. Tổng công ty thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh các mặt hàng sành sứ, thuỷ tinh, thiết bị chiếu sáng, bao bì y tế theo quy hoạch và kế hoạch phát triển của Nhà nước bao gồm xây dựng quy hoạch và kế hoạch phát triển, chuẩn bị đầu tư và thực hiện đầu tư, sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, cung ứng vật tư, thiết bị, xuất nhập khẩu nguyên liệu, thiết bị, phụ tùng, mặt hàng sành sứ, thuỷ tinh, chiếu sáng và các hàng hoá khác liên quan đến ngành sành sứ, thuỷ tinh, chiếu sáng; liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước phù hợp với Pháp luật và chính sách Nhà nước. 2. Nhận và sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn do Nhà nước giao bao gồm cả phần vốn đầu tư vào Doanh nghiệp khác, nhận và sử dụng có hiệu quả tài nguyên, đất đai và các nguồn lực khác do Nhà nước giao để thực hiện nhiệm vụ kinh doanh và những nhiệm vụ khác được giao. 3. Tổ chức quản lý công tác nghiên cứu và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ, công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và công nhân trong Tổng công ty. 4. Tiến hành các hoạt động kinh doanh khác theo quy định của Pháp luật. III. Những lĩnh vực hoạt động chính của Tổng công ty: 1.Sản xuất sản phẩm sành sứ, thuỷ tinh, thiết bị chiếu sáng, phích nước, bao bì y tế. 2. Xuất nhập khẩu nguyên liệu, vật tư, hoá chất, thiết bị phụ tùng, sản phẩm phục vụ kinh doanh. 3. Dịch vụ đầu tư, tư vấn, nghiên cứu, đào tạo, chuyển giao công nghệ mới, thiết kế, chế tạo, xây, lắp đặt thiết bị và công trình chuyên ngành. IV. Cơ cấu tổ chức của Tổng công ty: Khối cơ quan Công ty Bóng đèn Phích nước R ạng Nhà máy Thuỷ tinh Hưng Phú H ội đ ồng quản trị Tổng giám đốc Ban ki ểm soát Phòng tổ chức lao động Phòng đầu tư phát triển Phòng khoa học công nghệ môi trường VĂn phòng Phòng tài chính - kế toán Công ty Thuỷ tinh Phả L ạ i Công ty Sứ Hải Dương Xí nghiệp Khai thác và Chế biến Cao Lanh Vi ện nghiên cứu Thuỷ tinh Công Công ty XNK Sành sứ Thuỷ tinh Công Công ty Bóng đèn Điện Quang Tr ợ l ý t ổng giám đ ốc khối Các đơn vị thành viên 1.Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát: * Hoạt động của Hội đồng quản trị: Thực hiện chức năng lãnh đạo, quản lý và kiểm tra giám sát hoạt động của Tổng công ty, chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Công nghiệp và Thủ tướng Chính phủ về sự phát triển của Tổng công ty theo nhiệm vụ được Nhà nước giao. Hội đồng quản trị có 5 thành viên do Bộ trưởng Bộ Công nghiệp quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, trong đó có: Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Trưởng ban kiểm soát là thành viên chuyên trách và 2 thành viên kiêm nhiệm là các chuyên gia về kinh tế, kỹ thuật, tài chính, quản trị kinh doanh, pháp luật. Hội đồng quản trị sử dụng con dấu của Tổng công ty để thực hiện chức năng quản lý hoạt động của Tổng công ty, có chuyên viên giúp việc hoạt động chuyên trách làm nhiệm vụ tổng hợp và đầu mối quan hệ, phối hợp giữa Hội đồng quản trị với cơ quan điều hành Tổng công ty và cơ quan ngoài Tổng công ty. Hội đồng quản trị làm việc theo chế độ tập thể, họp thường kỳ hàng quý để xem xét và quyết định những vấn đề thuộc thẩm quyền và trách nhiệm của mình. Khi cần thiết, Hội đồng quản trị có thể họp bất thường để giải quyết những vấn đề cấp bách của Tổng công ty. * Hoạt động của Ban kiểm soát: Ban kiểm soát là tổ chức do Hội đồng quản trị quyết định thành lập theo Luật Doanh nghiệp Nhà nước, hoạt động theo Điều lệ về tổ chức và hoạt động của Tổng công ty và chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Hội đồng quản trị. Ban kiểm soát giúp Hội đồng quản trị thực hiện việc kiểm tra, giám sát hoạt động điều hành của Tổng giám đốc, bộ máy giúp việc và các đơn vị thành viên Tổng công ty trong hoạt động tài chính, chấp hành Điều lệ Tổng công ty, Nghị quyết và Nghị định của Hội đồng quản trị, chấp hành Pháp luật của Nhà nước. Ban kiểm soát phải báo cáo với Hội đồng quản trị theo định kỳ hàng quý, hàng năm và theo vụ việc về kết quả kiểm tra, giám sát của mình, kịp thời phát hiện và báo cáo ngay cho Hội đồng quản trị về những hoạt động không bình thường, có dấu hiệu phạm pháp trong Tổng công ty. Không được tiết lộ kết quả kiểm tra, giám sát của mình khi chưa được Hội đồng quản trị cho phép, phải chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Pháp luật nếu cố ý bỏ qua hoặc bao che những hành vi phạm pháp. 2. Ban giám đốc và bộ máy giúp việc: * Ban giám đốc: Tổng giám đốc do Bộ trưởng Bộ Công nghiệp bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Hội đồng quản trị. Tổng giám đốc là đại diện pháp nhân của Tổng công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, trước Bộ trưởng Bộ Công nghiệp và trước Pháp luật về điều hành hoạt động của Tổng công ty. Tổng giám đốc quy định cơ cấu tổ chức bộ máy, nhiệm vụ cụ thể, quyền hạn, mối quan hệ của các đơn vị trực thuộc Tổng công ty. Đồng thời thực hiện chính sách đối với cán bộ, công nhân viên chức của Tổng công ty theo quy định hiện hành của Nhà nước và Bộ Công nghiệp. Phó Tổng giám đốc là người giúp việc cho Tổng giám đốc, điều hành một số lĩnh vực hoạt động của Tổng công ty theo phân công hoặc uỷ quyền của Tổng giám đốc, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và Pháp luật về nhiệm vụ được Tổng giám đốc phân công hoặc uỷ quyền thực hiện. * Bộ máy giúp việc: + Phòng đầu tư và phát triển: Có nhiệm vụ giúp ban lãnh đạo Tổng công ty lập kế hoạch hoạt động, tham mưu cho ban giám đốc tổ chức thực hiện, hoạch định kế hoạch quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty, nghiên cứu và nắm bắt những biến động của thị trường, để có những biện pháp thích hợp nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Tiến hành đổi mới, hiện đại hoá công nghệ và phương thức quản lý, sử dụng các khoản thu từ chuyển nhượng tài sản để tái đầu tư, đổi mới công nghệ, thiết bị của Tổng công ty. Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch 5 năm, hàng năm phù hợp với nhiệm vụ Nhà nước giao và nhu cầu của thị trường. + Phòng tổ chức lao động: Có chức năng giúp ban lãnh đạo về chỉ huy, phân cấp việc tuyển chọn, thuê mướn, bố trí sử dụng, đào tạo lao động, lựa chọn các hình thức trả lương, thưởng, thực hiện các quyền khác của người sử dụng lao động theo quy định của Bộ Luật lao động và các quy định khác của Pháp luật. Quyết định mức lương, thưởng cho người lao động trên cơ sở các đơn giá tiền lương trên đơn vị sản phẩm, chi phí dịch vụ và hiệu quả hoạt động của Tổng công ty. Xây dựng và áp dụng các định mức lao động, đơn giá tiền lương trên đơn vị sản phẩm trong khuôn khổ các định mức, đơn giá của Nhà nước. Đề xuất các biện pháp bảo hộ lao động, cải thiện điều kiện làm việc, quan tâm đến đời sống vật chất và tinh thần của người lao động, đào tạo và đào tạo lại nhằm nâng cao trình độ cho người lao động. + Phòng tài chính - kế toán: Nhiệm vụ của phòng này là giúp ban lãnh đạo về lĩnh vực quản lý nguồn vốn và sử dụng nguồn vốn trong sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu. Quan hệ với Bộ Tài chính về nộp ngân quỹ và thủ tục pháp lý về tài chính cho ngân hàng [...]... xét chung về c ng t c Văn thư - Lưu trữ ở Tổng c ng ty Sành sứ - Thuỷ tinh C ng nghiệp: Qua thời gian th c tập, tìm hiểu th c tế tổ ch c hoạt động c a Tổng c ng ty nói chung c ng như c ng t c Văn thư - Lưu trữ nói riêng, em nhận thấy c ng t c Văn thư - Lưu trữ đã đư c tiến hành một c ch nhịp nhàng, tuân thủ theo c c quy định c a Nhà nư c: 1 C ng t c văn thư: *Qua vài năm hoạt động c ng t c văn thư. .. ho c đóng dấu x c nhận chữ ký II C ng t c lưu trữ Hai c ng t c Văn thư - Lưu trữ c mối quan hệ chặt chẽ với nhau Tại Tổng c ng ty Sành sứ - Thuỷ tinh C ng nghiệp, nhân viên văn thư vừa làm c ng t c văn thư vừa kiêm luôn nhiệm vụ lưu trữ Hàng năm, số c ng văn đư c bộ phận văn thư đưa vào lưu trữ chiếm khoảng 50% số c ng văn Tổng c ng ty tiếp nhận và ban hành Do đó dể th c hiện tốt c ng t c lưu trữ, ... tốt c ng t c lưu trữ về sau Tại Tổng c ng ty Sành sứ - Thuỷ tinh C ng nghiệp, nhân viên văn thư kiêm lưu trữ là người tr c tiếp lập hồ sơ lưu trữ về c ng vi c trong c quan Tổng c ng ty c 3 loại hồ sơ tài liệu: - Hồ sơ nguyên t c: Là tập c c bản sao c c văn bản pháp quy về một mặt c ng t c nhất định, dùng làm c n c , giải quyết c ng vi c hàng ngày Điều 47 c a bản chế độ chi tiết về c ng t c c ng văn. .. c ng văn đến c a Tổng c ng ty Sành sứ - Thuỷ tinh C ng nghiệp Số Ngà Nơi gửi Số, ký Ngày, Trích yếu Lưu Nơi đế y c ng hiệu tháng nội dung hồ nhận n đến văn c ng c ng c ng văn sơ số (người văn văn 4 5 1 2 3 Ký Ghi nhận chú nhận) 6 7 8 9 10 Theo " Báo c o tổng kết số lượng c ng văn gửi đến Tổng c ng ty Sành sứ - Thuỷ tinh C ng nghiệp" thì số lượng c ng văn đến từ năm 1999 đến năm 2001 như sau: bảng tổng. .. độ chuyên môn nghiệp vụ cho c n bộ, nhân viên làm c ng t c văn phòng, trẻ hoá đội ngũ c n bộ đư c đào tạo chính quy…Làm tốt đư c những yêu c u trên sẽ ghóp phần nâng cao kết quả hoạt đọnh c a văn phòng, làm tiền đề để th c đẩy hoạt động Tổng c ng ty ngày c ng cao hơn Chương iii: th c trạng c ng t c văn thư - lưu trữ tại văn phòng tổng c ng ty và một số biện pháp nâng cao hiệu quả c ng t c văn thư - lưu. .. mỗi c n bộ, nhân viên làm c ng văn giấy tờ đều phải tiến hành lập đầy đủ c c hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết c c c ng vi c của c quan C ng t c lập hồ sơ là c ng t c cuối c ng c a c ng t c c ng văn giấy tờ, là khâu bản lề c a c ng t c lưu trữ Vì vậy làm tốt c ng t c văn thư sẽ góp phần giải quyết c ng vi c trong c quan nhanh chóng, đạt hiệu quả, đồng thời giúp cho vi c bảo vệ bí mật c a c ... để lưu: 1 bản ở văn thư c quan, 1 bản do phòng ban ho c cá nhân chuyên môn soạn thảo lưu giữ C n lưu lại bản c chữ ký g c và đã đóng dấu đỏ Mẫu sổ c ng văn đI c a Tổng c ng ty sành sứ - thuỷ tinh c ng nghiệp Số và ký Ngày, tháng Trích yếu nội Nơi nhận Đơn vị nhận Ghi hiệu c ng c ng văn dung c ng văn c ng văn (người nhận) bản chú văn 1 lưu 2 3 4 5 6 Theo "Báo c o tổng kêt số lượng c ng văn đi c a Tổng. .. hàng năm Tổng c ng ty đã c nhân viên văn thư đi h c c c lớp để nâng cao nhiệp vụ chuyên môn c a mình * Bên c nh đó c ng t c lưu trữ c n gặp một số hạn chế: - Lãnh đạo chưa c qui định c thể về vi c tổ ch c th c hiện c ng t c lưu trữ cho toàn Tổng c ng ty, số tài liệu đưa vào lưu trữ c n hạn chế - Hồ sơ lưu trữ sắp xếp chưa đư c tỉ mỉ, khoa h c do vậy dẫn đến vi c tìm nhầm hồ sơ vẫn xẩy ra - C nhiều... đạo trong c ng t c nộp lưu c a c c bộ phận trong Tổng c ng ty Bảng m c l c hồ sơ c a Tổng c ng ty Sành sứ - thuỷ tinh C ng nghiệp Số hồ Tiêu đề hồ Ngày bắt Ngày kết sơ sơ đầu th c 1 2 3 Số trang 4 Ghi quản 5 Thời hạn bảo chú 6 7 5 Tổ ch c quản lý và sử dụng con dấu Thủ trưởng c quan là người chịu trách nhiệm quản lý con dấu c a c quan mình và con dấu c a c c đơn vị tr c thu c Tổng c ng ty Con dấu c a... chánh văn phòng giúp vi c Chánh văn phòng trong một số lĩnh v c c ng vi c * Bộ phận văn th - lưu trữ: Th c hiện c ng t c in, sao tài liệu, quản lý hồ sơ, c ng t c văn thư : - Tiếp nhận c ng văn tài liệu từ c quan kh c đến và chuyển cho đối tượng tiếp nhận - Th c hiện thủ t c gửi c ng văn, tài liệu, kiểm tra c c văn bản, chữ ký theo quy định - Sử dụng và quản lý con dấu theo quy định c a Nhà nư c - Sắp . TIỂU LUẬN: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả c ng t c Văn thư - Lưu trữ trong văn phòng Tổng c ng ty Sành sứ - Thuỷ tinh C ông nghiệp . Tổng c ng ty là c ng vi c cần thiết em đã quyết định chọn đề tài “ Một số biện pháp nâng cao hiệu quả c ng t c Văn thư - Lưu trữ trong văn phòng Tổng c ng